MINJUSTICIA - Resolución No 1940 del 20 de diciembre de 2019

REPÚBLICA DECOLO"'BIA

MINISTERIO DEJUSTICIA y DEL DERECHO RESOLUCiÓN NÚMERO 194O Zoole 10tS Por la ou.1se articul. el SIStema Integrado de Gestión - SIG CO"la verglon actualizada del Modelo Integrado de Planeael6n y Ge,t16n _ MIPG en el MinlSlerle de Justicia y del Derecho, se establece su equIpo operotlvo y se d,ct.n olras dlSpoSlClone, LA MINISTRA DE JUSTICIA Y DEL DERECHO En ejercicIo de sus facultades legala. y roglamentaria. en especial de la, conferld.s por el articulo 22 21 5 1del Decrelo 1063 de 2015,@nconcordanclaconlesdlSpoSlClonesdelos "umerales 4,15117 del "'llcUlo 6 del Decreto 1427 de 2017 y, CONSIDERANDO: Que de oonformldad ron el articule 15 de la Loy 489 de 1998, el SlSlem. de Desarrollo AdministratIVo e" "un conjunta de polllreas, eslralegi"s, me!Odolog!as técmcas, y meoanlsmos de caraeler adminislrdllvo y Ofg"nlzeorono!para la gestión y maneJo da los recurso,' I,"m"nos !.micos, materiales. {"'icos y "nanoleros de los enlldades de la Adminls!mClánPublJce,orientadoa {ort.!.""r la copac,dad adminisl,"bva y ei de.,ompeljo instilucional, de GOllfom"dad con 18

.r"gismentec'Ón que para lalefecto expide elGobramoNocrona!" Que el artículo 1 de la Ley 872 de 2003 creó el si,tem" de gestlon de l. calidad "como Ulla herramienta de geslión sls!emMlGey tmnsporenle que pelmi!" dirigiry evaluar e! deseml"'~o institucional.en lérmino; de Galldady se!J.<facc'Ónsocia!en ia presl8o,ÓJ'd. los s"rvrelosa cargo de I"s onlldades y agentes ebligouos, le oo.! estam enmarcada en 105pl"n~., ostralaglcos y de desarrollodo tales entidades'. Ooe medlanle la ResoluolO" 02B9 de 2012, el MlnlSto,;o de Ju.t,o,a y del Derecho adoptó el SIStema Integrada de Ge.t,on y a lra.é, de la Re,olu,;;ón 0265 de 2012, deSigno el R~presemame de la Dirección ,nte el SIStem,. Ooe el ,~Iculo 133 de la ley 1753 de 2015 Integr6 en un solo Slslema da GesIIÓ" los sistemas de desa~ollo admini,trativo y de gestión de la ""I,dad, .1 ou,l deberá articularse con 01SlStem. de Control Imemo con'agrado en la Ley 87 de 1993, asl oomo en los a~iGulo5 27 al 29 de ,. Ley 489 de ¡998, y dispuso, •• imlsmo que un. vez se reglame"te 1entre en .pllcae<ón el "uevo Modelo de

Gestión, los articulos 15.123 de la Ley 489 de 198 11aLey 872 de 2003 perderán '"gencra Que a fin de reglamenta' et .Icance del Si.tema de Ge.tl6n y su .~Ioulaoión con el SIStom. de Co"trol Intarno, estobleOlendo un modelo que Integre y a"'cule ambos slStem•• , delerm,naodo su campo de aplicación, ,e e<p'd'o el Decrelo 1499 de 2017, modlficatono del Deoreto 1083 de 2015, el cu.1 def,nió lo. "n.amlemo, generale, para la ir>legraCl6n de la planeación apllcaáo. , las entidade' y org,olSmos de la Rama Ejecutiva del poder Públroo del Orden Nacional, on un esquema ¡nlegrat conformado por las polili"'" de desarrollo admlOlStratlvoRESOLUCiÓN NÚMERO 1940 l oOle20\5 OE2D19 HOJA NÚMERO-.1... .Por la c(lal," ,>tic"l•• 1Slslema In!eg",do de Ge'116" _ SIG con 1&verSion acl",llzMa dol Modo", Meqrodo de Piane8cKm y Ge-'1,61)_ MIPG ell el Mm"leo'od" JIJ.'oCJoy dol De",cI1o, seosl"ol"" •. "1 oqu,1X'0PO"'"VOYse<1'010"olrosdlspoSlciDnes" Que para el fuocionamlenlo del Sl5tema de G•• li6n y su articula ció" con el SIStema de Control

