MINSALUD - Circular 29 de 2017

@MINSALU□ OO O 2 9

CIRCULAR EXTERNA NQ

PARA: INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD,

DIRECCIONES DEPARTAMENTALES DE SALUD Y ENTIDADES

MUNICIPALES DE SALUD, NO FRONTERIZAS.

DE: MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL ASUNTO: Envío de los datos al Ministerio de Salud y Protección Social del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud - RIPS, de las atenciones realizadas a personas extranjeras en las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud. 16 AGO2 017

FECHA: Este Ministerio, en desarrollo de lo previsto en el articulo 2º, numeral 23, del Decreto 4107 de 2011, modificado por el Decreto 2562 de 2012, y CONSIDERANDO Que la Ley 1438 de 2011, estableció en su Artículo 114º, la Obligación de reportar, como "una obligación de las Entidades Promotoras de Salud, los prestadores de servicios de salud, de las direcciones territoriales de salud, las empresas farmacéuticas. las cajas de compensación, las administradoras de riesgos profesionales y los demás agentes del sistema, proveer la información solicitada de forma confiable, oportuna y clara dentro de los plazos que se establezcan en el reglamento, con el objetivo de elaborar los indicadores. Es deber de los ciudadanos proveer información veraz y oportuna".

Que en el contexto de esta disposición, se entiende que los Prestadores de Servicios de Salud habilitados en. el territorio colombiano que atienden población extranjera, deben

reportar de forma permanente y directa a este Ministerio, los Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud - RIPS, de todas las atenciones de salud realizadas a la población antes anotada, con las especificaciones de oportunidad, calidad y cobertura y en la plataforma informática prevista en la normatividad vigente. Que la Resolución 1531 de 2014 expedida por este Ministerio, estableció el mecanismo para la transferencia de datos del Registro Individual de Prestación de Serv1c1osd e )-Y ~ ~ f'L Cra 13 No 32-76 Bo¡g•ic, D · • PB.X. (57-1) 3305000 - Línea gratuIt2 0180UJ.~1Jog·r fox .. :• .. A~ Salud - RIPS,' ~:frfuvés"d é la plataforma de Integración de datos - PISIS del Sistema de Información de la Protección Social - SISPRO, y se amplían las entidades obligadas a reportar, mediante la modificación en tal sentido, de la Resolución 3374 de 2000. Que se requiere realizar el análisis de la información relacionada con la demanda de los servicios de salud en todo el territorio nacional de todas las personas extranjeras, cualquiera sea su nacionalidad, así como también, la disponibilidad y suficiencia de oferta necesaria, con el fin de complementar la información existente en zonas de frontera; se permite INSTRUIR A todas las IPS habilitadas, en el marco del Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad, para que ENVÍEN al Ministerio de Salud y Protección Social los Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud - RIPS, de las personas extranjeras allí atendidas, de acuerdo con la especificación del Anexo Técnico No. 1, numeral 2, de

la Resolución 3374 de 2000 a través de la Plataforma PISIS, conforme al siguiente procedimiento:

1. Especificación para el envio de los archivos RIPS por parte de las IPS a través de la Plataforma PISIS Las IPS deben enviar al Ministerio de Salud y Protección Social los datos del Registro Individual de Prestaciones de Salud, correspondientes a las atenciones de las personas extranJeras, por medio de archivos comprimidos, que se vienen reportando conforme a la Resolución 3374 de 2000, de acuerdo con la siguiente especificación técnica. 1.1 Especificación del nombre de los archivos.

El nombre de los archivos debe cumplir con el siguiente estándar: --

COMPONENT VALORES DESCRIPCION LONGITUD FIJA REQUERIDO

DEL NOMBRE PERMITIDOS

C DE ARCHIVO FORMATO Módulo de RIP Identificador del módulo de 3 SI información información RIPS --- --- - -- --- Tipo de Fuente 165 Fuente de la Información: Institución 3 SI prestadora de servicios de saludIPS

Terna de RIPS Conjunto de archivos de prestaciones 4 SI 1nformac1ón de salud - -------- Fecha de Corte AAAAMMDD Debe corresponder al último día 8 SI calendario del periodo de información reportada.

