MINSALUD - Circular 60 de 2008

Ministerio de la Protección Social República de Colombia Despacho Ministro Liberyta Odr den Dependencia 10000

CIRCULAR

PARA: FUNCIONARIOS DE LAS DIRECCIONES TERRITORIALES, OFICINAS ESPECIALES E

INSPECCIONES DE TRABAJO DEL MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL

DE: MINISTRO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL

ASUNTO: INSTRUCCIONES SOBRE SIMPLIFICACIÓN DE TRAMITES, FUNCIONES, REQUISITOS

ESPECÍFICOS Y TÉRMINOS DE RESPUESTA FECHA: En ejercicio de la facultad de dirección asignada a este Despacho en el artículo 3º del Decreto 205 de 2003, me permito impartir las siguientes instrucciones: El artículo 3º del Código Contencioso Administrativo regula los principios que orientan las actuaciones administrativas, entre los que se destacan para éste propósito, los de economía, celeridad y eficacia, en virtud de los cuales, los procedimientos se deben adelantar con la menor cantidad de gastos; no se deben exigir más documentos y copias de los estrictamente necesarios; se deben remover de oficio los obstáculos puramente formales y suprimir trámites innecesarios. Por su parte, el artículo 22 del Decreto 2150 de 1995 establece que las autoridades de control no podrán solicitar copias o fotocopias de ningún documento que repose en los archivos de las entidades públicas. Con fundamento en lo dispuesto en los artículos citados, los trámites ante las Direcciones Territoriales del Ministerio de la Protección Social se deben realizar sin solicitar más copias que las estrictamente indispensables para adelantar la actuación de que se trate. Así mismo, a los ciudadanos no se les podrán

solicitar documentos que reposen en las demás entidades del Estado, a las cuales deberá dirigirse el funcionario competente en procura de obtener los documentos que requiera. - Así mismo, como los reglamentos de trabajo, las convenciones y pactos colectivos de trabajo, así como los estatutos de las organizaciones sindicales y de las asociaciones de pensionados reposan en los archivos del Ministerio de la Protección Social, ningún funcionario podrá solicitar al ciudadano, para adelantar trámite alguno o para realizar investigaciones administrativas laborales, copia o fotocopia de tales documentos, ni certificados de existencia y representación legal de las referidas organizaciones. Los documentos deben ser solicitados por el funcionario competente a la dependencia en la que repose el documento necesario para adelantar el respectivo trámite. - Los certificados de existencia y representación legal y en general, aquellos documentos que deban ser expedidos por las Cámaras de Comercio, continuarán siendo solicitados a los ciudadanos, sólo si el funcionario no puede acceder a tales documentos por medios electrónicos y mientras se celebran con estas entidades los respectivos convenios. - De conformidad con lo establecido en el artículo 5º del Código Contencioso Administrativo, en concordancia con la Resolución 3150 de 2005 que reglamenta el trámite del derecho de petición en el Ministerio de la Protección Social, la información que deben contener las peticiones que se formulen por escrito, es la siguiente: Carrera 13 No. 32 – 76. PBX: 330 5000 Extensiones 1625 a 1628. www.minproteccionsocial.gov.co. Bogotá, Colombia Ministerio de la Protección Social República de Colombia Despacho Ministro Liberyta Odr den

1. Entidad o dependencia a la que se dirige.

2. Nombres y apellidos completos del solicitante, su representante o apoderado, si es el caso, documento de identidad y dirección.

3. Objeto de la petición.

4. Razones en que fundamenta la petición.

5. Firma del peticionario o de su apoderado.

6. Documentos en que se fundamenta la solicitud. - Los trámites de competencia de las Direcciones Territoriales y de las Oficinas Especiales, así como los requisitos específicos que en cada caso se deben exigir y el término máximo de respuesta al ciudadano,

son los que se señalan en la siguiente tabla:

ITEM NOMBRE DEL TRÁMITE Y REQUISITOS TÉRMINO DE

DISPOSICIÓN QUE LO RESPUESTA

REGULA AL CIUDADANO 1 Aprobación de 1. Solicitud del empleador o su representante. Diez (10) reglamento de trabajo. días hábiles,

2. Dos (2) ejemplares del reglamento de trabajo en cuando no -Código Sustantivo de medio físico debidamente firmados y uno (1) en hay lugar a Trabajo. Artículo 116. medio magnético. objeciones.

