MINRELACIONES - Circular 1 de 2024

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Retroalimentación Normativa Ocultar anotaciones  Buscar  Índice  CIRCULAR 1 DE 2024 (enero 3) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Bogotá D.C.,

PARA: EMBAJADAS Y DELEGACIONES EN EL EXTERIOR DE: JOSÉ ANTONIO SALAZAR RAMÍREZ ASUNTO: Compromisos de las Embajadas y Delegaciones con la gestión documental vigencia 2024De conformidad con lo establecido en la Ley General de Archivos 594 de 2000, a continuación, se imparten las instrucciones y lineamientos a seguir en el cumplimiento de los compromisos con la gestión documental tales

como:

1. Capacitación en gestión documental y administración de archivos.

2. Aplicación de la Tabla de Retención Documental en cuanto a la eliminación y conservación total de documentos, actividades tendientes a la descongestión y protección de los archivos.

3. Actualización del inventario documental de los archivos de gestión.

Adjunto a esta se encuentra el cronograma que contiene la fecha límite en la que consulado deberá cumplir con los compromisos aquí indicados.

1. CAPACITACIÓN EN GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS.

Las capacitaciones en Gestión Documental y Administración de Archivos están dirigidas a los funcionarios, contratistas, pasantes y personal local y demás personas que presten sus servicios para el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, y que cuenten con usuario Cancillería. Estas serán impartidas a través de la Plataforma de Formación Virtual; como parte del Plan institucional de Capacitación - PIC, para la presente vigencia. Se debe realizar el módulo 2 y enviar el certificado al buzón Rubiela.Vergara@cancilleria.gov.co. Es de aclarar que el examen de este módulo cambió. Por lo tanto, es necesario que se desarrolle para la vigencia 2024. Adicionalmente, para las personas que ya hayan realizado los módulos 3 al 10, se solicita descargar y enviar los certificados de participación y aprobación. Es de mencionar que, para desarrollar los módulos es posible ingresar a la plataforma a partir del 01 de enero de 2024 y máximo hasta la fecha límite indicada en el cronograma. Se anexa a esta circular, el instructivo que contiene las indicaciones para ingresar a la plataforma y desarrollar los módulos. Cualquier inquietud relacionada con temas de capacitación, puede contactar a través de Teams a la funcionaria Natalia.Munoz@canciileria.gov.co, Ext. 7721

2. APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 2.1. Documentos para eliminación en los archivos de gestión.

Según lo indicado en las Tablas de Retención Documental de las Embajadas y las Delegaciones, de acuerdo con los tiempos de retención que deben cumplir los documentos en el archivo de gestión y teniendo en cuenta que su trámite haya culminado, se debe realizar eliminación de los documentos que conforman las siguientes series y/o subseries, de acuerdo con los años que a continuación se relacionan: Código Series ysubseries paraeliminar Nombre de Series ysubseries paraeliminar TRD 2014 TRD 2022 - - Años: Vigentes, publicadas en la página webde la entidad. - - Embajadas Delegaciones

N. A Actas de eliminaciónde documentos Enviar a través de la valijaanualmente. Los originales de estos documentosdebieron ser enviados al momento deltrámite para archivar en el Grupointerno de Trabajo de Archivo, por talmotivo, a partir de 2018 no seencuentran en la TRD y serecomienda no conservar copias, eldocumento en PDF debe cargarse enel enlace de SharePoint de laEmbajada o Delegación dentro de lacarpeta DESCONGESTIÓN DEARCHIVOS. 408.1.143 Actas de recibo yentrega de bienesEliminar hasta el 2013 Los originales de estos documentosdebieron ser enviados al momento deltrámite para archivar en el GrupoInterno de Trabajo de Almacén, portal motivo, a partir de 2018 no seencuentran en la TRD y serecomienda no conservar copias. 34.263 Informes deLegalización deNomina

