MINSALUD - Concepto Jurídico 201911400314451 de 2019

201911400314451 Al contestar por favor cite estos datos:

Radicado No.: 201911400314451

Fecha: 15-03-2019

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Asunto: Respuesta a consulta sobre habeas data e informe de artículo 52 de Decreto 103 de

2015. Radicado No. 201942300343042

Respetada doctora: Hemos recibido la comunicación del asunto en donde consulta: “…El Hospital San Rafael E.S.E. tiene bajo su custodia y poder documentos privados y que tienen reserva legal como la historia clínica de los pacientes y la historia laboral de los funcionarios y ex funcionarios.

En algunas ocasiones la entidad recibe peticiones mediante el cual solicitan la historia clínica e historia laboral. Así las cosas, estas solicitudes deben ser incluidas en el informe de que trata el artículo 52 del Decreto 103 de 2015 o deben ser excluidas del mismo por ser solicitudes de acceso a información privada” De manera previa, debemos aclarar que, su consulta, en primera instancia fue dirigida a la Procuraduría General de la Nación, esta a su vez, la envió por competencia al Ministerio de Salud y Protección Social, luego, esta Cartera también realizó traslado de su solicitud a la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República, dado que el Decreto por el que se consulta fue expedido por esa Entidad. A pesar de lo anterior, hemos recibido comunicación de esta última, en donde considera que tampoco es competente para dar respuesta a su consulta. En virtud de lo anterior, se procede a pronunciarnos sobre lo consultado, en los siguientes términos: En primer lugar, se debe tener en cuenta, que el artículo 52 del Decreto 103 de 2015, fue

compilado en el Decreto 1081 de 2105, Decreto Único Reglamentario del Sector Presidencia de la República, así: “Artículo 2.1.1.6.2. Informes de solicitudes de acceso a información. De conformidad con lo establecido en el literal h) del artículo 11 de la Ley 1712 de 2014, los sujetos obligados deberán publicar los informes de todas las solicitudes, denuncias y los tiempos de respuesta. Respecto de las solicitudes de acceso a información pública, el informe debe discriminar la siguiente información mínima: (l) El número de solicitudes recibidas. (2) El número de solicitudes que fueron trasladadas a otra institución. (3) El tiempo de respuesta a cada solicitud. (4) El número de solicitudes en las que se negó el acceso a la información. El informe sobre solicitudes de acceso a información estará a disposición del público en los términos establecidos en el artículo 4° del presente decreto. 201911400314451 Al contestar por favor cite estos datos:

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Fecha: 15-03-2019

Página 2 de 4 Parágrafo 1°. Los sujetos obligados de la Ley 1712 de 2014, que también son sujetos de la Ley 190 de 1995, podrán incluir los informes de solicitudes de acceso a la información a que se refiere el presente artículo, en los informes de que trata el artículo 54 de la Ley 190 de 1995. Parágrafo 2°. El primer informe de solicitudes de acceso a la información deberá publicarse seis meses después de la expedición del presente decreto, para el caso de los sujetos obligados del orden nacional;

los entes territoriales deberán hacerlo 6 meses después de la entrada en vigencia de la Ley 1712 de 2014. (Decreto 103 de 2015, artículo 52)” Sobre el tema de habeas data e información pública reservada, es pertinente tener en cuenta la siguiente normatividad:  Constitución Política de Colombia: “ARTICULO 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.(…)  Ley 1755 de 2015, “Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”: “Artículo 24. “Informaciones y documentos reservados. Solo tendrán carácter reservado las informaciones y documentos expresamente sometidos a reserva por la Constitución Política o la ley, y en especial: (…)

