MINTIC - Manual de Costo Beneficio

GESTIÓN FINANCIERA

CÓDIGO

GEF-TICMA-008

MANUAL DE COSTO BENEFICIO

VERSIÓN

1 Clasificación de la Información Pública

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES

4. NORMATIVIDAD

5. DOCUMENTOS ASOCIADOS

6. DESARROLLO

7.

REFERENCIAS

1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para diligenciar la matriz de costo - beneficio y el cálculo de la relación costo - beneficio consignados en el anexo metodológico de la Resolución 1261 de 2022 "Por la cual se define el procedimiento y condiciones para declarar la ocurrencia de la causal Relación costo-beneficio y se deroga la Resolución 904 de 2015"

2. ALCANCE El presente Manual aplica para el procedimiento y condiciones para declarar la ocurrencia de la causal Relación costo-beneficio planteada en la Resolución 1261 de

2022. La gestión de costo-beneficio tiene lugar desde el proceso de selección de actividades generadoras de valor que sean identificables, observables, y medibles en consonancia con el marco normativo que regula la gestión del cobro en la entidad. Continúa dicho trámite, con el cálculo de los costos generales y de talento humano que conlleva la depuración de la cartera para luego elaborar y consolidar los costos acumulados. Consecuentemente se estimarán los beneficios y se determinará la relación de costobeneficio hasta la depuración a la que haya lugar en cada una de las fases del proceso administrativo.

3. DEFINICIONES

3.1.

CADUCIDAD DE LA ACCIÓN : La extinción del derecho a la acción por cualquier causa, como el transcurso del tiempo, de manera que, si el actor deja

3. DEFINICIONES

3.1.

CADUCIDAD DE LA ACCIÓN : La extinción del derecho a la acción por cualquier causa, como el transcurso del tiempo, de manera que, si el actor deja transcurrir los plazos fijados por la ley en forma objetiva, sin presentar la demanda, el mencionado derecho fenece inexorablemente, sin que pueda alegarse excusa alguna para revivirlos. (Corte Constitucional - Sentencia C-574/98)

3.2.

COBRO COACTIVO : Es la facultad de la administración de cobrar directamente las obligaciones o deudas a su favor representadas en títulos ejecutivos, sin que medie intervención judicial.

3.3.

COBRO PERSUASIVO : Consiste en la actuación de la administración, tendiente a obtener el pago de las obligaciones vencidas a cargo del deudor. Su principal objetivo es la recuperación de la cartera, incluyendo los factores que la componen (capital, intereses y/o multas), o el aseguramiento del cumplimiento de pago mediante el otorgamiento de facilidades de pago con el lleno de los requisitos legales.

3.4.

COSTOS DE TALENTO HUMANO : Corresponden a la asignación mensual de cada colaborador, el tiempo de dedicación del recurso humano para cada una de las actividades del proceso de cobro de cada actividad, las horas totales laboradas por mes, el valor del minuto, el tiempo de dedicación mínima y el costo unitario por actividad.

3.5.

COSTOS GENERALES : Aquellos recursos requeridos para el trámite de una obligación asociados a papelería notificaciones

3.6.

DEPURACIÓN DE LA CARTERA : Este término está definido como el proceso administrativo que posibilita subsanar inconsistencias que se han venido

: Aquellos recursos requeridos para el trámite de una obligación asociados a papelería notificaciones 3.6.

DEPURACIÓN DE LA CARTERA : Este término está definido como el proceso administrativo que posibilita subsanar inconsistencias que se han venido generando a lo largo del tiempo con el fin de contar con información real. Es imprescindible para esta diligencia, disponer de información real y transparente de la cartera gestionable en aras de optimizar en la recaudación de ingresos. (Chávez Silva, Coyago , Peña, & Navas, 2018).

3.7.

ESTADOS FINANCIEROS : Los Estados Financieros, son además conocidos como: estados contables, informes financieros o cuentas anuales, básicamente se trata de una serie de informes utilizados en las institucio-nes/empresas reflejando la situación económica y financiera y los cambios que se dan en cierta fecha o periodo determinado; generalmente este tipo de informes reflejan los resultados finales de la contabilidad, siendo elaborados en base a una serie de principios contables generalmente aceptados, así como normas contables o normas de información financiera: 1) Estado de Situación Financiera (antiguamente Balance General), 2) Estado de Resultados, 3) Estado de Cambios en el Patrimonio; 4) Estado de Cambios en la Situación Financiera y 5) Estado de Flujos de Efectivo.

3.8.

