MINSALUD - Resolución 577 de 2021

REPÚBLICAD E COLOMBIA

MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL ~en() 5 7 7

RESOLUCIÓN NÚMERO DE 2021 ( - 5 MAY2 021 ) Por la cual se habilita la plataforma de intercambio de información para el cargue de los registros que identifican a los extranjeros que hacen parte del cuerpo diplomático acreditado, como población objeto del Plan Nacional de Vacunación contra el COVID-19 y se dictan otras disposiciones EL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL En ejercicio de sus facultades legales, especialmente de las conferidas por el numeral 7 del artículo 173 de la Ley 100 de 1993, el artículo 112 de la Ley 1438 de 2011, el numeral 12 del artículo 6 del Decreto 4107 de 2011 y en desarrollo del artículo 8 del Decreto 109 de 2021, y CONSIDERANDO: Que el Decreto 109 de 2021, modificado en su artículo 24 por el Decreto 404 del mismo año, adoptó el Plan Nacional de Vacunación contra el COVID - 19, en el que se establecieron las fases y las etapas para la aplicación de la vacuna, así como las responsabilidades de los diferentes_ actores que participan en el procedimiento de vacunación. Que el artículo 7 del precitado decreto dividió en dos fases y cinco etapas el Plan Nacional de Vacunación contra el COVID - 19, priorizando la población con mayor riesgo y en el artículo 8 se establece que el Ministerio de Salud y Protección Social conformará gradualmente la base de datos maestra de vacunación, de acuerdo con la información contenida en las bases de datos oficiales con las que cuenta el Estado colombiano y estén

disponibles. Así mismo, señala que para la identificación nominal de algunos grupos poblacionales priorizados de los cuales el Ministerio de Salud y Protección Social no disponga de información, este solicitará a las entidades públicas o privadas la entrega de la información correspondiente, mediante los mecanismos electrónicos que defina, la base de datos maestra de vacunación se actualizará conforme a lo señalado en el parágrafo de dicho artículo, esto es, de acuerdo a la disponibilidad de los datos que envíe el generador de la información Que según el artículo 2 del Decreto 109 de 2021, son considerados habitantes del territorio nacional "/os extranjeros acreditados en misiones diplomáticas o consulares en Colombia", en este sentido, las personas que hacen parte de las embajadas, consulados, misiones diplomáticas y organismos multilaterales, así como las que integran las entidades pertenecientes al Sistema de Naciones Unidas y las organizaciones internacionales con representación legal en Colombia, serán población objeto del Plan Nacional de Vacunación contra COVID -19. ' Que, en su condición de extranjeros acreditados, no se encuentran bajo el régimen de aseguramiento establecido en Colombia y, por tanto, serán considerados como población no afiliada al Sistema General de Seguridad Social en Salud SGSSS. Que, al tenor de lo expuesto, se debe habilitar la plataforma de intercambio de información PISIS para contar con la información relacionada con los extranjeros acreditados en misiones diplomáticas o consulares en Colombia y de esa manera hacer parte de los GO 5 7 7 S MAY RESOLUCIÓN NÚMER'ól DI:_ 2021 Página 2 de 7 2021 Continuación de la resolución "Por la cual se habilita la plataforma de intercambio de información para el cargue de los

registros que identifican a los extranjeros que hacen parte del cuerpo diplomátIco acreditado , como población objeto del Plan Nacional de Vacunación contra el COVID-19 y se dictan otras disposiciones" registros que identifican a los habitantes del territorio nacional. Que, en mérito de lo expuesto, RESUELVE: Articulo 1. Habilitación para el reporte de información en la plataforma PISIS. Habilitar la plataforma de transporte de información PISIS del Sistema Integrado de Información de la Protección Social - SlSPRO para el cargue de los registros que identifican a los extranjeros acreditados en misiones diplomáticas o consulares en Colombia que hacen parte de las embajadas, consulados, misiones diplomáticas, organismos multilaterales, así como aquellos pertenecientes al Sistema de Naciones Unidas y organizaciones internacionales con representación legal en Colombia, sus familias y dependientes, igualmente extranjeros, habitantes del territorio colombiano, como población objeto del Plan Nacional de Vacunación contra el COVID~19. Artículo 2. Responsables del reporte de información. Los jefes de las misiones diplomáticas o consulares en Colombia que hacen parte de las embajadas, consulados, misiones diplomáticas, organismos multilaterales, los del Sistema de Naciones Unidas y organizaciones internacionales con representación legal en Colombia deberán generar, consolidar, validar y remitir al Ministerio de Salud y Protección Social la información necesaria para conformar la base de datos maestra, quienes además certificarán con el envío. que los reportados son habitantes del territorio nacional. Artículo 3. Plazo para el cargue de información. El cargue de la información deberá realizarse por parte de los responsables del personal antes mencionado, en el período

