MINMINAS - Circular 40051 de 2026

Circular Bogotá, D.C., 28 SEP 2026

DE: SECRETARÍA GENERAL

PARA: FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS DEL MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA ASUNTO: Lineamientos para responder las solicitudes de los entes externos de control : En el marco de lo dispuesto en el artículo 2.2.21.5.3 del Decreto 1083 de 2015, modificado por el artículo 17 del Decreto 648 de 2017, el cual establece como uno de los roles de las Oficinas de Control Interno - OCI la relación con los entes externos de control, se imparten los siguientes lineamientos: Para la atención y gestión de los requerimientos formulados por los entes externos de control, se observarán las competencias asignadas a la Oficina de Control Interno — OCI en el artículo 10 del Decreto 381 de 2012, así como las funciones atribuidas al Grupo de . Auditoría de Apoyo y Entes de Control en el artículo 4.2 de la Resolución 00631 de 2023.

En consecuencia, los presentes lineamientos desarrollan y precisan el ejercicio de dichas funciones, sín que ello implique la asignación de competencias adicionales o diferentes a las previstas en el ordenamiento jurídico vigente.

1. REQUERIMIENTOS DE ENTES EXTERNOS DE CONTROL

41. Las solicitudes de información de los entes externos de control deberán ser dirigidas de manera oportuna por el CADA a la OCI quien analizará y hará la respectiva distripución a las áreas organizacionales competentes para su atención y respuesta. 1.2. Una vez los jefes de áreas y los enlaces designados reciban la solicitud, deberán

revisar sí es de su competencia. En caso de considerar que la solicitud deba ser reasignada, deberán informarlo de manera inmediata a la OCI, indicando la dependencia que estimen competente, para que se efectúe por parte de la OC| la correspondiente reasignación y mantenga la trazabilidad del requerimiento. Ministerio de Minas y Energía

Dirección: Calle 43 No.57 - 31, CAN, Bogotá D.C., Colombia Conmutador: (+57) 601 2200300

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ES: o. 40051 E 2 8 SEP 2026

Jj Ministerio de Minas y Energía Cuando la solicitud involucre a más de una dependencia, la OCI articulará su atención, realizará seguimiento a la entrega oportuna de los insumos y consolidará la información remitida por las áreas competentes. Cada dependencia será responsable de la integridad, suficiencia, pertinencia y veracidad de los insumos que produzca, sín que ello desplace o limite las funciones propias de la OCI. Una vez consolidada la respuesta, la OCI efectuará las verificaciones correspondientes y gestionará su remisión al ente externo de control; cuando por su relevancia, alcance o impacto institucional resulte necesario, la someterá previamente a revisión del responsable designado por la Secretaria General. Los responsables de las áreas organizacionales competentes garantizarán que las respuestas a los requerimientos de información cumplan con los siguientes criterios, sín perjuicio de la verificación y Seguimiento que corresponde a la OCI:

(i}) Oportunidad: Que se entregue la información en los tiempos establecidos por el organismo de control. (ii) Integridad: Que se esté dando respuesta a todos y cada uno de los requerimientos con la evidencia suficiente. (iii) Pertinencia: Que la información suministrada esté acorde con el tema solicitado 0 con el requerimiento especiífico. Si incluye anexos (documentos, gráficos, vínculos, etc.), se deben adjuntar de manera ordenada y comprobar su correcta apertura. La entrega de información inadecuada, incompleta o inoportuna, así como la no entrega de la información solicitada por los entes externos de control, podrá dar lugar a las responsabilidades disciplinarias, fiscales, administrativas o de otra indole a que haya lugar, de conformidad con la normativa aplicable. Las áreas encargadas de gestionar las respuestas deberán remitir sus insumos a la OCI mediante ARGO y al correo control.interno@minenergia.gov.co, dentro del plazo interno que comunique la OC! al momento de la distribución del requerimiento. Dicho plazo deberá ser anterior al vencimiento señalado por el ente externo de control, razonable y proporcional al término otorgado, atendiendo a la complejidad y extensión de la información solicitada, y deberá permitir un tiempo suficiente para la consolidación, verificación y, cuando corresponda, revisión por la Secretaria General. Las remisiones efectuadas después de las 4:00 p. m. serán tramitadas el día hábil siguiente, de acuerdo con el horario de atención establecido por la entidad.

