MINRELACIONES - Resolucion 9634 de 2022

Lihenu¿hy Orden Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia RESOLUCIÓN NÚMER09 6 5 lFE 26 DÍC'2022 Por medio de la cual se actualiza el Reglamento del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio y se deroga la Resolución 0075 de 2022.

EL SECRETARIO GENERAL DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

ENCARGADO DE LAS FUNCIONES DEL DESPACHO DEL MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES En uso de sus facultades constitucionales y legales, y en especial las que conferidas por el literal a del artículo 61 de la Ley 489 de 1998 y el numeral 17 del artículo 7 del Decreto 869 de 2016, y CONSIDERANDO Que el artículo 65B de la Ley 23 de 1991, adicionado por el artículo 75 de la Ley 446 de 1998, establece que las entidades y organismos de derecho público del orden nacional, departamental, distrital y de los municipios capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles, deberán integrar un comité de conciliación, conformado por los funcionarios del nivel directivo que se designen y cumplirá las funciones que se le señalen. Dicho comité, tiene la función de orientar las políticas de defensa de los intereses públicos de cada entidad. Que mediante la Ley 640 de 2001, se modificaron las normas relativas a la conciliación y se fijaron los parámetros de los asuntos que deben ser estudiados por el comité de conciliación extrajudicial en materia de lo contencioso administrativo. Que a través de las reformas introducidas a la Ley 270 de 2006 por la Ley 1285 de 2009,

se contribuyó a la necesidad de fortalecer la conciliación extrajudicial como mecanismo eficaz para la solución de conflictos buscando avanzar en la descongestión de la administración de justicia. Que el numeral 1 del artículo 161 de la Ley 1437 de 2011 modificado por el artículo 34 de la Ley 2080 de 2021, señala que el trámite de la conciliación extrajudicial es requisito de procedibilidad de toda demanda en que se formulen pretensiones relativas a nulidad con restablecimiento del derecho, reparación directa y controversias contractuales. Que mediante Decreto 1069 de 2015, modificado por el Decreto 1167 de 2016, se expide el Decreto Unico Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho, a través del cual se reglamentó lo referente a la conciliación extrajudicial en materia contencioso-administrativa y los Comitésd e Conciliación. Que mediante la Resolución 4671 de 2001, el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, crearon el Comité de Conciliación, unificando las Resoluciones 3694 del 25 de agosto de 2000 y 1889 del 4 de mayo de 2001, para efecto que un solo Comité, estudie las solicitudes presentadas a las dos entidades. 28 DIC 2022 RESOLUCIÓN NÚMERO DE Hoja número 2 — Continuación de la Resolución: “Por medio de la cual se actualiza el Reglamento del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio y se deroga la Resolución 0075 de 2022. Que mediante Resolución 0720 de 16 de febrero de 2007 se modificó el artículo 3, de la

Resolución 4671 de 2001 en cuanto hace relación con la integración de Comité de Conciliación, ajustado en esa oportunidad a la normatividad vigente. Que mediante Resolución 2177 de 2010, se reiteró la existencia del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, y se derogaron las Resoluciones Nos. 4671 del 16 de octubre de 2001 y 0720 del 16 de febrero de 2007. Que mediante Resolución 6333 de 2018, se adoptó el Reglamento del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio y se derogó la Resolución 2177 de 2010. Que teniendo en cuenta las disposiciones establecidas en el Decreto 1069 de 2015, modificado por el Decreto 1167 de 2016, así como los parámetros establecidos en el Modelo Optimo de Gestión determinados por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, que busca realizar un diagnóstico sobre la gestión de la defensa de las entidades, se hace necesario actualizar el Reglamento Interno del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, razón por la cual se expidió la Resolución 0075 del 5 de enero de 2022 por medio de la cual se actualizó el Reglamento del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio y se derogó la Resolución 6333 de 2018. Que el legislador mediante la Ley 2220 del 30 de junio de 2022, expidió el estatuto de conciliación y dictó otras disposiciones, normativa que rige íntegramente la materia de

conciliación, la cual entra en vigor seis (6) meses después de su promulgación. Que en virtud de lo anterior se hace necesario ajustar el Reglamento Interno del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio a las disposiciones establecidas en la Ley 2220 del 30 de junio de 2022. Que el presente reglamento se discutió y aprobó por los miembros del Comité de Conciliación en sesión del día 15 de diciembre de 2022. En mérito de lo expuesto, RESUELVE Artículo 1. Objeto. Actualizar el reglamento del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. CAPÍTULO | DISPOSICIONES GENERALES Artículo 2. Campo de aplicación. Las normas del Comité de Conciliación contenidas en la presente resolución son de obligatorio cumplimiento para el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio o las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan. Parágrafo 1. El Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio se regirá por lo dispuesto en la presente resolución y lo establecido en el Capítulo lll de la Ley 2220 de 2022, o las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan. 28 DIC 9097 RESOLUCIÓN NÚMERO Hoja número 3

Continuación de la Resolución: “Por medio de la cual se actualiza el Reglamento del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio y se deroga la Resolución 0075 de 2022.

