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Retroalimentación Normativa Ocultar anotaciones  Buscar  Índice  CIRCULAR 02 DE 2023 (enero 27) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Bogotá,

PARA: CONSULADOS EN EL EXTERIOR DE: JOSE ANTONIO SALAZAR RAMIREZ ASUNTO: Descongestión de Archivos en Consulados vigencia 2023Con el fin de continuar con las actividades tendientes a la descongestión y protección de los archivos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio en los Consulados y en cumplimiento de la Ley General de Archivos 594 de 2000, a continuación, se imparten las instrucciones y lineamientos a seguir para tener en cuenta en el proceso de eliminación y conservación total de documentos, con fecha límite de cumplimiento 31 de agosto de 2023; de acuerdo con la Tabla de Retención Documental (TRD):

1. Documentos para eliminación en los archivos de gestión.

Según la Tabla de Retención Documental de los Consulados, de acuerdo con los tiempos de retención que deben

cumplir los documentos en el archivo de gestión y teniendo en cuenta que su trámite haya culminado, se debe realizar eliminación de los documentos que conforman las siguientes series y/o subseries, de acuerdo con los años que a continuación se relacionan: Código Seriesy subseriespara eliminar Nombre de series ysubseries paraeliminar TRD 2014 TRD 2022

Años: A partir del 1 de enero de 2018 515.1.143 Actas de recibo yentrega de bienesEliminar hastael año 2012

Los originales de estos documentos debieron serenviados al momento del trámite para archivar en elGrupo Interno de Trabajo de Almacén, por tal motivo, apartir de 2018 no se encuentran en la TRD y serecomienda no conservar copias. 578.1090 Autenticaciones Eliminar hastael año 2012 Esta serie documental cambió de nombre a Registros deActos Notariales donde las autenticaciones son un tipodocumental. Se genera a través del SITAC, por lo queno es necesario imprimir los documentos que se carganen el aplicativo. 578.1091 ReconocimientosEliminar hastael año 2012 Esta serie documental cambió de nombre a Registros deActos Notariales donde los reconocimientos son un tipodocumental. Se Código Seriesy subseriespara eliminar Nombre de series ysubseries paraeliminar TRD 2014 TRD 2022

Años: A partir del 1 de enero de 2018 a través del SITAC, por lo que no es necesario imprimirlos documentos que se cargan en el aplicativo.

578.1092 Certificaciones deServiciosConsulares Eliminar hastael año 2012 Esta serie documental cambio de nombre a Registros deActos Notariales donde las

certificaciones de servicios consulares son un tipodocumental. Se genera a través del SITAC, por lo queno es necesario Imprimir los documentos que se carganen el aplicativo. 408.137 Contratos Eliminar hastael año 2002 Los originales de estos documentos se eliminan en elarchivo de gestión del Consulado anualmente, enaplicación de la TRD 2014 y de acuerdo con loindicado en la Circular de Descongestión. 408.750 Consecutivo Eliminar hastael año 2017 Los originales de estos documentos se eliminan en elarchivo de gestión del Consulado anualmente, enaplicación de la TRD 2014 y de acuerdo con loindicado en la Circular de Descongestión. 22.741 Contratos dePersonal Local N/A Los documentos que pertenecen a esta subserie debenorganizarse según lo establecido en la Circular C-DSC-CNM-20-000095 Digitalización documentos contratoslaborales locales y los documentos en papel se debenconservar en carpetas Independientes por local por 100años como se indica en la Tabla de RetenciónDocumental. 47.453 Procesos deasistencia aconnacionales N/A Los documentos que pertenecen a esta subserie debende cargarse en el aplicativo SITAC y los documentos ensoporte papel, podrán eliminarse 10 años después delcierre del caso. 232.555 Exhortos Eliminar hastael año 2017 Los originales de estos documentos debieron serenviados al momento del trámite para archivar en losprocesos judiciales a cargo del Grupo Interno deTrabajo de Asuntos Consulares, por tal motivo, a partirde 2018 no se encuentran en la TRD y se recomiendano conservar copias.

397.565 Hojas de vida devehículos N/A En la Tabla de Retención Documental de 2014, estaserie se encontraba para conservación total. Sinembargo, es posible realizar la eliminación de estosdocumentos con fecha de 2017 hacia atrás, siempre ycuando el vehículo ya haya sido vendido o en caso desiniestro.Los documentos del año 2018 en adelante se debenarchivar en la subserie 31.154 Historiales de Vehículos.

