MINSALUD - Resolución 0960 de 2002

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MINISTERIO DE SALUD

RESOLUCION NUMERO 960 DE 2002

(Julio 22) Por la cual se adopta el Manual para el Manejo Administrativo de los Bienes de Propiedad del Ministerio de Salud. EL MINISTRO DE SALUD, en uso de sus atribuciones legales, en especial de las que le confiere el Decreto 1152 de 1999, y CONSIDERANDO Que el artículo 4° de la Ley 42 de 1993, establece: “El control fiscal es una función pública la cual vigila la gestión física de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Estado en todos sus órdenes y niveles”; Que la Administración Pública en desarrollo de su gestión fiscal, tiene la obligación de establecer los mecanismos idóneos que le permitan cumplir con esa misión de su competencia, sin perjuicio del ejercicio de la función de vigilancia que le compete a los organismos de control; Que el parágrafo 3° del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, “Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”, prevé la forma y el procedimiento que se debe adoptar para la venta de los bienes de las entidades del Estado; Que de conformidad con lo establecido en el numeral 2 del artículo 23 del Decreto 1152 del 29 de junio de 1999, corresponde a la Secretaría General del Ministerio de Salud dirigir y coordinar las acciones relacionadas con la conservación y el mantenimiento de la planta física y los recursos materiales de la institución; Que el artículo 2° de la Resolución 685 del 30 de marzo de 2000 dispone que al Grupo de

Almacén y Suministros del Ministerio de Salud le corresponde, entre otras funciones, las siguientes: 1. “Coordinar y operar el sistema de almacenes e inventarios del Ministerio.

2. Identificar y clasificar activos, recibir, almacenar, suministrar y controlar el consumo e inventario de bienes e insumos.

3. Responder por el almacenamiento de los elementos adquiridos por el Ministerio de Salud y velar por su adecuada conservación y utilización.

4. Responder por la custodia y distribución de los elementos adquiridos por el Ministerio de Salud”; Que en la actualidad el Ministerio de Salud no cuenta con un manual que reglamente todo lo relacionado con el manejo y conservación de bienes, defina funciones y Hoja 2 de 2

"NUMERO DE DOCUMENTO" "Epígrafe Documento" responsabilidades en este tema específico en forma consolidada y constituya de por sí una herramienta eficiente para la protección del patrimonio público a su cargo; Que por lo anteriormente expuesto es necesario adoptar un manual para el manejo administrativo de los bienes de propiedad del Ministerio de Salud, RESUELVE: Artículo 1°. Adóptase el manual para el manejo administrativo de los bienes de propiedad del Ministerio de Salud, el cual se incorpora y hará parte integral de la presente resolución. Artículo 2°. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias. Publíquese, comuníquese y cúmplase. Dada en Bogotá, D. C., a 22 de julio de 2002. El Ministro de Salud, Gabriel Ernesto Riveros Dueñas. Hoja 3 de 3

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MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO

DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DEL MINISTERIO DE SALUD

CAPITULO I

Generalidades

1. OBJETIVOS DEL MANUAL 1.1 Objetivo General Establecer normas y procedimientos al interior del Ministerio de Salud sobre el manejo de bienes y disponer de una guía e instrumento de consulta permanente, dirigido a la totalidad de sus funcionarios y contratistas. 1.2 Objetivos específicos • Unificar procedimientos para el recibo, registro, almacenamiento, entrega, uso y control de bienes de la entidad. • Definir conceptos, clasificación, responsabilidad y parámetros de manejo y control de los inventarios en el Ministerio de Salud. • Fijar el procedimiento para dar de baja de los inventarios de la entidad, los bienes servibles no requeridos, los inservibles y los que se encuentran deteriorados o han sido hurtados o extraviados. • Determinar los responsables por el manejo, custodia y uso de los bienes de propiedad del Ministerio de Salud.