Parágrafo 2. La decisión del Comité de Conciliación acerca de la viabilidad de conciliar no requiere disponibilidad presupuestal, ni constituye ordenación de gasto. Artículo 3. Definición. Al tenor de lo consagrado en el artículo 116 de la Ley 2220 de 2022 y para los efectos de la presente Resolución, el Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio, es la instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. De igual manera, decidirá en cada caso específico, sobre la viabilidad o no de conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con estricta sujeción a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. Asimismo, tendrá en cuenta las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado y la jurisprudencia de las altas cortes en esta materia. La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por sí sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del Comité. Artículo 4. Principios rectores. El Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio orientarán su actuación a los principios de la función administrativa contenidos en el artículo 209 de la Constitución Política, por lo tanto, están obligados a tramitar las solicitudes de conciliación o de otro mecanismo alternativo de solución de conflictos con eficacia, economía, celeridad, moralidad, imparcialidad y

publicidad. Artículo 5. Integración. El Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio estará conformado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes: El Ministro de Relaciones Exteriores o su Delegado, quien preside el Comité. El Secretario General del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. en su calidad de ordenador del gasto. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica Interna. El Director de Talento Humano. El Director Administrativo y Financiero. El Delegado de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, cuando sea invitado o solicite participar. e | araD La participación de los integrantes será indelegable, salvo la excepción prevista en el numeral 1 del presente artículo. Solo podrá actuarse con el respectivo acto administrativo de Encargado de Funciones ante la ausencia del titular. Parágrafo. Concurrirán solo con derecho a voz los funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto:

1. El apoderado que represente los intereses del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio en cada proceso

2. El Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Legales de la Oficina Asesora Jurídica Interna o quien haga sus veces.

3. El Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces 6 3 h 28 DIC 2022

RESOLUCIÓN NÚMERO DE Hoja número 4

Continuación de la Resolución: “Por medio de la cual se actualiza el Reglamento del Comité de Conciliación

del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio y se deroga la Resolución 0075 de 2022.

4. El Secretario Técnico del Comité.

Artículo 6. Funciones del Comité. El Comité de Conciliación del Ministerio Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, ejercerá las siguientes funciones, en concordancia con el artículo 120 de la Ley 2220 de 2022:

1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.

2. Diseñar las políticas generales que orienten la defensa de los intereses de la entidad.

3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las sugerencias en actuaciones administrativas de la entidad, así como las sugerencias en las actuaciones procesales por parte de los apoderados.

4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.

5. Determinar en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá analizar las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado, las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia de unificación

o aquella reiterada.

6. Determinars i el asunto materia de conciliación hace parte de algún proceso de vigilancia o control fiscal. En caso afirmativo, deberá invitar a la autoridad fiscal correspondiente a la sesión del Comité de Conciliación para escuchar sus opiniones en relación con eventuales fórmulas de arreglo, sin que dichas opiniones tengan carácter vinculante para el Comité o para las actividades de vigilancia y control fiscal que se adelanten o llegaren a adelantar.

7. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.

8. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.

9. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses del Ministerio Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados. 10.Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferentemente un profesional del derecho. 11.Dictar su propio reglamento.

12. Autorizar que los conflictos suscitados entre entidades y organismos del orden nacional sean sometidos al trámite de la mediación ante la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado o ante la Procuraduría General de la Nación. En el caso de entidades del

orden territorial la autorización de mediación podrá realizarse ante la Procuraduría General de la Nación.

13. Definir las fechas y formas de pago de las diferentes conciliaciones, cuando las mismas contengan temas pecuniarios.

Artículo 7. Imparcialidad y autonomía en la adopción de decisiones. Con el objeto de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a g 6 5 lt 28 DIC 2022 RESOLUCIÓN NÚMERO E Hoja número 5

Continuación de la Resolución: "Por medio de la cual se actualiza el Reglamento del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio y se deroga la Resolución 0075 de 2022. los miembros del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio, les serán aplicables las causales de impedimento y recusación, contenidas en el artículo 11 de la ley 1437 de 2011, en concordancia con el articulo 40 y siguientes de Ley 1952 de 2019 o las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.

