MINRELACIONES - Concepto 10428 de 2023

CONCEPTO 10428 DEL 2023

(septiembre 8) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Memorando

1-GCRN-23-010428

Bogotá,

PARA: CONSTANZA BEJARANO RAMOS

Directora - Dirección de Asuntos Económicos, Sociales y Ambientales DE: PAOLA RAMÍREZ PABÓN Jefe Oficina Asesora Jurídica Interna ASUNTO: Respuesta concepto jurídico - Acceso a la información dearchivo de Cancillería Respetada Directora, Por medio del presente, emitimos concepto jurídico respecto de las inquietudes planteadas por esa Dirección, relacionadas con la petición radicada en la entidad, en la cual solicitan acceso a todos los registros de archivo relacionados con la posición de Colombia antes, durante y después de las principales cumbres ambientales de la Organización de las Naciones Unidas, y específicamente relaciona solicitar acceso a registros entre 1955 y 2002. Para tal efecto, le informo lo siguiente: LI. MARCO JURÍDICO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN: Uno de los postulados propios de un Estado social de derecho, es el principio de publicidad que permite que las actuaciones de las autoridades gocen de visibilidad; por ello, el artícul7o4 de la Constitución Política de Colombia, establece que todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos y, solo en los casos que establezca la ley, tal acceso no es viable, siendo así excepcional los eventos sobre los que se replica la reserva legal. El principio de publicidad también se encuentra estipulado en el artículo 2 de la Ley 1712 de 2014, en los siguientes términos:

“(...) Artículo 2. Principio de máxima publicidad para titular universal. Toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o Limitada sino por disposición constitucional o legal, de conformidad con La presente Ley.” Así, en la legislación colombiana se ha desarrollado un marco jurídico que busca establecer un sistema que promueva mayores niveles de transparencia y rendición de cuentas respecto a la actividad estatal, siendo las normas de mayor relevancia: - Ley 1266 de 2008 (Ley de Habeas Data) - Ley 1437 de 2011 (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo), modificado por la Ley 1755 de 2015 que regula todo lo relacionado al derecho de petición. - Ley 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales) - Ley 1621 de 2013 (Ley Estatutaria de Inteligencia y Contrainteligencia), aplicable para dependencias de las Fuerzas Militares y la Policía Nacional organizadas por éstas para tal fin, la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), y por los demás organismos que faculte para ello la Ley. - Ley 1712 de 2014 (Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional - El artícul8o1 del Decreto-Ley 274 de 2000 (Por el cual se regula el Servicio Exterior de la República y la Carrera Diplomática y Consular) - Decreto Único Reglamentario 1081 de 2015 Sector Presidencia de la República - "Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Unico del Sector Presidencia de La República."

Como se observa, en aras de institucionalizar el principio de máxima publicidad, en consonancia de los derechos a la información y de petición, se han realizado esfuerzos legislativos para concebir, desarrollar y construir un sistema que garantice la publicidad, transparencia y acceso a la información pública, siendo excepcional las circunstancias en que el acceso a la información es limitado. En este sentido la Corte Constitucional), ha señalado que la constitución política consagra expresamente el derecho fundamental de acceso a información pública y el derecho fundamental de petición “como herramientas esenciales para hacer efectivos Los principios de transparencia y publicidad de Los actos del Estado. En este sentido, La Corte ha reiterado que tales derechos son mecanismos esenciales para La satisfacción de Los principios de publicidad y transparencia y en consecuencia se convierten en una salvaguarda fundamental de Las personas contra la arbitrariedad estatal y en condiciones de posibilidad de Los derechos políticos. Por tales razones, "es Límites a tales derechos se encuentran sometidos a exigentes condiciones constitucionales y ley juicio de constitucionalidad de cualquier norma que los restrinja debe ser en extremo riguroso”. 1.1. CONDICIONES PARA RESTRINGIR EL ACCESO A LA INFORMACIÓN Dado que La reserva de La información es un asunto excepcional La Corte Constitucional?) en diversas sentencias ha establecido Las condiciones que han de cumplirse para considerar Legítima una restricción del derecho de acceso a La información pública, esto con base en Los siguientes supuestos: a.) La restricción debe estar autorizada por La Ley o La Constitución. b.) EL supuesto de hecho que justifica La reserva debe ser claro y preciso en cuanto Los casos

