MINSALUD - Resolución 737 de 2021

MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL D' .:0 7 3 7

RESOLUCIÓN NÚMERO-¡ DE 2021 ( 2 6 MAY2 021 ) Por la cual se modifican los articules 3, 8 y 9 de la Resolución 577 de 2021 en el sentido de prorrogar el plazo de reporte de información y ajustar la estructura para el cargue en la plataforma PISIS de los registros que identifican a los extranjeros acreditados que hacen parte del cuerpo diplomático, su familia y dependientes EL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL En ejercicio de sus facultades legales, especialmente de las conferidas por el numeral 7 del Artículo 173 de la Ley 100 de 1993, el artículo 112 de la Ley 1438 de 2011, el numeral 12 del artículo 6 del Decreto 4107 de 2011 y en desarrollo del articulo 8 del Decreto 109 de 2021, y CONSIDERANDO Que mediante la Resolución 577 de 2021, este Ministerio habilitó la plataforma de transporte de información PISIS del Sistema Integrado de Información de la Protección Social - SISPRO, para el cargue de los registros que identifican a los extranjeros acreditados en misiones diplomáticas o consulares en Colombia que hacen parte de las embajadas, consulados, misiones diplomáticas, organismos multilaterales, así como aquellos pertenecientes al Sistema de Naciones Unidas y organizaciones internacionales con representación legal en Colombia, sus familias y dependientes, igualmente extranjeros, habitantes del territorio colombiano como población objeto del Plan Nacional de Vacunación. Que este Ministerio advirtió que los responsables del cargue de datos deben reportar

información adicional, lo que aunado a la importancia de asegurar el proceso de transición a la firma electrónica, conlleva a la necesidad de ampliar el plazo de reporte de información y ajustar la estructura de los registros que identifican a los extranjeros acreditados que hacen parte del cuerpo diplomático, su familia y dependientes, igualmente extranjeros, en la plataforma PISIS del Sistema Integrado de Información de la Protección Social - SISPRO, por lo cual se modificará la Resolución 577 de 2021 y se sustituirá su anexo técnico. Que, en mérito de lo expuesto, RESUELVE Artículo 1. Modificar el artículo 3 de la Resolución 577 de 2021, en el sentido de prorrogar el plazo para el cargue de información, así: "Artículo 3. Plazo para el cargue de ínformación. El cargue de la información deberá realizarse por parte de los responsables del personal antes mencionado, a más tardar el 30 de Junio de 2021" W~ · · ~000737· }6MAf .f

RESOLUCION NUMERCJ-' • DE 2021 Hoja No .

Continuación de la resolución "Por la cual se modifican tos artículos 3, 8 y 9 de la Reso/uc1ón5 77 de 2021 en el sentido de prorrogar el plazo de reporte de información y ajustar fa estructura para el cargue en la plataforma PISIS de los registros que identifican a los extranjeros acreditados que hacen parte del cuerpo diplomático, su familia y dependientes" Artículo 2. Modificar el articulo 8 de la Resolución 577 de 2021, el cual quedará asi: "Artículo B. Tratamiento de la información. Las entidades que participen en

el flujo y consolidación de la .información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que le sea aplicable en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, de la Ley 1712 de 2014, del Capítulo 25 del Título 2 del Libro 2 de la Parte 2 del Decreto 1074 del 2015, y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad, confidencialidad y veracidad de la información suministrada y sob(e los datos a los cuales tiene acceso". Artículo 3. Modificar el articulo 9 de la Resolución 577 de 2021, el cual quedará asi: "Artículo 9. Seguridad de la información. Para garantizar la seguridad y veracidad de la información reportada, Los representantes legales de fas entidades deben enviar los archivos preferiblemente firmados digitalmente, lo cual los protege garantizando su confidencialidad, integridad y no repudio. Para la firma digital de los archivos, se debe utilizar un certificado digital emitido por entidad certificadora abierta aprobada por fa entidad competente." Articulo 4. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación, modifica los articulas 3, 8 y 9 de la Resolución 577 de 2021 y sustituye su anexo técnico. , PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá o.e., a los~. 6 MAY Minis ro de Salud y Protección Social Aprobó: Coordinadora de Cooperac,óri y Relaciones lritemacioriales

Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones toirectora Jurídica 2 6 MAY2 021•' RESOLUCIÓN NÚMEROJ Q: Ü 7 3 7 DE 2021 Hoja No. ;¡ Continuación de la resolución "Por fa cual se modifican los artlculos 3, 8 y 9 de la Resolución 577 de 2021 en el sentido de prorrogar el plazo de reporte de información y ajustar la estructura para el cargue en la plataforma PISIS de los registros que identifican a los extranjeros acreditados que hacen parte del cuerpo diplomático, su familia y dependientes" ANEXO

