MINSALUD - Resolución 4622 de 2016

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REPUBLICA DE COLOMBIA

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MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL oo ~

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RESOLUCIÓN NÚMERO.. DE 2016 ( - 3 OCT2 016

Por la cual se establece el reporte de los datos de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, a planes voluntarios, Regímenes Especial y de Excepción y de las personas privadas de la libertad bajo la custodia y vigilancia del INPEC EL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas en el numeral 7 del artículo 173 de la Ley 100 de 1993, en el artículo 5 del Decreto Ley 1281 de 2002 y en el numeral 23 del artículo 2 del Decreto Ley 4107 de 2011 y, CONSIDERANDO Que el artículo 42 de la Ley 715 de 2001 establece como competencia en salud por parte de la Nación, la dirección del sector salud y del Sistema General de Seguridad Social en Salud en el territorio nacional, entre otros, mediante la definición, diseño, reglamentación, implantación y administración del Sistema Integral de Información en Salud, con la participación de las entidades territoriales. Que el artículo 6 del Decreto Ley 1281 de 2002 establece que la Registraduría Nacional del Estado Civil, las Cámaras de Comercio, las entidades que administran regímenes de excepción de la Ley 100 de 1993 y todas aquellas que manejen información que resulte útil para evitar pagos indebidos con recursos del sector salud, deberán suministrar la información y las bases de datos que administren con la oportunidad que la requiera el

Ministerio de Salud y la Superintendencia Nacional de Salud para su procesamiento directo o a través del Administrador Fiduciario del FOSYGA. Que el artículo 4 de la Ley 1438 de 2011 establece que la dirección, orientación y conducción del Sector Salud estará en cabeza del hoy Ministerio de Salud y Protección Social, como órgano rector de dicho sector. Que el parágrafo 2o. del artículo 32 de la citada ley contempla que las entidades administradoras de los regímenes especiales y de excepción deberán entregar la información periódica que solicite el hoy Ministerio de Salud y Protección Social. Que el artículo 2.2.1.11.3.3 del Decreto 2245 de 2015 establece que el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario -INPEC debe reportar al Ministerio de Salud y Protección Social y a la entidad fiduciaria la información de las personas bajo su vigilancia y custodia en los términos y condiciones requeridos. Que el artículo 2.1.1.13.7 de Decreto 780 de 2016, "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Sociaf', contempló que todas las entidades que oferten planes voluntarios de salud tendrán la obligación de reportar al Ministerio de Salud y Protección Social el listado de las personas beneficiarias de estos planes conforme a la estructura y contenidos definidos por el Ministerio. Que se hace necesario actualizar la estructura de datos de ingresos y novedades de la afiliación y establecer las condiciones para el reporte y validación de la información que los afiliados registren sobre su estado de afiliación. d OO 4 6 2 2 3 OCT2 016

RESOLUCIÓN NÚMERO~ DE 2016 - HOJA No 2

Continuación de la resolución "por la cual se establece el reporte de los datos de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, a planes voluntarios, Regímenes Especial y de Excepción y de las personas privadas de la libertad bajo la custodia y vigilancia del INPEC" Que resulta vital para el control del Sistema General de Seguridad Social en Salud y de sus recursos la estandarización de la información de afiliados en las diferentes entidades que lo conforman, con el objeto de contar con datos consolidados de la población cubierta por los diferentes regímenes para soportar la definición de políticas de ampliación de cobertura, control de la multiafiliación, acreditación de derechos, control de traslado entre regímenes y optimización en la asignación de los recursos financieros. En mérito de lo expuesto, RESUELVE Artículo 1. Objeto y campo de aplicación. Las disposiciones contenidas en la presente resolución tienen por objeto establecer el reporte de datos de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, fijar los lineamientos aplicables al Régimen Contributivo, al Régimen Subsidiado, a los Regímenes Especiales y de Excepción, a las entidades que ofertan Planes Voluntarios de Salud, al Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario -INPEC, y actualizar en lo pertinente, la Base de Datos Única de AfiliadosBDUA. Las disposiciones aquí previstas serán de obligatorio cumplimiento por parte de las Entidades Promotoras de Salud de los Regímenes Contributivo y Subsidiado, las Entidades Obligadas a Compensar (EOC), los municipios, los departamentos que tengan

