MINRELACIONES - Resolución 7128 de 2025

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES ATA € »RESOLUCIÓN somero / | 7 el 20 JUN 2025

Por medio de la cual se reglamenta el trámite interno de las peticiones, quejas, reclamos,sugerencias, denuncias y felicitaciones (PQRSDF) en el Ministerio de RelacionesExteriores y/o su Fondo Rotatorio LA MINISTRA DE RELACIONES EXTERIORES En ejercicio de las facultades constitucionales y legales, en especial las que le confiere elartículo 208 de la Constitución Política, el literal a) del artículo 61 de la ley 489 de 1998,el artículo 22 de la Ley 1437 de 2011, el numeral 17 del artículo 7 del Decreto 869 de2016, y CONSIDERANDO Que de conformidad con el artículo 209 de la Constitución Política y el artículo 3” de laLey 489 de 1998, la función administrativa se desarrolla con fundamento en los principiosde eficiencia, equidad y economía, entre otros, para el adecuado cumplimiento de losfines del Estado, debiendo los organismos, entidades y personas encargadas del ejerciciode funciones administrativas ejercerlas consultando el interés general. Que el artículo 23 y 74 de la Constitución Política establece que toda persona tienederecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interésgeneral o particular y a obtener pronta resolución, así como el derecho a acceder a losdocumentos públicos salvo los casos que establezca la ley. Así mismo, en virtud, de losartículos 15 y 20 toda persona tiene derecho a su buen nombre y a conocer, actualizar yrectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y enarchivos de entidades públicas y privadas.

Que en toda entidad pública debe existir una dependencia encargada de recibir, tramitary resolver las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncia y felicitación que losciudadanos formulen, y que se relacionen con el cumplimiento de la misión de la entidad.Así mismo, deberá contar con un espacio en su página web principal para que losciudadanos presenten quejas y denuncias de los actos de corrupción realizados porRESOLUCIÓN NUMERO | = pe20 JUN 20253 Uv Hoja número 2

Continuación de la resolución: “Por medio de la cual se reglamenta el trámite interno de las peticiones,quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y felicitaciones (PQRSDF) en el Ministerio de RelacionesExteriores y/o su Fondo Rotatorio” funcionarios de la entidad, y de los cuales tengan conocimiento, así como sugerencias quepermitan realizar modificaciones a la manera como se presta el servicio, de acuerdo conel artículo 76 de la Ley 1474 de 2011, “Por la cual se dictan normas orientadasa fortalecerlos mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y laefectividad del control de la gestión pública”.

Que mediante la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposicionesgenerales para la protección de datos personales” se desarrolló el derecho constitucionalque tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que sehayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertadesy garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 y 20 de la Constitución Política.

Que el artículo 13 de la Ley Estatutaria 1755 de 2015 "Por medio de la cual se regula elDerecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de ProcedimientoAdministrativo y de lo Contencioso Administrativo [Ley 1437 de 2011 — C.P.A.C.A.],establece que las personas tienen derecho a presentar peticiones respetuosas a lasautoridades, por motivos de interés general o particular, y a obtener pronta resolucióncompleta y de fondo sobre la misma, y precisa que toda actuación que inicien las personasante la autoridad implica el ejercicio del derecho de petición consagrado en el artículo 23de la Constitución Política, sin que sea necesario invocarlo. Que el artículo 22 de la Ley Estatutaria 1755 de 2015, dispone que las autoridades debenreglamentar la tramitación interna de las peticiones que les corresponda resolver, y lamanera de atender las quejas para garantizar el buen funcionamiento de los servicios. Que la Ley 1712 de 2014, "Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y delDerecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”,regula el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicioy garantía de ese derecho y las excepciones a la publicidad de información. Que la Ley 1952 de 2019, “Por medio de la cual se expide el Código General Disciplinario,se derogan la Ley 734 de 2002 y algunas disposiciones de la Ley 1474 de 2011,relacionadas con el derecho disciplinario”, modificada por la Ley 2094 de 2021, en losartículos 38 y 39 establece los deberes y prohibiciones del servidor público en asuntosrelacionados con el derecho de petición.

