MINSALUD - Resolución 1683 del 2015

REPÚBLICA DE COLOMBIA

MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL n (1()1683

RESOLUCIÓN NÚMEilO (] DE 2015 ( 2 1 MAY2 0l5

Por la cual se adopta el Registro de Negación de Servicios y Tecnologías sin Cobertura en el POS en la Plataforma de Intercambio de Información (PISIS) del Sistema Integral de Información de la Protección Social -SISPRO EL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL En ejercicio de sus facultades legales, en especial, de las conferidas en el numeral 23 del artículo 2 del Decreto - Ley 4107 de 2011 y CONSIDERANDO Que el numeral decimo noveno de la Sentencia T 760 de 2008 de la Corte Constitucional, ordena adoptar las medidas para garantizar que todas las Entidades Promotoras de Salud - EPS envíen a la Superintendencia Nacional de Salud, la Defensoría del Pueblo y en la actualidad a este Ministerio, un informe trimestral que incluya los servicios médicos ordenados por el médico tratante a sus usuarios que sean negados y no tramitados por el Comité Técnico-Científico; los servicios médicos ordenados por el médico tratante a sus usuarios que sean negados por el Comité Técnico-Científico de cada entidad indicando en cada caso las razones de la negativa, y en el primero, indicando además las razones por las cuales no fue objeto de decisión por el Comité Técnico-Científico. Que la Sala Especial de Seguimiento de la Corte Constitucional en el numeral primero de la parte resolutiva del Auto 043 de 2012 ordenó a este Ministerio expedir una nueva

regulación en relación con los registros de servicios negados incluyendo: i) los servicios de salud prescritos por el médico tratante, negados por las EPS y que no hayan sido tramitados ante el CTC así como las causas por las cuales no fueron objeto de decisión por parte de este organismo y ii) los servicios de salud formulados por el médico tratante y que hayan sido negados por el CTC de la entidad, especificando los motivos de la negativa. Que en cumplimiento de los anteriores lineamientos este Ministerio ha adoptado el Registro de Negación de Servicios por parte de las EPS mediante las Resoluciones 3173 y 3821 de 2009, 163 de 2011 y 0744 de 2012, las cuales han permitido que esas entidades remitan a través del diligenciamiento y entrega de un archivo magnetice el citado informe. Que los artículos 112, 113, 114 y 116 de la Ley 1438 de 2011, establecieron que este Ministerio articulará el manejo y será responsable de la administración de la información del Sistema de la Protección Social, a través del Sistema Integrado de Información de la Protección Social (SISPRO) y que las Entidades Promotoras de Salud, entre otros agentes del Sistema, están obligadas a proveer la información solicitada de forma confiable, oportuna y clara dentro de los plazos establecidos, so pena de ser reportadas ante las autoridades competentes para la aplicación de las sanciones correspondientes. Que en cumplimiento de lo ordenado en las precitadas disposiciones y con el propósito de mejorar la oportunidad, seguridad y confiabilidad en la entrega de la información que están obligadas a reportar las EPS y EOC respecto de la negación de servicios y tecnologías sin

cobertura en el POS, se requiere adoptar el registro mediante el cual se remita tal 1 2 1 MAY2 015

RESOLUCIÓN NÚM\:l~(f\ () n 16 8 3 DE 2015 HOJA No 2 DE 9

Continuación de la Resolución "Por fa cual se adopta el Registro de Negación de Servicios y Tecnologías sin Cobertura en el POS" información, a través de la plataforma de integración de datos - PISIS del Sistema de Información de la Protección Social -SISPRO. Que es necesario definir la información a reportar del registro de negación de servicios y tecnologías sin cobertura en el POS, los plazos y periodicidad del envio y los destinatarios de esa información. En mérito de lo expuesto. RESUELVE Artículo 1. Objeto. La presente resolución tiene por objeto adoptar el Registro de Negación de Servicios y Tecnologías sin Cobertura en el POS contenido en el anexo técnico que hace parte integral de este acto administrativo e implementar mecanismos que faciliten la interacción de las Entidades Promotoras de Salud y demás Entidades Obligadas a CompensarEOC, con este Ministerio, para efectos del diligenciamiento de dicho registro. Artículo 2. Reporte y validación de información. El Ministerio dispondrá de la Plataforma de Intercambio de Información (PlSIS) del Sistema Integral de Información de la Protección Social -SISPRO, para que las EPS y EOC reporten la información. El mecanismo de solicitud de usuario de la plataforma se especifica en el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución. La Plataforma PISIS recibe los archivos y realiza el proceso de validación, que corresponde a la revisión de la estructura de los datos y calidad de la información. El Ministerio retroalimentará al reportante los errores e

