MINSALUD - Resolución 1255 de 2021

República de Colombia \.,..·: Ul /' . .. -, '

MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL

RESOLUCIÓN NÚMERO DE 2021 2 O AGO2 021 ( ) Por la cual se definen las condiciones y la estructura de datos para el reporte de la información de las personas que habitan en el país y que no cuentan con un documento de identidad expedido por el Estado colombiano para identificarse EL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL En ejercicio de sus facultades legales, en especial, las conferidas por los numerales 3 y 7 del artículo 173 de la Ley 100 de 1993, artículo 19 de la Ley 1751 de 2015, el numeral 12 del artículo 6 del Decreto - Ley 4107 de 2011 y el artículo 8 del Decreto 109 de 2021, CONSIDERANDO Que el Decreto 109 de 2021, modificado por los Decretos 404,466, 630 y 744 de 2021 adoptó el Plan Nacional de Vacunación - PNV contra el COVID-19, en el que, partiendo de la base de que las vacunas contra esa enfermedad son un bien escaso en el mundo, y con el objeto de reducir la morbilidad grave y la mortalidad específica por su transmisión, disminuir la incidencia de casos graves y proteger a la población que tiene alta exposición al virus, se estableció una priorización por grupos poblacionales para recibir la vacuna, basada en los principios de solidaridad, eficiencia, beneficencia, prevalencia del interés general, equidad, justicia. social y distributiva, transparencia, progresividad, enfoque diferencial, acceso y accesibilidad e igualdad.

Que la Población objeto del Plan Nacional de Vacunación contra el COVID-19, de acuerdo con la evidencia disponible, corresponde a los habitantes del territorio nacional de 12 años en adelante, hasta alcanzar la vacunación de al menos, el 80% de los habitantes del territorio nacional, quienes deben encontrarse identificados plenamente como requisito para recibir la vacuna. Que el artículo 8 del Decreto 109 de 2021 determina que le corresponde al Ministerio de Salud y Protección Social la identificación de las personas a vacunar en cada etapa del Plan Nacional de Vacunación contra el COVID-19, de acuerdo con los grupos poblacionales priorizados, para lo cual solicitará a las entidades públicas o privadas la entrega de la información correspondiente. Que, a través de los sistemas de información interoperables con los que cuenta el Estado colombiano y que están a disposición de este Ministerio, se ha establecido un número importante de la población a ser vacunada contra el COVID - 19; sin embargo, estos registros resultan insuficientes para identificar y registrar la totalidad de las personas objeto del Plan Nacional de Vacunación. Que, tratándose el Plan nacional de Vacunación de un evento de interés en salud pública que impacta la salud y el bienestar de la población, es preciso identificar a las personas que no tienen documento de identificación valido, con fin de garantizarles el acceso a la 2 O AGO2 021 ·0000125 5

RESOLUCIÓN NÚMERO DE 2021 Ho·a No. 2

Contínuaciónd e la resolución: "Por fa cual se define las condicionesy la estructura de datos para el reporte de fa información de las personas que habitan en el país y que no cuentan con un documento de identidad expedido por el Estado colombiano para

identificarse·· vacunación contra el covid-19 y de esta manera alcanzar la inmunidad comunitaria. Que, en este sentido, se hace necesario identificar las personas que habitan en el territorio nacional y carecen de un documento de identidad expedido por el Estado colombiano, mediante la aplicación de un censo a cargo de los distritos y municipios, lo que permitirá su inclusión en el PNV, estableciendo los responsables del reporte de la información, las condiciones y los datos necesarios para ser registrados a través de la plataforma PISIS que se integra a MIVACUNA COVID - 19 y conformar la Base de Datos Maestra de Vacunación. En mérito de lo expuesto, RESUELVE Artículo 1. Objeto. La presente resolución tiene por objeto definir las condiciones y la estructura de datos que deberán cumplir los municipios, distritos y departamentos con área no municipalizadas, para el reporte de la información de las personas que habitan en sus jurisdicciones y no cuentan con un documento de identidad expedido por el Estado colombiano para identificarse, conforme al censo de que trata el artículo 8 del Decreto 109 de 2021. Artículo 2. Ámbito de aplicación. Las disposiciones contenidas en la presente resolución aplican a la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia y a las entidades territoriales de orden municipal, distrital y departamentos con áreas no municipalizadas, responsables de generar los datos y reportar al Ministerio de Salud y Protección Social. Parágrafo. Las entidades territoriales del orden departamental deberán garantizar que todos los municipios de su jurisdicción realicen el envío de la información. Artículo 3. Censo. Corresponde a municipios, distritos y departamentos con áreas no

