MINRELACIONES - Resolución 3540 de 2024

REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES RESOLUCIÓN NUMER03 5 A 0 10 .+,w ¿lu4

Por medio de la cual se definen las condiciones para la asignación y uso de los vehículos oficiales del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio y se deroga la Resolución 1479 de 2023

CONSEJERO DE RELACIONES EXTERIORES

ENCARGADA DE LAS FUNCIONES DE LA SECRETARIA GENERAL DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES En ejercicio de las facultades legales, en particular las conferidas por el parágrafo 2 del artículo 2.8.4.6.6 del Decreto Único Reglamentario 1068 de 2015, modificado por el artículo 1, Decreto Nacional 050 de 2024, los numerales 2 y 11 del artículo 18 del Decreto 869 de 2016, el Decreto 0228 de 26 de febrero de 2024 y CONSIDERANDO Que el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia señala que la función administrativa se desarrolla con fundamento en los principios de moralidad, eficacia, economía y celeridad, entre otros. Que a través de la Ley 769 de 2002 se establecen las normas de tránsito que rigen en todo el territorio nacional y regulan la circulación de los peatones, usuarios, pasajeros, conductores, motociclistas, ciclistas, agentes de tránsito, y vehículos por las vías públicas o privadas que están abiertas al público, o en las vías privadas, que internamente circulen vehículos; así como la actuación y procedimientos de las autoridades de tránsito.

Que de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1503 de 2011 modificada por la Ley 2050 de 2020, existen lineamientos generales en educación, responsabilidad social empresarial y acciones estatales y comunitarias para promover en las personas la formación de hábitos, comportamientos y conductas seguros en la vía y en consecuencia, la formación de criterios autónomos, solidarios y prudentes para la toma de decisiones en situaciones de desplazamiento o de uso de la vía pública, entre los cuales se encuentra la implementación del Plan Estratégico de Seguridad Vial para toda entidad, organización o empresa del sector público o privado, que cuente con una flota de vehículos automotores o no automotores superior a diez (10) unidades. 5 !¡ 0 TU MAY 7025 RESOLUCIÓN NUMERO DE Hoja número 2

Continuación de la Resolución: “Por medio de la cual se definen las condiciones para la asignación y uso de los vehícullos oficiales del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio y se deroga Resolución 1479 de 2023.” Que el artículo 2.8.4.6.6. Modificado por el art. 1, Decreto Nacional 050 de 2024, compilado en el Decreto 1068 de 2015 Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público, faculta al Secretario General del Ministerio de Relaciones Exteriores para asignar vehículos de uso oficial con cargo a los recursos del tesoro público a las personas que por sus funciones ya sean de carácter diplomático o protocolarios así lo requieran, teniendo en cuenta las necesidades del servicio y las condiciones para el ejercicio de la función pública.

Que el Decreto 199 del 20 de febrero de 2024 estableció el Plan de Austeridad del Gasto y

en el artículo 14, fijó lineamientos en cuanto al uso de vehículos oficiales y que la Directiva Presidencial 08 de 2022, en su numeral, 2.3., indicó que solo se podrán asignar vehículos oficiales a funcionarios del nivel directivo y excepcionalmente con previa justificación, a funcionarios del nivel asesor, y no podrá asignarse vehículos oficiales a contratistas. Que de conformidad con la Resolución 1580 de 2015 madificada por la Resolución 2831 de 2016 son funciones de los conductores mecánicos, entre otras, las de conducir y mantener el vehículo asignado en óptimas condiciones mecánicas y de presentación; revisar y verificar diariamente el estado del vehículo, herramientas y equipos de seguridad y de carretera y realizar las reparaciones menores que sean necesarias; aplicar las normas establecidas por las autoridades del tránsito para la conducción de vehículos e informar oportunamente sobre los accidentes de tránsito, así como cumplir con el reglamento establecido para el uso de los vehículos y con las rutas y horarios que le sean asignados. Que en cumplimiento de la normatividad de tránsito vigente, esta Entidad adoptó el Plan Estratégico de Seguridad Vial, con el fin de establecer las estrategias, metodologías y acciones basadas en el ciclo PHVA para el diseño, implementación y verificación del Plan Estratégico de Seguridad Vial del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, que permitan promover en los funcionarios la formación de comportamientos seguros y hábitos adecuados como actores viales, para aportar en la política nacional de disminución de los accidentes de tránsito y mejorar continuamente la seguridad vial para sus funcionarios y comunidad externa,

