MINRELACIONES- Certificacion de estados financieros 1 de 2015

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Retroalimentación Normativa Ocultar anotaciones  Buscar  Índice  CERTIFICACION ESTADOS FINANCIEROS Dando cumplimiento a la Resolución 375 del día 17 de septiembre de 2007, por medio de la presente nos permitimos certificar que la información registrada en los Estados Financieros del Ministerio de Relaciones Exteriores con corte al 31 de diciembre de 2015, fue tomada fielmente de la contabilidad generada a través del Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF. Se expide en Bogotá, D.C., a los veintiséis días (26) de febrero de 2016. PATTI LONDOÑO JARAMILLO Viceministra de Relaciones Exteriores Encargada de las funciones del Despacho de la Ministra de Relaciones ExterioresJOSÉ HUMBERTO SOLANO SORIANO Contador Público T.P. 41603-T Formato No. 1

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

BALANCE GENERAL COMPARATIVO

A 31 DE DICIEMBRE DE 2015

(Cifras en Miles de Pesos)

FORMATO No. 2

MINSITERIO DE RELACIONES EXTERIORES

BALANCE GENERAL COMPARATIVO

A 31 DE DICIEMBRE DE 2015

(Cifras en miles de pesos)FORMATO No. 3

MINSITERIO DE RELACIONES EXTERIORES

ESTADO DE ACTIVIDAD ECONOMICA Y SOCIAL COMPARATIVO

A 31 DE DICIEMBRE DE 2015

(Cifras en miles de pesos)FORMATO No. 4

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONOMICA Y SOCIAL COMPARATIVO

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(Cifras en miles de pesos)FORMATO No. 5

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO

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(Cifras en miles de pesos)MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES NIT 899999042 9

NOTAS DE CARACTER GENERAL

AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015

D N1.1El Ministerio de Relaciones Exteriores fue creado por la ley 7 de 1886. El domicilio principal esla ciudad de Bogotá, D.C. La estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores está conformadapor: Despacho de la Ministra, Despacho de dos Viceministerios, Secretaría General, Direcciones,Oficinas Asesoras, Oficinas y Coordinaciones; y en el exterior se encuentran las Misionescolombianas acreditadas que comprenden Misiones Permanentes ante OrganismosInternacionales, Multilaterales y Regionales (Delegaciones), Embajadas y Consulados (a 31 dediciembre de 2015 se cuenta con 4 Delegaciones, 59 Embajadas y 73 Consulados). Al sectorRelaciones Exteriores pertenecen: el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores,Unidad Administrativa Especial del Orden Nacional, dotado de personería jurídica y patrimoniopropio, la administración está a cargo de este Ministerio; y la Unidad Administrativa Especial deMigración Colombia, con personería jurídica, autonomía administrativa, financiera y patrimonioindependiente. D N1.2 La misión del Ministerio de Relaciones Exteriores es promover los intereses nacionales medianteel fortalecimiento y diversificación geográfica y temática de la política exterior, priorizando lacooperación internacional y el desarrollo de las fronteras y fomentando los vínculos con loscolombianos en el exterior. D N2.1

D N2.1 El Ministerio de Relaciones Exteriores, respecto a su función económica dentro de las entidadesdel sector público, pertenece a las Entidades del Gobierno General. En el proceso de recolección,clasificación, identificación, reconocimiento, registro y elaboración de los Estados Financierosdel periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2015 se dio aplicación en sutotalidad al marco normafivo establecido por la Contaduría General de la Nación; así mismo, sedio aplicación a los parámetros establecidos en el Sistema Integrado de Información Financiera -SI IF Nación. D N2.2 El Ministerio de Relaciones Exteriores dio aplicación integral al Plan General de ContabilidadPública expedido por la Contaduría General de la Nación, para lo cual los registros se basaron enlos documentos soporte para cada uno de los hechos financieros, económicos, sociales yambientales. El Ministerio cuenta con las certifícaciones de calidad establecidas por las normasNTCGP 1000:2009 e NTC-ISO 9001:2008 del ICONTEC y recertificado en las mismas para elaño 2015. Por otra parte, este Ministerio dio cumplimiento al Plan de Mejoramiento suscrito conla Contraloría General de la República en cuanto a los hallazgos relacionados con los EstadosFinancieros correspondientes al año 2014. D N2.3