3. Los que involucren derechos a la privacidad e intimidad de las personas, incluidas en las hojas de vida, la historia laboral y los expedientes pensionales y demás registros de personal que obren en los archivos de las instituciones públicas o privadas, así como la historia clínica. (…)” (subrayas y resaltos fuera de texto) Artículo 27: “Inaplicabilidad de las excepciones. El carácter reservado de una información o de

determinados documentos, no será oponible a las autoridades judiciales, legislativas, ni a las autoridades administrativas que siendo constitucional o legalmente competentes para ello, los soliciten para el debido ejercicio de sus funciones. Corresponde a dichas autoridades asegurar la reserva de las informaciones y documentos que lleguen a conocer en desarrollo de lo previsto en este artículo.” (subrayas y resaltos fuera de texto)  Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”- Ley de habeas data: 201911400314451 Al contestar por favor cite estos datos:

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Fecha: 15-03-2019

Página 3 de 4 “Artículo 5°. Datos sensibles. Para los propósitos de la presente ley, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. Artículo 6°. Tratamiento de datos sensibles. Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando: (…) e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares. (…) Artículo 10. Casos en que no es necesaria la autorización. La autorización del Titular no será necesaria

cuando se trate de: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;(…) Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley. Artículo 13. Personas a quienes se les puede suministrar la información. La información que reúna las condiciones establecidas en la presente ley podrá suministrarse a las siguientes personas:(…) b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; (…)” (subrayas y resaltos fuera de texto)  Ley 1712 de 2014, “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”: “Artículo 6. Definiciones. (…) c) Información pública clasificada. Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en el artículo 18 de esta ley;(…) Artículo 18. Información exceptuada por daño de derechos a personas naturales o jurídicas. Es toda aquella información pública clasificada, cuyo acceso podrá ser rechazado o denegado de manera motivada y por escrito, siempre que el acceso pudiere causar un daño a los siguientes derechos: (…) a) El derecho de toda persona a la intimidad (…)”

Del análisis de la normatividad reseñada, se puede llegar a la conclusión de que los datos sensibles de las personas son objeto de una especial protección, en virtud de su derecho fundamental a la intimidad y del derecho al habeas data, es decir, los que se refieren en el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, datos relativos a la salud, etc, (para el caso, entiéndase historia clínica, resultados de exámenes, datos biométricos, sobre vida sexual, etc). Aquí debe destacarse, que el documento por medio del cual se solicita una historia clínica, o cualquier solicitud de acceso a información, no es reservado. 201911400314451 Al contestar por favor cite estos datos:

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Fecha: 15-03-2019

Página 4 de 4 Lo que se considera reservado para el caso en estudio, sería la historia clínica o laboral, es decir, lo reservado es el documento que contiene los “datos sensibles”, en concordancia con lo que se prevé en el artículo 6 de la Ley 1712 de 2014. Pero se reitera, una solicitud de acceso a información, al no contener información reservada o privada, como tal, es información pública, ahora bien, datos de contacto del solicitante, etc, que sean privados, se deberán tratar de acuerdo con las Leyes de habeas data y de información pública. En concreto, del análisis del artículo 2.1.1.6.2 del DURSector Presidencia de la República, se observa que se trata de unos informes sobre solicitudes de acceso a la información “estadísticos”, de lo previsto a tenor literal en el artículo en comento, se tiene que no se pide que tales informes

contengan datos personales sensibles de los usuarios que solicitaron acceso a la información, verbigracia, el informe requiere datos numéricos, cuántas solicitudes se negaron, cuántas se trasladaron, cuántas se recibieron, en cuánto tiempo se respondieron, pero el artículo referenciado, no solicita información de la considerada privada o de lo que se conoce como datos sensibles. De igual manera, en el caso objeto de estudio es relevante tener en cuenta el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, ya transcrito, que en su literal e), expresamente prevé la situación del tratamiento por parte de la autoridad pública de datos sensibles con fines estadísticos, pero siempre tomando las medidas pertinentes para la supresión de la identidad de los titulares. Es decir, en otras palabras, para fines estadísticos la información puede ser tratada, pero de manera impersonal, por tanto, sin hacer identificación del titular de la información. El anterior concepto tiene los efectos determinados en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido en su Título II, por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. Cordialmente,

EDILFONSO MORALES GONZÁLEZ

Coordinador Grupo Consultas Dirección Jurídica

Elaboró: Julie Carolina A

Revisó/ Aprobó: E Morales