MINTIC - Resolución 2893 de 2020

RESOLUCIÓN 2893 DE 2020

(diciembre 30) Diario Oficial No. 51.558 de 15 de enero de 2021 MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES Por la cual se expiden los lineamientos para estandarizar ventanillas únicas, portales específicos de programas transversales, sedes electrónicas, trámites, OPA, y consultas de acceso a información pública, así como en relación con la integración al Portal Único del Estado colombiano, y se dictan otras disposiciones” LA MINISTRA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES, en ejercicio de sus facultades legales, en especial las que le confiere los artículos 2.2.17.6.2 del Decreto 1078 de 2015, 15 del Decreto - Ley 2106 de 2019, Decreto 1064 de 2020, y CONSIDERANDO QUE: Conforme al principio de “masificación del gobierno en línea” hoy Gobierno Digital, consagrado en el numeral 8 del artículo 2 o de la Ley 1341 de 2009, las entidades públicas deben adoptar todas las medidas necesarias para garantizar el máximo aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), en el desarrollo de sus funciones. De acuerdo con el artículo 2.2.9.1.2.1 del Decreto 1078 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones”, corresponde al Ministerio de Tecnologías de la Información y las

Comunicaciones (MinTIC), definir la Política de Gobierno Digital, la cual se desarrollará a través de componentes y habilitadores transversales que, acompañados de lineamientos y estándares, permitirán el logro de propósitos que generarán valor público en un entorno de confianza digital a partir del aprovechamiento de las TIC. La Ley 1955 de 2019, “por el cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022”, establece en su artículo 147 la obligación de las entidades estatales del orden nacional de incorporar en sus respectivos planes de acción el componente de transformación digital siguiendo los estándares que para este propósito defina el MinTIC. De acuerdo con el mismo precepto, los proyectos estratégicos de transformación digital se orientan, entre otros, por el principio de vinculación de las interacciones entre el ciudadano y el Estado a través del Portal Único del Estado colombiano. El Decreto-ley 2106 de 2019, “por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública”, a través de sus artículos 14 y 15 , atribuye al MinTIC la potestad de regular la forma en que las autoridades deben integrar a su sede electrónica todos los portales, sitios web, plataformas, ventanillas únicas, aplicaciones y soluciones existentes, que permitan la realización de trámites, procesos y procedimientos a los ciudadanos de manera eficaz. El referido artículo 15 otorga la competencia al MinTIC para señalar los términos en que las

autoridades deben integrar su sede electrónica al Portal Único del Estado colombiano, que funciona como una sede electrónica compartida a través de la cual los ciudadanos accederán a lainformación, procedimientos, servicios y trámites que se deban adelantar ante las autoridades. Para tales efectos, el mismo artículo atribuye al MinTIC la función de establecer las condiciones de creación e integración de dichos portales, e igualmente dispone que las ventanillas únicas existentes deben integrarse al Portal Único del Estado colombiano. A su turno, el artículo 2.2.17.6.2 del Decreto 1078 de 2015, “por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones”, señala que la sede electrónica compartida será el Portal Único del Estado a través de la cual la ciudadanía accederá a los contenidos, procedimientos, servicios y trámites disponibles por las autoridades y que el MinTIC generará los lineamientos y evaluará el cumplimiento requerido para la integración de sedes electrónicas a la sede electrónica compartida. En mérito de lo expuesto, RESUELVE: ARTÍCULO 1o. OBJETO. La presente resolución tiene por objeto expedir los lineamientos para estandarizar las ventanillas únicas, portales de programas transversales y unificación de sedes electrónicas del Estado colombiano; la guía técnica de integración de sedes electrónicas; la guía técnica de integración de ventanillas únicas; la guía técnica de integración de portales específicos de programas transversales del Estado, y la Guía Técnica de Integración de Trámites, Otros Procedimientos Administrativos (OPA), y Consultas de Acceso a Información Pública. ARTÍCULO 2o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Las disposiciones de la presente resolución

