MINSALUD - Resolución 2321 de 2011

MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL RESOLUCIÓN NÚME.ROQ QQ Q 2 3 21 DE 2011 l ( 1 7 JUN2 011 l Por la cual se dictan disposiciones sobre el reporte de la información de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud y al Sector Salud EL MINISTRO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL En uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las contenidas en los Artículos 173 Numeral 7 de la Ley 100 de 1993, 5° del Decreto - Ley 1281 de 2002 y 2° Numeral 10 del Decreto - Ley 205 de 2003 y, CONSIDERANDO Que el Articulo 6° del Decreto - Ley 1281 de 2002 establece que la Registraduria Nacional del Estado Civil, las Cámaras de Comercio, las entidades que administran regímenes de excepción de la Ley 100 de 1993 y todas aquellas instituciones que manejen información que resulte útil para evitar pagos indebidos con recursos del sector salud, deberán suministrar la información y las bases de datos que administren, con la oportunidad que la requiera el hoy Ministerio de la Protección Social y la Superintendencia Nacional de Salud para su procesamiento directo o a través del Administrador Fiduciario del FOSYGA. Que resulta necesario para el control del Sistema General de Seguridad Social en Salud y de su financiación, la estandarización de la información de afiliados en las diferentes entidades que lo conforman, incluyendo los regímenes especiales y de excepción del Sistema, con el objeto de contar con información consolidada de la población cubierta por los diferentes regímenes para soportar la definición de

políticas de cobertura, control de la multiafiliación, seguimiento a los traslados entre administradoras y regímenes. así como, la optimización en el flujo de los recursos. Que la conformación de la Base de Datos Única de Afiliados - BDUA requiere la definición de las estructuras de los datos que permitan la correcta, oportuna y completa identificación de los afiliados y su registro, siendo así como en el Articulo 4° de la Resolución 1982 de 2010, se establecieron los términos tanto para dicha conformación y actualización por parte de las Entidades Promotoras de Salud - EPS, Entidades Obligadas a Compensar - EOC, Direcciones Departamentales con Corregimientos Departamentales y el Distrito Capital, como para la entrega de los resultados de las validaciones por parte del Administrador Fiduciario de los Recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía - FOSYGA. Que el Decreto 2280 de 2004, por el cual se reglamenta el proceso de compensación y el funcionamiento de la Subcuenta de Compensación interna del Régimen Contributivo del Fondo de Solidaridad y Garantía - FOSYGA -, dispuso en su Artículo 8° que no se podrá compensar sobre afiliados que no se encuentren registrados en la Base de Datos Única de Afiliados - BDUA -. cJ. 1 7 JUN, J11

RESOLUCIÓN NÚMERO., QQQQ2321 DE 2011 HOJA No 2

Continuación de la Resolución "Por la cual se dictan disposiciones sobre el reporte de la información de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud y al Sector Salud" Que conforme a lo establecido en las Leyes 1122 de 2007 y 1438 de 2011, el giro

de los recursos del Régimen Subsidiado en Salud, debe hacerse a partir de la información de los afiliados que para este régimen repose en la Base de Datos Única de Afiliados - BDUA -. Que el Articulo 3° de la Ley 1266 de de 2008, establece que la fuente de información es la responsable por la calidad de los datos de los titulares de la información y se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstos en la misma. Que el Articulo 4º de la Resolución 1982 de 201 O, estableció los tiempos para la conformación y actualización de la Base de Datos Única de Afiliados - BDUA por parte de las Entidades Promotoras de Salud - EPS, Entidades Obligadas a Compensar - EOC, Direcciones Departamentales con Corregimientos Departamentales y el Distrito Capital, así como la entrega de los resultados de las validaciones por parte del Administrador Fiduciario de los Recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía - FOSYGA. Que a través de la Resolución 4712 de 2010 se modificó el Articulo 4° de la Resolución 1982 de 201 O, incluyendo para las Entidades Territoriales y el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario - INPEC, el reporte de las novedades de verificación sobre las actualizaciones que realizaron las Empresas Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado en la Base de Datos Única de Afiliados - BDUA -. Que dada la dinámica del Sistema General de Seguridad Social en Salud, los avances tecnológicos que influyen en sus sistemas de información y la necesidad de mejoramiento en el flujo de los recursos del Régimen Subsidiado en el marco