a su cargo corregimientos departamentales, quienes administren los Regímenes Especiales y de Excepción, las entidades que oferten Planes Voluntarios de Salud y el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario -INPEC. Artículo 2. Plazo y tipos de archivo a reportar. Las entidades que administran las afiliaciones entregarán al Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía - FOSYGA o la entidad que haga sus veces, las novedades en los archivos y estructuras definidas en el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución. 2.1. Plazos para la entrega de los archivos. Las entidades que administran las afiliaciones entregarán las novedades de sus afiliados en los horarios que para el efecto determine este Ministerio, así: a) Los procesos de actualización de la BDUA, se realizarán únicamente en las semanas del mes que tengan mínimo 4 días hábiles, y se denominarán ''Semana de Proceso BDUA". b) El segundo día hábil de la Semana de Proceso BDUA, exceptuando la última semana del mes, las EPS y EOC entregarán los archivos S1, R1 y NR, información que será procesada y tramitada a más tardar el siguiente día hábil. c) El último día hábil de cada una de las semanas de proceso BDUA, exceptuando la última semana del mes, las EPS y EOC, entregarán los archivos S4, R4, MC, MA, NC, MS, NS, información que será procesada y tramitada a más tardar el siguiente día hábil. d) El último día hábil de cada una de las semanas de proceso BDUA, las entidades que administran los Regímenes Especiales y de Excepción, las entidades que oferten

ª 004622oE 3 OCT2 016

RESOLUCIÓN NÚMERO,~ 2016 •· HOJA No Continuación de la resolución "por la cual se establece el reporte de los datos de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, a planes voluntarios, Regímenes Especial y de Excepción y de las personas privadas de la libertad bajo la custodia y vigilancia del INPEC" Planes Voluntarios de Salud y el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario-lNPEC entregarán los archivos ME, NE, MP y NP para la actualización correspondiente. e) Las entidades territoriales, el último día hábil de la última semana de proceso BDUA de cada mes, entregarán los archivos NS y NR, información que será procesada y tramitada a más tardar el siguiente día hábil. Con fundamento en lo anterior, el calendario mensual de presentación de novedades para la actualización de la BDUA será el siguiente, el cual se entregará a las entidades al inicio de la correspondiente vigencia: Respuesta del Administrador Fiduciario de los Archivo a recursos del Fondo Proceso Día Entidad responsable reportar de Solidaridad y Garantía -FOSYGA o la entidad que haga sus veces Segundo día EPS -Régimen Subsidiado hábil de la EPS - EOC Régimen Contributivo S1,R1,NR Semana de semana proceso BDUA EPS Régimen Subsidiado (Con mínimo EPS - EOC Régimen Contributivo S4.R4 cuatro días Entidades de Régimen de Excepción Último día hábil MS,MC, MA. ME, hábiles) y Especial de la semana MP Entidades de Planes Voluntarios, NS, NC, NE, NP Instituto Nacional Penitenciario y Siguiente día hábil.

Carcelario -INPEC Entidades que administran los Regímenes Especiales y de ME, NE Última semana Excepción y el Instituto Nacional del mes Último día hábil Penitenciario y Carcelario -INPEC de la semana de (con mínimo Entidades de Planes Voluntarios, de mes MP, NP cuatro días Salud hábiles) Las Entidades Territoriales NS, NR 2.2. Tipo de archivos a entregar por parte de las entidades. Régimen o Entidad que re-- p··· o" rta Tipo de Tipo de novedad entidad· archivos R1 Novedad de traslado o movtlidad NR Novedad retroactiva Régimen Respuesta a la novedad de traslado o movilidad solicitados en R1

EPS o EOC R4, S4

Contributivo o S1 MCvMA Maestro de inqresos y maestro de aoortantes NC Novedades de actualización y/o corrección de información NR Novedad retroactiva S1 Novedad de traslado o movilidad Respuesta a la novedad de traslados o movilidad solicitados en

