MINSALUD - Concepto Jurídico 202642400083892 de 2026

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ASUNTO: Solicitud de concepto técnico sobre la digitalización de procesos de Inspección, Vigilancia y Control sanitario y validez de firmas electrónicas/digitales.

Radicado 202642400083892 ID 1572119

Respetado Señor:

Hemos recibido la comunicación del asunto , en la cual consulta aspectos relacionados con la digitalización de procesos de Inspección, Vigilancia y Control sanitari o y la validez de firmas electrónicas y digitales, en la cual manifiesta y solicita:

“(…) PRIMERO: Las Secretarías de Salud Municipales derivan sus competencias de un marco normativo sólido que las faculta como autoridades sanitarias de inspección, vigilancia y control (IVC). Estas facultades se cimientan en la Ley 9 de 1979 por medio del cual se expi de el código Sanitario Nacional, la cual establece la soberanía del Estado en la protección de la salud pública y regula las actuaciones de control sanitario. Asimismo, se fundamentan en la Ley 715 de 2001, que asigna a los municipios la competencia de vig ilar las condiciones sanitarias; la Ley 1437 de 2011 (CPACA), que

actuaciones de control sanitario. Asimismo, se fundamentan en la Ley 715 de 2001, que asigna a los municipios la competencia de vig ilar las condiciones sanitarias; la Ley 1437 de 2011 (CPACA), que promueve el uso de medios electrónicos en la función administrativa; y el Decreto Ley 019 de 2012 (Ley Antitrámites), que obliga a la administración a optimizar procesos mediante tecnologías de la información para garantizar la eficiencia, celeridad y economía.

SEGUNDO: En el marco de la modernización del Estado y la búsqueda de la eficiencia en la gestión pública, surge la necesidad de transitar hacia la digitalización total de los procesos de IVC. Esto implica que el inspector, al visitar un establecimiento, realice e l levantamiento de actas y formatos directamente desde una tablet o dispositivo electrónico en tiempo real, reemplazando el uso tradicional del papel.

TERCERO: Ante este escenario de transformación digital, se hace imperativo contar con un pronunciamiento oficial de su cartera sobre los estándares técnicos y jurídicos que deben regir esta práctica para asegurar que no se vulnere el debido proceso ni se afecte l a seguridad jurídica de los sujetos vigilados.

(…)”

Ahora, teniendo en cuenta que los interrogantes planteados en su consulta tienen un alto componente técnico, se solicitó el respectivo concepto técnico al área competente de este Ministerio. Para el efecto, la Subdirección de Salud Ambiental de esta cartera ministerial, mediante memorando 2026213000061153 del 04 de febrero de 2026, emitió concepto cuyos apartes se transcriben a continuación, el cual da respuesta a cada una de las inquietudes planteadas en su QRC0D1G0_________________________________________________________________________________

memorando 2026213000061153 del 04 de febrero de 2026, emitió concepto cuyos apartes se transcriben a continuación, el cual da respuesta a cada una de las inquietudes planteadas en su QRC0D1G0_________________________________________________________________________________ Ministerio de Salud y Protección Social

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consulta, así:

“1. ¿Cuál es el concepto oficial del Ministerio sobre la conveniencia de digitalizar los formatos y actas de IVC para que las visitas de inspección se realicen exclusivamente a través de dispositivos móviles?

Respuesta:

En primera medida es importante aclarar que en el marco de la Resolución 1229 de 20131, el artículo 14 establece unas actividades para la implementación del modelo de inspección, vigilancia y control sanitario dentro de las cuales se encuentra:

h) Coordinar el diseño, desarrollo y puesta en marcha del modelo sistémico de información de inspección, vigilancia y control sanitario, que incluya el registro en línea de inspección, vigilancia y control sanitario necesario para la inscripción y administración de datos de los sujetos y objetos vigilados;

En tal sentido, bajo el liderazgo de la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – TIC, y con la participación de las Direcciones de Promoción y Prevención y de Medicamentos y Tecnologías en Salud, se han adelantado mesas de trabajo té cnicas orientadas a consolidar una propuesta de herramienta que permita dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 14 de la

Tecnologías en Salud, se han adelantado mesas de trabajo té cnicas orientadas a consolidar una propuesta de herramienta que permita dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 14 de la Resolución 1229 de 2013, la cual busca a partir de la recolección de datos iniciales del proceso de inscripción o registro, que alimente las bases de datos a nivel nacional y territorial (departamental, distrital y municipal), para establecer un universo de establecimientos (censo), que permita programar las acciones de IVC sanitario por parte de los funcionarios de las entidades territoriales en salud, de acuerdo con las competencias asignadas por la Ley 715 de 20012.

