MINRELACIONES - Circular 2 de 2024

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Retroalimentación Normativa Ocultar anotaciones  Buscar  Índice  CIRCULAR 2 DE 2024 (enero 3) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Bogotá D.C.,

PARA: CONSULADOS EN EL EXTERIOR DE: JOSÉ ANTONIO SALAZAR RAMÍREZ ASUNTO: Compromisos de los Consulados con la gestión documental vigencia 2024De conformidad con lo establecido en la Ley General de Archivos 594 de 2000, a continuación, se imparten las instrucciones y lineamientos a seguir en el cumplimiento de los compromisos con la gestión documental tales

como:

1. Capacitación en gestión documental y administración de archivos.

2. Aplicación de la Tabla de Retención Documental en cuanto a la eliminación y conservación total de documentos, actividades tendientes a la descongestión y protección de los archivos.

3. Actualización del inventario documental de los archivos de gestión.

Adjunto a esta se encuentra el cronograma que contiene la fecha límite en la que consulado deberá cumplir con

los compromisos aquí indicados.

1. CAPACITACIÓN EN GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS.

Las capacitaciones en Gestión Documental y Administración de Archivos están dirigidas a los funcionarios, contratistas, pasantes y personal local y demás personas que presten sus.servicios para el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, y que cuenten con usuario Cancillería. Estas serán impartidas a través de la Plataforma de Formación Virtual; como parte del Pian institucional de Capacitación - PIC, para la presente vigencia. Se debe realizar el módulo 2 y enviar el certificado al buzón Rubieia.Verqara@cancilleria.qov.co, Es de aclarar que el examen de este módulo cambió. Por lo tanto, es necesario que se desarrolle para la vigencia 2024. Adicionalmente, para las personas que ya hayan realizado los módulos 3 al 10, se solicita descargar y enviar los certificados de participación y aprobación. Es de mencionar que, para desarrollar los módulos es posible ingresara la plataforma a partir del 01 de enero de 2024y máximo hasta la fecha límite indicada en el cronograma. Se anexa a esta circular, el instructivo que contiene las indicaciones para ingresar a la plataforma y desarrollar los módulos. Cualquier inquietud relacionada con temas de capacitación, puede contactar a través de Teams a la funcionaría Nata lia.Munoz@cancilieria.gov.co, Ext. 7721.

2. APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 2.1. Documentos para eliminación en los archivos de gestión.

Según lo indicado en la Tabla de Retención Documental de los Consulados, de acuerdo con los tiempos de

retención que deben cumplir los documentos en el archivo de gestión y teniendo en cuenta que su trámite haya culminado, se debe realizar eliminación de los documentos que conforman las siguientes series y/o subseries, de acuerdo con los años que a continuación se relacionan: Código Series ysubseries paraeliminar Nombre de series ysubseries para eliminarTRD 2014 TRD 2022 - - Años: A partir del 1 de enero de 2018 515.1.143 Actas de recibo y entregade bienes Eliminar hasta elaño 2013 Los originales de estos documentos debieronser enviados al momento del trámite paraarchivar en el Grupo Interno de Trabajo deAlmacén, por tal motivo, a partir de 2018 nose encuentran en la TRD y se recomienda noconservar copias.578.1090 Autenticaciones Eliminar hasta elaño 2013 Esta serie documental cambió de nombre aRegistros de Actos Notariales donde lasautenticaciones son un tipo documental. Segenera a través del SITAC, por lo que no esnecesario imprimir los documentos que secargan en el aplicativo. 578.1091 Reconocimientos Eliminar hasta elaño 2013 Esta serie documental cambió de nombre aRegistros de Actos Notariales donde losreconocimientos son un tipo documental. Segenera a través del SITAC, por lo que no esnecesario imprimir los documentos que secargan en el aplicativo. 578.1092 Certificaciones deServicios ConsularesEliminar hasta elaño 2013 Esta serie documental cambió de nombre aRegistros de Actos Notariales donde lascertificaciones de servicios consulares son untipo documental. Se genera a través delSITAC, por lo que no es necesario imprimirlos documentos que se cargan en elaplicativo.