de los Decretos 971 y 1700 de 2011, se hace necesario redefinir los tiempos del proceso de novedades y el flujo de información sobre la afiliación a dicho Sistema, a sus regímenes de especiales, a las entidades de medicina prepagada y a los planes adicionales de salud, permitiendo asi agilizar el proceso de información para dar cumplimiento al giro efectivo de los recursos frente a la información reportada, todo lo cual motiva la expedición de la presente resolución. En mérito de lo expuesto, RESUELVE Articulo 1. Objeto. La presente resolución tiene por objeto establecer los requerimientos mínimos de información sobre la afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, a los Regímenes Especiales y de Excepción del mismo, a las entidades de Medicina Prepagada y a los Planes Adicionales de Salud, que los destinatarios de la presente resolución deben generar, mantener, actualizar y reportar para efectos de la dirección, operación, seguimiento, vigilancia y control del Sistema General de Seguridad Social en Salud y de sus recursos y de determinar la responsabilidad, flujo y periodicidad en la actualización y reporte de la información. 1 7 JUN2 □n 2 3 21

RESOLUCIÓN NÚMERO ·•• Ü QÜ Q DE 2011 HOJA No 3

Continuación de la Resolución ''Por la cual se dictan disposiciones sobre el reporte de la información de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud y al Sector Salud"' Artículo 2. Campo de Aplicación. La presente resolución aplica a las Entidades Promotoras de Salud (EPS) y demás Entidades obligadas a compensar (EOC), a

las Entidades de Medicina Prepagada y a quienes administren pólizas o seguros de salud, a las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado, al Distrito Capital, a los Municipios, a los departamentos que tengan a su cargo corregimientos departamentales, a quienes administren los regímenes especiales y de excepción del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS) y a todos los obligados a suministrar la información requerida para el adecuado control de los recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud, evitando su desviación o indebida apropiación. Parágrafo. El Sistema de Salud de las Fuerzas Armadas, se encuentra exceptuado de la remisión de la información de que trata la presente resolución. Artículo 3. Disposición, Mantenimiento, Soporte y Reporte de Información. Los obligados a mantener y reportar información, deberán mantener una base de datos de afiliados o asegurados, debidamente actualizada con la información generada desde el momento de la afiliación o celebración o prórroga de un plan adicional de salud, garantizando su disposición y entrega de conformidad con las especificaciones contenidas en el Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolución. La información de la afiliación y de los documentos fuente que soportan la información del afiliado o asegurado, deberán mantenerse a disposición de los organismos de dirección, vigilancia y control del Ministerio de la Protección Social o quien haga sus veces, de los organismos de justicia, de la Comisión Nacional de Regulación en Salud y del Administrador Fiduciario del FOSYGA. El Ministerio de la Protección Social o quien haga sus veces definirá y dispondrá

a través del sitio WEB del Administrador Fiduciario del FOSYGAwww.fosyga.gov.cola información básica de afiliados para consulta de las entidades y de usuarios en general. Artículo 4. Conformación y Actualización de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA). La Base de Datos Única de Afiliados - BDUA, constituye la herramienta para el ejercicio de las funciones de dirección y regulación del Sistema General de Seguridad Social en Salud, así como para el flujo de recursos, su control y protección, de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes. El Administrador Fiduciario del FOSYGA recibirá la información, consolidará y administrará la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) al Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS) y al Sector Salud, incluyendo la información de los regímenes exceptuados de éste, en los términos indicados a continuación:

1. Reglas generales para la entrega del Archivo Maestro de Ingreso y/o el de

Novedades de Actualización. El Administrador Fiduciario del FOSYGA recibirá un archivo Maestro de Ingresos, y/o un archivo de novedades de actualización y/o los archivos relacionados con el proceso de traslados, por cada entidad obligada a reportar, en las estructuras definidas en el Anexo Técnico que hace parte; v1 7 JUNé J11

RESOLUCIÓN NÚMERO ., 0 QO Ü 2 3 21 DE 2011 HOJANo 4

Continuación de Id Resolución "Por la cual se dictan disposiciones sobre el reporte de la información de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud y al Sector Salud"

integral de la presente resolución, de acuerdo con el calendario establecido y en los horarios inicados por él.