Interno, el articulo 2,2,n 3 1 del Deoreto 1083 de 2015 modlllcado por el Decreto 1499 de 2017, adopto la versión actualizada del Modelo Integ",do de Planeaclon y Ge5tión MIPG, el cual debe adoptarse," su vez, por p.~. d~ los organISmos y entidad •• do lo, ordenes nac;o""1 y lemtonal de l. Rama EjeoLJllvadel poder Público de conformidad cM el8rtlculo 2 222 3 4 ibídem Que el Con,eJo para la Ge51ióny Desempoño Inslrtucional. en ",~ud de lo dlSpueslo en el Mlculo 22223,5 del Docreto j083 de 2015 moolllc.do por 01Decrelo 1499 de 2017 .doptó el Manuel Operativo del Modelo Inlegrado de Planeac;ón y Ge,tlón • MIPG, el cual llene oomo propó5ilQ bondar 105elemento. fundamentales para que las e"tld.des publl""s implementen el MIPG de m.nora adecuada yfácil Que me<lrante Resol"clón No 1939 del 20 de diciembre de 20\9, el Min"tono de Justicra y del Derecho adopl6 el Modelo Integrado de PlaneacI6n y Ge,tlon _ MIPG actual;zado, oonJormó los Comltes Sectorial e InstltUClon.1de Geslion 1De5empeno 1e.t.blocio loslideres temalicos, Ooe el MlnlStero de JU51ioia1del Derecho con el propó,ilo de j) articular el Modelo Integrado de

PlaneaCl6n y Gestión. MIPG oon olros s"lema" modelas y estrategias de ge.tlon y desempeño, ¡i) mejorar lo, r~sultados de la Entidad haCia su, partes Inleresada, y ¡ii) fortalecer la eficiencia institucional ewuctur6 'u SIStema Integrado de Gestl6n _SIG como el conjunto de elem~ntos InterrelaGiooado. que Interactuan de manera uni.oada 1armo",z.d. para egtablecer la MentaClon de la Entidad y el modelo operativo por procesos que garantice el logro de lo. objetlvo5 a Ir.,é, del Manual del Si5tema Integrado de Gostlon _SIG Oue el SIStema Integrado de Ge5tlón SIG.e Implementa a partir de U" enloquo basado en p'oce,o., ~I autocontrol la gestión integral de lo, nesgo., la generaGión de producto. y servicIos confiables, la 'egurrdad y la .alud en el trabajo, el de•• rrollo admlnlSlratlvo, la proteCCl6n d~ los actIVO' de ;nlorm.eI6n. la gestlon del conOCimiento, la Mtlsl8cci6n de las neceSldade' de las p.rtes Intere5ada> y olro•• istem•• que la Entidad Implemente Ooe a Iln de art,oular el Si.lema Integrado de Gostion _ SIG oon la nueve "e"i6n del Modelo Inlegrado do Planeaclon y Gestión -MIPGj con el Comité Institucional de Ge.lió" 1De..,mpoño,

se hace neCeMrlO aClu.llZar termlnos, I,neom,enlo, y I"nclone, del .qulpo operativo del Si.tem. Inlegrado de Ge'tló" _ SIG del MlnlSteno de Ju.Hola 1del Derecho

