MINSALUD - Resolución 2358 de 2006

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MINISTERIO DE LA PROTECCION SOCIAL

RESOLUCION NUMERO 2358 DE 2006

(Junio 30) Por la cual se determinan las especificaciones técnicas para el cumplimiento de la obligación por parte de las administradoras de reportar la información al Registro Único de Afiliados RUAF y se fijan los plazos para su entrega. EL MINISTRO DE LA PROTECCION SOCIAL En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por el numeral 1° del artículo 2° del Decreto Ley 205 de 2003 y en desarrollo del Decreto 1637 de 2006, RESUELVE: Artículo 1°. Adoptar para los efectos del artículo 4° del decreto 1637 de 2006, los siguientes anexos técnicos correspondientes a las especificaciones de la estructura y de los archivos que deberán reportar cada una de las administradoras que conforman los Subsistemas de que trata el artículo 2 del citado decreto: a. Anexo Técnico de Pensiones . Subsistema de Seguridad Social en

Pensiones: Administradoras del Sistema General de Pensiones

b. Anexo Técnico Pagador de Pensiones. Subsistema de Seguridad Social en Pensiones: Entidades pagadoras de pensiones c. Anexo Técnico de Riesgos Profesionales. Subsistema de Seguridad Social en Riesgos Profesionales d. Anexo Técnico de Subsidio Familiar. Subsistema de Subsidio Familiar e. Anexo Técnico de Cesantías. Subsistema de Cesantías f. Anexo Técnico Asistencia Social . Subsistema de Asistencia Social y Subsistema de Parafiscales Parágrafo. Los datos correspondientes al Subsistema de Seguridad Social en Salud

serán tomados de la información suministrada por las administradoras al Fosyga y al Ministerio de la Protección Social. Artículo 2°. Las administradoras de cada uno de los Subsistemas mencionados en el artículo anterior deberán reportar a la Dirección General de Planeación y Análisis de Política del Ministerio de la Protección Social o aquella dependencia encargada de administrar los sistemas de información del Ministerio, la información contenida en los anexos técnicos de la siguiente manera: a.) Archivo de prueba: Contendrá los datos requeridos en el anexo técnico con corte al 30 de julio de 2006. b.) Archivo de cargue inicial: Contendrá los datos requeridos en el anexo técnico con corte al 30 de septiembre para el ciclo 1 y con corte al 31 de octubre de 2006 para el ciclo 2, teniendo en cuenta las inconsistencias detectadas por el Ministerio, Hoja 2 de 42

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Por la cual se determinan las especificaciones técnicas para el cumplimiento de la obligación por parte de las administradoras de reportar la información al Registro Único de Afiliados RUAF y se fijan los plazos para su entrega. como consecuencia de las validaciones y las verificaciones efectuadas al archivo de prueba. c.) Archivo de novedades periódicas: Contendrá los datos requeridos en el anexo técnico y se reportará mensualmente con corte al último día del mes anterior, iniciando con la información con corte a 30 de noviembre de 2006. Artículo 3°. Las administradoras deberán utilizar vía Internet la aplicación de Cargue y Descargue de Archivos (CDA), desarrollada por el Ministerio de la Protección Social, para

enviar los archivos relacionados con el Registro Único de Afiliados a la Protección Social

(RUAF).

Para este efecto, el representante legal deberá solicitar a más tardar el día 19 de agosto del 2006, en forma escrita, a la Dirección General de Planeación y Análisis de Política del Ministerio de la Protección Social o aquella dependencia encargada de administrar los sistemas de información del Ministerio, la creación de hasta dos usuarios, el instructivo de uso y los medios necesarios para instalar el cliente de la aplicación de Cargue y Descargue de Archivos (CDA), en sus instalaciones. El Ministerio de la Protección Social dará respuesta a dicha comunicación en un plazo máximo de dos semanas. Artículo 4°. Las administradoras de cada uno de los Subsistemas deberán reportar los archivos mencionados en el artículo segundo en las siguientes fechas:

1. Archivo de carga para prueba ciclo 1:

a. Anexo Técnico de Pensiones: del 22 al 24 de agosto de 2006. b. Anexo Técnico de Cesantías: del 25 al 26 de agosto de 2006. c. Anexo Técnico de Riesgos Profesionales: del 28 al 29 de agosto de 2006. Las administradoras podrán descargar los archivos de inconsistencias generados del 1 al 8 de septiembre del 2006.