2. Términos para la remisión de los archivos al FOSYGA.

Las Entidades remitirán la información de sus afiliados dentro de los procesos de validación establecidos para la BDUA, de acuerdo a la siguiente programación: 2.1. Procesos mensuales de actualización de la BDUA, fechas, entidades y archivos a reportar. Tra5laclos Tercero (3') Régimen Subsidiado . Solicitud de Traslados S1 y R1 ___________________________R__é_g_im en _Co,~n,~tri"'b,,_.ut'-'iv"-o--+----~-- 0

EPS -EOC . Maestro de Ingresos: MS, MC Primero Séptimo (7°) Régimen Subsidiado . Archivos de traslados: S4, R4 _____ _ ________R_á_g im~_n C_ontributiv__o_ __ . ~ovec1adesd e Actu'3lizaci_ór,_:_N§_l~N~C~_, Entidades_I.~rriJorialesy el . Novedades de Actualización: (retiros Décimo Segundo INPEC incluyendo retiro por fallecidos y/o Segundo(12°) R_é_gimeSnu bsid,ad_o anulaciones)_:_N S ____________ _

~ntidacjes Régimen Contributivo, Régimen de Excepción, Décimo Régimen Especial. . Maestro de Ingresos: MC. ME, MP Tercero Quinto (15º) Medicina Prepagada . Novedades de Actualización: NC y NE Administradoras de Planes Adicionales de

Salud. --------~----------- -~-- ----------------- - 2.2. Tipo de información a entregar por parte de las Entidades en los procesos de validación de la BDUA. a) Régimen Contributivo: La remisión de novedades en el Régimen Contributivo se realizará de la siguiente manera por parte de las entidades: l. En el Proceso de Traslados: las EPS y EOC reportarán los archivos de solicitud de Traslados R1. I1.En el Primer Proceso: las EPS y EOC remiten la respuesta en el archivo R4 a los traslados solicitados (R1 ), adicionalmente, reportarán los Maestros de Ingresos y las Novedades de Actualización: MC y NC, respectivamente. 111E.n el Tercer Proceso: las EPS y EOC reportarán los Maestros de Ingresos y las Novedades de Actualización: MC y NC, respectivamente. b) Régimen Subsidiado: La remisión de novedades en el Régimen Subsidiado se realizará de la siguiente manera por parte de las EPS, las Entidades Territoriales y el INPEC: l. En el Proceso de Traslados: las EPS reportarán los archivos de Tras lados S 1. ,, J 1 7 JUNZ -311

RESOLUCIÓN NÚMERO.-• Ü Ü Ü Ü 2 3 21 DE 2011 HOJA No 5

Continuación de la Resolución "Por la cual se dictan disposiciones sobre el reporte de la información de afiliación al Sistema General de Segundad Social en Salud y al Sector Salud" 11E. n el Primer Proceso: las EPS remiten la respuesta a los Traslados en el archivo S4, a los traslados solicitados (S 1) , adicionalmente,

reportarán los Maestros de Ingresos y las Novedades de

Actualización: MS y NS, respectivamente.

111E.n el Segundo Proceso: las Entidades Territoriales y el INPEC, remitirán las novedades de actualización en el archivo NS: el Retiro por Muerte (N09) o la Novedad de Retiro (N13) o la Anulación de Ingreso no autorizados por el municipio o el INPEC (N15) a los afiliados que en el momento de la realización de este proceso no se encuentren correctamente actualizados por las EPSS en la BDUA. c) Régimen Especial, Régimen de Excepción, Entidades Administradoras de Planes Adicionales de Salud y las Entidades de Medicina Prepagada: reportarán los Maestros de Ingresos y las Novedades de Actualización: ME y NE, respectivamente, en el Tercer Proceso de BDUA.