de programas transversales del Estado, y la Guía Técnica de Integración de Trámites, Otros Procedimientos Administrativos (OPA), y Consultas de Acceso a Información Pública. ARTÍCULO 2o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Las disposiciones de la presente resolución aplican a los sujetos a los que se refiere el artículo 2.2.17.1.2 del Decreto 1078 de 2015. ARTÍCULO 3o. LINEAMIENTOS PARA ESTANDARIZAR LAS VENTANILLAS ÚNICAS, PORTALES DE PROGRAMAS TRANSVERSALES Y UNIFICACIÓN DE SEDES ELECTRÓNICAS DEL ESTADO COLOMBIANO. Los sujetos obligados deberán adoptar los lineamientos para estandarizar las ventanillas únicas, portales de programas transversales y unificación de sedes electrónicas del Estado colombiano señaladas en el anexo 1 de la presente resolución. ARTÍCULO 4o. GUÍA TÉCNICA DE INTEGRACIÓN DE SEDES ELECTRÓNICAS AL PORTAL ÚNICO DEL ESTADO COLOMBIANO - GOV.CO Y GUÍA DE DISEÑO GRÁFICO PARA SEDES ELECTRÓNICAS. Los sujetos obligados deberán adoptar la Guía técnica de integración de sedes electrónicas al Portal Único del Estado colombiano - GOV.CO, señalada en el anexo 2 y la Guía de diseño gráfico para sedes electrónicas señalada en el anexo 2.1 de la presente resolución. ARTÍCULO 5o. GUÍA TÉCNICA DE INTEGRACIÓN DE VENTANILLAS ÚNICAS AL PORTAL ÚNICO DEL ESTADO COLOMBIANO - GOV.CO Y GUÍA DE DISEÑO GRÁFICO PARA VENTANILLAS ÚNICAS. Los sujetos obligados deberán adoptar la guía

PORTAL ÚNICO DEL ESTADO COLOMBIANO - GOV.CO Y GUÍA DE DISEÑO GRÁFICO PARA VENTANILLAS ÚNICAS. Los sujetos obligados deberán adoptar la guía técnica de integración de ventanillas únicas al Portal Único del Estado colombiano - GOV.CO señalada en el anexo 3 y la Guía de diseño gráfico para ventanillas únicas señalada en el anexo 3.1 de la presente resolución.ARTÍCULO 6o. GUÍA TÉCNICA DE INTEGRACIÓN DE PORTALES ESPECÍFICOS DE PROGRAMAS TRANSVERSALES DEL ESTADO AL PORTAL ÚNICO DEL ESTADO COLOMBIANO - GOV.CO Y GUÍA DE DISEÑO GRÁFICO PARA PORTALES ESPECÍFICOS DE PROGRAMAS TRANSVERSALES DEL ESTADO. Los sujetos obligados deberán adoptar la guía técnica de integración de portales específicos de programas transversales del Estado al Portal Único del Estado colombiano - GOV.CO señalada en el anexo 4 de la presente resolución y la Guía de diseño gráfico para portales específicos de programas transversales del Estado señalada en el anexo 4.1 de la presente resolución.

ARTÍCULO 7o. GUÍA TÉCNICA DE INTEGRACIÓN DE TRÁMITES, OPA, Y

CONSULTAS DE ACCESO A INFORMACIÓN PÚBLICA AL PORTAL ÚNICO DEL ESTADO COLOMBIANO GOV.CO Y GUÍA DE DISEÑO GRÁFICO PARA INTEGRACIÓN DE TRÁMITES, OPA, Y CONSULTAS DE ACCESO A INFORMACIÓN PÚBLICA. Los

