MINSALUD - Resolución 1375 de 2002

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MINISTERIO DE SALUD

RESOLUCION NUMERO 1375 DE 2002

(Octubre 18) Por la cual complementa y aclara la Resolución No. 890 del 10 de julio de 2002 EL MINISTRO DE SALUD En uso de sus facultades legales contenidas en la Ley 100 de 1993 y Ley 715 de 2001 y el Decreto 1152 de 1999 CONSIDERANDO Que en la implementación de la Resolución No. 890 de 2002 se han formulado por parte de las entidades obligadas a reportar la información observaciones válidas que constituyen aportes para el logro del objetivo de conformar la base de datos única de afiliados. Que con ocasión de la situación de orden público de algunas zonas del país se deben generar mecanismos transitorios para garantizar el flujo de información relacionada con la afiliación al sector salud. Que debido a las dificultades que se presentan en el trámite para la obtención de los documentos de identificación de los afiliados.

RESUELVE: ARTÍCULO 1.- Objeto. Complementar y aclarar algunos artículos de la Resolución No. 890 de 2002 y el anexo técnico que hace parte integral de la misma para lograr su mejor implementación.

ARTICULO 2.- El artículo 4 de la Resolución No. 890 de 2002, se modifica para el Régimen Subsidiado en el párrafo Archivo Control de Contratos, en el siguiente sentido: la información consolidada de los contratos de su jurisdicción junto con el archivo maestro

de afiliados o de novedades deberá ser remitida por los departamentos al Encargo Fiduciario del FOSYGA y no al Ministerio de Salud. ARTICULO 3.- Flujo en el Régimen Subsidiado: El articulo 4 de la Resolución No. 890 de 2002 se complementa con el parágrafo 1 así: Cuando un municipio no tenga la capacidad para generar y consolidar la información de que trata la Resolución No.890 de 2002 y realizar las validaciones correspondientes, bien sea por motivos de alteración en el orden público u otras causas, las Administradoras de Régimen Subsidiado deberán remitir la información de su población afiliada, directamente al departamento correspondiente, previa autorización de la autoridad municipal, quien deberá informar la situación al responsable del manejo de la información en el respectivo departamento. ARTICULO 4. – Identificación de los afiliados: El artículo 7 de la Resolución No.890 de 2002 quedará así: La identificación única de los afiliados al Sistema General de Hoja 2 de 2

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Por la cual complementa y aclara la Resolución No. 890 del 10 de julio de 2002 Seguridad Social en Salud será la cédula de ciudadanía para los mayores de edad, la tarjeta de identidad para los menores de edad mayores de 7 años a los cuales la Registraduría Nacional del Estado Civil les haya expedido dicho documento y para los menores de 7 años será válido el registro civil o el número único de identificación personal NUIP; para los extranjeros, será la cédula de extranjería o el pasaporte. Para poblaciones especiales definidas en los acuerdos 77 y 177 del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud afiliadas al Régimen Subsidiado, se tendrá en cuenta la

siguiente tabla: Régimen Subsidiado: Condición Tipo Composición del número de identificación documento afiliado adulto mayor sin ASDepartamento + municipio + S + Consecutivo por identificación municipio (4 dígitos) S = Adulto mayor Ej: 05001S0006 afiliado indígena: grupo étnico IASDepartamento + municipio + I + consecutivo por municipio (4 dígitos) I = Indígena Ej: 05001I0007 afiliado indigenteASDepartamento + municipio +D + consecutivo por municipio (4 dígitos) D = indigente Ej: 05001D0008 afiliado menor abandonadoMSDepartamento + municipio +A + consecutivo por municipio (4 dígitos)A = menor abandonado Ej: 05001A0009 Se establece un plazo máximo de un año a partir del cumplimiento de los 18 años, para la actualización del documento de identidad de los afiliados. Se definen de manera temporal los siguientes tipos y números de identificación hasta tanto la Registraduría Nacional de Estado Civil incorpore en su base de datos de menores de edad la identificación correspondiente según sus parámetros; fecha a partir de la cual tendrán los obligados por la presente resolución tres meses para actualizar sus bases de datos y reportar las novedades al Encargo Fiduciario del FOSYGA. Condición Tipo Composición del número de identificación documento Si afiliado es menor sin identificación o MSNúmero de documento de la madre si existe o el recién nacido número de documento del cabeza de familia y un consecutivo iniciando en uno. Si es menor de edad y en Registro Civil MSFecha de nacimiento seguida del número serial no les han asignado el número que se encuentra en el documento físico del