Sin embargo, mientras se logra el desarrollo de la herramienta en mención, este Ministerio entendiendo que existen unas obligaciones por competencia a las entidades departamentales y municipales en el marco de la Ley 715 de 2001 y la Resolución 1229 de 2013, para adelantar las acciones de inspección, vigilancia y control sanitario, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 13 y 2874 de la Constitución Política, las entidades territoriales gozan de autonomía administrativa para la gestión de sus asuntos, dentro de los límites establecidos por la Constitución y la ley.

En tal sentido, si como resultado de la evaluación para la implementación del modelo de inspección, vigilancia y control sanitario está la decisión técnica y estratégica de digitalizar los formatos y las actas, en el marco de esa autonomía administrativa se podrán tomar disposiciones que optimicen los procesos de fiscalización sanitaria y en el marco de la gestión de la salud publica la implementación del proceso trasversal de gestión del conocimiento, esto último en el marco de lo establecido en la

procesos de fiscalización sanitaria y en el marco de la gestión de la salud publica la implementación del proceso trasversal de gestión del conocimiento, esto último en el marco de lo establecido en la

1 Por la cual se establece el modelo de inspección, vigilancia y control sanitario para los productos de uso y consumo humano. 2 por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros. 3 ARTICULO 1o. Colombia es un Estado social de derecho, organizado en forma de República unitaria, descentralizada, con autonomía de sus entidades territoriales, democrática, participativa y pluralista, fundada en el respeto de la dignidad human a, en el trabajo y la solidaridad de las personas que la integran y en la prevalencia del interés general. 4 ARTÍCULO 287. Las entidades territoriales gozan de autonomía para la gestión de sus intereses, y dentro de los límites de la Constitución y la ley. En tal virtud tendrán los siguientes derechos: (…)_________________________________________________________________________________ Ministerio de Salud y Protección Social

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Resolución 1597 de 20255 y Resolución 1229 de 2013.

Es importante mencionar que a nivel de país existe la Política de Gobierno Digital, establecida por el Decreto 767 de 2022 6, que define lineamientos generales para fortalecer la relación entre los

Es importante mencionar que a nivel de país existe la Política de Gobierno Digital, establecida por el Decreto 767 de 2022 6, que define lineamientos generales para fortalecer la relación entre los ciudadanos y el Estado, mejorando la prestación de servicios por parte de las entidades. Esta política promueve la confianza en las instituciones públicas mediante el uso de TIC, con el objetivo de generar valor público, en tal sentido se recomienda se realicen las consultas internas con el área responsable en la Secretar ía de Salud de Palmira que lidera las Tecnologías de la información para que pueda establecer el abordaje de esta política al interior de la entidad.

1. ¿Qué normas vigentes regulan la transición de actas físicas a digitales en el ámbito sanitario y cuáles son los requisitos esenciales para que estas actas tengan plena validez probatoria?

Respuesta:

Actualmente no existe una disposición normativa específica que regule de manera expresa la transición de actas físicas a actas digitales en el marco del modelo de inspección, vigilancia y control sanitario, sin embargo, la Resolución 1229 de 2013 en el artículo 11 parágrafo, establece lo siguiente:

“PARÁGRAFO 1o. Los subprocesos de inspección, vigilancia y control sanitario serán realizados con estricta sujeción a los procedimientos y técnicas establecidas en protocolos y manuales de normas y procedimientos, los cuales contemplarán los enfoques de riesgo y de toma de decisiones con múltiple criterio. En todo caso, todas las actividades deberán quedar registradas en formatos estandarizados que faciliten la trazabilidad, seguimiento y análisis de riesgo relacionado con el objeto de inspección, vigilancia y control sanitario, definidos por la autoridad competente”.

estandarizados que faciliten la trazabilidad, seguimiento y análisis de riesgo relacionado con el objeto de inspección, vigilancia y control sanitario, definidos por la autoridad competente”.