Base legal De conformidad con lo establecido en el numeral 2 del artículo 23 del Decreto 1152 del 29 de junio de 1999 corresponde a la Secretaría General del Ministerio de Salud dirigir y coordinar las acciones relacionadas con la conservación y el mantenimiento de la planta física y los recursos materiales de la institución. El control fiscal se ejerce sobre la gestión de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Estado en todos sus órdenes y niveles, buscando el cumplimiento de los principios de economía, eficiencia y equidad. Conforme a la Ley 42 de 1993, el control fiscal está a cargo de la Contraloría General de

la República y se ejercerá en forma posterior y selectiva; y corresponde a cada entidad de la administración pública ejercer auto control en el cumplimiento de los fines del Estado. Que se hace necesario adoptar un procedimiento para el manejo administrativo de los bienes en servicio de propiedad del Ministerio de Salud a fin de ejercer control sobre ellos. En desarrollo de lo dispuesto en el artículo segundo de la Resolución 00685 del 30 de marzo de 2000, e l Grupo de Almacén y Suministros tiene las siguientes funciones: • Coordinar y operar el sistema de almacenes e inventarios del Ministerio. • Identificar y clasificar activos, recibir, almacenar, suministrar y controlar el consumo e inventarios de bienes e insumos. Hoja 4 de 4 "NUMERO DE DOCUMENTO" "Epígrafe Documento" • Definir y garantizar la entrega de la dotación a los funcionarios del Ministerio de Salud de acuerdo con las normas legales vigentes. • Responder por el almacenamiento de los elementos adquiridos por el Ministerio de Salud y velar por su adecuada conservación y utilización. • Responder por la custodia y distribución de los elementos adquiridos por el Ministerio de Salud. • Coordinar y vigilar por el cabal cumplimiento de las pólizas de seguros, contratadas por el Ministerio de Salud.

CAPITULO 2

Definición y clasificación de los bienes 2.1 Definición de bienes: Bienes son las cosas tangibles e intangibles de propiedad del Ministerio de Salud o que tenga en custodia, depósito o comodato, representativas de un valor o de un derecho. 2.1.1 Tangibles son los bienes que poseen naturaleza material y son susceptibles de

inventariarse. Los bienes tangibles se clasifican en muebles e inmuebles. Bienes muebles Son cosas inventariables destinadas al funcionamiento interno de la entidad o para el cumplimiento de su misión institucional y como tales pueden ser movilizados de un lugar a otro; algunos disponen de un período de vida útil mientras mantienen su capacidad de operación y por ende pueden catalogarse como duraderos; otros, en cambio, son eminentemente fungibles y perecibles, y su vida útil está determinada por el tiempo de vencimiento del producto o por el momento en que son puestos en uso. Los bienes muebles comprenden los siguientes tipos de elementos: • Devolutivos Son aquellos bienes que no se consumen con el primer uso que se hace de ellos, aunque perezcan con el tiempo por razón de su naturaleza. A criterio y responsabilidad de la administración pueden retirarse del servicio, sin perjuicio de que físicamente se custodien y se garantice su adecuado almacenamiento, mientras se produce su baja definitiva de los inventarios. Los bienes devolutivos de menor cuantía podrán depreciarse totalmente durante el mismo año en que se adquieran, sin considerar la vida útil de los mismos. No obstante, el Ministerio de Salud establecerá los controles pertinentes para su custodia, manejo y conservación. El valor de la menor cuantía se determinará de cuerdo con el decreto que expida el Gobierno Nacional, relacionado con los reajustes a los valores absolutos expresados en moneda nacional referente a esta clase de bienes; así mismo, estos bienes no serán objeto de ajustes por inflación. • Consumo Hoja 5 de 5

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Son bienes que se consumen con el primer uso que se hace de ellos, o porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de aquellos. Bienes inmuebles Son las cosas inventariables que por su naturaleza no pueden transportarse de un lugar a ot ro y las que se adhieren a ellas. 2.1.2 Bienes intangibles Son aquellos que carecen de existencia material.