D N2.3 Se aplicaron las normas, conceptos y procedimientos establecidos por la Contaduría General de laNación. Los activos y pasivos se reconocen y valoran aplicando los criterios, conceptos y normasrelacionadas con el reconocimiento de provisiones y depreciaciones. Las cifras reveladas en losEstados Financieros fueron tomadas fielmente de la contabilidad y presentan la realidad de lasoperaciones del Ministerio. Así mismo, para el caso de las sentencias y conciliaciones la OficinaAsesora Jurídica interna de este Ministerio dio cumplimiento a los lineamientos establecidos enla Circular No. 23 de 2015, emitida por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.Dicha información fue suministrada mediante el memorando I-GALJI-16-001779 del 22 de enerode 2016, incorporándose en la contabilidad los valores ajustados conforme a las variaciones quese presentaron en comparación con los saldos a 30 de noviembre de 2015, impactando así demanera significativa los Estados Financieros. o N2.4Los libros oficiales se encuentran en el Sistema Integrado de Información Financiera - SIIFNación, único sistema válido por la Contaduría General de la Nación y el Ministerio de Hacienday Crédito Público, dando así cumplimiento a la política de cero papel. o N4.1

o N4.1 El Ministerio de Relaciones Exteriores efectúa el proceso presupuestal, contable y de pagaduría através del Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación, en el cual se realizan losregistros con base en los documentos que los soportan y del cual se toma la información comobase para la elaboración de los Estados Financieros. Los usuarios autorizados para ingresar alSIIF cuentan con los perfiles idóneos de acuerdo con la función asignada. Así mismo, así mismose cuenta como auxiliar con la herramienta informática SIAD, en la cual se procesa, tanto lorelacionado con nóminas y prestaciones sociales a cargo de la Dirección de Talento Humanocomo con el manejo de bienes muebles e inmuebles a cargo del Fondo Rotatorio de esteMinisterio, los cuales se incorporan en la contabilidad del Ministerio conforme a la certificaciónmensual que expide el Contador del Fondo Rotatorio de este Ministerio. De igual forma, laOficina Asesora Jurídica Interna cuenta con los formatos GJ-F0-12 y GJ FO-13, base sobre elcual se toma la información de los procesos litigiosos y las conciliaciones extrajudiciales. D N4.2 Dentro de la Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio se encuentra el Grupo Internode Trabajo Financiero, el cual está conformado por la Coordinadora, la funcionaria encargada delas operaciones presupuestales, el Contador y el Pagador, quienes tienen asignadas sus funciones.Igualmente, se cuenta con personal que apoya cada una de estas áreas, quienes cuentan con laidoneidad para el manejo del tema del área en la cual se desempeñan.

D N5.2Los otros gastos ordinarios corresponden al ajuste del menor valor causado por sentencias yconciliaciones pagadas, las cuales se tenían previamente provisionadas desde años anteriores.D N5.4 Durante el año 2015 el Ministerio de Relaciones Exteriores pagó sentencias y conciliacionesjudiciales y extrajudiciales. Así mismo, la variación significativa en las tasas de cambio de lasdiferentes divisas (dólar, euro, libra esterlina, franco suizo y yen japonés) impactósignificativamente los Estados Financieros, en especíal todo lo relacionado con salarios,prestaciones sociales y seguridad social, debido a la entrada en vigencia del nuevo régimensalarial y prestacional de los servidores públicos diplomáticos, consulares y administrativos paralos funcionarios que prestan sus servicios en el exterior, conforme al Decreto 2348 de 2014.