EPS S4, R4

S1 o R1 MS Maestro de ingresos NS Novedades de actualización y/o corrección de información Novedad retroactiva Subsidiado Novedades de actualización de estado de afiliación sobre el resultado de las novedades realizadas por las EPS, así: (N09) NR Entidad territorial retiro por muerte, (N13) novedad de retiro, (N15) novedad de NS anulación de ingresos no autorizados por el municipio, N20 (Actualización de nivel SISBEN) y N21 (Tipo de población especial del régimen subsidiado) Fondo del Magisterio,

ECOPETROL, NE Novedades de actualización y/o corrección de información Dirección General de Excepción Sanidad Militar, Dirección de Sanidad de ME Maestro de ingresos la Policía Nacional Universidades con NE Novedades de actualización y/o corrección de información régimen especial de Especial salud ME Maestro de ingresos 3 OCT2 016 ~ RESOLUCIÓN NÚMERO.,.. oo,622DE 2016HOJA No Continuación de fa resolución "por fa cual se establece el reporte de los datos de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, a planes voluntarios, Regímenes Especial y de Excepción y de las personas privadas de fa libertad bajo fa custodia y vigilancia del INPEC" Instituto Nacional NE Novedades de actualización y/o corrección de información INPEC Penitenc -i Ia Nri Po E y C C arcelario ME Maestro de ingresos EPS, Entidades de NP Novedades de actualización y/o corrección de información Medicina Prepagada, Planes Compañias de Seguros Voluntarios de Salud MP Maestro de ingresos Parágrafo. La información remitida por las entidades se entenderá entregada al Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía - FOSYGA o la entidad que haga sus veces, una vez sea verificada con la malla validadora, y posteriormente, la misma sea inscrita a través de la página web del Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía - FOSYGA o la entidad que haga sus veces y acompañada de la comunicación suscrita por el representante legal o delegado de la entidad que administra la afiliación, la cual deberá ser firmada electrónicamente.

Artículo 3. Validación de la información. El Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía ~ FOSYGA o la entidad que haga sus veces, verificará la estructura y consistencia de los archivos entregados por las entidades, validará su contenido, actualizará la Base de Datos Única de Afiliados~ BDUA con las novedades que cumplan con las respectivas reglas y entregará el resultado de dichas validaciones a las entidades en relación con sus afiliados. Artículo 4. Actualización de la Base de Datos Única de Afiliados - BDUA. El Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía• FOSYGA o la entidad que haga sus veces, con base en las novedades generadas previamente por parte de las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes, planes voluntarios de salud y el INPEC, procederá a efectuar la actualización de los datos básicos de dichas afiliaciones en la Base de Datos Única de Afiliados - BDUA. El Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y GarantíaFOSYGA o la entidad que haga sus veces, dispondrá copia de los resultados de cada proceso de actualización de la Base de Datos Única de Afiliados - BDUA, a las entidades que administran las afiliaciones en lo correspondiente a sus afiliados, así como a las entidades territoriales respecto de su jurisdicción. Adicionalmente, el Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía - FOSYGA o la entidad que haga sus veces, elaborará mensualmente el quinto día hábil de cada mes las estadísticas con los resultados finales de la actualización de

la Base de Datos Única de Afiliados• BDUA, del mes anterior, para su disposición en el Sistema de Información de la Protección Social - SISPRO. Parág rato. La actualización de la Base de Datos Única de Afiliados - BDUA, no exime a las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes, planes voluntarios de salud y al INPEC, de la responsabilidad de mantener actualizadas sus bases de datos con la totalidad de la información generada desde el momento de la afiliación o celebración del contrato y de reportar de manera oportuna al Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía - FOSYGA o la entidad que haga sus veces. Artículo 5. Procesos de depuración de la información de la BDUA. Este Ministerio definirá las auditorías y los procesos de depuración o actualización a la información contenida en la Base de Datos Única de Afiliados - BDUA. 004622DE20163 OCT RESOLUCIÓNNÚMERO1 2016HOJANo ~ - Continuación de la resolución "por la cual se establece el reporte de los datos de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, a planes voluntarios, Regímenes Especial y de Excepción y de las personas privadas de la libertad bajo la custodia y vigilancia del INPEC" Como resultado de los procesos de depuración y auditoría, el Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía - FOSYGA o la entidad que haga sus veces, informará a las entidades que administran las afiliaciones, los registros que presentan inconsistencias y el proceso de corrección a seguir. Los registros que