CAPITULO 3

Manejo contable de los bienes El manejo contable de los bienes se realizará con estricta sujeción a las normas técnicas establecidas en el Plan General de Contabilidad Pública vigente, en cuanto al reconocimiento, registro y valoración de activos. Los movimientos y registros de las operaciones relativas a los bienes se efectuarán de acuerdo con los niveles de clasificación que conforman el Catálogo General de Cuentas, definidos por la Contaduría General de la Nación, pero el Ministerio de Salud podrá habilitar discrecionalmente niveles auxiliares, en función de sus necesidades específicas. Con el fin de unificar la información que genera el Almacén para efectos contables, el Grupo de Contabilidad o la dependencia que haga sus veces, establecerá la tabla de equivalencias entre códigos contables y grupos de inventario y efectuará las modificaciones a la misma de acuerdo con los cambios que se produzcan en el Catálogo General de Cuentas que tengan incidencia en su conformación. El Grupo de Almacén y Suministros o la dependencia que haga sus veces deberá proporcionar toda la información requerida para el registro contable de la entrada y salida

de bienes, inmediatamente se produzcan novedades al respecto, desagregada hasta el nivel exigido por la Contaduría General de la Nación. Mensualmente consolidará estos reportes y producirá un estado del movimiento mensual de bienes que hará llegar dentro de los cinco primeros días de cada mes al Grupo de Contabilidad para las conciliaciones correspondientes. A título enunciativo se enumeran y describen a continuación las cuentas y subcuentas de frecuente utilización en el manejo contable de los bienes de propiedad del Ministerio de Salud: 3.1 Propiedades planta y equipo Integran esta cuenta los bienes tangibles, muebles o inmuebles, de carácter permanente, adquiridos por el Ministerio de Salud con la intención, en principio, de emplearlos para su funcionamiento interno y para la prestación de los servicios a su cargo, que no están destinados para la venta, siempre que su vida útil probable exceda de un año. Las propiedades, planta y equipo deben reconocerse y clasificarse de acuerdo con su naturaleza en bienes depreciables y no depreciables, registrarse por el costo histórico. Hoja 6 de 6 "NUMERO DE DOCUMENTO" "Epígrafe Documento" En lo concerniente a la aplicación de los ajustes por inflación de acuerdo con las normas vigentes expedidas por la Contaduría General de la Nación se desmontaron los ajustes a partir del año 2001. 3.1.1 Activos fijos no depreciables Se consideran como no depreciables los terrenos, las construcciones en curso y en general los activos que de acuerdo con su estado no están expuestos a situaciones que impliquen deterioro o desgaste material. Los activos depreciables solo pueden ser objeto

de depreciación a partir del momento en que son puestos en servicio; mientras ello ocurre, para efectos contables se registrarán en la cuenta bienes muebles en bodega. • Terrenos. Valor de los predios de propiedad del Ministerio de Salud, adquiridos a cualquier título, sobre los cuales se encuentran construidas las diferentes edificaciones, de los destinados a futuras edificaciones o ampliaciones y de otros sobre los cuales no se tiene una destinación específica. Estos bienes pueden ser urbanos o rurales y su valor no incluye el valor de las edificaciones en ellos construidas. • Bienes muebles en bodega. Valor de los bienes muebles, adquiridos a cualquier título, que tienen las características de permanencia y explotación y que transitoriamente se encuentran en depósito, mientras son puestos al servicio del Ministerio de Salud para el desarrollo de su función administrativa o cometido estatal. Esta cuenta comprende, entre otras subcuentas, las siguientes: maquinaria y equipo, equipo médico y científico, muebles, enseres y equipo de oficina, equipo de comunicación y computación, equipo de transporte, tracción y elevación, equipo de comedor, cocina y despensa. 3.1.2 Activos fijos depreciables Corresponden a las edificaciones y a los bienes muebles en servicio que durante su vida útil pierden su capacidad normal de operación por causa del deterioro, desuso, utilización, causas naturales u obsolescencia. Para el cálculo de las depreciaciones a aplicar a cada bien, el Grupo de Contabilidad o la dependencia que haga sus veces informará sobre la vida útil de los activos depreciables, de conformidad con las Normas expedidas por la Contaduría General de la Nación, en relación con el servicio esperado de los mismos, fijando los porcentajes respectivos.

