MINSALUD - Resolución 1056 de 2015

REPÚBLICA DE COLOMBIA

1'~ -WMINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL RESOLUCIÓN NÚMERO• Q: J f _() 11Q 5 6 DE 2015

Por la cual se establecen los anexos técnicos del Registro Único de Afiliados - RUAF, el mecanismo de transferencia de los archivos y se dictan otras disposiciones. EL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL En ejercicio de sus facultades legales, en especial, de las conferidas en el numeral 23 del artículo 2 del Decreto - Ley 4107 de 2011 y en desarrollo de los artículos 25 y 31 de la Ley 1607 de 2012 y los Decretos 1637 de 2006, 721 de 2013 y 1047 de 2014 y, CONSIDERANDO Que mediante Decreto 1637 de 2006 se determinaron las especificaciones técnicas para el cumplimiento de la obligación por parte de las administradoras del Sistema de la Protección Social, esto es, los subsistemas de seguridad social en salud, pensiones, riesgos laborales, subsidio familiar, parafiscales, cesantías y asistencia social, de reportar la información al Registro Único de Afiliados - RUAF adoptando para el efecto, los anexos técnicos correspondientes. Que en desarrollo del citado decreto, se expidió la Resolución 2358 de 2006, modificada por las Resoluciones 2947 de 2006, 3336 de 2013 y 3796 de 2014, que estableció las especificaciones técnicas y los plazos para el cumplimiento de la obligación de reporte de información al Registro Único de Afiliados - RUAF, por parte de las citadas administradoras

señalando en su artículo 3, que para el efecto se deberá utilizar en internet la aplicación de Cargue y Descargue de Archivos - COA desarrollada por este Ministerio. Que la Ley 1636 de 2013 creó el Mecanismo de Protección al Cesante con el fin de mitigar los efectos del desempleo, relacionados principalmente con la disminución de los ingresos económícos de los trabajadores y sus familias y la desprotección frente al Sistema de Seguridad Social Integral. Que igualmente, mediante Decretos 604 de 2013 y 288 de 2014 se reglamentó el acceso y operación del Servicio Social Complementario de Beneficios Económicos Periódicos -BEPS, y se determinaron las condiciones para el otorgamiento de la pensión familiar establecida en la Ley 1580 de 2012, respectivamente. Que así mismo, a través del Decreto 055 de 2015, se reglamentó la afiliación de estudiantes al Sistema General de Riesgos Laborales. Que dado que las administradoras de los riesgos que conforman los diferentes subsistemas del Sistema de la Protección Social están obligadas a reportar la información relativa a sus empleadores y afiliados, se hace necesario adaptar las nuevas disposiciones normativas en aras de tener un sistema unificado y consolidado. Que dado lo anterior, se hace necesario adoptar la plataforma de integración de datos - PISIS del Sistema de Información de la Protección Social - SISPRO como mecanismo de transferencia de archivos en forma segura. Igualmente, es pertinente establecer la periodicidad y plazos de reporte a través de dicha plataforma. ~~------------------~ii~