municipalizadas aplicar un censo que permita identificar la población habitante de su jurisdicción que no cuenta con un documento de identificación expedido por el Estado colombiano. Artículo 4. Población objeto del censo. Personas que habitan en el país y no cuentan con documento de identificación expedido por el Estado colombiano. Artículo 5. Estructura para el reporte de información a la plataforma PISIS. Los municipios, distritos y departamentos con áreas no municipalizadas deberán reportar la información producto del censo realizado, en la estructura de dalos prevista en el anexo que hace parte integral de esta resolución, a través de la Plataforma de Intercambio de Información PISIS del Sistema Integrado de Información de la Protección Social (SISPRO). Este Ministerio solicitará a la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia la información correspondiente al Registro Único de Migrantes Venezolanos (RMUV) Artículo 6. Plazo para el reporte de la información. Las entidades territoriales del orden departamental, distrital y municipal deberán hacer el primer reporte a partir de la publicación de la presente resolución y hasta el 30 septiembre de 2021 y posteriormente, podrán reportar las novedades durante los quince (15) primeros días hábiles de cada mes, hasta finalizar la vacunación contra el COVI 0-19 a nivel nacional. 2 OA GO20 21 ' -00001255

RESOLUCIÓN NÚMERO DE 2021 Ho·a No. 3

Continuación de fa resolución: "Por la cual se define las condiciones y fa estructura de datos para el reporte de la información de las personas que habitan en el país y que no cuentan con un documento de identidad expedido por el Estado colombiano para

identificarse" Artículo 7. Tratamiento de la información. Las entidades que participen en el flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que le sea aplicable, en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, de la Ley 1712 de 2014, del Capítulo 25 del Título 2 del Libro 2 de la Parte 2 del Decreto 1074 del 2015, y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, eñ. l{1,rtudd e lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad, confidencialidad y veracidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tiene acceso. Artículo 8. Vigencia. El presente acto administrativo rige a partir de la fecha de su publicación. PUBLÍQUESE y CÚMPLASE Dada en Bogotá, o.e., 2 O AGO Mini tro de Salud y Protecc1on Social Aprobó 4 Viceministro de Salud Pública y Prestación de Servicios Dirección de Promoción y Prevención • ~ ..- 1.- 01recc1ónd e Epidemiología y Demografía ':!?..._ . , , .-,. .'.. Oficina de Tecnologías de la Información ~as Comunicaciones ~ -.:.. Subdirector de Asuntos Normativos encargado de las funciones de la Dirección Jurídic 2 O AGO2 021

RESOLUCIÓN NÚMERO DE 2021 Ho·a No. 4

Continuación de la resolución: "Por la cual se define las condiciones y la estructura de datos para el reporte de la ínformació11d e

las personas que habitan en el país y que no cuentan con un documento de identidad expedido por el Estado colombiano para identificarse" ANEXO REPORTE DE INFORMACION DE POBLACIÓN QUE NO CUENTAN CON DOCUMENTO DE IDENTIDAD EXPEDIDO POR EL ESTADO COLOMBIANO Para realizar la priorización de la vacunación por COVID-19, los municipios, distritos y departamentos respecto a sus áreas no municipaliz<!das enviarán ~I :l\!linisterio de Salud y Protección Social la información de las personas que habitan en sus teri'itotios y no cuentan con un documento de identidad expedido por el Estado colombiano para identificarse. El envio se realizará a través de la plataforma PISIS. Para este anexo técnico se definen cuatro capítulos:

1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS.

2. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS.

3. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE ARCHIVOS.

4. PERIODO DE REPORTE Y PLAZO.

1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS AROl:IIVOS ., : :.1•. . '

a. Estructura y especificación del nombre del archivo. El nombre de los archivos de la información de las personas que habitan en sus territorios y no cuenta con un documento de identidad expedido por el Estado colombiano para identificarse, debe cumplir con el siguiente estándar: Componente del Valores nombre de permitidos o Descripción Longitud Requerido archivo formato fija Módulo de PAi Identificador del módulo de información 3 SI información :•· Tipo de fuente 125 , Fuente de la información: 3 SIEntidad territorial (municipios, distritos y departamentos con áreas

no municioalizadas) - Tema de COVI Personas . ·que habitan en sus 4 SI información territorios y' no cuentan con un documento de identidad expedido por el Estado colombiano para identificarse Fecha de corte AAAAMMDD Fecha de corte: debe corresponder con la 8 SI fecha en que se reporta la información Tipo de zz Tipo de identifica_ción de la entidad que identificación de la • reporta la inforn:,1;1ción. entidad que reporta - DE: Si corrési:,onde a una entidad territorial del orden departamental. -DI: Si corresponde a una entidad territorial 2 SI del orden distrital - MU: Si corresponde a una entidad territorial del orden municioal Número de identificación de la entidad que envía los archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior: Se debe usar el carácter CERO (O) de Número de relleno a la izquierda si es necesario para identificación de la 999999999999 12 SI completar el tamaño del campo. entidad que reporta Tipo de identificación DI: 000000011001