REPORTE DE INFORMACIÓN DE LOS EXTRANJEROS ACREDITADOS QUE HACEN PARTE

DEL CUERPO DIPLOMÁTICO, SU FAMILIA Y DEPENDIENTES HABITANTES DEL TERRITORIO COLOMBIANO, PARA LA PRIORIZACIÓN DE LA VACUNACIÓN POR COVID19 las embajadas, consulados, misiones diplomáticas, organismos multilaterales, asl como entidades pertenecientes al Sistema de Naciones Unidas y organizaciones internacionales con representación legal en Colombia, sus familias y dependientes, igualmente extranjeros, habitantes en el territorio colombiano enviarán a este Ministerio un archivo con la información relacionada con su personal, para la priorización de la vacunación COVID-19 a través de la plataforma PISIS, un archivo con la información relacionada con su personal, para la priorización de la vacunación COVID-19. Para este anexo técnico se definen cuatro capitulos:

1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS.

2. CARACTERISTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS.

3. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE ARCHIVOS.

4. PERIODO DE REPORTE Y PLAZO.

1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

a. Estructura y especificación del nombre del archivo El nombre de los archivos de la información del personal diplomático, sus familias y dependientes, debe cumplir con el siguiente estándar: Componente Valores del nombre de permitidos o Descripción Longitud Requerido archivo formato fija Módulo de PAi Identificador del módulo de información 3 SI información Tipo de fuente 330 Fuente de la información: .. 3 SI Las embajadas, consulados, misiones diplomáticas, organismos multilaterales, asl como entidades pertenecientes al Sistema de Naciones Unidas organizaciones internacionales con representación legal en Colombia Tema de COVI Personal de las embajadas, consulados, misiones 4 SI información diplomáticas, organismos multilaterales, asl como entidade: pertenecientes al Sistema de Naciones Unidas organizaciones internacionales con representación tegal en Colombia Fecha de corte AAAAMMDD Debe corresponder con la fecha en que se reporta 1 8 SI Información Tipo de NI Tipo de identificación de la entidad que reporta la 2 SI identificación de información. la entidad que Si es una entidad diferente a entidad territorial: se debe re. ....r.t.a es ....c. ificar NI corres""ndiente al tioo de Identificación NIT Nümerode 999999999999 Nümero de identificación de la entidad que envia lo 12 SI Identificación de archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del campe la entidad que anterior: reporta Nümero de NIT sin ineluir el dlgito de verificación para tipi de Identificación NI. Se debe usar el carácter CERO (O) de relleno a la izquierda

si es necesario para completar el tamano del campo.

Ejemplos: Para Uoo de Identificación NI: 000860999123

Extensión del ·"" Extensión del archivo plano .TXT 4 SI archivo NOMBRE DEL ARCHIVO Tipo de archivo Nombre de archivo Longitud Reporte del Personal de las embajadas, consutados,I misiones diplomáticas, organismos multilaterales, asl com< PAl330COVlAAAAMMODNl999999999999.TICT 36 entidades pertenecientes el Sistema de Naciones Unidas i organizaciones internacionales con representación legal er

Colombia PARA VACUNACION POR COVID19 2~b11 2 6 MAY

RESOLUCIÓNNÚMERO}J:0737 DE Hoja No. 1

Continuación de la resolución "Por la cual se modifican los artlcufos 3, By 9 de la Resolución 577 de 2021 en el sentido de prorrogar el plazo de reporte de información y ajustar la estructura para el cargue en fa plataforma PISIS de los registros que identifican a los extranjeros acreditados que hacen parte del cuerpo diplomático, su familia y dependientes" b. Contenido del archivo .. El archivo de la información del grupo de tas embajadas, consulados, mIsIones diplomáticas, organismos multilaterales, asr como entidades pertenecientes at sistema de naciones unidas y organizaciones internacionales con representación legal en Colombia, para vacunación por covid-19, está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para identificar ta entidad fuente de la información y varios tipos de registros de detalle numerados a partir del Registro Tipo 2 que contienen ta información solicitada asl: . ' Registro Descripción Reporte Tipo 1 Registro de control Obligatorio