2. Archivo de cargue para prueba ciclo 2:

a. Anexo Técnico de Subsidio Familiar: del 11 al 12 de septiembre de 2006. b. Anexo Técnico Pagador de Pensiones: del 13 al 15 de septiembre de 2006. c. Anexo Técnico Asistencia Social: del 18 al 19 de septiembre de 2006.

Las administradoras podrán descargar los archivos de inconsistencias generados del 21 al 31 de septiembre del 2006.

3. Archivo de cargue inicial ciclo 1:

a. Anexo Técnico de Pensiones: Del 4 al 6 de octubre. b. Anexo Técnico de Cesantías: Del 4 al 6 de octubre. c. Anexo Técnico de Riesgos Profesionales: Del 9 al 10 de octubre. Las administradoras podrán descargar los archivos de inconsistencias generados del 18 al 25 de octubre del 2006.

4. Archivo de cargue inicial ciclo 2:

a. Anexo Técnico de Subsidio Familiar: Del 9 al 10 de noviembre. b. Anexo Técnico de Pensionados: Del 14 al 15 de noviembre. c. Anexo Técnico de Asistencia Social: Del 16 al 17 de noviembre. Las administradoras podrán descargar los archivos de inconsistencias generados del 23 al 27 de noviembre del 2006.

5. Archivo de novedades periódicas:

a. Anexo Técnico de Pensiones: Del 1 al 7 de cada mes. Hoja 3 de 42

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Por la cual se determinan las especificaciones técnicas para el cumplimiento de la obligación por parte de las administradoras de reportar la información al Registro Único de Afiliados RUAF y se fijan los plazos para su entrega. b. Anexo Técnico de Cesantías: Del 1 al 7 de cada mes. c. Anexo Técnico de Riesgos Profesionales: Del 8 al 14 de cada mes. d. Anexo Técnico de Subsidio Familiar: Del 8 al 14 de cada mes.

e. Anexo Técnico de Pensionados: Del 15 al 21 de cada mes. f. Anexo Técnico de Asistencia Social: Del 15 al 21 de cada mes. Las administradoras deberán descargar los archivos de inconsistencias generados por el Registro Único de Afiliados a la Protección Social (RUAF), del 23 al 30 de cada mes. Estos archivos de inconsistencias contienen los registros que no pudieron ser procesados y su causa. Los registros inconsistentes deberán ser revisados y corregidos por las entidades obligadas y enviados de nuevo al Ministerio de la Protección Social en el período siguiente. Artículo 5°. La Dirección General de Planeación y Análisis de Política del Ministerio de la Protección Social o aquella dependencia encargada de administrar los sistemas de información del Ministerio, actualizará los Anexos Técnicos que se adoptan mediante la presente resolución, cuando surjan modificaciones a las especificaciones técnicas o cuando sea necesario efectuar algunas aclaraciones. Artículo 6°. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación. Publíquese y Cúmplase, Dada en Bogotá D. C. a los 30 días del mes de Junio del año 2006. (Original firmado por) DIEGO PALACIO BETANCOURT Ministro de la Protección Social Hoja 4 de 42

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Por la cual se determinan las especificaciones técnicas para el cumplimiento de la obligación por parte de las administradoras de reportar la información al Registro Único de Afiliados RUAF y se fijan los plazos para su entrega.

ANEXO 1

RESOLUCIÓN /2006

ANEXO TÉCNICO DE AFILIADOS A PENSIONES

ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS.

Datos que las administradoras de pensiones deben suministrar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social RUAF. Las administradoras deberán enviar los archivos maestros de afiliados y el de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen: SIGLAS PARA NOMBRES DE LOS ARCHIVOS MAESTROS SIGLA DESCRIPCIÓN LONGITUD MP Archivo maestro de afiliados a pensiones. 2 NP Archivo maestro de novedades de afiliados a pensiones. 2 NPE Archivo maestro de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante. 3 COMPONENTE Componente de la Protección Social al que pertenece el archivo – Pensiones (P) 1 CODENTIDAD Código de la entidad de pensiones que reporta la información. 6 AAAAMMDD Fecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador. 8

NOMBRES DE ARCHIVOS MAESTROS

NOMBRE DE ARCHIVO LONGITUD TIPO DE ARCHIVO Maestro de afiliados a pensiones PMPCODENTIDADAAAAMMDD 17 Maestro de novedades de afiliados a pensiones PNPCODENTIDADAAAAMMDD 17 Maestro de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante PNPECODENTIDADAAAAMMDD 18 ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE AFILIADOS A PENSIONES El archivo maestro de afiliados a pensiones esta compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de los afiliados

solicitados en la etapa del cargue inicial, así como para el reporte periódico de creación de nuevos afiliados a pensiones. Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios, deben reportarse en el archivo como (,,).