Por eiemplo: 20160831 ------ --- - ---- 13r k, s '-le Bogotá o.e @; ..1 . ü'El\.;!_;-:, ,~•U"1/ Fax t5l-1) 3305050 www.minsalud.gov.co ¿nyy¡z;,,.

J 000029 16 AGO2 017

~TODOSPORUN @MINSALUO NUEVOPAIS ••• . • • t, ,_, ' ·~

COMPONENTI VALORES DESCRIPCION LONGITUD FIJA REQUERIDO

DEL NOMBRE PERMITIDOS, DE ARCHIVO FORMATO -- Tipo de NI Tipo de identificación de la entidad 2 SI Identificación de reportad ora de la información. la Entidad Número de Identificación Tributaria reportante (NIT). -·- --·. 1-- Número de 999999999999 Número de identificación de la IPS --- 12 SI Identificación de que envla los archivos, de acuerdo la Entidad con el tipo de identificación del campo 1 reportante anterior: número de NIT. sin digito de verificación. Se debe usar el carécter CERO de relleno a la izquierda, si es necesario para completar el tamaño del campo.

Por Eiemt to: 000660999123 -------· - Extensión del 4 SI .DAT Extensión del archivo. archivo --

-

Nombres de archivos comprimidos: Longitud Nombre del Tipo de Archivo Ejemplos de Nombres de Archivo del

Anexo Técnico nombre -· Registros individuales de RIP165RIPS RIP165RIPSAAAAMMDDNIXXXXXXXXXXXX.DAT 36 orestaciones de salud -- ---- - --- 1.2 Contenido del archivo comprimido. El archivo comprimido debe cumplir con las siguientes caracteristicas: Debe ser un archivo comprimido mediante el formato ZIP. con extensión cambiada a .DAT. Cada archivo comprimido debe contener los siguientes archivos planos, cuyas estructuras son las descritas en el Anexo Técnico 1, numeral 2, de la Resolución 3374 de 2000. as!: Nombre Tipo de Archivo Periodo del archivo Archivo Plano

CTMMAAAA CT Archivo de control El nombre del archivo contiene el mes y año de reporte,

así: USMMAAAA US Archivo de usuarios AFMMAAAA AF Archivo de MM: mes AAAA: año Transacciones (Facturas) APMMAAAA AP Archivo de El mes y año de estos archivos debe ser coherente con ... .. ----- Cra 13 No J2•713B o<"•,;, [, PBX (57•1)33050Q0.Lfneagratu1tJ 0if.0G:.; ·~ ., ~-------- Nombre Tipo de Archivo Periodo del archivo Archivo Plano procedimientos el año y mes de la fecha de corte del nombre del archivo comprimido que los contiene.

ACMMAAAA AC Archivo de consultas

Ejemplo: -- AHMMAAAA AH Archivo de Nombre del archivo comprimido: hoso1talización RIP1 65RIPS20160831 NIXXXXXXXXXXXX. DAT ----- --- - --- AUMMAAAA AU Archivo de urgencias El archivo anterior contendrá los siguientes archivos

ANMMAAAA AN Archivo de recién planos, según el ejemplo: nacidos ---- --- US082016.txt AMMMAAAA AM Archivo de AF082016. txt medicamentos AP082016.txt AC082016.txt OTMMAAAA OT Archivo de otros AH082016 txt servicios AU082016.txt AN082016.txt AM082016.txt AT082016 txt --- -- -

2. Periodo de reporte y plazo Los RIPS de las personas extranjeras atendidas en las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud no fronterizas, se deben reportar así: --- -- Periodo a reportar Fecha de reporte a través de PtSIS Reporte inicial Del 1 de marzo al 31 de octubre de De 1 al 15 de noviembre de 2017. 2017 -- -- - -- ---- ----

Reporte periódico A partir del mes de noviembre de 2017 Durante los primeros 15 días calendario del mes siguiente.

