MINSALUD - Resolución 4316 de 2006

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MINISTERIO DE LA PROTECCION SOCIAL

RESOLUCION NUMERO 4316 DE 2006

(Noviembre 17) Por la cual se actualizan los anexos técnicos del Registro Único de Afiliados RUAF EL DIRECTOR GENERAL DE PLANEACIÓN Y ANALISIS DE POLITICA En ejercicio de las atribuciones conferidas mediante el artículo 5° de la Resolución 2358 de 2006 del Ministerio de la Protección Social RESUELVE: Artículo 1°. Modificar los siguientes anexos técnicos correspondientes a las especificaciones de la estructura y de los archivos que deberán reportar cada una de las administradoras, adoptados mediante Resolución 2358 de 2006 del Ministerio de la Protección Social: a.) Anexo Técnico de Pensiones. Subsistema de Seguridad Social en Pensiones: Administradoras del Sistema General de Pensiones b.) Anexo Técnico Pagador de Pensiones. Subsistema de Seguridad Social en Pensiones: Entidades pagadoras de pensiones c.) Anexo Técnico de Riesgos Profesionales. Subsistema de Seguridad Social en Riesgos Profesionales d.) Anexo Técnico de Subsidio Familiar. Subsistema de Subsidio Familiar e.) Anexo Técnico de Cesantías. Subsistema de Cesantías f.) Anexo Técnico Asistencia Social. Subsistema de Asistencia Social y Subsistema de Parafiscales Artículo 2°. La presente resolución rige a partir de la fecha de su comunicación. Publíquese y Cúmplase, Dada en Bogotá D. C. a los 17 días del mes de Noviembre del año 2006. (Original firmado por)

JUAN PABLO TORO ROA El Director General de Planeación y Análisis de Política Hoja 2 de 45

RESOLUCION NUMERO 4313 DE 2006

Por la cual se actualizan los anexos técnicos del Registro Único de Afiliados RUAF

ANEXO 1

RESOLUCIÓN /2006

ANEXO TÉCNICO DE AFILIADOS A PENSIONES

ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS.

Datos que las administradoras de pensiones deben suministrar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social RUAF. Las administradoras deberán enviar los archivos maestros de afiliados y el de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen: SIGLAS PARA NOMBRES DE LOS ARCHIVOS MAESTROS SIGLA DESCRIPCIÓN LONGITUD MP Archivo maestro de afiliados a pensiones. 2 NP Archivo maestro de novedades de afiliados a pensiones. 2 NPE Archivo maestro de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante. 3 COMPONENTE Componente de la Protección Social al que pertenece el archivo – Pensiones (P) 1 CODENTIDAD Código de la entidad de pensiones que reporta la información. 6 AAAAMMDD Fecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador. 8

NOMBRES DE ARCHIVOS MAESTROS

NOMBRE DE ARCHIVO LONGITUD TIPO DE ARCHIVO Maestro de afiliados a pensiones PMPCODENTIDADAAAAMMDD 17 Maestro de novedades de afiliados a pensiones PNPCODENTIDADAAAAMMDD 17 Maestro de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante PNPECODENTIDADAAAAMMDD 18

ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE AFILIADOS A PENSIONES El archivo maestro de afiliados a pensiones esta compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de los afiliados solicitados en la etapa del cargue inicial, así como para el reporte periódico de creación de nuevos afiliados a pensiones. Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios, deben reportarse en el archivo como (,,).

REGISTRO TIPO 1 – REGISTRO DE CONTROL

OGIDÓC

OPMAC LED

NOMBRE DEL CAMPO

DUTIGNOL

11-- VALOR PERMITIDO OBLIGATORIO 0 Tipo de Registro 1 1 SI 17 Código administradora 6 Ver glosario SI 35 Fecha inicial del período de la información 10 AAAA-MM-DD SI 36 Fecha final del período de la información 10 AAAA-MM-DD SI 37 Total de registros relacionados en el archivo 8 SI 38 Nombre del Archivo (Sin extensión .TXT) 18 Ver glosario SI 1 1 1 1 Hoja 3 de 45

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Por la cual se actualizan los anexos técnicos del Registro Único de Afiliados RUAF