3. Manifestación expresa sobre la existencia de Cinco (5) pacto o convención colectiva de trabajo, en el días hábiles evento en que lo haya. adicionales, cuando se formulan objeciones 2 Investigación Solicitud escrita en original y copia. Tres (3) administrativa laboral meses por incumplimiento de normas de derecho individual, colectivo

(convención, pacto colectivo, laudo arbitral) y de seguridad social en pensiones y riesgos

profesionales. -Código Sustantivo de Trabajo. Artículos 485 y 486. 3 Autorización para Solicitud suscrita por el empleador en original y Cuarenta y despido de trabajadora copia, indicando los hechos constitutivos de la justa cinco (45) en estado de embarazo. causa que se invoca y la relación de documentos que días se acompaña. hábiles -Código Sustantivo de Trabajo. Artículo 240. Carrera 13 No. 32 – 76. PBX: 330 5000 Extensiones 1625 a 1628 2 www.minproteccionsocial.gov.co. Bogotá, Colombia Ministerio de la Protección Social República de Colombia Despacho Ministro Liberyta Odr den 4 Autorización de trabajo 1. Formato diligenciado y firmado por el empleador, Un (1) día de adolescentes entre los padres y el adolescente o el menor. 15 y 17 años y de menores de 15 años de 2. Certificado de escolaridad. edad. -Ley 1098 de 2006. Artículos 35 y 113. 5 Autorización de Solicitud firmada por el empleador y el trabajador. Un (1) día préstamos, anticipos, deducciones, retenciones o compensaciones de salario. -Código Sustantivo de Trabajo. Artículo 151. 6 Autorización para Solicitud firmada por el empleador y el trabajador. Un (1) día compensar en dinero las vacaciones. -Código Sustantivo del Trabajo. Artículo 189. 7 Autorización pago Solicitud firmada por el empleador y el trabajador. Un (1) día parcial de cesantías. -Código Sustantivo de Trabajo. Artículo 256. 8 Autorización de 1. Solicitud suscrita del empleador. Cinco (5)

contratación de días trabajadores a domicilio. 2. Registro de trabajadores y de salarios. hábiles - Código Sustantivo de Trabajo. Artículo 90. 9 Autorización para 1. Solicitud suscrita por el empleador, dirigida al Diez (10) laborar horas extras. Director Territorial del domicilio principal de la días empresa, indicando las razones que justifican hábiles - Decreto 995 de 1968. la petición y la vigencia requerida. Artículo 1°

2. Manifestación expresa sobre la existencia de organización sindical en la empresa.

3. Indicación de número y fecha de la inscripción del comité paritario de salud ocupacional.

4. Numero y fecha de la resolución mediante la cual fue aprobado el reglamento de trabajo.

5. Información sobre la Administradora de

Carrera 13 No. 32 – 76. PBX: 330 5000 Extensiones 1625 a 1628 3 www.minproteccionsocial.gov.co. Bogotá, Colombia Ministerio de la Protección Social República de Colombia Despacho Ministro Liberyta Odr den Riesgos Profesionales a la cual se encuentra afiliado el empleador.

NOTA UNO: La vigencia de la autorización se mantendrá mientras subsistan las causas que dieron origen, sin que pueda exceder de 3 años.

NOTA DOS: No se requiere realizar visita previa de verificación a la empresa. 10 Autorización de trabajo 1. Solicitud suscrita por el empleador, indicando las Veinte (20) sin solución de razones que justifican la petición y vigencia días hábiles continuidad. requerida. - Código Sustantivo de 2. Manifestación expresa sobre la existencia de

Trabajo. Artículo 166. organización sindical. - Decreto 13 de 1967. 3. Indicación de número y fecha de la resolución Artículos 1º y 3º. que aprobó el reglamento de trabajo. - Decreto 995 de 1968. NOTA. La vigencia de la autorización se mantendrá Artículo 4º. mientras subsistan las causas que le dieron origen. 11 Autorización para el 1. Solicitud suscrita por el representante legal Treinta (30) funcionamiento de días empresas de servicios 2. Escritura pública de constitución. hábiles temporales.