sujetos obligados deberán adoptar la Guía Técnica de Integración de Trámites, OPA, y Consultas de Acceso a Información Pública, al Portal Único del Estado colombiano GOV.CO señalada en el anexo 5 de la presente resolución y la Guía de diseño gráfico para integración de Trámites, OPA y Consultas de Acceso a Información Pública señalada en el anexo 5.1 de la presente resolución. ARTÍCULO 8o. ACTUALIZACIÓN DE LOS LINEAMIENTOS GENERALES Y ESTÁNDARES. Los lineamientos para estandarizar las ventanillas únicas, portales de programas transversales y unificación de sedes electrónicas del Estado colombiano; la guía técnica de integración de sedes electrónicas al Portal Único del Estado colombiano - GOV.CO; la guía técnica de integración de ventanillas únicas al Portal Único del Estado Colombiano - GOV.CO; la guía técnica de integración de portales específicos de programas transversales del Estado al Portal Único del Estado colombiano - GOV.CO, y la Guía Técnica de Integración de Trámites, OPA, y Consultas de Acceso a Información Pública, al Portal Único del Estado colombiano GOV.CO señalados en la presente resolución serán actualizadas cuando así lo determine la Dirección de Gobierno Digital del MinTIC, a través de las sucesivas versiones de cada uno de dichos documentos. ARTÍCULO 9o. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

Publíquese y cúmplase. Dada en Bogotá, D. C., a 30 de diciembre de 2020. La Ministra de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Karen Abudinen Abuchaibe.

ANEXO 1.

LINEAMIENTOS PARA ESTANDARIZAR LAS VENTANILLAS ÚNICAS, PORTALES DE

PROGRAMAS ESPECÍFICOS DE PROGRAMAS TRANSVERSALES DEL ESTADO Y

SEDES ELECTRÓNICAS.MinTIC – Viceministerio de Transformación Digital Dirección de Gobierno Digital Diciembre 2020 LINEAMIENTOS INTEGRACIÓN Karen Abudinen Abuchaibe - Ministra de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones German Rueda - Viceministro de Transformación Digital Aura María Cifuentes - Directora de Gobierno Digital Nayelli Jaraba Negrete – Agencia Nacional Digital Diana Betty Clavijo Vargas – Equipo Gov.co/Territorial Francisco Javier Moreno – Equipo de Gov.co Harley Roldán - Equipo de Gov.co José Ricardo Aponte - Equipo Servicios Ciudadanos Digitales Juan Pablo Salazar - Coordinación de Política Marco Emilio Sánchez - Coordinación de Política Luis Fernando Bastidas – Coordinación de Política Juan Carlos Noriega - Coordinación de Política Versión Observaciones Versión 1 Diciembre / 2020 Título Anexo 1 Lineamientos para estandarizar las ventanillas únicas, portales de programas transversales y unificación de sedes electrónicas del Estado colombiano Comentarios, sugerencias o correcciones pueden ser enviadas al correo electrónico: gobiernodigital@mintic.gov.co Lineamientos de Integración a Sedes Electrónicas, Ventanillas Únicas, Portales Específicos de

Programas Transversales del Estado. Esta guía de la Dirección de Gobierno Digital se encuentra bajo una Licencia Creative Commons Atribución 4.0 Internacional Contenido

1. Alcance y ámbito de aplicación.

2. Definiciones.

3. Marco normativo.4. Lineamientos de sede electrónica 4.1. Contenido y estructura de información de la sede electrónica. 4.1.1. Barra superior (top bar). 4.1.2. Menú principal. 4.1.2.1 Menú Transparencia y acceso información pública. 4.1.2.2. Menú Servicios a la ciudadanía 4.1.2.3. Menú Participa 4.1.3. Sección noticias. 4.1.4. Acceso a portales de programas transversales 4.1.5 barra inferior (footer). 4.1.6. Cumplimiento de políticas. 4.1.6.1 Términos y condiciones. 4.1.6.2 Política de privacidad y tratamiento de datos personales. 4.2. Arquitectura de referencia de la sede electrónica. 4.3. Atributos de calidad de la sede electrónica

4.3.1. Usabilidad 4.3.2. Accesibilidad. 4.3.3. Seguridad 4.3.4. Neutralidad 4.3.5. Interoperabilidad. 4.3.6. Calidad de información. 4.3.7. Disponibilidad 4.3.8. Infraestructura tecnológica. 4.4. Lineamientos de ventanillas únicas digitales. 4.4.1. Contenido y estructura de información de las ventanillas únicas digitales. 4.4.1.1. Requisitos mínimos.