REGISTRO TIPO 1 – REGISTRO DE CONTROL

OGIDÓC

OPMAC LED

NOMBRE DEL CAMPO

DUTIGNOL VALOR PERMITIDO OBLIGATORIO 0 Tipo de Registro 1 1 SI 17 Código administradora 6 Ver glosario SI 35 Fecha inicial del período de la información 10 AAAA-MM-DD SI 36 Fecha final del período de la información 10 AAAA-MM-DD SI 37 Total de registros relacionados en el archivo 8 SI 38 Nombre del Archivo (Sin extensión .TXT) 18 Ver glosario SI REGISTRO TIPO 2 – REGISTRO DE DETALLE Hoja 5 de 42

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Por la cual se determinan las especificaciones técnicas para el cumplimiento de la obligación por parte de las administradoras de reportar la información al Registro Único de Afiliados RUAF y se fijan los plazos para su entrega. LED

OGIDÓC

OPMAC

NOMBRE DEL CAMPO

DUTIGNOL

VALOR PERMITIDO

OIROTAGILBO

LAICINI

EUGRAC OIROTAGILBO ETROPER OCIDÓIREP 0 Tipo de registro 1 2 SI SI 1 Tipo de identificación del afiliado 2 Ver glosario SI SI 2 Número de identificación del afiliado 17 SI SI 3 Código sexo 1 Ver glosario SI SI 4 Fecha de nacimiento 10 AAAA-MM-DD NO SI 5 Departamento nacimiento 2 Ver glosario NO SI 6 Municipio nacimiento 3 Ver glosario NO SI

7 Primer apellido 20 SI SI 8 Segundo apellido 30 NO NO Ver glosario 9 Primer nombre 20 SI SI 10 Segundo nombre 30 NO NO 11 Departamento residencia 2 Ver glosario NO SI 12 Municipio residencia 3 Ver glosario NO SI 15 Fecha de afiliación a la administradora 10 AAAA-MM-DD SI SI 16 Afiliación subsidiada 1 Ver glosario SI SI 17 Código administradora 6 SI SI 18 Código tipo de cotizante 2 Ver glosario SI SI 19 Tipo de identificación del aportante 2 Ver glosario SI SI 20 Número de identificación del aportante 17 SI SI 21 Dígito de verificación del aportante 1 Ver glosario NO NO 22 Razón social del aportante 150 Ver glosario SI SI 23 Clase de aportante 1 Ver glosario NO SI 24 Departamento de la ubicación laboral 2 Ver glosario NO SI 25 Municipio de la ubicación laboral 3 Ver glosario NO SI 26 Fecha de vinculación con el aportante 10 AAAA-MM-DD NO NO 27 Estado de la afiliación 1 Ver glosario SI SI 28 Al día 1 Ver glosario SI SI Este campo sólo se diligencia si la creación de afiliación corresponde a 34 Código de la administradora desde donde se traslada 6 NO NO un traslado de afiliados entre administradoras. Los campos Segundo Apellido y Segundo Nombre son obligatorios si el afiliado, de acuerdo con su documento de identidad, los tiene. El campo dígito de verificación del aportante es obligatorio cuando el campo Tipo de identificación del aportante es NIT. Para el cargue inicial, si un afiliado tiene más de un aportante, la entidad debe reportar un registro por cada uno de ellos, diligenciando la totalidad de los campos del archivo maestro

de afiliados. Para las novedades de creación de nuevos afiliados que tengan más de un aportante, la entidad sólo debe reportar un registro al archivo maestro de afiliados diligenciando la totalidad de los campos con un aportante, los demás aportantes los debe reportar en el maestro de novedades con la novedad P07. Si el afiliado es tipo de cotizante independiente, la información del aportante debe ser la misma del afiliado. ESTRUCTURA ARCHIVO DE NOVEDADES DE AFILIADOS A PENSIONES El archivo de novedades de afiliados a pensiones está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización. Novedad de creación de nuevos afiliados. Las administradoras deben reportar periódicamente la creación de nuevos afiliados a pensiones utilizando la estructura del archivo maestro de afiliados y el nombre del archivo maestro de afiliados a pensiones. Igualmente, cuando se produce una nueva afiliación como Hoja 6 de 42