408.137 Contratos Eliminar hasta elaño 2003 Los originales de estos documentos seeliminan en el archivo de gestión delConsulado anualmente, en aplicación de laTRD 2014 y de acuerdo con lo indicado en laCircular de Descongestión. 22.741 Contratos de PersonaLocal N/A Los documentos que pertenecen a estasubserie deben organizarse según loestablecido en la Circular C-DSG-GNM-20-000095 Digitalización documentos contratoslaborales locales y los documentos en papelse deben conservar en carpetasindependientes por local por 100 años comose indica en la Tabla de RetenciónDocumental. 47.453 Procesos de asistencia aconnacionales N/A Los documentos que pertenecen a estasubserie deben de cargarse en el aplicativoSITAC y los documentos en soporte papel,podrán eliminarse 10 años después del cierredel caso. 397.565 Hojas de vida devehículos N/A En la Tabla de Retención Documental de2014, esta serie se encontraba paraconservación total. Sin embargo, es posiblerealizar la eliminación de estos documentoscon fecha de 2017 hacia atrás, siempre ycuando el vehículo ya haya sido vendido o encaso de siniestro.Los documentos del año2018 en adelante se deben archivar en lasubserie 31.154 Historiales de Vehículos. 34.730 Informes jurídicos de lasmisiones en e) exteriorEliminar hasta elaño 2021 Los informes deben ser enviados de formaelectrónica al Grupo Interno de TrabajoAsistencia a Connacionales. 34.388 Informes sociales de lasmisiones en el exteriorEliminar hasta elaño 2021 Los informes deben ser enviados de formaelectrónica al Grupo interno de TrabajoAsistencia a Connacionales.

Es importante tener en cuenta que, en caso de que aún se encuentren documentos con fechas de 2017 hacia atrás, estos deberán registrarse en el Formato GD-FO-026, para su respectiva eliminación (Consecutivo, Exhortes yCuadros Estadísticos Actuaciones Consulares). Los recibos correspondientes a Recaudos Consulares ya no se encuentran en la Tabla de Retención Documental, estos deben conservarse por dos (2) años en el archivo de gestión del Consulado y posteriormente eliminar, de acuerdo con lo establecido en la circular C-DSG-GACAF-19-000090, previo registro en el acta de eliminación documental. A la fecha pueden eliminarse los recibos hasta el año 2021. Es importante tener en cuenta que, los documentos generados hasta el 31 de diciembre de 2017 deben ser clasificados, conservados o eliminados atendiendo los criterios establecidos en la Tabla de Retención Documental, aprobada mediante acta del 24 de septiembre de 2014. A su vez, los documentos a partir del 1 de enero de 2018 deberán ser clasificados y conservados por el tiempo de retención establecido hasta su disposición final, según lo estipulado en Tabla de Retención Documental vigente, publicada en: https://www.cancilleria.gov.co/ministrv/strateqy/document_management/document_arv withhoiding_tables En cuanto al proceso de eliminación, los documentos seleccionados de acuerdo con la Tabla de Retención Documental, incluyendo los de apoyo se deberán: a) Registrar en el Formato GD-FO-026 Acta de Eliminación Documental; el cual debe ser descargado del Sistema Integrado de Gestión en su última versión.

b) Enviar para revisión y aprobación al Grupo Interno de Trabajo de Archivo al buzón fanny.torres@cancilleria.gov.co. c) Proceder con las firmas del acta por parte del Cónsul y los dos testigos. d) Enviar el acta firmada en formato PDF desde el correo electrónico del Cónsul al Grupo de Archivo al buzón fanny.torres@cancilleria.qov.co. e) Proceder con la eliminación de los documentos, mediante la técnica de picado manual o con maquina picadora, teniendo especial cuidado con no dejar visibles los datos personales. 2.2. Documentos para conservación permanente en los archivos de gestión de Consulados: Para los documentos generados a través de aplicativos y que son de conservación total, no es necesario conservar copias físicas, ni realizar impresiones. Lo anterior, con el ánimo de contribuir a la Política de Cero Papel en la Cancillería. Adicionalmente, atender a lo indicado en el Manual de Archivo GD-MA-003 en cuanto a los Lineamientos la Administración de Documentos Electrónicos. Código Series y subseriespara conservar Series y subseries paraconservar TRD 2014 TRD 2022 - - Conservación totalA partir del 1 de enero de2018 518.741 Registros firmasautoridades locales Conservación total(permanente) Para los documentos quese encuentran en el archivode gestión con fechas hastael año 2017, deben estarclasificados, identificadosy registrados en elinventario documental coneste código y nombre desubserie.

