MINSALUD - Concepto 2026423001832692 de 2026

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ASUNTO: Traslado por competencia Radicado No. 02EE2026410600000016361 - Transcripción reconocimiento y pago de incapacidades Radicado 2026423001832692 ID 1953160

Respetado señor:

Proveniente del Ministerio del Trabajo hemos recibido su comunicación, mediante la cual plantea una situación que se presenta con la Nueva EPS frente al reconocimiento de una incapacidad, por lo que manifiesta y solicita:

“El día 05 de febrero de 2026 se procedió a radicar derecho de petición ante la NUEVA EPS (Adjunto) a causa de la negación de reconocimiento económico de una incapacidad medica por carencia de la historia clínica y/o epicrisis, sin embargo, nosotros como empleador no estamos legalmente autorizados para custodiar, recibir o solicitar al trabajador historias clínicas teniendo en cuenta su reserva legal. En dicha petición, se le solicito a la entidad que nos informara expresamente la normal que autoriza a las Entidades Prestadoras de Salud (EPS) a exigir al empleador la historia clínica y/o epicrisis como REQUISITO para el reconocimiento económico de la incapacidad. El día 11 de febrero del año en curso,

Entidades Prestadoras de Salud (EPS) a exigir al empleador la historia clínica y/o epicrisis como REQUISITO para el reconocimiento económico de la incapacidad. El día 11 de febrero del año en curso, la NUEVA EPS emite respuesta formal a nuestra petición en donde nos manifiestan que el trámite administrativo del recobro se encuentra devuelto por falta de epicrisis o soporte de la atención medica que origino la incapacidad, además que indicar que "Nueva EPS le informa que la solicitud de la epicrisis y/o del s oporte de atención que origino una incapacidad, se enmarca exclusivamente dentro del proceso de transcripción del certificado de incapacidad, y no constituye un requisito para obtener el pago de la prestación económica ante el sistema de seguridad Social en Salud, en ese orden de ideas en cada solicitud del transcripción que se recibe, Nueva EPS aclara que la misma puede ser llevada a cabo por cada afiliado a fin de mantener la reserva clinica, de acuerdo con lo dispuesto en la normatividad vigente que regula la confidencialidad de los datos clínicos por la Ley 1581 de 2012, por lo tanto recomendamos solicitar a sus colaboradores los soportes de incapacidad previamente transcritos con el fin de salvaguardar la información sensible y privada de la historia cl inica de sus trabajadores.", sin embargo, esta es una gestión administrativa que va a cargo del EMPLEADOR. Agradecemos nos aclaren cual es el procedimiento adecuado para poder determinar y ejecutar de manera correcta el proceso de reconocimiento económico de las incapacidades, toda vez, que es contradictoria la norma al esclarecer que no somos legalmente permitidos para recibir o solicitar historias clínicas, informes y/o epicrisis de los trabajadores, pero, aun así las EPS como

de manera correcta el proceso de reconocimiento económico de las incapacidades, toda vez, que es contradictoria la norma al esclarecer que no somos legalmente permitidos para recibir o solicitar historias clínicas, informes y/o epicrisis de los trabajadores, pero, aun así las EPS como argumento jurídico manifiest a que el DECRETO 2123 DE 2023, establece este como un documento esencial.”

Al respecto, nos permitimos señalar:

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En primer lugar, es preciso indicar que este Ministerio es un organismo perteneciente a la Rama Ejecutiva del poder público, que tiene como finalidad primordial el fijar la política en materia de salud y protección social, planes generales, programas y proyectos del sector salud y del Sistema General de Seguridad Social en Salud - SGSSS, así como dictar las normas administrativas - técnicas y científicas de obligatorio cumplimiento para el mismo, de igual manera esta Dirección Jurídica tiene por competencia emitir conceptos sobre la aplicación de las normas del SGSSS, por consiguiente, los pronunciamientos que expide esta dependencia son de carácter general y no particular, por lo que no resuelven casos específicos ni constituyen prueba dentro de actuaciones administrativas o judiciales.

• De la Historia Clínica

El artículo 34 de la Ley 23 de 19811, define la historia clínica como un documento de carácter privado y reservado:

judiciales.

• De la Historia Clínica

El artículo 34 de la Ley 23 de 19811, define la historia clínica como un documento de carácter privado y reservado:

“ARTICULO 34. La historia clínica es el registro obligatorio de las condiciones de salud del paciente. Es un documento privado sometido a reserva que únicamente puede ser conoc ido por terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos por la Ley”.

De igual manera, el artículo 1 de la Resolución 1995 de 1999 2, modificada por la Resolución 1715 de 20053, definió la historia clínica así:

“ARTÍCULO 1.- DEFINICIONES.

