MINSALUD - Circular 46 de 2018

~G004 6

CIRCULAR EXTER~A DE 2018

PARA: ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD Y DEMÁS ENTIDADES

ADMINISTRADORAS DE PLANES DE BENEFICIOS, PRESTADORES DE

SERVICIOS DE SALUD, ENTIDADES TERRITORIALES, ADMINISTRADORA

DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN

SALUD - ADRES, ENTIDADES ASEGURADORAS AUTORIZADAS PARA

EXPEDIR EL SOAT Y ADMINISTRADORAS DE RIESGOS LABORALESARL

DE: MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL

ASUNTO: IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA 2.7 DIC2 018

FECHA: El Ministerio de Salud y Protección Social, como órgano rector del sector salud. encargado de su dirección y conducción. de conformidad con lo establecido en el artículo 4 de la Ley 1438 de 2011 y en el marco de las competencias de orden lega!, particularmente las previstas en el Decreto - Ley 4107 de 2011, modificado por el Decreto 2562 de 2012, considera preciso orientar a los destinatarios de la presente circular sobre la implementación de la factura electrónica, en los siguientes términos: De conformidad con el literal p) del numeral 1 del articulo 1.6.1.4.1.1 O del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, las personas naturales o jurídicas que Jealicen actividades de atención de la salud humana y de asistencia social. tienen la obligación de expedir factura electrónica; en consecuencia, a los grandes contribuyentes del sector salud seleccionados por la D!AN les corresponde cumplir con esta obligación, a partir

del 1 de enero de 2019, de acuerdo con el plazo otorgado por dicha entidad, en la Resolución 000062 del 30 de noviembre de 2018. En este sentido, la factura electrónica se encuentra definida en el articulo 1.6.1.4.1.2. del Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria como "el documento que soporta transacciones de venta bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumpf1m1entod e las características y condiciones que se establecen de fa presente Sección en relación con la expedición. recibo, rechazo y conservación. La expedición de la factura electrómca comprende fa generación por el obligado a facturar y su entrega al adquirente". por ende, en el sector salud "el obligado a facturar" electrónicamente es el prestador y proveedor de servicios de salud, mientras que el "adquirente" es la entidad responsable de pago Visto lo anterior, los destinarías de la presente circular deberán tener en cuenta lo previsto por la Sección 1 del Capítulo 4 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto 1625 de 2016 ~ Carrera 13 N" 32 -76 -Código Postal 110311, Bogotá D.C. '

Teléfono: (57 -1) 3305000 - Linea gratuita· 078000960020 "fa>( (57-1) 3305050V\•VVVV.lllll'~,i-ll~Jd ijO\.C{) ~ · · Jroos 2 7 DIC2 018 4 para la implementación de la factura electrónica, en articulación con la normativa especial

que rige el Sistema de Salud, toda vez que esta no fue modificada ni derogada por la citada sección del Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria. Para la expedición de la factura electrónica se deberá tener en cuenta:

1. Las condiciones de generación de la factura electrónica, previstas en el numeral 1 del artículo 1.6.1.4.1.3. del Decreto 1625 de 2016. así: "1. Condiciones de generación: a) Utilizar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la

Unidad Administratíva Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales /0/AN). b) Llevar numeración consecutiva autorizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (OIAN) en las condiciones que esta señale. c) Cumplir los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario. salvo fo referente al nombre o razón social y N!T del impresor y fa preimpresión de los requisitos a que se refiere esta norma; y discriminar el impuesto al consumo. cuando sea del caso. d) lncfwr firma digital o electrónica como elemento para garantizar autenticidad e integridad de la factura electrónica desde su expedición hasta su conse1vación e) Incluir el Código Único de Factura Electrónica". En relación con este último literal, el artículo 1.6.1.4.1.2 define el Código Único de Factura Electrónica - CUFE como "un valor alfanumérico obtenido a partir de la aplicación de un procedimiento que utiliza datos de la factura, que adicionalmente incluye la clave de contenido técnico de control generada y entregada por la Unidad

Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (OIAN) . "

2. Las condiciones de entrega de la factura electrónica, de que trata el numeral 2 del artículo 1.6.1.4.1.3. del Decreto 1625 de 2016: "2. Condiciones de entrega.· El obligado a facturar electrónicamente deberá entregar o poner a disposición del adquirente la factura en el formato electrónico de

generación. siempre que: Carrera 13 Nº 32 -76 -Código Postal 110311,B ogotit o.e.

Teléfono: (57 -1) 3305000 - Linea gratuita. Ol80009G0020 -fax: (57-7) 3305050 -wvv·-N.minsclu\.J.~Jü'/.i...O " 2 7 DIC2 018 la salud ' l ' es de todos a) El adquirente también expida factura electrónica, por tratarse de un obligado a facturar efectrómcamente en el ámbito de la presente Sección. b) El adquirente, no obligado a facturar electrónicamente en el ámbito de fa presente Sección, decida recibir factura en formato electrónico de generación.