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Por la cual se determinan las especificaciones técnicas para el cumplimiento de la obligación por parte de las administradoras de reportar la información al Registro Único de Afiliados RUAF y se fijan los plazos para su entrega. consecuencia de un traslado de régimen ó traslado de administradora del mismo régimen, deberá reportarse la creación de la nueva afiliación enviando el maestro de afiliados. Novedades de actualización. La información de los afiliados reportados a través del archivo maestro de afiliados deberá ser

actualizada por las administradoras mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de afiliados a pensiones. De acuerdo a cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “CÓDIGOS

DE NOVEDADES DE AFILIADOS A PENSIONES”.

El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de éstas. Cuando en una novedad hayan campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ser vacío y reportarse en el archivo como (,,). Cuando una afiliación tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.

REGISTRO TIPO 1 – REGISTRO DE CONTROL

LED

OGIDÓC

OPMAC

NOMBRE DEL CAMPO

DUTIGNOL VALOR PERMITIDO OBLIGATORIO 0 Tipo de Registro 1 1 SI 17 Código de la administradora 6 Ver glosario SI 35 Fecha inicial del período de la información 10 AAAA-MM-DD SI 36 Fecha final del período de la información 10 AAAA-MM-DD SI 37 Total de registros relacionados en el archivo 8 SI 38 Nombre del Archivo (Sin extensión .TXT) 18 Ver glosario SI

REGISTRO TIPO 2 – REGISTRO DE DETALLE

OGIDÓC

NOMBRE DEL CAMPO

DUTIGNOL

VALOR PERMITIDO

OIROTAGILBO OBSERVACIONES 0 Tipo de registro 1 2 SI 17 Código administradora 6 SI 1 Tipo de identificación del afiliado 2 Ver glosario SI

2 Número de identificación del afiliado 17 SI 7 Primer apellido 20 SI 8 Segundo apellido 30 NO Ver glosario 9 Primer nombre 20 SI 10 Segundo nombre 30 NO Ver “Códigos de novedades de Código de la novedad 3 SI afiliados a pensiones” Valor 1 NO Dependiendo del código de Valor 2 la novedad se deben Valor 3 registrar los valores en el Valor 4 mismo orden en que Valor 5 aparecen en la tabla Valor 6 “Códigos de novedades de Valor 7 afiliados a pensiones”. Valor 8 Valor 9 Valor 10 Valor 11 Valor 12 Valor 13 Valor 14 Hoja 7 de 42

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Por la cual se determinan las especificaciones técnicas para el cumplimiento de la obligación por parte de las administradoras de reportar la información al Registro Único de Afiliados RUAF y se fijan los plazos para su entrega.

OGIDÓC

NOMBRE DEL CAMPO

DUTIGNOL

VALOR PERMITIDO

OIROTAGILBO

OBSERVACIONES

Valor 15 CÓDIGOS DE NOVEDADES DE AFILIADOS A PENSIONES Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las administradoras de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los afiliados, las afiliaciones y los aportantes. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades sólo aplican para afiliados existentes en el Registro Único de Afiliados a la Protección Social RUAF. Cód. Orden de las variables de Observaciones Descripción Nov. la novedad Modificar la información de una persona que se

P01 Modificar persona 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 encuentra en la base de datos RUAF. Modificar el tipo y/o el número de identificación P02 Modificación identificación de persona 1, 2 de una persona registrada en la base de datos RUAF. Modificar la información de la afiliación a P03 Modificar afiliación a pensiones 15, 16, 18 pensiones en la base de datos RUAF. Retirar afiliación a pensiones en la base de datos RUAF en los casos de fallecimiento, pensión, por devolución de saldos, indemnización sustitutiva ó po r traslado de administradora. Si el caso es por fallecimiento se deben P04 Retirar o trasladar afiliación a pensiones 30, 31, 32, 33, 34 diligenciar los campos 30, 31 y 33. Si el caso es por reconocimiento de pensión, devolución de saldos ó indemnización sustitutiva, se deben diligenciar los campos 30, 31 y 32. Si el caso es por traslado de administradora se deben diligenciar los campos 30, 31, y 34. Asociar otro aportante a una afiliación a Asociar otro aportante a una afiliación a 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, P07 pensiones en la base de datos RUAF. pensiones 26 Los campos 19, 20, 21 y 22 son obligatorios Modificar información de un aportante de una Modificar aportante de una afiliación a 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, afiliación a pensiones en la base de datos

