MINRELACIONES - Resolución 0086 de 2024

Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia RESOLUCIÓNNÚMERO 0 8 6£ 03 ENF 2024 Por medio de la cual se adoptan las Políticas de Prevención del Daño Antijurídico del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores para la vigencia 2024-2025 EL SECRETARIO GENERAL DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES En uso de las facultades legales, en especial las conferidas por el numeral 1 del artículo 2 de la Resolución 2638 de 2019 y demás concordantes, y CONSIDERANDO Que el artículo 6 del Decreto 4085 de 2011 consagra como función de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado el formular, aplicar, evaluar y difundir las políticas públicas en materia de prevención de las conductas públicas antijurídicas, del daño antijurídico y la extensión de sus efectos. Que el artículo 2.2.4.3.1.2.2 del Decreto 1069 de 2015, establece que es función del Comité de Conciliación, ejercer como una instancia administrativa que actúa en sede de estudio, el análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico. Que la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado emitió las Circulares Externas No. 05 del 27 de septiembre de 2019 y No. 9 del 24 de julio de 2023, con la finalidad que las entidades formulenlas políticas de prevención del daño antijurídico de acuerdo con los lineamientos descritos en las mismas. Que el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, adoptó los lineamientos de la

Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, tendientes a establecer el diagnóstico de la problemática y diseñar un plan de acción de las causas prevenibles, que se adoptan de manera permanente a través del presente acto administrativo. Que la Política de Prevención del Daño Antijurídico, de acuerdo con las instrucciones emitidas por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, deben contar con la aprobación por parte del Comité de Conciliación, previo envío a dicha Entidad. Que el Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores, en sesión de 26 de diciembre de 2023, aprobó el documento denominado “Políticas de Prevención del daño antijurídico del Fondo Rotatorio Ministerio de Relaciones Exteriores - vigencia 2024-2025”, anexo a la presente Resolución. Que se hace necesario expedir la presente Resolución, para que se adopten las Políticas de Prevención del Daño Antijurídico en el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores para la vigencia 2024-2025. .N) En mérito de lo expuesto,

N 7 790794 6 03 ENE 27

RESOLUCIÓN NUMER! DE Hojanúmero 2

Continuación de la Resolución: “Por medio de la cual se adoptan las Políticas de Prevención del Daño Antijurídico del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores para la vigencia 2024-2025”.

RESUELVE ARTÍCULO 1.- Objeto. Adoptar las Políticas de Prevención del Daño Antijurídico del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores para la vigencia 2024-2025, conforme a lo previsto por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y el Comité de Conciliación del

Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, contenidas en el Anexo N 1, el cual hace parte integral de la presente resolución. ARTÍCULO 2.- Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D.C,

CJOSÉ ANTONIO SALAZA MIRÉZ

Secretario Genera[

Revisó: Paola Ramírez Pabón — Jefe Oficina Asesora Jurídica InternáQiº“0

Revisó: Andrés Leonardo Mendoza Paredes — Coordinador G.I.T. Asuntos Legales Proyectó: Laura Alejandra Samacá Caro— Abogada G.1.T. Asuntos Legales — Secretaria Técnica del Comité de Conciliación - 0 0 8 6 D 3 ENE 20

RESOLUCIÓN NUMERO DE — Hoja número 3

Continuación de la Resolución: “Por medio de la cual se adoptan las Políticas de Prevención del Daño Antijurídico del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores para la vigencia 2024-2025”.

ANEXO 1

“POLÍTICAS DE PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO DEL FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES VIGENCIA 20242025” En consideración a la obligación legal que le asiste a las entidades públicas del orden nacional de adoptar cada dos años una Políticas de Prevención del Daño Antijurídico, aunado a las directrices, lineamientos y metodología que sobre la materia ha impartido la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, a continuación se presenta el plan estratégico de Prevención del Daño

Antijurídico para la vigencia 2024 - 2025, propuesto para mitigar y/o eliminar las causas generadoras de litigiosidad en el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.