Tipo de identificación DE: 000000000005

Tipo de identificación MU: 000000005001

Extensión del .txt Extensión del archivo plano .TXT 4 SI archivo 2

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··OD0j1255

RESOLUCIÓN NÚMERO DE 2021 Ho·a No. 5

Continuación de la resolución: MPorla cual se define las condiciones y la estructura de datos para el reporte de la infonnación de fas personas que habitan en el país y que no cuentan con un documento de identidad expedido por el Estado colombiano para identificarse., NOMBRE DEL ARCHIVO Tipo de archivo Nombre de archivo Longitud

Reporte de información de las personas que habitan en sus territorios y no cuenten con un documento de PAl125COVIAAAAMMDD2Z999999999999.TXT 36 identidad expedido por el Estado colom.biano para / ¡ identificarse. b. Contenido del archivo. El archivo con la información está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para identificar la entidad fuente de la información y varios tipos de registros de detalle numerados a partir del Registro Tipo 2 que contienen la información solicitada así: .. Registro Descripción Reporte Tipo 1 Registro de control ' Obligatorio Registro de detalle: de las personas que habitan en sus territorios y Tipo 2 no cuenten con un documento de identidad expedido por el Estado Obligatorio colombiano cara identificarse Cada registro está conformado por campos, los cuales van separados por pipe (1) b.1. REGISTRO TIPO 1 -REGISTRO DE CONTROL Es obligatorio. Es el primer registro que debe aparecer en los archivos que sean enviados. "' o No.I Nombre del ::: g, g_ Valores permitidos " ·. e', ¡:: campo e: .::,, o O' ..J • a: o Tipo de registro 1 N 1: valor que significa que el registro es de control SI 1 Tipo de identificación de la 2A ipo de identificación de la entidad que reporta la información. SI entidad que reporta - DE: Si corresponde a una entidad territorial del orden departamental DI: Si córresponde'a una entidad territorial del orden distrital MU: Si corresoonde a una entidad territorial del orden municioal 2 Número de identificación 1: N Número de identificación de la entidad que envia los archivos, de SI de la entidad que reporta acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior. Para tipo

documento DI, MU, DI utilizar códiao DIVIPOLA 3 Fecha inicial del periodo 1( F En formato AAAA-MM-DD. SI de la información recortada 4 Fecha final del periodo de 1C F En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder con la fecha en que se SI la información reportada reporta la información y debe concordar con la fecha de corte del nombre del archivo. 5 Número total de registros 1( N Debe corresponder a la cantidad total de registros tipo 2 contenidos en SI de detalle contenidos en el archivo. el archivo b.2 REGISTRO TIPO 2 - REGISTRO DE DETALLE Mediante el Registro Tipo 2, se reporta la información de las personas que habitan en sus territorios y no cuenten con un documento de identidad expedido por el estado colombiano para identificarse para la vacunación por COVID -19. Los registros se identifican de manera única mediante los campos 3 y 4, por lo cual estos no deben repetirse. ' 2 O AGO2 021 .,nQ0:31255

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Continuaciónd e la resolución": Porf a cual se definef as condicionesy la estructurad e datosp ara el reported e fa informaciónd e las personasq ue habitane n el país y que no cuentanc on un documentod e identidade xpedidop or el Estadoc olombianop ara identificarse" "O ., o o :, E o. o "O ~ en- ><E . , ¡o ::. · "¡: ' No. No cm ambr pe o d el .e '. :J• E< 'a a u i Valores permitidos a: ", ' "O et:

o Tipo de reqistro 1 N 2: valor que siqnific,aq ue el registro es de detalle Si • 'Numero consecutivo de registros de detalle dentro del Si Consecutivod e 1 10 N archivo. Inicia en 1 para el primer registro de detalle y va registro incrementando_ de1 en 1, hasta el final del archivo. Si 2 Nacionalidad 3 A Incluir el código del país según el estándar ISO 3166-1 rripo de documento de identificación del personal Si (PA) Pasaporte Tipo de (CD) Carne diplomático documento de (CE) Cédula de extranjería 3 identificaciónq ue 2 A (SC) SalvocondÚcto·,, presenta el (PE) Permiso especial de permanencia censado (DE) Documento extranjero (SI) Sin identificación (cuando no tiene ningún tipo de ..d ocumento aue lo identifiaue) Número de docuni•entod e identificaciónp ersonal Si Número de Cuando el tipo de documento es "DE" se registra el documentod e numero asignado por el país de origen 4 20 A identificaciónd el censado Cuando el tipo es (SI) se debe asignar como número, el códigod el departamento-municipioy un consecutivo.