D N5.5N/A

D N5.6 El Ministerio de Relaciones Exteriores no realiza ningún tipo de adquisición de bienes, porcuanto estos los adquiere el Fondo Rotatorio de este Ministerio. Sin embargo, dado que quienutiliza los bienes es este Ministerio, se refleja en la contabilidad en propiedad planta y equipotodo lo relacionado con bienes de uso permanente sin contraprestación, conforme a lacertificación mensual que expide el Contador del Fondo Rotatorio de este Ministerio. Esimportante señalar que el Fondo Rotarorio de este Ministerio en el año 2015 compró sedes paralas Embajadas de San Salvador (El Salvador), San José (Costa Rica), Tegucigalpa (Honduras) yAsunción (Paraguay).

D N5.7N/A

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NOTAS DE CARACTER ESPECIFICO

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D1.1.10.051 Representa el saldo en la cuenta corriente número 0060622019 del Citíbank,por concepto de Gastos de Personal. Las cuentas bancarias que tiene elMinisterio de Relaciones Exteriores se encuentran debidamente conciliadas.130.730 D1.4.01.041 Representa el saldo por concepto de cobros coactivos por procesos queadelanta el Ministerio de Relaciones Exteriores contra funcionarios y exfuncionarios. Es importante indicar que durante el año 2015 no se presentóningúna actuación de prescripción de cobros por parte de la Oficina AsesoraJurídica Interna, ya que se cuenta con el respectivo estudio del estado decada uno de los cobros, según memorando l-GALJI 15-018289 del 25 demayo de 2015 y e-mail del 17 de febrero de 2016. En esta cuenta seencuentran registrados 7 cobros. 102.887 D 1.4.70.841 Representa el saldo por concepto del fallo de responsabilidad fiscal queprofirió en 1994 la Contraloría General de la República en contra de MaríaMercedes Nuñez de Méndez. Es importante indicar que el Ministerio deRelaciones Exteriores, mediante oficio S-GFN-105817 con radicado2015ER0110793 del 28 de octubre de 2015, solicité a la Dirección deJuicios Fiscales de dicha entidad información sobre el estado del proceso decobro, por cuanto es el ente que ejecuta el mismo, dando como respuestamediante comunicación 2015EE0141099 que el proceso continüa vigente. 9.311

9.311 D1.4.70.901 Se refleja en esta cuenta el saldo de los cobros coactivos que adelanta elMinisterio de Relaciones Exteriores contra funcionarios y ex funcionariospor mayores valores pagados. Si bien esta cuenta supera el 5% fijado por lanormatividad contable, como lo indica el Numeral 11 del Capítulo 11 delManual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, es precisoseñalar que esta situación no es recurrente. El día 16 de abril de 2014,mediante comunicación S-GFN-14-024536 este Ministerio solicitó a laContaduría General de la Nación la creación de un código contable en elgrupo 14, con el fin de registrar aquellos valores contenidos en esta cuenta;sin embargo, mediante comunicación CGN No. 20142000013551 del 21 demayo de 2014 la Contaduría General de la Nación manifestó laimposibilidad de crear el respectivo código contable, indicando para elloque los valores continuén registrandose en esta cuenta. Esta cuenta registrael cobro a 9 personas y los valores y derechos se encuentran vigentes

77.869conforme al estudio juridico adelantado por la Oficina Asesora Juridicainterna según memorando I-GALJI-15-018289 del 25 de mayo de 2015 y e-mail del del 17 de febrero de 2016. D 1.6.05.051 El saldo de terrenos corresponde a los bienes trasladados por concepto debienes de uso permanente sin contraprestación de propiedad del FondoRotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores y que están al servicio deeste Mínisterio, atendiendo ío señalado por las normas contables en especiala lo indicado en el Parágrafo 25 del Capítulo III del Título II del Manual deProcedimientos del Régimen de Contabilidad Pública y a los conceptosNos. 20104 142452 del 30 de abril de 2010, 20105 143127 del 14 de mayode 2010, 20109 146887 del 28 de septiembre de 2010 y 20117 155950 del 8de septiembre de 2011 de la Contaduría General de la Nación. Así mismo,fueron conciliados los saldos con las áreas de contabilidad y almacén delFondo Rotatorio, con el fin de garantizar la razonabilidad de los estadosfinancieros del Minsiterio, conforme a la certificación que expide elContador del Fondo Rotatorio de este Ministerio y al reporte de almacén. 4.186.566 D

