MINRELACIONES - Resolución 1270 de 2023

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

RESOLUCIÓN NÚMERO1 2 7 OE TB FEB 2093

Por la cual se modifica la Resolución 9709 del 5 de diciembre de 2017, en relación con los Grupos Internos de Trabajo. EL MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES En ejercicio de las facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por el artículo 208 de la Constitución Política, el artículo 115 de la Ley 489 de 1998, los numerales 14 y 17 del artículo 7 del Decreto 869 de 2016, y CONSIDERANDO Que el artículo 115 de la Ley 489 de 1998, dispone que los representantes legales de las entidades públicas podrán crear y organizar, con carácter permanente o transitorio, grupos internos de trabajo, con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas del organismo. Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 7 numeral 14 del Decreto 869 de 2016, corresponde al Ministro de Relaciones Exteriores crear, organizar y reglamentar, mediante resolución los grupos internos de trabajo, con el fin de desarrollar los objetivos, políticas, planes, programas y proyectos del Ministerio. Que el artículo 18 del Decreto 869 de 2016, señala que es función del Secretario General, dirigir la ejecución de los programas y actividades relacionados con los asuntos en materia de contratación pública de la entidad y el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores. Que el referido artículo establece que es función del Secretario General, dirigir la programación, elaboración y seguimiento a la ejecución de los planes de contratación y de

adquisición de bienes, servicios y de obra pública de la entidad y el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, así como la elaboración de contratos y su correspondiente liquidación, de manera articulada con los instrumentos planeación y presupuesto. Que mediante Resolución 2638 del 31 de mayo de 2019, se delegó en el Secretario General la dirección de los procesos contractuales del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, así como suscribir los actos contractuales que se deriven de estos, con excepción de los asuntos delegados a otras dependencias, Embajadas y Oficinas Consulares de la República de Colombia acreditadas en el exterior. | RESOLUCIÓN NUMERO 2 7 0_DE 1 0 FEB 29lgj3a número 2 Continuación de la resolución «Por la cual se modifica la Resolución 9709 del 5 de diciembre de 2017, en relación con los Grupos Internos de Trabajo.» Que mediante la Resolución 9709 del 5 de diciembre de 2017, se crearon los Grupos Internos de Trabajo del Ministerio de Relaciones Exteriores. Que de conformidad con lo establecido en el artículo 67.1 de la Resolución 9709 de 2017, el Grupo Interno de Trabajo de Licitaciones y Contratos se encuentra adscrito a la Direccion Administrativa y Financiera. Que se hace necesario reubicar el Grupo Interno de Trabajo de Licitaciones y Contratos, que actualmente se encuentra adscrito en la Dirección Administrativa y Financiera en la Secretaría General, en virtud de la dirección y ejecución del proceso de gestión contractual que debe adelantar el Secretario General como ordenador del gasto y teniendo en cuenta las nuevos retos de la política exterior, objetivos estratégicos, programas y proyectos.

En mérito de lo expuesto, RESUELVE ARTÍCULO 1. Modificar. Modifíquese parcialmente el artículo 1 de la Resolución 9709 del 5 de diciembre de 2017, en lo correspondiente a la Secretaría General, el cual quedará así: IDEPENDENCIA |GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE | |Secretaría General [|Licitaciones y Contratos | ARTÍCULO 2. Adicionar. Adiciónese el artículo 51 a la Resolución número 9709 del 5 de diciembre de 2017, el cual quedará así: Artículo 51. GRUPO INTERNO DE LICITACIONES Y CONTRATOS. Corresponde al Grupo Interno de Trabajo de Licitaciones y Contratos, adscrito a la Secretaría General del Ministerio de Relaciones Exteriores, ejercer las siguientes funciones:

1. Elaborar, organizar, adelantar y coordinar el proceso de contratación para la adquisición de bienes y servicios que requiera el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, desde su estructuración hasta el cierre del expediente.

2. Adelantar y tramitar las diferentes actuaciones administrativas, inherentes a los diferentes procesos contractuales del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, cumpliendo con las normas que los regulan y las directrices de la Agencia

Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Etficiente.

3. Adelantar y verificar, que la totalidad de los procesos contractuales que tramite el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, cumplan con las publicaciones requeridas en sus diferentes etapas, en el portal de Contratación Pública SECOP lI y que las mismas se efectúen conforme los cronogramas y lineamientos legales.

4. Adelantar, tramitar y verificar, que se cumplan en debida forma los trámites de legalización y perfeccionamiento de los contratos que celebre el Ministerio de Relaciones - 2 7 Q 10 FEB 2023

RESOLUCIÓN NUMERO 1 DE Hoja número 3 Continuación de la resolución «Por la cual se modifica la Resolución 9709 del 5 de diciembre de 2017, en relación con los Grupos Internos de Trabajo. » Exteriores y su Fondo Rotatorio; inherentes a la aprobación de garantías, verificación de registros presupuestales, asignación de supervisores y demás trámites necesarios para proceder a la etapa de ejecución contractual.