Tipo2 Registro de detalle del grupo de las embajadas, consulados, misiones diplomáticas Obligatorio organismos multilaterales, asr como entidades pertenecientes al Sistema de Nacione Unidas y.....2!9anizacioneisn ternacionales con reeresentaclón legal en Colombia Cada registro está conformado por campos, los cuales van separados por pipe (1) b.1. REGISTRO TIPO 1 - REGISTRO DE CONTROL Es obligatorio. Es et primer registro que debe aparecer en los archivos que sean enviados . . --· Longitud No. Nombro del campo máxima del camoo Tlf!O _ Valores pennltldos Reauerldo o Tipo de registro 1 N 1: valor que significa que el registro es de control SI 1 Tipo de Identificación de la 2 A i es una entidad diferente a entidad territorial: se debE SI entidad que reporta especificar NI correspondiente al tipo de idenlificaciór NIT. 2 Nümero de identificació 12 N Umero de identificación de la entidad que envla lo! SI de la entidad que reporta archivos, de acuerdo con el tipo de identificación de campo anterior. Si es una Entidad diferente a entidad territorial: se debE especificar NI correspondiente al tipo de identificaclór NIT. 3 Fecha inicial del perloch 10 F En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a h: SI de la Información echa 2021-01-01. renortada 4 Fecha final del periodo de 10 F En formato AAAA-MM-DO. Debe corresponder con 1 SI la información reportada echa de corte habilitada en PISIS, debe concordar cor a fecha de corte del nombre del archivo. 5 NUmero total de registro: 10 . N Debe corresponder a la cantidad total de registros tip< SI

de detalle contenidos en e 12c ontenidos en el archivo . archivo b.2 REGISTRO TIPO 2 - REGISTRO DE DETALLE DEL PERSONAL DEL GRUPO DE LAS

EMBAJADAS, CONSULADOS, MISIONES DIPLOMÁTICAS, ORGANISMOS

MULTILATERALES, ASI COMO ENTIDADES PERTENECIENTES AL SISTEMA DE

NACIONES UNIDAS Y ORGANIZACIONES INTERNACIONALES CON REPRESENTACIÓN LEGAL EN COLOMBIA Mediante el Registro Tipo 2, se reporta el detalle de la información del personal del grupo de las embajadas. consulados, misiones diplomáticas, organismos multilaterales, asr como entidades pertenecientes al Sistema de Naciones Unidas y organizaciones internacionales con representación legal en Colombia. Los registros se identifican de manera única mediante los campos 2 y 3, por lo cual estos no deben repetirse.

Longitud No. Nombre del campo méxlma Tipo Valores permitidos Requerido dol campo o Tipo de registro 1 N 2: valor que significa que el registro es de detalle de SI Grupo de las embajadas, consulados, misione: diplomáticas, organismos multilaterales, asl come entidades pertenecientes al Sistema de Nacione: Unidas y organizaciones internacionales co, renresentación IAAa1e n Colombia 1 Consecutivo d, 10 N Número consecutivo de registros de detalle dentro de SI registro archivo. Inicia en 1 para el primer registro de detalle y va incrementandi de 1 en 1 hasta el final del archivo. . . 2 ~ MAY'2 021 ª 7 3 7

RESOLUCION NUMERQ; (\ ' -: (l DE ••• 2021 Hoja No.

Continuación de la resolución "Por la cual se modifican los artículos 3, 8 y 9 de la Resolución 577 de

2021 en el sentido de prorrogar el plazo de reporte de información y ajustar la estructura para el cargue en la plataforma PISIS de los registros que identifican a los extranjeros acreditados que hacen parte del cuerpo diplomático, su familia y dependientes" 2 Tipo de documenl( 2 A ipo de documento de 1dent1ficaciónd el personal s; de identificación Ice Cédula de ciudadanía lcE Cédula de extranJería PA Pasaporte CD Carné diplomáticó •, DE Documento extran1ero 3 Número d 17 A Número de documento de identificación personal s; documento de identificación 4 Fecha de expedición 10 F AAAA-MM-DD s; del documento d, No es obligatorio, ,; el tipo de documento de identificación 1dentificac16ne s CC v CE 5 Fecha de vigencia del 10 F AAAA-MM-DD s; documento d~ No es obligatorio, ,; el tipo de documento de identificación identificación es CC v CE. 6 Fecha de nacimiento 10 F AAAA-MM-DD s, 7 Primer a"nellido 60 A Primer anellido del nersonal s; B Segundo apellido 60 A Segundo apellido del personal No 9 Primer nombre 60 A Primer nombre del oersonal s; 10 Senundo nombre 60 A Senundo nombre del nersonal No 11 Código del municipio 5 A Código del municipio de residencia. s; Vec 1, tabla de referencia MUNICIPIO e, web.sispro.gov.co donde se encuentran los valores 1n ermitidos 12 Indicador de 1 A Indicador de actualizacI6n del registro: s; actualización del 1 Insertar el registro al sistema registro A: Actualizar la información del registro E: Eliminar el registro reportado por error Para el primer reporte de información, se debe reporta

1e n este campo.

2. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:

a. En el anexo técnico de los archivos, el tipo de dato, corresponde a los siguientes: A-Alfanumérico N-Numérico O-decimal F-Fecha T-Texto con caracteres especiales. b. Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato UTF8 o ANSI, con extensión .txt

C. Los nombres de archivos y los datos de estos deben ser grabados en letras MAYÚSCULAS, sin caracteres especiales y sin tildes.

d. El separador de campos debe ser pipe {I) y debe ser usado exclusivamente para este fin. Los campos que corresponden a descripciones no deben incluir el carácter especial pipe (1). e. Cuando dentro de un archivo de datos se definan campos que no son obligatorios y que no sean reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo entre dos pipes, por ejemplo, si entre el dato1 y el dato3, el dato2 está vacío se reportará así: dato1 lldato3. f. Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas ("") ni ningún otro carácter especial. g, Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles. Para los campos que se permita valores decimales, se debe usar el punto como separador de decimales. h. Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guion, a excepción de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos. l. Las longitudes de campos definidas en los registros de control y detalle de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo, es decir que los datos pueden tener una

longitud menor al tamaño máximo. i Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios. k. Tener en cuenta que cuando los códigos traen CEROS, estos no pueden ser remplazados por la vocal 'O' la cual es un carácter diferente a cero. l. Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro. Se utiliza el ENTER como fin de registro m. Preferiblemente los archivos deben estar firmados digitalmente.

3. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE ARCHIVOS El Ministerio de Salud y Protección Social dispondrá de la Plataforma de Intercambio de Información

(PISIS) del Sistema Integral de Información de la Protección Social -SISPRO, para que las entidades 2 6 MI\~'2 021 RESOLUCIÓN NÚMERO}:)·:G737 DE 2021 Hoja No. §_ Continuación de la resolución "Por fa cual se modifican /os artículos 3, 8 y 9 de la Resolución 577 de 2021 en el sentido de prorrogar el plazo de reporte de información y ajustar la estructura para el cargue en la plataforma P/S/S de los registros que identifican a los extranjeros acreditados que hacen parte del cuerpo diplomático, su familia y dependientes" reporten la información desde sus instalaciones. Primero se registra o actualiza la entidad en el Sitio Web del SISPRO y luego se registran los usuarios de la entidad.

Registrar entidad: https://web.sispro.gov.co/Entidades/ClienteNerificarEstadoReqistro Registrar usuarios institucionales: se pueden registrar en línea o mediante anexo técnico por P!SIS.

Registro de usuarios institucionales en línea:

https://web.sispro.gov.co/Seguridad/Cliente/Web/RegistroSolicitudes.aspx Registro de usuarios institucionales mediante Anexo Técnico SEG500USIN por PISIS: El procedimiento se encuentra detallado en la Gura de Usuario de Seguridad en https://web. sispro.gov.co Control de calidad de los datos. La Plataforma PISIS recibe los archivos conformados según la estructura del presente Anexo Técnico determinado en este acto administrativo y realiza el proceso de validación, así: • Primera validación: corresponde a la revisión de la estructura de los datos y se informa el estado de la recepción al reportante. • Segunda validación: Una vez realizada en forma exitosa la primera validación se realiza el control de calidad de contenido en el aplicativo misional y se informa al reportante el resultado. Se entiende cumplida la obligación de este reporte una vez la segunda validación sea exitosa. Mesa de ayuda Con el propósito de brindar ayuda técnica para el reporte de los archivos, transporte de datos y demás temas relacionados, el Ministerio de Salud y Protección Social tiene dispuesta una mesa de ayuda. Los datos de contacto se encuentran en el siguiente enlace: ht tps ://www. sisp ro.g ov. cola yu das/Pages/ Ayudas .as px Adicionalmente, se dispone de documentación para el uso de la plataforma PISIS en el siguiente enlace: ht tps://we b.s ispro. gov. ca/Web Pub Ii co/Soporte/F AQ/FA Q. as px

4. PERIODO DE REPORTE Y PLAZO Solo se requiere un envío principal. Para registros adicionales se podrá realizar en cualquier fecha utilizando el Indicador de actualización o eliminación del registro.