Los acuses de sueldo firmadosdeben digitalizarse y cargarse enel SISE Los documentos físicos firmados, deacuerdo con la TRD se debenconservar en el archivo de gestióndurante 100 años que serán contados apartir de la firma de este, para suposterior eliminación. 408.137 Contratos Eliminar hasta el año 2003A partir de la TRD del 2018, loscontratos se denominan 22.90Contratos de las Embajadas y 22.91Contratos de las Delegaciones y en laTRD 2022, se ajustó para que estossean conservados por 20 años en elarchivo de gestión para su posterioreliminación. 22.741 Contratos dePersonal Local N.A Los documentos físicos debendigitalizarse, cargarse en el aplicativoSINPLE. De acuerdo con la TRD losdocumentos físicos se debenconservar durante 100 años que seráncontados a partir de la terminación delcontrato, para su posterioreliminación. 34.392 Informes Temáticosde las Misiones en elExterior Eliminar hasta el año 2018Los documentos deben conservarse enel archivo de gestión por cinco años,contados a partir del cierre a el tema,cuando se procederá con laeliminación. 408.546 Escrituras inmueblesN/A N/A En la Tabla deRetenciónDocumental de 2014,esta serie documentalse encontraba paraconservación total,teniendo en cuentaque los originales seencuentran en laDirecciónAdministrativa yFinanciera, esposible realizar laeliminación de estosdocumentos siemprey cuando lapropiedad ya hayasido vendida, de noser así se puedeconservar las copiasde las escrituras,identificadas comodocumentos deapoyo.

408.565 Hojas de vida devehículo N/A N/A En la Tabla deRetenciónDocumental de 2014,esta serie documentalse encontraba paraconservación total.Es posible realizar laeliminación de estosdocumentos confecha de 2017 haciaatrás, siempre ycuando el vehículoya haya sido vendidoo en caso desiniestro.Losdocumentos del año2018 en adelante sedeben archivar en lasubserie 31.154Historiales deVehículos. 22.741 Contratos dePersonal Local N/A N/A Los documentos quepertenecen a estasubserie documentaldeben organizarsesegún lo establecidoen la Circular C-DSG-CNM-20-000095Digitalizacióndocumentoscontratos laboraleslocales, losdocumentos en papelse deben conservaren carpetasindependientes porlocal por 100 añoscomo se indica en laTabla de RetenciónDocumental. Es importante tener en cuenta que en caso de que aún se encuentren documentos con fechas de 2017 hacia atrás, estos deberán registrarse en el Formato GD-FO-026, para su respectiva eliminación tales como: (Actas de asunción de funciones, Cartas rogatorias, Documentos relacionados con la Organización de Cooperación de Desarrollo Económico OCDE, Negociación de convenciones y declaraciones, Presupuesto, Candidaturas, Cuotas, Reuniones: Temas de agenda y de actividades de) organismo, Organización de las Naciones Unidas ONU, Secretaría General de la Organización de las Naciones Unidas ONU, Delegaciones y misiones acreditadas en el País sede).Es importante tener en cuenta que, los documentos generados hasta el 31 de diciembre de 2017 deben ser clasificados, conservados o eliminados atendiendo los criterios establecidos en la Tabla de Retención