Para efectos de fa entrega de fa factura electrónica en formato electrónico de generación se tendrá en cuenta lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 1.6 . 1.4 . 1. 15 de este Decreto. Parágrafo 1º El obligado a facturar electrónicamente deberá entregar al adquirente una representación gráfica de fa factura electrónica en formato impreso o en formato digital. En este último caso deberá enviarla al correo o dirección electrónica indicada por el adquirente o ponerla a disposición del mismo en sitios electrónicos del obligado

a facturar electrónicamente, cuando se trate dé: '

1. Obligados a facturar de acuerdo con el Estatuto Tributario que a su vez sean adquirentes de bienes o servicios, que no se encuentran obligados a facturar electrónicamente y que no optaron por recibirla en formato electrónico de generación.

2. Personas naturales o jurídicas, no obligadas a facturar según el Estatuto Tributario que a su vez sean adquirentes de bienes o servicios, o que solamente tienen la calidad de adquirentes, que no hayan optado por recibir factura electrónica en formato electrónico de generación.".

En todo caso, independientemente, de las condiciones de entrega al adquirente, la remisión de la factura electrónica a la DlAN deberá efectuarse en los términos que esa entidad establezca, máximo dentro de las 48 horas siguientes a su generación, conforme a lo dispuesto por el artículo 1.6.1.4.1.7 del Decreto 1625 de 2016 que dispone: "El ejemplar de la factura en formato electrónico de generación deberá ser entregado a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales {DIAN) dentro del término que establezca la misma, máximo cuarenta y ocho (48) horas siguientes a su generación . "

3. En el Régimen Subsidiado, la factura electrónica por la prestación de servicios de salud no cubiertos con cargo a la UPC, deberá presentarse ante el pagador que corresponda, de acuerdo con el modelo adoptado por cada entidad territorial, en los términos de la Resolución 1479 de 2015, o aquella que la modifique o sustituya.

4. Una vez implementado e iniciado el proceso de expedición de factura electrónica, no podrán expedirse facturas por sistema diferente a éste, atendiendo lo contemplado en f el articulo 1,6, 1A . 1.1 del Decreto 1625 de 2016, esto es:

Carrera 13 Nº 32 - 76 • Código Postal 110311,B ogotá o.e.

Teléfono: (57 -l) 33:)5000 - Línea gratuita; 018000960020 • fax: (57-l) 3305050. www.minsalud.gov.co "' , , ~ La$ ill~d 2 7 DIC2 018 .fid odos ;- et )t't"r, s. "(. . .) fas personas naturales o jurídicas deberán surtir el procedimiento de habditación previsto en el artículo 1.6 1 4 1. 10 del presente decreto. Una vez agotado el mismo, deberán expedir factura electrónica en fas condiciones señaladas en este decreto y. en adelante, no podrán expedir, si fuere el caso. fa factura electrónica a que se refieren los artículos 1.6 . 1 4. 13 al 1.6 . 1.4 . 23 del presente decreto. ni la factura por computador prevista en el artículo 1.6.1.4. 7 de este Decreto, ni fa factura por talonario'· En consecuencia. las facturas expedidas con anterioridad a la implementación de la factura electrónica, no deben ser objeto de re-facturación por el sistema de factura electrónica y continuarán su trámite, ante la entidad pagadora, conforme a !a normatividad por la que fueron expedidas.

5. En cuanto a las notas crédito, deberá estarse a lo dispuesto en los parágrafos 2 y 3

del articulo 1.6.1 A 1.3 del Decreto 1625 de 2016, según los cuales: "Parágrafo 2º. Cuando deban expedirse notas crédito y/o débito. las mismas deben generarse en el formato electrónico XML que establezca la Unidad Admm1strativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (OIAN) ( .) Las notas crédito y/o débito deben ser entregadas al adquirente en formato efectrómco de generación, o en representación gráfica en formato impreso o en formato digital, según como se haya entregado la factura electrónica. Estos documentos deberán ser suministrados a la DIAN siempre en formato electrónico de generación." "Parágrafo 3º. Cuando la factura electrónica haya sido generada y tengan lugar devoluciones, anulaciones, rescisiones o resoluciones deberá emrtrrse fa correspondiente nota crédito, dejando clara la justificación de la misma. (. .)"

6. Frente al Sistema de Salud, deberá tenerse en cuenta que el pago y trámite de glosas continúa adelantándose de acuerdo con lo establecido en los artículos 56 y 57 de la Ley 1438 de 2011 o la norma que los modifique o sustituya, sin desconocer la reglamentación propia de recobros ante la ADRES, las entidades aseguradoras autorizadas para expedir el SOAT y las Administradoras de Riesgos Laborales-ARL.