Artículo 8. Trámite de impedimentos y recusaciones. Si alguno de los miembros del Comité de Conciliación se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento previstas en las normas citadas en el artículo 7 de esta resolución, deberá informarlo, para que se resuelva antes de comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a su consideración, los demás integrantes decidirán sobre la procedencia o no del impedimento y de ello se dejará constancia en la respectiva acta. Una vez resuelto y aceptado el impedimento, llegado el momento para resolver el asunto a

tratar, el miembro del Comité impedido saldrá del recinto o de la reunión si es virtual, para que los demás miembros decidan sobre el asunto. Los miembros del Comité de Conciliación podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento. Si se admitiere la causal de impedimento o recusación y no existiere quórum para deliberar o tomar la decisión, los demás miembros del Comité de Conciliación designarán un miembro ad-hoc, que será de la misma dependencia a la que pertenece el funcionario impedido o recusado. CAPÍTULO II FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ Artículo 9. Sesiones y votaciones. El Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio se reunirá por lo menos dos veces al mes, y cuando las circunstancias lo exijan. Presentada la petición de conciliación ante la entidad, el Comité de Conciliación cuenta con quince (15) días a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, aportando copia auténtica de la respectiva acta o certificación en la que consten sus fundamentos. En los asuntos en los cuales exista alta probabilidad de condena, con fundamento en las pruebas allegadas y en los precedentes jurisprudenciales aplicables al caso, los Comités deberán analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas y las sentencias de unificación de las altas cortes, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos de hecho y de derecho respecto de la jurisprudencia reiterada. El Comité podrá sesionar con un mínimo de tres de sus miembros permanentes y adoptará

las decisiones por mayoría simple. Artículo 10. Presidente del Comité. Las sesiones del Comité serán presididas por el Ministro de Relaciones Exteriores o su Delegado y en ausencia de éste por el Secretario General. En el evento en que ambos miembros estén ausentes será dirigida por el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica Interna o de la dependencia que tenga a su cargo la defensa de los g 6 5 [|_ 28 DIC 7099 RESOLUCIÓN NÚMERO _ DE Hoja número 6

Continuación de la Resolución: "Por medio de la cual se actualiza el Reglamento del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio y se deroga la Resolución 0075 de 2022. intereses litigiosos del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio, sus

funciones serán las siguientes:

1. Dirigir las sesiones del Comité

2. Verificar el quorum en cada sesión

3. Decidir en caso de persistir empate en las decisiones tomadas por el Comité

4. Autorizar la realización de sesiones extraordinarias y virtuales

5. Revisar y suscribir el acta de cada sesión Artículo 11 Sesiones Virtuales. El Comité de Conciliación podrá deliberar, votar a través de conferencia virtual o vía correo electrónico, utilizando los medios electrónicos ¡idóneos disponibles y dejando constancia de lo actuado por ese mismo medio, con los protocolos de seguridad necesarios. En el evento que se utilicen mensajes de correo electrónico se concederá mínimo 8 horas hábiles para la toma de la decisión a que haya lugar, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 63 de la Ley 1437 de 2011 o las normas que

los modifiquen, adicionen o sustituyan. Artículo 12. Convocatoria. De manera ordinaria, el Secretario Técnico del Comité de Conciliación procederá a convocar a los miembros del Comité, con antelación mínima de ocho (08) días hábiles, indicando fecha, hora y lugar de la reunión, la que podrá ser presencial o virtual a través del uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, y adjuntando el respectivo orden del día con los casos a ser tratados. Asimismo, el Secretario Técnico del Comité de Conciliación extenderá la invitación a los funcionarios, personas o abogados cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración de los miembros del Comité de Conciliación y a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. Parágrafo 1. El Orden del día será elaborado por la Secretaría Técnica, donde se numerarán los asuntos a tratar en la sesión, conforme los estudios jurídicos presentados por los abogados de la Oficina Asesora Jurídica Interna que representan la entidad. Parágrafo 2. Cualquiera de los miembros del Comité de Conciliación podrá solicitar al Secretario Técnico convocar a reunión extraordinaria, cuando las circunstancias lo exijan. El Secretario Técnico convocará la reunión con una antelación no inferior a un (1) día a la fecha prevista para la respectiva sesión. Artículo 13. Inasistencia a las sesiones. Cuando alguno de los miembros del Comité de Conciliación no pueda asistir a una sesión, deberá informar al Secretario Técnico previo a la celebración de la sesión.