La Historia Clínica es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva , en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención. Dicho documento únicamente puede ser conocido por terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos por la ley”. (Subraya fuera de texto).

El artículo 14 ibidem regula el acceso a la historia clínica, de la siguiente forma:

“Artículo 14.- ACCESO A LA HISTORIA CLÍNICA. Podrán acceder a la información contenida en la historia clínica, en los términos previstos en la Ley:

1. El usuario. 2) El Equipo de Salud. 3) Las autoridades judiciales y de Salud en los casos previstos en la Ley. 4) Las demás personas determinadas en la ley.

PARAGRAFO. El acceso a la historia clínica, se entiende en todos los casos, única y exclusivamente

1. Las autoridades judiciales y de Salud en los casos previstos en la Ley. 4) Las demás personas determinadas en la ley.

PARAGRAFO. El acceso a la historia clínica, se entiende en todos los casos, única y exclusivamente para los fines que de acuerdo con la ley resulten procedentes, debiendo en todo caso, mantenerse la reserva legal.”

1 Por la cual se dictan normas en materia de ética médica. Disposición normativa reglamentada por el Decreto 3380 de 1981. 2 Por la cual se establecen normas para el manejo de la Historia Clínica. Ministerio de Salud, julio 8 de 1999. 3 por la cual se modifica la Resolución 1995 del 8 de julio de 1999._________________________________________________________________________________ Ministerio de Salud y Protección Social

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En el contexto de lo anteriormente expuesto , se concluye que la historia clínica como parte del derecho a la intimidad, es un documento de naturaleza privada y personal, sometido a reserva, en virtud de lo cual, su acceso se encuentra restringido a los sujetos y eventos determinados en la normativa, dentro de los que se cuentan, el usuario o titular de la historia clínica; el equipo de salud; las autoridades judiciales y de salud y las demás personas determinadas en la ley.

• De la transcripción y reconocimiento de incapacidades

El Decreto 2126 de 20234 incorporado en el Decreto 780 de 20165 establece los parámetros sobre generalidades de las prestaciones económicas y determinó en el artículo 2.2.3.1.4 la competencia

El Decreto 2126 de 20234 incorporado en el Decreto 780 de 20165 establece los parámetros sobre generalidades de las prestaciones económicas y determinó en el artículo 2.2.3.1.4 la competencia y responsabilidad en la expedición de certificados de incapacidad, de la siguiente forma:

“Artículo 2.2.3.1.4 Competencia y responsabilidad en la expedición de certificados. Son competentes para expedir los certificados médicos u odontológicos de incapacidad y de las licencias de que trata este Título, los médicos u odontólogos tratantes inscritos en el Re THUS y los profesionales que estén prestando su servicio social obligatorio, los que deben encontrarse adscritos a un prestador de servicios de salud habilitado.

Los eventos que originan la expedición del certificado en cuanto se derivan del acto médico u odontológico, según se trate, están sujetos a las normas de la ética médica u odontológica y a las responsabilidades que se originan en el deber de consignar los hechos reales en la historia clínica, en los términos de las Leyes 23 de 1981, 35 de 1989 y el artículo 17 de la Ley 1751 de 2015.”

Teniendo en cuenta lo anterior, el médico u odontólogo tratante es competente para expedir el certificado de incapacidad o licencias siempre y cuando se encuentre inscrito en el ReTHUS , también los profesionales que estén prestando su servicio social obligatorio , los cuales deben encontrarse adscritos a un prestador de servicios de salud habilitado. Asimismo, es clara la norma en indicar que las incapacidades están sujetas a las normas de ética médica u odontológica y deben derivar de hechos reales los cuales deben estar consignados en la correspondiente historia clínica.

en indicar que las incapacidades están sujetas a las normas de ética médica u odontológica y deben derivar de hechos reales los cuales deben estar consignados en la correspondiente historia clínica.

Respecto de las condiciones para el reconocimiento y pago de incapacidades de origen común, el artículo 2.2.3.3.1 del Decreto 780 de 2016, señala lo siguiente:

“Artículo 2.2.3.3.1 Condiciones para el reconocimiento y pago de incapacidades de origen común. Para el reconocimiento y pago de incapacidades de origen común, deben acreditarse las siguientes condiciones al momento del inicio de la incapacidad:

1. Estar afiliado al Sistema General de Seguridad Social en Salud, en calidad de cotizante, incluidos los pensionados con ingresos adicionales.

2. Haber cotizado efectivamente al Sistema General de Seguridad Social en Salud, como mínimo cuatro (4) semanas, inmediatamente anteriores al inicio de la incapacidad, equivalente a 28 días. El tiempo mínimo de cotización se verificará a la fecha límite de pago del periodo de cotización en el que inicia la incapacidad.