3. Términos de reporte de Resultados de Validación y Actualización de la

BDUA. El Administrador Fiduciario del FOSYGA validará la información entregada por las entidades obligadas a reportar y procederá a distribuir los resultados a todas las entidades en los siguientes dias hábiles de cada mes: ~oí;eso -- Di;a_Háll\l l:ntidadesti enlt"~at;eaultlldo~- Archivo. i;R !l)t>rjapre re l FOS"l'G,·/•\ ~ del m!l'L _ __ _ ________.._a _ l_fl§ Fntidades: •-•- ,1 " E-'--• P'--'-~ S---- -- -_EOC . Archivos para gestionar respuesta Traslados Quinto (5º) Régimen Subsidiado de Traslados: R2. R3, S2 y S3

R~gi~~r__, g9nJ~~º-l!!L~º--- ····- -------- -------- . Entrega de Resultados del Maestro EPS -EOC de Ingresos, de las novedades de Primero Noveno (9") Régimen Subsidiado actualización. MC. NC. MS, NS. Régimen Contributivo . Aplicación de de Traslados. R5. R6, __________ --1------ _________ ____,_ _, S_5ll_ ~S_~_6_ __________ _ Entidades Territoriales YJtl . Entrega de Resultados de Décimo Segundo INPl;Q Novedades de Actualización ( retiros Tercero(13º) Rég_i~~Q_ $_':]_b_~j-~_\a_d_~_ 'f_/o anulacionesJ NS 0 ___ _ __ _ __ ___ _ Entidades Régimen Contributivo, Régimen de Excepción, . Entrega de Resultados del Maestro Décimo Tercero Régimen Especial, de Ingresos, de las novedades de Quinto (1T) Medicina Prepagada actualización. MC. NC, ME, NE. Administradoras de Planes ___ __ _________________ _l._dicio11aledse Salud._ ___________________ _ a) Entrega de resultados Proceso de Traslados: En el quinto (5º) día hábil de cada mes, se dispondrá por parte del FOSYGA los archivos R2, R3, S2 y S3 a las EPS para que generen la respuesta a la solicitud de traslado, y en la fecha establecida para la entrega de resultados del Primer Proceso, se dará respuesta de la actualización de los traslados en BDUA con los archivos R5, R6, S5 y S6.

b) Entrega de Resultados Procesos Mensuales de Actualización de la

BDUA. (!)· 1 7 JUNZ J11

RESOLUCIÓN NÚMERO .•f Ü Ü Ü U2 3 21 DE 2011 HOJA No _§_ Continuación de la Resolución "Por la cual se dictan disposiciones sobre el reporte de la información de afiliación al Sistema General ele Seguridad Social en Salud y al Seclor Salud'' l. Primer Proceso: el noveno (9º) día hábil a las EPS del Régimen Contributivo y Subsidiado, los resultados del proceso del Maestro de Ingresos MC, MS, de Novedades de Actualización MS, NS y actualización de los traslados en BDUA con los archivos R5, R6, S5 y S6.

11. Segundo Proceso el décimo tercer (13º) día hábil a Entidades Territoriales y al INPEC, los resultados del proceso de Novedades de Actualización NS. 111.T ercer proceso: el décimo séptimo (17°) día hábil a las EPS del Régimen Contributivo, a las administradoras de los Regímenes de Excepción y Especiales, Entidades de Medicina Prepagada y Planes Adicionales de Salud, los resultados del proceso del Maestro de

Ingresos MC, ME, y de Novedades de Actualización NS, NE. Parágrafo 1. Para el Régimen Subsidiado se dispondrá copia de los resultados de cada proceso mediante el mecanismo definido por el Administrador del FOSYGA a los Departamentos, al Distrito Capital, a los municipios, al INPEC y a las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado que reportaron novedades durante el mes de proceso. Los

resultados de la información de los afiliados que se actualizaron en la BDUA por los procesos de la misma, se verán reflejados en el Archivo Consolidado de Régimen Subsidiado que les proporciona a cada entidad el Consorcio Fiduciario del FOSYGA en el sitio destinado para tal fin. Parágrafo 2. El Administrador Fiduciario del FOSYGA entregará al Ministerio de la Protección Social, copia de los resultados de todos los procesos de validación de los archivos de ingresos y/o actualización y de traslados presentados por las entidades, así como el resultado de la actualización de la BDUA después de cada proceso. Parágrafo 3. En ningún caso, se recibirán archivos maestros de ingresos o de novedades de actualización o de solicitud de traslados después de las fechas definidas para tal fin. Parágrafo 4. Las Entidades Territoriales y el INPEC velarán por el envío oportuno de las novedades correspondientes (traslados, retiros, ingresos o actualización de datos del afiliado) por parte de las EPS de su jurisdicción, de tal manera que la información registrada en la BDUA sea exactamente igual a la que posee la Entidad Territorial, el INPEC y las EPS. Artículo 5. Responsabilidad por la calidad de los datos de la información de los afiliados al SGSSS y al Sector Salud. Las Entidades Promotoras de Salud (EPS) y demás Entidades Obligadas a Compensar (EOC), las Entidades de Medicina Prepagada y quienes administren pólizas o seguros de salud, las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado, el Distrito Capital, los Departamentos con Corregimientos Departamentales y los Municipios, las