Ejemplo: 1 1001000000000000125 5 Primer apellido 60 A Primer apellido Si 6 Segundo apellido 60 A Segundo apellido No 7 Primer nombre 60 A Primer nombre Si 8 Segundo nombre 60 A Segundo nombre,. No Fecha de ·En formato AAAA-MM-DD. Si 9 10 F nacimiento Correo electrónico No 10 13 N Correo electrónicod el censado de contacto ' Código del m,unicipio de residencia. Ver la tabla de Si CódigÓd el referencia MUNICIPIO en web.sispro.gov.co (está de

11 departamento o 5 A acuerdo con la DIVIPOLA), donde se encuentran los del municipio valores permitidos ·- Indicadord e actualizaciónd el registro: Si 1:l risertarn uevo registroe n el sistema Indicadord e A: Actualizaciónd e la informaciónd el registro 12 novedades del 1 A E: Eliminaciónd el registror eportadop or error registro Para el primer reporte de información,s e debe registrar ·, "I" en este campó

2. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:

a. En el anexo técnico de los archivos, el tipo de dato corresponde a los siguientes: A-Alfanumérico N-Numérico O-decimal F-Fecha T-Texto con caracteres especiales b. Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato ANSI. con extensión .t xt c. Los nombres de archivos y los datos de estos deben ser grabados en letras MAYÚSCULAS, sin caracteres especiales y sin tildes. d. El separador de campos debe.ser pipe (1) y de6e ser usado exclusivamente para este fin. Los campos que corresponden a descripciones no deben incluir el carácter especial pipe (1). e. Cuando dentro de un archivo de datos se definan campos que no son obligatorios y que no sean reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo entre dos pipes, por ejemplo, si entre el dato1 y el dato3, el dato2 está vacío se reportará así: dato1 lldato3. f. Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas("") ni ningún otro carácter especial. 2 OA GO2 021

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Continuación de la resolución: "Por la cual se define las condiciones y la estructura de datos para el reporte de la información de las personas que habitan en el país y que no cuentan con un documento de identidad expedido por el Estado colombiano para identificarse ..

g. Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles. Para los campos que se permita valores decimales, se debe usar el punto como separador de decimales. h. Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guion, a excepción de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos.

1. Las longitudes de campos definidas en los registros de control y detalle de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo, es decir que los datos pueden tener una longitud menor al tamaño máximo. ·, •

j. Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto, no se les debe completar con ceros ni espacios. k. Tener en cuenta que cuando los códigos traen CEROS, estos no pueden ser remplazados por la vocal 'O' la cual es un carácter diferente a cero. l. Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro. Se utiliza el ENTER como fin de registro

3. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE ARCHIVOS El Ministerio de Salud y Protección Social dispondrá de la Plataforma de Intercambio de Información

(PISIS) del Sistema Integral de Información de la Protección Social -SISPRO, para que las entidades reporten la información. Primero se 'registra o actualiza la entidad en el Sitio Web del SISPRO y luego se registran los usuarios de la entidad.

Registrar entidad: httpsJ/web.sispro.gov.co/Entidades/ClienteNerificarEstadoRegistro Registrar usuarios institucionales: se pueden registrar en linea o mediante anexo técnico por PISIS.

Registro de usuarios institucionales en linea: t!!!Qs://web.sispro.qov.co/Seguridad/Cliente/Web/ReqistroSol1_citudes.a.!z.Q.l'i Registro de usuarios institucionales mediante Anexo Técnico SEG5D0USIN por PISIS· El procedimiento se encuentra detallado en la Guia de Usuario de Seguridad en https:/lweb.sispro.gov.co Control de calidad de los datos. La Plataforma PISIS recibe los archivos conformados según la estructura del presente anexo técnico determinado en este acto administrativo y realiza el proceso de validación, asL Primera validación: corresponde alá revisión de la estructura de los datos y se informa el estado de la recepción al reportante. • Segunda validación: Una vez realizada en forma exitosa la primera validación se realiza el control de calidad de contenido en el aplicativo misional y se informa al reportante el resultado. Se entiende cumplida la obligación de este reporte una vez la segunda validación sea exitosa. Mesa de ayuda. Con el propósito de brindar ayuda técnica para el reporte de los archivos, transporte de datos y demás temas relacionados, el Ministerio de Salud y Protección Social tiene dispuesta una mesa de ayuda. Los datos de contacto se encuentran en el siguiente enlace: https://www.sispro.qov.Q.QL.ayudas/PagestAvudas._8spx Adicionalmente, se dispone de documentación para el uso de la plataforma PISIS en el siguiente en lace: https:/ /web. sispro. gov. co/Web Pu bl ico/Soporte/F AQIF AQ. aspx

4. PERIODO DE REPORTE Y PLAZO

A partir de la publicación de la presente resolución y hasta el 30 septiembre de 2021, las entidades territoriales podrán reportar la información de que trata este acto administrativo y posteriormente reportar las novedades de 1 al 15 de cada mes hasta finalizar la vacunación.