Documental, aprobada mediante acta del 24 de septiembre de 2014. A su vez, los documentos a partir del 1 de enero de 2018 deberán ser clasificados y conservados por el tiempo de retención establecido hasta su disposición final, según lo estipulado en Tabla de Retención Documental vigente, publicada en: https://www.cancilleria.gov.co/ministry/strategy/document_manaqement/documentary_withholding_tables En cuanto al proceso de eliminación, los documentos seleccionados de acuerdo con la Tabla de Retención Documental, incluyendo los de apoyo se deberán: a) Registrar en el Formato GD-FO-026 Acta de Eliminación Documental; el cual debe ser descargado del Sistema Integrado de Gestión en su última versión. b) Enviar para revisión y aprobación al Grupo Interno de Trabajo de Archivo al buzón fanny.torres@cancilleria.gov.co. c) Proceder con las firmas del acta por parte del (la) Embajador(a) y los dos testigos. d) Enviar el acta firmada en formato PDF desde el correo electrónico del (la) Embajador (a) al Grupo de Archivo al buzón fanny.torres@cancilleria.gov.co. e) Proceder con la eliminación de los documentos, mediante la técnica de picado manual o con maquina picadora, teniendo especial cuidado con no dejar visibles los datos personales. 2.2. Documentos para conservación permanente en los archivos de gestión de Embajadas y Delegaciones: Para los documentos generados a través de aplicativos y que son de conservación total, no es necesario conservar copias físicas, ni realizar impresiones. Lo anterior, con el ánimo de contribuir a la Política de Cero Papel en la

Cancillería. Adicionalmente, atender a lo indicado en el Manual de Archivo CD-MA-003 en cuanto a los Lineamientos la Administración de Documentos Electrónicos. Código Seriesy subseriespara conservar Series y subseries paraconservar TRD 2014 TRD 2020

Conservación total en: Vigentes, publicadas en la páginaweb de la entidad.

Embajadas Delegaciones 408.750 Consecutivo Conservación total (permanente)Cambió la denominación por21.39 Consecutivo deCorrespondencia Enviada,cambió el tiempo de retención vprocedimiento, por favorrevisarla y dar cumplimiento a loestablecido en la misma, para losdocumentos generados a partirdel 1 de enero de 2018.

3. ACTUALIZACIÓN DEL INVENTARIO DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Es obligación de las entidades de la administración Pública, elaborar inventarios de documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, (Artículo 26, Ley 594 de 2000. Por lo anterior, se debe mantener actualizado en el Formato Único de Inventario Documental GD-FO-008 versión 8, en Excel y cargado en el sitio Share Pointcorrespondiente a la Embajada o Delegación, registrando el total de las carpetas físicas y electrónicas que conforman el archivo de gestión, incluyendo los documentos de apoyo, atendiendo las instrucciones para su diligenciamiento.

Tenga en cuenta que: - Los documentos que corresponden a los soportes de cuentas y gastos de acuerdo con lo establecido en la Resolución 1134 de febrero de 2022, capitulo IV artículos 31 y 35, se deben conservar originales en soporte

papel y no enviar a través de la valija diplomática. - La documentación física y/o electrónica que se genera en el día a día debe estar clasificada y archivada de acuerdo con la Tabla de Retención Documental y atendiendo a los lineamientos de organización de los documentos electrónicos, indicados en el Manual de Archivo GD-MA-003. - No es necesario enviar al Grupo Interno de Trabajo de Archivo ningún documento físico, fotocopias o documentos que se encuentren digitalizados y cargados en aplicativos, (SITAC, SISE, SIMPLE, Apostilla entre otros). - Los documentos que no se encuentren clasificados en las series documentales de la Tabla de Retención Documental, se consideran documentos de apoyo y en ninguna circunstancia deberán ser enviados en físico a través de la valija. - Finalmente, si no se da cumplimiento a lo indicado en esta circular, de acuerdo con el cronograma; se realizará un primer requerimiento por correo electrónico, un segundo requerimiento a los treinta (30) días calendario y un tercer requerimiento a los treinta (30) días calendario del segundo, este último con copia a la Oficina de Control interno Disciplinario. El Grupo interno de Trabajo de Archivo prestará la orientación que se requiera a través del correo electrónico y chat de TEAMS, así: - Para temas de descongestión e inventario documental apoyarse con la funcionaría Fanny Margoth Torres Baquero Fanny.Torres@cancilleria.qov.co - Para temas de capacitación apoyarse con la funcionaria Natalia Muñoz Gómez Natalia.Munoz@cancilleria.qov.co Cordialmente,