3. Balance suscrito por el contador o por el revisor - Ley 50 de 1990. fiscal y copia de los respectivos extractos bancarios.

Artículos 82 y 83.

4. Reglamento de trabajo que contenga las - Decreto 4369 de 2006. disposiciones especiales relativas a derechos y Artículo 7º. obligaciones de trabajadores en misión.

5. Formatos de contratos de trabajo a celebrar con trabajadores y usuarios del servicio.

6. Póliza de garantía. 12 Autorización de Agencia privada lucrativa y no lucrativa: Diez (10) funcionamiento de días agencias de colocación 1.- Solicitud escrita firmada por el representante hábiles de empleo. legal. - Decreto 3115 de 1997. 2.- Escritura de constitución.

Artículos 5º, 6º y 8º. 3.- Copia del reglamento interno de funcionamiento. 4.- Póliza de seguro de cumplimiento. A la agencia privada no lucrativa no se le exige Carrera 13 No. 32 – 76. PBX: 330 5000 Extensiones 1625 a 1628 4

www.minproteccionsocial.gov.co. Bogotá, Colombia Ministerio de la Protección Social República de Colombia Despacho Ministro Liberyta Odr den póliza de seguro de cumplimiento.

Agencia pública: Carta solicitando autorización, en la que se indique el acto de creación o autorización y la disposición que establece como función de la entidad, la intermediación laboral. 13 Autorización de 1.- Solicitud suscrita por el representante legal. Cuarenta y regímenes de trabajo cinco (45) asociado y 2.- Copia del acta de asamblea de constitución días hábiles compensaciones de las suscrita por Presidente y Secretario, en la que cooperativas y conste la aprobación de los respectivos regímenes. precooperativas de trabajo asociado. 3.- Listado de fundadores debidamente firmado, con indicación del documento de identidad. - Ley 79 de 1988.

Artículos 59 y 70. 4.- Información solicitada en la lista de chequeo para revisión y autorización de los regímenes. - Ley 1233 de 2008 5.- Copia de los estatutos de la cooperativa suscrito - Decreto 4588 de 2006. por Presidente y Secretario. Artículos 22, 24 y 25. 6.- Dos ejemplares de los regímenes de trabajo - Resolución 2684 de asociado y de compensaciones. 2007. 7.- Certificación de curso básico de economía solidaria.

NOTA: Los anteriores documentos, a excepción del previsto en el numeral 7. se presentarán tanto en medio físico como magnético. 14 Registro de comité Formato diligenciado por el representante legal Un (1) día

paritario de salud ocupacional del vigía ocupacional. - Artículo 21 del Decreto Ley 1295 de 1994 15 Depósito de reformas 1. Solicitud suscrita por el presidente o el secretario Un (1) día estatutarias de de la organización sindical, acompañada de copia organizaciones del acta de la reunión donde consten las reformas sindicales de primero, introducidas, firmada por todos los asistentes. segundo y tercer grado.

2. Copia de los estatutos con las reformas Código Sustantivo del insertadas.

Trabajo, artículo 369, modificado por el artículo 48 de la Ley 50 de 1990. Sentencia C – 465 de Carrera 13 No. 32 – 76. PBX: 330 5000 Extensiones 1625 a 1628 5 www.minproteccionsocial.gov.co. Bogotá, Colombia Ministerio de la Protección Social República de Colombia Despacho Ministro Liberyta Odr den 2008 de la Corte Constitucional 16 Inscripción en el registro 1.- Solicitud suscrita el Presidente y el Secretario de Cinco (5) sindical de la junta directiva o de la asamblea general. días organizaciones de hábiles. primer grado 2.- Copia del acta de fundación suscrita por los (fundación). asistentes, con indicación del documento de identidad. - Código Sustantivo de Trabajo. Artículo 365 3.- Copia del acta de elección de la junta directiva. - Ley 50 de 1990. 4.- Copia del acta de asamblea en la que fueron Artículo 45, modificado aprobados los estatutos.

por el artículo 4º de la Ley 584 de 2000. 5.- Copia de los estatutos del sindicato, autenticados por el Secretario de la junta directiva. - Resolución 626 de 2008 6.- Nómina de la junta directiva con indicación del documento de identidad. 7.- Nómina de afiliados con indicación del documento de identidad.