actualmente presentan inconsistencias y los que como resultado de este proceso puedan generarse, se bloquearán para los procesos de reconocimiento de recursos sin perjuicio de la restitución posterior de recursos a que haya lugar, conforme al marco normativo vigente. Las entidades que administran las afiliaciones están en la obligación de reportar las novedades que resuelvan las inconsistencias informadas en las diferentes auditorías o presentar las aclaraciones correspondientes dentro de los términos que defina este Ministerio. Artículo 6. Calidad de datos de afiliación reportada a la BDUA. Las entidades que administran las afiliaciones serán las responsables de la veracidad y calidad de la información reportada a la Base de Datos Única de Afiliados - BDUA. Adicionalmente, las entidades que administran las afiliaciones, serán las responsables de gestionar la plena identificación de los afiliados, de acuerdo con el documento de identificación previsto en la normativa legal vigente respecto a los ciudadanos colombianos y residentes extranjeros, y también de mantener actualizado el tipo de documento, número de identificación, la novedad de fallecimiento y la respectiva modificación para su correcto registro en la BDUA. Artículo 7. Actuaciones frente al incumplimiento de los plazos, términos y condiciones. Los obligados a reportar información de conformidad con lo previsto en los artículos 32, 114 y 116 de la Ley 1438 de 2011, que no cumplan con el suministro oportuno, confiable, suficiente y con la calidad necesaria para la operación integral y monitoreo del Sistema General de Seguridad Social en Salud, serán reportados por el Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía - FOSYGA, o la entidad que haga

sus veces, ante las autoridades competentes para que impongan las sanciones a que haya lugar. Artículo 8. Soporte para el giro de recursos. El suministro de la información solicitada en los términos y condiciones previstas en el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución y que deberá ser registrada y actualizada en la Base de Datos Única de Afiliados - BDUA, constituirá el soporte para el giro de la Unidades de Pago por Capitación - UPC en los Regímenes Contributivo y Subsidiado. Artículo 9. Afiliados identificados con tipos de documento adulto sin identificar (AS) y menor sin identificar (MS). Los afiliados que se encuentran registrados con el tipo de documento (AS y MS), permanecerán en la BDUA con esta identificación hasta tanto se realicen las depuraciones con base en los listados censales que reporten las entidades obligadas a ello y se corrija con la identificación correspondiente. Artículo 1 O. Término para el reporte de novedades generadas con anterioridad al 3 de diciembre de 2015. De acuerdo con lo dispuesto en el inciso segundo del parágrafo 2 del artículo 2.1.6.1 del Decreto 780 del 2016, el reporte de las novedades generadas con anterioridad al 3 de diciembre de 2015, por las EPS y EOC podrá efectuarse a más tardar dentro de los seis (6) meses siguientes a la entrada en vigencia de la presente resolución. RESOLUCIÓN NÚMERO~ 0 Q ~ O2 2 DE 2016 _ HOJA No ~ Continuación de la resolución "por la cual se establece el reporte de los datos de afiliación al Sistema General de

Seguridad Social en Salud, a planes voluntarios, Regímenes Especial y de Excepción y de las personas privadas de la libertad bajo la custodia y vigilancia del INPEC" Artículo 11. Novedad para conformación del grupo familiar en el régimen subsidiado. Las Entidades Promotoras de Salud - EPS, deberán reportar la novedad N32 "Conformación grupo familiar en régimen subsidiado" a partir del tercer mes siguiente a la expedición de la presente resolución. Para esto, las EPS que administran el Régimen Subsidiado deberán disponer los mecanismos necesarios para que sus afiliados registrados en la BDUA, a la entrada en aplicación de la presente resolución, conformen sus grupos familiares en un plazo no mayor a doce (12) meses, sin perjuicio de la aplicación de lo dispuesto en el artículo 9 de la presente resolución. Artículo 12. Reporte de la novedad de suspensión. El reporte de la novedad de suspensión por parte de las EPS y EOC es obligatorio y debe efectuarse de conformidad con las condiciones establecidas en el artículo 2.1.3.15 Título 3 del Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, 780 de 2016. Cuando la EPS o EOC, no reporte la novedad de suspensión no podrá oponer tal circunstancia al afiliado cotizante y a sus beneficiarios para negar la prestación del servicio de salud, por lo tanto tiene la obligación de garantizar los servicios que estos demanden. Artículo 13. Disposición de la información. Las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes, planes voluntarios de salud y el INPEC contarán en sus bases de datos con toda la información concerniente a la afiliación, garantizando