La vida útil de acuerdo a la normatividad actual es la siguiente: Activos depreciables Años de vida útil Edificaciones 50 Maquinaria y equipo 15 Equipo médico y científico 10 Muebles enseres y equipo de oficina 10 Equipo de comunicación y accesorios 10 Equipo de transporte, tracción y elevación 10 Equipo de comedor, despensa y hotelería 10 Hoja 7 de 7 "NUMERO DE DOCUMENTO" "Epígrafe Documento" Equipo de computación y accesorios 5 Redes líneas y cables 25 Cuando medien circunstancias que justifiquen la modificación de los años de vida útil, la Administración fijará una vida útil diferente y revelará tal situación en las Notas a los Estados Contables. En ambos casos informará tal situación al almacén general. El método de depreciación a utiliza r por el Ministerio de Salud es el de Línea Recta. Se clasifican como depreciables las edificaciones, maquinaria y equipo, equipo médico y científico, muebles y enseres, equipo de oficina, equipos de comunicación y computación, equipos de transporte, tracción y elevación, equipo de comedor, cocina, despensa y hotelería, entre otros. • Edificaciones. Representa el costo o avalúo de los edificios, bodegas y otras construcciones adquiridas a cualquier título por el Ministerio de Salud para la prestación de los servicios a su cargo, excluido el valor de los terrenos sobre los cuales se encuentran. • Redes, líneas y cables. Valor de las redes, líneas y cables de propiedad de la entidad, adquiridos a cualquier título, para el desarrollo de su función administrativa o cometido estatal. Maquinaria y equipo. Valor de la maquinaria, equipo y herramientas de propiedad del

Ministerio, adquiridas a cualquier título, que se encuentren en uso para el desarrollo de su función administrativa o cometido estatal. Equipo médico y científico. Valor de los equipos médicos, científicos, de investigación y de laboratorio, de propiedad de la entidad, adquiridos a cualquier título, para ser utilizados en el desarrollo de su función administrativa o cometido estatal. Muebles, enseres y equipo de oficina. Conformado por los elementos mecánicos, eléctricos o electrónicos destinados al trabajo específico de oficinas, así como los muebles y elementos de decoración de propiedad del Ministerio de Salud, adquiridos a cualquier título, para el desarrollo de su función administrativa o cometido estatal. Equipo de comunicación y computación. Son los equipos de comunicación y computación, de propiedad del Ministerio de Salud, adquiridos a cualquier título, para el desarrollo de su función administrativa o cometido estatal. Equipo de transporte, tracción y elevación. Son los equipos de transporte aéreo, terrestre, férreo, marítimo y fluvial, de tracción y elevación, de propiedad del Ministerio de Salud, adquiridos a cualquier título, para el desarrollo de su función administrativa o cometido estatal. Depreciación de activos de menor cuantía Los activos depreciables adquiridos a partir del 1º de enero de 1999, cuyo valor de adquisición sea igual o inferior (hoy $730.000.oo) podrán depreciarse totalmente para efectos contables en el mismo año en que se adquieren sin considerar la vida útil de los mismos. Este valor se modificará anualmente de acuerdo con el decreto que expida el Gobierno Nacional relacionado con los reajustes a los valores absolutos expresados en

