MINRELACIONES-Resolución 7943 de 2022

Libertad y Orden Ministerio de Relaciones Exteriores Republica de Colombia 2 2 0 2 T C O 8 1 5 , h Q ] | o r e m o w N O I C U L O S E R Por la cual se define la “firma autógrafa mecánica” y se modifican algunas disposiciones en materia de apostilla y legalización de documentos previstos en la Resolución 1959 de 2020 EL MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES En uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las que le confiere el artículo 208 de la Constitución Política de Colombia, los literales a. y g. del artículo 61 de la Ley 489 de 1998, el numeral 17 del artículo 7° del Decreto 869 de 2016, y CONSIDERANDO Que el Ministerio de Relaciones Exteriores tiene a su cargo, entre otras funciones, ejecutar de manera directa o a través de las distintas entidades y organismos del Estado, la política exterior del Estado colombiano, así como evaluarla, proponer los ajustes y modificaciones que correspondan. Que la Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano del Ministerio de Relaciones Exteriores tiene a su cargo, entre otras funciones, “...instruir y supervisar a las entidades que el Ministerio determine en el proceso de expedición de pasaportes, apostilla y legalización de documentos, de conformidad con los convenios que se suscriban sobre la materia y gestionar su reconocimiento internacional. Que la República de Colombia hace parte de la Convención sobre la Abolición del Requisito de Legalización para Documentos Públicos Extranjeros, suscrita en La Haya el

5 de octubre de 1961, la cual fue aprobada mediante la Ley 455 de 1998 y observa, como documento de referencia, el Manual sobre el funcionamiento práctico del Convenio sobre Apostilla, el cual trata temas respecto del funcionamiento actual del Convenio para facilitar su aplicación y asistir las buenas prácticas a las autoridades competentes en lo relacionado con la expedición de apostillas. Que el artículo 52 del Decreto-Ley 19 de 2012, señala la facultad del Gobierno nacional para reglamentar el procedimiento y el uso de medios electrónicos en el trámite de la apostilla. En esta linea fue expedido el Decreto Ley 2106 del 22 de noviembre de 2019, que precisó “las autoridades deberán vincular a los mecanismos que disponga la Agencia Nacional Digital, los instrumentos, programas, mecanismos, desarrollos, plataformas, aplicaciones, entre otros, que contribuyan a masificar las capacidades del Estado en la prestación de Servicios Ciudadanos Digitales.” Que la Resolución 1959 del 3 de agosto de 2020 del Ministerio de Relaciones Exteriores, establece las disposiciones y fija los requisitos para la expedición de apostillas y legalizaciones de los documentos. Que el registro y expedición de apostillas y legalización de documentos debe realizarse en las plataformas digitales que el Gobierno haya dispuesto para tales efectos, en consonancia con la política pública de Gobierno Digital y que en relación con el trámite se encuentra establecido los términos del proceso. 2 2 0 2 T C O 8 1 4 , l Q ] N O

I C O U o R r L E e O a m M S j ú U o E E n H 2 D N a R Continuación de la Resolución: “Por la cual se define la “firma autógrafa mecánica” y se modifican algunas disposiciones en materia de apostilla y legalización de documentos previstos en la Resolución 1959 de 2020” Que con el fin de incentivar y aplicar las políticas públicas en materia de Gobierno Digital y racionalización de trámites, dando uso a las mejores y más modernas herramientas y tecnologías de la información, el estudio, trámite y generación de la apostilla o legalización electrónica se adelanta en su totalidad de manera virtual, lo cual permitirá a su titular o persona interesada gestionarla las 24 horas de los 365 días del año 100% en línea, generando la apostillas y legalizaciones en formato electrónico con firma digital en el marco de los servicios ciudadanos digitales. Que para mejorar y facilitar el acceso de los ciudadanos y usuarios en general al proceso de apostilla y legalización de documentos que no son de trámite automático en el sistema, se hace necesario el uso de las tecnologías de la información y de los canales de atención en todas las Entidades del Estado, evitando desplazarse con documentos en físico, realizar trámites adicionales e incurrir en otros gastos, demoras y retrasos en la respuesta. Que los documentos electrónicos con firma autógrafa mecánica con validación en línea o digital que no cuentan con interoperabilidad vigente ofrecen mayores garantías de seguridad y credibilidad al poderse verificar y confirmar su autenticidad en el sitio web de la Entidad emisora a través de canales digitales, haciendo uso de códigos o validando el