RESUELVE: CAPITULO I SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN -SIG DEL MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO Articulo 1_ActualizaCión Actualizar el SlSlem. Intogrado de Gestión SIG del M,n"teno de JuSI'Clay del Der.eho como elemento articulador del Modelo Integrado de Planeación y Ge,tI6n_ MIPG con lo, demas s",temas y e5trategia. de ge'116n y desempeño apllOables a l. !,ntldad, coMo,,"e .1M.oual dol SIStema Integrado de Gestión - SIG, Parágrafo l.' El Manual del SlSlema Inlegrado de Ge,1I6n _ SIG, el cual forma parte integr.1 de la pre,ento Ro,oluolón define la polltlca, alcance y el modelo d. operaci"n par proce50' del SIG El MaMal podrá .ctuallZarse coMorme al proce5o que desartolle el control documental del SIG1940 nDlC2am fllOSOLUCIÓN NUMERO. DE 201g HOJA NÚMERO--,- 'Púr/o cual se arllcula el Sr>lemoInteqmdo de Gestron - SIG"O" lovo",,6n ac/ua!",da do!

M_lo II'I"'J"'OO de Plono,cJon y Geso"" _ MIP(i ~n .1Mmlsteoo de Jusi"," y del DolOCho se establece S<Ieq"ipo 0P","tlVú y se dictan 01"'3 di"l!0$JCJoIU>S" Por"grafo 2.• las poIIIIC.S. procesos manuales, mapa ó. riesgo. y demás ,"'trumontos de ge.tión da los modelo. que oomponen al SIG ha",n parte integral de la dooumentaclón a,oclad. al mapa óe operaclon por proceso de la Entidad Arlic"lo 2._ Funcion.mlenlo del SIG El desarrollo, Implementaci6n, mantenimiento re,iSl6n y perieocionamienlO del SIG. se realizara con la partlClpaclon de todas las dependencia. de la Entidad, las cuales deberan aplicarlo en el desarrollo de la, actfvidade. que el SIStema comprenda Articulo 3.• Represenlante de l. All. Dirección DeSigna' al ¡efe de la Oficina A,eso'" de Planeaclón como Representante de la Alta Dir.colon para l. implementación y mantenimiento del SlSlema Integrado de Gast:on _ SIG del Mtnl5terro de Justicia y del Oereoho Articulo 4,. Revisi6n del SIG por parle de la Alta Dlreccl6n Los tema, relacionado' oon el mantenimiento del SIG ,erán tratados en el marco del Comité Institucional de Ge'tl6n y Desempa~o del MinISteriOde JU5ticia y del Derecho

Artioulo 5,- Dooumantación del SIG La documentaolón del SIG estará con'tltulda por la Politica de Cal'dad. los Objetivo, Estraté<;¡loosde Calidad, el Manual del SIStema Integrado d~ Gestión. SIG, el Mapa de Procesos, las Caractenzaciones de PfOce,OS los procedimientos gUias, instruot,vos formatos y demás documentos requerld05 para la opa",oion de los procesos; y, ~n ganeral por todo. los dooumento, qu~ regulan las ,ctlvidades del MlnlSteno de Justicia y del Derecho, Incluidos dentro de l. e5truCluta documontal del Sistema de Ge,tlón de la Calidad CAPITULO II CONFORMACIÓN DEL EQUIPO OPERATIVO DEL SISTEMA Ii'/TEGRADO DE GESnÓi'/- SIG Articulo 6.• Equipo Operalivo El Equipo Operativo del Sistema Integ",do d. Gest'Dn. SIG será el encargado de promover el proceso de planeacl6n, Implementación y mantenimiento del SIG, onent.do hacia la consolidaCión del ejercicIo de la funcl6n publica en termlnos de eficOenCI. y servicIo a la cludadania por pa~e da todos 1", servidores públicos de la Entidad Articulo 7.• Conformeción del Equipo Operativo El EqUIpo Operativo del SIG estara conformado por lo, Facllltadore. D Enlaoes óe Calidad do ""da un. de la, DependenOlas del MlnlSteno de Justicia y del Derecho, de la 5igulente ",anera 1 El Representante de la Alta Orrecclon para el SIG O'u delegado