REGISTRO TIPO 2 – REGISTRO DE DETALLE

LED

OGIDÓC

OPMAC

NOMBRE DEL CAMPO

DUTIGNOL

VALOR PERMITIDO

OIROTAGILBO

LAICINI

EUGRAC

OIROTAGILBO ETROPER OCIDÓIREP 1 0 Tipo de registro 1 2 SI SI 1 Tipo de identificación del afiliado 2 Ver glosario SI SI 2 Número de identificación del afiliado 17 SI SI

3 Código sexo 1 Ver glosario SI SI 4 Fecha de nacimiento 10 AAAA-MM-DD NO SI 5 Departamento nacimiento 2 Ver glosario NO SI 6 Municipio nacimiento 3 Ver glosario NO SI 7 Primer apellido 20 SI SI 8 Segundo apellido 30 NO NO Ver glosario 9 Primer nombre 20 SI SI 10 Segundo nombre 30 NO NO 11 Departamento residencia 2 Ver glosario NO SI 12 Municipio residencia 3 Ver glosario NO SI 15 Fecha de afiliación a la administradora 10 AAAA-MM-DD SI SI 16 Afiliación subsidiada 1 Ver glosario SI SI 17 Código administradora 6 SI SI 18 Código tipo de cotizante 2 Ver glosario SI SI 39 Afiliado cesante 1 Ver glosario SI NO 19 Tipo de identificación del aportante 2 Ver glosario NO NO 20 Número de identificación del aportante 17 NO NO 21 Dígito de verificación del aportante 1 Ver glosario NO NO 22 Razón social del aportante 150 Ver glosario NO NO 23 Clase de aportante 1 Ver glosario NO SI 24 Departamento de la ubicación laboral 2 Ver glosario NO SI 25 Municipio de la ubicación laboral 3 Ver glosario NO SI 26 Fecha de vinculación con el aportante 10 AAAA-MM-DD NO NO 27 Estado de la afiliación 1 Ver glosario SI SI 28 Al día 1 Ver glosario SI SI Este campo sólo se diligencia si la creación de afiliación corresponde a 34 Código de la administradora desde donde se traslada 6 NO NO un traslado de afiliados entre administradoras. Los campos Segundo Apellido y Segundo Nombre son obligatorios si el afiliado, de acuerdo

con su documento de identidad, los tiene. El campo dígito de verificación del aportante es obligatorio cuando el campo Tipo de identificación del aportante es NIT. Los campos 19, 20 y 22 no serán obligatorios si el campo 39 (afiliado cesante) viene en valor S. Para el cargue inicial, si un afiliado tiene más de un aportante, la entidad debe reportar un registro por cada uno de ellos, diligenciando la totalidad de los campos del archivo maestro de afiliados. Para las novedades de creación de nuevos afiliados que tengan más de un aportante, la entidad sólo debe reportar un registro al archivo maestro de afiliados diligenciando la totalidad de los campos con un aportante, los demás aportantes los debe reportar en el maestro de novedades con la novedad P07. Si el afiliado es tipo de cotizante independiente, la información del aportante debe ser la misma del afiliado. ESTRUCTURA ARCHIVO DE NOVEDADES DE AFILIADOS A PENSIONES El archivo de novedades de afiliados a pensiones está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un Hoja 4 de 45

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Por la cual se actualizan los anexos técnicos del Registro Único de Afiliados RUAF conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización. Novedad de creación de nuevos afiliados. Las administradoras deben reportar periódicamente la creación de nuevos afiliados a pensiones utilizando la estructura del archivo maestro de afiliados y el nombre del archivo

maestro de afiliados a pensiones. Igualmente, cuando se produce una nueva afiliación como consecuencia de un traslado de régimen ó traslado de administradora del mismo régimen, deberá reportarse la creación de la nueva afiliación enviando el maestro de afiliados. Novedades de actualización. La información de los afiliados reportados a través del archivo maestro de afiliados deberá ser actualizada por las administradoras mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de afiliados a pensiones. De acuerdo a cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “CÓDIGOS

DE NOVEDADES DE AFILIADOS A PENSIONES”.

El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de éstas. Cuando en una novedad hayan campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ser vacío y reportarse en el archivo como (,,). Cuando una afiliación tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.