comprendido entre el 6 y el 31 de mayo de 2021. Articulo 4. Estructura para el reporte de información a la plataforma PISIS. El reporte de información de que trata la presente resolución debe realizarse de acuerdo con las condiciones establecidas en el anexo que hace parte integral de la misma, el cual deberá ser realizado a través de la Plataforma de Intercambio de lhformación PISIS del Sistema Integrado de Información de la Protección Social - SISPRO. Artículo 5. Gestión de información. Los responsables del reporte de la información, durante el periodo señalado en el articulo 3 de la presente resolución, podrán insertar, actualizar y eliminar registros de acuerdo con las necesidades de información. Artículo 6. Priorización, fases y etapas de vacunación. Los extranjeros acreditados en misiones diplomáticas o consulares en Colombia que hacen parte de las embajadas, consulados, misiones diplomáticas, organismos multilaterales, así como aquellos pertenecientes al Sistema de Naciones Unidas y organizaciones internacionales con representación legal en Colombia, sus familias y dependientes habitantes del territorio colombiano, igualmente extranjeros, deberán acogerse a lo establecido en el Plan Nacional de Vacunación, ateniendo la priorización, fases y etapas definidas para la población general colombiana. Artículo 7. Reconocimiento y pago de los costos asociados al agendamiento y aplicación de la vacuna. El reconocimiento y pago de los costos asociados al agendamiento y aplicación de la vacuna deberán ser asumidos por la entidad territorial del lugar donde sean vacunados los extranjeros a quienes va dirigida esta resolución, de conformidad con el procedimiento establecido para la población no afiliada.

º 2 21 (:()577 5 M~Y RESOLUCIÓN NÚMEft6l DI: 2021 Página 3 de 7 Continuación de la resolución "Por la cual se habilita la plataforma de intercambio de información para el cargue de los registros que identifican a los extranjeros que hacen parle del cuerpo diplomático acreditado . como población objeto del Plan Nacional de Vacunación contra el COV/0-19 y se dictan otras disposiciones" Artículo 8. Tratamiento de la información. De acuerdo con lo definido en el artículo 31 del Decreto 109 de 2021, las entidades que participen en el flujo y consolidación de la información serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información que les sea aplicable, en el marco de la Ley Estatutaria 1581 d.e2 012 y de la Ley 1712 de 2014, del capitulo 25 del Título 2 del Libro 2 de la parte·2 del Décreto 1074 del 2015 y las normas que las modifiquen o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad, confidencialidad y veracidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tienen acceso y la misma solo será utilizada con fines del reconocimiento del talento humano en salud de que trata el articulo 8 del Decreto 109 de 2021. Artículo 9. Seguridad de la información. Para garantizar la seguridad y veracidad de la información reportada, las entidades deben enviar los archivos firmados digitalmente, lo cual los protege garantizando su confidencialidad, integridad y no repudio. Para la firma digital de los archivos, se debe us~r un certificado digital emitido por una entidad

certificadora abierta aprobada por la en.tidadc ompetente. Artículo 1 O. Vigencia. El presente acto administrativo rige a partir de la fecha de su publicación.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

S MA'f

Dada en Bogotá, D.C , _ C) -t/..-- Coordinadora del Grupo de Cooperación y Relaciones Internacionales Oficina de Tecnología de la Información y la Comunicación -TIC ,,,.., Di,ecioca Jocidicar • ' ' '. ' _ _ 5 Mfl~2 021 5 7 7

RESOLUCIÓN NÚMER'& '¡J (} DE 2021 Página 4 de 7

Continuaciónd e la resolución" Por la cual se habilita la plataforma de intercambio de información pera el cargue de los registros qua identifican a los eKtranjeros que hacen pana del cuerpo diplomático acreditado, como población objeto del Plan Nacional de Vacunación contra el COVID-19 y se dictan otras disposiciones" ANEXO