complementario registro civil, con el siguiente formato: AAMMDDNROSERIAL (14 posiciones). EJ: 98121928719594 Para los menores de edad entre los 7 y RC o NUSeguirá siendo valido como documento de los 18 años que no posean tarjetas de identificación el Registro Civil de nacimiento (NIP identidad o NUIP). Las entidades deben garantizar que en la oportunidad en que el afiliado cambie o actualice su documento de identidad, simultáneamente se actualice su información histórica en todos los archivos, incluidos los correspondientes a los procesos de giro y compensación en el régimen contributivo y al reporte de afiliados y sus novedades en el Régimen Subsidiado, incluyen solo al afiliado con el último tipo y número de documento de identidad reportado por él o por su aportante. Igualmente, las entidades deben notificar a sus afiliados sobre la temporalidad del documento, la obligación de actualizarlo y los problemas de suspensión generados por el incumplimiento de este requisito.

PARÁGRAFO: Los números de identificación no deben venir con guiones ni ningún otro carácter especial.

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Por la cual complementa y aclara la Resolución No. 890 del 10 de julio de 2002 ARTICULO 5. – Modificaciones y aclaraciones al Anexo Técnico. Los siguientes valores definidos el anexo técnico de la Resolución No.890 de 2002 modifican o aclaran así: Tabla Nº.1: Nombres de archivos de control, para el Régimen Subsidiado quedan así: RÉGIMEN Nombre del Archivo Long. TRÁMITE

Nombre Subsidiado CSCODENTIDADDTOMCPIODDMMAAA 22Si la ARS lo reporta al Municipio o afiliados AV Departamento. CSDTOMCPIODDMMAAAAV16Si el Municipio lo reporta al Departamento CSDTODDMMAAAAV13Si el Departamento lo reporta al FOSYGA Subsidiado CTCODENTIDADDTOMCPIODDMMAAA 22Si la ARS lo reporta al Municipio o al Contratos AV Departamento. CTDTOMCPIODDMMAAAAV16Si el Municipio lo reporta al Departamento CTDTODDMMAAAAV13Si el Departamento lo reporta al FOSYGA Los nombres de los archivos de control para novedades son los siguientes: RÉGIMEN Nombre long DESCRIPCIÓN ContributivoCNCCODENTIDADDDMMAAAAV18CNC: Control Novedades contributivo AportantesCNACODENTIDADDDMMAAAAC18CNA: Control Novedades Aportantes CNSCODENTIDADDTOMCPIODDMMAA 23Si lo remite la ARS al Municipio o al AAV Departamento CNS: Control novedades subsidiado. Subsidiado CNSDTOMCPIODDMMAAAAV17Si lo reporta el municipio al Departamento CNSDTODDMMAAAAV14Si lo reporta el departamento al FOSYGA Regímenes de CNECODENTIDADDDMMAAAAV18CNE: control novedades régimen excepción Excepción Prepago y CNPCODENTIDADDDMMAAAAV18CNP: control novedades prepago y seguros de salud seguros de salud. Tabla Nº 2: Diseño de registros de control, el campo número de archivo, se debe llamar número de registro y corresponde a un consecutivo por archivo de los registros enviados

