MINRELACIONES - Resolución 5958 de 2023

REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES RESOLUCIÓN NÚMER05 g 5 8?E —4 AGO 2023

Por medio de la cual se adopta la actualización de los instrumentos de Gestión de la Información Pública del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio EL MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES En uso de sus facultades constitucionales y legales y en especial del artículo 208 de la Constitución Política, el literal a. del artículo 61 de la Ley 489 de 1998, el artículo 2.8.5.2 del Decreto 1080 de 2015. el numeral 17 del artículo 7 del Decreto 869 de 2016 y el artículo 9 del Acuerdo 004 de 2019, y CONSIDERANDO Que el artículo 74 de la Constitución Política de Colombia, establece que todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. Que el artículo 27 de la Ley 594 del 14 de julio de 2000, Ley General de Archivos, establece que todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley. Que la Ley 1712 del 6 de marzo de 2014, “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”, tiene como objeto regular el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información, y constituye el marco general de la protección del ejercicio del derecho de

acceso a la información pública. Que la referida Ley en sus artículos 13 y 20 establece la obligación de crear el Registro de Activos de Información y un Índice de Información Clasificada y Reservada. Así mismo en su artículo 15 señala que los sujetos obligados, deberán adoptar un Programa de Gestión Documental en el cual se establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos. Que el artículo 2.8.5.1 del Decreto 1080 de 2015 Único Reglamentario del Sector Cultura, determina como Instrumentos de Gestión de la Información Pública: El Registro de Activos de Información, el Índice de Información Clasificada y Reservada y el Programa de Gestión Documental. Que el artículo 2.8.5.2. del Decreto 1080 de 2015 establece el Mecanismo de adopción y actualización de los Instrumentos de Gestión de la Información Pública: El Registro de Activos de Información, el Índice de Información Clasificada y Reservada y el Programa de Gestión Documental, los cuales deben ser adoptados y actualizados por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado. Que los artículos 2.8.2.5.10 y 2.8.2.5.11 del Decreto 1080 de 2015, establecen que todas las entidades del Estado deben formular un Programa de Gestión Documental (PGD) a 3 , 0 2073 n RESOLUCIÓN NUMERO Hoja número 2

Continuación de la resolución: Por medio de la cual se adopta la actualización de los instrumentos de Gestión de la Información Pública del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción de Anual. Y que este debe ser aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo.

Que el artículo 2.8.5.1.1 del Decreto 1080 de 2015, establece el concepto de Registro de Activos de Información, como el “Inventario de la información pública que el sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, transforme o controle en su calidad de tal.” Que el artículo 2.8.5.2.1 del Decreto 1080 de 2015, define el Índice de Información Clasificada y Reservada, como el instrumento a través del cual se determina la naturaleza de la información pública, pública-reservada y pública-clasificada obtenida, adquirida o controlada por el sujeto obligado. Que el artículo 2.8.5.4.1 del Decreto 1080 de 2015 sobre el Concepto del Programa de Gestión Documental, indica que en desarrollo de la Ley 1712 de 2014 se entenderá por Programa de Gestión Documental al plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y disposición de la información pública, desde su creación hasta su disposición final, con fines de conservación permanente o eliminación. Que el artículo 2.1.1.2.1.4 del Decreto 1081 de 2015 Único del Sector Presidencia de la

República, referido a la publicación de información en sección particular del sitio web oficial, establece que los sujetos obligados, de conformidad con las condiciones establecidas en el artículo 5 de la Ley 1712 de 2014, deben publicar en la página principal de su sitio web oficial, en una sección particular identificada con el nombre de “Transparencia y acceso a información pública” Que el artículo 2.1.1.5.2. del Decreto 1081 de 2015, indica que el mecanismo de adopción y actualización de los Instrumentos de Gestión de la Información Pública como son el Registro de Activos de Información, el Índice de Información Clasificada y Reservada y el Programa de Gestión Documental, deben ser adoptados y actualizados por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado. Que mediante Resolución 2144 del 7 de mayo de 2019, se adoptó el Programa de Gestión Documental -PGD del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. Que mediante Resolución 1474 del 29 de mayo de 2020, se adoptó e implementó el Registro de Activos de Información y el Indice de Información Clasificada y Reservada del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. Que el ejercicio de las funciones administrativas por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, implica el desarrollo de un trabajo permanente y dinámico respecto a la gestión y clasificación de sus activos de información que dé cumplimiento a los lineamientos establecidos en el Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información (MSPI) de la entidad. Que la actualización de los instrumentos de gestión de información pública: Registro de

Activos de Información, Índice de Información Clasificada y Reservada y Programa de Gestión Documental PGD en su versión 2022, fueron presentados y se aprobaron como consta en el acta del Comité Institucional de Gestión y Desempeño finalizado el 17 de marzo de 2023. 3 -4 AGO 2023 RESOLUCIÓN NUMERO DE Hoja número 3

Continuación de la resolución: Por medio de la cual se adopta la actualización de los instrumentos de Gestión de la Información Pública del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio Que en virtud de lo anterior se debe actualizar e inmplementar los instrumentos de Gestión de la Información Pública del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio y derogar las Resoluciones 2144 de 2019 y 1474 de 2020

En mérito de lo expuesto, RESUELVE Artículo 1. Adopción: Adoptar para el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, la actualización de los siguientes Instrumentos de Gestión de la Información Pública en su versión 2022.

1. Registro de Activos de Información

2. Índice de Información Clasificada y Reservada

3. Programa de Gestión Documental.

Artículo 2. Publicación: Realizar la publicación de los Instrumentos de Gestión en la página Web del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio en la Sección de Transparencia y Acceso a la Información Pública y en el Portal de Datos Abiertos de Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Artículo 3. Vigencia y Derogatoria: La presente Resolución rige a partir de su publicación

y deroga las Resoluciones 2144 de 2019 y 1474 de 2020.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D.C. alos Ministro de Relaciones Exteriores

Aprobó: José Antonio Salazar Ramírez - Secretario General. £ Revisó: Eduardo Alexander Franco Solarte -Director Administrátivo y Financiero Revisó: Victor Alfonso Arias García — Director de la Dirección de Gestión de Infommación y Tecnología% Revisó: Paola Ramirez Pabón-Jefe Oficina Asesora Jurídica InternaWRevisó: John Alexander Serrano Bohorquez-Coordinador Grupo Interño de Trabajo de Conceptos y Regulación Nor¡_-uativa ¡€w Revisó: Luz Adriana Nava Villamil — Jefe (E) de la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional CN Proyectó: Hivon Maritza Sanabria-Coordinadora Grupo Interno de Trabajo de Archivo