2 Un repre5entante del 'v1ceminrsteno de PromoCión de la Justiola 3 Un repre5entante de la Orrecolón de Métodos aller"a\lvoS de Soluclon de Confiiotcs, 4 Un repre,enlante de la D'reccl"n de JUst,"" Formal y Juriooloclonal 5 Un repre,entanle de la Dirección de Desarrollo del Derecho y del Ordenamiento Jurldlco 6 Un representante del Vi"",mlnisteno de Politlca Criminal y Justiola Restau",tiva 7 Un repre5ent.nte de la Drrecclon de Juslicl. Transidono!. 8 Un represent.nle de la D;reccl60 de Polltlca Criminal y PenltenClana 9 Un representante de l. D;reC016nd~ Polltlca contra la, Drogas y Actividades Relecionadas 10 Un representanle de la D,reccléo de A,un'os Internaclon.les, 11 Un representante de l. Dlrecclén de Tecnologla y Gestión de InformaCión en Jusl,c,. 12 Uo representanle de ,. Of,eina de Control '"temo 13 Un representante de la Ofiel"" Asesora d. Plane,clon

14. U" represent.nte de l. 0;reCOl6n JU{ldlca 15 Un representante de l. Secretaria Gene",12 aole lO1S

1940RESOLUCION NÚMERO DE2019 HOJA NÚMERa~ 'Púr/o cual se ,riJe"!a el S,"'emo !Ilteg"'do de G."'1óft - SIGron la """,Ióft actuallZoda del Modelo ¡"Ieg",do de Planeacron y G",/ióft _ MIPG en el M,o¡'WIo do Justrc,. y d.1 0."'01]0.

se e,¡aNea<> ,,, eqUJpo operativo y ,. dictan orras disposrcio,",'" Parágrafo 1,. El Jefe d. l. onCIna Asesora de Planeadon, como Representante de la A~a D,reccl6" ante el SIG, osu delegado coordinará el Equipo Operativo del SIG P.rlig,.fo 2._Los Facllltadore' O Enlac•• de Calidad, quienes deberán 5er p<efenblemente funcIOnario, públicos de la Entidad" fin de garantIZar la continuidad de los procesos, 5erán delegadas y/o ,"lrfiead"" por los ¡efes de las dISM1•• Dependencia> de l. En(idad, mediante comunlcadD enviado al Representante de l. Alt. Dirección anle el SIG ArtTculo 8." Perfil de lo. integrante. dsl EquIpo Operativo del SI.tema Integrado de Ge.tlónSIGEn la selecclan de 105integrante' del equipo operativo del SIG (Faollltadore5 o Enlace, de Cal,dad), deberán lene",e en cuenla determinada, caractenslicas personale' y profeSionales, entre 1•• que se encuentran l. C.pacidad organl2atlv, y ejecutiva 2 Capacidad GOmUnlcaliv> oral y escrita

3. Cao,cldad para incentivar la movlllzaoion de lercero, 4 FaCIlidad para relacionarse 5 Amplio oonOClmlento de ,•• funoioM' j actIVIdades que d85empena el ar.a

rep,esentada y an los procesos en lo. cuales participa,

6. Conocimiento báSloo para la Implementación, mantenimiento y mejora continua del ''"Par.grato 1._Lo. Facllltadores o Enl.ces de Calidad deberan acl"allzarse permanentemente en la normativa asooiada al. implementacion, mantenimiento y mejora oonlinua del SIG Pari1Qri1to ;¡," Los integrante. del EquIpo Operativo del SIG deberán contar oon la d,sp""c,ón y el tiempo requeridQ para aportar al logro de un trabajo "n equIpo efectivo. para lo cual cada responsable de proc"so dere prop,o,a, lo. espacio; j tiempo. para el desarrollo de las reunlOne'