Que los artículos 12 y 13 del Decreto Ley 019 del 2012, “Por el cual se dictan normas parasuprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en laAdministración Pública”, establece que existirá atención preferencial en lo que respecta apresentación de solicitudes por parte de niños, niñas, adolescentes, infantes, mujeresgestantes, personas en situación de discapacidad, adultos mayores y veteranos de lafuerza pública Que el artículo 2.2.3.12.1 y siguientes del Decreto 1069 de 2015, adicionado por el Decreto1166 de 2016, reglamentario del Sector Justicia y del Derecho, regula el marco jurídicorelacionado con la presentación, tratamiento, radicación y constancia de todas laspeticiones presentadas verbalmente en forma presencial, por vía telefónica, por medioselectrónicos o tecnológicos o a través de cualquier otro medio idóneo para la comunicacióno transferencia de la voz.20 JUN 2025DERESOLUCIÓN NUMERO Hoja número 3

Continuación de la resolución: “Por medio de la cual se reglamenta el trámite interno de las peticiones,quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y felicitaciones (PQRSDF) en el Ministerio de RelacionesExteriores y/o su Fondo Rotatorio” Que mediante la Resolución 6451 de 2018, el Ministerio de Relaciones Exterioresreglamentó el trámite interno para la atención de peticiones, quejas, reclamos,sugerencias, denuncias y felicitaciones presentadas ante el Ministerio de RelacionesExteriores y/o su Fondo Rotatorio y derogó la Resolución número 2278 de 2013.

Que en virtud de lo expuesto anteriormente, el Ministerio de Relaciones Exteriores y/o suFondo Rotatorio requieren fijar las políticas, responsabilidades y procedimientostendientes a unificar la recepción, radicación, distribución, seguimiento y respuesta de laspeticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y felicitaciones. Que en mérito de lo expuesto, RESUELVE CAPITULO | Ámbito de aplicación y definiciones Artículo 1. Objeto. La presente Resolución reglamenta el trámite interno para lapresentación, radicación y términos de respuesta de peticiones, quejas, reclamos,sugerencias, denuncias y felicitaciones (PQRSDF), así como los asuntos relacionados conel hábeas data, que le corresponde resolver al Ministerio de Relaciones Exteriores y/o suFondo Rotatorio. Artículo 2. Ámbito de aplicación. La presente Resolución es de obligatorio cumplimientopara todos los funcionarios de los grupos internos de trabajo del Ministerio de RelacionesExteriores y/o su Fondo Rotatorio, así como para el Despacho del Ministro de RelacionesExteriores, Viceministerios, Secretaría General, Direcciones, Misiones diplomáticas,Consulados y Delegaciones colombianas acreditadas en el exterior y todas lasdependencias y contratistas que hagan parte de estos. Artículo 3. Definiciones. Sin perjuicio de lo establecido en la Ley 1437 de 2011 -Códigode Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo-, y en las demásnormas complementarias, para efectos de la presente Resolución se adoptan lassiguientes definiciones a. Consulta: Es el requerimiento que hace una persona natural o jurídica, pública oprivada, al Ministerio de Relaciones Exteriores y/o su Fondo Rotatorio, en relacióncon los temas a su cargo y dentro del marco de su competencia, para que manifiestesu opinión, emita un concepto o interpretación sobre materias relacionadas con susfunciones.

b. Desistimiento: Es la declaración de voluntad de quien la ha presentado unasolicitud de no querer continuar con ella, en este caso el desistimiento es expreso.Cuando la persona abandona la solicitud, es decir que no completa la informacióno documento faltante, se entiende que el solicitante decide no seguir adelante conel trámite que inició, en este caso el desistimiento es tácito.4 ¿Muros e DE 20 JUN 2025 Hoja número 4RESOLUCIÓN NUMERO ¿4