,t ~ RESOLUCIÓN .t«J~9 Ü 1Q56 DE P.5 2W, Nf o . 1 de 73

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Continuación de la resolución "Por la cual se establecen los anexos técnicos del Registro Único de AfiliadosRUAF, el mecanismo de transferencia de los archivos y se dictan otras disposiciones." En merito de lo expuesto, RESUELVE Artículo 1. Objeto y campo de aplicación. La presente resolución tiene por objeto establecer los anexos técnicos del Registro Único de Afiliados - RUAF a través de los cuales las entidades Administradoras de los Subsistemas a que refiere el artículo 2 del Decreto 1637 de 2006, deberán reportar la información, en el mecanismo de transferencia de los archivos, "Plataforma de Integración de datos - PISIS del Sistema de Información de la Protección Social - SISPRO". Igualmente, señalar la periodicidad, plazos para el reporte y la disposición de los archivos de resultados del procesamiento de la información. Artículo 2. Anexos Técnicos del Registro Único de Afiliados - RUAF. Adóptense como parte integral de la presente resolución, los anexos técnicos 1, 2, 3, 4, 5, 6 y 7 relacionados a continuación, contentivos de las especificaciones y estructuras de los archivos a reportar por cada una de las administradoras de los diferentes Subsistemas, al Registro Único de Afiliados - RUAF, así: "Anexo Técnico 1. Afiliados a Fondos de Pensiones: Subsistema de Seguridad Social en Pensiones Anexo Técnico 2. Afiliados a Fondos de Cesantías: Subsistema de Cesantías Anexo Técnico 3. Afiliados a Riesgos Laborales: Subsistema de Seguridad Social en

Riesgos Laborales. Anexo Técnico 4. Pagadores de Pensiones: Subsistema de Seguridad Social en Pensiones - Entidades pagadoras de pensiones Anexo Técnico 5. Compensación Familiar: Subsistema de Subsidio Familiar". Anexo Técnico 6. Programas de Asistencia Social: Subsistema de Asistencia Social y Subsistema de Parafiscales". Anexo Técnico 7. Especificaciones técnicas aplicables a los anexos técnicos del Registro Único de Afiliados - RUAF". Parágrafo. Los datos correspondientes al Subsistema de Seguridad Social en Salud, serán tomados de la información suministrada por las EPS del régimen contributivo y subsidiado al Fondo de Solidaridad y Garantía - Fosyga del Ministerio de Salud y Protección Social. La actualización de la información en el Registro Único de Afiliados -RUAF, refleja el estado de la afiliación con corte al último día del mes vencido. Artículo 3. Periodicidad y plazo del reporte de las novedades al Registro Único de AfiliadosRUAF. Las Administradoras de cada uno de los Subsistemas, deben reportar los archivos mencionados en el artículo anterior, en las siguientes fechas: Fecha de Corte de la Plazo para enviar los archivos planos ANEXOS Periodicidad Información a reportar Desde Hasta !Anexo técnico 1. Afiliados a Ola viernes de la Fondos de Pensiones Semanal semana, i~cluyendo Día sábado siguiente Día lunes siguiente al Subsistema de Seguridad novedades de ese al día de corte día de corte. Social en Pensiones dia Ultimo dia Día primero calendario Día 10 calendario del

IAnexo técnico 2. Afiliados a calendario del mes del mes siguiente de la mes siguiente de la Fondos de Cesantías Mensual reportado información a reportar información a ~ubs1stema de Cesantías reportar Anexo técnico 3. Afiliados a Semanal Dia viernes de la Riesgos Laborales: semana, incluyendo Ola sábado siguiente Dia lunes siguiente al Subsistema de Seguridad novedades de este al dla de corte día de corte. Social en Riesqos Laborales. día. Anexo técnico 4. Pagadores Día viernes de la de Pensiones: Subsistema de Semanal semana, incluyendo Día sábado siguiente Día lunes siguiente al Seguridad Social en Pensiones novedades de este al día de corte día de corte. - Entidades paqadoras de día Continuación de la resolución "Por la cual se establecen los anexos técnicos del Registro Único de AfiliadosRUAF, el mecanismo de transferencia de los archivos y se dictan otras disposiciones." Fecha de Corte de la Plazo para enviar los archivos planos ANEXOS Periodicidad Información a reportar Desde Hasta pensiones 11.nexo técnico 5. Día Viernes de la Compensación Familiar: Semanal semana, incluyendo Día sábado siguiente Día lunes siguiente al Subsistema de Subsidio novedades de este al dia de corte día de corte. Familiar. dia Anexo técnico 6. Mensual, trimestral, Ultimo día Día primero calendario Día 10 calendario del Programas de Asistencia semestral o anual, calendario del siguiente al día de mes siguiente al día Social: Subsistema de dependiendo del periodo reportado corte, de acuerdo a la de corte, de acuerdo