Entidades de Regímenes Especiales y de Excepción, tienen la responsabilidad por la calidad de los datos de los afiliados a salud, por lo que deberán aplicar los principios de la administración de datos consagrados en el Artículo 4° de la Ley 1266 de 2008. 1 7 JUN2 011

RESOLUCIÓN NÚMERO.1 0000232] DE 2011 HOJA No 7

Continuación de l: a Resolución "Por la cual se dicti-m disposiciones sobre el reporte de la información de afiliación al Sistema Genmal de Segundad Sncial en Salud y al Sector Salud" Las entidades deben mantener un Sistema de Información que contenga los datos necesarios para identificar y localizar a sus afiliados, adicionalmente para atender los requerimientos especiales de las entidades de control para el ejercicio de las labores de vigilancia, inspección y control; la información que las entidades deben remitir para la consolidación de la Base de Datos Única de AfiliadosBDUA, es un subconjunto de datos básicos de dicha afiliación.

Por consiguiente, las novedades de ingreso que presenten las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado deberán surtir previamente los procesos de identificación y selección de beneficiarios aplicados por las Entidades Territoriales. Artículo 6. Responsabilidades en el Cruce de Bases de Datos. Sin perjuicio de lo establecido en el Artículo 49 del Decreto 806 de 1998 y demás normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan, las entidades obligadas a reportar la información de afiliación para el control de la multiafiliación dentro del Sistema General de Seguridad Social en Salud, deberán efectuar cruces que consideren

pertinentes a fin de garantizar afiliados únicos en sus bases de datos. Igualmente, efectuarán cruces y validaciones entre las base de datos y la información consolidada entregada por el Administrador Fiduciario del FOSYGA, con el objeto de remitir la información depurada. El Administrador Fiduciario del FOSYGA verificará la estructura y consistencia de los archivos reportados por cada entidad, actualizará la Base de Datos Única de Afiliados - BDUA con los registros válidos, efectuará los cruces que considere necesarios con el fin de garantizar la calidad de la información y generará y remitirá a los involucrados los archivos de registros válidos en el proceso y los registros inconsistentes para que procedan a solucionarlos. Artículo 7 .- Identificación de los Afiliados. La identificación de los afiliados presentados a la BDUA se reportará de acuerdo con lo establecido en el Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolución. Las Entidades Territoriales y EPS tienen la responsabilidad de gestionar la plena identificación de los afiliados de acuerdo con las normas expedidas por la Registraduría Nacional del Estado Civil, para los ciudadanos Colombianos y por el DAS, para los extranjeros residentes en Colombia. Artículo 8. Presentación y Recepción de la Información. La información se presentará en medio digital o por transferencia electrónica al Administrador Fiduciario del FOSYGA dentro de los plazos señalados en la presente resolución, de conformidad con el calendario definido y en los horarios establecidos por dicho administrador. Los obligados a reportar la información a que se refiere la presente resolución deberán garantizar su consistencia, veracidad y el cumplimiento de la estructura definida en el Anexo Técnico que hace parte de la presente resolución.