578.732 Escrituras públicas Conservación total(permanente) Para los documentos quese encuentran en el archivode gestión con fechas hastael año 2017, deben estarclasificados, identificadosy registrados en elinventario documental coneste código y nombre desubserie. 578.744 Folios seriados de estadocivil Conservación total(permanente) Para los documentos quese encuentran en el archivode gestión con fechas hastael año 2017, deben estarclasificados, identificadosy registrados en elinventario documental coneste código y nombre desubserie. 57.613 Registros de ActosNotariales N.A Para los documentos quese encuentran en el archivode gestión con fechasdesde el año 2018, debenestar clasificados,identificados y registradosen el inventariodocumental con estecódigo y nombre desubserie.El protocolo deescrituras públicas debearchivarse como tipodocumental de estaSubserie. 57.621 Registro de Firmas deAutoridades Locales N. A Para los documentos quese encuentran en el archivode gestión con fechasdesde el año 2018, debenestar clasificados,identificados y registradosen el inventariodocumental con estecódigo y nombre desubserie. 57.624 Registros de Inscripción deColombianos Conservación total(permanente) Se genera a través delSITAC, por lo que no esnecesario imprimir losdocumentos que se carganen el aplicativo. 57.634 Registros de Tramites antela Registraduría Conservación total(permanente) Se genera a través delSITAC, por lo que no esnecesario imprimir losdocumentos que se carganen el aplicativo. 408.1001 Legalización pago personalde apoyo y partidasespeciales

Conservación total(permanente) Para los documentos quese encuentran en el archivode gestión con fechas hastael año 2017, deben estarclasificados, identificadosy registrados en elinventario documental coneste código y nombre desubserie. 34.263 Informe de Legalizaciónde Nóminas Conservación total(permanente) Para los documentos quese encuentran en el archivode gestión con fechasdesde el año 2018, debenestar clasificados,identificados y registradosen el inventariodocumental con estecódigo y nombre desubserie. Los acuses desueldo firmados debendigitalizarse y cargarse enel SISE a partir del año2022. 4 Actas de renuncia a lanacionalidad Conservación total(permanente) Se genera a través delSITAC, por lo que no esnecesario imprimir losdocumentos que se carganen el aplicativo. 3 Actas de recuperaciónnacionalidad Conservación total(permanente) Se genera a través delSITAC, por lo que no esnecesario imprimir losdocumentos que se carganen el aplicativo. 34.237 Informes de gestiónConsular Conservación total(permanente) Se genera a través delSITAC, por lo que no esnecesario imprimir losdocumentos que se carganen el aplicativo.

3. ACTUALIZACIÓN DEL INVENTARIO DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Es obligación de las entidades de la administración Pública, elaborar inventarios de documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, (Artículo 26, Ley 594 de 2000. Por lo anterior, se debe mantener actualizado en el Formato Único de Inventario Documental GD-FO-008 versión 8, en Excel y cargado en el sitio Share Point

correspondiente al Consulado o Sección Consular, registrando el total de las carpetas físicas y electrónicas que conforman el archivo de gestión, incluyendo los documentos de apoyo, atendiendo las instrucciones para su diligenciamiento.

Tenga en cuenta que: - Los documentos que corresponden a los soportes de cuentas y gastos de acuerdo con lo establecido en la Resolución 1134 de febrero de 2022, capitulo IV artículos 31 y 35, se deben conservar originales en soporte papel y no enviar a través de la valija diplomática. - La documentación física y/o electrónica que se genera en el día a día debe estar clasificada y archivada de acuerdo con la Tabla de Retención Documental y atendiendo a los lineamientos de organización de los documentos electrónicos, indicados en el Manual de Archivo CD-MA-003. - No es necesario enviar al Grupo interno de Trabajo de Archivo ningún documento físico, fotocopias o documentos que se encuentren digitalizados y cargados en aplicativos, (SETAC, SISE, SIMPLE, Apostilla entre otros).- Los documentos que no se encuentren clasificados en las series documentales de la Tabla de Retención Documental, se consideran documentos de apoyo y en ninguna circunstancia deberán ser enviados en físico a través de la valija. - Finalmente, si no se da cumplimiento a lo indicado en esta circular, de acuerdo con el cronograma; se realizará un primer requerimiento por correo electrónico, un segundo requerimiento a los treinta (30) días calendario y un tercer requerimiento a los treinta (30) días calendario del segundo, este último con copia a la Oficina de Control