NOTA: Las actas a las que se refieren los numerales 2, 3 y 4 pueden ir en una sóla. 17 Inscripción en el registro 1. Solicitud suscrita por el Presidente de la Cinco (5) sindical de asamblea o por el Presidente o el Secretario días organizaciones de de la federación o confederación. hábiles. segundo y tercer grado

(fundación). 2. Copia del acta de fundación suscrita por los representantes de cada organización afiliada, - Código Sustantivo de indicando nombre, domicilio, número y fecha Trabajo. Artículos 365, de la resolución de inscripción en el registro 419 y 420. sindical y del diario oficial en que fue publicada, así como nombre de los asistentes - Resolución 626 de a la asamblea y documento de identidad. 2008

3. Autorización de la asamblea general de cada organización sindical a sus representantes, para la fundación.

4. Copia del acta de elección de junta directiva, con indicación de los nombres y documentos de identidad.

5. Copia del acta de asamblea en la que fueron aprobados los estatutos.

6. Copia de los estatutos de la federación o

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www.minproteccionsocial.gov.co. Bogotá, Colombia Ministerio de la Protección Social República de Colombia Despacho Ministro Liberyta Odr den confederación, según sea el caso, autenticados por el Secretario General de la junta directiva.

7. Nómina de la junta directiva con indicación del documento de identidad y la empresa donde laboran. 18 Depósito de cambio de 1. Solicitud de depósito de cambio de junta Un (1) día junta directiva, directiva suscrita por el presidente o el subdirectiva o comité secretario del sindicato, dirigida a la seccional de Inspección de Trabajo del domicilio de la organizaciones organización sindical, de la subdirectiva o del sindicales de primero, comité seccional. segundo y tercer grado.

2. Parte pertinente del acta de elección suscritita Decreto 1194 de 1994. por el secretario Sentencia C – 465 de 2008 3. Listado debidamente firmado por los asistentes a la asamblea de elección.

4. Nómina de directivos con indicación del nombre, documento de identidad y cargo asignado.

Para depositar la rotación de cargos directivos, sólo se debe allegar la solicitud del sindicato, acompañada del acta de la junta en la que se adoptó la decisión. 19 Cancelación del registro Por orden judicial: Quince (15) sindical por orden días hábiles judicial o por fusión. Sentencia debidamente ejecutoriada. - Ley 50 de 1990. Por fusión: Treinta (30) Artículo 56. días hábiles

1. Solicitud suscrita por el Presidente del nuevo

• Código de Comercio. sindicato.

Artículo 172. Consejo de Estado Sentencia 1º de 2. Acta de asamblea general de cada una de las octubre de 1980. organizaciones sindicales que se van a fusionar, firmada por todos los asistentes, en la que conste la autorización para la fusión y el quórum. 20 Depósito de Tres (3) ejemplares de la convención o del pacto Un (1) día convenciones y pactos colectivo de trabajo. colectivos de trabajo. - Código Sustantivo de Trabajo. Artículo 469. Carrera 13 No. 32 – 76. PBX: 330 5000 Extensiones 1625 a 1628 7 www.minproteccionsocial.gov.co. Bogotá, Colombia Ministerio de la Protección Social República de Colombia Despacho Ministro Liberyta Odr den 21 Constatación de cese de Solicitud suscrita por el empleador, en la que se Un (1) día actividades. indique el nombre o razón social de la empresa y la dirección del sitio de trabajo donde se lleva a - Circular 019 de 1991 cabo el cese. 22 Aprobación de estatutos Diez (10) de asociaciones de Nómina completa del personal de fundadores con días pensionados y de sus sus firmas, especificando nacionalidad y entidad hábiles reformas. de previsión social que reconoce la pensión. - Ley 43 de 1984. Acta de la asamblea general o federal donde Artículo 4º. conste la aprobación de las reformas introducidas, firmada por todos los asistentes. - Decreto 1654 de 1985 Artículo 4º. Un (1) ejemplar de los estatutos aprobados

23 Reconocimiento de Diez (10) personería jurídica de 1. Solicitud suscrita por los miembros de la junta días asociaciones de directiva provisional, indicando documento de hábiles pensionados de primer identidad y domicilio de cada directivo. grado.

