MINRELACIONES - Resolución 75 de 2022

Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia MN / ; escro ._' l ha eA e 7 E RESOLUCIÓN NUMEROU %U f ) DE E.S ENE 7077 Por medio de la cual se actualiza el Reglamento del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio. LA MINISTRA DE RELACIONES EXTERIORES En uso de sus facultades constitucionales y legales, y en especial las que conferidas por el literal a del artículo 61 de la Ley 489 de 1998 y el numeral 17 del artículo 7 del Decreto 869 de 2016, y CONSIDERANDO Que el artículo 658 de la Ley 23 de 1991, adicionado por el artículo 75 de la Ley 446 de 1998, establece que las entidades y organismos de derecho público del orden nacional, departamental, distrital y de los municipios capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles, deberán integrar un comité de conciliación, conformado por los funcionarios del nivel directivo que se designen y cumplirá las funciones que se le señalen. Dichos funcionarios, tienen la función de orientar las políticas de defensa de los intereses públicos de cada entidad. Que mediante la Ley 640 de 2001, se modificaron las normas relativas a la conciliación y se fijaron los parámetros de los asuntos que deben ser estudiados por los Comités de Conciliación extrajudicial en materia de lo contencioso administrativo. Que a través de las reformas introducidas a la Ley 270 de 2006 por la Ley 1285 de 2009, se contribuyó a la necesidad de fortalecer la conciliación extrajudicial como mecanismo eficaz para la solución de conflictos buscando avanzar en la descongestión de la administración

de justicia. Que el numeral 1 del artículo 161 de la Ley 1437 de 2011 modificado por el artículo 34 de la Ley 2080 de 2021, señala que el tramité de la conciliación extrajudicial es requisito de procedibilidad de toda demanda en que se formulen pretensiones relativas a nulidad con restablecimiento del derecho, reparación directa y controversias contractuales. Que mediante Decreto 1069 de 2015, modificado por el Decreto 1167 de 2016, se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho, a través del cual se reglamentó lo referente a la conciliación extrajudicial en materia contencioso-administrativa y los Comités de Conciliación. Que mediante la Resolución 4671 de 2001, el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, crearon el Comité de Conciliación, unificando las Resoluciones 3694 dela RESOLUCIÓN NUMEROÚ - . ÉA —| y “ u1 3 1= H9F 2¡!l22-loja número 2 u Continuación de la Resolución: Por medio de la cual se actualiza el Reglamento del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio y se deroga la Resolución 6333 de 2018. 25 de agosto de 2000 y 1889 del 4 de mayo de 2001, para efecto que un solo Comité, estudie las solicitudes presentadas a las dos entidades. Que mediante Resolución 0720 de 16 de febrero de 2007 se madificó el artículo 3, de la Resolución 4671 de 2001 en cuanto hace relación con la integración de Comité de

Conciliación, ajustado en esa oportunidad a la normatividad vigente. Que mediante Resolución 2177 de 2010, se reiteró la existencia del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, y se derogaron las Resoluciones Nos. 4671 del 16 de octubre de 2001 y 0720 del 16 de febrero de 2007. Que mediante Resolución 6333 de 2018, se adoptó el Reglamento del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio y se derogó la Resolución 2177 de 2010. Que teniendo en cuenta las disposiciones establecidas en el Decreto 1069 de 2015, modificado por el Decreto 1167 de 2016, así como los parámetros establecidos en el Modelo Óptimo de Gestión determinados por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, que busca realizar un diagnóstico sobre la gestión de la defensa de las entidades, se hace necesario actualizar el Reglamento Interno del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. Que la presente modificación al reglamento se discutió y aprobó por los miembros del Comité de Conciliación en sesión del día 13 de diciembre de 2021. En mérito de lo expuesto, RESUELVE Artículo 1. Objeto. Actualizar el reglamento del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio CAPÍTULO | DISPOSICIONES GENERALES Artículo 2. Definición. Para los efectos de la presente Resolución, el Comité de

Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio, es una instancia administrativa que actúa como órgano de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. Igualmente decidirá en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. l yrec RESOLUCIÓNNUMERO_'& 11 í A De.-3 ENE 2022ojanúmero 3 , - Continuación de la Resolución: “ Por medio de la cual se actualiza el Reglamento del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio y se deroga la Resolución 6333 de 2018. La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por sí sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias, responsabilidad fiscal, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del comité. Parágrafo. Las decisiones del Comité de Conciliación acerca de la viabilidad de conciliar no constituyen ordenación del gasto y los acuerdos que se lleguen a celebrar se someten a control de legalidad entre otros trámites pertinentes, previo al desembolso de los dineros públicos. La decisión de conciliar constituye la primera etapa de la consolidación jurídica del acuerdo, en la medida en que este solo hace tránsito a cosa juzgada una vez se lleve a cabo la revisión de legalidad por parte del juez administrativo.