4.186.566 D 1.6.40.281 El saldo de edificaciones corresponde a los bienes trasladados por conceptode bienes de uso permanente sin contraprestación de propíedad del FondoRotatorio del Mínisterio de Relaciones Exteriores y de aquellos que le hansido entregados en comodato y que están ar servicio de este Ministerio,atendiendo lo señalado por las normas contables en especial a lo indicado enel Parágrafo 25 deI Capitulo ill del Titulo II del Manual de Procedimientosdel Régimen de Contabilidad Pública y a los conceptos Nos. 20104 142452del 30 de abril de 2010, 20105 143127 del 14 de mayo de 2010, 20109146887 del 28 de septiembre de 2010 y 20117 155950 del 8 de septiembrede 2011 de la Contaduría General de la Nación. Así mismo fueronconciliados los saldos con las áreas de contabilidad y almacén del FondoRotatorio, con el fin de garantizar la razonabilidad de los EstadosFinancieros del Mínisterio, conforme a la certificación que expide elContador del Fondo Rotatorio de este Ministerio y al reporte de almacén. 123.397.119 D

123.397.119 D 1.6.55.251 El saldo de maquinaria y equipo corresponde a los bienes trasladados porconcepto de bienes de uso permanente sin contraprestación de propiedad delFondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores y que están alservicio de este Ministerio, atendiendo lo señalado por las normas contablesen especial a lo indicado en el Parágrafo 25 del Capítulo Ill del Título II delManual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública y a losconceptos Nos. 20104 142452 del 30 de abril de 2010, 20105 143127 del 14de mayo de 2010, 20109 146887 del 28 de septiembre de 2010 y 20117155950 del 8 de septiembre de 2011 de la Contaduría General de la Nación.Así mismo, fueron conciliados los saldos con las áreas de contabilidad yalmacén del Fondo Rotatorio, con el fin de garantizar la razonabilidad delos Estados Financieros del Ministerio, conforme a la certificación queexpide el Contador del Fondo Rotatorio de este Ministerio y al reporte dealmacén. 972.662 D

972.662 D 1.6.60.11 1 El saldo de equipo médico y científico corresponde a los bienes trasladadospor concepto de bienes de uso permanente sin contraprestación depropiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores yque están al servicio de este Ministerio, atendiendo lo señalado por lasnormas contables en especial a lo indicado en el Parágrafo 25 del CapítuloIII del Título II del Manual de Procedimientos del Régimen de ContabilidadPública y a los conceptos Nos. 20104 142452 del 30 de abril de 2010,20105 143127 del 14 de mayo de 2010, 20109 146887 del 28 de septiembrede 2010 y 20117 155950 del 8 de septiembre de 2011 de la ContaduríaGeneral de la Nación. Así mismo, fueron conciliados los saldos con lasáreas de contabilidad y almacén del Fondo Rotatorio, con el fin degarantizar la razonabilidad de los Estados Financieros del Ministerio,conforme a la certificación que expide el Contador del Fondo Rotatorio deeste Ministerio y al reporte de almacén. 7.486D

7.486D 1.6.65.051 El saldo de muebles, enseres y equipo de oficina corresponde a los bienestrasladados por concepto de bienes de uso permanente sin contraprestaciónde propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores yque están al servicio de este Ministerio, atendiendo lo señalado por lasnormas contables en especial a lo indicado en el Parágrafo 25 del CapítuloIII del Título II del Manual de Procedimientos del Régimen de ContabilidadPública y a los conceptos Nos. 20104 142452 del 30 de abril de 2010,20105 143127 del 14 de mayo de 2010, 20109 146887 del 28 de septiembrede 2010 y 20117 155950 del 8 de septiembre de 2011 de la ContaduríaGeneral de la Nación. Así mismo, fueron conciliados los saldos con lasáreas de contabilidad y almacén del Fondo Rotatorio, con el fin degarantizar la razonabilidad de los Estados Financieros del Ministerio,conforme a la certificación que expide el Contador del Fondo Rotatorio deeste Ministerio y al reporte de almacén. 24.531.116 D