Continuación de la resolución: “Por medio de la cual se reglamenta el trámite interno de las peticiones,quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y felicitaciones (PQRSDF) en el Ministerio de RelacionesExteriores y/o su Fondo Rotatorio” El desistimiento tácito o expreso no implica que la solicitud no pueda sernuevamente presentada con el lleno de los requisitos legales. También el Ministeriode Relaciones Exteriores y su Fondo Rotario podrá continuar de oficio la actuaciónpor razones de interés público.

c. Felicitación. Manifestaciones de agradecimiento o satisfacción por los productosy/o servicios recibidos del Ministerio de Relaciones Exteriores y/o su FondoRotatorio. d. Información Pública Clasificada: Es aquella información que estando en poder ocustodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio,particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica por lo que suacceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstanciaslegítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en elartículo 18 de la Ley 1712 de 2014.

e. Información Pública Reservada: Es aquella información que estando en poder ocustodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a laciudadanía por daño a intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de losrequisitos consagrados en el artículo 19 de la Ley 1712 de 2014 y en el artículo 24de la Ley 1755 de 2015, siempre que dicho acceso estuviere expresamenteprohibido por una norma legal o constitucional. f. Petición: Manifestación oral o escrita, hecha por una persona natural o jurídica através su representante y/o apoderado en la que solicita el reconocimiento dederechos, la resolución de una situación jurídica, la prestación de un servicio, elacceso a información, examinar y requerir copias de documentos, formularconsultas, presentar denuncias y reclamos e interponer recursos, ya sea ensituaciones de interés general o particular. g. Petición análoga: Petición respecto de la cual hay identidad en el objeto, hechos,fundamentos jurídicos o motivos respecto a otra petición ya resuelta por la instanciacompetente, caso en el cual procede la misma determinación bajo los preceptoslegales y por ende la misma respuesta.

Cuando más de 10 personas formulen peticiones sobre un mismo tema y motivo;se considerará análoga y el Ministerio de Relaciones Exteriores y/o su FondoRotatorio de considerarlo pertinente, emitirá una única respuesta que publicará através del sitio web oficial de la entidad. h. Petición de constitución en renuencia: Es el requerimiento que hace unapersona natural o jurídica, pública o privada, al Ministerio de Relaciones Exterioresy/o su Fondo Rotatorio, para que cumplan con órdenes impartidas a la entidad através de leyes, decretos con fuerza material de ley o actos administrativos. Estapetición implica que, ulteriormente, el Ministerio de Relaciones Exteriores y/o suFondo Rotatorio puede ser demandado ante la autoridad judicial a través de laacción de cumplimento de que trata la Ley 393 de 1997.

1. Petición de documentación: Es el requerimiento que hace una persona natural ojurídica al Ministerio de Relaciones Exteriores y/o su Fondo Rotatorio con el fin deRESOLUCIÓN NUMERO $ mo 0 pe? 2 JUN 2025 Hoja número 5

Continuación de la resolución: “Por medio de la cual se reglamenta el trámite interno de las peticiones,quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y felicitaciones (PQRSDF) en el Ministerio de RelacionesExteriores y/o su Fondo Rotatorio” obtener copias físicas o digitales de documentos que reposen en sus archivos. Sial cumplimiento del término no se ha dado respuesta al peticionario, se entenderápara todos los efectos legales que la solicitud ha sido aceptada y por consiguientela administración no podrá negar la entrega de la información o de dichosdocumentos al peticionario; No obstante, la información reservada o clasificadamantendrá sus excepciones constitucionales y legales.