moneda nacional referente a esta clase de bienes. Igualmente podrán depreciarse con estos criterios los saldos que figuren en el balance de los activos adquiridos en años anteriores. Hoja 8 de 8 "NUMERO DE DOCUMENTO" "Epígrafe Documento" Activos de cuantía menor a medio (0.5) salario mínimo mensual vigente Los bienes adquiridos por un valor inferior o igual a medio salario mínimo legal mensual vigente podrán llevarse directamente al gasto sin detrimento de adoptar las medidas necesarias para garantizar la gestión del control administrativo y fiscal que deba tenerse sobre ellos. Igual procedimiento puede adaptarse con relación a los bienes adquiridos con anterioridad a la entrada en vigencia del presente Manual. 3.2 Otros activos Comprende los bienes y derechos tangibles e intangibles, que por sus características y naturaleza no se encuentran clasificados en los anteriores, tales como: cargos diferidos, bienes entregados a ter ceros, responsabilidades e intangibles. 3.2.1 Cargos diferidos En esta cuenta se manejan los materiales y suministros para consumo que se encuentran en bodega. 3.2.2 Bienes entregados a terceros Son los bienes muebles e inmuebles de propiedad del Ministerio de Salud, entregados en préstamo o en comodato a terceros para su uso, administración, custodia o depósito, los cuales deberán restituirse en las condiciones establecidas en los contratos que amparan la entrega de los mismos. Concluido el tiempo pactado en el contrato, el Grupo de Almacén o la dependencia encargada de la liquidación del contrato, deberá solicitar el reintegro del bien objeto del contrato o la tramitación del Acto Administrativo para la cesión definitiva del mismo.

Igualmente podrá adoptarse estos criterios a los bienes que figuren entregados en años anteriores a la aprobación del presente Manual. 3.2.3 Responsabilidades Comprende los valores a cargo de funcionarios y Contratistas o particulares, originados en la pérdida o faltante de fondos o bienes fiscales, disminución de derechos, o egresos ilegales, determinados en la aplicación de controles administrativos o fiscales. Cuando la responsabilidad es determinada por controles administrativos el Grupo de Almacén o quien haga sus veces puede proceder a la constitución de la “Responsabilidad en Proceso” por pérdida o daño de los bienes, hasta tanto sea determinada la exoneración por parte del Grupo de control Disciplinario del Ministerio de Salud o quien haga sus veces. Cuando se trata de controles fiscales, corresponde a una “Responsabilidad Fiscal”, la cual exonera la Contraloría General de la República. 3.2.4 Intangibles Son los bienes inmateriales susceptibles de ser valorados en términos económicos, adquiridos o desarrollados por el Ministerio de Salud con el fin de facilitar, mejorar o tecnificar sus operaciones. Para los fines del presente Manual, será objeto de reglamentación el manejo de los Bienes Tangibles e intangibles y sus diferentes componentes.

CAPITULO 4

Almacén Hoja 9 de 9

"NUMERO DE DOCUMENTO"

"Epígrafe Documento" 4.1 Definición Es el lugar físico dispuesto para el recibo, registro y almacenamiento temporal de los bienes devolutivos o de consumo adquiridos o transferidos al Ministerio de Salud, a cualquier título, con el fin de atender el desarrollo de su función administrativa, las

necesidades básicas de sus dependencias y del sector salud. Para efectos del presente Manual, en lo sucesivo se dará la denominación genérica de “Almacén” a la dependencia encargada de realizar las operaciones arriba mencionadas. Le corresponde al Almacén del Ministerio de Salud, llevar en forma detallada los dos sistemas de inventarios, así: Inventario de Bienes en Bodega y el Inventario de Activos en Servicio, así como las funciones desarrolladas a lo largo del presente manual. Siempre que se hable de Jefe de Almacén o Almacenista se entenderá que se refiere al Coordinador del Grupo de Almacén y Suministros o quien haga sus veces. • Inventario de bienes en bodega. El Almacén deberá registrar todo ingreso de bienes adquiridos por el Ministerio de Salud a cualquier título, teniendo en cuenta el valor unitario de los bienes muebles, la cantidad, su valor total y la fecha de ingreso a almacén, así como la manera en que fueron adquiridos. Deberá igualmente registrar la salida de los mismos y mantener actualizadas las existencias reales de todos los bienes en Bodega. • Inventario de activos en servicio. Le corresponde al Almacén llevar el registro detallado y personalizado de todos los bienes que tienen a su servicio los funcionarios del Ministerio de Salud, con su correspondiente valor histórico y la fecha en que fueron puestos al servicio. Igualmente debe efectuar todos los movimientos de bienes de tal forma, que se pueda determinar en cualquier momento quién es el responsable de cada bien, su ubicación y a cuánto asciende el valor de los activos del Ministerio de Salud. 4.2 MOVIMIENTO DE ALMACEN 4.2.1 Entrada de bienes al inventario de bienes en bodega