Interno Disciplinario. El Grupo Interno de Trabajo de Archivo prestará la orientación que se requiera a través del correo electrónico y chat de TEAMS, así: - Para temas de descongestión e inventario documental apoyarse con la funcionaría Fanny Margoth Torres Saquero Fanny.Torres@cancilleria.gov.co - Para temas de capacitación apoyarse con la funcionaría Natalia Muñoz Gómez Nataiia.Munoz@cancilleria.gov.co Cordialmente,

JOSÉ ANTONIO SALAZAR RAMÍREZ

Secretario General

CRONOGRAMA CONSULADOS

COMPROMISOS CON LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN PLANTA EXTERNA

Vigencia 2024

ITEM CONSULADO FECHAINICIAL FECHAFINAL - PRIMER TRIMESTRE 2024 - -

1 CONSULADO DE COLOMBIA EN ABU DHABI 9/01/2024 22/03/2024

2 CONSULADO DE COLOMBIA EN ACRA 9/01/2024 22/03/2024

3 CONSULADO GENERAL DE COLOMBIA EN AMSTERDAM 9/01/2024 22/03/2024

4 CONSULADO DE COLOMBIA EN ANKARA 9/01/2024 22/03/2024

5 CONSULADO GENERAL DE COLOMBIA EN ANTOFAGASTA 9/01/2024 22/03/2024

6 CONSULADO DE COLOMBIA EN ARGEL 9/01/2024 22/03/2024

7 CONSULADO DE COLOMBIA EN ASUNCION 9/01/2024 22/03/2024

8 CONSULADO GENERAL DE COLOMBIA EN ATLANTA 9/01/2024 22/03/2024

9 CONSULADO GENERAL DE COLOMBIA EN AUCKLAND 9/01/2024 22/03/2024

10 CONSULADO DE COLOMBIA EN BAKU 9/01/2024 22/03/2024

11 CONSULADO DE COLOMBIA EN BANGKOK 9/01/2024 22/03/2024

12 CONSULADO GENERAL DE COLOMBIA EN BARCELONA 9/01/2024 22/03/2024 13 CONSULADO DE COLOMBIA EN BARINAS 9/01/2024 22/03/2024 14 CONSULADO DE COLOMBIA EN 8ARQUISIMETO 9/01/2024 22/03/2024

15 CONSULADO DE COLOMBIA EN BEIJING 9/01/2024 22/03/2024

16 CONSULADO DE COLOMBIA EN BEIRUT 9/01/2024 22/03/2024 17 CONSULADO DE COLOMBIA EN BERLIN 9/01/2024 22/03/2024 18 CONSULADO DE COLOMBIA EN BERNA 9/01/2024 22/03/202419 CONSULADO DE COLOMBIA EN BILBAO 9/01/2024 22/03/2024

20 CONSULADO DE COLOMBIA EN BOSTON 9/01/2024 22/03/2024

21 CONSULADO DE COLOMBIA EN BRASILIA 9/01/2024 22/03/2024

22 CONSULADO GENERAL DE COLOMBIA EN BRUSELAS 9/01/2024 22/03/2024

23 CONSULADO GENERAL DE COLOMBIA EN BUENOS AÍRES 9/01/2024 22/03/2024

24 CONSULADO GENERAL DE COLOMBIA EN CALGARY 9/01/2024 22/03/2024

25 CONSULADO DE COLOMBIA EN CANBERRA 9/01/2024 22/03/2024

26 CONSULADO GENERAL DE COLOMBIA EN CANCUN 9/01/2024 22/03/2024

27 CONSULADO GENERAL DE COLOMBIA EN CARACAS 9/01/2024 22/03/2024

28 CONSULADO GENERAL DE COLOMBIA EN CHICAGO 9/01/2024 22/03/2024

29 CONSULADO GENERAL DE COLOMBIA EN PANAMA 9/01/2024 22/03/2024 30 CONSULADO DE COLOMBIA EN COLON 9/01/2024 22/03/2024 31 CONSULADO EN DUBLIN 9/01/2024 22/03/2024