4.4.2 Cumplimiento de políticas. 4.4.2.1. Términos y condiciones.4.4.2.2. Política de privacidad y tratamiento de datos personales. 4.4.3 Arquitectura de referencia para ventanillas únicas digitales 4.4.4 Atributos de calidad de la ventanilla única digital. 4.5. Lineamientos para portales de programas transversales. 4.5.1. Contenido y estructura de información de portales de programas transversales. 4.5.2. Requisitos mínimos para los portales de programas transversales del estado. 4.5.3. Requisitos mínimos de contenidos. 4.5.4. Cumplimiento de políticas legales. 4.5.4.1. Términos y condiciones 4.5.4.2. Política de privacidad y tratamiento de datos personales. 4.5.4.3. Política de derechos de autor y/o autorización de uso sobre los contenidos. 4.5.5. Arquitectura de referencia para portales de programas transversales. 4.5.6 Atributos de calidad de los portales de programas transversales. 4.5.6.1. Usabilidad. 4.5.6.2. Accesibilidad. 5.6.3. Seguridad. 4.5.6.4. Neutralidad. 4.5.6.5. Interoperabilidad. 4.5.6.6. Calidad de información 4.5.6.7. Disponibilidad. 4.5.6.8. Infraestructura tecnológica. 4.5.6.9 Condiciones de creación.

1. Alcance y ámbito de aplicación

Esta guía establece los conceptos y lineamientos generales de las sedes electrónicas, ventanillas únicas y los portales de programas transversales del Estado que deberán seguir las entidades para integrar sus sedes electrónicas al Portal Único del Estado colombiano, aplicando lo señalado en los artículos 2.2.17.6.1. del título 17 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1078 de 2015, 60 de la Ley 1437 de 2011, 14 y 15 del Decreto 2106 del 22 de noviembre de 2019. La guía aplica a todas las autoridades señaladas en el artículo 2.2.17.1.2. del Decreto 1078 de 2015, "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones".2. Definiciones Accesibilidad web: Condiciones y características de los contenidos dispuestos en medios digitales para que puedan ser utilizados por la más amplia mayoría de ciudadanos, independientemente de sus condiciones personales, tecnológicas o del ambiente en el que se desempeñen.

Autoridades: Son todos los organismos y entidades que conforman las ramas del poder público en sus distintos órdenes, sectores y niveles, a los órganos autónomos e independientes del Estado y a los particulares, cuando cumplan funciones administrativas o públicas.

Consultas de acceso a información pública: Información contenida en bases de datos o repositorios digitales relacionadas a trámites u otros procedimientos administrativos de las autoridades a la cual puede acceder la ciudadanía de manera digital, inmediata y gratuita para el

ejercicio de un derecho, una actividad u obligación, que puede ser accedida por el titular o un tercero utilizando o no, un mecanismo de autenticación según sea la tipología de la información de que se trate.

Confidencialidad: Atributo que garantiza que la información sea accesible solo a aquellas personas autorizadas para ello.

Disponibilidad: Es la propiedad de la información que permite que ésta sea accesible y utilizable cuando se requiera Gestión documental electrónica: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades en formatos electrónicos, digitales y/o digitalizados, desde su origen o creación hasta su disposición final con el objeto de facilitar su utilización y preservación a largo plazo haciendo uso de tecnologías de la información y las comunicaciones.

Grupo de valor: Individuos u organismos específicos receptores de los resultados de la gestión de la entidad.

Integridad de la información: Es la condición que garantiza que la información consignada en un mensaje de datos ha permanecido completa e inalterada, salvo la adición autorizada de algún endoso o de algún cambio que sea inherente al proceso de comunicación, archivo o presentación Incidente de seguridad: evento o serie de eventos de seguridad de la información no deseados o inesperados, que tienen probabilidad significativa de comprometer las operaciones del negocio y amenazar la seguridad de la información.