CAPITULO 111

RESPONSABILIDADES DE LOS SERVIDORES OEL MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL

DERECHO PARA LA IMPLEMENTACiÓN Y SOSTENI81LIOAD OEL SISTEMA INTEGRADO OE GESTIÓN" SIG Articulo 9." R•• pon.obllldodé. del Represenl.nte de l. Alta Dirección. Seron responsabilidades del r.presentante de la A~a Dirección ante el SIStema Integrado de Gesti6nSIG, 1•• sigUientes Recomendar pautos par. la doterminaoion, adaptaoi6" e Implementaclon del SIG, en conoordancia oon la normatlvldad vigenle 2 Olngrr, coordinar y onentar la pl.naaolón, desarrollo e ,mplemenlacI6" del SIG 3 Fomentar la dl!u,i6n de la politic. y lo. ObjetiVOsde calidad

4 Dirl9" Ycoordinar 1•• actividades del eqUIpOoperativo para el desarrollo a implementación del ",O5 Coordinar. través de la5 dependencia. da ta Entidad la realIZación de aellvldades raiaclonadas con el SIG 6 Asesorar a las dependenCI" de la Entidad en el establecimiento. implementación de los proceso. nece.ario. p",a el SIG.RESOLUCiÓNNÚMERO 1940 z.nOlelDlS DE2019 HOJANÚMERO.í. 7 Hacer,eguimlenlOa 1•• actividades planeadas p.ra laImplementacióndelSIG, a Coordinarlaelabo,ación de Informessobre ele,tado de desompeño delSIG 9, InformaralComité In,tituclonalde GostlonyDesempeño ,obro laplanifioaolónyavances do la Impl.mentaoion delSIG 10, A,e,orar a las Dependencias en lagen.raolon de acoiono, de mejora.producto de lage'tl6n d.ISIG Artioulo 10.- Funclon<tSde los respon5.bles de pro<9S0S, Corre,ponderá a losVlcemln"tros, Dlrectore" Secretaria General yJefes de Or,c,na 1, Seleccionar al FacIlitadoro Enloce de Ca'láad de la Dependencia y co"cederle lo, tiempo, req"e"dos para e[de,arrollo de lasfuncione, delEquIpoOperativodelSIG, 2 Dete,mloar los entenos 1metodo, necesariOSpara asegurarse de que tanto la pla",f,cac,ón,

operación yconfroldelproceso balOsuresponsabilidad ,ean eficaces yef,oiemes 3 Documentar 105métodos, motodologlas prore,o, y procedimientos y validar 'u apllcaCl6ny pertinenciaconstantemente, 4, ReVisaryaprobar losdocumento, anteode suemlSion 5, Mantener actualIZado, lo, documentos locluldosios registros requeridos por los proceso, para el cumplim,ento de sus funciones, a,egurMdo el e,tablecimle"to, implementaClon, mantenimientoy mejor. de losprocesos establecidos en elSIG, 6 Formu[arymantener aotual,zadoelnotlllogramade lo, proceso" 7 Ident,f,earlosproductos nOconformesen losprocesos que aplique e Impl.mo"tar eltratamiento respectivo 8, Dar cumplimiento al procedimiento obligatorio de control de dooumentos y de comrol de regIStros 9 Promover el concoimlento por parte de todos los servidores a su cargo de lo, procesos, procedimientos Instructivos,normas requisitos del diente y demas documenlo, relacionados eonelSIG 10 Realizar la ge,tión y admln,"'aClon ,obre los ne'gos identificado, en los procego, bajo su responsabilidad y e,tablecer lo, controle, n.cesarlas para garantizar que no se afecte la ,a"sfaCCI6ndelclienteyellogrode 105objetiVOSde losproce.os 11 Establecer mecanl.mo, de medlelon evaluación 1,e"f,eaClon, que permitan valorarde forma permanente le, prOce'o, baja su responsabilidad y el nivel de .j.cuclcin de [os plane; y