La entrada de bienes al Almacén se formaliza con el comprobante de Ingreso al Sistema de Inventarios de Bienes en Bodega, el cual constituye el documento que acredita la entrada real del bien o elemento al Ministerio de Salud y como tal es un soporte indispensable para el movimiento de los registros en el Almacén y Contabilidad. Lo expresado en este numeral se aplica sin perjuicio de los parámetros y lineamientos que expida el Ministerio de Hacienda y Crédito Público para el funcionamiento de cajas menores. El comprobante de Ingreso se elabora en original y tres (3) copias: • Original para el almacén • Copia para el Grupo de Contabilidad • Copia para el trámite de la Orden de Pago • Grupo de Interventoría. Dicho documento debe contener como mínimo la siguiente información básica: Lugar y fecha de entrada. Número de orden en forma ascendente y continúa. Hoja 10 de 10 "NUMERO DE DOCUMENTO" "Epígrafe Documento" Concepto de la transacción y número del documento soporte. Concepto de la entrada especificando: nombre del proveedor y del lugar de origen, documento de identidad o NIT, nombre y código del elemento, unidad de medida, cantidad, valor unitario, IVA, valor total por elementos, valor total del comprobante. Firma del Jefe de Almacén y del interventor o del funcionario del área técnica encargado de verificar las características del elemento. Movimiento contable. La entrada de bienes según su origen puede producirse, entre otros conceptos, por: compra, donación, reintegros, recuperación, reposición, sobrantes y traspasos. La Entrada se perfecciona cuando el Almacén recibe los elementos y el Jefe de esta

dependencia o quien haga sus veces, firma el comprobante de ingreso. Normas generales para entrada de bienes: • Todo recibo de elementos debe respaldarse con un comprobante de ingreso que elabora el almacén, con base en el contrato, la factura comercial y, según el caso, el acto administrativo que autoriza la disposición de los bienes y el acta de entrega y recibo de los mismos, la cual debe estar suscrita además por el Interventor técnico del contrato u orden, quien certifica que los bienes que se reciben cumplen con las condiciones técnicas pactadas. • El Grupo de Contratos o la dependencia que haga sus veces, debe remitir al Almacén copia de todo contrato que tenga por objeto la adquisición a cualquier título de bienes, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su perfeccionamiento. • Por su parte, el Grupo de Interventoría o la dependencia que haga sus veces debe informar al Almacén en forma inmediata a la designación de interventores de dichos contratos, sobre las novedades a este respecto con indicación del nombre completo de los funcionarios designados, el cargo que desempeñan y la dependencia donde prestan sus servicios. • Sea cual fuere la naturaleza del contrato u orden de compra mediante la cual se adquieren bienes, para que el Almacén reciba los elementos se requiere el visto bueno del Interventor Técnico quien certificará por escrito que los bienes que se están entregando por parte del proveedor cumplen con las especificaciones y condiciones técnicas pactadas. • La recepción de los bienes debe realizarse, por regla general, en el Almacén del Ministerio de Salud, con la presencia del Interventor técnico. En este caso, el

comprobante de ingreso se elabora inmediatamente se reciban los elementos, previa verificación y confrontación de las especificaciones calidad de los mismos por parte del interventor técnico, de acuerdo con lo pactado en el contrato o convenio respectivo o lo especificado en el documento soporte y cuando se trate de donación, reintegro, recuperación, reposición o sobrante, deberá estar presente el interventor técnico si lo hubiere o un funcionario de la parte técnica en caso tal que se requiera. En principio únicamente podrán recibirse bienes en las cantidades y plazos estipulados en el contrato. Cuando se trate de entregas parciales, el Almacén se abstendrá de recibir o mantener en depósito los mismos, a no ser que el contrato permita esta posibilidad. Estas entregas diferentes a las pactadas deberán estar debidamente justificadas por parte del Interventor técnico o del responsable del área. En ningún caso podrá recibirse mayor cantidad de bienes a los contratados. Hoja 11 de 11 "NUMERO DE DOCUMENTO" "Epígrafe Documento" • Cuando la entrega del bien deba realizarse directamente en el lugar de utilización o en el lugar pactado contractualmente, diferente del Almacén, como por ejemplo ocurre con las publicaciones y en el caso de los materiales y equipos de difícil movilización cuyo traslado al Almacén puede acarrear costos adicionales de transporte y demás bienes que según la necesidad del servicio requieren de este tratamiento, el comprobante de ingreso se elabora con base en las actas originales de entrega y recibo correspondientes y el concepto del interventor técnico quien manifiesta que el contratista cumplió a cabalidad con el objeto del contrato y que los bienes fueron entregados con las condiciones de

