MINSALUD - Resolución 4266 de 2015

MINISTERIOD E SALUDY PROTECCIÓNS OCIAL 4 2 6

RESOLUCl0fffi~~t0 fbE 2015 ( 2 O OCT2 0~5 Por la cual se adopta la Política de Gestión de Documentos y el Plan Institucional de Archivos - PINAR-, se actualiza y aprueba el Programa de Gestión Documental -PGD-, las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental del Ministerio de Salud y Protección Social EL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL En ejercicio de sus facultades legales, en especial, de las conferidas en el artículo 6 del Decreto 4107 de 2011, y CONSIDERANDO Que el Artículo 209 de la Constitución Política, estableció que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Que el Artículo 9 de la Ley 1444 de 2011 creó el Ministerio de Salud y Protección Social, cuyos objetivos y funciones serán los escindidos del Ministerio de la Protección Social, de acuerdo con el Artículo 60 de dicha Ley. Que la Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, define la gestión documental como el conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Que el artículo 4 de la Ley 594 de 2000 establece como fines de los archivos, disponer

de la documentación organizada, de tal forma que la información institucional sea recuperable para el uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de historia. Que el artículo 11 de la Ley 594 de 2000, señala la obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos, su organización, preservación y control. Que el artículo 12 de la citada Ley, establece que es responsabilidad de la administración pública la gestión documental y administración de archivos. Que el paragrafo del Articulo 14 del Decreto 2578 de 2012, reza: "En las entidades del orden nacional las funciones del Comité Interno de Archivos serán cumplidas por el Comité de Desarrollo Administrativo establecido en el Decreto número 2482 de 2012". Que la Ley 1712 de 2014, por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones, establece en su artículo 15 que dentro de los seis (6) meses siguientes a la entrada en vigencia de la presente ley, los sujetos obligados deberán adoptar un Programa de Gestión Documental en el cual se establezcan los procedimientos y lineamientos 2 O OCI2 015

RESOLUCIÓN NÚll/ll¡R~(itJ04266 DE 2015 HOJA No. 2

Continuaciónd e la ResoluciónP or la cual se adopta la Política de Gestión de Documentos y el Plan Institucional de Archivos - PINAR-, se actualiza y aprueba el Programa de Gestión Documental -PGD-, las Tablas de Retención Documental y las tablas de Valoración Documental del Ministerio de Salud y Protección Social necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de

los documentos públicos. Este Programa deberá integrarse con las funciones administrativas del sujeto obligado. Deberán observarse los lineamientos y recomendaciones que el Archivo General de la Nación y demás entidades competentes expidan en la materia. A su turno, en el artículo 16 prescribe, en su carácter de centros de información institucional que contribuyen tanto a la eficacia y eficiencia del Estado en el servicio al ciudadano, como a la promoción activa del acceso a la información pública, los sujetos obligados deben asegurarse de que existan dentro de sus entidades procedimientos claros para la creación, gestión, organización y conservación de sus archivos. Los procedimientos adoptados deberán observar los lineamientos que en la materia sean producidos por el Archivo General de la Nación. Que los artículos 21 y 22 de la Ley 594 de 2000 fueron reglamentados por el Decreto 2609 de 2012, compilado en el Decreto 1080 de 2015, Decreto Único del Sector Cultura. Que el artículo 2.8.2.5.6 del Decreto 1080 de 2015, establece que las entidades públicas deben formular una política de gestión de documentos, constituida por los siguientes componentes: a) Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica de las entidades públicas. b) Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte. c) Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación. d) Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad.

e) La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información. Que el artículo 2.8.2.2.2 del Decreto 1080 de 2015, determina el resultado del proceso de valoración de documentos de archivo que realicen las entidades públicas o las privadas que cumplen funciones públicas, en cualquiera de las ramas del poder público, se registrará en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental( ... ). A su vez, el artículo 2.8.2.5.8 del mencionado Decreto compilatorio, señala que la gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de los siguientes instrumentos archivísticos: a) El Cuadro de Clasificación Documental (CCD) b) La Tabla de Retención Documental (TRD) c) El Programa de Gestión Documental (PGD) d) Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR) e) El Inventarío Documental. f) Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos. g) Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales. h) Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad. i) Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos. . . ? O OCT2 015

