MINRELACIONES - Resolución 3534 de 2025

Ministerio de Relaciones ExterioresRepública de Colombia eo RESOLUCION nour P 4 (y 2 5 MAR 2025 Por la cual se crea el Comité Operativo para la estructuración e implementación delnuevo modelo de libretas de pasaportes, documentos de viaje y visas, de conformidadcon las especificaciones técnicas que determine el Ministerio de Relaciones Exteriores. LA MINISTRA DE RELACIONES EXTERIORES En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales en especial las previstas en elartículo 208 y 209 de la Constitución Política de Colombia, el literal a del artículo 61 de taLey 489 de 1998, el artículo 2.2.1.4.4 del Decreto 1067 de 2015 y el numeral 17 delartículo 7o del Decreto 869 de 2016, y CONSIDERANDO Que de conformidad con. el artículo 208 de la Constitución Política, los ministros son losjefes de la administración en su respectiva dependencia y les corresponde entre otros,dirigir la actividad administrativa de las entidades a su cargo. Que el articulo 209 de la norma superior antes mencionada, prescribe que la funciónadministrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con base en losprincipios de igualdad, moralidad, eficacia, imparcialidad y publicidad. Que, el numeral 3, del artículo 2, del Decreto 20 de 1992, “Por el cual se determina lanaturaleza jurídica del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores y seasignan sus funciones” estableció entre otras, la función de disponer y contratar laimpresión de las libretas para pasaportes y de los diversos formularios para adelantargestiones para el Ministerio.

Que, de conformidad con el artículo 3 del Decreto 869 del 25 de mayo de 2016 “Por mediodel cual se modifica la estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores y se dictan otrasdisposiciones”, el Ministerio de Relaciones Exteriores es el organismo rector del SectorAdministrativo de Relaciones Exteriores y le corresponde, bajo la dirección de! Presidentede la República, formular, planear, coordinar, ejecutar y evaluar la política exterior deColombia, las relaciones internacionales y administrar el servicio exterior de la República. Que el artículo 4 del Decreto ibidem, prevé las funciones del Ministerio de RelacionesExteriores, entre ellas que, el Ministerio de Relaciones Exteriores de manera directa o através de las distintas entidades y organismos del Estado, ejecuta, evalúa, propone ajustay realiza modificaciones a la política Exterior del Estado Colombiano. Que, el numeral 23 del artículo 4 del Decreto ibidem prevé que el Ministerio de RelacionesExteriores es el ente encargado de la expedición de los pasaportes y de autorizar medianteconvenios con otras entidades públicas, su expedición, cuando lo estime necesario. Que la Dirección de asuntos migratorios, consulares y servicio al ciudadano del Ministeriode Relaciones Exteriores tiene previstas sus funciones en el artículo 21 del Decreto 869de 2016 “Por medio del cual se modifica la estructura del Ministerio de RelacionesExteriores y se dictan otras disposiciones”, én su numeral 11 se le asigna la función de29 MAR 2025DE Hoja número 2RESOLUCIÓN NUMERO Continuación de la Resolución “Por /a cual se crea y se regula el Comité Operativo para el seguimiento ala estructuración del proceso de contratación relacionado con pasaportes, documentos de viaje y visas, deconformidad con las especificaciones técnicas que determine el Ministerio de Relaciones Exteriores”.

presidir y estructurar todo lo concerniente a la expedición de visas, pasaportesdiplomáticos y oficiales, apostillas y legalización de documentos, asi como supervisar a laentidades que la Cancillería autorice para los procesos de expedición de estos. Que la Resolución 6888 del 2021 “Por la cual se regulan las disposiciones referentes a lospasaportes y al documento de viaje colombiano y se deroga la Resolución número 3959del 29 de diciembre de 2020 y la Resolución 656 del 17 de febrero de 2021”, actualizó losrequisitos y procedimientos para la expedición de pasaportes en el marco de nuevastecnologías y los estándares internacionales, para así, seguir brindando a los usuarios undocumento de forma ágil y eficiente, regulando las disposiciones referentes a lospasaportes y al documento de viaje colombiano. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley 80 de 1993, la Ministra es larepresentante legal de la entidad y tiene la competencia para celebrar contratos, ordenarel gasto y ejecutar los actos necesarios para el cumplimiento de su objeto y funciones, lascuales podrá delegar en los términos establecidos en el artículo 12 de la ley 80 de 1993.

Así las cosas, el Decreto 869 de 2016 le asigna a la Secretaria General respecto de lostramites contractuales, la función de elaborar, programar y realizar la ejecución de lacontratación las necesidades y de la adquisición de bienes y servicios de la Entidad y suFondo Rotatorio. En lo que concierne al proceso de contratación relacionado con libreta de pasaportes,documentos de viaje y visas, este Ministerio, en procura de los postulados de la funciónadministrativa y con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidadestipulados en el Estatuto General de Contratación de la. Administración Pública, buscaque dicho proceso, este enmarcado desde la etapa precontractual en las exigencias detipo legal, planeación, programación, conveniencia y oportunidad que regirán la ejecucióncontractual. Que con fundamento en lo anterior se hace necesario creary regular un Comité Operativopara la estructuración del proceso de contratación relacionado con libreta de pasaportes,documentos de viaje y visas. En mérito de lo expuesto, RESUELVE ARTÍCULO 1. OBJETO: Crear y regular el Comité Operativo para la implementación delnuevo modelo de libretas de pasaportes, documentos de viaje y visas, en adelante COEP,de conformidad con las especificaciones técnicas que determine el Ministerio deRelaciones Exteriores. ARTICULO 2. CREACIÓN DEL COMITÉ. Créese el Comité Operativo para laimplementación del nuevo modelo de libretas de pasaportes, documentos de viaje y visas,en adelante COEP, como una instancia asesora y orientadora de los aspectos técnicos,jurídicos y financieros para la gestión contractua! al Representante Legal del Ministerio de“Relaciones Exteriores o su delegado.