calidad, según lo estipulado en el contrato y en los lugares indicados por el Ministerio, previa verificación por parte del Almacén del acto administrativo en que se dispone de los bienes. • Cuando se trate de medicamentos es indispensable para poder recibir en el Almacén, que se anexen los documentos de muestreo y los análisis de calidad de dichos medicamentos, en caso de requerirse estos documentos. • Cuando se trate de materiales y equipos que por sus especiales características técnicas y por haber quedado así estipulado en el respectivo contrato, deban someterse a inspección, prueba o ensayo por parte de peritos, el recibo, ingreso y contabilización por parte del Almacén se efectúa una vez se adjunte el correspondiente acto. • Los bienes recibidos en calidad de demostración se ingresarán cuando se haya dado cumplimiento integral a los trámites administrativos y de contratación respectivos. • Los bienes que por circunstancias excepcionales deban recibirse sin descripción ni especificación del valor, como puede ocurrir en el caso de donaciones de elementos con motivo de situaciones de emergencia o desastre natural, se identifican conforme a las agrupaciones del Sistema de Inventarios y se valorizan de acuerdo con la información disponible sobre dichos bienes en el Almacén, procediendo a levantar un acta en la que conste el código, la descripción, la unidad, la cantidad, el valor unitario y el valor total, suscrita por el Jefe de Almacén y la persona delegada para recibirlos y verificarlos y a elaborar el respectivo comprobante de ingreso con las observaciones pertinentes. • En el evento que los bienes recibidos en esas circunstancias no se puedan identificar ni valorizar de acuerdo con la información que posee el Almacén, se fijarán, tanto la

identificación como la valoración, mediante peritazgo, según el procedimiento establecido en el numeral 6.6. • Cuando se trate de elementos entregados por reposición, esta entrega deberá hacerse única y exclusivamente en el Almacén, en donde previa verificación de las características del bien se recibirá y suscribirá el acta de recibo a satisfacción. Cuando se trate de bienes que deben cumplir con ciertos requisitos técnicos el Almacén consultará con la dependencia correspondiente, para que se dé el concepto de aprobación del bien a recibir. • Los bienes adquiridos a cualquier título por el Ministerio de Salud, únicamente se entenderán recibidos cuando el Jefe de Almacén así lo certifique mediante comprobante de ingreso a Almacén. • El jefe de almacén o su delegado serán los únicos funcionarios competentes para formalizar la entrega o recibo de bienes a nombre del Ministerio de Salud. • Se prohibe terminantemente guardar bienes de propiedad particular dentro del Almacén. Requisitos y procedimientos para la entrada de bienes: Compras Hoja 12 de 12 "NUMERO DE DOCUMENTO" "Epígrafe Documento" Compras son los negocios jurídicos a través de los cuales la entidad adquiere bienes, de conformidad con las disposiciones legales vigentes. Toda compra de bienes por parte del Ministerio de Salud debe estar contemplada, en principio, en el Plan Anual de Compras de la respectiva vigencia, si está financiada con recursos del presupuesto de funcionamiento, o en el Plan Operativo Anual (POA) de las Direcciones Generales, si la compra afecta las apropiaciones del presupuesto de inversión.

El Jefe de Almacén debe remitir a la Secretaría General a más tardar el 31 de enero de cada año la relación pormenorizada (incluyendo especificaciones técnicas, cantidades, características, unidad de medida