FUERZA EJECUTORIA : Capacidad de que goza la administración para hacer cumplir por sí mismo sus propios actos, es decir, que tal cumplimiento no depende de la intervención de autoridad distinta a la de la misma administración. (Consejo de Estado - Sentencia 00408 de 2016).

3.9. MÉTODO DE ESTÁNDARES SUBJETIVOS : Determinar el tiempo de una tarea con base en estimaciones de tiempos realizados por personas que

3.9. MÉTODO DE ESTÁNDARES SUBJETIVOS : Determinar el tiempo de una tarea con base en estimaciones de tiempos realizados por personas que tienen un buen conocimiento de ellas. (Departamento Administrativo de la Función Pública ) 3.10.

PRESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN : Mecanismo procesal que le permite a un acreedor obtener una declaración judicial respecto de la existencia de una obligación) ocurre en el término de 10 años, contado a partir de su exigibilidad. (Corte Constitucional - Sentencia T-164/10, 2022)

3.11.

RÉGIMEN DE INSOLVENCIA : Procedimiento por el cual una persona natural comerciante1 o una empresa, pueden acordar con sus acreedores formas de pago de sus obligaciones atrasadas, protegiendo de esta manera sus negocios y fuentes de ingreso; o pueden liquidar su negocio o sociedad mediante un proceso judicial. (Duque, s.f).

4. NORMATIVIDAD Resolución 1261 de 2022 "Por la cual se define el procedimiento y condiciones para declarar la ocurrencia de la causal Relación costo-beneficio y se deroga la Resolución 904 de 2015".

Anexo metodológico resolución 1261 de 2022, que contiene el procedimiento para el diligenciamiento de la matriz costo-beneficio en la metodología "Activity Based Costing", definida en la resolución de la que hace parte y fue nombrada anteriormente.

5. DOCUMENTOS ASOCIADOS

• Cobro Coactivo de Obligaciones • Cobro Persuasivo de Obligaciones • Decomisos por Operación Ilegal de los Servicios Postales
• Investigaciones

Pública - COPIA CONTROLADA6. DESARROLLO 6.1. RESPONSABLES La Subdirección Financiera, en particular el Grupo Interno de Trabajo de Cartera, la Dirección de Vigilancia y Control, la Dirección de Industria de Comunicaciones, el

• Investigaciones

Pública - COPIA CONTROLADA6. DESARROLLO 6.1. RESPONSABLES La Subdirección Financiera, en particular el Grupo Interno de Trabajo de Cartera, la Dirección de Vigilancia y Control, la Dirección de Industria de Comunicaciones, el Grupo Interno de trabajo de Cobro Coactivo y la Oficina de Gestión de Ingresos del Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones son responsables de dar cumplimiento al presente manual. 6.2. IDENTIFICACIÓN DE ACTIVIDADES OBJETO DE COSTO En esta primera etapa, las áreas encargadas de la gestión de depuración de cartera deben identificar las actividades objeto de costo en el proceso de gestión de cobro. Para ello, se deben seleccionar actividades generadoras de valor que sean identificables, observables, y medibles, de conformidad con los procesos y procedimientos que regulan la gestión de cobro en el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Las dependencias relacionadas con dicho proceso son el Grupo de Trabajo Interno de Cartera, la Dirección de Industria de Comunicaciones, la Dirección de Vigilancia y Control, y el Grupo Interno de Trabajo de Cobro Coactivo, o quien haga sus veces, a través de los procesos GEF-TC-PR-022 (Cobro persuasivo de Obligaciones) , VYC-TIC-PR-001 (Investigaciones) , VYC-TIC-PR-008 (Decomisos por operación postal clandestina) y GJU-TIC-PR-004 (Cobro coactivo de obligaciones) . Adicionalmente, la Dirección de Industria de Comunicaciones adelanta actividades relacionadas con la gestión de cobro. 6.3. IDENTIFICACIÓN DE ELEMENTOS DEL COSTO Y RECURSOS De conformidad con el artículo 3° de la resolución, la metodología "Activity Based Costing" contempla el cálculo de los costos generales y los costos de talento