P08 pensiones 26 RUAF. Los campos 19, 20 y 21 son obligatorios. Desvincular aportante de una afiliación a pensiones en la base de datos RUAF. Desvincular aportante de una afiliación a Los campos 19, 20, 21 y 29 son obligatorios. P09 19, 20, 21, 22, 29 pensiones Si el aportante que se desvincula es el único activo de la afiliación se debe enviar esta novedad junto con la novedad P04. ESTRUCTURA ARCHIVO DE NOVEDADES DEL ESTADO DE LA AFILIACIÓN Y AL DÍA DEL APORTANTE El archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de las novedades del estado de la afiliación y al día del aportante. Este archivo de novedades deberá ser enviado obligatoriamente en todos los períodos, así el estado de la afiliación y el estado del campo al día del aportante no hayan cambiado respecto al período anterior. Para el reporte del estado de la afiliación, se deberá enviar un registro con código de novedad P05 y para el reporte de la novedad de sí el aportante está al día o en mora, se debe enviar un registro por cada aportante que tenga la afiliación, con el código de novedad P06. Hoja 8 de 42

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Por la cual se determinan las especificaciones técnicas para el cumplimiento de la obligación por parte de las administradoras de reportar la información al Registro Único de Afiliados RUAF y se fijan los plazos para su

entrega.

REGISTRO TIPO 1 – REGISTRO DE CONTROL

LED

OGIDÓC

OPMAC

NOMBRE DEL CAMPO

DUTIGNOL VALOR PERMITIDO OBLIGATORIO 0 Tipo de Registro 1 1 SI 17 Código de la administradora 6 Ver glosario SI 35 Fecha inicial del período de la información 10 AAAA-MM-DD SI 36 Fecha final del período de la información 10 AAAA-MM-DD SI 37 Total de registros relacionados en el archivo 8 SI 38 Nombre del Archivo (Sin extensión .TXT) 18 Ver glosario SI

REGISTRO TIPO 2 – REGISTRO DE DETALLE

OGIDÓC

NOMBRE DEL CAMPO

DUTIGNOL

VALOR PERMITIDO

OIROTAGILBO OBSERVACIONES 0 Tipo de registro 1 2 SI 17 Código administradora 6 SI 1 Tipo de identificación del afiliado 2 Ver glosario SI 2 Número de identificación del afiliado 17 SI 7 Primer apellido 20 SI 8 Segundo apellido 30 NO Ver glosario 9 Primer nombre 20 SI 10 Segundo nombre 30 NO P05 Sólo pueden ser los códigos Código de la novedad 3 SI

P06 P05 o P06.

Este campo es de obligatorio 27 Estado de la afiliación 1 Ver glosario NO diligenciamiento si el código de la novedad es P05 19 Tipo de identificación del aportante 2 Ver glosario NO 20 Número de identificación del aportante 17 Ver glosario NO Estos campos son de obligatorio 21 Dígito de verificación del aportante 1 Ver glosario NO diligenciamiento si el código de 22 Razón social del aportante 150 Ver glosario NO la novedad es P06 28 Al día 1 Ver glosario NO

GLOSARIO DE CAMPOS

En el siguiente glosario se relacionan las variables que las administradoras deben reportar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del Registro Único de Afiliados a la Protección Social RUAF, a través de los archivos maestros de afiliados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos. Cada variable está codificada, el código asignado aparece en la columna Cod, en la columna Nombre del campo, aparece el nombre de la variable, en la columna Longitud, el máximo tamaño que puede tomar la variable, en la columna Tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A-Alfanumérico ó NNumérico, y en la columna Valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable. Cod Nombre del campo Longitud Tipo Valor permitido 1 – Registro de control 0 Tipo de Registro 1 N 2 – Registro de detalle TI - Tarjeta de identidad CC - Cédula de ciudadanía 1 Tipo de identificación del afiliado 2 A CE - Cédula de extranjería PA – Pasaporte 2 Número de identificación del afiliado 17 A M - Masculino 3 Código sexo 1 A F – Femenino 4 Fecha de nacimiento 10 A AAAA-MM-DD Tabla Departamentos – Tabla DIVIPOLA (División 5 Departamento nacimiento 2 N Político Administrativa de Colombia) del DANE Hoja 9 de 42

