MINSALUD - Circular Conjunta 13 de 2007 Instrucciones Formato 1

Ministerio de la Protección Social República de Colombia Liberyta Odr den

INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO No. 1

El presente formato es una exigencia del Artículo 3 del decreto 13 de 2001 según el cual las certificaciones de tiempo laborado o cotizado con destino a la emisión de bonos pensionales, deben elaborarse en este formato. Según el artículo 20 del decreto 1513 de 1998, la entidad debe numerar las certificaciones expedidas; las certificaciones expedidas deben registrarse en un archivo interno de la entidad y el representante legal debe designar bajo su responsabilidad un funcionario competente para la emisión de certificaciones.

A. IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD QUE CERTIFICA.

1. Nombre o razón social. Escriba en forma clara el nombre tal como aparece en documentos o certificados.

2. Nit. Incluya el dígito de verificación de su Nit. Si su entidad tiene varios Nits indique el del nivel central.

3. Dirección. Escriba la dirección oficial de la entidad o empresa.

4. Ciudad. Escriba el nombre completo de la ciudad o municipio. El código corresponde a la clasificación DANE.

5. Departamento. Escriba el nombre del departamento y su código según el DANE

6. Teléfono. Incluya entre paréntesis el número indicativo nacional.

7. Fax. Escriba el número del Fax, Incluya entre paréntesis el número indicativo nacional.

8. E-Mail. Escriba el correo electrónico de la persona responsable de expedir la certificación

B. IDENTIFICACION DEL EMPLEADOR POR EL CUAL SE CERTIFICA TIEMPO. (Repetir los datos de la sección A, si la entidad que certifica es la misma entidad empleadora)

9. Nombre o razón social. Escriba en forma clara el nombre tal como aparece en documentos o

certificados.

10. Nit. Incluya el dígito de verificación de su Nit. Si su entidad tiene varios Nits indique el del nivel central.

11. Dirección. Escriba la dirección oficial de la entidad o empresa.

12. Ciudad. Escriba el nombre completo de la ciudad o municipio. El código corresponde a la clasificación DANE.

13. Departamento. Escriba el nombre del departamento y su código según el DANE

14. Sector. Marque con una X la casilla correspondiente a: si la entidad pertenece al sector privado y responde por sus pensiones, si pertenece al sector público nacional, si pertenece al sector público departamental o distrital ó si pertenece al sector público municipal.

15. Escriba el correo electrónico de la persona responsable de expedir la certificación

16. Teléfono. Incluya entre paréntesis el número indicativo nacional.

17. Fax. Escriba el número del Fax, Incluya entre paréntesis el número indicativo nacional.

18. Fecha en que entró en vigencia el SGP (Sistema General de Pensiones) para la entidad empleadora. Por mandato legal el 1 de Abril de 1994 para las entidades privadas y públicas nacionales y para las demás a más tardar el 30 de Junio de 1995.

C. IDENTIFICACION DEL TRABAJADOR

19. Apellidos y nombres completos. Escriba estos datos tal como aparecen en el documento de identidad 20.Documento de identidad. Marque con una X: CC= cédula de ciudadanía, T.I = tarjeta de identidad, C.E= Cédula de extranjería o Nite, que es el Nit de un extranjero que no tiene cédula de extranjería. Escriba el número del documento de identidad.

21. Fecha de nacimiento. Escriba el año a cuatro dígitos (ejemplo: 1956) y el mes y día a dos dígitos.

C.1. DATOS IDENTIFICACION SUSTITUTOS DEL TRABAJADOR (Diligenciar en caso que la persona tenga o haya tenido datos de identificación sustitutos, haya cambiado su nombre, mujeres con apellido de soltera y casada, etc, o haya cambiado el Número de su documento de identidad) Ministerio de la Protección Social República de Colombia Liberyta Odr den

22. Apellidos y nombres completos sustitutos. Escriba estos datos tal como aparecen en el documento de identidad

23. Tipo documento de identidad sustituto. Marque con una X: CC= cédula de ciudadanía, T.I = tarjeta de identidad, C.E= Cédula de extranjería o Nite, que es el Nit de un extranjero que no tiene cédula de extranjería.