32 CONSULADO DE COLOMBIA EN EL AMPARO 9/01/2024 22/03/2024

33 CONSULADO DE COLOMBIA EN EL CAIRO 9/01/2024 22/03/2024

34 CONSULADO DE COLOMBIA EN ESMERALDAS 9/01/2024 22/03/2024

35 CONSULADO DE COLOMBIA EN ESTOCOLMO 9/01/2024 22/03/2024

36 CONSULADO DE COLOMBIA EN FILIPINAS 9/01/2024 22/03/2024

37 CONSULADO GENERAL DE COLOMBIA EN FRANKFURT 9/01/2024 22/03/2024

38 CONSULADO DE COLOMBIA EN GUADALAJARA 9/01/2024 22/03/2024

39 CONSULADO GENERAL DE COLOMBIA EN GUANGZHOU9/01/2024 22/03/2024

40 CONSULADO DE COLOMBIA EN GUATEMALA 9/01/2024 22/03/2024 41 CONSULADO DE COLOMBIA EN GUAYAQUIL 9/01/2024 22/03/2024 - SEGUNDO TRIMESTRE 2024 - -

42 CONSULADO DE COLOMBIA EN HANOI 1/04/2024 21/06/2024

43 CONSULADO DE COLOMBIA EN HELSINKI 1/04/2024 21/06/2024

44 CONSULADO GENERAL DE COLOMBIA EN HONG KONG 1/04/2024 21/06/2024

45 CONSULADO GENERAL DE COLOMBIA EN HOUSTON 1/04/2024 21/06/2024

46 CONSULADO DE COLOMBIA EN BUDAPEST - HUNGRIA 1/04/2024 21/06/2024

47 CONSULADO DE COLOMBIA EN IQUITOS 1/04/2024 21/06/2024

48 CONSULADO DE COLOMBIA EN JAQUE 1/04/2024 21/06/2024

49 CONSULADO DE COLOMBIA EN KINGSTON 1/04/2024 21/06/2024

50 CONSULADO DE COLOMBIA EN KUALA LUMPUR 1/04/2024 21/06/2024

51 CONSULADO GENERAL DE COLOMBIA EN LA HABANA 1/04/2024 21/06/2024

52 CONSULADO DE COLOMBIA EN LA PAZ 1/04/2024 21/06/2024

53 CONSULADO GENERAL DE COLOMBIA EN LIMA 1/04/2024 21/06/2024

54 CONSULADO DE COLOMBIA EN LISBOA 1/04/2024 21/06/2024

55 CONSULADO GENERAL DE COLOMBIA EN LONDRES 1/04/2024 21/06/2024

56 CONSULADO GENERAL DE COLOMBIA EN LOS ANGELES 1/04/2024 21/06/2024

57 CONSULADO DE COLOMBIA EN MACHIQUES 1/04/2024 21/06/2024

58 CONSULADO GENERAL DE COLOMBIA EN MADRID 1/04/2024 21/06/2024

59 CONSULADO DE COLOMBIA EN MANAGUA 1/04/2024 21/06/2024 60 CONSULADO GENERAL DE COLOMBIA EN MANAOS 1/04/2024 21/06/2024 61 CONSULADO GENERAL DE COLOMBIA EN MARACAIBO 1/04/2024 21/06/202462 CONSULADO DE COLOMBIA EN MERIDA 1/04/2024 21/06/2024