fomentando las conductas responsables por medio de la sensibilización, educación y promoción de la seguridad vial, según los lineamientos de la normativa legal vigente y las políticas del Ministerio. Que el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo rotatorio cuenta con el procedimiento para la administración y mantenimiento de vehículos cuyo objeto es el de establecer la secuencia de actividades requeridas, para brindar el servicio de transporte a los servidores según resolución de asignación de vehículos, así como cumplir con los requerimientos operativos de las diferentes áreas de la entidad y velar por que todos los vehículos cumplan con los requisitos legales y de funcionamiento estipulados. Que el numeral 2 del artículo 18 del Decreto 869 de 2016, determinó que el Secretario General del Ministerio de Relaciones Exteriores, tendrá la facultad de dirigir la ejecución de los programas y actividades relacionados con los servicios administrativos de la entidad y el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores. Que, en virtud de las facultades conferidas al Secretario General del Ministerio de Relaciones Exteriores, y teniendo en cuenta la naturaleza de las actividades que por funciones del cargo se encuentran asignadas al Ministro, Viceministros, Secretario General, Directores y Jefes de Oficina, para el cumplimiento de los compromisos institucionales, se hace necesario ; asignarles vehículos para el cumplimiento de tales compromisos. , 3 5 !1 9 10 MAY 2024 RESOLUCIÓN NUMERO pa U MA ZUZ Hoja número 3

Continuación de la Resolución: “Por medio de la cual se definen las condiciones para la asignación y uso de los vehículos oficiales del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio y se deroga Resolución

1479 de 2023.” Que es necesario derogar la Resolución 1479 de 2023 “Por la cual se asignan para uso oficial los vehículos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio y se deroga la Resolución 0972 del 8 de marzo de 2021” Que, en estricto cumplimiento de los principios de austeridad, eficacia y eficiencia administrativa, se hace necesario establecer medidas de racionalización para garantizar el adecuado uso de los recursos, entre otros, los vehículos oficiales de este Ministerio para que tal uso atienda a las necesidades del servicio y del ejercicio de la función pública. Que, en mérito de lo anterior, RESUELVE Artículo 1. Objeto. Asignar los vehículos oficiales del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio destinados al transporte del Ministro, Viceministros, Secretario General, Directores y Jefes de Oficina del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, de conformidad con su estructura orgánica vigente. Los vehículos oficiales operativos serán utilizados para atender a los funcionarios que requieren el servicio de transporte por necesidades del servicio. Artículo 2. Ámbito de aplicación. La presente resolución aplica a todas las dependencias que conforman la estructura orgánica del Ministerio de Relaciones Exterior y su Fondo Rotario, a los servidores públicos que en virtud de sus funciones hagan uso del parque automotor, a quienes lo administren y a quienes desempeñan el cargo de conductor de la Entidad. Artículo 3. Administración de los vehículos. Los vehículos de propiedad del Ministerio de Relaciones Exterior y su Fondo Rotario y los que le sean asignados por necesidades del

servicio, deberán utilizarse única y exclusivamente como herramienta para el cumplimiento de los fines institucionales y conforme con la asignación que se realice por parte del área responsable de su administración. El parque automotor de la entidad será administrado por la Dirección Administrativa y Financiera, a través del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Transporte, quien asignará y reubicará los conductores o vehículos de acuerdo con las necesidades de las dependencias, y las requeridas para atender las necesidades propias del Ministerio de Relaciones Exterior y su Fondo Rotario, en el marco de las condiciones del servicio. Cuando en función del servicio de la oficina que tienen a su cargo, los Viceministros, el Secretario General, Directores y/o Jefes de Oficina del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, requieran más de un vehículo, estos podrán solicitar la prestación del servicio de transporte adicional para el caso específico, justificando debidamente la necesidad mediante correo electrónico dirigido al Coordinador del Grupo Interno de Transporte, quien será el encargado de gestionar dicha solicitud según la disponibilidad de vehículos. £|k . 4n MAY Hlf¿'1 RESOLUCION NUMERO DE l(“ M' Hoja número 4