1. Identificación de los riesgos: Para iniciar la elaboración de la política se procedió a la parametrización fijada por el Sistema Unico de Gestión e Información Litigiosa del Estado-EKOGUI, como la revisión general de las causas que pueden generar litigiosidad.

Así las cosas, se encontró que la posible causa general que fuese generadora del riesgo para el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores es la siguiente: “llegalidad del acto administrativo que rechaza solicitud devolución por pago de lo no debido.” Se analizó la mencionada causa general, identificando el posible riesgo, según quedó expresado en la matriz anexo denominada “Paso 1: Formulación del Plan de Acción”.

2. Análisis de las causas e-Kogui: Una vez identificado el posible riesgo de la Entidad, se realizó el análisis de la causa primaria y subcausa, a fin de determinar las razones que lo ocasionan. Lo anterior se obtuvo de la revisión de la implementación de las políticas del año 2022 y 2023, concluyendo que para el periodo 2024 a 2025, se requiere retomar el plan de acción.

Así las cosas, es necesario continuar con el proceso para establecer una metodología bajo la cual se determine como realizar el incremento en la tarifa del trámite de nacionalidad colombiana por adopción que se encuentra dentro de los servicios establecidos en el artículo 3 de la ley 1212 de 2008. Siendo esto así, se determinó una causa general priorizada, cuya situación fáctica particular se

encuentra parametrizada en la matriz como Causa ekogui, así: “llegalidad del acto administrativo que rechaza solicitud devolución por pago de lo no debido” En los años 2022 y 2023 se evidenciaron los riesgos que pueden materializarse por los derechos de petición que en ese sentido la Entidad ha contestado con ocasión de la inexistencia de un análisis técnico procedimental que permita regular el incremento de las tarifas de los servicios establecidos en el artículo 3 de la ley 1212 de 2008, específicamente en cuanto tiene que ver con la tarifa para el trámite de Nacionalidad Colombiana por adopción a cargo del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores. Para el período 2024 a 2025 se requiere adoptar un plan de acción con el cual se busca hacer seguimiento al establecimiento por parte de las áreas involucradas de manera directa, o a través un tercero, de una metodología bajo la cual se realice el análisis del procedimiento establecido G£,gr la norma para el incremento de la tarifa del trámite de nacionalidad con sustento técnico y en L A zi "TA . NA ENE E RESOLUCIÓN NUMERO 0 __0 8 6 DE - !__f1 s Hoja número 4

Continuación de la Resolución: “Por medio de la cual se adoptan las Políticas de Prevención del Daño Antijurídico del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores para la vigencia 2024-2025”. las tarifas de los servicios establecidos en el artículo 3 de la Ley 1212 de 2008 específicamente al tramité de nacionalidad por adopción.

Concluido el seguimiento, se deberá contar con la metodología que se utilizará para realizar el

incremento del valor de la solicitud de nacionalidad colombiana por adopción.

3. Plan de acción: Una vez identificada la causa primaria, es necesario contextualizar en conjunto con la subcausa denominada “Determinación de la tarifa del trámite de nacionalidad conforme a la aplicación de un procedimiento establecido en el artículo 3 de la Ley 1212 de 2008”.

En consecuencia, se formula el plan de acción, en el cual se desarrolla la medida que se debe adoptar para esta sub causa, así como el mecanismo para concretar la medida, se fijaron las fechas en las cuales se realizarán dichas medidas propuestas, y se establecieron los responsables de la ejecución, los recursos necesarios y la estrategia de divulgación, que figura en el siguiente cuadro anexo denominado paso tres: Plan de Acción.

4. Seguimiento y evaluación: Una vez desarrollados los pasos anteriores y la formulación del plan de acción, este se elaboró siguiendo la metodología propuesta por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, en aras de efectuar el seguimiento y evaluación pertinente al plan de acción propuesto, estableciéndose los indicadores de gestión, de resultado y de impacto para cada sub causa, contenidos en el último cuadro denominado “matriz paso 4: Seguimiento y evaluación”.