2. Número y fecha de resolución por medio de la - Ley 43 de 1984. cual se aprobaron los estatutos.

Artículo 4º.

3. Nómina completa del personal de fundadores - Decreto 1654 de 1985. debidamente firmada, en la que se indique Artículos 1º, 3º, 5º y 6º. nacionalidad, sexo y entidad de previsión a través de la cual recibe la pensión. 24 Reconocimiento de la 1. Solicitud suscrita por el comité ejecutivo Diez (10) personería jurídica de provisional, señalando el nombre de la asociación días asociaciones de a la que pertenecen. hábiles pensionados de segundo y tercer grado. 2. Número y fecha de resolución mediante la cual fueron aprobados los estatutos. - Ley 43 de 1984.

Artículo 4º. 3. Acta de fundación de la federación o confederación suscrita por todos los delegados - Decreto 1654 de 1985. asistentes, la cual debe contener la siguiente Artículos 2º, 3º y 5º. información: Objeto de la reunión, orden del día, nombre e identificación de los delegados asistentes, asociación (es) que representa(n), número y fecha de la resolución que reconoció la personería jurídica y número del diario oficial en el

que fue publicada.

4. Listado de pensionados de las asociaciones que van a formar parte de la federación o confederación.

5. Nómina del comité ejecutivo provisional en la

Carrera 13 No. 32 – 76. PBX: 330 5000 Extensiones 1625 a 1628 8 www.minproteccionsocial.gov.co. Bogotá, Colombia Ministerio de la Protección Social República de Colombia Despacho Ministro Liberyta Odr den que se indique nombre, cédula de ciudadanía, cargo directivo, dirección y firma de cada integrante. 25 Registro de junta 1. Solicitud suscrita por el Presidente y Secretario Diez (10) directiva - cambio total o de la agremiación. días parcial de asociaciones hábiles de pensionados. 2. Copia del acta de la asamblea general o congreso, en la que conste la elección total o - Resolución 2795 de parcial de directivos.

1986. Artículos 1º, 2º y 3º. 3. Nómina de la junta directiva con indicación del número de cédula, cargo y firma.

4. Lista total de afiliados a la agremiación, firmada por el secretario de la misma.

26 Expedición de certificado Solicitud suscrita por el interesado. Cinco (5) de representación legal días de asociaciones de hábiles pensionados. - Ley 43 de 1984. Artículo 4º. 27 Cancelación de la 1. Copia del acta de la asamblea en la que se Quince (15) personería jurídica de decidió disolver la organización. días asociaciones de hábiles pensionados. 2. Número y fecha de la resolución mediante la

cual se aprobaron los estatutos. - Ley 43 de 1984 Artículo 4º. - Decreto 1654 de 1985. Artículo 9º. 28 Intervención para evitar Lista de trabajadores que el empleador considera Quince (15) el despido de necesario despedir, con indicación del documento días hábiles trabajadores que de identidad y la dirección de cada uno de ellos. participaron pacíficamente en el cese Información relativa a la sentencia que declaró la de actividades. ilegalidad del cese de actividades, indicando la fecha de ejecutoria. - Decreto 2164 de 1959 - Resoluciones 1064 y 1091 de 1959 y 342 de 1977. Carrera 13 No. 32 – 76. PBX: 330 5000 Extensiones 1625 a 1628 9 www.minproteccionsocial.gov.co. Bogotá, Colombia Ministerio de la Protección Social República de Colombia Despacho Ministro Liberyta Odr den 29 Autorización para 1. Solicitud suscrita por el representante legal. Cuarenta (40) disminución de capital días hábiles social. 2. Relación detallada a la fecha de la solicitud, del total del pasivo laboral y pensional, discriminado - Código de por cada uno de los rubros. Comercio. Artículo 145.