Continuación de la Resolución: “Por medio de la cual se definen las condiciones para la asignación y uso de los vehículos oficiales del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio y se deroga Resolución 1479 de 2023.” Artículo 4. Custodia de los vehículos. Los servidores del Grupo Interno de Trabajo de Transporte que desempeñen el cargo de Conductor Mecánico serán responsables de la

custodia del vehículo asignado, por lo cual deben velar por su conservación y responder por los daños de que sea objeto el automotor bajo su guarda, y cumplir con lo establecido en la normatividad de tránsito vigente; el Plan Estratégico de Seguridad Vial y el procedimiento para la administración y mantenimiento de vehículos, establecidos por este Ministerio. Parágrafo 1. Cuando los conductores asignados terminen la prestación del servicio en lugares distantes de los parqueaderos del Ministerio, por la seguridad del funcionario y del vehículo a su cargo, los automotores pernoctarán en sitios cercanos a la residencia del conductor. Es responsabilidad de los conductores mantener los vehículos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio y los que le sean asignados por necesidades del servicio, en lugares que ofrezcan condiciones de seguridad. Parágrafo 2. En los casos en los que el servicio termina después de las 8:00 p.m. del día viernes, el vehículo deberá estar parqueado en las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores a más tardar a las 10:00 a.m. del día sábado. El vehículo será recogido el día domingo, antes de las 17:00 pm, con el fin de permitir al conductor alistar lo correspondiente al inicio de la prestación del servicio de transporte. Parágrafo 3. Si por necesidades del servicio, en los términos del Decreto 199 de 2024 o de las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan, se hace indispensable utilizar el vehículo en días no hábiles, el área correspondiente deberá informar previamente al correo electrónico del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Transporte o al sistema que

indiqué esta entidad, para que se generé la respectiva autorización de movilización del vehículo. Se excluyen de esta disposición los vehículos asignados al Ministro de Relaciones Exteriores, las motocicietas de su esquema de seguridad, los vehículos asignados a los Viceministros, y Secretario General. Parágrafo 4. En los casos que los servidores que cuenten con asignación de vehículos oficiales se desplacen a comisiones al exterior, se encuentren en vacaciones o incapacidades médicas, o situaciones similares, la Dirección de Talento Humano a través de sus Grupos Internos de Trabajo deberá informar al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Transporte, quien impartirá instrucciones al funcionario que desempeñe las labores de conductor mecánico, respecto a la reasignado del vehículo. Artículo 5. Asignación máxima de combustible por vehículo. El Tope Fijo Mensual de consumo de combustible estará determinado de la siguiente manera:

1. Los vehículos asignados al Ministro de Relaciones Exteriores, las motocicletas de su esquema de seguridad, los vehículos asignados a los Viceministros y al Secretario General, no tendrán tope máximo de combustible.

2. El vehículo asignado al Director del Protocolo por la naturaleza del servicio y el normal desarrollo de sus funciones, tendrá un tope máximo de noventa y cinco (95) galones al mes. -Qf.

MAY 074 "; _¡. i | MA RESOLUCIÓN NUMERO DE _ ' Hoja número 5

Continuación de la Resolución: “Por medio de la cual se definen las condiciones para la asignación y uso de los vehícullos oficiales del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio y se deroga Resolución

1479 de 2023.”

3. Los vehículos asignados a los demás Directores y Jefes de Oficina tendrán un tope máximo de setenta y cinco (75) galones al mes.

Parágrafo. Los Directores y Jefes de Oficina que requieran combustible adicional deberán solicitar al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Transporte la respectiva autorización de galones adicionales a través de correo electrónico, a fin de gestionar los trámites y registros correspondientes. Artículo 6. Responsabilidad en el uso oficial de los vehículos. Es responsabilidad del servidor que tenga asignado el vehículo, en cumplimento de los principios de economía y austeridad del gasto público, su uso con carácter exclusivo para el cumplimiento de las necesidades y funciones propias del cargo, así como permitir la realización de los mantenimientos e inspecciones, dentro de las fechas previamente programadas y/o reparaciones a que haya lugar, para el correcto y adecuado funcionamiento de los vehículos. Parágrafo 1. En los casos en que un vehículo presente fallas mecánicas o siniestro, el conductor responsable deberá dar aviso inmediato al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Transporte del Ministerio de Relaciones Exteriores y generar los trámites correspondientes ante las autoridades de tránsito y a la aseguradora establecida por el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores para garantizar la adecuada movilización del automotor, si fuere necesario. Parágrafo 2. Los servidores públicos que tienen asignado el uso de vehículos oficiales deberán utilizarlos única y exclusivamente en las labores y actividades oficiales requeridas e inherentes para las cuales fue asignado y propenderán porque los conductores respeten