Conformelo anterior, se adoptó la Política de Prevención del Daño Antijurídico del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores que tendrá aplicación durante el año 2024 hasta el 2025, según los riesgos identificados, donde se establecen los compromisosy las áreas de la entidad y los externos involucrados para su cumplimiento, con el apoyo de la Oficina Asesora Jurídica Interna y del Comité de Conciliación, como se evidencia en la matriz anexa.

MATRÍZ PASO 1: IDENTIFICACIÓN DE LA ACTIVIDAD LITIGIOSA Paso 1: Identificación de la actividad litigiosa Nombre de la Entidad: Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones | Nivel de Litigiosidad: Bajo Exteriores Periodo analizado | Desde: enero 2022 Hasta: noviembre 2023 RIESGO IDENTIFICADO CAUSA GENERAL Falta de procedimiento reglado que regule el | llegalidad del acto administrativo que rechaza solicitud incremento de la tarifa del trámite de nacionalidad | devolución por pago de lo no debido colombianapor adopción previsto en el artículo 3 de la Ley 1212 de 2008. MATRÍZ PASO 2: ANÁLISIS DE LAS CAUSAS PRIMARIAS O SUBCAUSAS FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Paso dos: Análisis de las causas primarias o subcausas Nombre de la entidad FONDO ROTATORIO MINISTERIO Nivel de litigiosidad: Bajo

DE RELACIONES EXTERIORES — a7

G RESOLUCIÓN NUMER00 0 8 6 DE Hoja número 5

Continuación de la Resolución: “Por medio de la cual se adoptan las Políticas de Prevención del Daño Antijurídico del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores para la vigencia 2024-2025”.

Causa general | Hechos generadores Causas Frecuencia | Valor | Área ¿Preven | Prioridad priorizada primarias o Generadora | ible? subcausas de la conducta Falta de | 1.Posibles incrementos de las | Congelamiento | NO APLICA | N.A. Secretaria Si ALTA

procedimiento tasas sin la aplicación un | delatarifa de General reglado que | procedimiento establecido, en | nacionalidad regule el | los servicios prestados por | colombiana por incremento de la parte del Ministeio de adopción tarifa del trámite Relaciones Exteriores, en e de nacionalidad “Trámite de nacionalidad por colombiana por adopción”. adopción 2. En razón a la no previsto en e determinación de una tarifa del artículo 3 de la támite 1de nacionalidad Ley 1212 de colombiana por adopción de 2008. acuerdo con las disposiciones normativas, se ha generado el congelamiento de la misma, hasta que no se haya establecido el procedimiento que determine el incremento de la tarifa conforme a los postulados y procedimientos legales. MATRÍZ PASO 3: PLAN DE ACCIÓN Insumo Causa eKoqui Justificación Subcausa Si bien las causas de litigiosidad existentes en eKogui, fueron objeto de revisión conforne a la metodología prevista porla Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, no se advierte una causa común que establezca la necesidad de trazar en tal sentido. Sin embargo, se advierte la necesidad de establecer una metodología respecto de la tasación de las tarifas adoptadas para el trámite de nacionalidad por adopción contenidas en la Resolución 9713 Congelamiento de la de 2017, toda vez que presuntamente no fue expedida tarifa de nacionalidad ILEGALIDAD DEL ACTO conforme a una metodología técnica para tal efecto, entre colombiana por ADMINISTRATIVO QUE otras consideraciones por lo señalado por la Función | adopción, previsto en

Otros RECHAZA SOLICITUD Pública. el literal k, del art. 3 de Factores DEVOLUCION POR : la Ley 1212 de 2008, Relevantes PAGO DE LO NO El insumo que se adoptó fueron otros factores relevantes por sin la aplicación del - DEBIDO cuanto el Fondo Rotatorio tiene baja litigiosidad en contra. procedimíento previsto en el artículo 7 de la Para el período 2024 a 2025 se requiere reto mar el plan de Ley 1212. acción del 2022-2023 con el cual se busca establecer una metodología y precisión técnica bajo la cual se deben realizar los incrementos en las tarifas de los servicios establecidos en el artículo 3 de la Ley 1212 de 2008 especificamente al tramité de nacionalidad colombiana por adopción con el apoyo de Función Pública para dar aplicacióny realizartécnicamente el incremento del valord e la solicitud de nacionalidad colombiana por adopción. Ea l u N |7_ — RESOLUCIÓN NUMERO DE Hoja número 6

Continuación de la Resolución: “Por medio de la cual se adoptan las Políticas de Prevención del Daño Antijurídico del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores para la vigencia 2024-2025”.