REGISTRO TIPO 1 – REGISTRO DE CONTROL

LED

OGIDÓC

OPMAC

NOMBRE DEL CAMPO

DUTIGNOL VALOR PERMITIDO OBLIGATORIO 0 Tipo de Registro 1 1 SI 17 Código de la administradora 6 Ver glosario SI 35 Fecha inicial del período de la información 10 AAAA-MM-DD SI 36 Fecha final del período de la información 10 AAAA-MM-DD SI 37 Total de registros relacionados en el archivo 8 SI 38 Nombre del Archivo (Sin extensión .TXT) 18 Ver glosario SI

REGISTRO TIPO 2 – REGISTRO DE DETALLE

OGIDÓC

NOMBRE DEL CAMPO

DUTIGNOL

VALOR PERMITIDO

OIROTAGILBO 1 1 1 1 1

OBSERVACIONES 0 Tipo de registro 1 2 SI 17 Código administradora 6 SI 1 Tipo de identificación del afiliado 2 Ver glosario SI 2 Número de identificación del afiliado 17 SI 7 Primer apellido 20 SI 8 Segundo apellido 30 NO Ver glosario 9 Primer nombre 20 SI 10 Segundo nombre 30 NO Ver “Códigos de novedades de Código de la novedad 3 SI afiliados a pensiones” Valor 1 NO Dependiendo del código de Valor 2 la novedad se deben Valor 3 registrar los valore s en el Valor 4 mismo orden en que Valor 5 aparecen en la tabla Hoja 5 de 45

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OGIDÓC

NOMBRE DEL CAMPO

DUTIGNOL

VALOR PERMITIDO

OIROTAGILBO OBSERVACIONES Valor 6 “Códigos de novedades de Valor 7 afiliados a pensiones”. Valor 8 Valor 9 Valor 10 Valor 11 Valor 12 Valor 13 Valor 14 Valor 15 CÓDIGOS DE NOVEDADES DE AFILIADOS A PENSIONES Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las administradoras de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los afiliados, las afiliaciones y los aportantes. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades sólo aplican para afiliados existentes

en el Registro Único de Afiliados a la Protección Social RUAF. Cód. Orden de las variables de Observaciones Descripción Nov. la novedad Modificar la información de una persona que se P01 Modificar persona 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 encuentra en la base de datos RUAF. Modificar el tipo y/o el número de identificación P02 Modificación identificación de persona 1, 2 de una persona registrada en la base de datos RUAF. Modificar la información de la afiliación a P03 Modificar afiliación a pensiones 15, 16 pensiones en la base de datos RUAF. Retirar afiliación a pensiones en la base de datos RUAF en los casos de fallecimiento, pensión, por devolución de saldos, indemnización sustitutiva, por traslado de administradora, por anulación o retracto. Si el c aso es por fallecimiento se deben diligenciar los campos 30, 31 y 33. P04 Retirar o trasladar afiliación a pensiones 30, 31, 32, 33, 34 Si el caso es por reconocimiento de pensión, devolución de saldos o indemnización sustitutiva, se deben diligenciar los campos 30, 31 y 32. Si el caso es por traslado de administradora s e deben diligenciar los campos 30, 31, y 34. Si el caso es por anulación o retracto se deben diligenciar los campos 30, 31. Asociar otro aportante a una afiliación a Asociar otro aportante a una afiliación a 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24,

P07 pensiones en la base de datos RUAF. pensiones 25, 26 Los campos 18, 19, 20, 21 y 22 son obligatorios Modificar información de un aportante de una Modificar aportante de una afiliación a 18,19, 20, 21, 22, 23, 24, afiliación a pensiones en la base de datos P08 pensiones 25, 26 RUAF. Los campos 19, 20, 21, 22 son obligatorios. Desvincular aportante de una afiliación a pensiones en la base de datos RUAF. Desvincular aportante de una afiliación a Los campos 19, 20, 21 y 29 son obligatorios. P09 19, 20, 21, 22, 29 pensiones Si el aportante que se desvincula es el único activo de la afiliación se debe enviar esta novedad junto con la novedad P04. ESTRUCTURA ARCHIVO DE NOVEDADES DEL ESTADO DE LA AFILIACIÓN Y AL DÍA DEL APORTANTE El archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de las novedades del estado de la afiliación y al día del aportante. Hoja 6 de 45

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Por la cual se actualizan los anexos técnicos del Registro Único de Afiliados RUAF Este archivo de novedades deberá ser enviado obligatoriamente en todos los períodos, así el estado de la afiliación y el estado del campo al día del aportante no hayan cambiado respecto

al período anterior. Para el reporte del estado de la afiliación, se deberá enviar un registro con código de novedad P05 y para el reporte de la novedad de sí el aportante está al día o en mora, se debe enviar un registro por cada aportante que tenga la afiliación, con el código de novedad P06.

