MINSALUD - Resolución 2182 de 2004-Anexo

ANEXO TÉCNICO 2 – RESOLUCIÓN NÚMERO DE 2004

Por la cual se adoptan los requerimientos técnicos mínimos para la prestación de servicios de salud por telemedicina.

INSTRUCCIONES PARA REALIZAR LA AUTOEVALUACIÓN Y LA VERIFICACIÓN DE LAS

CONDICIONES TECNOLÓGICAS Y CIENTÍFICAS PARA LA HABILITACIÓN DE PRESTADORES DE

SERVICIOS DE SALUD BAJO LA MODALIDAD DE TELEMEDICINA CENTROS DE REFERENCIA El anexo técnico 2 de la presente Resolución le permite, tanto al Centro de Referencia como a la Entidad Territorial de Salud, realizar una evaluación en forma ordenada, sistemática y exhaustiva, y determinar exactamente el incumplimiento de alguno de sus estándares o criterios. Se trata de un instrumento amigable, diseñado para que el evaluador tenga una orientación de cada uno de los requisitos establecidos. En este instrumento usted encontrará los estándares y los criterios previstos en el anexo técnico 2 de la presente Resolución. El instrumento de verificación contiene los criterios de los seis estándares de habilitación aplicables a un Centro de Referencia, los cuales son transversales a toda la institución, independientemente del tipo o número de servicios prestados bajo esta modalidad. Las fichas contienen los nombres de los estándares y cuentan con 7 columnas, así:  La primera columna describe los criterios que permiten orientar la verificación del estándar.  La segunda columna, encabezada por la letra “C”, se utiliza cuando el criterio se cumple en su totalidad.  La tercera columna, encabezada por las letras “NC” se utiliza cuando todo el criterio o parte de él se incumple.

 La cuarta columna, encabezada por las letras “NA” se utiliza cuando el criterio establecido no es aplicable a ese prestador en particular.  La quinta columna, encabezada por las letras “NV” se utiliza en aquellos casos en los cuales, aunque el criterio es aplicable al prestador, en el momento de realizar la evaluación no fue posible su verificación por parte del prestador durante la autoevaluación o de la Entidad Territorial de Salud durante la visita de verificación.  La sexta columna, correspondiente a las “Observaciones” es utilizada por el prestador cuando este realiza su autoevaluación y por la Entidad Territorial de Salud al momento de realizar la visita de verificación, y siempre se debe diligenciar cuando se ha marcado la columna “NC”, “NA” o “NV”. Página 1 de 12

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Por la cual se adoptan los requerimientos técnicos mínimos para la prestación de servicios de salud por telemedicina.  La última columna describe la forma como se debe verificar el criterio en cuestión. Las casillas que aparecen al frente de cada criterio, o detalle por servicio, y que corresponden a las columnas “C”, “NC”, “NA” y “NV” se deben diligenciar marcando una X según el caso. Página 2 de 12

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Por la cual se adoptan los requerimientos técnicos mínimos para la prestación de servicios de salud por telemedicina.