Otro Procedimiento Administrativo (OPA): conjunto de requisitos, pasos o acciones dentro de un proceso misional, que determina una entidad u organismo de la administración pública o particular que ejerce funciones administrativas, para permitir el acceso de los ciudadanos,

usuarios o grupos de interés a los beneficios derivados de programas o estrategias cuya creación, adopción e implementación es potestativa de la entidad. Portal específico de un programa transversal del Estado: sitio en Internet que integra información, recursos u oferta institucional de un programa o iniciativa del Estado, con impacto nacional, y que involucra más de una autoridad. Ejemplo: Portal de Economía Naranja Sede electrónica: Es la dirección electrónica de titularidad, administración y gestión de cadaautoridad competente, dotada de las medidas jurídicas, organizativas y técnicas que garanticen calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad de la información y de los servicios. La sede electrónica permitirá las interacciones digitales existentes como trámites, servicios, ejercicios de participación, acceso a la información, colaboración y control social, entre otros Seguridad de la información: preservación de la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información (ISO/IEC 27000). Servicios Ciudadanos Digitales (SCD): son el conjunto de soluciones y procesos transversales que brindan al Estado capacidades y eficiencias para su transformación digital y para lograr una adecuada interacción con el ciudadano, garantizando el derecho a la utilización de medios electrónicos ante la administración pública. Servicio de Autenticación Digital: Es el procedimiento que utilizando mecanismos de autenticación, permite verificar los atributos digitales de una persona cuando adelanten trámites y servicios a través de medios digitales. Además, en caso de requerirse, permite tener certeza sobre la persona que ha firmado un mensaje de datos, o la persona a la que se atribuya el mismo en los

términos de la Ley 527 de 1999 y sus normas reglamentarias, o las normas que la modifiquen, deroguen o subroguen, y sin perjuicio de la autenticación notarial. Servicio de Carpeta Ciudadana Digital: Es el servicio que le permite a los usuarios de servicios ciudadanos digitales acceder digitalmente de manera segura, confiable y actualizada al conjunto de sus datos, que tienen o custodian las entidades señaladas en el artículo 2.2.17.1.2. del Decreto 1078 de 2015 Adicionalmente, este servicio podrá entregar las comunicaciones o alertas, que las entidades señaladas tienen para los usuarios, previa autorización de estos.

Servicio de Interoperabilidad: Es el servicio que brinda las capacidades necesarias para garantizar el adecuado flujo de información e interacción entre los sistemas de información de las entidades, permitiendo el intercambio, la integración y la compartición de la información, con el propósito de facilitar el ejercicio de sus funciones constitucionales y legales, acorde con los lineamientos del marco de interoperabilidad.

Trámite: Conjunto de requisitos, pasos o acciones reguladas por el Estado, dentro de un proceso misional, que deben efectuar los ciudadanos, usuarios o grupos de interés ante una entidad u organismo de la administración pública o particular que ejerce funciones administrativas, para acceder a un derecho, ejercer una actividad o cumplir con una obligación, prevista o autorizada en la ley.

Trámites y OPA automatizados: Son aquellos trámites y Otros Procedimientos Administrativos

(OPA) totalmente en línea, cuya gestión al interior de la autoridad se realiza haciendo uso de

tecnologías de la información y las comunicaciones, sin requerir la intervención humana. Trámite y OPA parcialmente en línea (parcialmente: digital, electrónico o sistematizado): Es el trámite y OPA dispuesto por una autoridad en el cual el solicitante puede realizar por medios digitales o a través de la sede electrónica, al menos uno de los pasos o acciones necesarias para obtener el bien o servicio requerido. Trámite y OPA totalmente en línea (totalmente: digital, electrónico o sistematizado): Es eltrámite y OPA dispuesto por una autoridad a través de las sedes electrónicas y en el cual el solicitante puede realizar por medios digitales la totalidad del conjunto de pasos o acciones, así como la presentación de los requisitos necesarios, hasta obtener el bien o servicio requerido.

Usabilidad: Es una cualidad o atributo de calidad, que hace que un producto o servicio web sea fácil de usar y comprender Ventanilla única: Sitio o canal que integra actuaciones administrativas de dos o más autoridades que contribuyen a una misma finalidad para atender a un ciudadano, usuario o grupo de valor.

Las actuales" Ventanillas Únicas" que involucran a una sola entidad estarán en la sección transaccional de la sede electrónica.

Ventanilla única digital: Sitio o canal digital que integra actuaciones administrativas de dos o más autoridades que contribuyen a una misma finalidad para atender a un ciudadano, usuario o grupo de valor.