j. Petición de entes de control. Una petición elevada por un ente de controlcorresponde a una solicitud formal presentada por organismos como laProcuraduría General de la Nación, la Contraloría General de la República, laDefensoría del Pueblo, Fiscalía General de la Nación u otras autoridades confunciones de vigilancia, inspección o control, en ejercicio de sus competenciasconstitucionales y legales. Estas peticiones pueden versar sobre requerimientosde información, solicitudes de intervención, remisión de documentos, informessobre actuaciones administrativas, seguimiento a recomendaciones o actuacionesdisciplinarias, entre otros asuntos que permitan el cumplimiento de sus funcionesde control y supervisión sobre las entidades públicas. k. Petición de hábeas data. Solicitud que hace el titular de la información o suscausahabientes a efectos de que se corrija, actualice o suprima la información deltitular contenida en una base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores y suFondo Rotatorio. |. Petición de información: Es el requerimiento que hace una persona natural ojurídica, pública o privada, Ministerio de Relaciones Exteriores y/o su FondoRotatorio, con el propósito de que se le brinde información y orientación relacionadacon los servicios, tramites, asuntos o información pública, clasificada y reservadaque sea de conocimiento o que tenga o haya tenido algún tipo de tratamiento porparte del Ministerio de Relaciones Exteriores y/o su Fondo Rotatorio.

m. Peticiones de miembros del Congreso de la República: Senado, Cámara deRepresentantes. Las peticiones formuladas por miembros del Congreso de laRepública corresponden a solicitudes presentadas por senadores o representantesa la Cámara en ejercicio de sus funciones constitucionales de control político,fiscalización y representación ante el Ministerio de Relaciones Exteriores y/o suFondo Rotatorio. Estas peticiones pueden referirse a la solicitud de información,copias de documentos, informes de gestión o actuaciones administrativas, entreotros, y deben ser atendidas de manera prioritaria por las entidades públicas,conforme a lo dispuesto en la Ley 5 de 1992. n. Petición de reclamación previa: Es el requerimiento que hace una personanatural o jurídica, pública o privada, al Ministerio de Relaciones Exteriores y/o suFondo Rotatorio para que adopten las medidas necesarias de protección de underecho o interés colectivo amenazado o violado. Esta petición implica que,ulteriormente, el Ministerio de Relaciones Exteriores y/o su Fondo Rotatoriopueden ser demandado demando ante la autoridad judicial.o. Petición en interés general. Son aquellas formuladas por una persona natural ojurídica, con el fin de que le sea prestado un bien o servicio que corresponda a lasfunciones del Ministerio de Relaciones Exteriores y/o su Fondo Rotatorio y subeneficio corresponde a las necesidades de la comunidad en general. Seji RESOLUCION NUMERO f d % | Y)f 8 pe O JUN 2025 Hoja número 6

Continuación de la resolución: “Por medio de la cual se reglamenta el trámite interno de las peticiones,quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y felicitaciones (PQRSDF) en el Ministerio de RelacionesExteriores y/o su Fondo Rotatorio”

fundamentan en la necesidad de protección de los bienes comunesy los interesesgenerales. p. Petición en interés particular. Son aquellas que las personas naturales ojurídicas formulan al Ministerio de Relaciones Exteriores y/o su Fondo Rotatoriobuscando una respuesta a una situación que solo le concierne o afecta a esa persona. q. Petición entre autoridades. Es la solicitud elevada por alguna entidad del Estadocolombiano ante el Ministerio de Relaciones Exteriores y/o su Fondo Rotatorio. r. Petición incompleta: Es la solicitud a la que le falta alguno de los requisitoscontenidos en el artículo 6 de la presente resolución y sin los cuales no puedeemitirse una respuesta de fondo al peticionario. En este evento se debe solicitarque se presenten los documentos o información faltante. s. Petición irrespetuosa: Es aquella en cuyo contenido se emplea lenguaje ofensivo,injurioso o calumnioso contra la entidad, sus servidores públicos o terceros,vulnerando el principio de respeto que debe orientar las relaciones entre losciudadanos y la administración pública. La calificación de irrespetuosa no podráfundarse en el contenido crítico de la petición, sino exclusivamente en el uso deexpresiones que constituyan ataques personales, descalificaciones infundadas omanifestaciones denigrantes. t Petición oscura: Se entiende como aquella solicitud cuyo contenido resultaininteligible, confuso o carente de la claridad mínima necesaria para determinar elobjeto de la petición, su finalidad o el trámite correspondiente, aun después dehaberse requerido al peticionario para que la aclare o complete en los términosestablecidos por la ley. La carente de la claridad impide que la administración puedaejercer de manera efectiva su deber de respuesta.

u. Petición preferente. Cuando sea presentada por un periodista para el ejerciciode su actividad o cuando sea presentada por un niño, niña o adolescente, infantes,mujeres gestantes, personas en situación de discapacidad, adultos mayores yveteranos de la fuerza pública o personas con especial protección constitucional.