ANEXO TÉCNICO 2

MANUAL DE ESTÁNDARES DE LAS CONDICIONES TECNOLÓGICAS Y CIENTÍFICAS PARA LA

HABILITACIÓN DE LAS INSTITUCIONES QUE PRESTAN SERVICIOS DE SALUD BAJO

LA MODALIDAD DE TELEMEDICINA

ESTÁNDARES DE HABILITACIÓN PARA CENTROS DE REFERENCIA

1. RECURSO HUMANO ESTÁNDAR: La institución garantiza que el personal asistencial que interviene en la prestación de los servicios de salud bajo la modalidad de telemedicina cumple con los requisitos exigidos por el Estado para ejercer la profesión u oficio, o con la adecuada supervisión si se trata de personal en entrenamiento CRITERIOS C NC NA NV OBSERVACIÓN MODO DE VERIFICACIÓN 1.1 Los especialistas en salud cuentan con el Solicite la relación de todo el título formal expedido por una institución recurso humano asistencial que educativa debidamente reconocida por el interviene en la prestación de Estado. En caso de estudios en el exterior, servicios bajo la modalidad de cuentan con la respectiva convalidación por el telemedicina en la entidad, ICFES. independientemente del tipo de vinculación, y seleccione una NOTA: Los médicos que a la fecha de entrada muestra aleatoria del 10% de las en vigencia de la Resolución 001439 de hojas de vida del personal 2002, se encontrasen vinculados relacionado en el listado, por cada laboralmente o mediante contrato de carácter una de las disciplinas (médicos, administrativo, civil o comercial con enfermeras, bacteriólogas, Instituciones Prestadoras de Servicios de instrumentadoras, etc.) Salud Públicas o Privadas desempeñándose Verifique que los profesionales, como médicos especialistas y requieran especialistas, tecnólogos, técnicos demostrar tal condición, contarán con tres y auxiliares asistenciales cuentan (3) años a partir de la vigencia de la con el título formal expedido por Resolución 486 de 2003, para certificar su una institución educativa que se

título formal de especialista o su encuentre en los listados de las homologación ante el ICFES, con excepción instituciones reconocidas por el de lo establecido en las Leyes 6ª de 1991 y Estado para la expedición del 657 de 2001. título que se verifica, en caso de Página 3 de 12

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Por la cual se adoptan los requerimientos técnicos mínimos para la prestación de servicios de salud por telemedicina. CRITERIOS C NC NA NV OBSERVACIÓN MODO DE VERIFICACIÓN encontrar incumplimientos revise el 100% de las hojas de vida. En caso de estudios en el exterior verifique que la hoja de vida cuenta con la resolución de homologación y convalidación expedida por el ICFES y que corresponda con el cargo que ocupa el profesional en la institución. En caso de evidenciarse incumplimientos, anote con precisión en la casilla de observaciones del formato, el nombre y cargo de la persona que no cumple con el estándar, y si su ausencia condiciona el funcionamiento de un área o servicio en particular e identifíquela. Además de lo anterior, identifique, para este prestador, cual personal Los profesionales de salud cumplen con los requiere contar con un requisitos legales de formación y entrenamiento entrenamiento específico, de en las profesiones, especialidades y acuerdo con lo establecido en los subespecialidades formalmente reconocidas por estándares de habilitación, y el Estado, en el ámbito de los servicios ofrecidos verifique en su hoja de vida que existe la certificación que lo acredite como tal.

Solicite el documento que El proceso de selección del personal incluye la establezca el procedimiento verificación de los títulos de grado de definido por el prestador para la especialista, profesional, técnico, tecnológico y selección de recurso humano los certificados de aptitud ocupacional de asistencial, y evalúe que incluya la auxiliar, previo a su vinculación verificación de los títulos Página 4 de 12

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Por la cual se adoptan los requerimientos técnicos mínimos para la prestación de servicios de salud por telemedicina. CRITERIOS C NC NA NV OBSERVACIÓN MODO DE VERIFICACIÓN Indague si la institución realiza actividades docente asistenciales y verifique qué profesiones u oficios Si existe personal en entrenamiento, este se realizan prácticas de pregrado o encuentra bajo la supervisión de profesionales postgrado en la prestación de debidamente autorizados para prestar servicios servicios bajo la modalidad de de salud telemedicina a los pacientes y qué mecanismos de supervisión utiliza la institución. El personal asistencial que interviene en la prestación de los servicios de salud bajo la modalidad de telemedicina cuenta con entrenamiento certificado en el manejo de la tecnología utilizada por la institución. Verifique en las hojas de vida del personal que cuentan con la El “entrenamiento certificado” se refiere a lo que certificación del entrenamiento el en el sector educativo se denomina educación cual puede ser expedido por la INFORMAL, es decir las actividades de formación misma institución, de acuerdo con que no requieren ser desarrolladas lo establecido en el criterio.

necesariamente por instituciones educativas, no requieren ser autorizadas, ni implican título Si los certificados son expedidos profesional expedido por una institución por la propia institución solicite y educativa autorizada por el ICFES. Para este evalúe el programa de educación efecto, es válido el entrenamiento impartido por continua las instituciones de salud mediante programas de educación continuada, con certificación expedida por la misma institución. El entrenamiento certificado no es homologable ni sustituible con experiencia (Circular 00015 de 2003 MPS).