REGISTRO TIPO 1 – REGISTRO DE CONTROL

LED

OGIDÓC

OPMAC

NOMBRE DEL CAMPO

DUTIGNOL VALOR PERMITIDO OBLIGATORIO 0 Tipo de Registro 1 1 SI 17 Código de la administradora 6 Ver glosario SI 35 Fecha inicial del período de la información 10 AAAA-MM-DD SI 36 Fecha final del período de la información 10 AAAA-MM-DD SI 37 Total de registros relacionados en el archivo 8 SI 38 Nombre del Archivo (Sin extensión .TXT) 18 Ver glosario SI

REGISTRO TIPO 2 – REGISTRO DE DETALLE

OGIDÓC

NOMBRE DEL CAMPO

DUTIGNOL

VALOR PERMITIDO

OIROTAGILBO 11-- 1 1 1 1

OBSERVACIONES 0 Tipo de registro 1 2 SI 17 Código administradora 6 SI 1 Tipo de identificación del afiliado 2 Ver glosario SI 2 Número de identificación del afiliado 17 SI 7 Primer apellido 20 SI8 Segundo apellido 30 Ver glosario - NO 9 Primer nombre 20 - SI 10 Segundo nombre 30 NO P05 Sólo pueden ser los códigos Código de la novedad 3 SI

P06 P05 o P06.

Este campo es de obligatorio 27 Estado de la afiliación 1 Ver glosario NO diligenciamiento si el código de

la novedad es P05 19 Tipo de identificación del aportante 2 Ver glosario NO 20 Número de identificación del aportante 17 Ver glosario NO Estos campos son de obligatorio 21 Dígito de verificación del aportante 1 Ver glosario NO diligenciamiento si el código de 22 Razón social del aportante 150 Ver glosario NO la novedad es P06 28 Al día 1 Ver glosario NO GLOSARIO DE CAMPOS En el siguiente glosario se relacionan las variables que las administradoras deben reportar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del Registro Único de Afiliados a la Protección Social RUAF, a través de los archivos maestros de afiliados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos. Cada variable está codificada, el código asignado aparece en la columna Cod, en la columna Nombre del campo, aparece el nombre de la variable, en la columna Longitud, el máximo tamaño que puede tomar la variable, en la columna Tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A-Alfanumérico ó NNumérico, y en la columna Valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable. Cod Nombre del campo Longitud Tipo Valor permitido 0 Tipo de Registro 1 N 1 – Registro de control Hoja 7 de 45

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Por la cual se actualizan los anexos técnicos del Registro Único de Afiliados RUAF Cod Nombre del campo Longitud Tipo Valor permitido 2 – Registro de detalle TI - Tarjeta de identidad CC - Cédula de ciudadanía 1 Tipo de identificación del afiliado 2 A CE - Cédula de extranjería

PA – Pasaporte 2 Número de identificación del afiliado 17 A M - Masculino 3 Código sexo 1 A F – Femenino 4 Fecha de nacimiento 10 A AAAA-MM-DD Tabla Departamentos – Tabla DIVIPOLA (División 5 Departamento nacimiento 2 N Político Administrativa de Colombia) del DANE Tabla Municipios – Tabla DIVIPOLA (División Político 6 Municipio nacimiento 3 N Administrativa de Colombia) del DANE Para los nombres y apellidos compuestos, se tomará 7 Primer apellido 20 A como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, 8 Segundo apellido 30 A igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: 9 Primer nombre 20 A JULIO, segundo nombre: ÁLVARO ANDRÉS. Primer apellido: MOLINA, segundo apellido: DEL CASTILLO. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la 10 Segundo nombre 30 A abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra VIUDA (O). Tabla Departamentos – Tabla DIVIPOLA (División 11 Departamento residencia 2 N Político Administrativa de Colombia) del DANE Tabla Municipios – Tabla DIVIPOLA (División Político 12 Municipio residencia 3 N Administrativa de Colombia) del DANE Fecha de afiliación a la AAAA-MM-DD 15 10 A administradora Esta fecha corresponde a la fecha de la selección. S – Si recibe subsidio 16 Afiliación subsidiada 1 A N – No recibe subsidio 17 Código administradora 6 A 1 - Dependiente 2 - Empleada doméstica

