MINSALUD - Circular 24 de 2019

CIRCULAR EXTERIII~ fH)Q O2 4

DE 2019

PARA: Direcciones Territoriales de Salud (DTS), Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS), Profesionales médicos que prestan el servicio social obligatorio (550) y otro personal de salud autorizado para certificar nacimientos o certificar defunciones, Comités

Departamentales, Distritales y Municipales de Estadísticas Vitales (EEW).

DE: MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL

ASUNTO: INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LAS

VARIABLES DE TIPO Y NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN EN EL

CERTIFICADO DE NACIDO VIVO Y EN EL CERTIFICADO DE DEFUNCIÓN. 6 SEP2 019

FECHA: - En relación con el diligenciamiento de las variables tipo y número de identificación en el certificado de nacido vivo y en el certificado de defunción, la normativa pertinente establece el uso de nuevos tipos de identificación relacionada con: • La creación del Permiso Especial de Permanencia PEP - Resolución 5797 de 2017 del Ministerio de Relaciones Exteriores, adoptada por el Ministerio de Salud y Protección Social mediante la Resolución 3015 de 2017. • La definición del Permiso Especial de Permanencia PEP como documento que sirve de identificación a los nacionales venezolanos en territorio colombiano. Por disposición de Decreto 1288 de 2018, el PEP les permite permanecer temporalmente en condiciones de regularización migratoria y acceder a la oferta institucional en materia de salud, educación y trabajo así como a otro tipo de servicias como la apertura de cuentas bancarias, y en esa medida, es imperioso que todos los nacionales venezolanos inscritos en el Registro

Administrativo de Migrantes Venezolanos cuenten con este documento. • La inclusión de nuevos tipos de documentos de identidad que permitan reconocer la atención de personas indocumentadas en situación de vulnerabilidad Resolución 4622 de 2016 del Ministerio de Salud y Protección Social. • Los acuerdos suscritos por la Comisión lntersectorial para la Gestión de Estadísticas Vitales y el Comité Técnico ad hoc, para introducir cambios en los campos de tipo de documento y números de identidad que permitan reconocer en los registros administrativos a la población indocumentada y de nacionalidad extranjera en cualquier condición de permanencia en todo el territorio nacional. _,.dff_ ~~✓ ~ u,~, ,~ Carrera 13 Nº 32 -76 - Código Postal 110311,B ogotá D.C. r~ r

Teléfono: {57 -1) 3305000 - Línea gratuita: 018000960020 -fax: (57-1)3 305050 -www.minsalud.gov.co @'

1 ,:11~ .,. :''"'.-'~ La salud Min'Satu 1(),00002, - 6 SEP2 019 es de todos •. : .t ·: .,_ ,. • :-1,:,, ... • El certificado de nacido vivo como documento de identificación para la afiliación de menores hasta los 3 meses, según el Decreto 780 de 2016, articules 2.1.3.5, 2.1.3.10 y 2.1.3.12. :~ •• r ... • Las identificaciones para AS y MS en Listados Censales de acuerdo a la Resolución 1838 de 2019 corresponde con lo establecido en la Resolución 4622 de 2016. • Las polfticas adoptadas para el registro civil de nacimiento de nifíos y niñas nacidos en

Colombia, que se encuentran en riesgo de apatridia por ser hijos de padres venezolanos que no cumplen con el requisito de domicilio, según lo dispuesto en la Resolución 8470 de 2019 de la Registraduria Nacional del Estado Civil. • La inclusión de oficio de la nota •válido para demostrar nacionalidadn en el registro civil de Nacimiento de niñas y nilios nacidos en Colombia que se encuentren en riesgo de apatridia, hijos de padres venezolanos, que no cumplen con el requisito de domicilio, de conformidad con la Resolución 8470 de 2019 de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Teniendo en cuenta lo anterior, es necesario INSTRUIR a los profesionales médicos y demás personal en salud autorizado para certificar nacimientos o para certificar defunciones en el pafs, sobre el diligenciamiento de las variables relacionadas con la identificación de la madre o con la identificación del fallecido de la siguiente forma: SOBRE EL TIPO DE DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN CERTIFICADO DE Variable 20. Tipo de documento de identificación de la madre

NACIDO VIVO.