programas, 12 Real"a' el'e-gulml.nto, lamediCiónyelanálisisdelproreso. 13 Impleme01arlasaoc;ones de mejoramientoneoesa"as para alcanzar losresultado' pl.nlficados ylamejoracontinua. 14 Implementar mecanISmos para la IdentlF.cacIÓ"de los ,equlSlto. de su, ollenle, internos y externos yhace, sesuimlento asusat,si'aCClon 15 Partloiparen 1., .udltor[as d. calidad programadas porel MlnlSfenQde Just,oiaydel Derecho en lasfeohas establecidos para tal fm.otorgando los permi'o, necesarios a los auditores de calidadque laEntidodhay. capaatado para garantizarelde,arrollo de lasauditorías Artíoulo 11,- R"'ponsabilídadeg de lo. Faoilitodoro. o Enloce. de e.lid.d, Serán responsoMdade. de losFacilltadoresoEnlares de Calidod: 1 Portloiparen l. plao.acion para laImpleme"taclónyso;!en;Mdad delSIG 2 ApoyaraíosRe'po"sablas de Procesos en lapla"eación de losproce,os asu cargo 3 Apoyar en la elaboración y documentac;on de los proce,os, procedimiento, y demá, dooumentos requerido, para laostandarlzaclón de losproce,os de suárea 4 Ser multiplioador•• de la, capaoltaOlonesy d,reclrice, dada, a travás de lag reu",ones delRESOLUCiÓN NUMERO _11L4.0__._OE2019 HOJA NUMERO-!-

"P", Id "".1 .<.,,,¡,culo 01S,stema In!eg",do de GesoOll _ SIG con 1"v6",r6l, aclualrzada del Modelo InregrnJo rfe Plone,ci6o y (JeS/i6n_ MIP(Jen 01M'olsrelTOdeJu,trcra y del """",1'0,o~~"Ahl."" $U oquipo opcmtlVD y se dictan 01"" dlóp"",,,iOll""" EquIpo Oporatlvo 5 Apoya, a lo. Re,ponsables de Proce.os en la formulación j actu.llzaCl6n del narmograma de lo, prooesos 6 Apojar a los Responsable, de Procesos on la idenl'ficaoló" de lo, productos "O conformas en ca,o que le aplique a su proce50 y en ,. apl,eaCl6n dol tratamiento respecllvo 7, Apoyar a los Responsable, de Proce,05 en el segUlmlenlO y lratamlento a lo, rie5g0s Identlflcedo., a Apoyar a los R"sponsa~les de Procesos en la ,denloflcación de los requlS"O' de ,u, cllenl"" Internos y exlernos y hacer segUlmlenfo. su sa'isfacolon 9 Apoyar a loo Responsable, de Procesos en el segulmionto y med,o,o" de 105proce,os baJosu responsabilidad 10 Apoyar a los Responsable, de Proce,o, en la prep.'ació" de la. audltanas de calidad.

11 Apoyar a lo' Responsables de Proce,o, en la generae'ón de accione, de mejora 12.COo,dlnar ros femas del SIG al '"terior de las Dependencias parl;cularmente las que en 'u estructura estén col'1formada. por ,ariOS grupo' detrabajo Articulo 12." Particip.ción d. todo. lo. funcionarios y contrati.tos del Ministerio d. Justicia y del D••••cho. Todos los funcionarios y contratIStas del MinISterio de Justicia y del Derecho participarán en las actlVldade, programadas para la Imolemenlación j SOSlen,billdad del Slslema Inl"<;lrado de Ge,tlón _ SIG, acatarán y cumplirán las directrices emITidas por los proceso. y procedimiento. y, cuando S8requ,era, podrán proponer aCCiono. do mejora CAPiTULO IV DISPOSICIONES FINALES Articulo 13." Publicacion y comunic.ción La pre,enle Re.oluclon debera publicarse en la página web da la Entidad y comunicarse por parte de la Oficina A,e,ora de Planeaclon a lo. inlegrante, del ComM InSMuelonal do (Je.tlan y De,empe;;o del M,n"te"" de JUSllCla y del Dereoho. Artio"lo 14. _ Vigencl. y dorog.tori.s La prosente Re,oluclón liene vigencia desde ,. fecha de su oubllcaclon j deroga ,,, Re,oluciones 0265 de 2012 y 0289 de 2012 asi como la, dema' diSpoSiciones que le 5ean oontr"rros, PU8LiQUESE, COMUNiQUESE y CÚMPLASE Dada en Bogotá D,C alos 2aDie2DIS

MARGARIT