Artículo 3. Principios rectores. Los miembros del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio y las personas que intervengan como invitados a las sesiones ordinarias o extraordinarias que se realicen, actuarán inspirados en los principios de la legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y transparencia, y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público. Artículo 4. Integración. El Comité estará conformado por los siguientes funcionarios:

1. El Ministro de Relaciones Exteriores o su Delegado, quien preside el Comité.

2. El Secretario General del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. en su calidad de ordenador del gasto.

3. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica Interna o de la dependencia que tenga a su cargo la defensa de los intereses litigiosos del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio.

4. El Director de Talento Humano.

5. El Director Administrativo y Financiero.

6. El Delegado de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, cuando sea invitado o solicite participar.

7. El funcionario titular de la Oficina de Control Interno de Gestión o quien haga sus veces

8. El Secretario Técnico del Comité.

9. El abogado que represente los intereses del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio en cada proceso.

Parágrafo. Serán miembros permanentes por su condición jerárquica con derecho a voz y voto los funcionarios contemplados en los numerales1, 2, 3, 4, 5, 6 y concurrirán solo con

derecho a voz los funcionarios de los numerales 7, 8, 9 del presente artículo.

L RESOLUCIÓN NUMERO _ " DE '="'…5 ENLE 2[3320¡a número 4

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Continuación de la Resolución: “ Por medio de la cual se actualiza el Reglamento del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio y se deroga la Resolución 6333 de 2018.

Artículo 5. Funciones del Comité. El Comité de Conciliación del Ministerio Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, ejercerá las siguientes funciones, en concordancia con el artículo 19 del Decreto 1716 de 2009: Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses del Ministerio Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del Ministerio Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandada o condenada la entidad; y las posibles deficiencias en las actuaciones administrativas y procesales por parte de los apoderados, respectivamente, con el objeto de proponer correctivos. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo de transacción y conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y

señalar la posición institucional, que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá analizar la normatividad vigente y las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que, se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada. La decisión de procedencia de conciliación, así como la de su improcedencia deberá ser debidamente argumentada y sustentada por el Comité de Conciliación y estará contenida en el acta respectiva Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra del Ministerio Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los Agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones, anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados. g Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité. 10.Autorizar someter al trámite de la mediación ante la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, los conflictos que se puedan suscitar entre del Ministerio Relaciones Exteriores, su Fondo Rotatorio y organismos del orden nacional.

— Z EA E— . u RESOLUCIÓN NUMERO . - “ £ ñ DE A ¿Ioja número 5 E W N a7 d — Continuación de la Resolución: “ Por medio de la cual se actualiza el Reglamento del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio y se deroga la Resolución 6333 de 2018.

11. Dictar y Mantener permanentemente actualizado el Reglamento del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio. 12.Elaborar y aprobar de manera anual el Plan de Acción del Comité de Conciliación. 13.Entregar la información que requieran los particulares u otras oficinas de la entidad, siempre y cuando no esté sujeta a reserva.

14. Diligenciar y aprobar los informes solicitados por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, las entidades de Vigilancia y Control, y los Despachos

Judiciales. Artículo 6. Imparcialidad y autonomía en la adopción de decisiones. Con el objeto de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a los miembros del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio, les serán aplicables las causales de impedimento y recusación, contenidas en el artículo 11 de la ley 1437 de 2011; en concordancia con el articulo 36 y siguientes de Ley 734 de 2002 o las normas que los modifiquen o sustituyan. Artículo 7. Trámite de impedimentos y recusaciones. Si alguno de los miembros del Comité de Conciliación se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento

previstas en las normas citadas en el artículo 6 de esta resolución, deberá informarlo, para que se resuelva antes de comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a su consideración; los demás integrantes decidirán sobre la procedencia o no del impedimento y de ello se dejará constancia en la respectiva acta. Una vez resuelto y aceptado el impedimento, llegado el momento para resolver el asunto a tratar, el miembro del Comité impedido saldrá del recinto o de la reunión si es virtual, para que los demás miembros decidan sobre el asunto. Los miembros del Comité de Conciliación podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento. Si se admitiere la causal de impedimento o recusación y no existiere quórum para deliberar o tomar la decisión, los demás miembros del Comité de Conciliación designarán un miembro ad-hoc, que será de la misma dependencia a la que pertenece el funcionario impedido o recusado. CAPÍTULO II FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ Artículo 8. Sesiones y votaciones. El Comité de Conciliación se reunirá de forma ordinaria, presencial o virtual, no menos de dos (2) veces al mes, y de forma extraordinaria cuando las circunstancias lo exijan. Artículo 9. Presidente del Comité. Las sesiones del Comité serán presididas por el Ministro de Relaciones Exteriores o su Delegado y en ausencia de éste por el Secretario General, En el evento en que ambos miembros estén ausentes será dirigida por el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica Interna o de la dependencia que tenga a su cargo la defensa de los . 129 ENE 2077