al Encargo Fiduciario del FOSYGA, siempre debe comenzar en 1 y terminar con el número de registros enviados. Tabla Nº 2: Diseño de registros de control, el campo Nombre del Archivo, NO debe llevar la extensión “.txt”. Ejemplo: Un registro de control para el archivo de novedades en contributivo de la EPS666 del mes de Agosto de 2002, tendría la siguiente estructura: 1,EPS666,01/08/2002,31/08/2002,2,15,MCEPS00625092002,,, Tabla Nº 4: Maestro de contributivo, para los campos tipo de identificación del cotizante, del cónyuge y del aportante incluir los valores RC y MS así: 1Tipo identificación del cotizante 2 CC, CE, PA, TI, NU, RC, MSxnull 12Tipo de identificación del 2 CC, CE, PA, TI, NU, RC, MSxnull cónyuge 31Tipo de identificación del 2 CC, CE, PA, TI, NI, NU, RC, MSxnull 1 1A portante 1 1 11 1 Tabla Nº 4: Maestro de contributivo, incluir al final de tabla el campo 43 Actividad económica con longitud 3 y valores determinados por la tabla CIIU revisión 3 del DANE, luego la tabla queda así: 43Actividad económica 3 Tabla CIIU revisión 3 DANEX Nullnull El campo 43 solo aplica a los cotizantes independientes. Hoja 4 de 4

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Por la cual complementa y aclara la Resolución No. 890 del 10 de julio de 2002 Tabla Nº 5: Maestro de aportantes Cuando un afiliado es empleador, se debe reportar

independientemente su información como aportante. El valor que debe reportar en el maestro de Aportantes para el campo 35. Tipo de aportante debe ser 1. Empleador. Tabla Nº 5. Maestro de aportantes, los valores que debe tomar el campo 31. Tipo de identificación son: 31Tipo identificación 2 CC, CE, NI, PA, TI, NU, RCxnull Tabla Nº 5: Maestro de Aportantes, incluir al final el campo Número 43. Actividad económica con longitud 3 y valores determinados por la tabla CIIU revisión 3 del DANE, luego la tabla queda así: 43Actividad económica 3 Tabla CIIU revisión 3 DANE En la tabla Nº 7: Maestro de Subsidiado, la longitud del campo 17. Número de ficha SISBEN es 14. 17Número de ficha SISBEN14 Tabla No 8: Maestro de contratos, incluir al comienzo de la tabla los campos Consecutivo, 20. Código de departamento y 21. código del municipio; luego la tabla Nº 8 queda así:

OGIDOC

Dato DUTIGNOL Valor Permitido Consecutivo 20Código del departamento2Tabla DANE 21Código del municipio 3 Tabla DANE 23Código de ARS 6 50Nº del contrato ente territorial 4 51Acto administrativo1A ,R, O, N 52Nº acto administrativo 6 53Tipo de contrato 2 CO, MR, AM, MI, FO, RC, RP, OT 54Fecha del contrato10 Formato DD/MM/AAAA 55Duración (meses) 2 56Número de afiliados 7 Tabla Nº 10: Maestro de medicina prepagada, se incluyen los campos 1. Tipo de

identificación del Asegurado, 2. Número de identificación del Asegurado, 10. Tipo de Afiliado. Además, la longitud del campo 57 número de la póliza o contrato debe ser 20 y para los campos 58 y 59, Inicio y fin de vigencia de la póliza o contrato, la longitud es de 10 posiciones y el formato es de fecha ‘DD/MM/AAAA’ luego la tabla 10 queda así: Tabla 10. Maestro medicina prepagada o seguros de salud

OGIDOC

Dato

DUTIGNOL

Valor Permitido (Ver glosario)

ODAILIFA

ODARUGESA

Observación 23Código de la entidad 6 X X 1Tipo de identificación Asegurado 2 CC, CE, PA, TI, RC, NU, XNull MS 2Número de Identificación Asegurado16 XNull 1Tipo de Identificación afiliado 2 CC, CE, PA, TI, RC, NU, X X MS 2Número de Identificación afiliado16 X X Hoja 5 de 5

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Por la cual complementa y aclara la Resolución No. 890 del 10 de julio de 2002

OGIDOC

Dato

DUTIGNOL

Valor Permitido (Ver glosario)

ODAILIFA

ODARUGESA

Observación 3Primer apellido20 X X 4Segundo apellido20 X X 5Primer nombre20 X X 6Segundo nombre20 X X 7Fecha de nacimiento10 Formato DD/MM/AAAAX X 8Sexo 1 M, FX X 10Tipo de afiliado 1 S, BX X 25Fecha de afiliación a la aseguradora 10 Formato DD/MM/AAAAX X o entidad de medicina prepagada. 57Numero de póliza o contrato20 X X