N. A Actas deeliminación dedocumentos Enviar a travésde la valijaanualmente.

Los originales de estos documentos debieron serenviados al momento del trámite para conservar en elGrupo Interno de Trabajo de Archivo, por tal motivo, apartir de 2018 no se encuentran en la TRD. Código Seriesy subseriespara eliminar Nombre de series ysubseries paraeliminar TRD 2014 TRD 2022

Años: A partir del 1 de enero de 2018

El documento en PDF debe cargarse en el enlace deSharePoint para inventario del Consulado dentro de lacarpeta DESCONGESTIÓN DE ARCHIVOS. 34.730 Informesjurídicos de lasmisiones en elexterior Eliminar hastael año 2020 Los informes deben ser enviados de forma electrónicaal Grupo Interno de Trabajo Asistencia aConnacionales. 34.388 Informes sociales delas misiones en elexterior Eliminar hastael año 2020 Los informes deben ser enviados de forma electrónicaal Grupo Interno de Trabajo Asistencia aConnacionales. 34.387 Informes sobreactuaciones yrecaudos consularesN. A

Se genera através del aplicativo SITAC y físicamente(Ver TRD soporte papel), se conserva durante diezaños. Los documentos físicos deberán ser eliminados enel archivo de gestión. 34.224 Informe decuentas en el exteriorN. A Corresponde a las facturas y/o soportes originales deacuerdo con lo Indicado en la Resolución 1134 de 21 defebrero de 2022.A partir del año 2022 no se deben enviar estosdocumentos a través de la valija diplomática y se debenconservar en el archivo de gestión por 10 años. Lasimágenes se encuentran cargadas en el aplicativo SISE.Tener en cuenta numeral 4 de esta circular para laorganización de estos soportes. 34.371 Informe gastos derepresentación N. A Corresponde a las facturas y/o soportes originales deacuerdo con lo indicado en la Resolución 1134 de 21 defebrero de 2022.A partir del año 2022 no se deben enviar estosdocumentos a través de la valija diplomática y se debenconservaren el archivo de gestión por 10 años. Lasimágenes se encuentran cargadas en el aplicativo SISE.Tener en cuenta numeral 4 de esta circular para laorganización de estos soportes. Es importante tener en cuenta que, en caso de que aún se encuentren documentos con fechas de 2017 hacia atrás, estos deberán registrarse en el Formato GD-FO-26, para su respectiva eliminación. Los recibos correspondientes a Recaudos Consulares ya no se encuentran en la Tabla de Retención Documental, estos deben conservarse por dos (2) años en el archivo de gestión del Consulado y posteriormente eliminar, de acuerdo con lo establecido en la circular C-DSG-GACAF-19-000090, previo registro en el acta de eliminación

documental. A la fecha pueden eliminarse los recibos hasta el año 2020. Es importante tener en cuenta que, los documentos generados hasta el 31 de diciembre de 2017 deben ser clasificados, conservados o eliminados atendiendo los criterios establecidos en la Tabla de Retención Documental, aprobada mediante acta del 24 de septiembre de 2014. A su vez, los documentos a partir del 1 de enero de 2018 deberán ser clasificados y conservados por el tiempo de retención establecido hasta su disposición final, según lo estipulado en Tabla de Retención Documental vigente, publicada en: https://www.canclllerla.qov.co/mlnlstrv/strateqy/document_manaqement/document ary_wlthholdinq_tables En cuanto al proceso de eliminación, los documentos seleccionados de acuerdo con la Tabla de Retención Documental, Incluyendo los de apoyo se deberán: - Registrar en el Formato GD-FO-26 Acta de Eliminación Documental; el cual debe ser descargado del Sistema Integrado de Gestión en su última versión. - Enviar para revisión y aprobación al Grupo Interno de Trabajo de Archivo - Proceder con las firmas del acta del Cónsul y los dos testigos. - Cargar el documento en PDF en el SharePoint para Inventarlo del Consulado dentro de la carpeta Descongestión DE ARCHIVOS. - Notificar por correo electrónico o a través de Teams al Grupo de Archivo. - Enviar a través de la valija diplomática el documento original. - Proceder con la eliminación de los documentos, mediante la técnica de picado manual o con maquina picadora,

teniendo especial cuidado con no dejar visibles los datos personales.