que ha de aplicarse (interpretación restrictiva), para no dar espacio a que Las autoridades usen indiscriminada, desproporcionada o abusivamente La reserva, en atención que Limitar el acceso a La información es una excepción a La regla general de publicidad. C.) Es obligatorio que el servidor público que decide ampararse en La reserva para no suministrar una información motive por escrito su decisión y La fundamente en La norma Legal o constitucional que Lo autoriza. d.) La Ley establece un Limite temporal a La reserva. €.) EL Estado y sus entidades deben crear sistemas adecuados de custodia de La información. f.) Existen controles administrativos y judiciales de Las actuaciones o decisiones reservadas, por Lo tanto, se podrá impugnar La decisión que restringe su acceso. g.) La operatividad de La reserva se da respecto al contenido de un documento público, pero no respecto de su existencia. h.) La reserva se sujeta estrictamente a Los principios de razonabilidad y proporcionalidad; Solo en estos supuestos taxativos, es posible que La información sea reservada. 1.2. CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN La información tiene varias clasificaciones, que se pueden condensar de La siguiente manera: Modalidades Concepto Supuestos en que puede Término ser restringida InformaciónPública Es toda informacion|(No hay término, es pública que un sujeto| obligado genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal; (Ley 1712 de 2014 - art6 | literal B) InformaciónClasificada |Información pública/>El derecho de toda|Duracion ilimitadal clasificada, esipersona a la intimidad,|No se aplica esta aquella que estandolbajo las limitaciones|jexcepcion cuando

en poder o custodialpropias que impone latla persona natural o| de un sujeto obligadofcondicion de servidor||juridica ha en su calidad de tal,|público, en concordancialautorizado la pertenece al ámbitolcon lo estipulado por ellrevelación de sus propio, particular y|artícu24l ode la Ley 1437 datos o esta privado ode 2011. información sea semiprivado de una susceptible de ser persona natural of> El derecho de todalinformación jurídica, por lo quelpersona a la vida, la salud|sometida al régimen! su acceso podrá serio la seguridad de publicidad negado ol exceptuado, siempre(> Los secretos que se trate de las|comerciales, industriales y circunstancias profesionales. legítimas y||Art.18 Ley 1712 de 2014 necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en el artículo 18 de esta ley. (Ley 1712 de 2014 - art. 6 literal c) Cuando la información pertenece al ámbito de personas) naturales, se encuentran otra) tipología de la información, establecida en la le 1266 de 2008, parcialmente reglamentada por el Decreto 1081 de 2015 - "Por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y sel dictan otras disposiciones." Las definiciones| principales respecto al

habeas data, se encuentran descritas en el articulo 3 de la citada norma. Se define que es un dato personal, público, semiprivado| y privado.

“ARTICULO 3

Definiciones. Para los efectos de la presente ley, se entiende por: (...) €) Dato personal. Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinadles o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos impersonales no se sujetan al régimen de protección de datos de la presente ley. Cuando en la presente ley se haga referencia a un dato, se presume que se trata de uso personal. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados of privados; f) Dato público. Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y — todos aquellos que no sean| semiprivados of privados, de conformidad con la presente ley. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos; públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos al reserva y los relativos al estado civil de las personas; g) Dato semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza — íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento| o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de

actividad comercial o de servicios. h) Dato privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o' reservada sólo es relevante para el titular.

Ejemplos: Dato personal: Nombre, — dirección| de residencia, información bancaria, número def celular, fotografías, edad, fecha de nacimiento, videos| de las personas.

Dato Público: Número de Cédula o

Pasaporte

Dato Semiprivado: Historial — Crediticio que administrancentrales de riesgo Dato privado: Ideas of creenciasreligiosas, orientación sexual.

Así mismo ell tratamiento de cualquier modalidad de información) anteriormente señaladas, puede dar lugar a que se genere información de tipo sensible, que exige por parte de la entidad, mayor rigurosidad en| el tratamiento, toda vez que puede afectar la intimidad del titular o puede generar discriminación. — Ej. Enfermedades, preferencias sexuales o políticas, nacionalidad, etc. Se define como dato sensible el artículo 5| de la ley 1581 de 2012. "Artículo 5. Datos sensibles. Para los propósitos de la presente ley, se entiende por datos sensibles — aquellos que afectan — la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen! racial o étnico, la orientación política, las convicciones| religiosas of filosoficas, 1a) pertenencia a sindicatos,

organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva — intereses! de cualquier partido político o quel garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición — así como los - datos relativos a la salud, al la vida sexual y los datos biométricos.” InformaciónReservada Aquella información! Ley 1437 de 2011 Artículo 19. Ley cuyo contenido es ARTICULO 24. 1712 de 2014exceptuado de acceso Informaciones y Información a la ciudadanía por documentos reservados. exceptuada por daño a intereses Solo — tendrán — carácter daño a los públicos. reservado las intereses públicos. Ar6 tLe y 1712/2014 informaciones y Es toda aquella documentos expresamente información publica sometidos a reserva por la| reservada, cuyo| Constitución Política o la acceso podrá ser ley, y en especial: rechazado ol