3 - Independiente 4 - Madre Comunitaria 18 Código tipo de cotizante 2 N 16 - Independiente agremiado o asociado 17 - Empleado con requisitos cumplidos para pensión 30 - Dependiente entidades o universidades públicas con Régimen Especial en Salud 31 - Cooperados de cooperativas de trabajo asociado TI - Tarjeta de identidad CC - Cédula de ciudadanía 19 Tipo de identificación del aportante 2 A CE - Cédula de extranjería PA - Pasaporte NI - Número de identificación tributaria Número de identificación del 20 17 A aportante 21 Dígito de verificación del aportante 1 N 0-9 Nombre del aportante para cotizantes dependientes o 22 Razón social del aportante 150 A nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son aportantes. Grande – G 23 Clase de aportante 1 A Pequeño – P Tabla Departamentos – Tabla DIVIPOLA (División 24 Departamento de la ubicación laboral 2 N Político Administrativa de Colombia) del DANE Tabla Municipios – Tabla DIVIPOLA (División Político 25 Municipio de la ubicación laboral 3 N Administrativa de Colombia) del DANE Fecha de vinculación con el 26 10 A AAAA-MM-DD aportante

1. Activo cotizante: son aquellos afiliados no pensionados que efectuaron la cotización obligatoria durante el mes para el cual se reporta, correspondientes a aportes del mes que se paga, no a aportes de períodos en mora.

2. Activo no cotizante: son aquellos afiliados no 27 Estado de la afiliación 1 N pensionados que por alguna razón por ellos no se

efectuó la cotización obligatoria durante el mes para el cual se reporta, pero que si han hecho por lo menos una cotización en los últimos seis meses.

3. Inactivo: son aquellos afiliados no pensionados que por alguna razón por ellos no se efectuó la cotización obligatoria en por lo menos los últimos seis meses.

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Por la cual se actualizan los anexos técnicos del Registro Único de Afiliados RUAF Cod Nombre del campo Longitud Tipo Valor permitido 1 - Al día 28 Al día 1 N 2 - En mora Fecha de desvinculación con el 29 10 A AAAA-MM-DD aportante Fecha de retiro o traslado de 30 10 A AAAA-MM-DD administradora 1 – Pensión 2 – Devolución de saldos 3 – Indemnización sustitutiva 4 – Traslado de régimen 31 Causa del retiro o traslado 1 N 5 – Traslado de administradora mismo régimen 6 – Fallecimiento 7 – Anulación 8 – Retracto Fecha de reconocimiento de la 32 pensión, devolución de saldos o 10 A AAAA-MM-DD indemnización sustitutiva 33 Fecha de fallecimiento 10 A AAAA-MM-DD Código de la administradora a la que Código utilizado para indicar en el caso de traslado, la 34 6 A se traslada administradora de destino. Fecha inicial del período de la 35 10 A AAAA-MM-DD información Fecha final del período de la 36 10 A AAAA-MM-DD información Total de registros relacionados en el 37 8 N archivo Nombre del Archivo (Sin extensión Ver tabla “NOMBRES DE ARCHIVOS MAESTRO Y DE

38 18 A .TXT) NOVEDADES DE AFILIADOS A PENSIONES” Ssi el afiliado se encuentra cesante debido a que no 39 Afiliado cesante 1 A tiene ningún vínculo laboral. Nsi el afiliado no se encuentra cesante. Hoja 9 de 45

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Por la cual se actualizan los anexos técnicos del Registro Único de Afiliados RUAF

ANEXO 2

RESOLUCIÓN /2006

ANEXO TÉCNICO CESANTÍAS

ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS MAESTROS.