su disposición tanto a los titulares de la misma como a las autoridades que en el marco de sus competencias la requieran. Artículo 14. Tratamiento de la información. Las entidades que participen en el flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que les sea aplicable en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la Ley 1712 de 2014, el Capítulo 25 del Título 2 del Libro 2 de la Parte 2 del Decreto 1074 de 2015 y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad y confidencialidad y veracidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tiene acceso. Artículo 15. Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las Resoluciones 1344 de 2012, 5512 de 2013, 2629 de 2014 y 2232 de 2015 y las demás disposiciones que le sean contrarias. • PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, o.e , a los 3 OCT2 016 ~ ~----------~~tf'\ 0 RESOLUCIÓN NÚMERO, OO 4 _6 2 2 DE 2016 - 3 OC12 016 HOJA No z Continuación de la resolución "por la cual se establece el reporle de los datos de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, a planes voluntarios, Regímenes Especial y de Excepción y de las personas privadas

de la líberlad bajo la custodia y vigilancia del INPEC" ANEXO TÉCNICO El presente anexo técnico está dividido en 5 partes:

1. Estructura y especificaciones de los archivos maestros y de novedades. 2 Reporte de novedades de traslado entre entidades o de movilidad entre regímenes en una misma EPS

3. Glosario de campos con los valores específicos y permitidos para el reporte de la información de afiliados y/o aportantes. 4 Especificaciones técnicas para la remisión de la información.

5. Especificaciones para la identificación excepcional y temporal de los afiliados con tipo de documento (AS Y MS)

1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LOS ARCHIVOS MAESTROS Y DE NOVEDADES 1.1. Archivos que las entidades deben reportar al Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía • FOSYGA o la entidad que haga sus veces para la actualización de la Base de Datos Única de Afiliados• BDUA Tabla 1. Identificación de los archivos Se han de tener en cuenta las siguientes siglas para los nombres de archivos a remitir por

parte de las entidades: Sigla Descripción 1 Longitu~ ~o Máestrod e Ingresos: Afiliados que aún no han sido ingresados en la BDUA MS Maestro Subsidiado 2 -·-·-+-- M MC E ·--------- JI M aestro Contributivo o 2 Maestro Excepción Especial e INPEC 2 NÍP____ ! Maestro de Planes Voluntarios de Salud 2 ··------··· MA Maestr9 d_eA portantes 2 j

Archivo de Novedades de actualización y/o corrección de datos de afiliados que se encuentran actualizados en BDUA NS Novedades Subsidiado 2 NC Novedades Contributivo 2 NE Novedades Excepción o Especial e INPEG_ 2 NP Novedades para Planes Voluntarios _d_Se all!c:l___ 2 NR Novedad Retroactiva ----------~ 2 ... ·---·--·-··---·-- Archivo de Novedades de actualización de traslado entre EPS o movilidad entre regímenes R1, R4,S4 Pa~~-l~s EPS del Régimen Cori!~ibuti~-- _ 2 S1, S4 Par_é_ll asE PS d~I Régimen_?ubsidiado 2 Complementos para el nombre de los archivos i CODENTIQ~D ____ Código de la entidad de salud que_reporta la información 6 Fecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de ! DDMMAAAA 8 separador _ DPTO ~ Código del ~epartc3_~_entsoe gún codificació11DANE ___ 2 i MJ:)I0 ~~digo del muri_icip_iQ_~egúcond ificación DANE 3 Tabla 2. Nombres de archivos de datos. Régimen Tipo de archivo Nombre de archivo Longitud Maestro de afiliados MCCODENTIDADDDMMAAAA 16 Maestro de aoortantes MACODENTIDAODDMMAAAA 16 Contributivo Archivo de novedades de NCCODENTIDADDDMMAAAA 16 actualización 3 OCT2 016 'ª- RESOLUCIÓN NÚMERO. oo,622DE 2016 - HOJA No Continuación de la resolución "por la cual se establece el reporte de los datos de afiliación al Sistema General de