CERTIFICADO DE Variable 11. Tipo de documento de identificación del fallecido DEFUNCIÓN Variable 31. Tipo de documento de identificación de la madre Cuando la persona sea nacional de Colombia deberá usar alguno de los siguientes tipos de identificación, en su orden: • Cédula de Ciudadanla (CC) • Ta1eta de Identidad [TI) • Registro Civil (RC) • Certificado de nacido vivo (CN) (Solo para los Certificados de Defunción de menores sin Registro Civil de Nacimiento) Si la persona no posee ninguno de los documentos anteriores, pero pertenece a una población

especial del régimen subsidiado y se encuentra en el correspondiente listado censal, se utilizará: • Adulto sin identificar (AS) • Menor sin identificar (MS) En caso de que la persona no posea ninguno de los documentos anteriormente relacionados se deberá registrar como: • Sin identificación (SI) ~ A- (ff' 'f carrera 13 Nº 32 • 76 -Código Postal 110311B, ogotá o.e. 3/

Teléfono: (57 -1) 3305000 - Línea gratuita: 018000960020 -fax: (57-1)3 305050 -www.minsalud.gov.co t

2 41~/ - 6 SEP2 019 ' . ,•,., •.·~·.·· ;,~Gü0024

En el Anexo: Tabla 1. Características de los tipos de documentos de identificación para las personas nacionales de COLOMBIA se detallan los documentos válidos.

Cuando la persona sea extranjera deberá usar alguno de los siguientes tipos de identificación en su orden: • Cédula de Extranjería (CE) • Pasaporte (PA) • Carné Diplomático (CD) • Salvoconducto (SC) • Permiso Especial de Permanencia (PE) • Documento extranjero (DE) En caso de que la persona no posea ninguno de los documentos anteriormente relacionados se deberá registrar como: • Sin identificación (SI) En el Anexo: Tabla 2. Características de los tipos de documentos de identificación para las personas extranjeras se detallan los documentos válidos. SOBRE EL NÚMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN CERTIFICADO DE Variable 21. Número de documento de identificación de la NACIDO VIVO. madre (tal como figura en el documento de identidad)

Variable 12. Número de documento de identificación del CERTIFICADO DE fallecido (tal como figura en el documento de identidad) DEFUNCIÓN Variable 32. Número de documento de identificación de la madre (tal como figura en el documento de identidad) Cuando la persona sea nacional de Colombia • Deberá diligenciarse de acuerdo con el tipo de documento que presente la persona. • Para los documentos AS=Adulto sin identificar y MS=Menor sin identificar se deberá tener en cuenta lo establecido en la Resolución 4622 de 2016. Ver Anexo: Tabla 3. Composición del número de identificación para los tipos de documentos AS y MS. • En caso de que el tipo de documento sea Sl=Sin identificación, no se registra ningún valor en este campo. Cuando la persona sea extranjera • Deberá diligenciarse de acuerdo con el tipo de documento que presente la persona . • Para los documentos CE=Cédula de Extranjería, PA=Pasaporte, CD=Carné Diplomático, DE=Documento extranjero, SC=Salvoconducto, y PE=Permiso Especial de Permanencia, se le debe anteponer el código del país de nacionalidad de la persona, de 3 caracteres de acuerdo a la norma internacional ISO3166-1. Ver Anexo: Procedimiento consulta código de país. • En caso de que el tipo de documento sea Sl=Sin identificación, se registra solo el código del pais de nacionalidad de la persona. prv Carrera 13 Nº 32 - 76 - Código Postal 110311,B ogotá o.e. ~ ey--

Teléfono: (57 -l) 3305000 - Línea gratuita: 018000960020 -fax: (57-1)3 305050 -www.minsalud.gov.co