24. Número de documento sustituto Escriba el número del documento sustituto.

D. VINCULACIONES LABORALES VÁLIDAS Las vinculaciones laborales válidas para Bono pensional son las definidas en el Artículo 3° del Decreto 1748 de 1995, adicionado por el Artículo 3° del Decreto 1513 de 1998. En general son las iniciadas antes del traslado a alguna administradora de fondos pensionales (AFP). Las excepciones están determinadas en la norma citada. Si faltan hojas llene hojas adicionales firmadas, con la identificación del empleador y del trabajador y el mismo número consecutivo.

25. Periodos de Vinculación laboral.- Escriba las vinculaciones en orden, comenzando por la vinculación más lejana.

26 Entidad.- Escriba el nombre de la entidad donde laboró el empleado.

27. Cargo.- Escriba el nombre del cargo desempeñado por el empleado en dicha entidad.

28. Interrupciones laborales no remuneradas (licencias no remuneradas). Escriba la fecha de iniciación y de terminación de las interrupciones, correspondientes a cada periodo de vinculación laboral.

29. Total días de interrupción. Escriba el número de días no remunerados que corresponden al periodo especificado en el punto anterior.

E. APORTES PARA PENSIONES. Detalle del regimen de aportes correspondiente a las vinculaciones laborales especificadas en el punto 25.

30. Escriba la fecha de iniciación de aportes para pensiones así: el año a 4 dígitos, el mes y el día a dos dígitos.

31. Escriba hasta qué fecha hizo aportes para pensiones

32. Escriba el nombre completo de la Caja o Fondo al cual se hicieron aportes para pensiones y el Nit respectivo.

33. Si la Entidad fue asumida por otra, normalmente un Fondo Territorial, escriba el nombre del ente que la asumió y el respectivo Nit. Si no tiene Nit, escriba el código DANE, del municipio y del departamento a los cuales corresponde el Fondo

34. Marque con una X si usted, como empleador, asumía el pago de las pensiones de sus empleados.

F. TRABAJADORES MIGRANTES - Diligenciar en caso que se estén certificando tiempos para un trabajador migrante, de acuerdo a lo estipulado en el Artículo 20 del Decreto 1748 de 1995, modificado por el Artículo 9° del Decreto 1513 de 1998. Se entiende por trabajadores migrantes

personas que realizan trabajos de cosechas o otras labores relacionadas con producción agrícola, por períodos inferiores a 15 días.

35. Marque con una Si o NO se esta certificando tiempo para un trabajador migrante.

36. Escriba el número de semanas trabajadas al año para el trabajador migrante.

G. INFORMACION SOBRE PENSIONES E INDEMNIZACION SUSTITUTIVA

37. Marque con una “X” la casilla correspondiente si al trabajador para el cual se expide esta certificación le fue otorgada una indemnización sustitutiva por esa entidad. (SI, NO, Indemnización sustitutiva en trámite)

38. Marque con una “X” la casilla correspondiente si al trabajador para el cual se expide esta certificación fue o está pensionado por esa entidad. (SI, NO, Pensión en trámite)

39. En caso de haber respondido "SI" o "Pensión en trámite" en el punto anterior, ¿Qué tipo de pensión se le otorgó?, Marque con una x el tipo de pensión

40. En caso de estar certificando que esa entidad le otorgó una pensión al trabajador, escriba el número de la resolución por medio de la cual se otorgó la pensión.

41. En caso de estar certificando que esa entidad le otorgó una pensión al trabajador, escriba la fecha de pensión: año, mes, día.

Ministerio de la Protección Social República de Colombia Liberyta Odr den 42. ¿Tiene indicios o información a cerca de que el trabajador fué pensionado por otra entidad? Marque con una X.

43. Si respondió sí a la pregunta 42 indique el nombre de la entidad que pensionó al trabajador.

44. Si respondió sí a la pregunta 42 indique el Nit de la entidad que pensionó al trabajador.

No olvide que las certificaciones deben ser expedidas y firmadas por la persona autorizada por el representante legal de la entidad.