inconsistencias. Artículo 3. Periodicidad y plazo de reporte del registro. Las EPS y EOC deben reportar la información del Registro de Negación de Seivicios y Tecnologías sin Cobertura en el POS correspondiente al mes inmediatamente anterior, dentro de los primeros ocho (8) días calendario del siguiente mes, a partir de junio de 2015. Artículo 4. Destinatarios de la información. Son destinatarios de la información contenida en el Registro de Negación de Seivicios y Tecnologías sin Cobertura en el POS, la Superintendencia Nacional de Salud, la Defensorla del Pueblo y este Ministerio. Artículo 5. Tratamiento de la información. Las entidades que participen en el reporte, flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que le sea aplicable en el marco de las Leyes 1581 de 2012 y 1712 de 2014, el Decreto 1377 de 2013 y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad, confidencialidad y veracidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tienen acceso. Artículo 6. Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de las fecha de su publicación y deroga la Resolución 744 de 2012.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE 2 1 HAY2 015

Dada en Bogotá, D.C. a los,

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~alud y Protección Social 2 1 MAY2 01'.i

RESOLUCIÓN NÚMEAó)¡¡ r¡ 16 8 3 DE 2015 HOJA No 3 DE 9

Continuación de la Resolución "Por fa cual se adopta el Registro de Negación de Servicios y Tecnologías sin Cobertura en el POS" ANEXO TÉCNICO ENVÍO DE INFORMACIÓN DEL REGISTRO DE NEGACIÓN DE SERVICIOS Y TECNOLOGIAS SIN COBERTURA EN EL POS AL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL, A TRAVÉS DE LA PLATAFORMA PISIS Las EPS y EOC enviarán a éste Ministerio los archivos planos con la información del Registro de Negación de Servicios y Tecnologias sin Cobertura en el POS, de acuerdo con la siguiente información: Para este anexo técnico se definen cuatro capítulos:

1. Estructura y especificación de los archivos.

2. Características de los archivos planos.

3. Plataforma para el envío de archivos.

4. Periodo de reporte y plazo.

1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

a. Estructura y especificación del nombre de los archivos. El nombre del archivo de la información del Registro de Negación de Servicios y Tecnologias sin Cobertura en el POS que serán enviados por las EPS o EOC, debe cumplir con el siguiente estándar: Componente • Valorn •. < << w+: Longitud del Nombre Permitidos o Descripción ~~q1J&rido .··••f•'i já< <+, de Archivo Formato . '' ,\ ,",, , ; ' ,", Módulo de REC Identificador del módulo de 3 SI información información:

REC: Reportes de Control

Tipo de fuente 210 Fuente de la Información -EPS 3 SI oEOC Tema de RNSE Información de Registro de 4 SI información negación de servicios médicos Fecha de AAMMMDD Es el último día calendario del 8 SI corte período de información reportada. No se debe utilizar ningún tipo de separador. Ejem~lo: 20150430 Tipo de Tipo de identificación de la identificación entidad reportadora de la de la entidad información: NI 2 SI reportad ora - NI: correspondiente al tipo de identificación NIT. Número de Número de identificación de la identificación entidad que envía los archivos, de la entidad de acuerdo con el tipo de reportadora identificación del campo anterior: 999999999999 12 SI - Número de NIT sin incluir el dígito de verificación. Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario oara completar el Continuaciónd e la Resolución" Porl a cual se adoptae l Registrod e Negaciónd e Serviciosy Tecno/ogfassi n Coberturae n el POS" Componente Valores :Longitud del Nombre Pérrnttldoso Descripción Fija. de Archivo Fonnato tamaño del campo.