3. Fotocopia del acta de la asamblea general de socios en la que se decidió la disminución de capital, firmado por el representante legal y el secretario. 4.Copia del balance general que presentó la empresa a la respectiva Superintendencia antes de la disminución de capital, así como del proyectado después de la disminución, firmados

por gerente general, contador y revisor fiscal.

5. Información sobre el (los) rubro(s) tanto del activo como del patrimonio que afecta la disminución de capital.

6. Relación de pensionados directos o compartidos con el Instituto de Seguros Sociales, acompañado del correspondiente cálculo actuarial. 30 Declaratoria de unidad Solicitud suscrita por el interesado. Dos (2) de empresa. meses Durante el trámite le será solicitada al empleador la - Código Sustantivo de información necesaria para adelantar los estudios Trabajo. Artículo 194, relativos al predominio económico, conexidad, subrogado por el artículo complementariedad y similitud. 32 de la Ley 50 de 1990. – Resolución. 4674 de

2004. Artículo 4º. 31 Autorización para cierre 1. Solicitud suscrita por el empleador dirigida al Dos (2) parcial, total o para Director Territorial del domicilio principal de la meses suspensión de empresa, en la que se indiquen las razones que actividades hasta por justifican la solicitud y a qué cargos se hace 120 días y/o para referencia, sin identificar a los trabajadores cuyos despido colectivo de contratos serán objeto de suspensión o trabajadores. terminación. - Código Sustantivo del

2. Nómina actualizada de personal discriminando Trabajo. Artículo 466 áreas administrativa y operativa e indicando cargo, salario, fecha de ingreso, tiempo de - Ley 50 de 1990. servicio, edad y tipo de contrato.

Artículos 66 y 67. 3 Relación detallada a la fecha de solicitud, del - Decreto 1469 de 1978. total del pasivo laboral y pensional, discriminado

Artículo 37. Carrera 13 No. 32 – 76. PBX: 330 5000 Extensiones 1625 a 1628 10 www.minproteccionsocial.gov.co. Bogotá, Colombia Ministerio de la Protección Social República de Colombia Despacho Ministro Liberyta Odr den – Resolución. 4674 de por cada uno de los rubros.

2004. Artículo 1º.

4. Relación de pensionados directos o compartidos con el Instituto de Seguros Sociales, acompañada del correspondiente cálculo actuarial.

NOTA UNO: Si la solicitud la motivan causas económicas y/o técnicas, se deberá aportar además, la información señalada en la Nota Interna de fecha 9 de diciembre de 2005, relativa al estudio de dichas causas.

NOTA DOS: Cuando la solicitud despido colectivo se origine en la decisión de liquidar anticipadamente la sociedad, deberá adjuntarse además, copia del acta en la que conste la decisión adoptada por los socios.

Como consecuencia de lo dispuesto en el item 9 de la presente tabla, queda sin efecto lo establecido en la Nota Interna del 9 de diciembre de 2005 sobre trámite de solicitud para laborar horas extras expedida por el Viceministro de Relaciones Laborales. Los diferentes formatos a que se refiere la presente nota interna, serán los que para el efecto diseñe el Nivel Central del Ministerio de la Protección Social, los cuales estarán publicados en la página institucional: www.minproteccionsocial.gov.co Los destinatarios de la presente circular, deberán dar estricto cumplimiento a la instrucción impartida.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

DIEGO PALACIO BETANCOURT Ministro de la Protección Social Elaboró: Grupo de Trabajo de simplificación de trámites administrativos Revisó: Oficina Asesora Jurídica y de Apoyo Legislativo C:\Documents and Settings\jolivares\Mis documentos\CARPETA NUEVA\YANETH OLIVARES ZAMUDIO\NUEVO SISTEMA DE INSPECCION\SIMPLIFICACIÓN DE TRAMITES VERSIÓN PARA REVISIÓN FINAL DE JURÍDICA.doc Carrera 13 No. 32 – 76. PBX: 330 5000 Extensiones 1625 a 1628 11 www.minproteccionsocial.gov.co. Bogotá, Colombia