2. Documentos para conservación permanente en los archivos de gestión de Consulados: Con el ánimo de contribuir a la Política de Cero Papel en la Cancillería, la cual pretende reducir gradualmente los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos, se aclara que, para los documentos generados a través de aplicativos y que son de conservación total, no es necesario conservar coplas físicas, ni realizar Impresiones. Adicionalmente atender a lo Indicado en la Circular No. C-DIAF-GACAF20-000017

Lineamentos para la Administración de Documentos Electrónicos.CódigoSeries ysubseries paraconservar Series ysubseries paraconservar TRD 2014 TRD 2020 Conservacióntotal A partir del 1 de enero de 2018 518.741 Registrosfirmasautoridadeslocales Conservacióntotal(permanente) Para los documentos que se encuentran en el archivo degestión con fechas hasta el año 2017, deben estarclasificados, identificados y registrados en el inventariodocumental con este código y nombre de subserie. 578.732 Escrituraspúblicas Conservacióntotal(permanente) Para los documentos que se encuentran en el archivo degestión con fechas hasta el año 2017, deben estarclasificados, identificados y registrados en el inventarlodocumental con este código y nombre de subserie. 578.744 Foliosseriados deestado civil Conservacióntotal(permanente)

Para los documentos que se encuentran en el archivo degestión con fechas hasta el año 2017, deben estarclasificados, identificados y registrados en el Inventariodocumental con este código y nombre de subserie. 57.621 Registro deFirmas deAutoridadesLocales

N. A Para los documentos que se encuentran en el archivo degestión con fechas desde el año 2018, deben estarclasificados, identificados y registrados en el inventariodocumental con este código y nombre de subserie. 57.613 Registros deActosNotariales N. A Para los documentos que se encuentran en el archivo degestión con fechas desde el año 2018, deben estarclasificados, identificados y registrados en el inventariodocumental con este código y nombre de subserie.El protocolo de escrituras públicas debe archivarse comotipo documental de esta Subserie, 57.634 Registros deTrámites ante laRegistraduría N.A Para los documentos que se encuentran en el archivo degestión con fechas desde el año 2018, deben estarclasificados, identificados y registrados en el Inventariodocumental con este código y nombre de subserie.

408.1001 Legalizaciónpago personal deapoyo y partidasespeciales. Conservacióntotal(permanente) Para los documentos que se encuentran en el archivo degestión con fechas hasta el año 2017, deben estarclasificados, identificados y registrados en el inventariodocumental con este código y nombre de subserie. 34.263 Informe deLegalización deNóminas Conservacióntotal(permanente) Para los documentos que se encuentran en el archivo degestión con fechas desde el año 2018, deben estarclasificados, identificados y registrados en el inventariodocumental con este código y nombre de subserie. Losacuses de sueldo firmados deben digital izarse y cargarseen el SISE a partir del año 2022.

4 Actas derenuncia a lanacionalidad Conservacióntotal(permanente) Se genera a través del SITAC, por lo que no es necesarioimprimir los documentos que se cargan en el aplicativo. 3 Actas derecuperaciónnacionalidad Conservacióntotal(permanente) Se genera a través del SITAC, por lo que no es necesarioimprimir los documentos que se cargan en el aplicativo. 57.634 Registros deTramites ante laRegistraduría Conservacióntotal(permanente) Se genera a través del SITAC, por lo que no es necesarioimprimir los documentos que se cargan en el aplicativo. 34.237 Informes degestiónConsular Conservacióntotal(permanente) Se genera a través del SITAC, por lo que no es necesarioimprimir los documentos que se cargan en el aplicativo.3. Inventario documental del archivo de gestión: De conformidad con el artículo 26 de la Ley 594 de 2000 es obligación de las entidades de la administración Pública, elaborar inventarios de documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, portal razón, se solicita, ponerse al día con este compromiso y mantener actualizado en el enlace correspondiente al Consulado o Sección Consular en Share Point, el Formato Único de Inventario Documental (GD-FO-08 versión 8) en archivo Excel, registrando el total de las carpetas físicas y electrónicas que conforman el archivo de gestión, lo anterior atendiendo las Instrucciones para su diligenciamiento.