24.531.116 D 1.6.70.071 El saldo de equipo de comunicación y computación corresponde a losbienes trasladados por concepto de bienes de uso permanente sincontraprestación de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio deRelaciones Exteriores y de aquellos que le han sido entregados en comodatoy que están al servicio de este Ministerio, atendiendo lo señalado por lasnormas contables en especial a lo indicado en el Parágrafo 25 del CapítuloIII del Título II del Manual de Procedimientos del Régimen de ContabilidadPública y a los conceptos Nos. 20104 142452 del 30 de abril de 2010,20105 143127 del 14 de mayo de 2010, 20109 146887 del 28 de septiembrede 2010 y 20117 155950 del 8 de septiembre de 2011 de la ContaduríaGeneral de la Nación. Así mismo, fueron conciliados los saldos con lasáreas de contabilidad y almacén del Fondo Rotatorio, con el fin degarantizar la razonabilidad de los Estados Financieros del Ministerio,conforme a la certificación que expide el Contador del Fondo Rotatorio deeste Ministerio y al reporte de almacén. 31.171.380 D

31.171.380 D 1.6.75.081 El saldo de equipo de transporte, tracción y elevación corresponde a losbienes trasladados por concepto de bienes de uso permanente sincontraprestacion de propiedad det Fondo Rotatorio del Ministerio deRelaciones Exteriores y de aquellos que le han sido entregados en comodatoy que están al servicio de este Ministerio, atendiendo lo señalado por lasnormas contables en especial a lo indicado en el Parágrafo 25 del CapítuloIII del Título II del Manual de Procedimientos del Régimen de ContabilidadPública y a los conceptos Nos. 20104 142452 del 30 de abril de 2010,20105 143127 del 14 de mayo de 2010, 20109 146887 del 28 de septiembrede 2010 y 20117 155950 del 8 de septiembre de 2011 de la ContaduríaGeneral de la Nación. Así mismo, fueron conciliados los saldos con lasáreas de contabilidad y almacén del Fondo Rotatorio, con el fin degarantizar la razonabilidad de los Estados Financieros del Ministerio,conforme a la certificación que expide el Contador del Fondo Rotatorio deeste Ministerio y al reporte de almacén. 14.119.418 D

14.119.418 D 1.6.80.061 El saldo de equipo de comedor, cocina, despensa y hotelería corresponde alos bienes trasladados por concepto de bienes de uso permanente sincontraprestación de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio deRelaciones Exteriores y que están al servicio de este Ministerio, atendiendolo señalado por las normas contables en especial a lo indicado en elParágrafo 25 del Capítulo III del Título II del Manual de Procedimientos delRégimen de Contabilidad Pública y a los conceptos Nos. 20104 142452 del30 de abril de 2010, 20105 143127 del 14 de mayo de 2010, 20109 146887del 28 de septiembre de 2010 y 20117 155950 del 8 de septiembre de 2011de la Contaduría General de la Nación. Así mismo, fueron conciliados lossaldos con las áreas de contabilidad y almacén del Fondo Rotatorio, con elfin de garantizar la razonabilidad de los Estados Financieros del Ministerio,conforme a la certificación que expide el Contador del Fondo Rotatorio deeste Ministerio y al reporte de almacén. 2.957.617D