Ventanilla única presencial: Sitio o canal presencial que integra actuaciones administrativas de dos o más autoridades que contribuyen a una misma finalidad para atender a un ciudadano, usuario o grupo de valor.

3. Marco normativo El Decreto 1078 de 2015 en el capítulo 1 del título 9 de la parte 2 del libro 2, Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (DUR-TIC) define que el objetivo de la Política de Gobierno Digital es "Promover el uso y aprovechamiento de las tecnologías de la información y las comunicaciones para consolidar un Estado y ciudadanos competitivos, proactivos, e innovadores, que generen valor público en un entorno de confianza digital". Para la implementación de la Política de Gobierno Digital, se han definido dos componentes: TIC para el Estado y TIC para la Sociedad, que son habilitados por tres elementos transversales: Seguridad de la Información, Arquitectura y Servicios Ciudadanos Digitales.

Estos cinco instrumentos se desarrollan a través de lineamientos y estándares, que son los requerimientos mínimos que todos los sujetos obligados deben cumplir para alcanzar los logros de la política. La sede electrónica tiene su fuente normativa en la Ley 1437 de 2011 en su artículo 60 al señalar que: "(…) Toda autoridad deberá tener al menos una dirección electrónica (…)", siendo por mandato de dicha disposición que "(…) La autoridad respectiva garantizará condiciones de calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad de la información de acuerdo con los estándares que defina el Gobierno Nacional". En ese mismo orden, el artículo 14 del Decreto 2106 de 2019, establece que las autoridades deberán integrar a su sede electrónica todos los portales, sitios web, plataformas, ventanillas

únicas, aplicaciones y soluciones existentes, que permitan la realización de trámites, procesos y procedimientos a los ciudadanos de manera eficaz. Así mismo, la titularidad, administración y gestión de la sede electrónica es responsabilidad de cada autoridad competente y estará dotada de las medidas jurídicas, organizativas y técnicas que garanticen calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad de la información y de los servicios. A su vez, el artículo 15 del mismo Decreto señala que el Portal Único del Estado colombiano será la sede electrónica compartida a través de la cual los ciudadanos accederán a la información,procedimientos, servicios y trámites que se deban adelantar ante las autoridades. La administración gestionará y tendrá la titularidad del Portal Único del Estado colombiano y garantizará las condiciones de calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad. Por mandato de dicha disposición, las autoridades deberán integrar su sede electrónica al Portal Único del Estado colombiano, en los términos que señale el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MinTIC) y  serán responsables de la calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad de la información, procedimientos, servicios y trámites ofrecidos por este medio. Los programas transversales del Estado que cuenten con portales específicos deberán integrarse al Portal Único del Estado colombiano. Al MinTIC se le otorga la competencia para establecer las condiciones de creación e integración de dichos portales.

De la misma manera, se establece que las Ventanillas Únicas existentes deberán integrarse al Portal Único del Estado colombiano. Por su parte el artículo 2.2.17.1.1. del Decreto 1078 de 2015 reglamenta parcialmente los artículos 53, 54. 60. 61 y 64 de la Ley 1437 de 2011, los literales e, j y el parágrafo 2" del artículo 45 de la Ley 1753 de 2015, el numeral 3 del artículo 147 de la Ley 1955 de 2019. y el artículo 9 del Decreto 2106 de 2019, estableciendo los lineamientos generales en el uso y operación de los servicios ciudadanos digitales y su integración a la sede electrónica. El Decreto 1080 de 2015 en su artículo 2.8.2.5.1 determina como sujetos obligados a la gestión documental a la Administración Pública en sus diferentes niveles, nacional, departamental, distrital, municipal; a las entidades territoriales indígenas y demás entidades territoriales que se creen por ley; de las divisiones administrativas; las entidades privadas que cumplen funciones públicas, por lo tanto, la documentación que se comparta a través de las sedes electrónicas o que provenga del ciudadano debe incorporarse dentro de los lineamientos de gestión documental establecidos por la entidad, incluido cuando se usas tecnologías de la información y las comunicaciones.