En el acta de cada sesión, el Secretario Técnico dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados, y en caso de inasistencia así lo señalará. Artículo 14. Desarrollo de las sesiones. El día y hora señalados, el Secretario Técnico del Comité instalará la sesión; a continuación, informará a los miembros del Comité de Conciliación sobre los casos a ser tratados, las invitaciones a la sesión, verificará el quérum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité. Los apoderados de cada caso realizarán la presentación verbal de las ponencias, contenidas en el modelo de documento previsto en la plataforma E-kogui de la Agencia 28 DIC 7022 RESOLUCIÓN NÚMERO DE Hoja número 7

Continuación de la Resolución: “Por medio de la cual se actualiza el Reglamento del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio y se deroga la Resolución 0075 de 2022.

Nacional de Defensa Jurídica del Estado y absolverán las dudas e inquietudes que se le formulen con base en la información suministrada por las dependencias competentes. Una vez se haya surtido la intervención del apoderado de la entidad, los miembros del Comité de Conciliación deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas. Una vez evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del Comité y agotado el orden del día, el Secretario Técnico procederá a socializar el listado de asistencia y a

levantar la sesión. Parágrafo. Los miembros o asistentes a la sesión podrán presentar proposiciones y varios en cuanto tenga que ver con las funciones a cargo del Comité de Conciliación. Artículo 15. Quórum. El Comité deliberará y podrá decidir con mínimo tres (03) de sus miembros permanentes, y las proposiciones serán aprobadas por la mayoría simple de los miembros asistentes a la sesión. En caso de empate, el asunto se someterá a una nueva votación, de persistir el empate el Presidente del Comité o quien haga sus veces tendrá la función de decidir el desempate. Artículo 16. Salvamento y aclaración de votos. Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales se dejará constancia en la respectiva acta. Artículo 17. Grabación del Comité de Conciliación. Las sesiones del Comité de Conciliación se registrarán mediante grabaciones de audio y video, con apoyo de tecnologías informáticas interactivas y los medios magnéticos disponibles en la entidad. Asimismo, el Secretario Técnico dispondrá la incorporación de las grabaciones realizadas y asegurará su archivo junto con las actas respectivas, guardando la debida reserva. CAPÍTULO III ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE FICHAS Artículo 18. Fichas técnicas en materia de conciliación. Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el abogado que tenga a cargo la representación del asunto materia de conciliación judicial o prejudicial, deberá diligenciar el aplicativo establecido por la

Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, haciendo uso del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado e-KOGUI, indicando claramente el tipo de acción, radicación, juzgado, accionante, los antecedentes de la situación objeto de controversia, cuantía de las pretensiones y la posición del abogado ponente frente las mismas. La veracidad y fidelidad de los hechos consignados en la información suministrada al Secretario Técnico será responsabilidad del abogado que elabore la misma. Artículo 19.- Fichas técnicas en materia de repetición. Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el abogado que tenga a cargo el estudio de viabilidad o no de iniciar la acción de repetición deberá elaborar la respectiva ficha técnica de repetición, haciendo uso del Sistema Unico de Gestión e Información Litigiosa del Estado e-KOGUI, para lo cual deberá diligenciar los formatos que correspondan, y presentarla al Comité de conciliación. 5, 6 5 h 28 DIC 2027 RESOLUCIÓN NÚMERO DE Hoja número 8

Continuación de la Resolución: “Por medio de la cual se actualiza el Reglamento del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio y se deroga la Resolución 0075 de 2022.

La veracidad y fidelidad de los hechos consignados en las fichas serán responsabilidad del abogado que elabore la correspondiente ficha. Artículo 20. Fichas técnicas en materia casos procedentes del exterior. Para facilitar la presentación de los asuntos procedentes del exterior ante el Comité de conciliación, los

jefes de misión de las embajadas, consulados y delegaciones permanentes de Colombia en el exterior deberán diligenciar el formato establecido en el Sistema Integrado de Gestión y remitirlo a la Oficina Asesora Jurídica Interna del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. La veracidad y fidelidad de los hechos consignados en las fichas serán responsabilidad del del Jefe de la Misión Diplomática o Consular o de quien estos designen. CAPÍTULO IV SECRETARÍA TÉCNICA, ACTAS Y ARCHIVO Artículo 21. Secretaría Técnica. Son funciones del Secretario del Comité de Conciliación las siguientes:

1. Elaborar las actas de cada sesión del Comité. El acta deberá estar debidamente elaborada y suscrita por el Presidente y el Secretario del Comité que hayan asistido, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión.