RESOLUCION NUMERO DE Hoja número 6 E =_ — Continuación de la Resolución: “ Por medio de la cual se actualiza el Reglamento del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio y se deroga la Resolución 6333 de 2018. intereses litigiosos del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio, sus funciones serán las siguientes:

1. Dirigir las sesiones del Comité

2. Verificar el quorum en cada sesión

3. Decidir en caso de persistir empate en las decisiones tomadas por el Comité

4. Autorizar la realización de sesiones extraordinarias y virtuales

5. Revisar y suscribir el acta de cada sesión Artículo 10. Sesiones Virtuales. De conformidad con lo dispuesto por el artículo 63 de la Ley 1437 de 2011, El Comité de Conciliación podrá deliberar, votar a través de conferencia virtual o vía correo electrónico, utilizando los medios electrónicos idóneos disponibles y dejando constancia de lo actuado por ese mismo medio, con los protocolos de seguridad necesarios. En el evento que se utilicen mensajes de correo electrónico se concederá mínimo 8 horas hábiles para la toma de la decisión a que haya lugar.

Artículo 11. Convocatoria. De manera ordinaria, el Secretario Técnico del Comité de Conciliación procederá a convocar a los miembros del Comité, con antelación mínima de ocho (08) días hábiles, indicando fecha, hora y lugar de la reunión, la que podrá ser presencial o virtual a través del uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, se adjuntará el respectivo orden del día. Así mismo, el Secretario Técnico del Comité de Conciliación extenderá la invitación a los

funcionarios, personas o abogados cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración de los miembros del Comité de Conciliación y a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. Parágrafo 1. El Orden del día será elaborado por la Secretaría Técnica, donde se numerarán los asuntos a tratar en la sesión, conforme los estudios jurídicos, presentados por los abogados que representan la entidad. Parágrafo 2. Cualquiera de los miembros del Comité de Conciliación podrá solicitar al Secretario Técnico convocar a reunión extraordinaria, cuando las circunstancias lo exijan, el Secretario Técnico convocará la reunión con una antelación no inferior a un (1) día a la fecha prevista para la respectiva sesión. Artículo 12. Inasistencia a las Sesiones. Cuando alguno de los miembros del Comité de Conciliación no pueda asistir a una sesión, deberá justificar previamente mediante prueba siquiera sumaria de una justa causa, que será informada al Secretario Técnico previo a la celebración de la sesión. En el acta de cada sesión, el Secretario Técnico dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados, y en caso de inasistencia así lo señalará indicando si se presentó en forma oportuna la justificación. En el caso de inasistencia injustificada, los miembros del Comité de Conciliación que asistan a la sesión evaluarán si se requiere poner en conocimiento de la Oficina de Control Disciplinario Interno de la entidad, dicha inasistencia, para los fines que considere pertinentes. Artículo 13. Desarrollo de las Sesiones. El día y hora señalados, el Secretario Técnico

del Comité instalará la sesión; a continuación, informará a los miembros del Comité de ' i — la | ' RESOLUCIÓN NUMER0LE NE 4 E De » ENE 2[]22Hoja número 7 : — $ Continuación de la Resolución: “ Por medio de la cual se actualiza el Reglamento del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio y se deroga la Resolución 6333 de 2018. Conciliación sobre las invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité. Los apoderados de cada caso realizarán la presentación verbal de las ponencias, contenidas en el modelo de documento previsto en la plataforma E-kogui de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y absolverán las dudas e inquietudes que se le formulen, con base en la información suministrada por las dependencias competentes. Una vez se haya surtido la intervención del apoderado de la entidad, los miembros del Comité de Conciliación deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas. Una vez evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del Comité y agotado el orden del día, el Secretario Técnico procederá a socializar el listado de asistencia y a levantar la sesión. Parágrafo. Los miembros o asistentes a la sesión podrán presentar proposiciones y varios en cuanto tenga que ver con las funciones a cargo del Comité de Conciliación. Artículo 14. Quórum. El Comité deliberará y podrá decidir con mínimo tres (03) de sus