!Asistencia Social y programa periodicidad a la periodicidad Subsistema de Parafiscales·. Artículo 4. Disposición de los archivos de resultados del procesamiento de la información reportada al RUAF. Como resultado del procesamiento de la información reportada por las administradoras, este Ministerio publicará dichos archivos, conforme a las especificaciones previstas en el numeral 3 del anexo técnico 7, que hace parte integral de la presente resolución. Artículo 5. Plataforma para el envío de los archivos al Registro Único de Afiliados - RUAF. La información correspondiente a los anexos técnicos a que refiere el artículo 2 de la presente resolución, debe reportarse a través de la plataforma de Integración de datos - PISIS del Sistema de Información de la Protección Social - SISPRO, conforme con las especificaciones previstas en el numeral 2 del Anexo técnico 7. "Especificaciones técnicas aplicables a los Anexos del Registro Único de Afiliaciones - RUAF", que hace parte integral de la presente resolución. Articulo 6. Tratamiento de la información. Las entidades que participen en el flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que le sea aplicable en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Ley 1712 de 2014 y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan; en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad, confidencialidad y veracidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tienen acceso. Articulo 7. Implementación de los anexos técnicos por parte de las administradoras. Los

anexos técnicos 1, 2, 3, 4, 5, 6 y 7 del Registro Único de Afiliados - RUAF, a que se refiere el artículo 2 de la presente resolución, deben implementarse por las Administradoras de los diferentes Subsistemas, a partir del 1 de junio de 2015 con el reporte de las novedades periódicas del mes de mayo de 2015. Artículo 8. Vigencias y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 2358 de 2006, modificada por las Resoluciones 2947 de 2006, 3336 de 2013 y 3796 de 2014.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D. C., a los '! g ABR2 Gi5 ALEJAN RJ.GA~A URIBE inistro de alua y Protección Social\ REsoLuc1óN NL.W!OnO1 On 56 oe Continuación de la resolución ·Por la cual se establecen los anexos técnicos del Registro Único de AfiliadosRUAF. el mecanismo de transferencia de los archivos y se dictan otras disposiciones."

ANEXO TÉCNICO 1

Afiliados a Fondos de Pensiones: Subsistema de Seguridad Social en Pensiones Las administradoras de los Fondos de Pensiones deben suministrar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización del Registro Único de Afiliados a la Protección Social - RUAF. sus afiliados.

Para el efecto deben enviar los siguientes archivos: a) MAESTRO DE AFILIADOS CARGUE PERIÓDICO, b) NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN y c) ESTADO AFILIACIÓN Y AL DIA DEL APORTANTE, de acuerdo con las

estructuras y especificaciones que a continuación se describen. Igualmente, se les dispondrán los archivos de inconsistencias para cada uno de los archivos mencionados, con las especificaciones establecidas en este anexo técnico El anexo técnico tiene las siguientes secciones: Sección 1. Estructura y especificación de los archivos. Sección 2. Glosario de campos del anexo técnico 1

1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS. 1.1 ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DEL NOMBRE DEL ARCHIVO El nombre para cada archivo debe ser único. No se permiten varios archivos con el mismo nombre. 1.1.1 ARCHIVOS MAESTRO DE AFILIADOS CARGUE PERIÓDICO, NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN Y NOVEDADES DE ESTADO AFILIACIÓN Y AL DIA DEL APORTANTE Los nombres de los archivos deben cumplir con los siguientes estándares:

Componente del Valores Permitidos o Longitud Descripcion Requerido Nombre de Archivo Formato F11a Módulo de Identificador del módulo de información· RUA 3 SI mformac1on RUAF Fuente de la Información - Administradoras Tipo de Fuente 250 3 SI de Fondos de pensiones AFP Información de los siguiente temas. Maestro de Afiliados Cargue PMPP PMPP Periódico Tema de PNPA PNPA Novedades de Actualizaci·-ón 4 SI información PNPE Novedades de Estado PNPE Afiliación y al día del apo1ante Corresponde a la fecha del día viernes de Fecha de Corte AAAAMMDD 8 SI la semana Tpode Tipo de 1dentificac1ón de la entidad 1dent1f,cac1odne la reportadora de la información entidad NI - NI. correspondiente al tipo de 2 SI

reportadora 1dent1f1cac1óNnI T Número de ident ficac1ón de la entidad que envía los archivos, de acuerdo con el tipo de ident1f1cac1ódne l campo anterior Número de Número de NIT identificación de la 999999999999 Se debe usar el carácter CERO de relleno 12 SI entidad a la izquierda si es necesario para reportad ora completar el !amano del campo Ejemplo. 000860999123 Indicador de que a continuación está el Indicador de co dato de código de la entidad que reporta 2 SI Código co Código de la entidad reportadora. Número asignado por el ente supervisor Código de la xxxxxx que agremia estas entidades. 6 SI Entidad Se debe usar el carácter CERO de relleno ª o o 1 56 g AB~ºrtl~JA

RESOLUCIÓN N~~o DE:_ No. de 73

Continuación de la resolución "Por la cual se establecen los anexos técnicos del Registro Único de AfiliadosRUAF. el mecanismo de transferencia de los archivos y se dictan otras disposiciones." Componente del Valores Peunítidos o Longitud Oescripcion Requerido Nombre de Arcl1ivo Formato Fi¡a a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo E1emplos 025-14 0025-3 230201 Extensión del .TXT Extensión del archivo plano 4 SI archivo NOMBRE DE ARCHIVOS: MAESTRO DE AFILIADOS CARGUE PERIÓDICO, NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN Y NOVEDADES DE ESTADO AFILIACIÓN Y AL DIA DEL APORTANTE 1 Tipo de Archivo Nombre de Arc111\1o Longitud

RUA250PMPPAAAAMMDDNlxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt Reporte de la informacion de las afiliaciones RUA250PNPAAAAAMMDDNlxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt 44 a os Fondos de pensiones 1 RUA250PNPEAAAAMMDDNlxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt Se debe enviar un único archivo por tema de información, por periodo de reporte. Si se envlan más archivos serán rechazados. 1.1.2 ARCHIVOS DE INCONSISTENCIAS DEL MAESTRO DE AFILIADOS CARGUE PERIÓDICO, NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN Y NOVEDADES DE ESTADO AFILIACIÓN Y AL DÍA DEL

APORTANTE.

Los archivos de inconsistencias cumplirán con los siguientes estándares: Componente del va·ores Permitidos o Longitud Descripc1on Requerido Nombre de Archivo Formato Fija Módulo de Identificador del módulo de información: PUB 3 SI información Pubhcac1ones Fuente de la Información - Ministerio de Tipo de Fuente 200 3 SI Salud v Protección Social Información de los siguiente temas 11 ~ Maestro de inconsistencias PMPP PMPP de Afiliados cargue Tema de PNPA oeródico 4 SI información PNPE PNPA Novedades de actualización Novedades de estado PNPE afiliación y al dia del 1 aocrtante Corresponde a la fecha del archivo procesado por RUAF y enviado por la Fecha de Corte AAAAMMDD 8 SI administradora. Eiemolo. 20141231 Tipo de 1dent1cf ación del Ministerio de Tipo de Salud y Protección Social quien publica las identificac,ón de la NI incons,stenc,as 2 SI entidad .

