MINSALUD - Circular 12 de 2017

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CIRCULAR EXTERN'AN -000012

PARA: INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD,

DIRECCIONES DEPARTAMENTALES DE SALUD Y ENTIDADES

MUNICIPALES DE SALUD, TODAS ELLAS UBICADAS EN ZONA DE

FRONTERA.

DE: MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL ASUNTO: Envío de los datos al Ministerio de Salud y Protección Social del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud - RIPS, de las atenciones realizadas a ciudadanos extranjeros en las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud de los departamentos ubicados en las fronteras con Brasil, Ecuador, Panamá, Perú, Nicaragua y Venezuela. 2 7 FES2 017

FECHA: El Ministerio de Salud y Protección Social, en desarrollo de lo previsto en el artículo 2º. numeral 23, del Decreto 4107 de 2011, modificado por el Decreto 2562 de 2012, y con el objeto de realizar el análisis de la información relacionada con el Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud - RIPS que sustente estudios binacionales relacionados con la demanda de los servicios de salud y la disponibilidad y suficiencia de la oferta así como conocer el comportamiento de las tarifas en los Departamentos Amazonas. Arauca, Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, Boyacá, Cesar, Chocó, Guainía, La Guajira, Nariño, Norte de Santander, Putumayo, Vaupés y Vichada, ubicados en zonas de frontera y la transferencia de datos de las prestaciones

individuales de salud de los usuarios extranjeros, directamente desde las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud - IPS públicas, se permite INSTRUIR a todas las IPS habilitadas en dichos Departamentos, para que envíen al Ministerio de Salud y Protección Social los Registros Individuales de Prestación de Servicios de SaludRIPS, de las personas extranjeras allí atendidas, de acuerdo con la especificación del Anexo Técnico No. 1. numeral 2, de la Resolución 3374 de 2000 a través de la Plataforma PISIS, conforme al siguiente procedimiento:

1. Especificación para el envío de los archivos RIPS por parte de las IPS a través PISIS Las IPS de que trata la presente Circular deben enviar al Ministerio de Salud y Protección Social los datos del Registro Individual de Prestaciones de Salud, correspondientes a las atenciones de las personas extranjeras, por medio de archivos comprimidos, que se vienen reportando conforme a la Resolución 3374 de 2000, de

1J;;~puerdo con la siguiente especificación técnica. ~ V:--{&;· :. ,a 13 No. 32-76 Bogotá De ~ ,X (57-1) 3305000 Linea gratuita 018000 9 ( 1 'l d ..

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NUEVOP AÍS PAZ fQUIOAD EDUCACIÓN 1.1 Especificación del nombre de los archivos. El nombre de los archivos debe cumplir con el siguiente estándar:

-COMPONENTE°' VALORES DESCRIPCION LONGITUD FIJA REQUERIDO

DEL NOMBRE 1 PERMITIDOS O DE ARCHIVO FORMATO Módulo de RIP Identificador del módulo de información: 3 SI información RIPS Tipo de Fuente 165 Fuente de la Información: Institución 3 SI

prestadora de servicios de salud - IPS Tema de RIPS Conjunto de archivos de prestaciones de 4 SI información salud l Fecha de Corte AAAAMMDD Debe corresponder al último dia 8 SI calendario del periodo de información reportada. - Por eiemolo: 2016083-1 Tipo de NI Tipo de identificatiod de la entidad 2 SI Identificación de reportadora de la información, Número de la Entidad Identificación Tributaria (Nll¡. r~portante Número de 1 999999999999 Número de identificación de la IPS que 12 SI Identificación de envía los archivos, de acuerdo con el tipo la Entidad de identificación del campo anterior: reportante número de NIT, sin dígito de verificación. Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda, si es necesario para completar el tamaño del campo.

Por Eiemolo: 000860999123

Extensión del 4 SI .D AT Extensión del archivo . archivo

Nombres de archivos comprimidos:

Longitud Nombre del ipo de Archivo Ejemplos de Nombres de Archivo del Anexo Técnico nombre tras individuales de RIP165RIPS RIP165RIPSAAAAMMDDNIXXXXXXXXXXXX.OAT 36 aciones de salud 1.2Contenido del archivo comprimido. El archivo comprimido debe cumplir con las siguientes características: Debe ser un archivo comprimido mediante el formato ZIP, con extensión cambiada qa rv DAT. ®· ~- 91({)~1, Fax (57-1) 3305050www.minsaludgov.co ... º 2 2 17

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• Cada archivo comprimido debe contener los siguientes archivos planos, cuyas estructuras son las descritas en el Anexo Técnico 1, numeral 2, de la Resolución

3374 de 2000, así: Nombre Tipo de Archivo Periodod el archivo Archivo Plano CTMMAAM CT Archivo de control El nombre del archivo contiene el mes y año de reporte, así: USMMAAM US Archivo de usuarios MM: mes AAM: año AFMMAAM AF Archivo de Transacciones (Facturas) El mes y año de estos archivos debe ser coherente con APMMAAM AP Archivo de el año y mes de la fecha de corte del nombre del archivo procedimientos comprimido que los contiene. ACMMAAM AC Archivo de consultas

Ejemplo: Nombre del archivo comprimido:

AHMMAAAA AH Archivo de RIP165RIPS20160831 NIXXXXXXXXXXXX.DAT hospitalización AUMMAAAA AU Archivo de urgencias El archivo anterior contendrá los siguientes archivos ANMMAAM AN Archivo de recién planos, según el ejemplo: nacidos US082016.txt AMMMAAAA AM Archivo de AF082016. txt medicamentos AP082016.txt AC082016.txt OTMMAAM OT Archivo de otros AH082016.txt servicios AU082016.txt AN082016.txt AM082016.txt AT082016.txt

2. Periodo de reporte y plazo Los RIPS de las personas extranjeras atendidas en los departamentos en zonas frontera se deben reportar así: Periodo a reportar Fecha de reporte a través de PISIS Reporte inicial Del 1 de marzo al 31 de marzo De 1 al 15 de abril de 2017 de 2017

Reporte periódico A partir del mes de abril de Durante los primeros 15 días 2017 calendario del mes siguiente. efCra 13 No. 32-76 Bogotá D.C _ PBX 157 1) 3305000 Li1ea gratuita 018000 810()f1, ~Jx 2 7 FEB 000012

3. Consideraciones para el reporte de los RIPS 3.1. Entidades a quienes se debe reportar: Los reportes de las atenciones de ciudadanos extranjeros deberán enviarse tanto al Ministerio de Salud y Protección Social, como a la Dirección Departamental de Salud respectiva, para su propia gestión.

Las demás atenciones realizadas por las IPS deben seguirse reportando en RIPS al pagador respectivo, de acuerdo con la normatividad vigente. 3.2. Determinación del tipo de identificación: Cuando la persona de nacionalidad extranjera posea un documento de identificación equivalente se permiten los siguientes tipos de identificación: PA=Pasaporte, CD=Carné diplomático, SV=Salvoconducto ~ Cl;=Cédula de extranjería. Cuando la persona ele nacionalidad extranjera no posea un documento de identificación equivalente, se deben utilizar los siguientes tipos de identificación: AS = Adulto sin identificar, MS - Menor sin identificar. 3.3. Determinación del número de identificación: Se debe incluir en el número de identificación la expresión "BRA" para nacionales brasileños, ªECU" para nacionales ecuatorianos, "NIC" para nacionales nicaragüenses, "PAN", para nacionales panameños, "PER" para nacionales peruanos y "VEN" para nacionales venezolanos, seguido del número de identificación presentado por el paciente o el consecutivo asignado por la IPS cuando este no tiene ninguna

identificación, seguido del número de identificación del país respectivo. Cuando el paciente no tiene documento de su país, la IPS debe generar por cada paciente un consecutivo de cinco dígitos, iniciando con el 00001. La identificación debe diligenciarse, así: • BRAnúmero de documento nacional de identificación O consecutivo de pacientes sin documento de identificación" para nacionalesB rasileños • ECUnúmero de documento nacional de identificación O consecutivo de pacientes sin documento de identificación" para nacionalesE cuatorianos • NICnúmero de documento nacional de identificación O consecutivo de pacientes sin documento de identificación" para nacionalesN icaragüenses. • PANnúmero de documento nacional de identificación O consecutivo de pacientes sin ¡-Y documento de identificación" para nacionalesP anamenos. ~ @;1 r -~ o} =r_,\·r"t ,. ,¡ .:, ,! _, ,., •• . 11,, ·, ,r l":w (57-1) 3305050 www minsalud.gov co 2 7 FEB2 017

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012 (¡::¡ MINSALUD NUEVOP AÍS rl• 1(1 • PERnúmero de documento nacional de identificación O consecutivo de pacientes sin documento de identificación" para nacionalesp eruanos. • VENnúmero de documento nacional de identificación O consecutivo de pacientes sin documento de identificación" para nacionalesV enezolanos.

4. Plataforma para el envío de la información.

El Ministerio de Salud y Protección Social dispone de la Plataforma de Intercambio de Información (PISIS) del Sistema Integral de Información de la Protección SocialSISPRO, para que las entidades reporten la información desde sus instalaciones. Si el reportante aún no tiene usuario debe solicitarlo previo registro de su entidad en el Sitio

Web del SISPRO.

Registrar entidad: http://web.sispro.gov.co/WebPublico/Entidades/RegistrarEntidad.aspx

Registrar solicitud de usuario: http://web.sispro.Qov.co/Seguridad/Cliente/Web/RegistroSolicitudes.aspx

5. Control de calidad de la información.

La Plataforma PISIS recibe los archivos conformados según la estructura determinada en la presente Circular y realiza el proceso de validación, así: • Primera validación: corresponde a la revisión de la estructura de los datos y se informa el estado de la recepción al reportante. • Segunda validación: Una vez realizada en forma exitosa la primera validación se realiza el control de calidad de contenido en el aplicativo misional y se informa al reportante el resultado. Se entiende cumplida la obligación de este reporte una vez la segunda validación sea exitosa.

6. Tratamiento de la información.

Las entidades que participen en el flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que le sea aplicable en el marco de las Leyes Estatutarias 1581 de 2012 y 1712 de 2014, el capítulo 25 del Título 2 del Libro 2 de la parte 2 del Decreto 1074 de 2015 y las normas que las modifiquen, reglamenten, {!!:;; -yaclaren o sustituyan. ~ 9/ / ~-$ ~' ifCra. 13 No. 32-76 Bogotá D.C PBX (57 1) 3305000 Linea gratuita 018000 91V197 f-a, ü00012 2 7 FEB2 017

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7. Seguridad y veracidad de lo reportado.

Para garantizar la seguridad y veracidad de la información reportada, las entidades deben enviar los archivos firmados digitalmente, lo cual protege los mismos garantizando su confidencialidad, integridad y no repudio. Para firmar digitalmente los archivos, se debe usar un certificado digital emitido por una entidad certificadora abierta aprobada por la entidad competente.

8. Mesa de ayuda Con el propósito de brindar ayuda técnica para el reporte de los archivos, transporte de datos y demás temas relacionados, el Ministerio de Salud y Protección Social tiene dispuesta una mesa de ayuda. Los datos de contacto se encuentran en el siguiente

enlace: http://www.sispro.gov.co/recur.sosapp/Pages/Mesa Ayudas.aspx Adicionalmente, se dispone de documentación para el uso de la plataforma P1SISe n el siguiente enlace: http://web.sispro.qov.co/WebPublico/Soporte/FAQ/FAQ.aspx PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE 2 7 FEB2 017 DadoenBogotáD.C.,alos ~~D~IA URIBE ~ sUi~d / stro ~~~!ección Social uo ll, • 1, f .;x 1~,1--1)3 305050 www.m¡nsalud.gov.co