REPORTE DE INFORMACION DEL PERSONAL DE LAS EMBAJADAS, CONSULADOS, MISIONES

DIPLOMÁTICAS, ORGANISMOS MULTILATERALES, AS( COMO ENTIDADES PERTENECIENTES AL SISTEMA DE NACIONES UNIDAS Y ORGANIZACIONES INTERNACIONALES CON REPRESENTACIÓN LEGAL EN COLOMBIA PARA LA PRIORIZACIÓN DE LA VACUNACIÓN POR COVIO19Las embajadas, consulados, misiones diplomáticas, organismos multilaterales, as! como entidades pertenecientes al Sistema de Naciones Unidas y organizaciones internacionales con representación legal en Colombia, enviara al Ministerio de Salud y Protección Social un archivo con la información

relacionada con su personal, para la priorización de la vacunación COVID-19 a través de la plataforma PISIS. Para este anexo técnico se definen cuatro capitulas:

1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS.

2. CARACTERiSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS.

3. PLATAFORMA PARA EL ENVIO DE ARCHIVOS.

4. PERIODO DE REPORTE Y PLAZO.

1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

a. Estructura y especificación del nombre del archivo. El nombre de los archivos de la información de los extranjeros diplomáticos y sus familias habitantes en Colombia, sus dependientes. para vacunación por covid19 debe cumplir con el siguiente estándar: Componente Valores Longitud del nombre de permitidos o Descripción Requerido fija archivo formato Módulo de ,D Identificador del módulo de Información SI nformación ipo de fuente XX Fuente de la información: SI Embajadas, consulados, misiones diplomáticas, organismos multilaterales, asl como entidades pertenecientes al Sistema de Naciones Unidas y organizaciones internacionalesc on representación legal en Colombia ema de :::ov1 Personal de las embajadas, consulados, misiones nformación diplométicas, -organismos multilaterales, asl como entidades pertenecientesa l Sistema de Naciones Unidas y organizaciones internacionales con representación leoal en Colombia echa de corte ~MMDD Debe corresponder con la fecha en que se reporta la información ipo de Z Tipo de Identificación de la entidad que reporta la dentificación información. l:le la entidad ~ue reporta -Si es una Entidad diferente a entidad territorial: se debe especificar NI correspondiente al tipo de identificación

NIT \/Umero de 99999999999 NUmero de identificación de la entidad que envia los 12 dentificación archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del de la entidad campo anterior: que reporta NUmero de NIT sin incluir el dígito de verificación para tipo de Identificación NI. Se debe usar el carácter CERO (0) de relleno a la izquierda si es necesario para completar et !amano del campo.

Ejemplos: Para tioo de identificación NI: 000860999123 xtensión del .txt Extensión del archivo plano .TXT rchivo G5 7 7 5 MAY2 ~&~1

RESOLUCIÓN NÚMERl: fl '.} DE - Página 5 de 7

Continuaciónd e la resolución" Por le cual se habilita la plalaforma da intercambio de información para el cargue de los registros que identifican a los eKlranjeros que hacen parte del cuerpo diplomálico acreditado. como población objeto del Plan Nacional de Vacunación contra el COVID-19 y se dictan otras disposiciones" NOMBRE DEL ARCHIVO ipo de Archivo Nombre de Archivo Longitud eporte del Personal de Las embajadas, consulados !misiones diplomáticas, organismos multilaterales, as !como entidades pertenecientes al Sistema dE i CDXXXCOVJAAAAMMODZZ999999999999.TXT 34 Naciones Unidas y organizaciones internacionale~ jcon representación legal en Colombia, PAR~

IVACUNACION POR COVID19

b. Contenido del archivo. El archivo de la información del personall as embajadas, consulados. misiones diplomáticas, organismos multilaterales, asr como entidades pertenecientes al Sistema de Naciones Unidas y organizaciones