2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

3. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal del Ministerio y del Fondo Rotatorio y a los miembros del Comité cada seis (6) meses.

4. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que este requiera o solicite para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del Ministerio y su Fondo Rotatorio.

5. Informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo acerca de las decisiones que el Comité adopte respecto de la

procedencia o no de instaurar acciones de repetición.

6. Atender oportunamente y por orden de ingreso las peticiones para estudio del Comité asignándoles un número consecutivo.

7. Remitir al agente del Ministerio Público, con una antelación no inferior a cinco (5) días a la fecha fijada para la realización de la audiencia de conciliación, el acta o el certificado en el que conste la decisión del Comité de Conciliación de la entidad pública convocada sobre la solicitud de conciliación.

8. Las demás que le sean asignadas por el Comité y tengan relación con la naturaleza del

Comité. Parágrafo. La designación del Secretario Técnico debe ser informada a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. 6 4 28 DIC 7099 RESOLUCIÓN NÚMERO DE Hoja número 9

Continuación de la Resolución: "Por medio de la cual se actualiza el Reglamento del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio y se deroga la Resolución 0075 de 2022.

Artículo 22. Elaboración de Actas. La Secretaría Técnica del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, deberá elaborar acta de la sesión del Comité dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión, ésta contendrá el orden del día, una exposición breve del desarrollo de la reunión, donde se hará alusión sobre los puntos principales de los asuntos presentados por los abogados de la entidad, su recomendación y finalmente la decisión adoptada por los miembros del Comité, proposiciones y varios. El Acta deberá ser suscrita por el Presidente y el Secretario técnico del Comité de

Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. Las decisiones que se adopten por el Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, serán informadas por los apoderaros de la entidad a las autoridades judiciales o administrativas competentes. Artículo 23. Archivo y custodia de los libros e información del Comité de Conciliación. El archivo del Comité de Conciliación y el de su Secretaría Técnica, reposarán en el archivo de la Oficina Asesora Jurídica Interna, siguiendo todos los procedimientos y requerimientos en materia de archivística de la entidad. Artículo 24. Expedición de copias, constancias y certificaciones. En caso de presentarse solicitud de copias de documentos o actas del Comité de Conciliación por particulares, la solicitud se remitirá al Secretario Técnico para que se estudie su procedencia y trámite conforme a los lineamientos establecidos en la Ley 1712 de 2014 “Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública”, Ley 1581 de 2012 “Ley de Tratamiento de Datos Personales”, y demás disposiciones que le sean aplicables. Las solicitudes de copias auténticas de las actas y la expedición de certificaciones sobre las mismas serán tramitadas por el Secretario Técnico del Comité de Conciliación.

Parágrafo: Las decisiones del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores, estarán certificadas con destino a los despachos judiciales y demás entidades de control o autoridades administrativas que lo requieran, y serán expedidas por el Secretario Técnico, quién dará fe según el contenido del acta de la respectiva sesión,

dejando clara la posición adoptada por los miembros del Comité. CAPÍTULO V SOLICITUDES DE CONCILIACIÓN Artículo 25. Solicitudes de conciliación. Cada uno de los abogados que requiera someter a consideración del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio una solicitud de conciliación, en desarrollo de un proceso judicial o conciliación extrajudicial o cualquier otro medio de control, deberá enviar al Secretario Técnico conforme el cronograma establecido, la relación de las ponencias que serán sometidas al mismo, de conformidad con el artículo 18 de la presente resolución. Será obligatorio someter al Comité de Conciliación todos los procesos en los cuales se tramite audiencia de conciliación, audiencia de pacto de cumplimiento y/o las solicitudes de conciliación prejudicial, incluso en las cuales el Ministerio de Relaciones Exteriores o su Fondo Rotatorio, haya sido quien inicie el trámite conciliatorio. !IB 5 L!n 28 DIC 2022 RESOLUCIÓN NÚMERO E Hoja número 10

Continuación de la Resolución: “Por medio de la cual se actualiza el Reglamento del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio y se deroga la Resolución 0075 de 2022.

Artículo 26. Solicitudes de conciliación en bloque. Para los asuntos judiciales y extrajudiciales que requieran ser sometidos al Comité de Conciliación en los cuales se presenten idénticos fundamentos de derecho y pretensiones, los miembros del Comité podrán adoptar una directriz general fijando su posición de conformidad con el artículo 39 de la presente resolución.

Los apoderados que tengan la