MINJUSTICIA - Resolucion 144 de 2014

/ Libertad y Orden MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO RESOLUCIÓN NÚMERO DE 2014 0144 21 MAR 2014 "Por la cual se adoptan las Tablas de Retención Documental del Ministerio de Justicia y del Derecho" LA VICEMINISTRA DE PROMOCIÓN DE LA JUSTICIA ENCARGADA DE LAS FUNCIONES DE MINISTRO DE JUSTICIA Y DEL DERCHO En ejercicio de las funciones establecidas en la Ley 489 de 1998 y el Decreto 2897 de 2011 y en su condición de encargada de las funciones de Ministro de Justicia y del Derecho mediante el Decreto 486 del 7 de marzo de 2014, y CONSIDERANDO: Que la Ley 1444 de 2011, ordenó la escisión del Ministerio del Interior y de Justicia los objetivos y funciones asignados al despacho del Viceministro de Justicia y del Derecho y creación del Ministerio de Justicia y del Derecho. Que el artículo 40 de la Ley 1444 de 2011, creó el Ministerio de Justicia y del Derecho. Que el Decreto 2897 de 2011, determinó los objetivos, la estructura orgánica, las funciones del nuevo Ministerio de Justicia y del Derecho y se integra el Sector Administrativo de Justicia y del Derecho. Que el artículo 38 del Decreto 2897 de 2011, estableció que «Los archivos de los cuales sea el titular el Ministerio de/Interior y de Justicia, a la entrada en vigencia del presente decreto y que tengan relación con las competencias del Ministerio de Justicia y del Derecho, deberán ser transferidos a este Ministerio por el Ministerio del Interior, en los términos señalados por la Ley y acorde con las indicaciones que fijen los Secretarios Generales de dichos Ministerios."

Ministerio de Justicia y del Derecho, deberán ser transferidos a este Ministerio por el Ministerio del Interior, en los términos señalados por la Ley y acorde con las indicaciones que fijen los Secretarios Generales de dichos Ministerios." Que la Ley 80 de 1989, consagró las funciones del Archivo General de la Nación, dentro de las cuales está la de fijar las políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación. Que el artículo 24 de la Ley 594 de 2000 determinó que "será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental." Que las Tablas de Retención Documental fueron concebidas en el marco normativo colombiano como instrumentos archivísticos a través de cuya implementación se busca garantizar la protección de la información pública y del patrimonio documental. Que la Circular Externa N2 004 de 2011, expedida por el Archivo General de La Nación, fijó las directrices al manejo y administración de los archivos de las entidades señaladas en la Ley 1444 de 2011 y señaló que las entidades der

RESOLUCIÓN

Hoja N°. 2 Continuación de la Resolución 'Por la cual se adoptan las Tablas de Retención Documental del Ministerio de Justicia y del Derecho" 0144 21 MAR 2014 nueva creación deben elaborar nuevas Tablas de Retención Documental, una vez se determine su estructura orgánica, funciones y planta de personal. Que en desarrollo de lo anterior, el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación mediante el Acuerdo N2 004 de 2013, reguló el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación implementación,

Que en desarrollo de lo anterior, el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación mediante el Acuerdo N2 004 de 2013, reguló el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación implementación, actualización y aplicación de las tablas de retención documental, en el cual se definen las tablas de retención documental como el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo; así como el instrumento archivístico, esencial que permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades. Que el artículo 8 del Acuerdo NQ 004 de 2013, expedido por el Archivo General de la Nación, establece que: "Las tablas de retención documental y las tablas de va/oración documental deberán ser aprobadas mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo en el caso de las entidades del orden nacional y por e! Comité Interno de Archivo en caso de las entidades del nivel territorial, cuyo sustento deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité". Que en cumplimiento a lo consagrado en el Acuerdo No.004 de 2013, fue expedida la Resolución No. 0339 de 2013, mediante la cual se estableció la conformación del "Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del Ministerio de Justicia y del Derecho". Que en virtud de lo anterior, el Grupo de Gestión Administrativa adelantó un

conformación del "Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del Ministerio de Justicia y del Derecho". Que en virtud de lo anterior, el Grupo de Gestión Administrativa adelantó un proceso de elaboración de las tablas de retención documental de todas las dependencias del Ministerio de Justicia y del Derecho. Que mediante Acta NQ 03 del 23 de diciembre de 2013 el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo emitió concepto favorable para la aprobación de la propuesta de las tablas de retención documental y del cuadro de clasificación documental presentados por el grupo de Gestión Administrativa. En mérito de lo expuesto, RESUELVE Artículo 1. Adoptar las Tablas de Retención Documental del Ministerio de Justicia y del Derecho, a que se hace referencia en la parte considerativa, las cuales hacen parte integral de la presente Resolución. Artículo 2. Ordenar la aplicación de las Tablas de Retención Documental en todas las dependencias productoras de documentos.

PARAGRAFO: Los servidores públicos encargados del manejo de los archivos en cada dependencia, serán los responsables de las transferencias

LLIRESOLUCIÓN

Hoja N°. 3 Continuación de la Resolución "Por la cual se adoptan las Tablas de Retención Documental del Ministerio de Justicia y del Derecho" 0144 21 1R 2 111 documentales de conformidad con los plazos y criterios establecidos en las Tablas de Retención Documental. Artículo 3. Proveer lo necesario para la correcta difusión y aplicación de las Tablas de Retención Documental a todos los servidores públicos de la Entidad. PARAGRAFO. La aplicación de las Tablas de Retención Documental es retroactiva y se aplica a los archivos recibidos y producidos por la Entidad a

Tablas de Retención Documental a todos los servidores públicos de la Entidad. PARAGRAFO. La aplicación de las Tablas de Retención Documental es retroactiva y se aplica a los archivos recibidos y producidos por la Entidad a partir de la fecha de su creación. Artículo 4. La supervisión, control y asesoría en el uso y aplicación de las Tablas de Retención Documental será responsabilidad del funcionario responsable del manejo y administración del archivo de la Entidad, que cumpla sus funciones en el Grupo de Gestión Administrativa. Artículo 5. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNÍQUESE Y CUMPLASE

Dada en Bogotá D. C, a los 2 ' [iR 42 PIEDAD AMPARO ZÚÑIGA QUINTERO Viceministra de Promoción de la Justicia Encargada de las Funciones de Ministro de Justicia y del Derecho según Decreto 486 del 7 de marzo 2014

Elaboró: Alfonso Dionisio Cuervo - Juan Carlos Caicedo Buelvas — Profesional E Revisó: Licette Meros León - Coordinadora Grupo Gestión AdministrativatjJ9 lana kalioujnaia - Profesional E.

Carlos Alberto López Lasprilla - Profesional e ídi¿a ¡7 Pedro Ricardo Torres - Jefe Oficina Asesora AprobMyriam Stelia Ortiz Quintero - Secretaria General