Y2 A 25 MAR 2029= DE Hoja número 3RESOLUCIÓN NUMERO Continuación de la Resolución “Por la cual se crea y se regula el Comité Operativo para el seguimiento ala estructuración del proceso de contratación relacionado con pasaportes, documentos de viaje y visas, deconformidad con las especificaciones técnicas que determine el Ministerio de Relaciones Exteriores”. : ARTÍCULO 3. FUNCIONES. El Comité Operativo tendrá las siguientes funciones:1. Coordinar y asesorar la etapa precontractual del proceso relacionado con elsuministro de libreta de pasaportes, documentos de viaje y visa, en loscomponentes técnico, jurídico y financiero.2. Realizar sesiones o mesas técnicas requeridas en la estructuración del procesocontractual, así como realizar el seguimiento a los compromisos que de las mismasse desarrollen.3. Estudiar, analizar, conceptualizar y elaborar recomendaciones que sean requeridaspor el ordenador del gasto y el despacho de la Ministra respecto de la estructuracióndel proceso contractual en estudio.4. Analizar, evaluar y aprobar los aspectos técnicos para el suministro de libreta depasaportes, documentos de viaje y visa.5. Las demás actividades a que haya lugar y que estén asociadas a este proceso.

ARTÍCULO 4. CONFORMACIÓN: El COEP, estará integrado por:1. El ministro de Relaciones Exteriores o su delegado, quien lo presidirá.2. El secretario general del Ministerio de Relaciones Exteriores, o su delegado3. El director de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano, o quienhaga sus veces, el cual ejercerá la secretaría técnica del Comité.El jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional.El coordinador del G.I.T de Licitaciones y Contratos.El director Administrativa y Financiera.El jefe de la Oficina Asesora Jurídica Interna.El director de Asuntos Jurídicos Internacionales.El coordinador del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores Parágrafo 1. Solo los miembros autorizados en este articulo podrán delegar suparticipación en el COEP. Parágrafo 2. En caso de ausencia del director de Asuntos Migratorios, Consulares yServicio al Ciudadano, el presidente del COEP designará un/a secretario/a Ad'Hoc previainstalación de la sesión. ARTICULO 5: INVITADOS PERMANENTES: Serán invitados permanentes, con voz, perosin voto: el jefe de la Oficina de Control Interno Disciplinario o su delegado; el jefe deControl Interno de Gestión o su delegado; un delegado de la Agencia Nacional de DefensaJurídica del Estado y un delegado de Migración Colombia.

ARTÍCULO 6. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA. La secretaria técnica del -COEP tendrá las siguientes funciones:

4. Convocar a los integrantes del Comité a las sesiones con un término de antelaciónde tres (3) días hábiles a la sesión.2. Preparar el orden del día de las sesiones y enviar la agenda a los miembros delComité con tres (3) días hábiles de antelación.3. Verificar el quórum al inicio de las sesiones.4. Elaborar las actas de cada sesión del Comité y remitirla dentro de los cinco (5) díashábiles siguientes para ser suscrita por el presidente del Comité y el secretariotécnico.RESOLUCIÓN NUMERO 5 4 A 95 MAK 2025: DE Hojandmero 4

Continuación de la Resolución “Por /a cual se crea y se regula el Comité Operativo para el seguimientoala estructuración del proceso de contratación relacionado con pasaportes, documentos de viaje y visas, deconformidad con las especificaciones técnicas que determine el Ministerio de Relaciones Exteriores”.

5. Llevar la relación de las recomendaciones y tareas impartidas por el Comité, einformar sobre el estado de su ejecución.6. Mantener organizado y actualizado el archivo físico o digital de los documentos quese deriven de la gestión del Comité.7. Custodiar las actas que hayan sido aprobadas y firmadas.8. Realizar seguimiento a los compromisos y tareas pendientes que se establezcanen las sesiones del Comité.9. Realizar periódicamente o a solicitud del Despacho del ministro de RelacionesExteriores, reportes del contenido, cumplimiento de los compromisos o alertas quese establezcan en las sesiones del Comité.

ARTÍCULO 7. SESIONES Del COEP: El COEP se reunirá previa convocatoria por parte dela secretaría técnica a solicitud de su presidente o de las áreas requirentes.

1. El Comité Operativo deberá reunirse.2. Se hace necesaria la presencia del presidente y la secretaría técnica para lainstalación de las sesiones del Comité.

ARTICULO 8. QUORUM: Para sesionar y deliberar se requerirá de la asistencia de lamitad más uno de los/as miembros del Comité.Las decisiones se tomarán con el voto favorable de la mayoría absoluta de los miembrosdel Comité. ARTÍCULO 9. La presente resolución rige a partir de su expedición Dada en Bogotá a los,

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D.C., a los Ministra de ciones Exteriores Revisó: Lucy Edrey Acevedo Meneses ~ Secretaria General ERevisó: Camilo Andres Escobar - Jefe de Oficina Asesora Jurídica InternaRevisó: Maria de! Pilar Salcedo D - Coordinadora G.1.T Conceptos y Regulación NormativaProyectó: Niko! Cedeño T — Asesora G.I.T Conceptos y Regulación Normativa 95 MAR. 2025