Ejemplo: 000860999123

Régimen X Tipo de régimen: C: Contributivo 1 SI S: Subsidiado Extensión del .TXT Extensiónd el archivo plano. 4 SI archivo

NOMBRE DEL ARCHIVO Tipo de Archivo Nombre de Archivo Longitud Reporte de información de EPS sobre registros de negación de servicios y Tecnologías sin REC210RNSEAAAAMMDDNlxxxxxxxxxxxxX.txt 37

Cobertura en el POS por parte de las EPS y EOC.

b. CONTENIDO DEL ARCHIVO.

El archivo de la información de Negación de Servicios y Tecnologías sin Cobertura en el POS, está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para identificar la entidad fuente de la información y varios registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de los servicios negados. Reoislro Descrl~lón Tioo 1 Reaistro de control Oblinatorio Tipo 2 Registro de detalle de la información de los servicios y Obligatorio Tecnoloc ías sin Cobertura en el POS nenados Cada registro está conformado por campos, los cuales van separados por punto y coma (;) b.1 REGISTRO TIPO 1 - REGISTRO DE CONTROL Es obligatorio. Es el primer registro que debe aparecer en los archivos que sean enviados. .ª ., .1 ..,i o . --.: :'-.li~ f •• ¡; o fu¡f No. Nombre del campo <>EE,....!! Descripcióny V•!~l'érrnilld<!Íi~~ .c9" • .¡,¡¡u E ''/!+>.,,, • o Tipo de registro 1 N 1: valor que significa que el registro es SI de control 1 Tipo de identificación de la 2 A NI: NIT SI entidad aue reaorta 2 Número de identificación de la 12 N Número de identificación sin dígito de SI entidad que reoorta verificación 3 Código de la entidad 6 A Correspondea l código asignado a las SI

EPS o EOC 1 2 1 MAY2 015 1 '1í>1683 5 9

RESOLUCIÓN Nú~ó} 1 DE 2015 HOJA No DE

Continuación de la Resolución qPorl a cual se adopta el Registro de Negación de Servicios y Tecnologíass in Coberturae n el POS" No. Nombre del campo 4 Fecha inicial del período de la 10 F En formato AAAA-MM-DO. Debe SI información reportada correspondera la fecha de inicio del período de información reportada. E·em lo: 2015-04-01. 5 Fecha final del período de la 10 F En formato AAAA-MM-OD. Debe SI información reportada corresponder a la fecha final del periodo de información reportada y debe concordar con la fecha de corte del nombre del archivo. E·em lo: 2015-04-30 6 Número total de registros de 1O N Debe corresponder a la cantidad de SI detalle contenidos en el archivo registros tipo 2, contenidos en el archivo. b.2 REGISTRO TIPO 2 - REGISTRO DE SERVICIOS Y TECNOLOGIAS SIN

COBERTURA EN EL POS.

Mediante el Registro Tipo 2, las Entidades Promotoras de Salud y demás Entidades Obligadas a Compensar - EOC, envían la información de negación de servicios y tecnologías sin Cobertura en el POS. o Tipo de registro 1 N 2: valor que significa que el registro es SI de detalle. 1 Consecutivo de registro 10 N Número consecutivo de registros de SI detalle dentro del archivo. Inicia en 1 para el primer registro de detalle y va incrementando de 1 en 1, hasta el final del archivo. 2 Código entidad 6 A Códigod e la EPS o EOC SI 3 Tipo de régimen 1 A C: Régimen Contributivo SI S: Régimen Subsidiado 4 Tipo de documento de 2 A MS: Menor sin identificación SI

Identidadd el usuario CD: Carné diplomático expedido por el Ministerio de Relaciones Eexteriores R.C:R egistro civil TI :Tarjeta de identidad AS: Adulto sin identificación CC :Cédula de ciudadanía CE :Cédula de extranjería PA: Pasa orte 5 Número de documento de 17 A Número de identificación del usuario SI identidad del usuario 6 Modalidad de atención 1 A U: Urgencias SI