Datos que las administradoras de cesantías deben suministrar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social RUAF. Las administradoras deberán enviar los archivos maestros de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

SIGLAS PARA NOMBRES DE ARCHIVOS MAESTROS AFILIADOS Y DE

NOVEDADES A CESANTÍAS SIGLA DESCRIPCIÓN LONGITUD MCE Archivo maestro de afiliados a cesantías. 3 NCE Archivo maestro de novedades de afiliados a cesantías. 3 COMPONENTE Componente de la Protección Social al que pertenece el archivo – Cesantías (E) 1 CODENTIDAD Código de la entidad de Cesantías que reporta la información. 6 AAAAMMDD Fecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador. 8

NOMBRES DE ARCHIVOS MAESTROS DE AFILIADOS Y DE NOVEDADES A

CESANTÍAS

TIPO DE ARCHIVO NOMBRE DE ARCHIVO LONGITUD

Maestro de afiliados a cesantías EMCECODENTIDADAAAAMMDD 18 Maestro de novedades de afiliados a cesantías ENCECODENTIDADAAAAMMDD 18 ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE AFILIADOS A CESANTÍAS El archivo maestro de afiliados a cesantías esta compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de los afiliados solicitados en la etapa del cargue inicial así como para el reporte periódico de creación de nuevos afiliados a cesantías. Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios deben reportarse en el archivo como (,,).

REGISTRO TIPO 1 – REGISTRO DE CONTROL

LED

OGIDÓC

OPMAC

NOMBRE DEL CAMPO

DUTIGNOL

VALOR PERMITIDO

OIROTAGILBO

LAICINI

EUGRAC

OIROTAGILBO ETROPER OCIDÓIREP 1 0 Tipo de Registro 1 1 SI SI 14 Código administradora 6 Ver glosario SI SI 32 Fecha inicial del período de la información 10 AAAA-MM-DD SI SI 33 Fecha final del período de la información 10 AAAA-MM-DD SI SI 34 Total de registros relacionados en el archivo 8 SI SI 35 Nombre del Archivo (Sin extensión .TXT) 18 Ver glosario SI SI 1 1 1 1 1 1 1

REGISTRO TIPO 2 – REGISTRO DE DETALLE Hoja 10 de 45

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Por la cual se actualizan los anexos técnicos del Registro Único de Afiliados RUAF LED

OGIOÓC

OPMAC

NOMBRE DEL CAMPO

DUTIGNOL

VALOR PERMITIDO

OIROTAGILBO LAICINI

EUGRAC

OIROTAGILBO

ETROPER OCIDÓIREP 0 Tipo de registro 1 2 SI SI 1 Tipo de identificación del afiliado 2 Ver glosario SI SI 2 Número de identificación del afiliado 17 SI SI 3 Código sexo 1 Ver glosario SI SI 4 Fecha de nacimiento 10 AAAA-MM-DD NO SI 5 Departamento nacimiento 2 Ver glosario NO SI 6 Municipio nacimiento 3 Ver glosario NO SI 7 Primer apellido 20 SI SI 8 Segundo apellido 30 NO NO 9 Primer nombre 20 Ver glosario SI SI 10 Segundo nombre 30 NO NO Tabla Departamentos – Tabla DIVIPOLA 11 Departamento residencia 2 (División Político Administrativa de NO SI Colombia) del DANE Tabla Municipios – Tabla DIVIPOLA 12 Municipio residencia 3 (División Político Administrativa de NO SI Colombia) del DANE 13 Fecha de afiliación a la administradora 10 AAAA-MM-DD SI SI 14 Código administradora 6 SI SI 15 Código tipo de afiliado 2 Ver glosario SI SI 16 Tipo de identificación del aportante 2 Ver glosario SI SI 17 Número de identificación del aportante 17 SI SI 18 Dígito de verificación del aportante 1 Ver glosario NO NO 19 Razón social del aportante 150 Ver glosario SI SI 20 Fecha de vinculación con el aportante 10 AAAA-MM-DD NO SI 21 Fecha inicial del contrato con el aportante 10 AAAA-MM-DD NO SI 22 Fecha final del contrato con el aportante 10 AAAA-MM-DD NO SI 23 Clase de aportante 1 Ver glosario NO NO

24 Departamento de la ubicación laboral 2 Ver glosario NO SI 25 Municipio de la ubicación laboral 3 Ver glosario NO SI 26 Estado de la afiliación 1 Ver glosario SI SI Fecha de último pago del aportante a la 27 10 AAAA-MM-DD NO NO administradora Último período de pago del aportante a la 28 7 Ver glosario NO NO administradora Los campos Segundo Apellido y Segundo Nombre son obligatorios si el afiliado de acuerdo con su documento de identidad los tiene. El campo Dígito de verificación del aportante es obligatorio cuando el campo Tipo de identificación del aportante es NIT. Si un afiliado tiene más de un aportante, la entidad debe reportar un registro por cada uno de estos, diligenciando la totalidad de los campos del maestro de afiliados para el cargue inicial y para las novedades de creación de nuevos afiliados. Si el afiliado es tipo de cotizante independiente, la información del aportante debe ser la misma del afiliado. ESTRUCTURA ARCHIVO DE NOVEDADES DE AFILIADOS A CESANTÍAS El archivo de novedades de afiliados a cesantías esta compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización. Novedad de creación de nuevos afiliados. Las administradoras deben reportar periódicamente la creación de nuevos afiliados a cesantías utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de afiliados a cesantías. Igualmente, cuando se produce una nueva afiliación como consecuencia de un traslado de