NI correspondiente al tipo de reportadora 1denlif1caciónN IT. Número de identificación del Ministerio de salud y Protección Social: . Número de Número de NIT identificación de la Se debe usar el carácter CERO de relleno 999999999999 12 SI entidad a la izquierda si es necesario para reportadora completar el tamaño del campo Ejemplo. 000900474727 Tipo de identificación de la entidad destino Tipo de de la información: identificación de la NI 2 SI NI correspondiente al tipo de 1dent1ficac1ón entidad desuno NIT Número de identificación de la entidad que recibe los archivos. de acuerdo con el tipo Número de de identificación del campo anterior: identificación de la 999999999999 12 SI Número de NIT entidad destino Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario oara ª O1 Q56

RESOLUCIÓN N_~Mfl'ffi:J DE 2015 HOJA No. de 73 - Q A~Q ?n11

Continuaciónd e la resolución" Porl a cual se establecenlo s anexost écnicosd el RegistroÚ nicod e AfiliadosRUAF.e l mecanismod e transferenciad e los archivosy se dictano tras disposiciones." -·---·--·-··--·---------------------------------------------------------·--------------------------------------·---··-------------------- Componente del Valores Pe1m1t1doos Longitud Descripción Requerido Nombre de Archivo Formato Fiía completar el tarraño del campo.

EJemplo: 000860314055

Indicador de que a continuación está el Indicador de co dato de código de la entidad que reporta 2 SI Código co Código de la entidad a quien se reporta las

mconsIstencIas Número asignado por el ente supervisor que agremia estas entidades. Se debe usar el carácter CERO de relleno Código de la xxxxxx a la izquierda si es necesario para 6 SI Entidad completar el tamaño del campo. E1emplos· 025-14 230201 230901 Extensión del .TXT Extensión del archivo plano. 4 SI archivo

NOMBRE DE ARCHIVOS DE INCONSISTENCIAS: MAESTRO DE INCONSISTENCIAS DE

AFILIADOS CARGUE PERIÓDICO, NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN Y NOVEDADES ESTADO

AFILIACIÓN Y AL DÍA DEL APORTANTE. r Tipo de Archivo Nombre de Archivo Longitud PUB200PMPPAAAAMMDDNI0009004 7 4 727NlxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx. txt Publicación de información de PU B200PN PA AAAAMMDDN1 00090047 4 727N lxxxxxxxxxxxxCOxxxxxtxxt. InconsIstencIas de afiliaciones a los 58 PUB200PNPEAAAAMMODNI000900474727NlxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt Fondos de pensiones. 1 1.2 ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS 1.2.1 MAESTRO DE AFILIADOS CARGUE PERIODICO El archivo maestro de afiliados cargue periódico está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de los afiliados para el reporte periódico de creación de nuevos afiliados a pensiones. Los campos que deben enviarse en la estructura del archivo. son los correspondientes a la columna CÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 1, tanto en el Registro tipo 1, como en el

Registro tipo 2. El campo No. es un consecutivo que indica el orden de los campos dentro de cada registro. Este es utilizado por el aplicativo PISIS, en el momento de la validación del archivo, para mostrar el campo que dentro de un registro presenta error. Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios, deben reportarse en el archivo como(.,)

REGISTRO TIPO 1 - REGISTRO DE CONTROL

" ...

CODIGODE- =º =i" o' o 1

No CA GM LOPO SA E RN IO E L 'JOMBRE DEL CAMPO ~ : ~$ ~~ VALORES PERMITIDOS REQUERIDO

º~º DEL ANEXO 1 -::. o o Tipo de Registro 1 1 valor que significa que el SI registro es de control 1 17 Código administradora 6 Ver glosario SI 2 35 Fecha inicial del período de la información 10 AAAA-MM-DD SI 3 36 Fecha final del periodo de la 1nformac1ón 10 AAAA-MM-DD SI Debe corresponder a la cantidad Total de registros relacionados en el 4 37 8 de registros tipo 2, contenidos en SI archivo el archivo Ver tabla '1.1 ESTRUCTURA Y 5 38 Nombre del Archivo (Con extensión .TXT) 44 SI

ESPECIFICACIÓN DEL g ABJrº2~1~0JA

RESOLUCIÓNN VM[:p~J01056 DE,::- No. 7 de73

Continuación de la resolución "Por la cual se establecen los anexos técnicos del Registro Único de AfiliadosRUAF, el mecanismo de transferencia de los archivos y se dictan otras disposiciones."