63 CONSULADO GENERAL DE COLOMBIA EN MEXICO 1/04/2024 21/06/2024

64 CONSULADO GENERAL DE COLOMBIA EN MIAMI 1/04/2024 21/06/2024

65 CONSULADO GENERAL DE COLOMBIA EN MILAN 1/04/2024 21/06/2024

66 CONSULADO DE COLOMBIA EN MONTEVIDEO 1/04/2024 21/06/2024

67 CONSULADO GENERAL DE COLOMBIA EN MONTREAL 1/04/2024 21/06/2024

68 CONSULADO DE COLOMBIA EN MOSCU 1/04/2024 21/06/2024

69 CONSULADO DE COLOMBIA EN NAIROBI 1/04/2024 21/06/2024

70 CONSULADO GENERAL DE COLOMBIA EN NEWARK 1/04/2024 21/06/2024

71 CONSULADO DE COLOMBIA EN NUEVA DELHI 1/04/2024 21/06/2024

72 CONSULADO DE COLOMBIA EN NUEVA LOJA 1/04/2024 21/06/2024

73 CONSULADO GENERAL DE COLOMBIA EN NUEVA YORK 1/04/2024 21/06/2024

74 CONSULADO DE COLOMBIA EN ORANJESTAD 1/04/2024 21/06/2024

75 CONSULADO GENERAL DE COLOMBIA EN ORLANDO 1/04/2024 21/06/2024

76 CONSULADO DE COLOMBIA EN OSLO 1/04/2024 21/06/2024

77 CONSULADO DE COLOMBIA EN OTTAWA 1/04/2024 21/06/2024

78 CONSULADO DE COLOMBIA EN PALMA DE MALLORCA 1/04/2024 21/06/2024

79 CONSULADO DE COLOMBIA EN PALMAS DE GRAN CANARIA1/04/2024 21/06/2024

80 CONSULADO GENERAL DE COLOMBIA EN PARIS 1/04/2024 21/06/2024 81 CONSULADO DE COLOMBIA EN PRETORIA 1/04/2024 21/06/2024 - TERCER TRIMESTRE 2024 - -

82 CONSULADO DE COLOMBIA EN PUERTO DE LA CRUZ 1/07/2024 20/09/2024

83 CONSULADO DE COLOMBIA EN PUERTO ESPAÑA 1/07/2024 20/09/2024

84 CONSULADO DE COLOMBIA EN PUERTO OBALDIA 1/07/2024 20/09/2024

85 CONSULADO DE COLOMBIA EN PUERTO ORDAZ 1/07/2024 20/09/2024

86 CONSULADO GENERAL DE COLOMBIA EN QUITO 1/07/2024 20/09/2024

87 CONSULADO DE COLOMBIA EN RABAT 1/07/2024 20/09/2024

88 CONSULADO GENERAL DE COLOMBIA EN ROMA 1/07/2024 20/09/2024 89 CONSULADO DE COLOMBIA EN SAN ANTONIO DEL TACHIRA1/07/2024 20/09/2024 90 CONSULADO DE COLOMBIA EN SAN CARLOS DEL ZULIA 1/07/2024 20/09/2024

91 CONSULADO GENERAL DE COLOMBIA EN SAN CRISTOBAL 1/07/2024 20/09/2024

92 CONSULADO DE COLOMBIA EN SAN FERNANDO DEATABAPO 1/07/2024 20/09/2024

93 CONSULADO GENERAL DE COLOMBIA EN SAN FRANCISCO1/07/2024 20/09/2024

94 CONSULADO DE COLOMBIA EN SAN JOSE 1/07/2024 20/09/2024

95 CONSULADO GENERAL DE COLOMBIA EN SAN JUAN 1/07/2024 20/09/2024

96 CONSULADO DE COLOMBIA EN SAN SALVADOR 1/07/2024 20/09/2024

97 CONSULADO GENERAL DE COLOMBIA EN SANTIAGO 1/07/2024 20/09/2024 98 CONSULADO DE COLOMBIA EN SANTO DOMINGO 1/07/2024 20/09/2024 99 CONSULADO DE COLOMBIA EN SANTO DOMINGO DE LASTSACHILAS 1/07/2024 20/09/2024 100 CONSULADO GENERAL DE COLOMBIA EN SAO PAULO 1/07/2024 20/09/2024 101 CONSULADO DE COLOMBIA EN SEUL 1/07/2024 20/09/2024 102 CONSULADO GENERAL DE COLOMBIA EN SEVILLA 1/07/2024 20/09/2024103 CONSULADO GENERAL DE COLOMBIA EN SHANGHAI 1/07/2024 20/09/2024