1. Petición prioritaria. Son los requerimientos que involucran el reconocimiento deun derecho fundamental, o que manifiestan que está en peligro inminente la vida,salud o la integridad física, por lo que deben ser resueltas en el término más breveposible. El peticionario deberá probar sumariamente la titularidad del derecho y elriesgo del perjuicio invocado.

w. Petición reiterativa: Se considera como tal aquella que ha sido presentada por elmismo peticionario, sobre el mismo asunto, ante la misma entidad, sin que seaporten hechos nuevos o elementos adicionales que modifiquen sustancialmenteel análisis o la respuesta emitida previamente por la administración. La reiteraciónno constituye causal para negar el trámite, pero permite a la entidad remitir larespuesta inicial, indicando de manera razonada que no existen variaciones en losfundamentos fácticos o jurídicos.DE 20 JUN 2025 Hoja número 7RESOLUCIÓN NUMERO Continuación de la resolución: “Por medio de la cual se reglamenta el trámite interno de las peticiones,quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y felicitaciones (PQRSDF) en el Ministerio de RelacionesExteriores y/o su Fondo Rotatorio”

1. Petición verbal: Es la solicitud que presentan los ciudadanos vía telefónica, la cualdebe radicarse de manera inmediata. Si quien presenta una petición verbal pideconstancia de haberla presentado, el funcionario la expedirá en forma sucinta.

y. Silencio negativo. Situación administrativa que ocurre cuando han transcurridostres (3) meses contados a partir de la presentación de una petición sin que se hayanotificado decisión que la resuelva, caso en el cual se debe entender que larespuesta es negativa, de conformidad con el artículo 84 del Código deProcedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo z. Silencio positivo. Situación administrativa que ocurre cuando han transcurridostres (3) meses contados a partir de la presentación de una petición sin que se hayanotificado decisión que la resuelva, caso en el cual y solo en los casosexpresamente previstos en disposiciones legales especiales, debe entenderse quedecisión es positiva. aa.Solicitudes de organizaciones políticas que se declaren en oposición: Laspeticiones elevadas por organizaciones políticas declaradas en oposicióncorresponden a solicitudes presentadas por partidos o movimientos políticos quehan adoptado formalmente dicha condición conforme a lo establecido en el artículo6 de la Ley 1909 de 2018. Estas organizaciones tienen el derecho de requeririnformación, documentos, informes y demás actuaciones administrativas que lespermitan ejercer control político y garantizar el equilibrio democrático. Las entidadespúblicas están en la obligación de atender estas peticiones de manera oportuna,completa y con preferencia, conforme lo establece el principio de garantías para laoposición consagrado en la Constitución y en la normativa vigente.

Artículo 4. Criterio diferencial de accesibilidad. Para todos los casos en que unapersona desee interponer una petición, queja, reclamo, sugerencia, denuncia yfelicitación, el Ministerio de Relaciones Exteriores y/o su Fondo Rotatorio deberánfacilitar que las poblaciones específicas accedan a la información que particularmentelas afecte. A solicitud de las autoridades de las comunidades, el Ministerio deRelaciones Exteriores y/o su Fondo Rotatorio divulgarán la información pública endiversos idiomas y lenguas y elaborará formatos alternativos comprensibles para dichos grupos. Artículo 5. Procedencia de las peticiones: El Ministerio de Relaciones Exteriores y/osu Fondo Rotatorio tienen la obligación de dar curso a todas las peticiones, salvo aquellasirrespetuosas que deben ser rechazadas, de conformidad con el artículo 19 de la Ley 1437de 2011. Artículo 6. Contenido de las peticiones. Las comunicaciones que se presenten ante elMinisterio de Relaciones Exteriores y/o su Fondo Rotatorio en ejercicio del derechofundamental de petición deberán realizarse de manera respetuosa, so pena de rechazo.Toda petición deberá contener, como mínimo: a. Deben venir dirigidas al Ministerio de Relaciones Exterioresb. Nombres y apellidos completos y la identificación y forma de ubicación del peticionario(a través de datos tales como su dirección electrónica o física o de su número telefónicode contacto)c. El objeto de la petición.RESOLUCIÓN NUMERO i B sess DE _ Hoja número 8