4. Lineamientos de sede electrónica La sede electrónica debe integrar todos los portales institucionales, sitios web, plataformas,

ventanillas únicas, aplicaciones y soluciones existentes, que le permitan la realización de trámites, procesos y procedimientos a los ciudadanos, servicios, ejercicios de participación, acceso a la información. colaboración y control social, entre otros, de acuerdo con lo establecido en el artículo 14 del Decreto 2106 de 2019 y 2.2.17.6.1. del Decreto 1078 de 2015. En adelante el portal web principal de cada autoridad deberá constituirse como su sede electrónica a partir del cumplimiento de las siguientes condiciones: - Dicho portal será el sitio oficial en Internet de cada autoridad, - Dicho portal deberá permitir su acceso a través de una dirección electrónica, - Dicho portal deberá disponer tanto de información como de acceso a los trámites, Otros Procedimientos Administrativos, consulta de acceso a información pública, ejercicios de participación, acceso a la información. colaboración y control social, y demás servicios ofertadospor la autoridad. - La titularidad, administración y gestión de dicho portal estará a cargo de la autoridad correspondiente. A continuación, se listan cada uno de los lineamientos que deben ser considerados en la implementación y unificación de la sede electrónica de las autoridades. 4.1. Contenido y estructura de información de la sede electrónica Todas las autoridades deberán adecuar su sede electrónica de manera que cuente con los siguientes requisitos: a) Todo contenido o información de la sede electrónica debe estar relacionado con la misión de la autoridad. b) La información contenida en la sede electrónica debe estar en idioma castellano. No obstante, las autoridades podrán traducirla a otros idiomas o lenguas, siempre que dichas traducciones

cumplan la Ley 1712 de 2014, entre otros, con el principio de calidad de la información. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Constitución Política de Colombia. c) Las autoridades deben garantizar condiciones de creación o captura, organización, conservación y/o archivo para posterior consulta de la documentación digital disponible en su sede electrónica, conforme con las Tablas de Retención Documental aprobadas y los lineamientos del Archivo General de la Nación. Lo anterior, de conformidad con el Decreto 1080 del 2015, el Decreto Nacional 1862 del 2015 y el artículo 16 del Decreto 2106 del 2019 o el que los modifique, subrogue, adicione o desarrolle. Las autoridades deben garantizar y facilitar a los solicitantes, de la manera más sencilla posible, el acceso a toda la información previamente divulgada de conformidad con el artículo 17 de la Ley 1712 de 2014, para asegurar que los sistemas de información electrónica sean efectivamente una herramienta para promover el acceso a la información pública. d) Las autoridades deberán adoptar medidas de conservación preventiva a largo plazo para facilitar procesos de migración, emulación o refreshing, o cualquier otra técnica que se disponga a futuro, y deberán asegurar la preservación de los documentos en formatos digitales. Para tal efecto, deberán adoptar un programa de gestión documental digital, conforme lo dispone el artículo 15 de la Ley 1712 de 2014, el Decreto 2609 del 2012 y el artículo 16 de Decreto 2106 de 2019 o el que los modifique, adicione o desarrolle.

e) La sede electrónica deberá contar con un buscador general en su home para acceder a cualquiera de sus contenidos, conforme con los lineamientos de usabilidad. El buscador de la sede electrónica de cada autoridad es independiente al de la sede compartida GOV.CO f) No se deben incluir contenidos, enlaces, publicidad, marcas o referencias que no estén estrictamente relacionadas con el cumplimiento de las funciones de la autoridad. g) De conformidad con el artículo 2.2.17.6.1. del título 17 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1078 de 2015, la sede electrónica deberá disponer los servicios de registro de documentos electrónicos, accedidos a través de la sede electrónica para la recepción y remisión de peticiones escritos y documentos. Los sistemas de información que soportan la sede electrónica deberángarantizar la disponibilidad e integridad de la información y la correcta gestión documental electrónica en los distintos procedimientos y trámites electrónicos, en los términos de la Ley 594 de 2000 y sus decretos reglamentarios. Asimismo, deberán:

1. Admitir documentos electrónicos correspondientes a los servicios, procedimientos y trámites que se especifiquen, los cual