2. INFRAESTRUCTURA E INSTALACIONES FÍSICAS Y SU MANTENIMIENTO ESTÁNDAR: La institución garantiza las condiciones y el mantenimiento de la infraestructura física y de las instalaciones de las áreas desde donde se prestan los servicios. las cuales son adecuadas al tipo de tecnología utilizada CRITERIOS 1 C 1 NC 1 NA 1 NV 1 OBSERVACIÓN 1 MODO DE VERIFICACIÓN Página 5 de 12

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Por la cual se adoptan los requerimientos técnicos mínimos para la prestación de servicios de salud por telemedicina. CRITERIOS C NC NA NV OBSERVACIÓN MODO DE VERIFICACIÓN Verifique que la institución 2.1 La institución garantiza el suministro garantiza el flujo de energía permanente de energía eléctrica, sistemas de permanente y el acceso a los comunicaciones según las necesidades del sistemas de comunicación que servicio prestado y la disponibilidad requiere, de acuerdo con los tecnológica, de acuerdo con el servicio servicios que presta ejemplo si habilitado transmite imágenes debe contar con Internet Verifique que la dirección 2.2 La institución cuenta con un domicilio que

suministrada por el prestador en permita su ubicación por parte de los el Formulario de Registro Especial organismos de Vigilancia, Inspección y corresponda efectivamente con el Control domicilio del prestador

3. DOTACIÓN Y SU MANTENIMIENTO ESTÁNDAR: La institución cuenta con los equipos indispensables y en las condiciones y el mantenimiento adecuados para prestar los servicios ofrecidos bajo la modalidad de telemedicina.

CRITERIOS C NC NA NV OBSERVACIÓN MODO DE VERIFICACIÓN Verifique que los equipos 3.1 La institución sólo utiliza equipos que cuenten utilizados para telemedicina con las condiciones técnicas de calidad, cuentan con el respaldo y soporte respaldo y soporte técnico – científico técnico del fabricante 1 1 1 1 1 Página 6 de 12

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Por la cual se adoptan los requerimientos técnicos mínimos para la prestación de servicios de salud por telemedicina. CRITERIOS C NC NA NV OBSERVACIÓN MODO DE VERIFICACIÓN Solicite el inventario de equipos utilizados para telemedicina y 3.2 La institución garantiza el mantenimiento de verifique que la institución cuenta su tecnología de información y de con contratos vigentes para su comunicaciones para garantizar la calidad de mantenimiento, o que dispone de la información, el seguimiento de protocolos y personal capacitado para estas la continuidad del servicio. El mantenimiento actividades. Igualmente se debe se realiza con sujeción a un programa de verificar en las hojas de vida de revisiones periódicas de carácter preventivo, los equipos que estas cuentan con que incluye la calibración de equipos, de

la información que permita conformidad con los requisitos e indicaciones establecer cronológicamente los de los fabricantes. Lo anterior estará mantenimientos que se han consignado en la hoja de vida de cada equipo. realizado y las novedades del equipo 3.3 Los monitores utilizados para el despliegue de Revise las especificaciones imágenes deberán contar con una distancia técnicas del monitor en el manual máxima de 0.25 cm. entre píxeles (dot picht), del equipo y verifique que cumple para garantizar la interpretación adecuada de con lo solicitado en el criterio la información recibida. Revise las especificaciones técnicas del monitor en el manual 3.4 Si la institución realiza telerradiología cuenta del equipo y verifique que cumple con monitor monocromático de alta resolución con lo solicitado en el criterio. o equipo que se le asimile Ver “Tabla de Valores Mínimos de Referencia para Imágenes” Revise las especificaciones técnicas del monitor en el manual 3.5 Si la institución realiza consulta de del equipo y verifique que cumple teledermatología cuenta con monitor de alta con lo solicitado en el criterio. resolución Ver “Tabla de Valores Mínimos de Referencia para Imágenes” Página 7 de 12

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Por la cual se adoptan los requerimientos técnicos mínimos para la prestación de servicios de salud por telemedicina.