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d. Las razones en las que fundamenta su petición.e. La relación de los documentos anexos que desee presentar para iniciar el trámite.f. La firma del peticionario cuando fuere el caso. Parágrafo 1. El Ministerio de Relaciones Exteriores y/o su Fondo Rotatorio tienen laobligación de examinar integralmente la petición, y en ningún caso la estimará incompletapor falta de requisitos o documentos que no se encuentren dentro del marco jurídicovigente, que no sean necesarios para resolverla o que se encuentren dentro de susarchivos. Tampoco podrá rechazar una petición por motivos de fundamentacióninadecuada. En estos casos, se informará al peticionario al momento de la radicación y sedejará constancia de los requisitos o documentos faltantes. CAPÍTULO II Radicación física y por medios virtuales y gestión de solicitudes Artículo 7. Radicación física y de servicio postal: La recepción y radicación de laspeticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias, felicitaciones se podrán realizar através de las ventanillas de correspondencia del Ministerio de Relaciones Exterioresubicadas en la Carrera 5 No. 9 — 03, dentro del horario de atención al público: Toda petición física que sea recibida por el Grupo de Correspondencia del Ministerio deRelaciones Exteriores y administrado a través del Sistema de Correspondencia Oficial oel aplicativo tecnológico que haga sus veces, deberá ser remitida al grupo interno detrabajo competente con copia al Centro Integral de Atención al Ciudadano — CIAC, áreaencargada del seguimiento a la gestión de la petición

Artículo 8. Radicación por medios virtuales, electrónicos y digitales: Todos loscanales de comunicaciones virtuales y digitales se encuentran a disposición todo el año,las 24 horas del día y permiten la interacción con usuarios tanto nacionales comoextranjeros. A dichos canales se puede acceder a través de la página web del Ministeriode Relaciones Exteriores y/o su Fondo Rotatorio en la sección "Contáctenos Cancillería"o a través del siguiente enlace: https://www.cancilleria.gov.co/help/contactusLas peticiones telefónicas y las presentadas por medios virtuales, electrónicos otecnológicos que sean recibidas por fuera del horario laboral serán radicadas el día hábilsiguiente, y se les dará el trámite correspondiente al tipo de requerimiento de que se trate,según lo establecido por la ley y el presente acto administrativoLos agentes/orientadores del Centro Integral de Atención al Ciudadano -CIAC recibirán,revisarán, registrarán, radicarán y distribuirán las comunicaciones de los ciudadanos porcualquiera de los canales dispuestos por la entidad para el servicio al ciudadano, salvoque se halla delegado la competencia para resolver al CIAC evento en el cual seránrespondidas por estos directamente Si la petición es recibida a través de correo electrónico institucional de un funcionario ogrupo de trabajo deberá ser reenviada inmediatamente en la fecha de recibo al áreacompetente para su respuesta con copia al Centro Integral de Atención al Ciudadano-CIAC, para su correspondiente radicación y seguimiento. En el evento que la solicitud0 20 JUN 2995aal DE Hoja número 9RESOLUCIÓN NUMERO

Continuación de la resolución: “Por medio de la cual se reglamenta el trámite interno de las peticiones,quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y felicitaciones (PQRSDF) en el Ministerio de RelacionesExteriores y/o su Fondo Rotatorio” este relacionada con asuntos judiciales deberán remitirlo al correo de notificacionesjudiciales dispuesto para tal fin. .