CÓDIGO DEL

CAMPO EN EL

No, NOMBRE DEL CAMPO .·~ VALORESP ERMITIDOS REQUERIDO

GLOSARIO

DEL ANEXO 1

I NOMBRE DEL ARCHIVO"

1 REGISTRO TIPO 2 - REGISTRO DE DETALLE '" No. m . go 8 z ~_ w 0 : <¡ :. ! e '. Ow 0 a ¡ .. .o. .¡J J0. <j: . . [ z , i i ) : NOMBRE DEL CAMPO 1 .a t ( S: .z: : !w > ) i -. C < :. E . 1J !l ' .a <:O -::. : ' VALOR PERMITIDO º g o L : o w o:U > w :: w :: : . e O o o o . . ::. · : :: O :. Ua: eo - : º ) J. Ü(.!) o o Tipo de registro 1 2: valor que significa que el registro SI es de detalle 1 1 Tipo de identificación del afiliado 2 Ver qlosario SI 2 2 Número de ident1ficac1ódne l afiliado 17 SI 3 3 Código género 1 Ver qlosario SI 4 4 Fecha de nacimiento 10 AAAA-MM-DD SI 5 5 Departamento nacimiento 2 Ver qlosario NO ~- 6 Municipio nacimiento 3 Ver qlosario NO 7 7 Primer apellido 60 Ver glosario - SI 8 8 Segundo apellido 60 Los datos básicos de la persona NO 9 9 Primer nombre 60 deben coincidir con los registrados -1 SI en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información 10 10 Segundo nombre 60 oficial de identificación de las NO personas, si no coinciden serán glosados. 11 11 Departamento residencia 2 Ver glosario SI 12 12 Municipio residencia 3 Ver glosario SI

13 15 Fecha efectiva de afiliación a la administradora 10 AAAA-MM-DD SI 14 16 Afiliación subsidiada 1 Ver q losario SI 15 17 Código administradora 6 SI 16 18 Códiqo tipo de cotizante 2 Ver glosario SI 17 39 Afiliado cesante 1 Ver glosario SI 18 19 Tipo de identificación del aportante 2 Ver glosario NO 19 20 Número de identificación del aportante 17 NO 20 21 Diq1tod e verificación del aportante 1 Ver alosario NO 21 22 Razón social del aportante 150 Ver qlosario NO 22 23 Clase de aportante 1 Ver qlosario SI 23 24 Departamento de la ubicación laboral 2 Ver glosario SI 24 25 Municipio de la ubicación laboral 3 Ver alosario SI 25 26 Fecha de vinculación con el aportante 10 AAAA-MM-DD NO 26 27 Estado de la afiliación 1 Ver alosario SI 27 28 Al día 1 Ver alosario SI Este campo sólo se diligencia si la creación de afiliación corresponde a 28 34 Código de la administradora desde donde se traslada 6 un traslado de afiliados entre administradoras. 11 29 40 Traslado 1 Ver Glosario NO Los campos con código 8 (segundo apellido) y 10 (segundo nombre) en el glosario del anexo 1, son obligatorios si el afiliado, de acuerdo con su documento de identidad, los tiene. Los campos con código 19 (Tipo de identificación del aportante), 20 (Número de identificación del aportante) y 22 (Razón social del aportante) en el glosario del anexo 1, no serán obligatorios si el

campo 39 (afiliado cesante) viene en valor S. Si el campo con código 18 (Código tipo de cotizante) es 3 (independiente), la información del aportan te campos 19 (Tipo de identificación del aportante) y 20 (Número de identificación del aportante), debe ser la misma de los campos 1 (Tioo de identificación del afiliado) y 2 (Número de identificación del afiliado) respectivamente. Para el cargue periódico, si un afiliado tiene más de un aportante, la administradora de pensiones debe reportar un registro por cada uno de ellos, diligenciando la totalidad de los campos del archivo maestro de afiliados cargue periódico.