RESOLUCION NUM~q)QDO4266 DE '2015 HOJA No. 3

Continuaciónd e la ResoluciónP or la cual se adopta la Política de Gestión de

Documentos y el Plan Institucional de Archivos - PINAR-, se actualiza y aprueba el Programa de Gestión Documental -PGD-, las Tablas de Retención Documental y las tablas de Valoración Documental del Ministerio de Salud y Protección Social Que en consecuencia, el artículo 2.8.2.5.10 establece que todas las entidades del Estado deben formular un Programa Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual, y el artículo 2.8.2.5.11 determina que el mismo debe ser aprobado por Comité de Desarrollo Administrativo de la Entidad respectiva. A su vez, el artículo 2.8.2.5.12 prescribe que dicho Programa debe ser publicado en la página web de la respectiva entidad, dentro de los treinta (30) días posteriores a su aprobación por parte del Comité de Desarrollo Administrativo la Entidad. Que mediante Resolución No. 2624 del 18 de Julio de 2013 el Ministerio creó y reglamentó el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del Ministerio de Salud y Protección Social. Que en sesión No. 2 realizada del 20 de marzo de 2014, el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo aprobó el Programa de Gestión Documental del Ministerio y las Tablas de Retención Documental y de Valoración Documental. Que en sesión No.2 adelantada el 2 de septiembre de 2015, se aprobó el Plan Institucional de Archivos y la actualización del Programa de Gestión Documental, las Tablas de Valoración Documental y las Tablas de Retención Documental, cumpliendo

las normas exigidas por el Archivo General de la Nación. Que dichos documentos materializan las normas aplicables en materia de gestión documental y determinan su concreción en el Ministerio. Que a la fecha se han agotado las diferentes etapas previstas en el Decreto 1080 de 2015, para la construcción de los diferentes instrumentos archivísticos. Que en mérito de lo expuesto, RESUELVE Artículo 1º. Política de Gestión de Documentos. Adoptar la Política de Gestión de Documentos del Ministerio de Salud y Protección social así: El Ministerio de Salud y Protección Social en cumplimiento de su misionalidad y alineado con los objetivos nacionales, sectoriales e institucionales, adopta las mejores prácticas en materia documental que Je sirvan para gestionar la información producida en el desarrollo de sus funciones, garantizando el ciclo vital de los documentos por medio del establecimiento de principios, etapas, procesos e instrumentos documentales, establecidos para tal efecto en la normativa y adoptando el uso de las tecnologías de la información y comunicación (TJC's). Para cumplir con esta política se hace necesario la elaboración, publicación, cumplimento y vigilancia del Programa de Gestión Documental - PGD y demás instrumentos archivísticos establecidos en la normatividad vigente. De la misma manera se alinea con los sistemas de gestión e información que el Ministerio implemente en desarrollo de sus funciones. 1 O OCT2 015

RESOLUCIÓN NÚM!Eftd) Ü OO 4 2 6 6 DE 2015 HOJA No. 4

Continuaciónd e la ResoluciónP or la cual se adopta la Política de Gestión de Documentos y el Plan Institucional de Archivos - PINAR-, se actualiza y aprueba

el Programa de Gestión Documental -PGD-, las Tablas de Retención Documental y las tablas de Valoración Documental del Ministerio de Salud y Protección Social Artículo 2°. Plan Institucional de Archivos. Aprobar y Adoptar el el Plan Institucional de Archivos, el cual se encuentra contenido en el Anexo No. 1 de la presente Resolución. Artículo 3°. Actualización de Instrumentos Archivísticos. Actualizar y aprobar el Programa de Gestión Documental del Ministerio, las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental, contenidos en los Anexos Nos. 2, 3 y 4 de la presente Resolución. Artículo 4°. Modificación. Los documentos que aquí se establecen podrán ser modificados y actualizados, de conformidad con las previsiones legales en la materia. Artículo 5°. Publicación. Ordenar la publicación de los instrumentos archivísticos, a través de los mecanismos previstos en la Ley 1712 de 2014. Artículo 6°: La presente resolución rige a partir de su expedición y deroga las disposiciones que les sean contrarias.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE 2 O OCT2 015

Dada en Bogotá D.G., • ~ N )¡---0~ IRIA URIBE ¡inistro ;e ez~d y ProtecciónS ocial

Proyectó: LRozo ./'J

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Revisó: !Gamboa (llft<.._

Aprobó: Gburgos •