MINRELACIONES - Circular 108 de 2010

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ASUNTO: FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL GD-FO-08

Con el propósito de controlar y conservar los documentos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio y darcumplimiento a las normas vigentes: Acuerdo 038 de 2002, Ley 594 del 2000 artículos 14 y 15; Ley 734 de 2002 CódigoDisciplinario Único, artículos 34 y 35, en los cuales se menciona la responsabilidad de los funcionarios sobre los documentos. Debido a lo anteriormente expuesto, todo funcionario que sea vinculado, trasladado o desvinculado de su cargo recibirá yentregará los documentos y archivos, derivados del ejercicio de sus funciones, debidamente inventariados en el Formato Únicode Inventario Documental expedido por el Archivo General de la Nación, adaptado, codificado y aprobado por el SistemaIntegral de Gestión MECICalidad del Ministerio.

Se anexa Formato Único de Inventarío Documental con el Instructivo para su diligenciamiento.Cordialmente,

LILIANA PÉREZ URIBE

Secretaria General MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES INSTRUCTIVO FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL (GD-FO-08) UNIDAD ADMINISTRATIVA. Escriba el nombre de la dependencia de mayor jerarquía de la cual dependa la OficinaProductora OFICINA PRODUCTORA. Debe escribir el nombre de la dependencia que produce y conserva la documentación tramitada enejercicio de sus funciones OBJETO. Se registrará la finalidad del inventario que puede ser: Transferencias Primarias (del archivo de gestión al archivocentral), Inventario del Archivo de Gestión, fusión y/o Supresión de Dependencias, Valoración Fondos Acumulados, y <sic>Inventario Individual por vinculación, traslado, desvinculación. NT NÚMERO DE TRANSFERENCIA. Este dato se diligenciará solamente en las transferencias primarias, de los archivos degestión al archivo central, teniendo en cuenta las remisiones o envíos de documentos realizados en los años anteriores. REGISTRO DE ENTRADA. Corresponde a la fecha en que se realiza una transferencia del archivo de gestión al archivocentral. NÚMERO DE CAJA. Debe consignar el número consecutivo de cada caja para transferir del archivo de gestión al archivocentral. NÚMERO DE ORDEN (número de carpeta). Anotar en forma consecutiva el número correspondiente a cada una de las carpetasdescritas. Este campo se debe diligenciar en transferencias primarias, inventarios de los archivos de gestión y para inventariosindividuales.

CÓDIGO. Debe registrarse el código que identifica a cada serie, subserie o asuntos relacionados, de acuerdo con la Tabla deRetención Documental. NOMBRE DE LA SERIE, SUBSERIE O ASUNTO. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de documentos decontenido homogéneo emanados o recibidos como consecuencia del ejercicio de las funciones específicas, de acuerdo con laTabla de Retención Documental. En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas. Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con lamisma función de la oficina productora. Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados (archivo central), las series o asuntos deben registrarse, en ordenalfabético. FECHAS EXTREMAS. Se registrará la fecha inicial y final de cada unidad de conservación, en números arábigos. En el casode una sola fecha se anotará una sola vez. UNIDAD DE CONSERVACIÓN. Se debe diligenciar en el inventario de Fondos Acumulados, en los inventarios de los archivosde gestión y en los inventarios individuales. Las unidades de conservación pueden ser T para tomo, C para carpeta, O Otroscomo AZ. NÚMERO DE FOLIOS. Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.

SOPORTE. Esta columna se utilizará para anotar soportes diferentes al papel: microfilmes (M), Videos (V), casetes (C),soportes electrónicos (CD, DK, DVD), fotografías (F), etc. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se indicará si la documentación registra un índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno;para tal efecto se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de la información.NOTAS. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores, existencia de anexos,informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías etc. Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para lavisualización y consulta de la información, especificando programas de sistematización de la información. ENTREGADO POR. Se escribirá el nombre, apellido, cargo y firma de la persona responsable de los documentos o archivos,así como la fecha en que realiza la entrega Vo.Bo. JEFE OFICINA PRODUCTORA. Firmará el Director, Jefe de la Oficina o Coordinador de la dependencia. RECIBIDO POR. Se registrará el nombre, apellido, cargo y firma de la persona que recibe la transferencia o el inventario, y lafecha.

TIPO DE DOCUMENTO: FORMATO CODIGO: GD-FO-08

NOMBRE: FORMATO UNICO INVENTARIO DOCUMENTAL VERSION: 1

RESPONSABILIDAD POR APLICACION: COORDINACION DE ARCHIVO PAGINA: UNIDAD ADMINISTRATIVA:____________________________________________ NT_______________ OFICINA PRODUCTORA: _____________________________________________ OBJETO: __________________________________________________________ REGISTRO DE ENTRADA___ ___ ___

DD MM AA

CAJANo DEORDENCODIGONOMBREDE LASERIE,SUBSERIEOASUNTO

FECHASEXTREMASUNIDAD DECONSERVACIONNo DEFOLIOSOPORTEFRECUENCIADECONSULTA

NOTAS

INCIAL FINAL

DD MM AA

CAJANo DEORDENCODIGONOMBREDE LASERIE,SUBSERIEOASUNTO

FECHASEXTREMASUNIDAD DECONSERVACIONNo DEFOLIOSOPORTEFRECUENCIADECONSULTA

NOTAS INCIAL FINAL MES AÑO MES AÑO T CO AMBNENTREGADO POR______________________________________ RECIBIDO POR_________________________ CARGO______________________________________________ ____ CARGO_______________________________ FIRMA_______________________________________________ ___ FIRMA________________________________ FECHA______________________________________________ ___ FECHA________________________________ Vo Be JEFE DE LA OFICINA PRODUCTORA____________________________________ Ir al inicio Logo de Avance JurídicoCompilación Jurídica de la CancilleríaISSN : [2256-1633 (En línea)]Última actualización: Manual de usoCréditos y reserva de derechos de autorCancillería - DRA © 2018 a 2024 Correo de la Cancilleria Twitter de la Cancillería Facebook de la Cancilleria Instagram de la Cancilleria Youtube de la Cancilleria Flickr de la Cancilleria

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2. ¿Considera usted que la disposición normativa es concreta?R/ta: 3. ¿Considera usted que la disposición normativa es comprensible?

R/ta: 4. ¿Tiene usted algún comentario, duda o pregunta respecto a esta disposición normativa?R/ta: Cerrar × Contraste Contraste | Modo oscuro Reducir Reducir letra (16px) Aumentar Aumentar letra (16px) Centro de relevo Centro de relevo Volver arriba