4. PROCESOS PRIORITARIOS ASISTENCIALES ESTÁNDAR: La institución ha documentado los principales procesos asistenciales, guías clínicas internas o definidas por normas legales. La documentación incluye acciones para divulgar su contenido entre los responsables de su ejecución y para controlar

su cumplimiento CRITERIOS C NC NA NV OBSERVACIÓN MODO DE VERIFICACIÓN Solicite el listado de las 10 4.1 La institución cuenta con guías clínicas de primeras causas de atención para atención para las patologías que constituyen cada uno de los servicios ofrecidos las primeras 10 causas de atención y verifique que la institución oficialmente reportadas en cada uno de los cuenta con guías de atención para servicios que ofrece cada una de estas. 4.2 Si la institución ofrece actividades de Indague si la institución realiza promoción y prevención, ha implantado las actividades de promoción y Normas Técnicas de protección específica y prevención, identifique cuales y detección temprana definidas por las verifique que ha implantado las autoridades en salud del nivel nacional normas técnicas correspondientes. Solicite el documento o los 4.3 La institución cuenta con procedimientos soportes que demuestren que la documentados para el despliegue. institución ha estandarizado los Almacenamiento y transmisión de la procedimientos solicitados en el información. criterio. 4.4 Los procedimientos, procesos y guías de Entreviste al equipo tratante sobre atención son conocidos por el personal el conocimiento de las guías de encargado y responsable de su aplicación, atención y de los procedimientos incluyendo el personal en entrenamiento adoptados por la institución. Indague sobre los mecanismos de control adoptados por la 4.5 La institución realiza actividades dirigidas a institución para verificar el verificar el cumplimiento de las normas cumplimiento de las guías, técnicas, guías de atención y procedimientos procedimientos o normas técnicas adoptadas Página 8 de 12

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Por la cual se adoptan los requerimientos técnicos mínimos para la prestación de servicios de salud por telemedicina.

5. HISTORIA CLÍNICA Y REGISTROS ASISTENCIALES ESTÁNDAR: La institución ha diseñado procesos que garantizan que cada paciente cuenta con Historia Clínica y que su manejo es técnicamente adecuado. Se cuenta con los registros de procesos clínicos, diferentes a la Historia Clínica, que se relacionan directamente con los principales riesgos propios de la prestación de servicios CRITERIOS C NC NA NV OBSERVACIÓN MODO DE VERIFICACIÓN Evalúe el proceso de atención y 5.1 Todos los pacientes atendidos tienen historia verifique que a todo nuevo usuario clínica. Toda atención de primera vez a un se le abre historia clínica, y que usuario debe incluir el proceso de apertura de los pacientes con atenciones historia clínica. previas cuentan con historia en la institución.

Indague sobre los mecanismos que aplica la institución para 5.2 Se tienen definidos procedimientos para unificar la información de cada utilizar una historia única institucional y para paciente y garantizar su el manejo del archivo de historias clínicas disponibilidad para el equipo de salud 5.3 Las historias clínicas cuentan con los Analice el modelo de historia contenidos mínimos de identificación, tanto clínica utilizado por la institución y administrativos como clínicos, y con el verifique el cumplimiento del componente de anexos criterio. 5.4 Se tienen definidos los procedimientos que Indague sobre los mecanismos garanticen la custodia, confidencialidad y aplicados por la institución para

conservación integral de las historias clínicas garantizar el cumplimiento del o información almacenada. criterio. 5.5 En caso de utilizar medios físicos o técnicos como computadoras y medios magneto - ópticos, se tienen definidos los Indague sobre los mecanismos procedimientos para que los programas aplicados por la institución para automatizados que se diseñen y utilicen para garantizar el cumplimiento del el manejo de las Historias Clínicas, así como criterio sus equipos y soportes documentales, estén provistos de mecanismos de seguridad 5.6 La institución garantiza el fácil acceso del Indague con el equipo tratante equipo tratante a la información que se ha sobre los mecanismos adoptados almacenado por la institución para garantizar Página 9 de 12

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Por la cual se adoptan los requerimientos técnicos mínimos para la prestación de servicios de salud por telemedicina. CRITERIOS C NC NA NV OBSERVACIÓN MODO DE VERIFICACIÓN el acceso a la información almacenada 5.7 Los mecanismos de almacenamiento Solicite a la institución una utilizados por la institución garantizan la demostración para evaluar el reproducibilidad de la información en el cumplimiento del criterio tiempo, de acuerdo con la legislación vigente. 5.8 La institución cuenta con un plan de Indague sobre los planes de contingencia en caso de perdida de datos, contingencia diseñados por la habilitado para su uso en caso de fallas del institución en caso de perdida de sistema activo datos 5.9 Todos los eventos y transacciones que se realicen con ocasión de la prestación de Solicite a la institución los

servicios bajo la modalidad de telemedicina, soportes que demuestran el deben ser documentados y almacenados, y cumplimiento del criterio ser parte integral de la historia clínica 5.10 La institución dispone de mecanismos que permitan garantizar la custodia, confidencialidad y conservación integral, durante la transmisión y almacenamiento de Solicite a la institución una la información contenida en la historia clínica demostración para evaluar el y demás registros asistenciales. La institución cumplimiento de todos los deberá encriptar la información para su componentes del criterio transmisión y crear mecanismos de acceso a la misma de acuerdo con políticas institucionales. 5.11 En el caso de empleo de sistemas de Indague sobre las políticas y información compartidos o de acceso remoto mecanismos establecidos por la se deberá mantener un sistema de seguridad institución para garantizar el y control de acceso a la aplicación según tipo cumplimiento de lo establecido en de usuario el criterio 5.12 La institución utiliza un método que Indague sobre los controles permita identificar al iniciador de un mensaje adoptados por la institución para de datos que indica que el contenido cuenta identificar el responsable de la con su aprobación, lo cual se convierte en la información registrada, y solicite firma digital de la historia clínica, de acuerdo una demostración para comprobar con lo establecido en la resolución 1995 de el cumplimiento del criterio 1999 y en la ley 527 de 1999 Página 10 de 12

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Por la cual se adoptan los requerimientos técnicos mínimos para la prestación de servicios de salud por telemedicina.

6. SEGUIMIENTO A RIESGOS CRITERIOS C NC NA NV OBSERVACIÓN MODO DE VERIFICACIÓN ESTÁNDAR: La institución ha definido Solicite a la institución los procesos de evaluación y seguimiento de soportes que demuestran: que se los riesgos propios de la prestación de han identificado los principales servicios de salud bajo la modalidad de riesgos, que existen instrumentos telemedicina. y mecanismos para detectarlos cuando estos se materialicen, que Realiza procesos de evaluación y se consolida la información seguimiento de los riesgos inherentes al obtenida a partir de estos tipo de servicio que presta bajo esta instrumentos y que se intervienen modalidad. las desviaciones presentadas Página 11 de 12

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Por la cual se adoptan los requerimientos técnicos mínimos para la prestación de servicios de salud por telemedicina. TABLA VALORES MÍNIMOS DE REFERENCIA PARA IMÁGENES Tipo Imagen Características de la Imagen Tamaño de la imagen Imagen Pixels Bits Sin Factor de Imagen Categoría Modalidad Comp. Compresión Comprimida (K Típico (K bytes) Ancho Alto Dig. Alm. bytes) Macrofotografías Fotos Externas (dermatología) 1524 1120 24 24 5.001 27 185 Microfotografías Patología 800 600 24 24 1.406 20 70 Escanografía 512 512 12 16 512 8 64 Resonancia Magnética 256 256 12 16 128 4 32 Ultrasonido 512 512 6 8 256 10 26

Medicina Nuclear 128 128 8 8 16 10 2 Radiología Placa Digitalizadas 2048 2500 12 8 5.000 10 500 RX General Frame Grabber 512 512 12 8 256 8 32 Placa Digitalizadas 4096 4096 12 8 16.384 10 1.638 Mamografía Página 12 de 12