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Por la cual se actualizan los anexos técnicos del Registro Único de Afiliados RUAF régimen o traslado de administradora del mismo régimen, deberá reportarse la creación de la nueva afiliación enviando el archivo maestro de afiliados. Novedades de actualización. La información de los afiliados reportados a través del archivo maestro de afiliados deberá ser actualizada por las administradoras mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de afiliados a cesantías. De acuerdo a cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “CÓDIGOS

DE NOVEDADES DE AFILIADOS A CESANTÍAS”.

El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de éstas. Cuando en una novedad hayan campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo como (,,). Cuando una afiliación tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.

REGISTRO TIPO 1 – REGISTRO DE CONTROL

OGIDÓC

LED OPMAC

NOMBRE DEL CAMPO

DUTIGNOL VALOR PERMITIDO OBLIGATORIO 0 Tipo de Registro 1 1 SI 14 Código de la administradora 6 Ver glosario SI 32 Fecha inicial del período de la información 10 AAAA-MM-DD SI 33 Fecha final del período de la información 10 AAAA-MM-DD SI

34 Total de registros relacionados en el archivo 8 SI 35 Nombre del Archivo (Sin extensión .TXT) 18 Ver glosario SI

REGISTRO TIPO 2 – REGISTRO DE DETALLE

OGIDÓC

NOMBRE DEL CAMPO

DUTIGNOL

VALOR PERMITIDO

OIROTAGILBO

11-- 1 1 OBSERVACIONES 0 Tipo de registro 1 2 SI 14 Código administradora 6 SI 1 Tipo de identificación del afiliado 2 Ver glosario SI 2 Número de identificación del afiliado 17 SI 7 Primer apellido 20 SI 8 Segundo apellido 30 NO Ver glosario 9 Primer nombre 20 SI 10 Segundo nombre 30 NO Ver Tabla “Códigos de novedades Código de la novedad 3 SI de afiliados a cesantías” Nuevo valor 1 NO Dependiendo del código de Nuevo valor 2 la novedad se deben Nuevo valor 3 registrar los valores en el Nuevo valor 4 mismo orden en que Nuevo valor 5 aparecen en la tabla de Nuevo valor 6 “Códigos de novedades de afiliados a cesantías”. Nuevo valor 7 Nuevo valor 8 Nuevo valor 9 Nuevo valor 10 Nuevo valor 11 Nuevo valor 12 Nuevo valor 13 Hoja 12 de 45

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Por la cual se actualizan los anexos técnicos del Registro Único de Afiliados RUAF

OGIDÓC

NOMBRE DEL CAMPO

DUTIGNOL

VALOR PERMITIDO

OIROTAGILBO OBSERVACIONES Nuevo valor 14

Nuevo valor 15 CÓDIGOS DE NOVEDADES DE AFILIADOS A CESANTÍAS Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar

periódicamente las administradoras de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los afiliados, las afiliaciones y los aportantes. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, éstas novedades sólo aplican para afiliados existentes en el Registro Único de Afiliados a la Protección Social RUAF. Cód. Orden de las Variables de Observaciones Descripción Nov. la novedad Modificar la información de una persona que se E01 Modificar persona 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 encuentra en la base de datos RUAF. Modificar el tipo y/o el número de identificación E02 Modificar identificación persona 1, 2 de una persona registrada en la base de datos RUAF. Modificar la información de la afiliación a 13, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, E03 Modificar afiliación a cesantías cesantías en la base de datos RUAF. 22, 23, 24, 25 Los campos 16, 17 y 19 son obligatorios. Retirar afiliación a cesantías en la base de datos RUAF en los casos de fallecimiento o por traslado de administradora. Si el caso es por fallecimiento se deben E04 Retirar o traslada