miembros permanentes, y las proposiciones serán aprobadas por la mayoría simple de los miembros asistentes a la sesión. En caso de empate, el asunto se someterá a una nueva votación, de persistir el empate el Presidente del Comité o quien haga sus veces tendrá la función de decidir el desempate. Artículo 15. Salvamento y aclaración de votos. Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros deberán expresar por escrito, las razones que motivan su disenso, de las cuales se dejará constancia en la respectiva acta. Artículo 16. Grabación de los Comités de Conciliación. Las sesiones del Comité de Conciliación se registrarán mediante grabaciones de audio y video, con apoyo de tecnologías informáticas interactivas y los medios magnéticos disponibles en la entidad. Así mismo, el Secretario Técnico dispondrá la incorporación de las grabaciones realizadas y asegurará su archivo junto con las actas respectivas, guardando la debida reserva. CAPÍTULO IIl ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE FICHAS Artículo 17. Fichas técnicas en materia de conciliación. Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el abogado que tenga a cargo la representación del asunto materia de conciliación judicial o prejudicial, deberá diligenciar verazmente el aplicativo establecido por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, haciendo uso del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado e-KOGUI, indicando claramente el tipo de acción, radicación, juzgado, accionante, los antecedentes de la situación objeto de A _-:; | P fkf'x. RESOLUCIÓNE NUMERO %'—…_¡3 | EZ y Af7º' y. 1ioe)j Er NE 2an 0a 2n 2 Hoja número 8 — s . “D

— s . “D Continuación de la Resolución: “ Por medio de la cual se actualiza el Reglamento del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio y se deroga la Resolución 6333 de 2018. controversia, cuantía de las pretensiones y la posición del abogado ponente frente las mismas. La veracidad y fidelidad de los hechos consignados en la información suministrada al Secretario Técnico será responsabilidad del abogado que elabore la misma. Artículo 18.- Fichas técnicas en materia de repetición. Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el abogado que tenga a cargo el estudio de viabilidad o no de iniciar la acción de repetición deberá elaborar la respectiva ficha técnica de repetición, haciendo uso del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado e-KOGUI, para lo cual deberá diligenciar los formatos que correspondan, y presentarla al Comité de conciliación. La veracidad y fidelidad de los hechos consignados en las fichas serán responsabilidad del abogado que elabore la correspondiente ficha. Artículo 19. Fichas técnicas en materia Casos Procedentes del Exterior. Para facilitar la presentación de los asuntos procedentes del exterior ante el Comité de conciliación, los jefes de misión de las embajadas, consulados y delegaciones permanentes de Colombia en el exterior deberán diligenciar el formato establecido en el sistema de gestión de calidad, y remitirlo a la Oficina Asesora Jurídica Interna del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. La veracidad y fidelidad de los hechos consignados en las fichas serán responsabilidad del

del Jefe de la Misión Diplomática o Consular o de quien estos designen. CAPÍTULO IV SECRETARÍA TÉCNICA, ACTAS Y ARCHIVO Artículo 20. Secretaría Técnica. El Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio, tendrá una Secretaría Técnica, que será asumida por un funcionario designado por el Comité de Conciliación, quien deberá ser abogado de la Oficina Asesora Jurídica Interna o de la dependencia que tenga a su cargo la defensa de los intereses litigiosos del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio, y tendrá a su cargo, la articulación, liderazgo, implementación y gestión de los asuntos de Comité, de conformidad con lo estipulado en el artículo 2.2.4.3.1.2.6 del Decreto 1069 de 2015, a través de las siguientes funciones:

1. Convocar a las reuniones del Comité.

2. Requerir a los abogados internos y externos los estudios jurídicos y ayudas de memoria correspondientes de los casos que vayan a someter al Comité, por lo menos con 10 días de anterioridad a la respectiva sesión.

3. Remitir la invitación a cada sesión del Comité a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, mínimo dentro de los ocho (08) días antes de cada sesión.

4. Preparar el orden del día de las sesiones del Comité y remitirla junto con los estudios jurídicos a los miembros y asistentes permanentes al Comité.

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RESOLUCIÓN NUMERO __ DE _ ENE 2027 Hoja número 9

Continuación de la Resolución: “ Por medio de la cual se actualiza el Reglamento del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio y se deroga la Resolución 6333 de 2018.

5. Efectuar una reunión preparatoria a la sesión del Comité de la que participaran los abogados de la Oficina Asesora Jurídica Interna o de la dependencia que tenga a su cargo la defensa de los intereses litigiosos del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio.