5. Adelantar, tramitar y brindar asesoría al Ordenador del Gasto y a los supervisores de los contratos cuando a ello hubiere lugar, en las actuaciones administrativas relacionadas con las modificaciones contractuales que se originen en desarrollo de los procesos contractuales del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, como incumplimientos, inposición de multas, prórrogas, adiciones, modificaciones contractuales y demás documentos que se originen en desarrollo del cumplimiento del objeto contractual.

6. Asesorar, acompañar y brindar el apoyo necesario en la preparación y trámite de las audiencias públicas que se deban adelantar en desarrollo de Procesos contractuales en sus diferentes etapas.

7. Asesorar, acompañar y brindar el apoyo jurídico necesario en la preparación, trámite y resultados a presentar en los diferentes comités estructuradores y evaluadores de procesos de selección; así como, del Comité de contratación que se deba adelantar en desarrollo de procesos contractuales.

8. Elaborar conceptos en los temas atinentes a contratación pública, brindando asesoría

jurídica a las diferentes dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores en temas relacionados con esta.

9. Verificar el cumplimiento de los requisitos legales de los contratos suscritos por el Ministerio de Relaciones Exteriores y su fFondo Rotatorio, en cuanto a su perfeccionamiento, legalización, ejecución, liquidación y cierre de expediente.

10. Proyectar y actualizar los documentos, manuales y procedimientos que permitan orientar el proceso de contratación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo

Rotatorio.

11. Brindar asesoría y acompañamiento permanente al Ordenador del Gasto y a los supervisores de los diferentes contratos, en las etapas precontractual, de ejecución, proceso de incumplimiento, tasación e imposición de multas y liquidación de los contratos suscritos por el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio; así como hacer el seguimiento permanente a las actuaciones y que las mismas queden debidamente legalizadas.

12. Mantener actualizado el normograma de competencia en el tema de contratación estatal.

13. Elaborar las certificaciones a los contratistas y excontratistas de la entidad, acerca de la ejecución de los contratos.

14. Tener la custodia del archivo del Grupo de Licitaciones y Contratos, de acuerdo con las tablas de retención documental. ! 1 7 10 FEB 2023RESOLUCIÓN NUMERO L DE Hoja número 4

Continuación de la resolución «Por la cual se modifica la Resolución 9709 del 5 de diciembre de 2017, en relación con los Grupos Internos de Trabajo.»

15. Participar en la definición, ejecución, seguimiento y evaluación de políticas, planes y

programas relacionados con los temas de su competencia.

16. Presentar los informes que sean requeridos por la Secretaría General, los organismos de control y demás entidades, relacionados con las funciones asignadas al Grupo Interno de Trabajo.

17. Mantener actualizada y sistematizada la documentación relativa a los asuntos relacionados con el grupo de trabajo y velar por su correcto archivo y conservación.

18. Poner en consideración de las diferentes direcciones, las actuaciones relacionadas con los procesos contractuales, que sean de conocimiento del Secretario(a) General o del Ministro(a) de Relaciones Exteriores cuando a ello hubiere lugar.

19. Implementar el Sistema Integrado de Gestión en el desarrollo de las actividades del área.

20. Apoyar el desarrollo y sostenimiento del Sistema Integrado de Gestión Institucional

21. Las demás que le sean asignadas y que por su naturaleza sean afines con las descritas anteriormente.

ARTÍCULO 3. Derogar. Derógase el artículo 67-1 de la Resolución 9709 del 5 de diciembre de 2017. ARTÍCULO 4. Derogar. Derógase la Resolución 6029 de 2021 “Por la cual se modifica parcialmente la Resolución número 9709 del 5 de diciembre de 2017”. ARTÍCULO 5. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y modifica en lo pertinente la Resolución número 9709 de 2017.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., 10 FEB 2023

ÁLVARO L RÁN

Ministro de Relaciones Exteri

Aprobó: José Antonio Salazar Ramírez — Secretario General. ,

Revisó: Lida Magali Rodríguez Gutiérrez — Asesora Secretaría General Revisó: Silvia Margarita Carrizosa C.- Directora de Talento Humano Revisó. Leonardo Carvajal HernándezJefe Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional Revisó: Martha Inés Mejia Campo-Directora Administrativa y Financiera (E) ¡)39;_. = Revisó: John Alexander Serrano BohorquezJefe Oficina Asesora Juridica Interna (E) u