La información entregada por medios digitales o por transferencia electrónica deberá entregarse acompañada de comunicación suscrita por el representante eJ· 1 7 JUN2 u11 00002321 Ji RESOLUCIÓN NÚMERO.,, DE 2011 HOJA No Continuación de la Resolución "Por la cual se dictan disposiciones sobre el reporte de la información de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud y al Sector Salud" legal del obligado, como garantía de que los datos enviados corresponden con los reportados por el afiliado o el aportante y que su consistencia ha sido evaluada. Para que la información se entienda debidamente recibida dentro del calendario fijado, es necesario que al momento de su entrega supere la validación de estructura y consistencia de los datos y del recibo oportuno de la comunicación remisoria suscrita por el representante legal del obligado. Articulo 9. Reserva en el Manejo de los Datos. Los organismos de dirección, vigilancia y control, el Administrador Fiduciario del FOSYGA, el Distrito Capital, los departamentos con corregimientos departamentales, las Entidades Territoriales y los obligados a mantener y reportar la información a que alude la presente resolución, deberán garantizar la reserva de la información y utilizarla única y exclusivamente para los propósitos previstos en la misma dentro de sus respectivas competencias. Articulo 10. Disposición de la Información. La información que esté contenida en la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) únicamente será suministrada cuando ésta sea requerida por las entidades de control y/o las entidades encargadas de administrar justicia, previendo todos los mecanismos de seguridad

que garanticen la privacidad de la información, según sea el caso. Artículo 11. Actuaciones frente al incumplimiento de los plazos, términos y condiciones de la presente resolución. Sin perjuicio de las sanciones previstas en las disposiciones legales sobre la materia, en especial, en el Artículo 2 de la Ley 1122 de 2007 y en el Numeral 7 del Artículo 173 de la Ley 100 de 1993, siempre que se presente incumplimiento en los plazos, términos y condiciones en el suministro de la información sobre afiliación a que se refiere la presente resolución, con el fin de evitar una indebida apropiación o desviación de recursos, el Ministerio y/o el Administrador Fiduciario del FOSYGA dará traslado inmediato a la Superintendencia Nacional de Salud y tratándose de entes públicos, a la Procuraduría General de la Nación. a la Contraloría General de la República, contralorías territoriales y demás organismos de control correspondientes. Artículo 12. Soporte para el Giro de Recursos. El suministro de la información solicitada mediante la presente resolución y su anexo técnico serán indispensables para el giro de recursos en el Régimen Contributivo y Subsidiado, con el fin de evitar pagos o apropiaciones no debidos de los recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS). Artículo 13. Especificaciones Técnicas. La Dirección General de Planeación y Análisis de Política del Ministerio de la Protección Social, actualizará el Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolución cuando surjan modificaciones a las especificaciones técnicas en él contenidas o cuando sea necesario efectuar aclaraciones a los mismos.

1 7 JUN2 011 RESOLUCIÓN NÚMERO -~ Ü Ü OO 2 3 21 DE 2011 HOJA No ~ Continuacir':in dt1 18 Resolución "Por !a cua! se dictan c1isposicioness obre el reporte de la información de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud y al Sector Salud" Artículo 14. Vigencia y Derogatorias. La presente resolución rige a partir del 1º de Julio de 2011, deroga las Resoluciones 1982, 4140 y 4712 de 2010 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D. C., MAURIC ÍA SALAMANCA Min .t ro ~r cción Social [labcró P:,jr,r1c1 S C Heye5 A R,,d1í,c111•0;- 1 7 JUN 2011 RESOLUCIÓN NÚMERO ___..,._,,,0 4-0~...03..._ .......,._02 ~,_D2_E _ 2]0 11 HOJA No 1Ü Continuación de la Resolución "Por la cual se dictan disposiciones sobre el reporte de la información de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud y al Sector Salud" ANEXO TÉCNICO BASE DE DATOS ÚNICA DE AFILIADOS - BDUA El presente anexo técnico está dividido en 6 partes

1. Especificaciones para la identificación de los afiliados.

2. Estructura y especificaciones de los archivos, maestros y de novedades que de acuerdo con el régimen deben remitir al Administrador Fiduciario del FOSYGA las entidades obligadas a su reporte.

3. Estructura y especificaciones de los archivos de solicitud y autorización de traslado de afiliados en BDUA por parte de las EPS, EOC del Régimen Contributivo.

4. Estructura y especificaciones de los archivos de solicitud y autorización de traslado de afiliados en BDUA por parte de las EPSS del Régimen Subsidiado.