1. Los relacionados con la denegado del defensa 0 seguridad] manera nacionales. motivada y por

2. Las instrucciones en| escrito en las materia diplomática ol siguientes sobre negociaciones circunstancias, reservadas. siempre que dicho

3. Los que involucren acceso estuviere; derechos a la privacidad e expresamente intimidad de las personas, prohibido por una incluidas en las hojas de norma legal o vida, la historia laboral y constitucional: los expedientes| a) La defensa y pensiónales y demás seguridad nacional; registros de personal que b) La seguridad obren en los archivos de pública; las instituciones públicas! c) Las relaciones o privadas, así como la internacionales; historia clínica. d) La prevención,

4. Los relativos a las investigación condiciones financieras de persecución de los) las operaciones de crédito! delitos y las faltas público y tesorería que disciplinarias, realice la nación, asi como mientras que no se a los estudios técnicos de haga efectiva la valoración de los activos! medida de de la nación. Estos aseguramiento o se documentos e formule pliego de informaciones estaran| cargos, según el sometidos a reserva por caso: un término de seis (6) €) El debido meses contados a partir de proceso y la la realización de la igualdad de las respectiva operación. partes en los

5. Los datos referentes al procesos judiciales; la información financiera| Da) La y comercial, en los administración términos de la Ley efectiva de la Estatutaria 1266 de 2008. justicia;

6. Los protegidos por el g) Los derechos de secreto comercial — o la infancia y la industrial, así como los adolescencia; planes estratégicos de las h) La estabilidad empresas públicas de macroeconómica y servicios públicos. financiera del país;

7. Los amparados por el 1) La salud pública. secreto profesional.

PARAGRAFO. Se

8. Los datos genéticos exceptúan también humanos. PARAGRAFO. los Para efecto de la solicitud documentos quel de información de caracter| contengan las reservado, enunciada enl opiniones o puntos los numerales 3, 5, 6 y 7 de vista que formen solo podrá ser solicitada parte del proceso por el titular de la deliberativo de los información, por sus servidores públicos.

apoderados o por personas| autorizadas con facultad ARTICULO 22expresa para acceder a esal Ley 1712 de 2014: información. La reserva de las informaciones Ley 1712 de 2014 amparadas por el Artículo 19. Información! artículo 19 no Exceptuada por Daño a deberá — extenderse los Intereses Públicos. or un eríodo) Decreto Ley 274 de 2000mayor a quince (15 Articulo 81 - Literal ji años. Decreto Entregar documentos del Unico archivo general sin previo| Reglamentario No. permiso — escrito del 1081 de 2015 del Ministro, los| sector de la Viceministros o ell Presidencia de la Secretario General, República teniendo en cuenta que tall archivo se considera para - ARTICULO todos los efectos como 2.10423 reservado. Exceptúense de Temporalidad de la) esta — prohibición — los reserva. Sin documentos que, por sul perjuicio de lo naturaleza, debe publicar señalado en el el Ministerio. artículo 19 de la Ley 1712 de 2014 y del período máximo de reserva de la información a que hace referencia el artículo 22 de la Ley 1712 de 2014, la información respectiva debe divulgarse si desaparecen las: condiciones que justificaban sul reserva. El término máximo — dequince 15) años a que serefiere el artículo 22 de laLey 1712 de 2014 empezaráa contarse a partir de lafecha en que la información sel genera. Sea pertinente señalar que la Ley 1755 de 20 15, no realiza una distinción entre información