4. Lineamientos para la organización de soportes de cuentas y gastos: 1) dentificar los documentos que corresponden a los soportes de cuentas y gastos de acuerdo con lo establecido

en la Resolución 1134 de febrero de 2022, capitulo IV artículos 31 y 35. 2) No se deben imprimir los informes que se generan en el sistema ni las facturas electrónicas, ni los extractos bancarios electrónicos. 3) Junto con los soportes se deben conservar los documentos originales en soporte papel que correspondan a cuentas o gastos como, por ejemplo, los extractos bancarios físicos. 4) El número de relación de gastos que asigna el sistema se deberá escribir en el documento soporte, esto facilita su recuperación en caso de que el documento físico sea requerido. 5) La ordenación de los documentos debe hacerse cronológicamente iniciando del documento más antiguo al más reciente. 6) Se deben foliar los documentos en el extremo superior derecho, en el sentido de lectura, esto con el fin de controlar la sustracción o inserción de documentos. 7) Para el almacenamiento de los documentos se recomienda: - Archivar en el espacio proyectado para la conservación durante 10 años, teniendo en cuenta que los documentos pueden conservarse en cajas de cartón dentro o fuera del área de archivo, siempre y cuando estas, estén claramente identificadas y no se ubiquen directamente sobre el piso. Las cajas deben elevarse como mínimo a 10 cms utilizando cualquier superficie o material resistente al agua. - No enviar a través de la valija diplomática los soportes originales de las cuentas y gastos. - Para garantizar la conservación adecuada de los documentos es necesario que estos se guarden en sobres o carpetas legajadoras por meses o por años dependiendo del volumen y debidamente identificados para su rápida

ubicación y recuperación. No se recomienda archivar los documentos en AZ, con el fin de optimizar el espacio y evitar el deterioro. 8) Los soportes deben registrarse en el Inventario del Archivo de Gestión que se encuentra cargado en el enlace SharePoint correspondiente a cada Consulado. Para su registro deben tenerse en cuenta los códigos, siglas y nombres de serie o subserie de las Tablas de Retención Documental, así como el instructivo para el diligenciamiento del formato GD-FO-08. Puede consultar las siglas a través del siguiente enlace: https://minrelext.shareooint.com/Paqinas/Orqaniqrama.aspx 9) Tener en cuenta que, el proceso de eliminación de los soportes de cuentas y gastos se realizará según el procedimiento GD-PT-20, en cumplimiento de los tiempos establecidos en las Tablas de Retención Documental; este se informará de manera oportuna a través de la circular anual de descongestión de archivos. Por ningún motivo se deben eliminar los documentos antes de cumplir el tiempo de retención, dado que, según lo establecido en el artículo 61 del Código del Comercio (Decreto 410 de 1971) deben conservarse mínimo por 10 años.10) El Grupo Interno de trabajo de Archivo estará atento para asesorara los Consulados en lo que se requiera, con el fin de dar cumplimiento a estos lineamientos.

Tenga en cuenta que: - 4 La documentación física y/o electrónica que se genera en el día a día debe estar clasificada y archivada de acuerdo con la Tabla de Retención Documental y atendiendo a los lineamientos de organización de los documentos electrónicos, como se indica en la Circular No. C-DIAF-GACAF-20-000017.

• No es necesario enviar al Grupo Interno de Trabajo de Archivo ningún documento físico, fotocopias o documentos que se encuentren digitalizados y cargados en aplicativos, (SITAC, SISE, SIMPLE, Apostilla entre otros). - Los documentos correspondientes a cuentas y gastos que se reciban en el archivo central serán devueltos por medio de la valija diplomática al consulado correspondiente para su conservación y archivo. - Los documentos que no se encuentren clasificados en las series documentales de la Tabla de Retención Documental, se consideran documentos de apoyo y en ninguna circunstancia deberán ser enviados en físico a través de la valija. - Finalmente, si a 31 de agosto de 2023 no se da cumplimiento a lo indicado en esta circular, se realizará un primer requerimiento por correo electrónico, un segundo requerimiento a los treinta (30) días calendario y un tercer requerimiento a los treinta (30) días calendario del segundo, este último con copia a la Oficina de Control

Interno Disciplinario. El Grupo Interno de Trabajo de Archivo prestará la orientación que se requiera a través del correo electrónico y chat de TEAMS, de las funcionarías Fanny Margoth Torres Baquero, Natalia Muñoz Gómez e Hivon Maritza Sanabria. Cordialmente, JOSE ANTONIO SALAZAR RAMIREZ Secretario General Ir al inicio Logo de Avance Jurídico Compilación Jurídica de la Cancillería

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