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Por la cual se determinan las especificaciones técnicas para el cumplimiento de la obligación por parte de las administradoras de reportar la información al Registro Único de Afiliados RUAF y se fijan los plazos para su entrega. Cod Nombre del campo Longitud Tipo Valor permitido

Tabla Municipios – Tabla DIVIPOLA (División Político 6 Municipio nacimiento 3 N Administrativa de Colombia) del DANE Para los nombres y apellidos compuestos, se tomará 7 Primer apellido 20 A como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, 8 Segundo apellido 30 A igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: 9 Primer nombre 20 A JULIO, segundo nombre: ÁLVARO ANDRÉS. Primer apellido: MOLINA, segundo apellido: DEL CASTILLO. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la 10 Segundo nombre 30 A abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra VIUDA (O). Tabla Departamentos – Tabla DIVIPOLA (División 11 Departamento residencia 2 N Político Administrativa de Colombia) del DANE Tabla Municipios – Tabla DIVIPOLA (División Político 12 Municipio residencia 3 N Administrativa de Colombia) del DANE Fecha de afiliación a la 15 10 A AAAA-MM-DD administradora S – Si recibe subsidio 16 Afiliación subsidiada 1 A N – No recibe subsidio 17 Código administradora 6 A 1 - Dependiente 2 - Empleada doméstica 3 - Independiente 18 Código tipo de cotizante 2 N 4 - Madre Comunitaria 16 - Independiente agremiado o asociado 17 - Empleado con requisitos cumplidos para pensión TI - Tarjeta de identidad CC - Cédula de ciudadanía 19 Tipo de identificación del aportante 2 A CE - Cédula de extranjería PA - Pasaporte

NI - Número de identificación tributaria Número de identificación del 20 17 A aportante 21 Dígito de verificación del aportante 1 N 0-9 Nombre del aportante para cotizantes dependientes o 22 Razón social del aportante 150 A nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son aportantes. Grande – G 23 Clase de aportante 1 A Pequeño – P Tabla Departamentos – Tabla DIVIPOLA (División 24 Departamento de la ubicación laboral 2 N Político Administrativa de Colombia) del DANE Tabla Municipios – Tabla DIVIPOLA (División Político 25 Municipio de la ubicación laboral 3 N Administrativa de Colombia) del DANE Fecha de vinculación con el 26 10 A AAAA-MM-DD aportante 1 – Cotizante: son aquellos afiliados no pensionados que efectuaron la cotización obligatoria durante el mes para el cual se reporta, correspondientes a aportes del mes que se paga, no a aportes de períodos en mora. 2 - No cotizante: son aquellos afiliados no pensionados respecto de los cuales no se efectuó la cotización 27 Estado de la afiliación 1 N obligatoria durante el mes para el cual se reporta . 3 - Activo: son aquellos afilados respecto d los cuales se ha efectuado una cotización en los últimos seis meses. 4 - Inactivo: son aquellos afiliados no pensionados respecto de los cuales no se efectuó por lo menos una cotización obligatoria en los últimos seis meses. 1 - Al día 28 Al día 1 N 2 - En mora Fecha de desvinculación con el 29 10 A AAAA-MM-DD

aportante Fecha de retiro o traslado de 30 10 A AAAA-MM-DD administradora 1 – Pensión 2 – Devolución de saldos 3 – Indemnización sustitutiva 31 Causa del retiro o traslado 1 N 4 – Traslado de régimen 5 – Traslado de administradora mismo régimen 6 – Fallecimiento Fecha de reconocimiento de la 32 10 A AAAA-MM-DD pensión, devolución de saldos o Hoja 10 de 42