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La salud Minsalud lGQ000?4 -6SEP2019 es de todos . . .. " Los usuarios a quienes van dirigidas estas instrucciones encontrarán las opciones antes señaladas incorporadas en la plataforma electrónica del RUAF-ND. FORMULARIOS FÍSICOS En los formularios fisicos del Certificado de Nacimiento o del Certificado de Defunción y de los respectivos Antecedentes para el Registro Civil deberán incluirse las variables relacionadas con el tipo y número de identificación asi:

1. PARA EL CERTIFICADO DE NACIDO VIVO ANTECEDENTE PARA EL REGISTRO CIVIL, Y EL CERTIFICADO DE NACIDO VIVO Si el tipo de documento no aparece en la lista de documentos del formulario, se debe registrar en la opción Otro ¿Cuál? indicando la sigla del tipo de documento no listado.

TIPOD I DOCUMENDTEOI D l: NTiílCACDIÓElNA MADI![ NÍIMEl!OO E IDt:NTiflCAClÓDNl lA os.- 0 o Rogi,tao, j Ü o loje>,d e....,¡ Ü o C °! '< "Id Aeóa . <lod:,,ia M DOA CD UR ME( E TA Nml TOC IDO OM OO IDF AtG OU Jl !AE N El w., de....... Pm<,,o1o ¡Mi Para la persona nacional de Colombia

=

• AS Adulto sin Identificar

= • MS Menor sin Identificar Para la persona extranjera =

• CD Carné Diplomático

= • DE Documento Extranjero • se :;; Salvoconducto = • PE Permiso Especial de Permanencia En el campo de número de identificación se deberá registrar así:

• Cuando sea persona nacional colombiana, según la composición del número de identificación para los tipos de documentos AS y MS, establecido en la Resolución 4622 de 2016. Ver Anexo: Tabla 3. Composición del número de identificación para los tipos de documentos AS y MS. • Cuando sea persona extranjera se le debe anteponer el código del pals de nacionalidad de la persona, de 3 caracteres de acuerdo a la norma internacional 1803166-1. Ver Anexo: Procedimiento consulta código de pafs.

2. PARA EL CERTIFICADO DE DEFUNCIÓN ANTECEDENTE PARA EL REGISTRO CIVIL, Y EL CERTIFICADO DE DEFUNCIÓN Si el tipo de documento no aparece en la lista de documentos del formulario, se debe registrar en la opción Otro ¿Cuál? indicando la sigla del tipo de documento no listado.

~ ..A:,,.,/ ¡pA-- carrera 13 Nº 32 • 76 -Código Postal 110311,B ogotá o.e.

Teléfono: (57 -1) 3305000 -Linea gratuita: 018000960020 -fax: (57-1)3 305050 -www.minsalud.gov.co Q/ e

4 "'~ ~ : CO G002~ - 6 SEP2 019

TIPO DE DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DEL FALLECIDO O O O Q Registroc ivil Tarjela de identidad Cédula de ciudadanía Sin infonnoci6n O O Q Cédula de ex!ranjerfo Pasaporte Otro: ¿Cuál? Para la persona nacional de Colombia • CN= Certificado de nacido vivo (Solo para los Certificados de Defunción de menores sin Registro Civil de Nacimiento) • AS ;;:A:; dulto sin Identificar =

• MS Menor sin Identificar

Para la persona extranjera =

• CD Carné Diplomático

= • DE Documento Extranjero • se = Salvoconducto = • PE Permiso Especial de Permanencia En el campo de número de identificación se deberá registrar así: • Cuando sea persona nacional colombiana, según la composición del número de identificación para los tipos de documentos AS y MS, establecido en la Resolución 4622 de 2016. Ver Anexo: Tabla 3. Composición del número de identificación para los tipos de documentos AS y MS; o el número del certificado de nacido vivo, solo para los Certificados de Defunción de menores sin Registro Civil de Nacimiento. • Cuando sea persona extranjera se le debe anteponer el código del país de nacionalidad de la persona, de 3 caracteres de acuerdo a la norma internacional 1SO3166-1.V er Anexo: Procedimiento consulta código de pais. La notación anterior aplica para el tipo y número de documento del fallecido o de la madre cuando se trate de muertes fetales y menores de un año.