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Dirección: Calle 43 No.57 - 31, CAN, Bogotá D.C., Colombia Conmutador: {+57} 601 2200300 1 ínaa Gratuita: {(+571 01 anan a1n1an4;

1.8. 41.9. 1.10. 41% 40051 $ 28 SEP 2026 Ministerio de Minas y Energía Las solicitudes de ampliación del plazo para dar respuesta a los requerimientos de los entes externos de control deberán ser informadas y debidamente justificadas por el área competente a la OClI con antelación suficiente a la fecha de vencimiento inicial. La OCI gestionará su presentación ante el ente externo de control, sín perjuicio de la firma que corresponda de acuerdo con la naturaleza del requerimiento; su otorgamiento estará sujeto a la decisión del respectivo organismo de control. Así mismo, cuando se requieran mesas de trabajo aclaratorias con la Contraloría General de la República, la Procuraduría General de la Nación o la Defensoría del Pueblo, el área competente deberá informarlo oportunamente a la OClI, para que esta gestione su coordinación antes de la emisión de la respuesta definitiva. Cuando algún funcionario o contratista Sea contactado de manera directa, y con el fin de conservar la trazabilidad de los requerimientos de información recibidos por parte de los entes externos de control, toda comunicación relacionada con el requerimiento deberá ser remitida a la OQOCl, al correo control.interno@minenergia.qov.co, para su conocimiento, articulación y

seguimiento. Cada área debe designar dos enlaces, un principal, preferiblemente un funcionario de planta y un suplente que sean canal de comunicación con la OCI. Esta información será solicitada por la OCI de manera periódica. Cuando se requiera realizar el traslado externo, total o parcial, de una solicitud formulada por un ente externo de control, el área competente deberá determinar y sustentar su procedencia y proyectar la comunicación correspondiente. La OCI gestionará su remisión a la autoridad competente y conservará la trazabilidad del trámite, sín perjuicio de la firma que corresponda de acuerdo con la naturaleza del requerimiento. La OCI, en ejercicio de sus funciones y de su rol de relación con entes externos de control, coordinará la atención oportuna y suficiente de los requerimientos, brindará el acompañamiento y asesoría requeridos por las áreas, realizará el seguimiento correspondiente, verificará la oportunidad, integridad y pertinencia de la información y formulará las alertas u observaciones necesarias antes de su remisión. La responsabilidad de cada área sobre el contenido sustantivo de los insumos que produzca no releva a la OCI del cumplimiento de sus funciones de coordinación, acompañamiento, asesoría, consolidación, seguimiento y verificación. Estas actividades no implican aprobación o refrendación del contenido técnico, jurídico, financiero o sustantivo elaborado por las áreas. Ministerio de Minas y Energía

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Linas Cratuiita [L7)

DN4 annn 1012040051 2 8 SEP 2026

2. FORMULACIÓN DE PLANES DE MEJORA CORRESPONDIENTES A HALLAZGOS

DE LA CGR

Al. 28. Una vez comunicado el Informe final de Auditoría de la Contraloría General de la República, la OCI coordinará con las áreas responsables la identificación de la causa raíz y la formulación de las acciones de mejora, brindando la asesoría y acompañamiento correspondientes, de conformidad con la metodología dispuesta por el ente de control y los lineamientos internos. La propuesta de formulación del Plan de Mejora deberá ser remitida a la OCI con 8 días de anticipación a la fecha límite de cargue en SIRECI, para su análisis y retroalimentación, en desarrollo de sus funciones de coordinación y acompañamiento.

3. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO CORRESPONDIENTE A

HALLAZGOS DE LA CGR

Dl Da: “2°

P Elaboró: Nicolás Orlando Palomá odia Con el fin de hacer seguimiento a las actividades formuladas por-las áreas con ocasión a los hallazgos determinados por la Contraloría General de la República, la OCI realizará la verificación de la efectividad de las acciones diseñadas, mediante seguimientos y solicitudes de información en el marco de lo dispuesto en la Circular 15 de 2020 de la Contraloría General de la República.

Cualquier modificación y ajuste al plan de mejoramiento debe ser debidamente justificada y presentada a la OCI mediante comunicación escrita, firmada por el jefe de área. En caso de reprogramación, ésta debe realizarse con al menos 15

días hábiles de anticipación a la fecha límite de cumplimiento. Secretaria General

Revisó: Milena Durán Pá

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