A: Ambulatorio H: Hospitalario D: Domiciliario 2 1 MAY2 015 16 8 3 6 9 RESOLUCIÓN NÚMl!RO'] ;¡ () DE 2015 HOJA No DE Continuación de la Resolución "Por la cual se adopta el Registro de Negación de Servicios y Tecnologías sin Cobertura en el POS" 7 Tipo de servicio solicitado 1 A M :Medicamentos SI P: Procedimientos 1: Insumosy dispositivos médicos A :Actividades O :Otros servicios 8 Codigo del medicamento 18 A Código Unico de Medicamento (CUM) NO asignado por el INVIMA En este campo debe reportarse el número de expediente y un número consecutivo de la presentación comercial, separados por el signo H guión. El número de expediente es un valor numérico cuya longitud es máximo 15 dígitos y el consecutivo de la presentación comercial tiene máximo 3 dígitos. E'em lo: 19955791-1. 9 Codigo del procedimiento 6 A Según el codificador de procedimientos NO vi ente CUPS. 10 Codigo del servicio solicitado 1 A 3: Insumos y dispositivos médicos 4: Actividades NO 5: Otros servicios 11 Nombre del servicio 250 T Nombred el servicio SI

12 Código de diagnóstico 4 A Código del diagnóstico principal (CIESI 10 13 Fecha de solicitud del servicio 10 F En formato AAAA-MM-DD SI 14 Concepto de negación del 3 A NTR: Servicio o tecnología ordenado SI servicio o tecnología. por el médico tratante y no tramitado ante el CTC NEG: Servicio o tecnología ordenado por el médico tratante negado por el CTC 15 Motivo para no haber 1 A A: El servicio solicitado es cobertura SI tramitado la solicitud ante el del POS CTC (NTR) C: El usuario presenta período de mora D: El usuario se encuentra en periodo de urgencia E: Traslado entre EPS F: Cambio de Régimen de Seguridad Social en Salud G: La cobertura de la póliza SOAT no ha sido agotada H: La cobertura de la póliza de otros seguros no ha sido agotada 1:O tros motivos 16 Descripción del motivo otros 250 A En caso de diligenciar el campo NO para no haber tramitado la anterior concepto otros motivos, solicitud ante el CTC (NTR) deberá describir el motivo 17 Motivos de negación por el 1 A M: El servicio solicitado es cobertura NO CTC (NEG) del POS O: No está autorizado el uso, ejecución 2 1 MAY2 015 16 8 3

RESOLUCIÓN NúMiR8 -l ·¡ ri DE 2015 HOJA No 7 DE 9

Continuación de la Resolución "Por la cual se adopta el Registro de Negación de Servicios y Tecnologías sin Cobertura en el POS" o realización del seivicio o tecnología sin cobertura en el POS por el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y

Alimentos (lnvima) o las demás entidades u órganos competentes en el país P: La información aportada por el profesional de salud es incompleta o insuficiente, no existe descripción de agotamiento de alternativas POS. Q: No existe pertinencia de la solicitud realizada por el profesional de la salud tratante. R: No existe riesgo inminente para la vida del paciente. S: El servicio solicitado corresponde a prestaciones de servicios no clasificadas como: medicamentos, procedimientos, insumos, dispositivos médicos o actividades y las cuales no corresponden al ámbito de la salud. Tambien aquellos que se encuentren en fase de experimentación o que tenga que ser prestada en el exterior. T: La cobertura de la póliza SOAT no ha sido agotada U: La cobertura de otra póliza de seguros no ha sido agotada. V: Otros motivos 18 Descripción otros motivos de 250 T En caso de diligenciar el campo NO negación por el CTC (NEG) anterior concepto otros motivos, se deberá describir el motivo. 19 Número del Acta de CTC 20 A Indiquee l número del acta de CTC de NO (NEG) ne ación de servicios 20 Fecha de realización del CTC 1O F Fecha de realizaciónd el CTC (En NO (NEG) formatoA AAA-MM-DD)

2. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS.

Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas: a. En el anexo técnico de los archivos, el tipo de dato, corresponde a los siguientes: A Alfanumérico N-Numérico O-decimal F-Fecha T-Texto

b. Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato ANSI, con extensión .txt c. Los nombres de archivos y los datos de los mismos deben ser grabados en letras MAYÚSCULAS, sin caracteres especiales y sin tildes. d. El separador de campos debe ser punto y coma (;) y debe ser usado exclusivamente para este fin. Se utiliza el ENTER como fin de registro; 2 1 MAY2 015 116 3 3

RESOLUCIÓN NúrlERól .-, DE 2015 HOJA No 8 DE 9

Continuación de la Resolución ªPor la cual se adopta el Registro de Negación de Servicios y Tecnologías sin Cobertura en el POS" d. Cuando dentro de un archivo de datos se definan campos que no son obligatorios y que no sean reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo entre dos comas, por ejemplo si entre el dato1 y el dato3, el dato2 está vacío se reportará así: dato1 ;;dato3 e. Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas ("") ni ningún otro carácter especial. f. Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles .. g. Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guion, a excepción de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos. h. Las longitudes de campos definidas en los registros de control y detalle de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo, es decir que los datos pueden tener una longitud menor al tamaño máximo.

1. Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios.

J. Tener en cuenta que cuando los códigos traen CEROS, estos no pueden ser remplazados por la vocal 'O' la cual es un carácter diferente a cero.

k. Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro. Se utiliza el ENTER como fin de registro l. Los archivos deben estar firmados digitalmente.

3. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE ARCHIVOS Este Ministerio dispondrá de la Plataforma de Intercambio de Información (PISIS) del Sistema Integral de Información de la Protección Social -SISPRO, para que las entidades reporten ta información desde sus instalaciones. Si el reportante aún no tiene usuario debe solicitarlo previo registro de su entidad en el Portal del SISPRO.

Registrar entidad: http://web.sispro.gov.coMlebPublico/Entidades/RegistrarEntidad.aspx

Registrar solicitud de usuario: http://web.sispro.gov.co/Seguridad/Cliente/Web/RegistroSolicitudes.aspx Control de calidad de los datos.

La Plataforma PISIS recibe los archivos conformados según la estructura del Anexo Técnico determinado en este acto administrativo y realiza el proceso de validación, así: • Primera validación: corresponde a la revisión de la estructura de los datos y se informa el estado de la recepción al reportante. • Segunda validación: Una vez realizada en forma exitosa la primera validación se realiza el control de calidad de contenido en el aplicativo misional y se informa al reportante el resultado. Se entiende cumplida la obligación de este reporte una vez la segunda validación sea exitosa. Mesa de ayuda. Con el propósito de brindar capacitación y ayuda técnica permanente para el reporte de los archivos, transporte de datos y demás temas relacionados, este Ministerio tiene

2 1 HAY2 015 9 9 RESOLUCIÓNNÚ~i:R,DtltJ168J DE2015 HOJA No DE Continuación de la Resolución "Por la cual se adopta el Registro de Negación de Servicios y Tecnologíass in Coberturae n el POS" dispuesta una mesa de ayuda. Los datos de contacto se encuentran en el siguiente enlace: http://www.sispro.gov.co/recursosapp/Pages/Mesa Ayudas.aspx Adicionalmente, se dispone de documentación para el uso de la plataforma PISIS en el siguiente enlace: http://web.sispro.gov.co/WebPublico/Soporte/F AQ/F AQ.aspx Seguridad de la información. Para garantizar la seguridad de la información reportada, las entidades deben enviar los archivos firmados digitalmente, lo cual protege los archivos garantizando su confidencialidad, integridad y no repudio. Para firmar digitalmente los archivos, se debe usar un certificado digital emitido por una entidad certificadora abierta aprobada por el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo.

4. PERIODO DE REPORTE Y PLAZO La periodicidad del reporte es mensual, cada mes de información se envía dentro de los ocho (8) días calendario del siguiente mes.

Fecha de corte de la Plazo para enviar el archivo plano Información a reportar Desde: Hasta: 2015-05-31 2015-06-01 2015-06-08 2015-06-30 2015-07-01 2015-07-08

Y así sucesivamente: Ultimo día calendario del Primer día calendario Octavo día calendario del mes a reportar del siAuiente mes. siAuiente mes. ........,.,,.,..----------------------""'.:'->1

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