JOSÉ ANTONIO SALAZAR RAMÍREZ

Secretario General

CRONOGRAMA EMBAJADAS Y DELEGACIONES

CONPROMISOS CON LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN PLANTA EXTERNA

Vigencia 2024 ITEM EMBAJADA Y DELEGACION FECHAINICIAL FECHAFINAL - PRIMER TRIMESTRE 2024 - - 1 ABUDABI - EMIRATOS ARABES UNIDOS 9/01/2024 22/03/2024 2 ACRA - REPUBLICA DE GHANA 9/01/2024 22/03/2024 3 ANKARA - REPUBLICA DE TURQUIA 9/01/2024 22/03/20244 ARGELIA - REPUBLICA ARGELINA DEMOCRATICA YPOPULAR 9/01/2024 22/03/2024 5 ASUNCION - REPUBLICA DEL PARAGUAY 9/01/2024 22/03/2024 6 BAKU - REPUBLICA DE AZERBAIYAN 9/01/2024 22/03/2024 7 BANGKOG - REINO DE TAILANDIA 9/01/2024 22/03/2024 8 BEIJING - REPUBLICA POPULAR CHINA 9/01/2024 22/03/2024 9 BEIRUT - REPUBLICA DEL LIBANO 9/01/2024 22/03/2024 10 BERLIN - REPUBLICA FEDERAL DE ALEMANIA 9/01/2024 22/03/2024 11 BERNA - CONFEDERACION SUIZA 9/01/2024 22/03/2024 12 BRASILIA - REPUBLICA FEDERATIVA DEL BRASIL 9/01/2024 22/03/2024 13 BRUSELAS - REINO DE BELGICA 9/01/2024 22/03/2024

14 BUDAPEST-HUNGRIA 9/01/2024 22/03/2024 15 BUENOS AÍRES - REPUBLICA ARGENTINA 9/01/2024 22/03/2024 16 CAMBERRA - MANCOMUNIDAD DE AUSTRALIA 9/01/2024 22/03/2024 17 CARACAS - REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA 9/01/2024 22/03/2024 18 COPENHAGUE - REINO DE DINAMARCA 9/01/2024 22/03/2024 19 DUBLÍN - REPUBLICA DE IRLANDA 9/01/2024 22/03/2024 20 EL CAIRO - REPUBLICA ARABE DE EGIPTO 9/01/2024 22/03/2024 21 ESTOCOLMO - REINO DE SUECIA 9/01/2024 22/03/2024 22 MISION PERMANENTE DE COLOMBIA ANTE LAORGANIZACIÓN DE NACIONES UNIDAS - ONU CON SEDE ENNUEVA YORK - ESTADOS UNIDOS DE AMERICA 9/01/2024 22/03/2024 23 MISION PERMANENTE DE COLOMBIA OCDE PARIS 9/01/2024 22/03/2024 - SEGUNDO TRIMESTRE 2024 - - 24 GUATEMALA - REPUBLICA DE GUATEMALA 1/04/2024 21/06/2024 25 HANOI - REPUBLICA SOCIALISTA DE VIETNAM 1/04/2024 21/06/2024 26 HELSINKI - HELSINKIREPUBLICA DE FINLANDIA 1/04/2024 21/06/2024

27 KINGSTON-JAMAICA 1/04/2024 21/06/2024 28 KUALALUMPUR-MALASIA 1/04/2024 21/06/2024 29 LA HABANA - REPUBLICA DE CUBA 1/04/2024 21/06/2024 30 LA HAYA - REINO DE LOS PAISES BAJOS 1/04/2024 21/06/2024 31 LA PAZ - ESTADO PLURINACIONAL DE BOLIVIA 1/04/2024 21/06/2024 32 LIMA-REPUBLICA DEL PERU 1/04/2024 21/06/2024 33 LISBOA - REPUBLICA PORTUGUESA 1/04/2024 21/06/2024 34 LONDRES - REINO UNIDO DE GRAN BRETAÑA E IRLANDADEL NORTE 1/04/2024 21/06/2024 35 MADRID-REINO DE ESPAÑA 1/04/2024 21/06/2024 36 MANAGUA - REPUBLICA DE NICARAGUA 1/04/2024 21/06/2024 37 MANILA - REPUBLICA DE FILIPINAS 1/04/2024 21/06/2024 38 MEXICO - ESTADOS UNIDOS MEXICANOS 1/04/2024 21/06/2024 39 MONTEVIDEO - REPUBLICA ORIENTAL DEL URUGUAY 1/04/2024 21/06/2024 40 MOSCU - FEDERACION DE RUSIA 1/04/2024 21/06/2024