3. DENUNCIANTE O DECLARANTE PARA LA INSCRIPCIÓN DE NACIMIENTOS Y DEFUNCIONES EN EL REGISTRO CIVIL Para la inscripción de los hechos vitales en el Registro Civil en Colombia, además del documento antecedente, se debe contar con un denunciante o declarante debidamente identificado como lo dispone el Decreto Ley 1260 de 1970. Los documentos de identidad del declarante, válidos para la inscripción de nacimientos y defunciones ante la Registraduría

Nacional del Estado Civil, son: Para nacionales colombianos: • Cédula de Ciudadanía (CC) • Tarjeta de Identidad (TI)

Para los extranjeros:

• Cédula de Extranjería (CE) • Pasaporte (PA) o.e. ~

Carrera 13 Nº 32 - 76 -Código Postal 110311,B ogotá

Teléfono: (57 -1) 3305000 - Línea gratuita: 018000960020 -fax: (57-1)3 305050-www.minsalud.gov.co k .,. ,. •," •~ f' . fY~ •~ La salud ,Mins3lUd es de todos ~t ·;:,r1JJ,.•f'!.;'.--,.i ~ 6 SEP2 019 , ,, l \~,:;o•·Ht"; Cuando se trate de niflos y niñas nacidos en Colombia, que se encuentran en riesgo de apatridia por ser hijos de padres venezolanos que no cumplen con el requisito de domicilio, la inscripción en el registro civil y la identidad de los padres, podrá registrarse con los documentos válidos sólo para ciudadanos venezolanos, asi: • Cédula de Extranjería vigente • Permiso Especial de Permanencia (PEP) vigente • Cédula de identidad expedida por_l a República Bolivariana de Venezuela vigente o vencida. • Pasaporte expedido por República Bolivariana de Venezuela vigente o vencido.

Cuando el padre, la madre, los demás ascendientes y parientes mayores, no cuentan con documento de identidad válido para la inscripción en el registro civil, expedido por la Registraduria Nacional del Estado Civil en Colombia (cédula de ciudadanla, tarjeta de identidad) o el respectivo Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia (cédula de extranjería) o del pals de origen (pasaporte), el gerente, director o administrador de la

institución de salud donde funcionan oficinas del Registro Civil en que haya ocurrido el hecho, está llamado a servir como declarante de los nacimientos y defunciones de connacionales y extranjeros en dichas circunstancias (Decreto Ley 1260 de 1970, articulo 45, numeral 5).

4. COMUNICACIÓN Para efectos de garantizar su aplicación y teniendo en cuenta que estas instrucciones interesan a la Registradurfa Nacional del Estado Civil, a la Superintendencia de Notariado y Registro, al Departamento Administrativo Nacional de Estadistica DANE y al Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses INMLCF, esta circular se comunicará a estas entidades para su divulgación a nivel de sus dependencias de los niveles nacionales y territorial.

Para cualquier información, inquietud o duda el punto de contacto es el correo electrónico estadisticasvitales@minsalud.gov.co La presente circular entrara a regir a partir de su publicación en el Diario Oficial y se incorporará en la página WEB de este Ministerio.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá. D.C., a los - 6 SEPD i~ . ~ ;

~ JUA O URIBE RESTREPO

'f' Minist alud y Protección Social ~ Carrera 13 Nº 32 - 76 -Código Postal 110311,B ogotá o.e.

Teléfono: (57 -1) 3305000 • Línea gratuita: 018000960020 -fax: (57-1)3 305050 -www.minsalud.gov.co 6 \tGGC024 ~ & SEP20 19