4 por el cual se sustituyen los Capítulos 1, 2, 3 y 4 del Título 3 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto número 780 de 2016, en relación con el reconocimiento y pago de las prestaciones económicas del Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones. 5 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social_________________________________________________________________________________ Ministerio de Salud y Protección Social

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3. Contar con el certificado de incapacidad de origen común expedido por el médico de la red de la entidad promotora de salud o entidad adaptada o validado por esta.

No habrá lugar al reconocimiento de la prestación económica derivada de la incapacidad de origen común cuando esta última se origine en la atención por servicios o tecnologías excluidos de la financiación con recursos públicos asignados a la salud, según los criterios establecidos en la Ley 1751 de 2015, artículo 15, numerales a, b, c, d, e y f, y las normas que la modifiquen o regulen. (…)” (subraya fuera de texto)

De acuerdo con lo anterior, es claro que la incapacidad será reconocida por la Entida d Promotora de Salud o la Entidad Adaptada una vez ésta es expedida por el profesional adscrito o perteneciente a la misma, o cuando sea validada por la EPS o la Entidad Adaptada, caso en cual, dicha entidad deberá reconocer la prestación económica derivada de la incapacidad por enfermedad general, en la medida en que se haya cotizado en los términos previstos en el artículo 2.2.3.3.1 del Decreto 780 de 2016.

De otra parte, frente a la transcripción de incapacidades, en el entendido que aplica frente a la expedición de una incapacidad por parte de médicos u odontólogos que no se encuentran adscritos

de 2016.

De otra parte, frente a la transcripción de incapacidades, en el entendido que aplica frente a la expedición de una incapacidad por parte de médicos u odontólogos que no se encuentran adscritos a la EPS o Entidad Adaptada del afiliado, el artículo 2.2.3.3.3 ibidem, indica:

“Artículo 2.2.3.3.3 Expedición de certificado de Incapacidad de origen común. El certificado de incapacidad por accidente o enfermedad de origen común debe ser expedido por el medico u odontólogo tratante, debidamente inscrito en el Registro Especial en Talento Humano de Salud — ReTHUS o por profesionales que se encuentren prestando su servicio social obligatorio provisional

La incapacidad expedida por el médico u odontólogo no adscrito a la red prestadora de servicios de salud de la entidad promotora de salud o entidad adaptada, será validada por la entidad a la cual se encu entra afiliado el cotizante y pagada por esta, siempre y cuando sea expedida por profesional médico u odontólogo inscrito en el Registro Especial en Talento Humano de Salud – ReTHUS, incluida su especialización, si cuenta con ella, o por profesional que se encuentre prestando el servicio social obligatorio provisional, y su presentación para validación en la EPS o entidad adaptada se realice dentro de los quince (15) días siguientes a su expedición, allegando con la solicitud, la epicrisis, si se trata de internación, o el resumen de la atención, cuando corresponde a servicios de consulta externa o atención ambulatoria.

Cuando, a juicio de la entidad promotora de salud o entidad adaptada, haya duda respecto de la incapacidad expedida por el médico u odontólogo no adscrito a su red, podrá someter a evaluación

a servicios de consulta externa o atención ambulatoria.

Cuando, a juicio de la entidad promotora de salud o entidad adaptada, haya duda respecto de la incapacidad expedida por el médico u odontólogo no adscrito a su red, podrá someter a evaluación médica al afiliado por un profesional par, quien podrá desvirtuarla o aceptarla, sin perjuicio de la atención en salud que este requiera.

Transcurridos ocho (8) días hábiles sin que la EPS o entidad adaptada haya validado o sometido a evaluación médica al cotizante, estará obligada a reconocer y liquidar la incapacidad dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la presentación del certificado de incapacidad expedido por el medico u odontólogo no adscrito a su red, y a pagarla dentro de los cinco (5) días siguientes, siempre y cuando el afiliado cumpla con las condiciones del artículo 2.2.3.3.1 del presente Decreto.” (subraya y negrilla fuera de texto)

De acuerdo con lo anterior, la EPS o Entidad Adaptada tiene la facultad de validar las_________________________________________________________________________________ Ministerio de Salud y Protección Social

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incapacidades expedidas por médicos u odontólogos no adscritos a la misma, sometiendo en caso de duda a evaluación médica al afiliado antes de ocho (8) días hábiles desde la presentación de la incapacidad, si esto no ocurriere, la EPS se encuentra en la obligación de reconocer y pagar dicha

de duda a evaluación médica al afiliado antes de ocho (8) días hábiles desde la presentación de la incapacidad, si esto no ocurriere, la EPS se encuentra en la obligación de reconocer y pagar dicha incapacidad. Este proceso de validación es el que comúnmente se conoce como transcripción.