en todo momento las disposiciones de tránsito; así mismo, los conductores de los vehículos oficiales deberán cumplir estrictamente con las normas de tránsito vigentes. Parágrafo 3. Cuando un servidor público con cargo de conductor mecánico incurra de manera reiterada en tres (3) ocasiones durante una misma vigencia, en alguna falta de tránsito que dé lugar a imposición de una multa, esta novedad deberá ser informada a la Oficina de Control Disciplinario Interno por la Coordinación del Grupo Interno de Trabajo de Transporte, para lo que resulte de su competencia; y las mismas deberán ser pagadas por dicho conductor. Artículo 7. Perímetro de vehículos. El uso de los vehículos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio está establecido dentro de la ciudad de Bogotá D.C. El servidor público con asignación de vehículo, y que su lugar de residencia se encuentre fuera del perímetro de la ciudad de Bogotá D.C., deberá asumir los gastos de peajes que se generen por cada trayecto y por esta situación no se generará reconocimiento de comisión ni para el servidor ni para el conductor. Parágrafo. Cuando por razones del servicio se lleven a cabo actos oficiales fuera del perímetro de la ciudad de Bogotá D.C., se deberá solicitar por el área que requiere el servicio, con cinco (5) días de anticipación, vía correo electrónico o el sistema que indique la Entidad, la autorización de salida del vehículo fuera de dicho perímetro, al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Transporte con copia al Director Administrativo y Financiero, con el fin de que se realice la respectiva autorización y adicionalmente que se destine el

Ql rubro correspondiente al pago de peajes. La solicitud de la comisión del conductor mecánico '; ! i A 1N MAY IAJA RESOLUCIÓN NUMERO %: U DE | fº — Hoja número 6

Continuación de la Resolución: “Por medio de la cual se definen las condiciones para la asignación y uso de los vehículos oficiales del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio y se deroga Resolución 1479 de 2023.” que asistirá al evento debe ser solicitada por la oficina que generará el servicio sin excepción.

Artículo 8. Servicios Operativos. Los servidores de la entidad que no se les asigna vehículo en la presente Resolución y que, por necesidades del servicio, requieran transporte ocasional, deben tramitar la solicitud ante el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Transporte, mediante correo electrónico o al sistema que indique la entidad, con por lo treinta y seis (36) horas de anticipación, la cual se gestionará acorde con la disponibilidad de vehículos. En el caso de que una dependencia requiera del servicio de transporte en días no laborales para el cumplimiento de funciones propias de la Entidad, el jefe de la dependencia deberá tramitar autorización ante la Coordinación del Grupo Interno de Trabajo de Transporte para la respectiva asignación del servicio, la cual se gestionará acorde con la disponibilidad de vehículos. El Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Transporte asignará los vehículos operativos para las rutas requeridas por los servidores asignados a la sala VIP, con el fin de cubrir el trayecto de entrada y salida de los citados servidores, siempre y cuando medie solicitud relacionando el evento, y exista disponibilidad de vehículos. El trámite se gestionará siempre y cuando el evento en Sala VIP se encuentre en los

siguientes horarios: - De lunes a viernes, antes de las 6:00 am y después de las 21:00 pm. - “Sábados antes de las 6:00 am y después de las 20:00 pm - Domingos y festivos antes de las 7:00 am y después de las 20:00 pm. Artículo 9. Asignación de motocicletas y vehículos de Esquemas de Seguridad. Los vehículos y motocicletas asignadas a los Esquemas de Seguridad, serán responsabilidad del Jefe de Seguridad designado por el Ministerio de Relaciones Exteriores, los cuales deberán ser conducidos por funcionarios de esta entidad con cargo de conductor mecánico, y/o por servidores de la Policía Nacional y/o Unidad Nacional de Protección. Cuando se asignen las motocicletas y/o vehículos de esquemas de seguridad a servidores de la Policía Nacional y/o Unidad Nacional de Protección, el Jefe de Seguridad designado por el Ministerio de Relaciones Exteriores, enviará al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Transporte, los siguientes documentos:

1. Copia de la Licencia de conducción vigente.

2. Copia del carné de identificación de la Policía Nacional y/o Unidad Nacional de Protección vigente.

3. Certificado de idoneidad para la conducción de motocicleta de acuerdo con la necesidad, por parte de la Policía Nacional y/o Unidad Nacional de Protección.