certificado de firma digital del servidor público signatario de manera inmediata. Que la presente resolución tiene por objeto Modificar la Resolución 1959 de 2020, “Por la cual se dictan disposiciones en materia de apostillas y de legalizaciones de documentos” en los siguientes artículos: Artículo 2, Artículo 5 y Artículo 7 asi: Modifiquese del artículo 2 el literal m); modifiquese el Articulo 5 con su parágrafo; modifiquese del Articulo 7, su numeral 4, ajustando los procedimientos y regulaciones de la Resolución 1959 del 3 de agosto de 2020, con el fin de facilitar la actividad de las personas naturales y jurídicas ante las autoridades, contribuir a la eficiencia y eficacia de éstas y desarrollar los principios constitucionales que las rigen. Que acorde con el concepto emitido por la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional del Ministerio de Relaciones Exteriores, la modificación propuesta a la Resolución 1959 de 2020, en relación con la firma autógrafa mecánica, por no tratarse de una modificación estructural en el trámite actualmente vigente, no hace necesario que se solicite concepto al Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP). Que la Resolución 1959 de 2020 “Por la cual se dictan disposiciones en materia de apostillas y de legalizaciones de documentos” en sus considerados estipula que “(...) el uso de herramientas que aplican nuevas tecnologías requiere de manera frecuente, generar actualizaciones y ajustes en el trámite, cada vez que resulte necesario”. En mérito de lo expuesto, RESUELVE Artículo 1. Modificar. Modifíquese el literal m) del artículo 2 de la Resolución 1959 de 2020,

el cual quedará así: m). Firma autógrafa mecánica. Es aquella firma que corresponde a la reproducción fiel de la firma manuscrita como imagen y replicada de manera masiva por un sistema, impuesta en un documento electrónico que se puede verificar en línea a través de los canales digitales dispuestos por la entidad emisora. 18 OCT 2022 RESOLUCION NUMERO DE Hojanumero 3

Continuación de la Resolución: “Por la cua! s ine ia “firma autógrafa mecánica” y se modifican algunas disposiciones en materia de apostilla y legali:2oio.: ce cocumentos previstos en la Resolución 1959 de 2020” Artículo 2. Modificar. Modifíquese e: artic.e 5 de la Resolución 1959 de 2020, el cual quedará así: VALIDACIÓN DE FIRMAS A'70GRLFAS MECÁNICAS. La firma autógrafa mecánica para que pueda ser objeto dei procedimiento de apostilla o de legalización debe ser validada por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores con la Entidad emisora del documento, sea que se trate de un documento que aparezca en ía pagina Web o que se establezca su procedencia desce ia Entidad emisora, a fin de determinar la autenticidad y origen dei documento eiectrónico.

PARÁGRAFO. Los documentos con firmas autógrafas mecánicas podrán ser automatizados por interoperabilidad con la Entidad emisora en los casos que estén acompañados de la respectiva firma digital y metadatos. Artículo 3. Modificar. Modifíquese el numeral 4 del artículo 7 de la Resolución 1959 de

2020 el cual quedará así:

4. El documento digitalizado deberá contener de manera clara, visible y legibie el nombre, cargo, entidad, fecha y firma manuscrita del servidor público o del particular an etercicio de funciones públicas, incluido el documento autógrafo mecánico, e! cual dektera tener validación en línea o digital cuando no se cuente con interoperabilidad con la entidad emisora. Todc io cual deberá estar acorde con !o registrado previamente en la base de datos dei Ministerio de Relaciones Exteriores, según lo dispuesto en el articuio 3 de la Resolución 1959 del 2020 sobre el registro de firma” Artículo 4. Vigencia y Derogatoria. La presente Resolución rige a partir de ia fecha de su expedición y modifica en lo pertinente ei literal m dei artículo 2, el articulo 5 y el numeral! 4 del artículo 7 de ta Resolución 1959 dei 3 de agosto de 2020.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D.C. a los 18 OCT 2022 Ministro de Relaciones Avrobo. José Antonio Salazar Ramirez, Secretario Genera! ES

Revisó Ásescr se: Despacho Ministro de Relaciones Exter.ores. .

Revisc’ Fulvia Elvira Benavides CotesDirectora de Asuntos Migratorios, Uoi:sulares y Servicio a! Ciudadano TERI Reviso: Leonardo Carvajal Hernancez -.iete Oticina Asesc:s ae Planeación y Desar.c!lo Organizacional Revisó: Edwin Ostos Alfonso. 3% Mticina Asesora Jurió ORD , Reviso Ruth Mery Cano Aguilén, Cooríinedora Git Apostilla y “agalizecionesgy jp Elaboro. Wilson Lozano Guerrero, Protesicna! Universitario we- <p