41 NAIROBI - REPUBLICA DE KENIA 1/04/2024 21/06/2024 42 NUEVA DELHI - REPUBLICA DE LA INDIA 1/04/2024 21/06/2024 43 OSLO-REINO DE NORUEGA 1/04/2024 21/06/202444 OTTAWA-CANADA 1/04/2024 21/06/2024 45 MISION PERMANENTE DE COLOMBIA ANTE LAORGANIZACIÓN DE ESTADOS AMERICANOS - OEA CON SEDEEN WASHIGTON - ESTADOS UNIDOS DE AMERICA 1/04/2024 21/06/2024 46 MISION PERMANENTE DE COLOMBIA ANTE LAORGANIZACIÓN DE NACIONES UNIDAS - ONU CON SEDE ENGINEBRA - CONFEDERACION SUIZA 1/04/2024 21/06/2024 - TERCER TRIMESTRE 2024 - - 47 PANAMA - REPUBLICA DE PANAMA 1/07/2024 20/09/2024 48 PARIS - REPUBLICA FRANCESA 1/07/2024 20/09/2024 49 PRETORIA - REPUBLICA DE SUDAFRICA 1/07/2024 20/09/2024 50 PUERTO ESPAÑA - REPUBLICA DE TRINIDAD Y TOBAGO 1/07/2024 20/09/2024 51 QUITO - REPUBLICA DEL ECUADOR 1/07/2024 20/09/2024 52 RABAT - REINO DE MARRUECOS 1/07/2024 20/09/2024 53 ROMA - REPUBLICA ITALIANA 1/07/2024 20/09/2024

54 SAN JOSE - REPUBLICA DE COSTA RICA 1/07/2024 20/09/2024

55 SAN SALVADOR - REPUBLICA DE EL SALVADOR 1/07/2024 20/09/2024 56 SANTIAGO DE CHILE - REPUBLICA DE CHILE 1/07/2024 20/09/2024 57 SANTO DOMINGO - REPUBLICA DOMINICANA 1/07/2024 20/09/2024 58 SEUL - REPUBLICA DE COREA 1/07/2024 20/09/2024 59 SINGAPUR - REPUBLICA DE SINGAPUR 1/07/2024 20/09/2024 60 TEGUCIGALPA - REPUBLICA DE HONDURAS 1/07/2024 20/09/2024 61 TEL AVIV - ESTADO DE ISRAEL 1/07/2024 20/09/2024 62 TOKIO-ESTADO DEL JAPON 1/07/2024 20/09/2024 63 VARSOVIA - REPUBLICA DE POLONIA 1/07/2024 20/09/2024 64 VATICANO-SANTA SEDE 1/07/2024 20/09/2024 65 VIENA - REPUBLICA DE AUSTRIA 1/07/2024 20/09/2024 66 WASHINGTON - ESTADOS UNIDOS DE AMERICA 1/07/2024 20/09/2024 67 YAKARTA - REPUBLICA DE INDONESIA 1/07/2024 20/09/2024 68 SU UBICACIÓN ES EN LA ONU SUIZA - PERO REPRESENTA ACOLOMBIA ANTE LA OMC 1/07/2024 20/09/2024