ANEXO Descripción de los tipos de documentos y de códigos de países Tabla 1. Características de los tipos de documentos de identificación para las

personas nacionales de COLOMBIA Formatod el Tipod e Descripción Definición ' númerod el Longitud documento documento Documentoq ue tiene como propósitop rimordial recogeirn formaciósno brela natalidayd es requisito para la inscripciónd el nacimientoe n las oficinas autorizadaps ara llevare l registroc ivil. Debes er diligenciadpoo re l médicoo lae nfermerqau ea sistió Certificaddoe el partoe: nl asá reasd elp aíse nd onden oe xistae ste CN Numérico 9 NacidoV ivo recursoh umanol,a s auxiliaresd e enfermeríya las promotorasd e salud están autorizadasp ara diligenciarloE.n e l eventoe n quee l partoh ayas ido asistidop or partera,e lla deberá informara la promotordae saludd elá rea,p araq uee staa valel a informacióvn d iliaencieel resoectivo. Es el documentoe xpedidop or la Registraduría Nacionadle EstadoC ivila travésd e la delegadad el RegistroC ivild e RC estadoc ivil o una notaríap úblicac on el que se Alfanumérico 11 Nacimiento identificanlo s menoresd e 7 años. Debe ser reemrla zadon orl a tarietad e identidad. Es el documentoe xpedidop or la Registraduría Tarjetad e Nacionadle lE stadoC ivilc one l ques e identificalno s TI Numérico 11 Identidad menoresd e edad entre 7 y 17 años. Debes er

reem[la zadoo orl a cédulad e ciudadanía. Es el documentoe xpedidop or la Registraduria Cédulad e ce Nacionadle lE stadoC ivilc one l ques e identificalna s Numérico 10 Ciudadanía oersonaasl cumcllr1 8a ñosd e edad. Aplicap aral as personads e 18 añose n adelante, afiliadosd e la PoblaciónE speciald el Régimen Adultos in Subsidiadoq ue no están identificadosp or la AS Alfanumérico 10 identificación RegistraduriNa acionadl el EstadoC ivil (RNEC)y que se encuentrene n el correspondienlties tado censal. Aplicaa las personams enoreds e 18 añosa filiados de la PoblaciónE speciadl el RégimenS ubsidiado Menors in MS que no están identificadops or la RegistraduríAal fanumérico 12 identificación Nacionald el Estado Civil (RNEC) y que se encuentreenn el corresnondienlitset adoc ensal. ~ , Carrera 13 Nº 32 - 76 - Código Postal 110311,B ogotá D.C.

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7 • -·,s.ml La saI du ''•·· M~"in sal ,G000024 - 6 SEP2 019 es de todos :., : ·'"'~ ~ ', ~1tt~-¼· Tabla 2. Características de los tipos de documentos de identificación para las personas extranjeras. Formatod el Tipod e

Descripción Definición númerod el Longitud documento documento Es el documentod e identificacióenx pedidop or MigracióCn olombiad,e acuerdoa lo establecideon Cédulad e CE el Decreto1 067d e 2015articulo2 .2.1.11.4.4.;N umérico 6 Extranjena artículo2 .2.1.11.4.o7 l a nonnaq ue lo modifiquoe sustituya. Es el documentqou e acreditala identidadd e un extranjeryo de los extranjeroms enoreds e 7 af\os, expedidop or las autoridadedse su respectivpoa ls PA Pasaporte Alfanumérico 16 de origen,q ue acreditau n pennisoo autorización legalp araq ue salgao ingresed el mismop, or los ouertoos aeroouertoinst em-aciónales. Es el documentqou e identificaa extranjeroqsu e Carné cumplenfu ncionese n las embajadasle, gaciones, CD Alfanumérico 11 Diplomático consuladoys delegacioneesn representaciódne aobiemoesx tranieros. Ese l documentdoe c aráctetre mporaqlu ee xpidela UnidadA dministrativEas peciaMl igracióCn olombia Salvoconducto se al extranjerqou e asl lo requ~raD. ecreto1 067d e Atfanumérico 9 de Pennanencia 2015 - articulo2 .2.1.11.4.o9 la normaq ue lo modifiauoe s ustituva.