104 CONSULADO GENERAL DE COLOMBIA EN SIDNEY 1/07/2024 20/09/2024

105 CONSULADO DE COLOMBIA EN SSNGAPUR 1/07/2024 20/09/2024

106 CONSULADO DE COLOMBIA EN TABATINGA 1/07/2024 20/09/2024

107 CONSULADO DE COLOMBIA EN TEGUCIGALPA 1/07/2024 20/09/2024

108 CONSULADO DE COLOMBIA EN TEL AVIV 1/07/2024 20/09/2024

109 CONSULADO DE COLOMBIA EN TOKIO 1/07/2024 20/09/2024

110 CONSULADO GENERAL DE COLOMBIA EN TORONTO 1/07/2024 20/09/2024

111 CONSULADO DE COLOMBIA EN TULCAN 1/07/2024 20/09/2024

112 CONSULADO DE COLOMBIA EN VALENCIA, ESPAÑA 1/07/2024 20/09/2024

113 CONSULADO DE COLOMBIA EN VALENCIA, VENEZUELA 1/07/2024 20/09/2024

114 CONSULADO GENERAL DE COLOMBIA EN VANCOUVER 1/07/2024 20/09/2024

115 CONSULADO DE COLOMBIA EN VARSOVIA 1/07/2024 20/09/2024

116 CONSULADO DE COLOMBIA EN VIENA 1/07/2024 20/09/2024

117 CONSULADO DE COLOMBIA EN WASHINGTON 1/07/2024 20/09/2024

118 CONSULADO DE COLOMBIA EN WILLEMSTAD 1/07/2024 20/09/2024

119 CONSULADO DE COLOMBIA EN YAKARTA 1/07/2024 20/09/2024

INSTRUCTIVO PARA APLICACIÓN DE LOS MÓDULOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS EN E-LEARNING Grupo Interno de Trabajo de Archivo Recuerde que como parte del Plan Institucional de Capacitación - PIC se debe continuar con las capacitaciones en Gestión Documental y Administración de Archivos Las cuales están dirigidas a los funcionarios, contratistas, pasantes, judicantes y demás personas que presten sus servicios para el Ministerio de Relaciones Exteriores y su

Fondo Rotatorio, y que cuenten con usuario Cancillería, tanto en la planta interna como en la planta externa, a través de la Plataforma de Formación Virtual E-learning. Se puede ejecutar en cualquier navegador, sin embargo, se recomienda descargar “Google Chrome” para una mejor visualización del curso en el botón respectivo. El módulo 1 deberá ser desarrollado por las personas de planta interna y el módulo 2 por las personas de planta externa. Es de aclarar que el examen de este módulo cambió. Por lo tanto, es necesario que se desarrolle para la vigencia 2024. Adicionalmente, para las personas que hayan realizado los módulos 3 al 10, se solicita descargar y enviar los certificados de participación y aprobación. A continuación, se remiten las instrucciones para ingresar a la plataforma:

1. Seleccionar en enlaces rápidos la opción que dice “CENTRO DE FORMACIÓN VIRTUAL”2. Para ingresar a la intranet, debe estar registrado con su usuario y contraseña

3. Seleccionar el botón “Plataforma E-learning”.

4. Seleccionar en credenciales la que indica Autenticación de Windows5. Seleccione “Cursos Funcionarios

6. En los cuadros de colores en la parte superior de derecha de la pantalla seleccionar el Curso “Gestión Documental Administración de Archivos”:7. Seleccionar los módulos correspondientes a planta externa o interna según sea el caso:

8. Para continuar debe dar clic en el centro de la pantalla para dar inicio al módulo:9. Una vez inicie el interactivo debe dar clic en las flechas señaladas en cada pantalla para avanzar en el módulo:

10. En el recuadro que se encuentra a la izquierda, se evidencia el progreso que se tiene con el módulo realizado.11. Tenga en cuenta que algunas diapositivas presentan instrucciones específicas como las señaladas en la parte central o final, para mostrar algunos contenidos:12. A continuación, la última pantalla que se presenta al finalizar el contenido del módulo. Debe cerrar el

interactivo en la X señalada:

13. Una vez se presente la pantalla a continuación, para poder continuar con el examen, debe seleccionar el que corresponda al módulo realizado:14. Para iniciar seleccione la flecha que corresponde al examen como se indica a continuación:15. Se mostrará la pantalla que indica que está por comenzar el primer intento, la cantidad de intentos permitidos son dos (2) y encuentra el tiempo límite para realizarlo. Una vez se hace clic en “Siguiente” inicia el conteo

16. Seleccione una opción por cada una de las cuatro (4) preguntas que se presentan para continuar en la evaluación. Una vez finalice las preguntas se deberá diligenciar la encuesta de satisfacción y posteriormente confirmar la misma para poder finalizar la evaluación17. La siguiente pantalla muestra el estado de la evaluación y el enlace para visualizar el certificado:

18. Dando clic al final de la franja verde se podrá visualizar el certificado. Es de aclarar que inmediatamente se expida el certificado debe ser enviado al correo rubiela.vergara@cancilleria.gov.coIr al inicio

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