4. Acto administrativo o comunicación oficial de comisión en el Ministerio de Relaciones Exteriores, de los servidores a los cuales van a ser asignadas las motocicletas y/o vehículos para la labor de protección. ('

10 MAY 2024 RESOLUCIÓN NUMERO DE “ Hoja número 7

Continuación de la Resolución: “Por medio de la cual se definen las condiciones para la asignación y uso

de los vehículos oficiales del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio y se deroga Resolución 1479 de 2023.” El Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Transporte, una vez verificados los documentos, procederá a entregar las motocicietas y/o vehículos al Jefe de Seguridad designado por la entidad, mediante formato oficial acta de entrega y carpeta preoperacional de las motocicletas y/o vehículos asignados.

Parágrafo: Las motocicletas y/o vehículos de esquemas de seguridad asignadas no podrán ser conducidas por servidores de la Policía Nacional y/o Unidad Nacional de Protección, diferentes a los asignados por el Jefe de Seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores Del mismo modo, no podrán usar o emplear las motocicletas y/o vehículos de uso oficial asignadas en actividades de carácter particular.

El Jefe de Seguridad designado por el Ministerio de Relaciones Exteriores, deberá realizar diariamente la verificación física del estado de los vehículos asignados, y presentar la carpeta preoperacional de cada vehículo el primer día hábil de cada semana para revisión del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Transporte de este Ministerio. Artículo 10. Deberes de los Conductores. Los servidores que desempeñan el cargo de conductor mecánico deben:

1. Utilizar el vehículo solo para las actividades oficiales autorizadas y ejercer la custodia del vehículo en los términos dispuesto en la presente resolución.

2. Portar todos los elementos de seguridad vial requeridos y las herramientas necesarias para atender las emergencias en el recorrido (Equipo de carretera

completo y al día, Botiquín SHD, Chaleco reflectivo, linterna funcional).

3. Cumplir con las obligaciones contenidas en el Código Nacional de Tránsito y demás normas legales vigentes que regulen la circulación y el manejo de vehículos.

4. Recibir y entregar el vehículo bajo inventario, elaborado en conjunto con el Coordinador de Transportes encargado del parque automotor de la entidad, en el que se detallará el estado del automotor, la relación de herramientas, equipos de seguridad vial y demás accesorios que éste contenga, los cuales quedarán en el listado de bienes devolutivos del inventario a su cargo, lo que lo compromete como tenedor responsable de su custodia y cuidado.

5. Mantener los vehículos debidamente aseados, realizar de manera diaria la inspección vehicular e informar oportunamente al Coordinador del Grupo Interno de Transportes, cualquier novedad sobre la situación mecánica y de ajuste del vehículo con el fin de ser corregida, lo anterior con el objetivo de garantizar que se programen los mantenimientos preventivos y correctivos del automotor, a efectos de mantener las condiciones áptimas de operación y de seguridad del vehículo.

6. Asegurarse de portar y mantener actualizada toda la documentación para la normal movilización del vehículo, y obtener las autorizaciones del Coordinador de Transporte para los servicios de transporte u operaciones específicas.

7. Estar atento a las necesidades, solicitudes y órdenes de servicio, y cada vez que finalice un servicio, deberá reportarse de manera inmediata ante el Coordinador de Transporte de la entidad su finalización.

8. Asistir a las capacitaciones de seguridad vial programadas por la entidad. _W

[ l 10 MAY 207

RESOLUCIÓN NUMERO DE Hoja número 8

Continuación de la Resolución: “Por medio de la cual se definen las condiciones para la asignación y uso de los vehículos oficiales del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio y se deroga Resolución 1479 de 2023.” Artículo 11. Vigencia y Derogatoria. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución 1479 de 2023.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá D.C., a los PAOLA ANDREA VASQUEZ RESTREPO Consejero de Relaciones Exteriores Encargada de las Funciones de la Secretaría General del Ministerio de Relaciones Exteriores

Aprobó: Ruth Margarita Ochoa Ramírez-Directora Administrativa y FinancierW

Revisó: Solangel Ortiz MejiaJefe Oficina Asesora Jurídica (E) ke

Proyectó: Cristopher Alex Polanco - Coordinador G.I.TTranspode%