2.957.617D 1.9.99.521 El saldo corresponde a la valorización de terrenos, tanto del ámbito nacionalcomo internacional, trasladados por concepto de bienes de uso permanentesin contraprestación de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio deRelaciones, de conformidad con lo establecido en el Parágrafo 25 delCapítulo III del Título II del Manual de Procedimientos del Régimen deContabilidad Pública y a los conceptos Nos. 20104 142452 del 30 de abrilde 2010, 20105 143127 del 14 de mayo de 2010, 20109 146887 del 28 deseptiembre de 2010 y 20117 155950 del 8 de septiembre de 2011 de laContaduría General de la Nación. Es importante señalar que todos losbienes fueron valorizados a 31 de diciembre de 2015 y se concíliaron lossaldos conforme a la certificación expidida por el Contador del FondoRotatorio de este Ministerio. 647.518.891 D1.9.99.621 El saldo corresponde a la valorización de edificaciones, tanto del ámbitonacional como internacional, trasladados por concepto de bienes de usopermanente sin contraprestación de propiedad del Fondo Rotatorio delMinisterio de Relaclones, de conformidad con lo establecido en el Parágrafo25 del Capítulo III del Título II del Manual de Procedimientos del Régimende Contabilidad Pública y a los conceptos Nos. 20104 142452 del 30 deabril de 2010, 20105 143127 del 14 de mayo de 2010, 20109 146887 del 28de septiembre de 2010 y 20117 155950 del 8 de septiembre de 2011 de laContaduría General de la Nación. Es importante señalar que todos losbienes fueron valorizados a 31 de diciembre de 2015 y se conciliaron lossaldos conforme a la certificación expidida por el Contador del FondoRotatorio de este Ministerio. 628.517.497

628.517.497 D1.9.99.661 El saldo corresponde a la valorización de la maquinaria y equipo, tanto delámbito nacional como internacional, trasladados por concepto de bienes deuso permanente sin contraprestación de propiedad del Fondo Rotatorio delMinisterio de Relaciones, de conformidad con lo establecido en el Parágrafo25 del Capítulo III del Título II del Manual de Procedimientos del Régimende Contabilidad Pública y a los conceptos Nos. 20104 142452 del 30 deabril de 2010, 20105 143127 del 14 de mayo de 2010, 20109 146887 del 28de septiembre de 2010 y 20117 155950 del 8 de septiembre de 2011 de laContaduría General de la Nación. Es importante señalar que todos losbienes fueron valorizados a 31 de diciembre de 2015 y se conciliaron lossaldos conforme a ia certificación expidida por el Contador del FondoRotatorio de este Ministerio. 21.140 D1.9.99.681

21.140 D1.9.99.681 El saldo corresponde a la valorización de muebles, enseres y equipo deoficina, tanto del ámbito nacional como internacinal, trasladados porconcepto de bienes de uso permanente sin contraprestación de propiedad delFondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones, de conformidad con loestablecido en el Parágrafo 25 del Capítulo Ill del Título II del Manual deProcedimientos del Régimen de Contabilidad Pública y a los conceptosNos. 20104 142452 del 30 de abril de 2010, 20105 143127 del 14 de mayode 2010, 20109 146887 del 28 de septiembre de 2010 y 20117 155950 del 8de septiembre de 2011 de la Contaduría General de la Nación. Esimportante señalar que todos los bienes fueron valorizados a 31 dediciembre de 2015 y se conciliaron los saldos conforme a la certificaciónexpidida por el Contador del Fondo Rotatorio de este Ministerio. 11.406 D1.9.99.691 El saldo corresponde a la valorización de equipos de comunicación ycomputación, tanto del ambito nacional como internacional, trasladados porconcepto de bienes de uso permanente sin contraprestación de propiedad delFondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones, de conformidad con loestablecido en el Parágrafo 25 del Capítulo III del Título II del Manual deProcedimientos del Régimen de Contabilidad Pública y a los conceptosNos. 20104 142452 del 30 de abril de 2010, 20105 143127 del 14 de mayode 2010, 20109 146887 del 28 de septiembre de 2010 y 20117 155950 del 8de septiembre de 2011 de la Contaduría General de la Nación. Esimportante señalar que todos los bienes fueron valorizados a 31 de

34.134diciembre de 2015 y se conciliaron los saldos conforme a la certificaciónexpedida por el Contador del Fondo Rotatorio de este Ministerio. Ir al inicio Logo de Avance Jurídico Compilación Jurídica de la Cancillería

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