Teniendo en cuenta lo anterior, desde la Subdirección de Salud Ambiental se han construido los formatos (actas) para el proceso de inspección, vigilancia y control sanitario a los objetos de IVC de nuestra competencia, que como es de su conocimiento han sido enviados a las Secretarías de Salud Departamentales y Distritales, a las primeras se les ha indicado que las envíen a los municipios de sus departamentos para su adopción e implementación.

3. ¿Cómo debe proceder el inspector para obtener la firma del ciudadano visitado en un dispositivo digital de manera que se garantice su autenticidad e integridad?

Respuesta:

Desde la Subdirección de Salud Ambiental no se cuenta con la competencia técnica ni funcional para emitir un pronunciamiento específico respecto de los mecanismos tecnológicos para la obtención de firmas electrónicas o digitales, dado que su ámbito de actu ación se circunscribe a la formulación de lineamientos técnicos en materia de inspección, vigilancia y control sanitario.

5 Por la cual se establecen disposiciones para la gestión territorial integral de la salud pública incluida la Gestión en Salud Pública y el Plan de Salud Pública de Intervenciones Colectivas (PIC), en el marco del Plan Decenal de Salud Pública y la estrateg ia de Atención Primaria en Salud (APS) 6 Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Política de Gobierno Digital y se subroga el Capítulo 1 del Título 9 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1078 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector de Tecnologías de la Información y las

la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1078 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones._________________________________________________________________________________ Ministerio de Salud y Protección Social

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Sin embargo, existe un marco normativo a nivel de país que reglamenta el uso de la misma, la cual se presenta a continuación:

“Ley 527 de 1999 “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.”

Decreto 2364 de 2012, Por medio del cual se reglamenta el artículo 7° de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones.”

4. ¿Cuáles son los tipos de firmas (electrónica, digital, biométrica, etc.) autorizadas por el Ministerio o las entidades territoriales para este fin?

Respuesta:

En atención a su consulta, la Subdirección de Salud Ambiental no tiene el conocimiento y la competencia para autorizar los tipos de firmas deben acompañar las actas digitales que en el marco de la autonomía de los territorios se implementen para desarrolla r el proceso de inspección, vigilancia y control sanitario, lo que si se considera pertinente es que se cumpla con las directrices que establece el marco normativo a nivel de país que fueron expuestas en la respuesta de la pregunta anterior.

control sanitario, lo que si se considera pertinente es que se cumpla con las directrices que establece el marco normativo a nivel de país que fueron expuestas en la respuesta de la pregunta anterior.

5. ¿Cómo deben estructurarse las firmas del inspector y del usuario para asegurar el cumplimiento del debido proceso y evitar futuras nulidades o vulneración de derechos?

Respuesta:

Esta Subdirección no tiene competencia para autorizar o definir los tipos de firmas que deban incorporarse en las actas digitales que, en ejercicio de su autonomía administrativa, adopten las entidades territoriales para la operación del modelo de inspección, vigilancia y control sanitario.

6. ¿Podría el Ministerio suministrar una valoración técnica (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas) sobre el uso de medios digitales en las actuaciones de IVC frente al sistema tradicional de papel?