Seguridad Social en Salud, a planes voluntarios, Regímenes Especial y de Excepción y de las personas privadas de la libertad bajo la custodia y vigilancia del INPEC" Régimen Tipo de archivo Nombre de archivo Longitud Archivo de novedad retroactiva NRCODENTIDADDDMMAAAA 16 Archivo de solicitud de traslado R1 CODENTIDADDDMMAAAA 16 de afiliados Archivo de respuesta dado por la entidad a la que se le solicita el afiliado. R4CODENTIDADOOMMAAAA 16 i---=----- ,. . Archivo de respuesta dado por la entidad a la que se le solicita el afiliado. La entidad que S4CODENTIDADDDMMAAAA 16 solicita el afiliado es del régimen subsidiado. Maestro de afiliados MSCODENTIDADDDMMAAAA 16 Archivo de novedades de NSCODENTI DAODDMMAAAA 16 ~tualización Archivo de novedades de retiro 15 NSDPTOMPIODDMMAAAA del municipio Archivo de novedad retroactiva NRCODENTI DADDDMMAAAA 16 Archivo de respuesta dado por Subsidiado la entidad a la que se le solicita el afiliado. R4CODENTI DADDDMMAAAA 16 Archivo de solicitud de traslado S1 CODENTIOAOOOMMAAAA 16 de afiliados Archivo de respuesta dado por la entidad a la que se le solicita S4CODENTIDADDOMMAAAA 16 el afiliado. Maestro de afiliados MECODENTIDADDOMMAAAA 16 Excepción y Especial Archivo de novedades de NECODENTIDADOOMMAAAA 16 actualización Planes Maestro de afiliados MPCODENTIDAODDMMAAAA 16

Voluntarios de Archivo de novedades de

NPCODENTIDADDOMMAAAA 16

Salud - PVS actualización . -· Instituto 16 Maestro de afiliados MECOOENTIDADDDMMAAAA NacionalPenitenciario y Carcelario - Archivo de novedades de NECODENTIDADDDMMAAAA 16 INPEC actualización 1.2. Estructura de los archivos maestros de datos. A continuación se define la estructura de datos a presentar para cada uno de los regímenes: Contributivo y Subsidiado del SGSSS, de Excepción y Especial y para las entidades que administran Planes Voluntarios de Salud y el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC, que deben reportar información de afiliados al SGSSS. Los valores de código y valores permitidos deben consultarse en el numeral "4. Glosario de Campos"d el presente anexo técnico. Se entiende por INGRESO la información del afiliado que por primera vez se registra en la Base de Datos Única de Afiliados - BDUA, o en la bases de datos de los regímenes especiales y de excepción ~ BDEX o en la base de datos de los Planes Voluntarios de Salud -BDPVS y las demás que establezca el Administrador Fiduciario de los recursos del FOSYGA o la entidad que haga sus veces. Estos afiliados tendrán en las bases de datos el estado activo. Las EPS deben reportar los datos del ingreso en la estructura del archivo maestro de afiliados para el régimen que aplique. Las entidades que ofrezcan Planes Voluntarios de Salud, Regímenes Especial y de Excepción y el INPEC, deben reportar las nuevas