reservada y clasificada, uniendo bajo un solo concepto a los tipos de información y los denomina “información reservada” tal y como se observa en el artículo 24 de la Ley 1437 de 2013. Con este cuadro explicativo, se procede a dar respuesta general a las siguientes inquietudes generales: (1) ¿A quién no es oponible las restricciones al acceso de información? -- Al titular de la información cuando se trate de información calificada como clasificada. -- El carácter reservado de una información o de determinados documentos, no será oponible a las autoridades judiciales, legislativas, ni a la: s autoridades administrativas que, siendo constitucional o legalmente competentes para ello, los soliciten para el debido ejercicio de sus funciones. Corresponde a dichas autoridades asegurar la reserva de las informaciones y documentos que lleguen a conocer en desarrollo de lo previsto en este artículo. (ii) ¿Qué recursos o acciones existen para acceder a la información? -- Derecho de Petición -- Acción de tutela -- Recurso de insistencia: Se desarrolla de manera distinta en la Ley 1712 de 2014 y enla 1755 de 2015, lo cual se explica en el siguiente cuadro: Ley 1712 de 2014 Ley 1755 de 2015 Artículo 27. Artículo 26.

Características: Características: -- Procedencia: Cuando se negó la -- Procedencia: Cunado se niega el acceso a lal información invocando razones de información invocando cualquier causal de seguridad y defensa nacional o relaciones reserva internacionales. -- Se acude directamente al recurso de insistencia.

No hay que previamente acudir al recurso de -- Procede una vez negado el recurso de reposición

reposición contra la decisión del sujeto obligado -- El peticionario no está facultado para remitir! por sí mismo copia de la documentación al juez) -- El peticionario tiene la posibilidad de administrativo. Debe esperar a que la entidad dé remitir la solicitud de información y trámite de la misma y no tiene un término paral respuesta de la entidad al juez ello. administrativo, en caso de que el funcionario no dé trámite de la misma en el! -- Negado este recurso, procede la acción de tutelal término de 3 días. en caso de que el peticionario lo considere por| cualquier causal argumentada de reserva. -- Negado este recurso, será procedente la acción de tutela para aquellos casos que no -- Término: El recurso de insistencia deberá versen sobre seguridad y defensa nacional o interponerse por escrito y sustentado en la relaciones internacionales y una vez agotado diligencia de notificación, o dentro de los diez] el recurso de reposición. (10) días siguientes a ella.” -- No fija un término dentro del cual el “ARTICULO 26. Insistencia del solicitante en| peticionario deba insistir ante la caso de reserva. Si la persona interesada insistiere| administración, el término se predica en su petición de información o de documentos; únicamente respecto del recurso de ante la autoridad que invoca la reserva, reposición 3 días. corresponderá al Tribunal Administrativo con jurisdicción en el lugar donde se encuentren los; “ARTICULO 27. Recursos del solicitante. documentos, si se trata de autoridades nacionales, Cuando la respuesta a la solicitud de departamentales o del Distrito Capital de Bogotá,

información invoque la reserva de seguridad o al juez administrativo si se trata de autoridades| y defensa nacional o relaciones distritales y municipales decidir en única instancial internacionales, el solicitante podrá acudir! si se niega o se acepta, total o parcialmente lal al recurso de reposición, el cual deberá petición formulada. interponerse por escrito y sustentando en la| diligencia de notificación, o dentro de los Para ello, el funcionario respectivo enviará la) tres (3) días siguientes a ella. documentación correspondiente al tribunal o all juez administrativo, el cual decidirá dentro de los Negado este recurso corresponderá all diez (10) días siguientes. Este término sel Tribunal administrativo con jurisdicción en interrumpirá en los siguientes casos: el lugar donde se encuentren los documentos, si se trata de autoridades| 1. Cuando el tribunal o el juez administrativo nacionales, departamentales o del Distrito solicite copia o fotocopia de los documentos Capital de Bogotá, o al juez administrativo sobre cuya divulgación deba decidir, o cualquier| si se trata de autoridades distritales y otra información que requieran, y hasta la fechal municipales, decidir en única instancia si se en la cual las reciba oficialmente. niega o se acepta, total o parcialmente, la petición formulada. 2. Cuando la autoridad solicite, a la sección dell Consejo de Estado que el reglamento disponga, Para ello, el funcionario respectivo enviará asumir conocimiento del asunto en atención a su la documentación correspondiente al importancia jurídica o con el objeto de unificar| tribunal o al juez administrativo en un plazo criterios sobre el tema. Si al cabo de cinco (5) dias|

no superior a tres (3) días. En caso de que el| la sección guarda silencio, o decide no avocar| funcionario incumpla esta obligación conocimiento, la actuación continuará ante el respectivo tribunal o juzgado administrativo. el solicitante podrá hacer el respectivo PARÁGRAFO. El recurso de insistencia deberá envío de manera directa. interponerse por escrito y sustentado en la diligencia de notificación, o dentro de los diez] El juez administrativo decidirá dentro de los (10) días siguientes a ella." diez (10) días siguientes. Este término se interrumpirá en los siguientes casos:

1. Cuando el tribunal o el juez administrativo solicite copia o fotocopia de los documentos sobre cuya divulgación deba decidir, o cualquier otra información| que requieran, y hasta la fecha en la cual las reciba oficialmente.