69 MISION PERMANENTE DE COLOMBIA ANTE LA UNESCO CONSEDE EN PARIS - REPUBLICA FRANCESA 1/07/2024 20/09/2024

INSTRUCTIVO PARA APLICACIÓN DE LOS MÓDULOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS EN E-LEARNING Grupo Interno de Trabajo de Archivo Recuerde que como parte del Plan Institucional de Capacitación - PIC se debe continuar con las capacitaciones en Gestión Documental y Administración de Archivos Las cuales están dirigidas a los funcionarios, contratistas, pasantes, judicantes y demás personas que presten sus servicios para el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, y que cuenten con usuario Cancillería, tanto en la planta interna como en la planta externa, a través de la Plataforma de Formación Virtual E-learning. Se puede ejecutar en cualquier navegador, sin embargo, se recomienda descargar “Google Chrome” para una mejor visualización del curso en el botón respectivo.El módulo 1 deberá ser desarrollado por las personas de planta interna y el módulo 2 por las personas de planta externa. Es de aclarar que el examen de este módulo cambió. Por lo tanto, es necesario que se desarrolle para la vigencia 2024. Adicionalmente, para las personas que hayan realizado los módulos 3 al 10, se solicita descargar y enviar los certificados de participación y aprobación. A continuación, se remiten las instrucciones para ingresar a la plataforma:

1. Seleccionar en enlaces rápidos la opción que dice “CENTRO DE FORMACIÓN VIRTUAL”

2. Para ingresar a la intranet, debe estar registrado con su usuario y contraseña

3. Seleccionar el botón “Plataforma E-learning”.4. Seleccionar en credenciales la que indica Autenticación de Windows

5. Seleccione “Cursos Funcionarios6. En los cuadros de colores en la parte superior de derecha de la pantalla seleccionar el Curso “Gestión

Documental Administración de Archivos”:

7. Seleccionar los módulos correspondientes a planta externa o interna según sea el caso:8. Para continuar debe dar clic en el centro de la pantalla para dar inicio al módulo:

9. Una vez inicie el interactivo debe dar clic en las flechas señaladas en cada pantalla para avanzar en el módulo:10. En el recuadro que se encuentra a la izquierda, se evidencia el progreso que se tiene con el módulo realizado.

11. Tenga en cuenta que algunas diapositivas presentan instrucciones específicas como las señaladas en la parte central o final, para mostrar algunos contenidos:12. A continuación, la última pantalla que se presenta al finalizar el contenido del módulo. Debe cerrar el interactivo en la X señalada:13. Una vez se presente la pantalla a continuación, para poder continuar con el examen, debe seleccionar el que

corresponda al módulo realizado:

14. Para iniciar seleccione la flecha que corresponde al examen como se indica a continuación:15. Se mostrará la pantalla que indica que está por comenzar el primer intento, la cantidad de intentos permitidos son dos (2) y encuentra el tiempo límite para realizarlo. Una vez se hace clic en “Siguiente” inicia el conteo

16. Seleccione una opción por cada una de las cuatro (4) preguntas que se presentan para continuar en la

evaluación. Una vez finalice las preguntas se deberá diligenciar la encuesta de satisfacción y posteriormente confirmar la misma para poder finalizar la evaluación17. La siguiente pantalla muestra el estado de la evaluación y el enlace para visualizar el certificado:

18. Dando clic al final de la franja verde se podrá visualizar el certificado. Es de aclarar que inmediatamente se expida el certificado debe ser enviado al correo rubiela.vergara@cancilleria.gov.coIr al inicio

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R/ta: 3. ¿Considera usted que la disposición normativa es comprensible? R/ta: 4. ¿Tiene usted algún comentario, duda o pregunta respecto a esta disposición normativa? R/ta: Cerrar × Contraste Contraste | Modo oscuro Reducir Reducir letra (16px) Aumentar Aumentar letra (16px) Centro de relevo Centro de relevo Volver arriba