afiliaciones en el archivo maestro de ingresos definido para cada tipo de entidad. RESOLUCIÓN NÚMERO, 004622 DE2016 - 3 OCT 2O 16HOJANo ~ Continuación de la resolución "por la cual se establece el reporte de los datos de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, a planes voluntarios, Regímenes Especial y de Excepción y de las personas privadas de la libertad bajo la custodia y vigilancia del INPEC" 1.2.1. Régimen Contributivo - RC Aplica para las EPS y EOC. Tabla 3. Estructura del archivo maestro de afiliados del Régimen Contributivo .,g o 1'11 .g ¡ ; (11 ao .!l! e: 'o e 6, Nombre del Campo " ·.: aC,:,: ,_ ,:" , 1 E¡ C ;'1 ¡ 1 Valores Pennitidos . e 1 N! '! : 1! 1 . C e cu .: uI : : I "· •o 1-¡ C ': 1 ; 1 · uo .C3: CII : o,¡; ¡ m a. u 12 CódiQo de la entidad 6 CódiQ0 de la EPS o EOC X X RC, TI, ce, CE, se, PA, CD Tipo de documento del cotizante X 15 2 (Vacío cuando el afiliado es cotizante X principal Vacío orincioan Número de identificación del cotizante (Vacío cuando el afiliado es cotizante X 16 3-16 X principal orincioal) Vacío 1 Tipo de documento del afiliado 2 CN,R~TI,CC,CE,SC,P~CD X X 2 Número de identificación del afiliado 3-16 X X

3 Primer aoellido del afiliado 20 X X X X 4 Segundo apellido del afiliado 30 Vacío Vacío 5 Primer nombre del afiliado 20 X X X X 6 Segundo nombre del afiliado 30 Vacío Vacío 7 Fecha de nacimiento del afiliado 10 Formato DD/MM/AAAA X X 8 Sexo del afiliado 1 M, F X X 17 Tipo de cotizante 2 SeQún alosario de camoos X Vacío 18 Tipo de afiliado 1 C,B,A X X 1,2,3,4,5,7,8,9 X 19 Parentesco con cotizante principal 1 (Vacío cuando el afiliado es colizante X Vacío orincioan X 20 Condición de discapacidad 2 D1,D2,D3,D4,D5,D6 Vacío Vacío Codificación del DANE, según lugar de 9 Código departamento 2 X X residencia. Codificación del DANE, según lugar de 10 Código municipio 3 X X residencia. 11 Zona 1 U,R X X Fecha de la afiliación y/o novedad. (corresponde a la fecha de radicación 13 del formulario único de afiliación en la 10 Formato DD/MM/AAAA X X EPS) 21 Tipo de identificación del aportante 2 NI, ce, TI, se, CE, CD, PA X Vacío 22 Número de identificación del aportante 3-11 X Vacío Tabla CIIU revisión 4 DANE (Este campo no se diligenciará, para el X 28 Actividad económica del afiliado. 4 Vacío caso de tipos de cotizante pensionado o Vacío oensionado oor sustitución) Código asignado a la IPS por el

Ministerio de acuerdo con tabla REPS 46 Código de habilitación IPS Primaria 12 X X (Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud) Para los afiliados registrados actualmente, la EPS deberá reportar mediante novedad, el código de la I PS Primaria asignada al afiliado. Si un afiliado cotizante tiene más de un aportante, la Entidad debe reportar sólo un registro por uno de los aportantes y las demás relaciones las debe reportar en el archivo de novedades de actualización (NC). 16

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RESOLUCIÓN NÚMERO DE 2016 - HOJA No 1Q Continuación de la resolución "por la cual se establece el reporte de los datos de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, a planes voluntarios, Regímenes Especial y de Excepción y de las personas privadas de la libertad bajo la custodia y vigilancia del INPEC" Si un cotizante es independiente y él es su propio aportante; debe reportarse su tipo y número de identificación en los campos "Tipo de Identificación del Aportante" y "Número de Identificación del Aportante", en el archivo maestro de afiliados. Tabla 4. Estructura del archivo maestro de aportantes. o ·e , .::, .: ,. :.f 2ll . ... .2 o o, Nombre del Campo ·¡;,·e Valor permitido ofll , 16 e: ... 1 - oo .o .1 (alj . o 21 Tipo de identificación del 2 NI, ce, Tl, se, CE, PA, CD X aoortante Número de identificación 22 3-11 X del aportante Obligatorio cuando el tipo de identificación es "NI" de X

23 Dígito de verificación 1 lo contrario debe ir vacío Vacío Nombres y apellidos completos para cotizantes Nombre o razón social del 24 independientes que son empleadores. Nombre del X aportante 150 Aportante para cotizantes dependientes Según la tabla de aportantes establecida para la 25 Tipo de aportante 2 X Planilla Integrada de Liquidación de Aportes-PILA. 26 Sector del aportante 1 1,2,3 X A