internacionales con representación legal en Colombia, para vacunación por covid19, está compuesto por un Lmico registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para identificar la entidad fuente de la información y varios tipos de registros de detalle numerados a partir del Registro Tipo 2 que contienen la información solicitada asl: Registro • Descripción Reporte Tipo 1 'RegistrOd econtrol ~ - - • - - - ~ Obligatorio ,Tipo 2 'Registro de detalle de. embajadaS, conSulados, misiones diplomáticas.Obligatorio organismos multilaterales, asl como entidades pertenecientes al Sistema de Naciones Unidas y organizaciones internacionales con representación legal en 1 Colombia Cada registro está conforñi"ád0p 0r campos, los cuales van separados por pipe (1) b.1. REGISTRO TIPO 1 - REGISTRO DE CONTROL Es obligatorio. Es el primer registro que debe aparecer en los archivos que sean enviados. l Valores Pennitidos N• ., :m.: del Campo t O ipo de registro ~ Ñ -1: valor que si!VÍifica que el registro-esd e c ontÍol 1 ipo de Identificación de IE Si es una Entidad diferente a entidad territorial: se debe 2 A SI ~ntidad que reporta especificar NI correspondiente al tipo de identificación NIT. 2 'lúmero de identificación de IE Número de identificación de la entidad que envia los !entidadq ue reporta archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior. 12 N SI Si es una Entidad diferente a entidad territorial: se debe ' esoedficar NI corresnnndiente al tioo de identificación NIT. 1 3 echa inicial del periodo de le En formato AAAA-MM-00. Debe corresponder a la fecha SI

10 F 1 nformación re""r1ada 2021-01-01. ' 4 echa final del periodo de lf En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder con la fecha nformación reportada 10 F en que se reporta la información y debe concordar con la SI fecha de corte del nombre del archivo. ' 5 \lúmero total de registros dE Debe corresponder a la cantidad total de registros lipo 2 SI 10 N etalle contenidos en el archivo contenidos en el archivo. b.2 REGISTRO TIPO 2 - REGISTRO DE DETALLE DEL PERSONAL DE LAS EMBAJADAS,

CONSULADOS, MISIONES DIPLOMÁTICAS, ORGANISMOS MULTILATERALES, ASÍ COMO

ENTIDADES PERTENECIENTES AL SISTEMA DE NACIONES UNIDAS Y ORGANIZACIONES INTERNACIONALES CON REPRESENTACIÓN LEGAL EN COLOMBIA Mediante el Registro Tipo 2, se reporta el detalle de la información del personal de las embajadas, consulados. misiones diplomáticas, organismos multilaterales, as! como entidades pertenecientes al Sistema de Naciones Unidas y organizaciones internacionales con representación legal en Colombia. .rir.rcS?? - 5 MAY2 02l RESOLUCIÓN NÚMEROJ v • DE 2021 Página 6 de 7 Continuación de la resolución "Por la cual se habi/1/a la plataforma de intercambio de información pera el cargue de los registros que idenllflCBna los extranjerosq ue hacen pana del cuerpo diplomático acreditado, como población objeto del Plan Nacional de Vacunaciónc ontra el COVID-19y se dictan otras disposiciones" Los registros se identifican de manera única mediante los campos 2 y 3, por lo cual estos no deben

repetirse. ' • o '.0a '0 o '0 'I N o. Nombre del campo CIEII I Ea. o o. Valores pemiitidos 'C• ., , . e o •- u • ¡:: • ,. ::,E_ _ o: 1 . ---·- o ipo de regIStrO que SlQñifiQc"uae 'e l r"eQistreOS de detalle de las embajadas, ~onsulados, misiones diplomáticas, organismos multilaterales, 1 N lasi como entidades pertenecientes al Sistema de Nacione~ SI Jnidas y organizaciones intemacionales con representaciór eoal en Colombia ' 1 Consecutivo de registro '4Umeroc onsecutivo de registros de detalle dentro del !archivo.I nicia en 10 N SI 1 para el primer registro de detalle y va incrementando de 1 ' n 1, hasta el final del archivo. ' 2 ipo de documento de ipo de documento de identificación del personal ' dentificación "C Cédula de ciudadanla ' 2 A ICE Cédula de extranjería s; PA Pasaporte .,O Camé diplomático JE Documento extraniero 3 Número de documento de ~úmero de documento de identificación personal s; 17 A dentificación 4 echa de expedición del '\AAA•MM-00 ' s; ocumento de identificación 10 F ~o es obligatorio, si el tipo de documento de identificación es ::c v CE 5 echa de vigencia del 'VVV-'.-MM-DD documento de identificación 10 F No es obligatorio, si er tipo de documento ae identificación es Si ; 1 e vCE. 6 rimer apellido :,rimer apellido del per.s onal s; 60 A 7 Segundo apellido :iegundo apellido del personal 60 A No