• Obligación del empleador frente al trámite de incapacidades

Respecto del trámite de la incapacidad, el Decreto Ley 019 de 20126, en su artículo 121 indica:

“ARTÍCULO 121. Trámite de reconocimiento de incapacidades y licencias de maternidad y paternidad. El trámite para el reconocimiento de incapacidades por enfermedad general y licencias de maternidad o paternidad a cargo del Sistema General de Seguridad Social en Salud, deberá ser adelantado, de manera directa, por el empleador ante las entidades promot oras de salud, EPS. En consecuencia, en ningún caso puede ser trasladado al afiliado el trámite para la obtención de dicho reconocimiento.

Para efectos laborales, será obligación de los afiliados informar al empleador sobre la expedición de una incapacidad o licencia.” (Subrayado fuera de texto)

La Ley 1438 de 20117, dispone frente a la prescripción del derecho que le asiste al empleador para solicitar el reembolso de las prestaciones económicas, lo siguiente:

“ARTÍCULO 28. Prescripción del derecho a solicitar reembolso de prestaciones económicas. El derecho de los empleadores de solicitar a las Entidades Promotoras de Salud el reembolso del valor de las prestaciones económicas prescribe en el término de tres (3) años contados a partir de la fecha en que el empleador hizo el pago correspondiente al trabajador.” (Subrayado fuera de texto)

de las prestaciones económicas prescribe en el término de tres (3) años contados a partir de la fecha en que el empleador hizo el pago correspondiente al trabajador.” (Subrayado fuera de texto)

Las anteriores normas, disponen que será el empleador quien adelantará de manera directa ante las Empresas Promotoras de Salud o Entidad Adaptada, los trámites para el reconocimiento de las incapacidades por enfermedad general y licencias de maternidad o paternidad, y en todo caso, la responsabilidad que le asiste al empleado es informar a su empleador respecto de la existencia de la incapacidad o licencia.

RESPUESTA A LO SOLICITADO

En el marco de lo previsto en el artículo 121 del Decreto Ley 019 de 2012, es claro que al empleador es a quien le corresponde asumir el trámite del reconocimiento de incapacidades por enfermedad general y las licencias de maternidad y paternidad ante la E PS, en este caso, la obligación del trabajador es informar al empleador sobre la expedición de una incapacidad o licencia.

Ahora, cuando la incapacidad ha sido expedida por un médico u odontólogo no adscrito a la red de la EPS o Entidad Adaptada, el artículo 2.2.3.3.3 del Decreto 780 de 2016 dispone que, para efectos de su validación (transcripción), deberá allegarse ante la r eferida entidad la incapacidad junto con la epicrisis, si se trata de internación, o el resumen de atención cuando corresponda a consulta

6 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.” 7 "Por medio de la cual se reforma el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones"._________________________________________________________________________________ Ministerio de Salud y Protección Social

Administración Pública.” 7 "Por medio de la cual se reforma el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones"._________________________________________________________________________________ Ministerio de Salud y Protección Social

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externa o atención ambulatoria.

Dicho lo anterior y si bien es cierto que la información de salud o la contenida en la historia clínica goza de reserva, las disposiciones normativas señaladas anteriormente permiten que el empleador acceda a la epicrisis en caso de internación, o al resumen de la atención en salud tratándose de consulta externa o atención ambulatoria, po r ser estos documentos esenciales para que el empleador pueda cumplir con el deber legal de tramitar ante la Entidad Promotora de Salud o Entidad Adaptada la transcripción de la incapacidad cuando esta ha sido expedida por un médico u odontólogo no adscrito a la red de la entidad aseguradora en salud.

Así las cosas, en caso de que el empleador deba adelantar el trámite de validación o transcripción de incapacidades emitidas por un médico u odontólogo no adscrito a la red de la EPS o Entidad Adaptada, el t rabajador deberá entregar a este la incapacidad acompañada de la epicrisis o el resumen de la atención conforme lo ya señalado, para que se pueda proceder a efectuar el respectivo trámite de reconocimiento de la incapacidad ante las entidades mencionadas.

El presente Pronunciamiento tiene el efecto determinado en el artículo 28 del Código del procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido en su Título II, por el

respectivo trámite de reconocimiento de la incapacidad ante las entidades mencionadas.

El presente Pronunciamiento tiene el efecto determinado en el artículo 28 del Código del procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido en su Título II, por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, el cual establece que: “Salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución”.

Cordialmente,