58Inicio vigencia póliza o contrato10 Formato DD/MM/AAAAX X 59Fin vigencia póliza o contrato10 Formato DD/MM/AAAAX X Si es fecha abierta, dejar en blanco este campo. 60Tipo de póliza o contrato 1 1,2,3X X Tabla Nº.11: Nombres de archivos de novedades, para el Régimen Subsidiado quedan así: Régimen Nombre del Archivo Long. TRÁMITE Nombre Subsidiado NSCODENTIDADDTOMCPIODDMMAA 21Si la ARS lo reporta al Municipio o al Novedades AA Departamento NSDTOMCPIODDMMAAAA15Si el Municipio la reporta al Departamento NSDTODDMMAAAA12Si el Departamento lo reporta al FOSYGA Tabla Nº 12: Códigos de novedades. La descripción de la novedad N15 queda: contratos de continuidad o traslados en Régimen Subsidiado y los campos que modifica en su orden son: 23,50,53 y 54. Tabla Nº 13: Estructura archivo de novedades. Cuando el reporte es novedades de aportante, el campo nombre del aportante tiene una longitud máxima de 40 posiciones. Tabla Nº 13: Estructura archivo de novedades y en general donde se refiera al campo consecutivo, este debe ser un consecutivo por archivo. Tabla Nº 13: Estructura archivo de novedades, la longitud de los nuevos valores corresponde a las longitudes de los campos afectados por la novedad. Tabla Nº 14: Glosario. Incluir en el campo 10. Tipo de afiliado incluir el valor S = Asegurado 10Tipo de Afiliado 1 C,B,A,F,O,S

1 1 1 11 Tabla Nº 14: Glosario. Incluir en el campo 11. Relación con cotizante o cabeza de familia incluir los valores: 8. otros miembros parientes y 0. para otros miembros no parientes; que solo aplican para el Régimen Subsidiado. En el campo 17. número de ficha SISBEN la longitud es 14 posiciones. 11Relación con cotizante ó 1 1 Cónyuge o compañero(a) permanente cabeza de familia 2 Hijo (a) 3 Padre o madre 4 Segundo grado de consanguinidad 5 Tercer grado de consanguinidad 6 Menor de 12 años sin consanguinidad Hoja 6 de 6

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Por la cual complementa y aclara la Resolución No. 890 del 10 de julio de 2002 7 Padre o madre del cónyuge 8 Otros miembros parientes 1 1 1 f0----1-Ot-ro-s+ m-i-e-m1br os no parientes ----------1 17Número de ficha SISBEN14 Tabla Nº 14: Glosario, en el campo 27 los estados aplican para todos los regímenes y se deben adecuar según sus características, así por ejemplo: AC = En régimen contributivo es el afiliado vigente y al día en sus aportes. En Régimen Subsidiado es el afiliado incluido en contratos En seguros de salud es el afiliado con póliza vigente SU = En contributivo, afiliación vigente con mora no mayor a 3 meses. En subsidiado con paso temporal al régimen contributivo no mayor a 6 meses. RE = Es un estado que aplica para todos los regímenes de acuerdo con las

causales de retiro. Por ejemplo en contributivo, por retiro de su aportante, en subsidiado por cambio en el nivel SISBEN a uno no permitido para este régimen o por paso al régimen contributivo entre otros. Tabla Nº 14: Glosario. Incluir el campo número 43. Actividad económica, cuyos valores se deben extraer de la tabla CIIU revisión 3 expedida por el DANE. Cuando el valor de un campo no se encuentra definido dentro de los valores permitidos o no aplique, este campo no debe llevar ningún valor es decir debe ser vacío y reportarse en el archivo plano como coma coma (,,). ARTÍCULO 6. - Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y modifica o aclara la Resolución No. 890 solo en los apartes mencionados en la presente resolución.

PUBLÍQUESE Y CUMPLASE

Dado en Bogotá D. C. a los

JUAN LUIS LONDOÑO DE LA CUESTA

Ministro de Salud