8 ;,rimer nombre :,nmer nombre del personal 60 A s; 9 Segundo nombre Segundo nombre del personal 60 A No 10 ::ódigo del municipio ::6digo del municipio de residencia. 5 A -.Jerla tabla de referencia MUNICIPIO en web.sispro.gov.co s; 1 lctondes e encuentran los valores permitidos • 11 ndicador de actualización del ndicador de actualización del registro: 1 egistro 1: Insertar el registro al sistema <>.A: ctualizar la información del registro 1 A s; J=.E: liminar el registro reportado por error Para el primer reporte de información, se debe reportar I en ste camoo 2. CARACTERISTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas: a. En el anexo técnico de los archivos, el tipo de dato, corresponde a los siguientes: A-Alfanumérico N-Numérico O-decimal F-Fecha T-Texto con caracteres especiales b. Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato ANSI, con extensión .txt c. Los nombres de archivos y los datos de los mismos deben ser grabados en letras MAYÚSCULAS, sin caracteres especiales y sin tildes. d. El separador de campos debe ser pipe (1)y debe ser usado exclusivamente para este fin. Los campos que corresponden a descripciones no deben incluir el carácter especial pipe (1). e. Cuando dentro de un archivo de datos se definan campos que no son obligatorios y que no sean reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacfo y reportarse en el archivo - 5 MAY2 0'!1 5 7 7

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Continuación de la resolución "Por la cual se habilita la plataforma de intercambio de información para el cargue de los registros que identifican a los extranjeros que hacen parle del cuerpo diplomático acreditado , como población objeto del Plan Nacional de Vacunación contra el COVJD-19y se dictan otras disposiciones" entre dos pipes, por ejemplo, si entre el dato1 y el dato3, el dato2 está vacío se reportará asi: dato1 lldato3. f. Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas{"") ni ningún otro carácter especial. g. Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles. Para los campos que se permita valores decimales, se debe usar el punto como separador de decimales. h. Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guion, a excepción de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos.

1. Las longitudes de campos definidas en los registros de control y detalle de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo, es decir que los datos pueden tener una longitud menor al tamaño máximo.

j. Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios. k. Tener en cuenta que cuando los códigos traen CEROS, estos no pueden ser remplazados por la vocal 'O' la cual es un carácter diferente a cero. l. Los archivos planos no deben traer liingún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro. Se utiliza el ENTER como fin de registro m. Los archivos deben estar firmados digitalmente.

3. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE ARCHIVOS El Ministerio de Salud y Protección Social dispondrá de la Plataforma de Intercambio de Información

(PISIS) del Sistema Integral de Información de la Protección Social -SISPRO, para que !as entidades reporten la información desde sus instalaciones. Primero se registra o actualiza la entidad en el Sitio Web del SISPRO y luego se registran los usuarios de la entidad.

Registrar entidad: https://web.sispro.gov.co/Entidades/ClienteNerificarEstadoRegistro Registrar usuarios institucionales: se pueden registrar en línea o mediante anexo técnico por PISIS.

Registro de usuarios institucionales en línea: https:f/web.sispro.gov.co/Seguridad/Cliente/Web/RegistroSolic1tudes.aspx Registro de usuarios institucionales mediante Anexo Técnico SEG500USIN por PISIS: El procedimiento se encuentra detallado en la Guía de Usuario de Seguridad en https:f/web sispro.qov.co Control de calidad de los datos. La Plataforma PISIS recibe los archivos conformados según ta estructura del presente Anexo Técnico determinado en este acto administrativo y realiza el proceso de validación, así: Primera validación: corresponde a la revisión de la estructura de los datos y se informa el estado de la recepción al reportante. • ·segunda validación: Una vez realizada en forma exitosa la primera validación se realiza el control de calidad de contenido en el aplicativo misiona! y se informa al reportante el resultado. Se entiende cumplida la obligación de este reporte una vez la segunda validación sea exitosa. Mesa de ayuda. Con el propósito de brindar ayuda técnica para el reporte de los archivos, transporte de datos y demás temas relacionados, el Ministerio de Salud y Protección Social tiene dispuesta una mesa de ayuda. los datos de contacto se encuentran en el siguiente enlace: https:1/www.s is pro. gov co/ayu das/P a ges/ Ayudas. aspx

Adicionalmente, se dispone de documentación para el uso de la plataforma PISIS en el siguiente enlace: https:f/web sispro.qov co/WebPubl1co/Soporte/FAQ/FAQ.a™

4. PERIODO DE REPORTE Y PLAZO Solo se requiere un envío principal. Para registros adicionales se podrá realizar en cualquier fecha utilizando el Indicador de actualización o eliminación del registro.