Respuesta:

Actualmente, la Subdirección de Salud Ambiental no dispone de un análisis DOFA formal y documentado respecto del uso de medios digitales en las actuaciones de inspección, vigilancia y control sanitario; no obstante, en el marco de la construcción del siste ma de información para IVC sanitario, se han identificado de manera preliminar algunos beneficios como:

• Registro inalterable de cada paso del proceso debido al registro en servidor propietario. Se realiza el diligenciamiento in situ con el propietario para garantizar la captura de la firma. • Automatización de reportes y reducción de tiempos de respuesta. Ya que la información está disponible en el sistema para consulta y entrega en el momento que se solicita. • Eliminación de riesgos por ilegibilidad, deterioro físico o pérdida de documentos. • Mejora en los análisis de riesgo al contar con un modelo predictivo que incorpore el BIG

disponible en el sistema para consulta y entrega en el momento que se solicita. • Eliminación de riesgos por ilegibilidad, deterioro físico o pérdida de documentos. • Mejora en los análisis de riesgo al contar con un modelo predictivo que incorpore el BIG DATA y tableros de control._________________________________________________________________________________ Ministerio de Salud y Protección Social

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• Generación de confianza con los vigilados ya que las acciones y resultados de la vigilancia sanitaria se almacenarían en servidor, correo electrónico institucional y del propietario. • Alineación con estrategias nacionales de gobierno digital y sostenibilidad ambiental.

Así mismo, se sugiere tener en cuenta aspectos adicionales como:

• Existencia de contratos anuales e identificación de riesgos de discontinuidad en el mantenimiento de las plataformas. • Riesgo de hackeos, secuestro de información (ransomware) o fugas de datos • Dificultad para aplicar el modelo en zonas rurales con baja cobertura de red. • Rápida desactualización de los sistemas que exige inversiones recurrentes

7. ¿En qué ciudades o departamentos del territorio nacional tiene conocimiento el Ministerio que ya se han implementado con éxito procesos de digitalización de IVC sanitaria?

Respuesta:

La Subdirección de Salud Ambiental tiene conocimiento, con base en la información suministrada por algunas entidades territoriales en salud, de que el Instituto Departamental de Salud de Nariño, la

nitaria?

Respuesta:

La Subdirección de Salud Ambiental tiene conocimiento, con base en la información suministrada por algunas entidades territoriales en salud, de que el Instituto Departamental de Salud de Nariño, la Secretaría de Salud de Caldas y la Unidad Ejecutora de San eamiento del Valle han implementado herramientas de información asociadas a los procesos de inspección, vigilancia y control sanitario .”

Adicional a lo expresado por la Subdirección de Salud Ambiental en el concepto técnico transcrito, vale la pena mencionar que mediante correo electrónico del 27 de enero de 2026, el Grupo Sistema de Información de la Oficina de Tecnología de la Información y la Comunicación de esta cartera ministerial, señaló lo siguiente frente a lo consultado en su comunicación:

“Es de anotar, que, como manifestamos, existe el reconocimiento legal y probatorio de la firma electrónica y de la firma digital en Colombia, la incorporación de este tipo de mecanismos en aspectos como la digitalización de actas, formatos y soportes (inclu ida su captura, suscripción, custodia, trazabilidad y entrega) corresponde a la definición e implementación de procesos, procedimientos, protocolos y controles institucionales que deben ser viabilizados por las instancias competentes responsables de la Inspección, Vigilancia y Control (IVC) del sector, en garantía del debido proceso, la seguridad jurídica y la confiabilidad probatoria de las actuaciones administrativas. ”

Ahora bien, expuesto el concepto técnico emitido por la Subdirección de Salud Ambiental de esta cartera ministerial, mediante memorando 2026213000061153 del 04 de febrero de 2026 , cuyos apartes se han transcrito anteriormente y que da respuesta a cada uno de sus interrogantes, se

cartera ministerial, mediante memorando 2026213000061153 del 04 de febrero de 2026 , cuyos apartes se han transcrito anteriormente y que da respuesta a cada uno de sus interrogantes, se indica que esta Dirección desde el punto de vista jurídico comparte lo expuesto en él, por tal razón, con lo expresado en dicha comunicación se da por atendida su petición.

El presente pronunciamiento tiene los alcances determinados en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, sustituido en su título II, por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015 7 en cuanto a que “Salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a

7 “Por medio de la cual se regula el derecho fundamental de petición y se sustituye el Titulo del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.”_________________________________________________________________________________ Ministerio de Salud y Protección Social

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peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución”, constituyéndose simplemente en un criterio orientador.

Cordialmente,