-ª RESOLUCIÓN N~Máffi.)01056 DE 2015 HOJA No. de 73 q 2015

Continuación de la resolución "Por la cual se establecen los anexos técnicos del Registro Onico de AfiliadosRUAF. el mecanismo de transferencia de los archivos y se dictan otras disposiciones." Para las novedades de creación de nuevos afiliados que tengan más de un aportante, la administradora de pensiones sólo debe reportar un registro al archivo maestro de afiliados cargue periódico, diligenciando la totalidad de los campos con un aportante; los demás aportantes los debe reportar en el archivo de novedades de actualización con la novedad P07.

1.2.2 ARCHIVO DE NOVEDADES DE ACTUALIZACION.

El archivo de novedades de actualización está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.

Novedades de creación de nuevos afiliados. Las administradoras deben reportar periódicamente la creación de nuevos afiliados a pensiones utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de afiliados cargue periódico a pensiones. Igualmente, cuando se produce una nueva afiliación como consecuencia de un traslado de régimen ó traslado de administradora del mismo régimen, deberá reportarse la creación de la nueva afiliación enviando el maestro de afiliados cargue periódico. Novedades de actualización. La información de los afiliados reportados a través del archivo maestro de afiliados cargue periódico debe ser actualizada por las administradoras mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de afiliados a pensiones. De acuerdo a cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla "CÓDIGOS DE

NOVEDADES DE AFILIADOS A PENSIONES".

El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de éstas. Cuando en una novedad hayan campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor. es decir debe ser vacío y reportarse en el archivo como (,J Cuando una afiliación tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.

REGISTRO TIPO 1 - REGISTRO DE CONTROL irl _J t" ~:ZQ~ o w tr u.J N:ó-, o~z NOMBRE DEL CAMPO VALORES PERMITIDOS REQUERIDO o. o<( i ..o.J..~.;

l..> o o Tipo de Registro 1 valor que significa que el SI re istro es de control 1 17 Códi o de la administradora 6 Ver !osario SI 2 35 Fecha inicial del período de la información 10 AAAA-MM-DD SI 3 36 Fecha final del eriodo de la información 10 AAAA-MM-DD SI Debe corresponder a la cantidad 4 37 Total de registros relacionados en el archivo 8 de registros tipo 2, contenidos en SI el archivo. Ver tabla "1.1 ESTRUCTURA Y 5 38 Nombre del Archivo (Con extensión .TXT) 44 ESPECIFICACIÓN DEL SI

NOMBRE DEL ARCHIVO" REGISTRO TIPO 2 - REGISTRO DE DETALLE i U_J J . W.¡ oü l o w..J o o

g~º!-i a: ·····ªºi No. ¡¡ NOMBRE DEL CAMPO t(_• .•·of:s \/ALOR PERMITIDO w i o5 o ::. . o<tz ~i~ : o w:: > üi)~ o:: o o Tipo de registro 1 2: valor que significa que el registro es de SI detalle 1 17 Códiqo administradora 6 Si 2 1 Tipo de identificación del afiliado 2 Ver qlosario SI 3 2 Número de identificación del afiliado 17 SI 4 7 Primer apellido 60 Ver glosario SI Continuaciónd e la resolución" Por la cual se establecen los anexos técnicos del Registro Único de AfiliadosRUAF, el mecanismo de transferencia de los archivos y se dictan otras disposiciones."