7. El trámite de glosas sobre las facturas expedidas por los obligados a facturar, correspondientes a servicios y tecnologías en salud no financiados con cargo a la UPC-S y servicios complementarios del Régimen Subsidiado a cargo de las entidades territoriales, seguirán adelantándose de acuerdo con lo previsto en las Resoluciones

1479 de 2015 y 2438 de 2018 y las demás normas que las modifiquen o sustituyan y los procedimientos adoptados por cada entidad territorial.

8. Las facturas electrónicas que deban ser cobradas o recobradas ante la ADRES por tecnologías en salud no financiadas con cargo a la UPC y servicios complementarios, se rigen para su trámlte, por tas normas propias contenidas en el Decreto 780 de 2016

Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Socia!, la Resolución 1885 de 2018 y las demás normas que las modifiquen o sustituyan. o.e. Carrera 13 N° 32 - 76 -Código Postal 110311,B ogota T~ le'ono: (57 -1) 3305000 - l_rnea gratuita. 0780009600::'0 -fax. (57-7) 330S050 -111..-v,,wr ni11s,,lud.s.io,.·.,o 9 Las facturas electrónicas por concepto de reclamaciones por prestación de servicios y tecnologías en salud a las víctimas de accidentes de tránsito en e! que esté involucrado un vehículo no identificado, eventos terroristas y eventos catastróficos que deben ser cobradas ante la ADRES, se rigen por las normas propias contenidas en el Decreto 780 de 2016 y las demás normas que las modifiquen o sustituyan. 1O .D entro los plazos establecidos para los trámites de glosas y conforme a lo señalado en los numerales 5, 6, 7, 8 y 9 de la presente circular. deberán expedirse las notas crédito que corresponden a las glosas definitivas.

11. Las cuotas moderadoras, copagos o cuotas de recuperación, deberán relacionarse en la factura que se emite a nombre del adquirente, sin que se requiera emitir una factura adicional por estos conceptos, ni ser remitido a la DIAN el recibo en el que constan 12 La factura junto con los soportes debe entregarse por el obligado a facturar ante el adquirente (entidad pagadora), momento a partir del cual inician los plazos de pago y el trámite de glosas.

Respecto de los soportes es preciso tener en cuenta:

1. Solamente se entregarán por parte del obligado a facturar a la entidad pagadora; sin desconocer la reglamentación propia que rige las operaciones de la ADRES, !as entidades aseguradoras autorizadas para expedir el SOAT, las Administradoras de Riesgos Laborales - ARL y los actos administrativos expedidos por las entidades territoriales en cumplimiento de lo establecido en la Resolución 1479 de 2015 y las normas que la modifiquen o sustituyan.

2. Incluirán el Código Único de Factura Electrónica - CUFE, para garantizar su identificación al momento de realizar los procesos de auditoría y verificación.

3. Se radicarán todos los que el obligado a facturar considere indispensables, atendiendo lo establecido en el acuerdo de voluntades, la Resolución 3047 de 2008 modificada por las Resoluciones 416 de 2009 y 4331 de 2012 expedidas por este Ministerio. E! adquirente (entidad pagadora) no exigirá soportes adicionales a los definidos en dichas disposiciones.

En los términos del artículo 1.6.1.4.1.6 del Decreto 1625 de 2016, la factura electrónica. y las

notas crédito se conservarán en el formato electrónico de generación establecido por la DIAN, tanto por el obligado a facturar electrónicamente como por el pagador que las recibe en ese formato. La factura electrónica, las notas crédito y las constancias de recibo y rechazo, si fuere el caso, deberán ser conservadas por el término mínimo de cinco (5) años. contados a partir del 1° de enero del año siguiente al de su elaboración, de acuerdo con el artículo 632 del Estatuto Tributario o las normas que lo modifiquen o sustituyan. o.e. Carrera 13 Nº 32 - 76 - Código Postal 110311,B ogotá l de"'onu: (S7 • 1:13 305000 " Llriea g1·atu1ta: 018000960020 • fax: (57•1) 3305050 -vV\.V'N.niin~,2 lud guv.u; . ;::-;'.}0S 2 7 DIC2 018 4 La factura electrónica entregada al adquirente en representación gráfica, en formato impreso o formato digital, de acuerdo con lo establecido en el parágrafo 1 del artículo 1.6.1.4.1.3 del Decreto 1625 de 2016, podrá ser conservada por el adquirente, en el formato en que la recibió. En todo caso deberá asegurarse que la información conservada sea accesible para su posterior consulta y, en general, cumpliendo las condiciones señaladas en los artículos 12 y 13 de la Ley 527 de 1999.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D C., a los 2 7 DIC 2018

JUAN P O URIBE RESTREPO

MINISTRO D A UD Y PROTECCIÓN SOCIAL

'\ Carrera 13 Nº 32 -76 -Código Postal 110311, Bogota o.e.

Teléfono: (57-1) 3305000 - Linea gratuita: 018000960020 -fax: (57-1) 3305050 -vv'NW.rninsc-ilud.SJüVct1