3. Consideraciones para el reporte de los RIPS 3.1. Entidades a quienes se debe reportar Los reportes de las atenciones de personas extranjeras deberán enviarse tanto al Ministerio de Salud y Protección Social, como a la Dirección Departamental o Distrital de Salud respectiva, para su propia gestión.

Las demás atenciones realizadas por las IPS deben seguirse reportando en RIPS al pagador respectivo, de acuerdo con la normatividad vigente. -¡3 No T.'-76 Bogotá o_c t.1cc,,."J-'-,.;JU<JFi ax. (57-1) 3305050 www.minsafud.gov.cod\~ @MINSALUO 3.2. Determinación del tipo de identificación Cuando la persona de nacionalidad extranjera posea un documento de identificación equivalente se permiten los siguientes tipos de identificación: PA=Pasaporte, CD=Carné diplomático, SV=Salvoconducto o CE=Cédula de extranjería, PE =Permiso Especial de Permanencia 1 . Cuando la persona de nacionalidad extranjera no posea un documento de identificación equivalente, se deben utilizar los siguientes tipos de identificación: AS = Adulto sin identificar, MS = Menor sin identificar. 3.3. Determinación del número de identificación Se debe incluir en el número de identificación el código de pais según el estándar ISO 3166-1 a tres (3) caracteres, que se adjunta a la presente circular y forma parte de la misma, seguido del número de identificación presentado por el usuario de los servicios de salud, o del consecutivo asignado por la IPS cuando este no tiene ninguna

identificación. Se incluye en el Anexo No. 1, la Tabla de codificación de países. Cuando el usuario no cuenta con documento de su país, la IPS debe generar por cada persona atendida, un consecutivo de seis (6) dígitos, iniciando con el 000001.

Por ejemplo: La identificación debe diligenciarse, asi: • BRA000001 para nacionales Brasileños sin documento de identificación • BRA 123457686970 para nacionales Brasileños con documento de identificación del país

4. Plataforma para el envío de la información.

El Ministerio de Salud y Protección Social dispone de la Plataforma de Intercambio de Información (PISIS) del Sistema Integral de Información de la Protección SocialSISPRO, para que las entidades reporten la información desde sus instalaciones. Si el reportante aún no cuenta con usuario, debe solicitarlo previo registro de su entidad en el Sitio Web del SISPRO, utilizando los links anotados a continuación.

Registrar entidad: http://web.sispro.gov.coNVebPublico/Entidades/RegistrarEntidad.aspx

Registrar solicitud de usuario: http://web.sispro.gov.co/Seguridad/ClienteNVeb/RegistroSolicitudes.aspx f:1' ;::nforme a la Resolución 5797 de 2017, Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia.

Cra. 13 No. 32--76 Boql'ti\ D C PBX: (57-1) 3305000 • Línea gratuita0 18000 '- !'[11.;'97 !~ax 1·1 .··.1:. 1• • . . 16 AGO20 17

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5. Control de calidad de la información.

La Plataforma PISIS recibe los archivos conformados según la estructura determinada

en la presente Circular y realiza el proceso de validación, así: • Primera validación: corresponde a la revisión de la estructura de los datos y se informa el estado de la recepción al reportante. • Segunda validación: Una vez realizada en forma exitosa la primera validación, se realiza el control de calidad de contenido en el aplicativo misional y se informa al reportante el resultado. Se entiende cumplida la obligación de este reporte una vez la segunda validación sea exitosa.

6. Tratamiento de la información.

Las entidades que participen en el flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que le sea aplicable en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, Ley 1712 de 2014, el capítulo 25 del Título 2 de la parte 2 del Decreto 1074 de 2015 y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad, confidencialidad y veracidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tiene acceso.

7. Seguridad y veracidad de lo reportado.

Para garantizar la seguridad y veracidad de la información reportada, las entidades deben enviar los archivos firmados digitalmente, lo cual protege los mismos garantizando su confidencialidad, integridad y no repudio. Para firmar digitalmente los archivos, se debe usar un certificado digital emitido por una entidad certificadora abierta aprobada por la entidad competente.