6. Elaborar las actas de cada sesión del Comité.

7. Atender el manejo y trámite de la correspondencia del Comité y custodiar su archivo.

8. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

9. Expedir las certificaciones de las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación a los apoderados, quienes deben adoptarlas. 10.Mantener contacto permanente con la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estad y presentar los informes que soliciten dentro del término establecido. 11.Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal de la entidad y a los miembros del Comité cada seis (6) meses. 12.Informar semestralmente al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo, acerca de las decisiones que el Comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición.

13. Proyectar y someter a consideración del Comité, la información que este requiera

para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. 14.Elaborar los actos administrativos mediante el cual se adopte la política de prevención del daño antijurídico tanto del Ministerio de Relaciones Exteriores como de su Fondo Rotatorio.

15. Rendir informe de los indicadores formulados dentro de la política de prevención del daño antijurídico.

16. Proyectar y someter a consideración de los miembros, el plan de acción anual del Comité y hacer seguimiento a su cumplimiento. 17.Preparar los informes internos y externos que requieren las Oficinas de Planeación y Control Interno de Gestión, así como los entres de control o la Presidencia de la Republica. 18.Proyectar y someter a consideración del Comité las modificaciones a que haya lugar dentro de la reglamentación del Comité. -- , EE a ú E oO d 1 >7 2 B 6 ENE z 9

RESOLUCIÓN NUMERO =J g "€¿ [Í% J _EN ¿D.22 Hoja.número 10

Continuación de la Resolución: “ Por medio de la cual se actualiza el Reglamento del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio y se deroga la Resolución 6333 de 2018. 19.Elaborar y someter a aprobación los perfiles de selección de los abogados externos y agendar de manera semestral el informe de gestión de los procesos asignados a los mismos. 20.Elaborar y someter a consideración del Comité las directrices institucionales de conciliación de la entidad.

21.Agendar las Sesiones del Comité en la Plataforma e-KOGUI de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, así como diligenciar las decisiones de cada asunto tratado en el Comité y cierre virtual de cada sesión dentro de la misma plataforma, subiendo los soportes necesarios para ello. 22.Las demás que le sean asignadas por la Ley o el Comité. Parágrafo. La designación del Secretario Técnico debe ser informada a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. Artículo 21. Elaboración de Actas. La Secretaría Técnica del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Extericres y su Fondo Rotatorio, deberá elaborar acta de la sesión del Comité dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión, ésta contendrá el orden del día, una exposición breve del desarrollo de la reunión, donde se hará alusión sobre los puntos principales de los asuntos presentados por los abogados de la entidad, su recomendación y finalmente la decisión adoptada por los miembros del Comité, proposiciones y varios. El Acta deberá ser suscrita por el Presidente y el Secretario técnico del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. Las decisiones que se adopten por el Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, serán informadas por los apoderaros de la entidad a las autoridades judiciales o administrativas competentes. Artículo 22. Archivo y custodia de los libros e información del Comité de Conciliación. El archivo del Comité de Conciliación y el de su Secretaría Técnica, reposarán en el archivo de la Oficina Asesora Jurídica Interna, siguiendo todos los procedimientos y requerimientos

en materia de archivística de la entidad. El responsable de la custodia y el archivo de estos documentos será el servidor público que tenga las funciones de Secretario Técnico del Comité de Conciliación. Artículo 23. Expedición de copias, constancias y certificaciones. En caso de presentarse solicitud de copias de documentos o actas del Comité de Conciliación por particulares, la solicitud se remitirá a la Oficina Asesora Jurídica Interna para que se estudie su procedencia y trámite conforme a los lineamientos establecidos en la Ley 1712 de 2014 “Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública”, Ley 1581 de 2012 “Ley de Tratamiento de Datos Personales”, y demás disposiciones que le sean aplicables. Las solicitudes de copias auténticas de las actas y la expedición de certificaciones sobre las mismas serán tramitadas por el Secretario Técnico del Comité de Conciliación.

R RESOLUCIÓN NUMERO : “ “ _ 2% pES ) ENF 2077Hoja número 11

N — w , U . .. — Continuación de la Resolución: “ Por medio de la cual se actualiza el Reglamento del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio y se deroga la Resolución 6333 de 2018.

Parágrafo: Las decisiones del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores, estarán certificadas con destino a los despachos judiciales y demás entidades de control o autoridades administrativas que lo requieran, y serán expedidas por el Secretario Técnico de la entidad, quién dará fe según el contenido del acta de la respectiva sesión, dejando clara la posición adoptada por los miembros del Comité.

CAPÍTULO V SOLICITUDES DE CONCILIACIÓN Artículo 24. Solicitudes de conciliación. Cada uno de los abogados que requiera someter a consideración del