MINRELACIONES - Resolucion 9321 de 2022

República de Colombia Ministerio de Relaciones Exteriores RESOLUCIÓN NÚMERÉ 5 2 1DE 15 DIC 2079 Por la cual se crea el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio EL MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales señaladas en el artículo 208 de la Constitución Política, el literal a. del artículo €1 de la Ley 489 de 1998 y los numerales 14 y 17 del artículo 7 del Decreto 869 de 2016, y CONSIDERANDO Que los artículos 209 y 269 de la Constitución Política determinan la obligatoriedad de las entidades públicas de diseñar y aplicar métodos y procedimientos de Control Interno. Que el artículo 354 de la Constitución Política le asigna al Contador General la facultad de llevar la contabilidad general de la Nación, así como determinar las normas contables que deben regir en el país, conforme a la ley. Que de conformidad con la regulación contable pública emitida por la Contaduría General de la Nación, las entidades que conforman el sector público tienen la obligación de adelantar las gestiones administrativas necesarias para garantizar que la información contable revele en forma fidedigna su realidad financiera, de manera que sirva de instrumento para que los usuarios fundamenten sus decisiones de control y optimización de los recursos públicos, en procura de una gestión pública eficiente y transparente. Que el artículo 1 de la Ley 87 de 1993 define el control interno como el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad,

con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. Que el ejercicio de control interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales y, en consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del mando. Que en concordancia con el procedimiento para la evaluación del control interno contable establecido por la Contaduría General de la Nación, el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio deben implementar mecanismos para depurar la La ] RESOLUCIÓN NUMERO DE P U C H¿º22]mero 2 [ Continuación de la resclución “Por la cua! se crea el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatcrio”. información contabie cuando haya iugar, de manera que en los Estados Financieres se revele en forma fidedigna st: rr=ai lac e'::r-c3r ica. Que mediante Resolución Número 4575 de 2017 <e creó si Eubcomité de Sostenibilidad del Sisterna Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Retatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores coma una instancia de gestión en la formulación de

políficas y estrategias que garanticen la sostenibilidad del sistema contable. Que teniendo en cuenta que las disposiciones de la Resolución Número 193 de 2016, emanada por ia Contaduría General de la Nación, fueron incorporadas en el Manual de Políticas Contables del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, mediante Resolución Número 3563 de 2020 se derogó el Subcomité de Sostenibilidad del Sistema Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio establecido en la Resolución Número 4323 de 2012. Que el numeral 3.2.2 del procedimiento anexo a la Resolución Número 193 de 2016, emanada por la Contaduría General de la Nación, señala que las entidades deberán contar con herramientas tendientes a la mejora continua y de sostenibvilidad de la información financiera, como i2 creación de! Comité Técnico de Sastenibilidad Contabie. Que la Contaduría Genera! de la Nación mediante radicado CGN Nc:. 2018239006164 del 27 de noviembre de 2018 señalá que el Comité Técnico de Scstenibilidad Contable debe mantenerse como un Comité independisnte del Comité Instituc:onal de Geatión y Desempeño. En mérito de lo expuesto, RESUELVE Artículo 1. Objeto. Créase el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, como instancia asesora encargada de propender por la sostenibildad de ¡a información financiera, a través de recomendaciones para la adopción de directrices, políticas y procedimientos dirigidos a

la correcta ejecución, control y mejora de los procesos contables. Artículo 2. Integración del Comité. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio estará conformado por los siguientes miembros: El Secretario General o su deiegado, quien lo presidirá. El Director Administrativo y Financiero. El Coordinador el Grupo Interno de Trabajo rinanciero cel Fondo Rotatorio. El Coordinador del Gruno Interno de irabajo Financiere E! funcionario responsable de las “unciones de Contader del Ministerio de Relactones Exteriores. El funcionario responsable de las funciones ce Contador del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores. ee o Parágrafo 1. El Coordinador del Grupo interno de Trabajo de Control Interno de Gestión participará de manera permanente en las reuniones del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio y actuará con derecho a voz, pero sin voto. le 15 DIC 2092 — RESOLUCIÓN NUMERO __ DE Hoja número 3 Continuación de la resolución “Por :a cuel ss crea el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondc Rotatorio”. Parágrafo 2. A las sesiones del Comiié Técnico de Sostenibilidad Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio podrán ser convocados los funcionarios competentes para aclarar o sopertar los informes, decisiones, estudios, evaluación de los hechos o situaciones que guarden relación con la información

contable, incluyendo las recomendaciones que surjan del Comité para garantizar la sostenibilidad de la información contable. Estos funcionarios participarán con voz pero sin voto. Parágrafo 3. Actuará como Secretario del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio el funcionario responsable de las funciones de Contader del Fondo Rotatcrio de: Ministerio de Relaciones Exteriores o quien haga sus veces Artículo 3. Funciones del Comité. El Convis Técnico de Sostenibilidad Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores y =!: Fardo Rotatorio cumpiirá las siguientes funciones:

1. Asescrar a las áreas generadoras de información contable en la depuración de la información que presente las siguientes situaciones:

a. Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos, bienes u obligaciones ciertos para la entidad. b. Derechos u obligaciones, que no obstante su existencia, no es posible hacerlos efectivos mediante acciones judiciales, extrajudiciales o de jurisdicción coactiva.

C. Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago por cuanto opera alguna de las causales de extinción previstas en la ley.

d. Derechos u obligaciones que carecen de documentos soporte idóneos, a través de los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su pago. e. Valores respecto de los cuales no haya sido legalmente posible su imputación a alguna persona por la pérdida de los bienes o derechos que representan. f. Los inmuebles que carecen de título de propiedad idóneo y respecto de los cuales sea necesaric llevar a cabo el proceso de titulación correspondiente.