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Por la cual se determinan las especificaciones técnicas para el cumplimiento de la obligación por parte de las administradoras de reportar la información al Registro Único de Afiliados RUAF y se fijan los plazos para su entrega. Cod Nombre del campo Longitud Tipo Valor permitido indemnización sustitutiva 33 Fecha de fallecimiento 10 A AAAA-MM-DD Código de la administradora a la que Código utilizado para indicar en el caso de traslado, la 34 6 A se traslada administradora de destino. Fecha inicial del período de la 35 10 A AAAA-MM-DD información Fecha final del período de la 36 10 A AAAA-MM-DD información Total de registros relacionados en el 37 8 N archivo Nombre del Archivo (Sin extensión Ver tabla “NOMBRES DE ARCHIVOS MAESTRO Y DE 38 18 A

.TXT) NOVEDADES DE AFILIADOS A PENSIONES” Hoja 11 de 42

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Por la cual se determinan las especificaciones técnicas para el cumplimiento de la obligación por parte de las administradoras de reportar la información al Registro Único de Afiliados RUAF y se fijan los plazos para su

entrega.

ANEXO 2

RESOLUCIÓN /2006

ANEXO TÉCNICO CESANTÍAS

ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS MAESTROS.

Datos que las administradoras de cesantías deben suministrar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social RUAF. Las administradoras deberán enviar los archivos maestros de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

SIGLAS PARA NOMBRES DE ARCHIVOS MAESTROS AFILIADOS Y DE

NOVEDADES A CESANTÍAS SIGLA DESCRIPCIÓN LONGITUD MCE Archivo maestro de afiliados a cesantías. 3 NCE Archivo maestro de novedades de afiliados a cesantías. 3 COMPONENTE Componente de la Protección Social al que pertenece el archivo – Cesantías (E) 1 CODENTIDAD Código de la entidad de Cesantías que reporta la información. 6 AAAAMMDD Fecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador. 8

NOMBRES DE ARCHIVOS MAESTROS DE AFILIADOS Y DE NOVEDADES A

CESANTÍAS TIPO DE ARCHIVO NOMBRE DE ARCHIVO LONGITUD Maestro de afiliados a cesantías EMCECODENTIDADAAAAMMDD 18

Maestro de novedades de afiliados a cesantías ENCECODENTIDADAAAAMMDD 18 ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE AFILIADOS A CESANTÍAS El archivo maestro de afiliados a cesantías esta compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de los afiliados

solicitados en la etapa del cargue inicial así como para el reporte periódico de creación de nuevos afiliados a cesantías. Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios deben reportarse en el archivo como (,,).

REGISTRO TIPO 1 – REGISTRO DE CONTROL

LED

OGIDÓC

OPMAC

NOMBRE DEL CAMPO

DUTIGNOL

VALOR PERMITIDO

OIROTAGILBO

LAICINI

EUGRAC OIROTAGILBO ETROPER OCIDÓIREP 0 Tipo de Registro 1 1 SI SI 14 Código administradora 6 Ver glosario SI SI 32 Fecha inicial del período de la información 10 AAAA-MM-DD SI SI 33 Fecha final del período de la información 10 AAAA-MM-DD SI SI 34 Total de registros relacionados en el archivo 8 SI SI 35 Nombre del Archivo (Sin extensión .TXT) 18 Ver glosario SI SI REGISTRO TIPO 2 – REGISTRO DE DETALLE Hoja 12 de 42

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Por la cual se determinan las especificaciones técnicas para el cumplimiento de la obligación por parte de las administradoras de reportar la información al Registro Único de Afiliados RUAF y se fijan los plazos para su entrega. LED

OGIOÓC

OPMAC

NOMBRE DEL CAMPO

DUTIGNOL

VALOR PERMITIDO

OIROTAGILBO LAICINI

EUGRAC

OIROTAGILBO ETROPER OCIDÓIREP 0 Tipo de registro 1 2 SI SI 1 Tipo de identificación del afiliado 2 Ver glosario SI SI 2 Número de identificación del afiliado 17 SI SI 3 Código sexo 1 Ver glosario SI SI 4 Fecha de nacimiento 10 AAAA-MM-DD NO SI

5 Departamento nacimiento 2 Ver glosario NO SI 6 Municipio nacimiento 3 Ver glosario NO SI 7 Primer apellido 20 SI SI 8 Segundo apellido 30 NO NO 9 Primer nombre 20 Ver glosario SI SI 10 Segundo nombre 30 NO NO Tabla Departamentos – Tabla DIVIPOLA 11 Depar