MINSALUD - Circular Externa 32 de 2015

' @MINSALUD CIRCULAR ~lf~ft~l'fJfOO 33>E 2015 ..:'5A GO20 15· PARA: Direcciones Territoriales de Salud, Representantes Legales Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, Médicos y otro personal de salud autorizado para certificar hechos vitales (nacimientos y defunciones). DE: Ministro de Salud y Protección Social ASUNTO: Implementación de la funcion~1iaad "Anular Certificado" para la anulación de Certificados de Nacido Vivo antecedente para Registro Civil o de Certificados de Defunción antecedente para Registro Civil a través del Módulo de Nacimientos y Defunciones del Registro Único de Afiliados al Sistema de Protección Social - RUAF (RUAF-ND). El módulo de Nacimientos y Defunciones del Registro Único de Afiliados al Sistema de la Protección Social - RUAF (RUAF-ND), habilita la funcionalidad denominada "Anular Certificado" la cual debe ser utilizada excepcionalmente y procede ante la ocurrencia de una o más de las siguientes situaciones:

1. Expedición del certificado dos o más veces para un mismo hecho vital por parte del mismo certificador o por varios certificadores.

2. Doble certificación de una defunción cuando después de expedido el certificado por una Institución Prestadora de Servicios de Salud, la certificación de la defunción deba ser realizada por el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias

Forenses - INMLCF.

3. Uso del número serial del certificaé:foa signado por el DANE a una Institución Prestadora de Servicios de Salud diferente a donde ocurrió el hecho vital.

4. Los datos de identificación del fallecido o de la madre del nacido vivo no

correspondan a los que aparecen en el certificado emitido.

5. Certificado generado por número y no se diligenciaron datos.

,f. Página 1 de 3 ~ Carrera 13 No.32-76-Código Postal 110311, Bogotá D.C Teléfono (57-1) 3305000 - Linea gratuita: 018000952525 Fax: (57-1) 3305050 -www.minsalud.gov co . t nnri ';P0 32 - 5 AGO20i 15

TODOSP ORU N ' @MINSALUD • • , NUEVOP AÍS

-~ PAZ EQUIIJJ\D EDUCA(IÚN Para el efecto, en cualquiera de los casos, es responsabilidad de los certificadores identificar: CASO ACCION DECISION Expediciódne lc ertificaddoo so más Verificacr ontral a HistoriaC línicala Anulaciónd el Certificadoe n la vecesp arau n mismoh echov italp or informaciónd el Certificadop ara mismae ntidadq uee sted uplicado. parted el mismoc ertificador. determinaerl correcto. Expediciódne lc ertificaddoo so más Cadac ertificadovr erificac ontral a Anulaciónd e Certificadose n las vecesp arau nm ismoh echov italp or HistoriaC linical a informaciónd el entidadesq ue no atendierone l parted e variosc ertificadores. CertificadoQ. uiena tiendee l hecho hechov ital.S e debee specificaern vitale s el qued ebec ertificar. la justificaciónd e la anulacióne l

númerod elc ertificadvoi qente. Doblec ertificaciódne unad efunción Verificare n la historiac línica el Anulación del Certificado de cuando despuésd e expedidoe l registrod el trasladod el cadávera Defunciópno rp arted e la IPS. certificado por una IPS, la INMLCF. Se debe especificar en la certificaciódne l a defunciódne bas er justificaciónd e la anulación el realizadap ore l InstitutoN acionadl e númerod elc ertificadvoi gente. MedicinaL egaly CienciasF orenses

-INMLCF.

Usod el números eriald elc ertificado Verificalra numeracióans ignadap or Anulaciónd el Certificadoq ue no asignadop or el DANEe n una IPS el DANEa cadaI PS. corresponda a la numeración diferentea dondeo currióe l hecho Verificaqr uel a Secretaridae Salud asignadap ore l DANE. vital. de la jurisdicciónd e la IPS haya Se debe especificar en la enviadoe l númerod el seriald e la justificaciónd e la anulación el entidad que le corresponden úmerod el certificadoq ue quedo certificar. vigente. Los datos de identificaciónd el Verificacr ontral a HistoriaC línicala Anulaciónd el Certificadoe mitido fallecidoo de la madred el nacido informaciónd e identificaciódne la inicialmentey expediciónd e uno vivo no correspondena los que personafa llecidao de la madred el nuevo. apareceenn el certificadeom itido. nacidov ivo.

Verificaciócno ntrae l documentdoe identidadd elf allecidoo de la madre del reciénn acido. Certificadog eneradop or númeroy Verificaqr uen o existend atose n el Anulaciódne lC ertificado no se diligenciarodna tos. certificado NOTA: Para anular un certificado antecedente que ha sido entregado a los familiares, requiere una certificación de la Registraduría Nacional de Estado Civil que dé cuenta de condición civil registrada y vigencia de identidad. ~C\.; , Página2 de Carrera 13 No.32-76 - Código Postal 110311, Bogotá D.C )T Teléfono Líneag ratuita Fax www.minsalud.g9v.co (57-1 )3305000 - 018000952525 (57-1 )3305050 - .:·5A G,200 15 ,.,.•·onrinoo32 ..,,, TODOSPORUN • @MINSALUD NUEVOP AÍSPAZ EQUIDAD EDUCACIÓN La identificación de un caso probable de anulación puede ser realizada por cualquier persona o entidad, la cual deberá informar a los certificadores que intervienen en el caso sobre el hecho. El procedimiento para la anulación del certificado debe ser realizada únicamente por el Representante Legal de la entidad a través del mecanismo electrónico habilitado como funcionalidad en el Módulo de Nacimientos y Defunciones del RUAF. Para esto debe solicitar la habilitación del ROL de REPRESENTANTE LEGAL al funcionario de la Institución Prestadora de Servicios de Salud que tiene a cargo la Administración de Usuarios del RUAF - ND. Este mecanismo requiere de la firma digital abierta del

Representante Legal expedida por una entidad de certificación abierta autorizada por Organismo Nacional de Acreditación de Colombia - ONAC, la cual debe estar vigente. El instructivo detallado para el uso de la funcionalidad se encuentra publicado en el link: http://v-.-ww.ssip ro. gov .co/recursosapp/ruat1pages/A p licaci %C3¾ B 3n N ac imi entos y Defunciones RU AF.a spx - manuales del aplicativo Las entidades territoriales, en lo de competencia, podrán hacer seguimiento al uso de la funcionalidad a través de los reportes habilitados para tal fin en el Módulo de Nacimientos y Defunciones del RUAF. Los certificadores son responsables de las actuaciones administrativas generadas como consecuencia de la anulación de un certificado, y por tanto les corresponde establecer los procesos y procedimientos necesarios para el restablecimiento de los derechos de los afectados en el proceso de anulación. Asi mismo, los costos en que se incurra en el proceso de anulación de certificados de nacimiento y defunción, están a cargo de las Instituciones Prestadoras responsables de la certificación y en ningún caso pueden ser trasferidos a los ciudadanos.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE j (/\ - l 5 AG02 015 .i{EJN~O ;JVIRIA URIBE

~;;;/J S.l"d y Pmteccló" Soc~. Página3d~~ o.e Carrera 13 No.32-76Código Postal 110311, Bogotá Pfi?" Teléfono (57-1)3305000 - Línea gratuita: 018000952525 Fax: (57-1)3305050 -www.minsalud.gov.co