... .... u:1 o u_J .iw...Jo _ ow..J 1 o No. -o 0 < i3 gW !z > o o ~Ooo .~

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NOMBRED EL CAMPO 1 ~ - ~ 9 ¡º ~< .( ~º .~C I . 1 VALOR PERMITIDO

F w : 0 w1 , : i:: u 13 o:: 5 8 Seoundo aoellido 60 NO 6 9 Primer nombre 60 '"si 7 10 Seoundo nombre 60 NO Ver "Códigos de novedades de afiliados a 8 Código de la novedad 3 SI pensiones" 9 Valor 1 Dependiendo del código de la novedad se 10 Valor 2 eben registrar los valores en el mismo 11 Valor 3 brden en que aparecen en la tabla de 12 Valor 4 'Códigos de novedades de afiliados a 13 Valor 5 pensiones " y los que no se modifiquen no 14 Valor 6 levarán ningún valor, es decir deben ir vacío 15 Valor 7 P' reportarse en el archivo como ., NO 16 Valor 8 17 Valor 9 ,:;e deben completar los nuevos 15 valores eniendo en cuenta lo explicado 18 Valor 10 _.nteriormente. 19 Valor 11 20 Valor 12 ·• 21 Valor 13 22 Valor 14 23 Valor 15 1.2.2.1 CÓDIGOS DE NOVEDADES DE AFILIADOS A PENSIONES Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las administradoras de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los afiliados, las afiliaciones y los aportantes. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades sólo aplican para afiliados existentes en el Registro Único de Afiliados a la Protección Social - RUAF. I Cód, fOf~n de fas variables de la Observaciones

Descripción Nov. novedad • 0 Modificar la información de una persona que se encuentra en la base de datos RUAF. Los datos modificados deben coincidir con los registrados en el P01 Modificar persona 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9.10, 11.12 documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados. Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF. Los datos básicos de la persona, asociados P02 Modificación identificación de persona 1, 2 al documento que se corrige. deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados. P03 Modificar afiliación a pensiones 15. 16 Modificar la información de la afiliación a pensiones en la base de datos RUAF. Retirar afiliación a pensiones en la base de datos RUAF en los siguientes casos: Si el caso es por fallecimiento se deben diligenciar los campos 30, 31 y 33. Si el caso es por reconocimiento de pensión, devolución de saldos o indemnización sustitutiva, se deben diligenciar los campos 30, 31 y 32. P04 Retirar o trasladar afiliación a pensiones 30, 31, 32, 33, 34 Si el caso es por traslado de administradora se deben diligenciar los campos 30, 31, y 34. Si el caso es por anulación o retracto se deben diligenciar los campos 30, 31.

Si el caso es por "Anulación por multiafilíación" se deben diligenciar los campos 30 y 31, donde el "campo 30" corresponde a la fecha de la aplicación del 1 proceso de marcación. N_~li'lt.ftjQ01056_D gE ~.B~º7.~1'5°JA RESOLUCIÓN No. 10 de73 Continuación de la resolución "Po, la cual se establecen los anexos técnicos del Registro Único de AfiliadosRUAF, el mecanismo de transferencia de los archivos y se dictan otras disposiciones." ----------------·-··------------·-·----------·-------------·-·------------------------------------------------------------------------ Cód. Orden de las variables de la 1 Observaciones Descripción Nov. novedad 1 Si el caso es por "cedido por multiafiliación" se deben diligenciar los campos 30 y 31. donde la fecha "campo 30" corresponde a la fecha de fin de la vigencia. Si el caso es por "sust1tuc1óns" e deben diligenciar los campos 30 y 31, donde la fecha "campo 30" corresponde a la fecha de la sust1tuc1ódne administradora Si el caso es por "fusión se deben diligenciar los campos 30 y 31 donde la fecha ·campo 30" debe corresponder a la 1 fecha de la fusión de las adm1n1stradoras. Si el caso es por "liquidación" se deben diligenciar los campos 30 y 31 donde la fecha "Campo 30" debe corr