8. Mesa de ayuda Con el propósito de brindar ayuda técnica para el reporte de los archivos, transporte de

datos y demás temas relacionados, el Ministerio de Salud y Protección Social tiene dispuesta una mesa de ayuda. Los datos de contacto se encuentran en el siguiente enlace: http:/jWWVf..:.§JSpro.gov.co/recursosapp/Pages/MeAsyau das.aspx fJ/1l, o.e ::,. 13 No 32-76 Bogotá ¡ 11 ,.1:,_cJ 18CJfJ '.;l'li097 Fax: (57-1) 3305050 www minsalud.gov.co&'t~ nno.•.·0 '·291 6 AGO 201u~TODOSPORl!N @MINSALUD " " NUEVOP AIS <,, !" "'''' >l'c 'H'~ Adicionalmente, se dispone de documentación para el uso de la plataforma PISIS en el siguiente enlace: http://web.sispro.gov.coNvebPublico/Soporte/FAQ/FAQ.aspx Se aclara que el no reporte de la información, en las condiciones contenidas en el articulo 116 de la Ley 1438 de 2011, generará en el obligado la responsabilidad allí prevista.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE 1 6 AGO2 017

Dado en Bogotá D.G., a los ~ ~ J·lf' o.e Cra. 13 No. 32-76 Bogoléi PB)( {57~1) 3305000Línea gratuita· 018000--010097 Fax f•). 1 '-:n,_i ,.':J, •• ,·,,1. (j)

MINSALUO

Anexo No. 1. Tabla de codificación de países (ISO 3166-1 tres caracteres) Código País Nombre Pais Código País Nombre País Código País Nombre País

AFG AfghanIstan CYP Cyprus KGZ Kyrgyzstan ALB Albania CZE Czech Republic LAO Laos DZA Algeria DNK Denmark LVA Latvia ~----· ANO Andorra DJI Djibouti LBN Lebanon AGO Angola DMA Dominica LSO Lesotho ATG Antigua and Barbuda DOM Dominican Republic LBR Liberia ARG Argentina ECU Ecuador LBY LIbya ARM Armenia EGY Egypt LIE Liechtenstein AUS Australia SLV El Salvador LTU Llthuania AUT Austria GNQ Equatorial Guinea LUX Luxembourg AZE AzerbaIjan ERI Eritrea MKD Macedonia BHS Bahamas, The EST Estoma MOG Madagascar BHR Bahrain ETH Ethiopia MWI Malawi BGD Bangladesh FJI Fi11 MYS Malaysia -B-~R-B Barbados FIN Finland MDV Maldives BLR Belarus FRA France MLI Mali

BEL Belgium GAB Gabon MLT MaltaBLZ Belize GMB Gambia, The MHL Marshall lslands BEN Benin GEO Georgia MRT Mauritania BTN Bhutan DEU Germany MUS MauritIus BOL Bolivia GHA Ghana MEX MexIco Bosnia and GRC Greece FSM Micronesia BIH Herzegovina GRD Grenada MOA Moldava BWA Botswana GTM Guatemala MCO Monaco BRA Brazil ---·- --- GIN Guinea MNG Mongolia BRN Brunei GNB Guinea-Bissau MNE Montenegro BGR 1 Bulgaria GUY Guyana MAR Morocco BFA Burkina Faso HTI Haiti MOZ Mozambique BOi Burundi HND Honduras MMR Myanmar (Burma) KMM Cambodia HUN Hungary NAM Namibia CMR Cameroon ----- ISL lceland NRU Nauru CAN Ganada IND India NPL Nepal CPV Cape Verde ION Indonesia NLD Netherlands Central African CAF Reoubl1c IRN lran NZL New Zealand