2. Cuando la autoridad solicite, a la sección| del Consejo de Estado que el reglamento disponga, asumir conocimiento del asunto en atención a su importancia jurídica o con| el objeto de unificar criterios sobre el tema.

Si al cabo de cinco (5) días la sección guarda silencio, o decide no avocar| conocimiento, la actuación continuará ante| el respectivo tribunal o juzgado administrativo. PARAGRAFO. Será procedente la acción de tutela para aquellos casos no contemplados en el presente artículo, una! vez agotado el recurso de reposición dell Código Contencioso Administrativo.” Il. CONSIDERACIONES SOBRE EL CASO CONCRETO Habiéndose realizado mención general respecto del marco jurídico que regula el acceso a la información, esta Oficina Asesora Jurídica Interna procede a emitir concepto respecto de las

inquietudes planteadas: 1. “Bajo el marco normativo actual, ¿es factible autorizar total o parcialmente al peticionario a revisar los registros de la posición de Colombia? ¿Qué registros podría revisar, cuáles no?” Respuesta: Como ha quedado señalado, el derecho al acceso a la información pública se rige por el principio de máxima divulgación y publicidad, lo que implica que, por regla general, la información que esté en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado? debe ser pública, y excepcionalmente, es reservada. Sea necesario señalar que la reserva de la información, al ser excepcional, solo se genera en los casos taxativos señalados en la constitución o la ley; en otras palabras, es el constituyente o el legislador quienes tienen la facultad de establecer los casos en que opera la restricción para conocer o acceder a la información que posee un documento, ya sea público o privado. Así, “la reserva legal” es la forma en la que el Estado limita el derecho fundamental de acceso a la información. Ahora bien, se debe aclarar que la reserva no recae sobre la existencia del documento como tal o su título en sí mismo, sino sobre el contenido de este. Quiere ello decir, que su clasificación en pública o reservada, se debe a la naturaleza de su contenido, y no al documento en sí mismo. Es así como pueden encontrarse casos en que un solo documento, contemple contenido que puede calificarse, una parte de su información en pública, otra en públicareservada, y otra en pública - clasificada. Es por ello que el artícu2l1 ol a Ley 1712 de 2014, establece: "ARTÍCULO 21. Divulgación parcial y otras regías. En aquellas circunstancias en que la

totalidad de la información contenida en un documento no esté protegida por una excepción contenida en la presente ley, debe hacerse una versión pública que mantenga la reserva únicamente de la parte indispensable. La informacion pública que no cae en ningún supuesto de excepción deberá ser entregada a la parte solicitante, asi como ser de conocimiento público. La reserva de acceso a la información opera respecto del contenido de un documento público, pero no de su existencia. Ninguna autoridad pública puede negarse a indicar si un documento obra o no en su poder o negar la divulgación de un documento, salvo que el daño causado al interés protegido sea mayoral interés público de obtener acceso a la información. Las excepciones de acceso a ¿a información contenidas en La presente ley no aplican en casos de violación de derechos humanos o delitos de lesa humanidad, y en todo caso deberán protegerse los derechos de las víctimas de dichas violaciones.” Así, La reserva no se predica del documento como tal, sino de su contenido, pudiendo existir reserva parcial de un mismo cuerpo documental. No obstante, lo anterior, la restricción de acceso a la información, no aplica cuando se trata de casos de violación de derechos humanos o delitos de lesa humanidad, protegiéndose en estos casos los derechos de las víctimas. Por tanto, una vez realizado el estudio del documento y su contenido, es factible autorizar parcial o totalmente la información al peticionario, pues de acuerdo con el marco normativo expuesto, por regla general la información es pública y debe ser entregada a la ciudadanía. Por su parte, se encuentra restringido el acceso a la información que la constitución y la ley han catalogado como reservada, como, por ejemplo, aquélla que se encuentra taxativamente descrita