Por tanto, para el período 2024 a 2025 se requiere adoptar un plan de acción, con el cual se busca verificar el establecimiento de una metodología bajo la cual se deben realizar los incrementos en las tarifas de los servicios establecidos en el artículo 3 de la Ley 1212 de 2008 específicamente al tramité de nacionalidad colombiana por adopción. Período de implementación de la r : : - ; ecanismo | . í :

medida N Mecanismo Ejecución del mecanismo ee : ¿cómo? Fecha inicio Fecha fin Ayuda — Ayuda — — — Ayuda Ayuda La Dirección de Asuntos - Jurídicos InternacionalesEl GIT de Nacionalidad, junto con el GIT de Estrategia, Proyectos y Participación Ciudadana, de la Oficina Asesora dePlaneación y Desarrollo Organizacional, el GIT de Licitaciones y Contratos y Secretaria General, con apoyo de la secretaría técnica del Comiteé de Conciliación, realizarán 6 mesas anuales de trabajo con la finalidad de hacer Efectuar y Herramienta . seguimiento al análisis, 1 Seguimiento y 01/01/2024 31/12/2025 1 de construcción y control Verificación » establecimiento de la tarifa del trámite de nacionalidad colombiana por adopción. Las mesas de trabajo se llevarán a cabo, asf: ' Para 2024, se realizarán en los siguientes meses: Enero, marzo, mayo, julio, septiembre y noviembre de 2024. Para 2025 se realizarán en los siguientes meses: Enero, marzo, mayo, julio, septiembre y noviembre de 2025. Área responsable Divulgación ¿quién? La Dirección de Asuntos Intranet Jurídicos Internacionales-GIT de Dirección de Asuntos Jurídicos Internacionales-GIT de Nacionalidad. Nacionalidad, Junto con el GIT . Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional r&e Estrategia, Proyectos y Secretaría General a 03 ENE 2024 RESOLUCIÓN NUMERO DE Hoja número 7

Continuación de la Resolución: “Por medio de la cual se adoptan las Políticas de Prevención del Daño

Antijurídico del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores para la vigencia 2024-2025”. Participación Ciudadana, de la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional, el GIT de Licitaciones y Contratos, Secretaria General y la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación.

MATRÍZ PASO 4: SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

INDICADOR DE GESTIÓN

Descripción N Del : Descripción Fórmula del b Mecanismo del e Subcausa Mecanismo del numerador - indicador denominador Expedición de la Resolución 2713 de 2017, sin el ¿eee ( mesas de cumplimiento de - | . : Sa . ! : Hmesasde - HFmesasde trabajo realizadas procedimiento previsto en el Herramienta de H ; E | 1 NEO trabajo trabajo / H mesas de artículo 7 de la Ley 1212 de Verificación ] | : : realizadas planeadas ' trabajo planeadas 2008, en lo correspondiente 100 al trámite de nacionalidad Colombiana por adopción.

INDICADOR DE RESULTADO D Descripción del | Descripción del Fórmula del Subcausa Medida numerador denominador indicador Falta de procedimiento (É de seguimiento reglado que regule el | y control incremento de la tarifa del Efectuar X de seguimiento de seguimiento realizado / H de támite de nacionalidad 1. Seguimientoy y control y control seguimiento y colombiana por adopción control realizado programado — control | | previsto en el artículo 3 de la f . programado ) r.&.ey 1212 de 2008. F 100 N