·-- TCD Chad IRQ Iraq NIC Nicaragua CHL Cl1ile IRL lreland NER Niger China, People's ISR Israel NGA Nigeria CHN Reoublic of ITA llaly NOR Norway COM Comoros JAM Jamaica OMN Ornan coa Congo, (Congo AJPN Japan PAK Pakistan Kinshasal Congo, (Congo AJOR Jordan PLW Palau COG Brazzaville) KAZ Kazakhstan PAN PanamaCRI Costa Rica KEN Kenya PNG Papua New Guinea Cote d'lvoire (lvory KIR K1ribat1 PRY Paraguay CIV Coast) PRK Korea, North PER Peru HRV Croatia KDR Korea, South PHL PhilIppInes CUB Cuba ------- KWT Kuwait POL Poland e, c0 í 3 No 32-76 Bogotá D.C , ~-'-s' ' 1i,;1w. 018üLJ0-9Hl097 Fax: (57-1) 3305050 www.minsalud.gov.co . . ' TODOSPORl!N @MINSALUD (100029 1 6 AGO2 01 ~ NUEVOPAIS ' ,·,. ,W' ' "' )', Código País Nombre País Código País Nombre País Código País Nombre País PRT Portugal URY Uruguay Malvinas) QAT Qatar UZB Uzbekistan FLK Gibraltar

ROU Romania VUT Vanuatu GIB Montserrat RUS Russia VAT Vatican C1ty MSR Pitcairn lslands RWA Rwanda VEN Venezuela PCN Saint Helena --- ---- ---- KNA Saint Kitts and Nevis VNM Vietnam SHN Solith Georgia & South Sandwich lslands LCA Saint lucia YEM Yemen Turks and Caicos VCT Saint Viricent and the ZMB Zambia SGS lslands

Grenadines ZWE Zimbabwe ·- --Nori"llern Mariana WSM Samoa GEO Abkhaz1a TCA - lslands SMR San Marino China. Republic of MNP - Puerto Rico TWN STP Sao Tome and Príncipe Taiwan\ PRI American Samoa SAU Saudi Arabia AZE Nagorno-Karabakh ASM Baker lsland SEN Senegal CYP Northern Cyprus UMI . Guam SRB Serbia MDA Pridnestrovie GUM Howland lsland (Transn1strial SYC Seychelles SOM Somaliland UMI - Jarv1s lsland SLE Sierra Leone UMI Johnston Atoll GEO South Ossetia SGP Singapore UMI Kingrnan Reef Ashmore and Carlter SVK Slovakia AUS lslands UMI -- -~~way lslands SVN Slovenia CXR Christmas lsland UMI Navassa lsland SLB Solomon lslands CCK Cocos {Keeling) lslands UMI Palmyra Atoll SOM Somalía AUS Coral Sea lslands UMI - U S. V1rgin lslands ZAF South Africa Heard lsland and VIR Wake lsland ESP Spain HMD McDonald lslands UMI - Hong Kong LKA Sri Lanka NFK Norfolk lsland HKG Macau SDN Sudan NCL New Caledonia MAC Faroe lslands SUR Suriname PYF French Polynesia FRO Greenland swz Swaziland MYT Mayotte GRL French Guiana SWE Sweden GLP Saint Barthelemy GUF Guadeloupe -- CHE Switzerland GLP Saint Mart1n GLP Martinique Saint Pierre and - ----- SYR Syria SPM MTQ Reunion Miquelon -· TJK Tajik1stan WLF Wallis and Futuna REU AlandTZA Tanzania French Southern and ALA Art1ba ATF ------- -------,-------- THA Tha1land Antarctic Lands ABW Netherlands Antilles TLS Timor-Leste (East PYF Clipperton lsland ANT Svalbard

Timor) BVT Bouvet lsland SJM Ascens1on TGO TogoCOK Cook lslands ASC Tristan da Cunha TON Tonga NIU Niue Al1stralian Antarctic TTO Trinidad and Tobago TKL Tokelau TAA Territorv TUN Tunisia GGY Guernsey ATA Ross Dependency TUR Turkey IMN lsle of Man ATA Peter l lsland TKM Turkmenistan JEY Jersey ATA Oueen Maud Land TUV Tuvalu British Antarctic AIA Anguilla ATA UGA Uganda Territor" BMU Bermuda UKR Ukraine British lndian Ocean IOT ARE United Arab Emirates Territorv GBR United Kingdom VGB Cayman lslands USA United States CYM Falkland lslands (Islas Cra. 13 No. 32-76 Bo¡¡c,\.i 1) PBX· (57-1) 3305000Línea gratuita· 018000-'1'i~':U9i !-;¡:,