MINJUSTICIA - Resolución 2730 del 27 de diciembre de 2024

(9J " Justicia , ~ -Z73O27 Ore2024RESOLUCION NUMERO DE------ '----- "Por la cual se actualizan los instrumentos de Gestión de la información pública del Ministerio de Justicia y del Derecho" LA MINISTRA DE JUSTICIA Y DEL DERECHO En ejercicio de sus facultades legales, y en especial de las que le confieren el artículo 2.1.1.5.2 del Decreto 1081 de 2015, el numeral 4° del artículo 6 del Decreto 1427 de 2017, y CONSIDERANDO: Que conforme a lo previsto por los artículos 20 y 74 de la Constitución Política, toda persona tiene derecho a recibir información veraz e imparcial ya acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. Que la Ley 594 de 2000, "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones" en su artículo 21 establece el deber de las entidades públicas de elaborar programas de gestión de documentos, "pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos". Que el Decreto 1080 de 2015 "Por medio de la cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura", en su artículo 2.8.2.5.3, establece que la responsabilidad de la gestión de documentos "está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de

los servidores y empleados públicos así como los contratistas que presten servicios a las entidades públicas, aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y las respectivas entidades públicas". Que el artículo 2.8.2.5.5 ibídem, establece que la gestión de documentos en toda la administración pública está regida por los principios de planeación, eficiencia, economía, control y seguimiento, oportunidad, transparencia, disponibilidad, agrupación, vínculo archivístico, protección del medio ambiente, autoevaluación, coordinación y acceso, cultura archivística, modernización, interoperabilidad, orientación al ciudadano, neutralidad tecnológica y protección de la información y los datos. Que el artículo 2.8.2.5.8 ibídem, establece que la gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de los siguientes instrumentos archivísticos: "a) El Cuadro de Clasificación Documental (CCD), b) La Tabla de Retención Documental (TRD), e) El Programa de Gestión Documental (PGD), d) Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR), e) El inventario Documental, f) Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos, g) Los bancos terminológicos de tipos, series y subseries documentales, h) Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad, i) Tablas de~~\"l'~Justicia Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos

y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos". Que el artículo 2.8.2.5.10 del referido decreto establece que todas las entidades del Estado "deben formular un Programa de Gestión Documental (PGD), acorto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anua!"; y, el artículo 2.8.2.5.11 dispone que "dicho plan debe ser aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo conformado en cada una de las entidades del orden nacional" y que, la implementación y seguimiento del PGD "es responsabilidad del área de archivo de la Entidad en coordinación con la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces". Que la Ley 1712 de 2014 "Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional", regula el derecho de acceso a la información pública consagrado en el artículo 74 de la Constitución Política, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho, así como las excepciones a la publicidad de información. Que el artículo 3 de la Ley 1712 de 2014 establece el principio de la divulgación proactiva de la información, así: "Elderecho de acceso ala información no radica únicamente en la obligación de dar respuesta a las peticiones de la sociedad, sino también en el deber de los sujetos obligados de promover y generar una cultura de transparencia, lo que conlleva la obligación de publicar y divulgar documentos y archivos que plasman la actividad estatal y de interés público, de

forma rutinaria y proactiva, actualizada, accesible y comprensible, atendiendo a límites razonables del talento humano y recursos físicos y financieros". Que el artículo 5 de la Ley 1712 de 2014 establece que son sujetos obligados a las disposiciones de dicha ley, entre otros: "a) Toda entidad pública, incluyendo las pertenecientes a todas las Ramas del Poder Público, en todos los niveles de la estructura estatal (...), en los órdenes nacional ( ..)", lo cual incluye al Ministerio de Justicia y del Derecho. Que el artículo 2.1.1.5.1 del Decreto 1081 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República", establece que son instrumentos de gestión de la información pública: "(1) Registro de Activos de Información. (2) índice de Información Clasificada y Reservada. (3) Esquema de Publicación de Información (4) Programa de Gestión Documenta!", los cuales deben ser articulados por los sujetos obligados "mediante el uso eficiente de las tecnologías de la información y las comunicaciones, y garantizar su actualización y divulgación". Que acorde con el anterior precepto, el artículo 2.1.1.5.2 ibídem señala que "El Registro de Activos de Información, el índice de Información Clasificada y Reservada, el Esquema de Publicación de Información y el Programa de Gestión Documental, deben ser adoptados y actualizados por medio de acto

administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado". Que, mediante la Resoluí:ión No. 1519 de 2020, "Por la cual se definen los estándares y directrices para publicar la información señalada en la Ley 1712 del 2014 y se definen los requisitos en materia de acceso a la información pública, accesibilidad web, seguridad digital, y datos abiertos", el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones expidió los lineamientos para la publicación y divulgación de la información pública nacional, así como los estándares de accesibilidad web, seguridad digital y datos abiertos.2730 \~Justicia Que, mediante la Resolución No. 1853 del 17 de noviembre de 2021, el Ministerio de Justicia y del Derecho, adoptó los siguientes instrumentos para ia gestión de la información pública: (i) Registros de Activos de Información, (ii) Índice de Información Clasificada y Reservada, (iii) Esquema de Publicación de Información y (iv) Programa de Gestión Documental. Que, posteriormente, el Ministerio de Justicia y del Derecho actualizó los instrumentos de gestión de la información pública mencionados anteriormente mediante la Resolución No. 0367 del 22 de marzo de 2023, teniendo en cuenta que, durante la vigencia 2022, la Subdirección de Tecnologías y Sistemas de Información, en conjunto con todas las dependencias del Ministerio de Justicia y del Derecho, "consolidó la información de los activos, así como las actualizaciones a los mismos evidenciando 34 modificaciones, correspondiente

a inclusiones y retiros de activos". Que el Ministerio de Justicia y del Derecho actualizó nuevamente dichos instrumentos de gestión de la información pública mediante la Resolución No. 2081 del 6 de diciembre de 2023 por cuanto, durante esa vigencia, la Subdirección de Tecnologías y Sistemas de Información, en conjunto con todas las dependencias del Ministerio de Justicia y del Derecho, "consolidó la información de los activos, así como las actualizaciones a los mismos evidenciando 39 modificaciones, correspondiente a inclusiones y retiros de activos". Que durante la vigencia 2024, la Subdirección de Tecnologías y Sistemas de Información, en conjunto con todas las dependencias del Ministerio de Justicia y del Derecho, consolidó la información de los activos, así como las actualizaciones a los mismos evidenciando 10 modificaciones, correspondiente a inclusiones y retiros de activos. Que de conformidad con el artículo 2.1.1.5.2 del Decreto 1081 de 2015, procede actualizar los Instrumentos de Gestión de la Información pública del Ministerio de Justicia y del Derecho, mediante acto administrativo. En mérito de lo expuesto, RESUELVE: Artículo 1,- Actualización de los Instrumentos de Gestión de la Información pública del Ministerio de Justicia y del Derecho. Actualizar los instrumentos de gestión de la información pública del Ministerio de Justicia y del Derecho, entendiéndose como éstos: (i) Registros de Activos de Información, (ii) índice de Información Clasificada y Reservada, (iii) Esquema de Publicación

de Información y (iv) Programa de Gestión Documental, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1712 de 2014 y el Decreto 1081 de 2015, adoptados mediante la Resolución No. 1853 del 17 de noviembre de 2021, actualizados mediante la Resolución No. 0367 del 22 de marzo de 2023 y Resolución No. 2081 del 6 de diciembre de 2023.

Parágrafo primero: Los anteriores documentos hacen parte integral de la presente Resolución, y podrán ser actualizados, según la necesidad, conforme a lo previsto en el artículo 2.1.1.5.2 del Decreto 1081 de 2015, o la norma que lo2"130 modifique, derogue o subrogue, debidamente justificado.

~ Justicia lo anterior mediante acto administrativo Parágrafo segundo: Los instrumentos de gestión de la información pública del Ministerio de Justicia y del Derecho, que se mencionan en el presente artículo, podrán ser consultados en el portal web www.minjusticia.gov.co/transparencia. Artículo 2.- Deber de mantener actualizados los Instrumentos de Gestión de la Información pública del Ministerio de Justicia y del Derecho. Todas las dependencias del Ministerio de Justicia y del Derecho deberán mantener actualizados los instrumentos señalados en el artículo 1 de la presente Resolución, los cuales serán enviados a la Dirección de Tecnologías y Gestión de la Información para la gestión correspondiente.

Parágrafo: La frecuencia de la actualización de los instrumentos mencionados se realizará de acuerdo con la necesidad o cambios que se presenten en la

información de la entidad. Artículo 3.- Publicación de los instrumentos de Gestión de la información pública del Ministerio de Justicia y del Derecho. Los instrumentos mencionados y sus actualizaciones deberán publicarse en la página web del Ministerio de Justicia y del Derecho de conformidad con el artículo 7 de la Ley 1712 de 2014. Artículo 4.- Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición. Dada en Bogotá, D.C., a los 27 Ole2024 PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE ¿z..,..¿ ~ILANGELA MARÍA BUIT~GO RUÍZ,\ Elaboró: Jairo Armando Moreno Guerrero - Abogado Dirección de Tecnologías y Gestión de Información en Justicia

Revisó: Javier Andrés Pérez Osorio - Auxiliar Jurídico Dirección Jurídica Aprobó: Claudia Eugenia Sánchez Vergel - Directora Jurídica Aprobó: Julio Cesar Rivera Morato ~ Director de Tecnologías y Gestión de Información en JustIcia