En el evento que la solicitud ingrese a través de correos electrónicos con dominio@cancilleria relativos a estados de trámites o actualizaciones de datos que seancompetencia del grupo de trabajo, Embajadas, Delegaciones Permanentes y Consulados,éstos deberán copiar la solicitud al Centro Integral de Atención al CiudadanoCIAC, parasu correspondiente radicación y seguimiento. Tratándose de peticiones recibidas a través de los perfiles oficiales del Ministerio deRelaciones Exteriores y/o su Fondo Rotatorio en redes sociales, el servidor público ocontratista encargado del manejo de estos servicios y/o trámites deberá remitir la petición,a más tardar al día siguiente de su recepción, al Centro Integral de Atención al Ciudadano— CIAC, para su radicación y trámite pertinente. Artículo 9. Atención prioritaria y preferente de peticiones. El Ministerio de RelacionesExteriores y/o su Fondo Rotatorio tramitaran con urgencias las peticiones prioritarias ypreferentes, situación que debe advertirse por los agentes/orientadores del Centro Integralde Atención al Ciudadano -CIAC al registrar y distribuir las comunicaciones de losciudadanos por cualquiera de los canales dispuestos por la entidad.

Artículo 10. Peticiones presentadas en una lengua nativa o un dialecto oficial deColombia. Cuando se reciban por cualquiera de los canales dispuestos por el Ministeriode Relaciones Exteriores y/o su Fondo Rotatorio peticiones, quejas, reclamos,sugerencias, denuncias y felicitaciones (PQRSDF), presentadas en una lengua nativa oun dialecto oficial de Colombia, acorde con lo establecido en la Ley 1381 de 2010 y elartículo 2.2.3.12.9 del Decreto 1166 de 2016, se deberá seguir las siguientes directrices: a. Recepción: En caso de ser una petición verbal, el Centro Integral de Atención alCiudadano — CIAC dejará constancia de la petición y adoptará las accionesnecesarias para grabar el derecho de petición en formato de audio a través de losmedios tecnológicos que disponga la Entidad, previa autorización del peticionario,o registrará el documento, si este es presentado en forma escrita. Seguidamente,(de ser posible) se le solicitará al ciudadano identificar la región de donde proviene,así como la lengua nativa que habla. Cuando la recepción de la petición verbal no la realice el Centro Integral de Atenciónal Ciudadano — CIAC, la dependencia receptora deberá seguir el procedimientomencionado anteriormente e informar y remitir de manera oportuna al CIAC para suradicación y gestión de interpretación. b. Radicación: Una vez grabada la petición verbal, o recibida la petición escrita, seráradicada por el Centro Integral de Atención al Ciudadano - CIAC, indicando que setrata de una petición en lengua nativa para su traducción.

c. Gestión de la interpretación: El Centro Integral de Atención al Ciudadano — CIACrevisará si entre la planta de personal del ministerio es posible gestionar latraducción, en caso contrario se tomarán las acciones pertinentes para lograr latraducción.om Y DE Hoja numero 10RESOLUCION NUMERO Continuación de la resolución: “Por medio de la cual se reglamenta el trámite interno de las peticiones,quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y felicitaciones (PQRSDF) en el Ministerio de RelacionesExteriores y/o su Fondo Rotatorio” d. Gestión de la respuesta: Realizada la interpretación de la petición, el CentroIntegral de Atención al Ciudadano — CIAC la transferirá a la dependenciacompetente para dar respuesta. Una vez elaborada la respuesta, se tomarán lasmedidas pertinentes para gestionar su traducción a la lengua nativacorrespondiente, y se tramitara su envió al peticionario, una vez se reciba latraducción de la respuesta. CAPÍTULO III Gestión de las solicitudes Artículo 11. Gestión de peticiones e inicio de términos de respuesta y tramite: Lostérminos de respuesta y gestiones a desplegar por parte del Centro Integral de Atenciónal Ciudadano — CIAC y grupos internos de trabajo competentes para la emisión de larespuesta ante cada pe