enel literalj) artículo 81 del decreto ley 274 de 2000, artículo 24 de la ley 1437 de 2011 y artículo 19 de la ley 1712 de 2014. Finalmente, respecto a la información pública clasificada, su acceso podrá ser rechazado o denegado de manera motivada y por escrito, siempre que el acceso pudiere causar un daño a los derechos contemplados en el artículo 18 de la ley 1712 de 2014. En razón a lo anterior, es factible autorizar el acceso a la información al peticionario, siempre y cuando la información no sea reservada, o no se encuentre como clasificada, de conformidad con los criterios señalados en precedencia. 2. “Teniendo presente que es posible que la información contenida en los archivos no esté clasificada, ¿se puede permitir el acceso al archivo tal y como está o debería clasificarse la información previamente?” Respuesta: El área responsable de los activos de información, en este caso, la Dirección de Asuntos Económicos, Sociales y Ambientales, es la que clasifica en su “matriz de activos de información”, conforme a los criterios expuestos, la naturaleza de la misma, esto es, si es pública, pública -clasificada o pública - reservada, y en este último evento, los tiempos de reserva. En el entendido que la información público - reservada, está clasificada como tal por configurarse o de los criterios taxativos que señala la ley, no hay margen de discrecionalidad que permita a funcionario levantar la reserva por criterio propio. Tal levantamiento de la reserva operaría en los eventos señalados en el artículo 27 de la Ley 1437 de 2011, que dispone que el caracter reservado de una informacion o de determinados

documentos, no sera oponible a las autoridades judiciales, legislativas, ni a las autoridades administrativas que, siendo constitucional o legalmente competentes para ello, los soliciten para el debido ejercicio de sus funciones. No obstante, la entrega de informacion reservada a las autoridades sefialadas no significa, per se, un cambio en la naturaleza de la informacion de publica a privada. En consonancia con lo anterior, el articulo 20 de la Ley 1712 de 2014, establece lo siguiente: "ARTÍCULO 20. Indice de Información clasificada y reservada. Los sujetos obligados deberán mantener un índice actualizado de los actos, documentos e informaciones calificados como clasificados o reservados, de conformidad a esta ley. El índice incluirá sus denominaciones, la motivación y la individualización del acto en que conste tal calificación." De acuerdo con la anterior disposición, cada oficina, dependencia o área del Ministerio de Relaciones Exteriores, está en el deber de mantener un índice actualizado de los actos, documentos e informaciones que tenga clasificados según su matriz, y que hayan sido calificados como públicos, clasificados o reservados. Téngase en cuenta, además, que el artículo 2.1.1.4.2.1. del Decreto Único Reglamentario No. 1081 de 2015 del sector de la Presidencia de la República, establece: "ARTÍCULO 2.1.1.4.2.1. Responsable de la calificación de Reserva de la información pública por razones de defensa y seguridad nacional, seguridad pública o relaciones internacionales. La calificación de reservada de la información prevista en los literales a), b) y c) del artículo 19 de

la Ley 1712 de 2014, corresponderá exclusivamente al jefe de la dependencia o área responsable de la generación, posesión, control o custodia de la información, o funcionario o empleado del nivel directivo que, por su completo e integral conocimiento de la información pública, pueda garantizar que la calificación sea razonable y proporcionada." (Negrita y subrayado fuera de texto) Siendo que el área responsable de los activos de la información es la que califica la reserva de una información en la “matriz de activos de información”, y califica el tiempo de dicha reserva, debe ser esa misma área la que aporte las razones y pruebas que justifiquen que la información "solicitada debe permanecer reservada o confidencial. Así Las cosas, La recomendación de esta Oficina es que, pese a que por regla general La información es pública, de manera previa a La respuesta al peticionario debe La Dirección a su digno cargo clasificar previamente La información pedida, revisando si existe reserva en parte de ella. De ser así, esto es, de existir reserva en La información, o de tratarse de una información pública - clasificada, se deberá explicar al peticionario Las razones por Las que no se Le puede entregar Lo peticionado.

3. Frente a la temporalidad de la ley, ¿qué régimen (es) legal (es) aplicaría (n) frente a los registros solicitados por el peticionario que datan de 1955 a 2002? ¿Cambiarían las respuestas de los numerales 1 y 2?” Respuesta: Como se explicó en precedencia, el artículo 22, dispone que La reserva de La información de que trata el artículo 19 de La Ley 1712 de 2014 (entre ellas La relativa a Las relaciones

internacionales), no puede exceder Los 15 afios contados a partir de La fecha en que La informacion se genera. Por su parte, el artículo 2.1.1.4.2.3. del Decreto Unico Re