2. Recomendar las acciones a seguir, producto del análisis de las situaciones presentadas por las áreas de la entidad, sobre la depuración de valcres contables, una vez agotadas las gestiones administrativas y jurídicas tendientes a la aclaración, identificación y soporte de los saldos.

3. Asesorar en la formulación de políticas, estrategias y procedimientos tendientes a garantizar la sostenibilidad y calidad de la información contable.

4. Fomentar la cultura de autocontrol en cada proceso y procedimiento que ejecuten las diferentes áreas para garantizar la sostenibilidad y calidad de la información contable.

5. Solicitar la definición, actualización y/o modificación de los manuales de procesos, procedimientos y políticas contables de acuerdo con las decisiones del Comité.

6. Estudiar y evaluar los infermes presentados por el Cocrdinador del Grupo Interno de Trabajo de Contro! Internc de Gestión, relacionados con las debilidades detectadas en el proceso de sestenibilidad contabl!e y sugerir alternativas de solución.

7. Las demás que le sean asigradas de acuercdo con su naturaleza. e15 DIC 2099

RESOLUCIÓN NUMERO DE Hoja número 4 Continuación de la resolución “Por la cual se crea el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Ministeric de Relacior.es Exteriores y su Fondo Rotatorio”. Artículo 4. Sesiones del Comité. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores y s Fondo Rotatorio reaiizará sesión ordinaria por lo menos una vez al año y de manera extracrdinaria, cuando las necesidades lo exijan.

Parágrafo 1. Las sesiones del Comité podrán ser presenciales, semipresenciales o virtuales, de conformidad con la convocatoria que haga el Secretario del Comité. Parágrafo 2. Cuando a alguno de los integrantes del Comité no le sea posible asistir a una reunión deberá comunicarlo por escrito al Secretario del Comité indicando las razones de su inasistencia. Artículo 5. Suspensión de la sesión del Comité. Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la reunión, esta deberá continuarse, a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes sin más citación que la que se efectúe dentro de la reunión. Artículo 6. Quórum del Comité. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio sesionará con la mitad más uno de sus integrantes y tomará decisiones por mayoría simpie de los asistentes. Artículo 7. Funciones del Presidente dei Comité. Las sesiones del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio serán presididas por el Secretario Generai o s delegado, quien tendrá las siguientes funciones: Dirigir las sesiones del Comité. Verificar el quorum en cada sesión. Decidir en caso de persistir empate en las decisiones tomadas por el Comité. Autorizar la realización de sesiones extracrdinarias. Revisar y suscribir el acta de cada sesión. l sue Artículo 8. Funciones del Secretario del Comité. El Secretario del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio

cumplirá las siguientes funciones:

1. Preparar el orden del día.

2. Citar a los miembros del Comité a las reuniones ordinarias y extraordinarias, con una antelación de por lo meros cinco (5) días hábiles, indicando hora, día y lugar de la reunión, orden del día e informe con el soporte documenta! pertinente.

3. Elaborar las actas de las reuniones del Comité y suscribirlas junto con el Presidente del Comité.

Presentar los informes que deba proyectar el Comité. Presentar al Comité los asuntos sobre los cuales se deiiberará y decidirá en materia de depuración y mejora de la calidad de la información contable, así como los demás temas asociados con las funciones del Comité.

6. Velar por la custodia y conservación de los documentos relacionados con el Comité.

7. Las demás que le sean asignadas por la ley o el reglamento. a Artículo 9. Informe y soporte documental. Las partidas sometidas a consideración del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio para incorporación o retiro de los Estados Financieros deberán quedar 2 1 — 15 DIC 9072

Z RESCLUCIÓN NUMERO C 8 _ DE Hoja número 5

Continuación de la resolución “Por la cual se crea el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Ministeric de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio”. debidamente soportados en un informe dirigido ai Comité, el cual debe contener como mínimo la siguiente información: d Fecha en que el asunto se somete a consideración del Comité. Ea Detalle de las circunstancias que dieron origen a las partidas sometidas a la

consideración del Comité. Actos administrativos y disposiciones legales que determinen la necesidad del ajuste, incorporación c depuración de las partidas contables, tales como toma física de inventarios, decisiones judiciales, procedimientos técnico-contables y avalúos, entre otros. Cuentas y subcuentas contables que deberán ser afectadas de acuerdo con las decisiones del Comité. Valores que se deberán ajustar para incorporación o retiro de las partidas contables. a Registro contable según la normatividad vigente. N Terceros que se afectarán con ocasión del ajuste. P Concepto técnico sobre la viabilidad del ajuste, en caso de ser necesario. m e Recomendaciones del área contabie del Ministerio de Relaciones Exteriores o su Fondo Rotatorio, según sea el caso. Artículo 10. Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D. C.,a 15 DIC 2029 Ministro de Relaciones Exteriore Revisó: José Antonio Salazar Ramírez - Secretario General. N Revisó: Edwin Ostos Alfonso - Jefe Oficina Asesora Jurídica Interna% $ Revisó: Eduardo Alexander Franco Solarte - Director Administrativo y Financiero.

Revisó: Martha Inés Mejía Campo - Coordinadora Grupo interno de Trabajo Financiero del Fondo Rotatorio.'&"& Revisó: Ángela Constanza Acosta Echeverría - Coordinadora Grupo Interno ce Trabajo Financiero. E Revisó: Adriana Maritza Ávila Guzmán - Asesora Grupo interno de Trabajo de Financiero del Fondo Rotatorio… Revisó: Patricia Pineda Alfonso - Asesora Grupo Interno de Trabajo de Financiero Proyectó: Miguel Armando Adaime Vanegas - Contratista asesor Dirección Administrativa y Financier: