MINSALUD - Circular 17 de 2023

REPÚBLICA_DEC OLOMBIA

' ~ l ,--------------- 1.1----'<'l""'-ll ·•.~ :~~; ~- •~ • ~,lG'I&. ',r, _'_- .:,

COMISIÓN NACIONAL DE PRECIOS DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS

MÉDICOS

:QQ017 CIRCULAR NÚMERO DE 2023 (112O IC2 023l Por la cual se modifica el artículo 8 de la Circular 6 de 2018 en relación con el periodo de reporte y plazo para el envío de información al SISMED y se sustituye su Anexo 1. LA COMISIÓN NACIONAL DE PRECIOS DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS En uso de sus facultades legales, en especial las conferidas por los artículos 245 de la Ley 100 de 1993, 87 de la Ley 1438 de 2011, 72 de la Ley 1753 de 2015, 3, numeral 1 del Decreto 1071 de 2012 y 1 del Decreto 705 de 2016 y, CONSIDERANDO Que los artículos 245 de la Ley 100 de 1993 y 87 de la Ley 1438 de 2011 y el artículo 1 del Decreto 705 de 2016 confirieron a la Comisión Nacional de Precios de Medicamentos y Dispositivos Médicos la potestad de regular los precios de los medicamentos. Que la Comisión mediante la Circular 04 de 2006 creó el Sistema de Información de Precios de Medicamentos - SISMED, el cual estaría a cargo del Ministerio de Salud y Protección Social, donde se reportarían el valor de las ventas, el número de unidades vendidas y el precio más alto y más bajo de venta de los medicamentos que se

comercialicen en el territorio colombiano. Que de acuerdo con la información del listado de abastecimiento y desabastecimiento publicado por el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y AlimentosINVIMA, la información registrada en el Sistema de Información de Precios de Medicamentos SISMED y la línea de acción 6.2.1.3 de la Política de Soberanía en la producción para la Seguridad Sanitaria adoptada mediante la Resolución 1411 de 2022, se identifican alertas por desabastecimiento de algunos medicamentos. Que con base en la información recaudada la Dirección de Medicamentos y Tecnologías en Salud del Ministerio de Salud y Protección Social, que a su vez ejerce la Secretaría Técnica de la Comisión Nacional de Precios de Medicamentos y Di!?positivos Médicos, evidenció que, i) la información del SISMED que se considera más relevante es la reportada por los fabricantes, importadores y titulares del registro sanitario de medicamentos y los importadores de medicamentos vitales no disponibles, teniendo en cuenta que, desde este eslabón de la cadena de producción, se identifica la suficiencia de unidades de medicamentos a comercializar en el territorio nacional; ii) la información de la suficiencia de medicamentos en la actualidad es reportada al SISMED de forma trimestral; y iii) que el análisis del reporte de información se hace efectivo casi dos (2) meses después del cierre trimestral, por lo que, esta periodicidad no resulta oportuna y dificulta hacer seguimiento a las alertas de abastecimiento para la toma de decisiones eficaces y efectivas para garantizar el acceso. 2023000171 2 DIC2 023

CIRCULAR NÚMERO DE HOJA No 2 de 12

Continuación de la circular "Por la cual se modifica el artículo 8 de fa Circular 6 de 2018 en relación con el periodo de reporte y plazo para el envío de información al S/SMEDy se sustituye su Anexo 1" Que, de acuerdo con lo anterior, el reporte de información por parte de los fabricantes, importadores y titulares del registro sanitario de medicamentos y los importadores de medicamentos vitales no disponibles al SISMED, debe ser una herramienta oportuna para el análisis y monitoreo de las ventas, las unidades vendidas y los precios, que permita mejorar las capacidades regulatorias y de vigilancia del mercado farmacéutico. Que se considera necesario modificar el periodo de reporte y plazo para el envío de información al SISMED, el cual será desde el primer y hasta el último día calendario del siguiente mes con fecha de corte mensual. Que la presente circular de la Comisión Nacional de Precios de Medicamentos y Dispositivos Médicos fue puesta en consulta pública por primera vez entre el 29 de agosto y el 5 de septiembre de 2023, y por segunda vez del 1O al 15 de noviembre de 2023 y fue aprobada por la Comisión mediante sesión presencial del 12 de diciembre del 2023. En mérito de lo expuesto, RESUELVE Artículo 1. Modifíquese el artículo 8 de la Circular 06 de 2018 el cual quedará así: "Artículo 8. Plazo para el envío de reporte de información al SISMED. Todos los actores identificados en el artículo 5 de la presente circular, deberán enviar el reporte de información al SISMED en los siguientes plazos: 8.1 Para los fabricantes, importadores y titulares que figuran en el registro

sanitario del medicamento a reportar, y los importadores de medicamentos vitales no disponibles: Mes que se debe Plazo para reportar reoortar Enero Del 1 al 28 de febrero del año del reporte. Febrero Del 1 al 31 de marzo del año del reporte. Marzo Del 1 al 30 de abril del año del renorte. Abril Del 1 al 31 de mavo del año del reporte. Mavo Del 1 al 30 de iunio del año del reoorte. Junio Del 1 al 31 de iu/io del año del reoorte. Julio Del 1 al 31 de aaosto del año del reoorte. Anos/o Del 1 al 30 de sentiembre del año del renorte. Sentiembre Del 1 al 31 de octubre del año del reoorte. Octubre Del 1 al 30 de noviembre del año del reoorte. Noviembre Del 1 al 31 de diciembre del año del reoorte. Del 1 al 31 de enero del año siguiente al año Diciembre de reoorte 8.2 Para actores que no son fabricantes ni importadores ni titulares de registro sanitario del medicamento a reportar, ni importadores de medicamentos vitales no disponibles: Meses que deben reportarse Plazo para reportar Enero, febrero v marzo Del 1 al 30 de abril del año de reoorte Abril, mavo v iunio Del 1 al 31 de iufio del año de reoorte Julio, aaosto v seotiembre Del 1 al 31 de octubre del año de reoorte. 12 DIC2 023.

CIRCULAR NÚMERO DE 2023JQQ17 HOJA No 3 de 12

Continuación de la circular "Por la. cual se modifica el arlículo 8 de la Circular 6 de 2018 en relación con el periodo de

reporle y plazo para el envío de infonnación al SISMED y se sustituye su Anexo 1' ' Meses que deben reportarse Plazo para reportar Octubre, noviembre y Del 1 de enero al 15 de febrero del año diciembre siauiente al año de reDorle Artículo 2. La presente circular rige a partir del primero (01) de febrero de 2024, modifica el artículo 8 de la Circular 6 de 2018 y sustituye su Anexo 1. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE ~ rr-/J GUILLERMO ALFO SO JARAMILLO MARTÍNEZ Ministro de Salud y Protección Social K-5 . \:~ )'A Dlrect ; ''" ,/ J • /· V -.,,7" o '1,,{ft,t.,ú, , t, ( ~~N DA U A O Min de Comercio, 1 é:tustriay Turismo ¡ ' STALIN ANliO . ALLESTEROS GARCÍA Delegado presidente de la República 12 DIC2 023

CIRCULAR NÚMERO DE 2023)0017 HOJA No 4de12

Continuaciónd e la circular "Porl a cual se modificae l arlículo8 de la Circular6 de 2018e n relaciónc on el periodod e reporley plazop ara el envíod e infonnacióna l SISMEDy se sustituyes u Anexo 1"

ANEXO TÉCNICO No. 1

REPORTE DE INFORMACION DE PRECIOS DE MEDICAMENTOS Los actores obligados a reportar deben enviar al Ministerio de Salud y Protecci.ón Social los archivos planos con la información de precios de medicamentos. Para este anexo técnico se definen cuatro capítulos:

1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS.

2. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS.

3. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE ARCHIVOS.

4. PERIODO DE REPORTE Y PLAZO.

1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

a. Estructura y especificación del nombre del archivo. El nombre de los archivos de la información de precios de medicamentos que debe ser enviada por los actores enunciados en el Articulo 5 de la presente circular, debe cumplir con el siguiente estándar: Componente Valores Longitud del Nombre Permitidos o Descripción Requerido Fija de Archivo Formato Módulo de MEO Identificador del módulo de información información 3 SI Tipo de fuente 100 Indica el grupo de actores que reportan el archivo de precios 3 SI de medicamentos Tema de MPRE Información de precios de 4 SI información medicamentos Fecha de corte AAAAMMDD Fecha de corte de la información reportada. Es el último día calendario del periodo de información ' reportada. 8 SI No se debe utilizar ningún tipo de separador.

Ejemplo de fecha Valida: 20231031

Tipo de - Si es una entidad diferente a identificación del entidad territorial: se debe actor que reporta especificar NI correspondiente al tipo de identificación NIT. Las entidades territoriales también pueden reportar por NIT, pero si va a reportar con código DIVI POLA tenga zz en cuenta lo siguiente: 2 SI - Si corresponde a una secretaria departamental de salud se debe especificar DE - Si corresponde a una Secretaria Distrital de Salud se debe especificar DI

• Si corresponde a una secretaria municipal de salud: se debe especificar MU 12 DIC2 023

CIRCULAR NÚMERO DE 202300017 HOJA No 5de12

Continuaciónd e la circular "Porl a cuals e modificae l arlículo8 de la Circular6 de 2018e n relaciónc on el periodod e reporley plazop ara el enviod e informacióna l SISMEDy se sustituyes u Anexo 1" Componente Valores Longitud del Nombre Permitidos o Descripción Requerido Fija de Archivo Formato Número de Número de identificación de la identificación del entidad que envía los archivos, actor que reporta de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior: - Número de Nit sin incluir el dígito de verificación para tipo de Identificación NI. - Si es DE en este campo va el código DANE del departamento. Ejemplo 000000000025 - Si es DI en este campo va el código DANE del Distrito 999999999999 12 SI según el DIVIPOLA del DANE. Ejemplo 000000011001 - Si es MU en este campo va el código del municipio según el

DIVIPOLA del DANE.

Ejemplo 000000025001 Se debe usar el carácter cero "O" de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.

Ejemplo: 000860999123

Extensión del TXT Extensión del archivo plano. archivo 4 SI Si es un archivo olano .txt NOMBRE DEL ARCHIVO Tipo de archivo Nombre de archivo Longitud Reporte de información de precio MED100MPREAAAAMMDDZZ999999999999.TXT 36

de medicamentos b. Contenido del archivo. A continuación, consideraciones para el contenido de los archivos: El archivo de la información de la información de precios de medicamentos está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para identificar la entidad fuente de la información y un registro detalle. Re11istro Descrioción Reoorte Tioo 1 Reaistro de control ObliQatorio Registro de detalle de precios de medicamentos de Obligatorio Tipo2 venta, compra v recobro Cada registro está conformado por campos, los cuales van separados por pipe (1) b.1. REGISTRO TIPO 1 - REGISTRO DE CONTROL Es obligatorio. Es el primer registro que debe aparecer en los archivos que sean enviados. 12 DIC2 023

CIRCULAR NÚMERO DE 2023ÜÜÜl 7 HOJA No 6 de 12

Continuaciónd e la circular "Porl a cual se modificae l artículo8 de la Circular6 de 2018e n relaciónc on el periodod e reportey plazop ara el envíod e infonnacióna l SISMEDy se sustituyes u Anexo1 " o o " :O E . E . a E. o " ·. ;O : , No. Nombre del campo e, ·;:cc a a. Valores permitidos .,. e ,ns u ¡:: :.:,, oe- ..J ., "O D:: o Tipo de registro 1 N 1: valor que significa que el registro SI es de control Si es un actor diferente a entidad territorial: se debe especificar NI correspondiente al tipo de identificación NIT. Tipo de Identificación de la 1 2 A SI entidad que reporta Si es entidad territorial, se especifica de la siguiente manera: MU: Municipio

DE: Departamento 1 ' DI: Distrito -Número de NIT sin incluir el dígito de verificación para tipo de identificación • NI. 1 Las entidades territoriales también 1 pueden reportar por NIT, pero si la entidad territorial va a reportar con código DIVIPOLA tenga en cuenta lo Número de identificación siguiente: del actor que reporta, de 2 12 N SI acuerdo con el campo - Si es DE, en este campo va el código anterior. DIVIPOLA del departamento. Ejemplo 25 1 - Si es DI en este campo va el código DIVIPOLA del Distrito. Ejemplo 11001 ' - Si es MU en este campo va el código DIVIPOLA del municipio. ' Eiemclo 25001 En formato AAAA-MM-DD. , Debe corresponder a la fecha de inicio del periodo de información reportada y Fecha inicial del periodo de debe concordar con la fecha de corte 3 10 F SI la información que reporta del nombre del archivo. Último día calendario del mes ó periodo que se está reportando.

Fecha Valida: 2023-01-01

En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha final del periodo de información reportada y Fecha final del periodo de debe concordar con la fecha de corte 4 10 F SI la información reportada del nombre del archivo. Último día calendario del mes o periodo que se está reportando.

Fecha Válida: 2023-01-31

Número total de registros Debe corresponder a la cantidad de 5 de detalle contenidos en el 10 N registros tipo 2, contenidos en el SI archivo archivo. Cantidad de medicamentos reportados en el archivo (cantidad de diferentes 6 Número de medicamentos 6 N SI

códigos CUM, IUM o expedientes renortadosl. b.2 REGISTRO TIPO 2 - REGISTRO DE DETALLE DE PRECIOS DE MEDICAMENTOS DE VENTA,

COMPRA O RECOBRO/COBRO

CIRCULAR NÚMERO DE 2023) 0 Q 1 7 12 DIC2 023 H OJA No 7 de 12

Continuaciónd e la circular "Porl a cual se modificae l artículo8 de la Circular6 de 2018e n relaciónc on el periodod e reportey plazop ara el envíod e informacióna l SISMEDy se sustituyes u Anexo 1" Mediante el Registro Tipo 2, los actores reportan el detalle de las operaciones mensuales de cada medicamento por cada uno de los tipos de transacción, discriminando por tipo de operación. .., .., .. &. o. . i-~ No. Nombre del campo f; o CI . Valores permitidos • .¡: . _e g• Ec a .. ; u . , ¡:: : c, r o:: o Tipo de registro 1 N 2: valor que significa que el registro es de SI detalle Número consecutivo de registros de detalle Consecutivo de dentro del archivo. Inicia en 1 para el primer 1 10 N SI registro registro de detalle y va incrementando de 1 en 1, hasta el final del archivo. Aunque el reporte se realice a nivel de NIT, cada prestador a nivel de la entidad territorial deberá unificar la información por cada una de las sedes de su jurisdicción. Se deberá incluir, en este campo, los primeros Código de habilitación diez dígitos del código de habilitación de la del prestador por 2 10 N entidad, según se le haya asignado en el SI

entidad municipal o Registro Especial de Prestadores de Servicios distrital de salud de Salud - REPS.

Ejemplo: 997730001 O En caso de que el actor reportante NO sea una

1P S habilitada, deberá reportar cero "O" en este camoo. Corresponde al mes de la factura a reportar. 3 Mes de la factura 2 N Ej.: 1 seria para el mes de enero, 12 seria para SI el mes de diciembre. Rol del actor que reporta la información por medicamento. Puede tomar el valor de: Rol del actor que reporta frente a la 4 1 N • 1 Actor que elabora o importa el SI operación de reporte medicamento a reportar del medicamento • 2 Actor que no elabora ni importa el medicamento a reoortar. Si el campo 4 reportado es 1, este campo debe tomar el valor de: • VN operación de venta 5 Tipo de operación 2 A Si el campo 4 reportado es 2, este campo SI puede tomar el valor de: 1 • VN operación de venta ; ' • CM operación de compra • RC ooeración de recobro ' Este campo puede tomar el valor de:

01. Transacción primaria institucional 6 Tipo de transacción 2 A 02. Transacción primaria comercial SI

03. Transacción secundaria institucional

04. Transacción secundaria comercial

05. Transacción final institucional

'

CIRCULAR NÚMERO DE 2023 ]0017 12 DIC2 023 H OJA No 8 de 12

Continuaciónd e la circular "Por la cual se modifici' el articulo 8 de la Circular 6 de 2018 en re/aciónc on ef periodo de

reporte y plazo para el envio de información af SfSMED y se sustituye su Anexo 1" ,:, .. g_ o fl E E o , •.: ¡, : , No. Nombre del campo e,,·- .. Q. Valores permitidos e.= u ¡:: :., , oecr ....1 ., ,:, lt: Si el medicamento aún no tiene asignado el 1U M en cualquier nivel, este campo deberá diligenciarse en cero (O), y será obligatorio Identificador único de diligenciar los campos 1O y 11. 7 Medicamento - IUM de 8 A SI primer nivel Validar contra: hllQs://web.sisQro.gov.co/WebPublico/Consulta s/ConsultarDetalleReferenciaBasica.asQx?Cod e=IUM, Extra 1 Si el medicamento aún no tiene asignado el IUM en cualquier nivel, este campo debe tomar el valor de cero (O), y será obligatorio diligenciar Identificador Unico de los campos 10 y 11. 8 Medicamento - IUM de 4 N SI segundo nivel Validar contra: ht!Qs://web.sisQro.gov.co/WebPublico/Consulta s/ConsultarDetalleReferenciaBasica.asQx?Cod e-lUM - Extra VI Si el medicamento aún no tiene asignado el IUM en cualquier nivel, este campo debe tomar el valor de cero (O), y será obligatorio diligenciar los campos 10 y 11. Identificador único de Cuando el valor reportado en el campo Unidad 9 medicamento~ IUM de 3 N de factura sea "D" en este campo se debe SI tercer nivel reportar el valor cero (O).

Validar contra: ht!Qs://web.sisQro.gov.co/WebPublico/Consulta s/ConsultarDetalleReferenciaBasica.asQx?Cod

e-lUM - Extra VIII En este campo debe reportarse el número de ' expediente del medicamento asignado por el INVIMA. 1 10 Número de expediente 8 N SI El número de expediente es un valor numérico, cuya longitud es de máximo 8 dígitos.

Eiemolo: 19955791 • El número consecutivo es un valor numérico, 1 cuya longitud máxima de este campo es de máximo 3 dlgitos.

Número consecutivo 11 de la presentación 3 N Ejemplo: 1 o 123 SI comercial ; Cuando el valor reportado en el campo 12 sea "D", en este campo se debe reportar la cifra . ' cero 10\. ' '

' ! j CIRCULAR NÚMERO DE 2023QQ017 12 DIC2 023

HOJA No 9 de 12 Continuaciónd e la circular "Porl a cual se modificae l artículo8 de la Circular6 de 2018e n relaciónc on el periodod e reportey plazop ara el enviod e informacióna l SISMEDy se sustituyes u Anexo1 " o ,.:, , o ·¡: No. Nombre del campo a. Valores permitidos ¡:: ::, 0" 81 Este campo se refiere a la unidad en la cual se van a reportar los campos: (13) Precio mínimo unitario ( 14) Precio máximo unitario (16) Total unidades • En el caso que el reporte se haga por presentación comercial, el valor permitido en este campo es: A: Presentación comercial El campo "Identificador Único de Medicamento - IUM de Tercer Nivel" o "número consecutivo de presentación comercial" debe ser reportado diferente de cero (O).

• En el caso que el reporte no se haga por presentación comercial, los valores permitidos son: Unidad en la que se B. Unidad de embalaje primario. Por ejemplo: factura el blister, bolsa, bandeja. SI 12 1 A medicamento en la operación reportada El campo" Identificador Único de Medicamento - IUM de Tercer Nivel" o "número consecutivo de presentación comercial" debe ser reportado diferente de cero (O).

C: Unidad de dispensación. Por ejemplo: tableta, cápsula, jeringa, ampolla, vial, parche, sache!, tubo. El campo "Identificador Único de Medicamento - IUM de Tercer Nivel" o "número consecutivo de presentación comercial" debe ser reportado diferente de cero (O). D: Unidad mlnima de concentración. Por ejemplo: g, mg, mcg, mg/ml, UI, mol. El campo "Identificador Único de Medicamento - IUM de Tercer Nivel" o "Número consecutivo de presentación comercial" debe ser reportado en cero (O). 12 DIC2 023 CIRCULAR NÚMERO DE 2_02300017 HOJA No 10de12 \ Continuaciónd e la circular "Por la cual se modifica el arllculo 8 de la Circular 6 de 2018 en relación con el periodo de reporle y plazo para el envío de infonnación al SISMED y se sustiluye su Anexo 1" ,:, ns 8, :E E E o No. Nombre del campo en')( ca c. Valores permitidos .e 3 - ca, u, i= E.; Se expresa en pesos y corresponde a las unidades del medicamento facturadas para el

mismo mes y tipo de operación reportada. El precio reportado debe corresponder a una unidad del medicamento en la unidad de medida reportada en el campo 12. 13 Precio mínimo unitario 14 D En caso de tener operaciones con varios SI actores para un mismo tipo de transacción, este precio corresponde al precio mínimo unitario en pesos de las unidades facturadas, para el mismo mes y tipo de transacción indicado en el campo 6. El dato permite hasta dos cifras decimales, en cuvo caso el separador de decimal es el punto. Se expresa en pesos. Corresponde a las unidades facturadas para el mismo mes y tipo de operación reportada. El precio reportado debe corresponder a una unidad del medicamento en la unidad de medida reportada en el campo 12. 14 Precio máximo unitario 14 D En caso de tener operaciones con varios SI actores para un mismo tipo de transacción, este precio corresponde al precio máximo unitario en pesos de las unidades facturadas, para el mismo mes y tipo de transacción indicado en el campo 6. El dato permite hasta dos cifras decimales, en cuvo caso el separador de decimal es el punto. Suma en pesos del valor total facturado en el mes indicado en el campo 3, para las operaciones realizadas. En caso de tener operaciones con varios 1 actores para un mimo tipo de transacción, este 15 Valor total facturado 16 D SI valor corresponde al valor total facturado para el mismo mes y tipo de transacción indicado en el campo 6. El dato permite hasta dos cifras decimales, en cuvo caso el seoarador de decimal es el punto CIRCULAR NÚMERO DE 2023 JQ Q 1 7 12 ÜI C 2023 H OJA No 11 de 12

Continuaciónd e la circular "Porl a cual se modificae l artículo8 de la Circular6 de 2018e n relaciónc on el periodod e reportey plazop ara el envíod e informacióna l SISMEDy se sustituyes u Anexo 1" o ,.:, , o ·¡:; No. Nombre del campo Valores permitidos

Q. =

¡:: ., O" o:: Suma de las unidades facturadas (incluyendo bonificaciones o descuentos en especie) en el mes indicado en el campo 3. Las unidades reportadas deben corresponder 1 con el tipo de unidades reportadas en el campo Total, de unidades 12. 16 facturadas en la 16 N SI operación reportada. En caso de tener operaciones con varios actores para un mismo tipo de transacción, este valor corresponde al total de unidades facturadas para el mismo mes y tipo de transacción indicado en el campo 6. Este camoo no permite cifras decimales. Numero de factura o Número de la factura que evidencia el precio documento reportado en el campo 13. 17 equivalente del precio 20 A SI mínimo unitario de la Si la transacción fue realizada a través de un operación reportada' contrato se debe reportar el número de este. Numero de factura o Número de la factura que evidencia el precio documento reportado en el campo 14. , 18 equivalente del precio 20 A SI máximo unitario de la Si la transacción fue realizada a través de un ooeración reportada contrato se debe reportar el número de este. El actor obligado a reportar deberá contar con el soporte documental que dé cuenta del precio de referencia por valor unitario de cada medicamento a reportar o nota técnica. En las operaciones en las que la factura no indica el valor del medicamento, se debe reportar el número

de contrato o documento equivalente donde se evidencie el medicamento objeto de reporte y su respectivo precio.

2. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS Los archivos deben s~r tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:

a. En el anexo técnico de los archivos, el tipo de dato, corresponde a los siguientes: A-Alfanumérico N-Numérico O-decimal F-Fecha T-Texto con caracteres especiales b. Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato ANSI, con extensión .txt 1 c. Los nombres de archivos y los datos de estos deben ser grabados en letras MAYÚSCULAS, sin caracteres especiales y sin tildes. d. El separador de campos debe ser pipe (1)y debe ser usado exclusivamente para este fin. Los campos que corresponden a descripciones no deben incluir el carácter especial pipe (1). e. Cuando dentro de un archivo de datos se definan campos que no son obligatorios y que no sean reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo entre dos pipes, por ejemplo, si entre el dato1 y el dato3, el dato está vacio se reportará asi: dato1 lldato3 f. Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas ("") ni ningún otro carácter especial. g. Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles. Para los campos que se permita valores decimales, se debe usar el punto como separador de decimales. h. Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guion, a excepción de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos. 202300017 12 DIC2 023

CIRCULAR NÚMERO DE HOJA No 12 de 12

Continuación de la circular "Por la cual se modifica el artículo 8 de la Circular 6 de 2018 en relación con el periodo de reporte y plazo para el envío de información al SISMED y se sustituye su Anexo 1"

1. Las longitudes de campos definidas en los registros de control y detalle de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo, es decir que los datos pueden tener una longitud menor al tamaño máximo.

j. Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto, no se les debe completar con ceros ni espacios. k. Tener en cuenta que cuando los códigos traen CEROS, estos no pueden ser remplazados por la vocal 'O' la cual es un carácter diferente a cero. l. Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro. Se utiliza el ENTER como fin de registro m. Los archivos deben estar firmados digitalmente.

3. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE ARCHIVOS El Ministerio de Salud y Protección Social dispondrá de la Plataforma de Intercambio de Información

(PISIS) del Sistema Integral de Información de la Protección Social -SISPRO, para que los actores reporten la información desde sus instalaciones. Si el reportante aún no tiene usuario debe solicitarlo previo registro en el Sitio Web del SISPRO.

Registro: http://web.sispro.gov.colWebPublico/Entidades/RegistrarEntidad.aspx

Registrar solicitud de usuario: http://web.sispro.qov.co/Seguridad/Cliente/Web/RegistroSolicitudes.aspx Control de calidad de los datos.

La Plataforma PISIS recibe los archivos conformados según la estructura del presente Anexo Técnico determinado en este acto administrativo y realiza el proceso de validación, así:

• Primera validación: corresponde a la revisión de la estructura de los datos y se informa el estado de la recepción a quien reporta. • Segunda validación: Una vez realizada en forma exitosa la primera validación se realiza el control de calidad de contenido en el aplicativo misional y se informa a quien reporta el resultado Se entiende cumplida la obligación de este reporte una vez la segunda validación sea exitosa.

Mesa de ayuda. Con el propósito de brindar ayuda técnica para el reporte de los archivos, transporte de datos y demás temas relacionados, el Ministerio de Salud y Protección Social tiene dispuesta una mesa de ayuda. Los datos de contacto se encuentran en el siguiente enlace: https://www.sispro.qov.co/ayudas/Pages/Ayudas.aspx Adicionalmente, se dispone de documentación para el uso de la plataforma PISIS en el siguiente enlace: https://web.sispro.gov.co/WebPublico/Soporte/FAQ/FAQ.aspx Tratamiento de la información. Las entidades que participen en el flujo y consolidación de la información serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que le_sea aplicable en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la Ley 1712 de 2014, el Decreto 1377 de 2013, y las normas que las modifiquen, reglamenten, aclaren o sustituyan. Seguridad de la información. Para garantizar la seguridad y veracidad de la información reportada, las entidades deben enviar los archivos firmados digitalmente, lo cual protege los archivos garantizando su confidencialidad, integridad y no repudio. Para firmar digitalmente los archivos, se debe usar un certificado digital emitido por una entidad

certificadora abierta aprobada por la entidad competente.

2. PERIODO DE REPORTE Y PLAZO La periodicidad del envio de información ser hará según lo establecido en el artículo 8 de la Circular 06 de 2018, modificado por el articulo 1 de la presente Circular.