Ese l documendtoe c aráctetre mporaqlu es e otorga únicamentea los nacionalesv enezolanosd e Pennisoe special PE acuerdcoo nl o establecideon l a Resolució5n7 97d e Numérico 15 de pennanencia 2017,R esoluc,m1 272d e 2017o las normaqs uel a modifiqueon s ustituyan. Documentdoe identidado identificacióenx pedido pore l paisd e origenU. tilizasr olamentceu andola s Documento DE personaesx tranjeradse cualquieerd adn o poseenA lfanumérico 16 Extranjero ningunod e loss iguienteesn s u ordenC: E,P A,C D, SC,PE . Procedimiento de consulta para código de pals. Los códigos de pals según el estándar ISO 3166-1 se consultan en web.sispro.gov.co realizando el siguiente procedimiento:

1. Ingresar a web.sispro.gov.coy seleccionar la opción ·rabias de referencia básica"

2. Digitar ªPals" en el campo •Nombre de la tabla" y dar clic en el botón MConsultar"

3. Dar clic sobre la tabla País

4. Digitar el nombre del país sobre el que requiere conocer la codificación y hacer clic sobre el botón "Buscar" r-

.,t('{✓ Carrera 13 N' 32 • 76 • Código Postal TI0311, Bogotá D.C.

Teléfono: (57 -1) 3305000 -Línea gratuita: 018000960020 -fax: (57-1)3 305050 -www.m1nsalud.gov.co 8 - 6 SEP2 019

5. Obtener el código de tres caracteres que se encuentra bajo la columna "Extra-111"

Tabla 3. Composición del número de identificación para los tipos de documentos AS y MS Tipod e doLongitud Condición Composiciónd el númerod e identificación cumento máxima Códigod e departamen+to c ódigod e municipio+ Personasd e la tercerae dad AS 10 S :i-consecutivpoo r afiliado( AlfanuméricoE).j : en protecciódne ancianatos 0800158125 Códigod e departamen+to c ódigod e municipi+o l Indígenams ayoreds e edad AS 10 + consecutivpoo ra filiado(A lfanuméricdoe 4). Ej: 7600118125 Códigod e departamen+to m unicipi+o O + canseHabitantedse lac allem ayores AS 10 cutivo por afiliado (Alfanuméricod e 4). Ej: de edad 0500100008 Habitantedse lac allem enores Departamen+to m unicipio+ D + consecutivpoo r MS 10 de edad afiliado1 4d ioitos\E. i:0 500100008 Poblacióni nfantil vulnerable Códigod e departamen+to c ódigod e municipio+ bajo proteccióne n institucioMS 10 A + consecutivpoo r afiliado( Alfanuméricdoe 4). nesd iferenteas l ICBF.M enoEj:2 5001A0009 resd e edada carqod e!I CBF Códigod e departamen+to c ódigod e municipio+ l + consecutivpoo ra filiado(A lfanuméricdoe 4). Ej: Indígenams enoreds e edad MS 12 08001418125S.o lo aplicap ara RégimenS ubsidiado Departamen+to m unicipio+ P + consecutivpoo r Menoreds e edadd esmovilizaafiliado(4 dígitos)E. j:0 5001P000'L8a se ntidades • dosy /oq uec elebrena cuerdos MS 10 Territorialeys l as EPSSd ebeng estionalra plena de pazc one ! GobiernoN acioidentificaciódne lm enory reportalra actualización nal deld ocumentao l a BDUA Departamen+to m unicipio+ P + consecutivpoo r Mayoreds e edadd esmovilizaafiliado(4 d ígitos)E. j:0 5001P 0008'.L ase ntidades dosy /oq uec elebrena cuerdos AS 10 Territorialeys l as EPSSd ebeng estionalra plena de pazc one l GobiernoN adoidentificaciódne estap oblacióyn reportalra actuanal lizaciónd eld ocumentao l a BDUA. Númeroa signadop ore l INPECP. aram enoresd e MS tres( 3)a ñosq uec onvivanc ons usm adresre cluí- Poblaciónp rivadad e la liberdose n lose stablecimientao csa mad el INPEC tad a cargod e las entidades 6 Númeroa signadop ore l INPECP. arai nternosreterritoriales. AS cluidose n los establecimientodse reclusióna car¡¡od elI NPEC. ~ ~ Carrera 13 Nº 32 76 Código Postal 110311,B ogotá D.C. }1tll,L--·

Teléfono: (57 -1) 3305000 - Línea gratuita: 018000960020 -fax: (57-1)3 305050 -www.minsalud.gov.co

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