5. Glosario de campos con los valores permitidos y específicos para la información de afiliados y aportantes.

6. Especificaciones técnicas para la remisión de la información.

1. ESPECIFICACIONES PARA LA IDENTIFICACIÓN DE LOS AFILIADOS Se utilizará para el reporte de identificación de afiliados a la Base de Datos Única de Afiliados la siguiente tabla: TABLA 1. TIPOS Y NÚMERO DE DOCUMENTOS PARA POBLACIÓN ESPECIAL DEL RÉGIMEN SUBSIDIADO: !\plica para los afiliados de población especial beneficiaria del subsidio que no están identificados por la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC). ---·npO-é-ie-LOngitud-,----- - --- • ·- ---· Condición Document Máxima Composición del número de identificacíón 1 ----- o .._ . ·- ---------- ------.-..- --+--~---- --------+C-o-· d·-¡gQ··cdf€.e partament0-+··c¿-(i¡god e Personas de la tercera edad en AS 10 municipio + S + consecutivo por afiliado protección de ancianatos. -·-· , (Alfanuméricol_E'j: 08001S8125 -···~· Código de departamento + código de Indígenas mayores de edad que no 10

AS municipio + 1 + consecutivo por afiliado : están identificados por la RNEC. (Alfanumérico de 4). Ej: 7600118125 Habitrmtes ele la calle mayores de Código de departam81lt0+ muniC:iPio+ --o··- edad que no están identificados por AS 10 + consecutivo por afiliado (Alfanumérico "--l -a --- ·R ····N ··-EC ••• ----·--·- --- ········------·-··--·- .. -+d_e_4J EjO5001D0008 ______ _ Habi1an1esd e la calle menores de Departamento + municipio + D + edad que no están identificados por MS 10 consecutivo por afiliado (4 dígitos). Ej: la RNEC. _ 0f>QQ1Q000_~_8 _ - . - ·- Menores de edad no identificados por 1O Código de departamento + código de MS la RNEC a cargo del ICBF. municipio+ A+ consecutivo por afiliado ------·-- ... ·-· --·· .... _ -·- ·- _ (Alfanuméric? de 4). Ei: 25001A0009 Menores de edad desvinculados del Código de departamento + código de conflicto armado. Población infantil MS 1O municipio + A + consecutivo por afiliado vulnerable bajo protección en (Alfanumérico de 4). Ej: 25001A0009 instituciones diferentes al ICBF. Código de departamento + código de 1l ndíge_m1sm enores de edad no MS 10 municipio + 1+ consecutivo por afiliado l '_~e.~1tif1car_loPso r la. ~~EC.

. (Alfanur,iéricode 4)_E[_Q8JJQ14I81_2_5__ _. oíl· 1 7 JUN2 011 0Q0Q232 J 11 RESOLUCIÓN NÚMERO·•" DE 2011 HOJA No Continuación de la Resolución "Por la cual se dictan disposiciones sobre el reporte de la información de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud y al Sector Salud" Tipo de longitud ----------- -- --------- Condición Document Máxima Composición del número de identificación ---- ----- - ---.·.- ··--•--a•---+--"-º--e----+-~ --~~~~---- Solo aplic;a_ paraR_égimen_§~bsLdJadCJ 0 ___ N-úmérod e docum8nto de la madre o el número de documento del cabeza de familia y un consecutivo iniciando en uno Menor de edacJr ecién nacido vivo sin ( 1) . identificar por RNEC con edad menor MS 12 'Las entidades Territoriales y las EPSS o igual a un (1) aiío. deben gestionar la plena identificación del menor y reportar la actualización é!"!~_~q _~_~c_u me_la el a.ño. _ Departamento + municipio + P + consecutivo por afiliado (4 dígitos). Ej: Desplazados menores de edad no 05001f0008 identificados por la Registraduria MS 12 'Las entidades Territoriales y las EPSS Nacmnal del Estado Civil -RNEC. deben gestionar la plena identificación del menor y reportar la actualización ---= del documento a la BDUA. -=--====~~------1 Departamento + municipio + P +

consecutivo por afiliado (4 dígitos). Ej: 05001 f0008. Desplazados mayores de edad no 'Las entidades Territoriales y las EPSS identificados por la Registraduría AS 12 deben gestionar la plena identificación Nacional del Estado Civil -RNEC. de esta población y reportar la actualización del documento a la BDUA. - ------ --- - Número de 6 dígito asignado por el MS INPEC. Para menores de tres (3) años Población Reclusa con identificación que convivan con sus madres en estos interna asignada por el Instituto establecimientos. 6 --- -- ------- - -- -- --~---1 Nacional Penitenciario y Carcel