6.3. IDENTIFICACIÓN DE ELEMENTOS DEL COSTO Y RECURSOS De conformidad con el artículo 3° de la resolución, la metodología "Activity Based Costing" contempla el cálculo de los costos generales y los costos de talento humano. Para efectos de la metodología, los costos generales están constituidos por los costos derivados de los gastos en papelería y los costos de notificación, se derivan de los contratos suscritos entre el Fondo Único de TIC y sus proveedores vigentes(s) al momento de obtener la estimación costo-beneficio, tal como se establece en el artículo 3° de la Resolución. En relación con los costos de talento humano corresponden a los costos atribuibles al valor promedio por hora de salarios y/u honorarios devengados por el talento humano encargado de realizar cada actuación administrativa tendiente a la gestión de cobro, como se define en el artículo 3° de la Resolución. a. Cálculo de costos generales Los costos generales son aquellos recursos requeridos para el trámite de una obligación asociados a papelería y notificaciones. Los costos generales se distribuyen en forma directa o indirecta a los diferentes objetos de costo. Para el caso de la Resolución los ítems de conceptos generales identificados por las áreas son los siguientes: 6.3.1. CÁLCULO DEL COSTO DE TALENTO HUMANO Para calcular los costos de talento humano se tienen en cuenta la asignación mensual de cada colaborador, el tiempo de dedicación del recurso humano para cada una

de las actividades del proceso de cobro de cada actividad, las horas totales laboradas por mes, el valor del minuto, el tiempo de dedicación mínima y el costo unitario por cada actividad. La tabla siguiente muestra los elementos a considerar dentro del cálculo del costo unitario: Pública - COPIA CONTROLADAPara calcular el tiempo de dedicación se emplea el método de los estándares subjetivos. A través de este se determina el tiempo de una actividad basado en estimaciones realizadas por personas de las áreas encargadas de la gestión, discriminando un tiempo mínimo, un tiempo promedio y un tiempo máximo para realizar la actividad en las condiciones usuales bajo las que estas se realizan. Una vez consignados los datos y realizados los cálculos del valor del minuto y del tiempo de dedicación, se procede a la estimación del costo unitario del talento humano, para lo cual se multiplica el valor del minuto por el tiempo de dedicación como lo muestra la siguiente ecuación: _______________________ 5 Los valores definidos para las actividades de cada dependencia identificada en la metodología se encuentran especificados en los documentos que conforman los soportes de la Resolución. Una vez establecidos los costos unitarios del talento humano de cada obligación, se procede a realizar la suma de estos, determinando el costo talento humano relacionado al trámite de una obligación (denotada por la letra i). Al resultado del total de los costos de talento humano relacionados con el trámite de una obligación (ecuación 2), se suman los costos generales relacionados al trámite de una obligación, de conformidad con lo identificado por las áreas para cada actividad objeto de costo, resultando en el costo total relacionado al trámite de una obligación y que se calcula e identifica en la ecuación 3.

Pública - COPIA CONTROLADA6.4. ELABORACIÓN DE LA MATRIZ DE COSTOS ACUMULADOS

costo, resultando en el costo total relacionado al trámite de una obligación y que se calcula e identifica en la ecuación 3. Pública - COPIA CONTROLADA6.4. ELABORACIÓN DE LA MATRIZ DE COSTOS ACUMULADOS Para la elaboración de la matriz de costos se deben cruzar los beneficios estimados con los costos acumulados. Para la estimación de la matriz de costos acumulados del proceso de cobro en su respectiva etapa, se debe tomar el costo de las actividades en consideración (ecuación 3), conformado por la suma del costo de talento humano y los costos generales, sumándosele el costo de la actividad anterior, para de esta manera acumular los costos causados durante las diferentes etapas de gestión de cobro. Los costos obtenidos de la ecuación 3, son consignados en la matriz de costos acumulados presentada a continuación. Es decir, la tabla siguiente consigna los resultados de la ecuación 3, que al ser totalizado por etapa corresponde a la ecuación 4. Una vez estimados los costos totales y acumulados en el paso anterior, se adelanta la estimación de la probabilidad de cada una de las etapas del trámite de cobro, para definir el costo total ponderado por la probabilidad de la realización de las actividades a lo largo de cada etapa, de manera que sea posible determinar el costo relacionado con el trámite de una obligación en cada dependencia y, acto seguido, proceder a acumularlo, como se muestra en la siguiente ecuación: La probabilidad del trámite de una obligación durante una etapa dada del proceso de cobro por la cual son ponderados los costos totales de cada actividad, se estima

como el cociente entre el número total de obligaciones al inicio de la etapa de cobro particular y el número total de obligaciones que continúan a la etapa siguiente, de conformidad con la siguiente ecuación: Las probabilidades arrojadas por el ejercicio adelantado con las áreas durante la construcción de la metodología se presentan en azul , en el siguiente diagrama de flujo: Pública - COPIA CONTROLADAEs importante anotar que cada uno de los círculos presentados en el diagrama anterior representa las actividades adelantadas en cada etapa por las dependencias involucradas. Para efectos del diligenciamiento de la matriz de costos acumulados ponderados por la probabilidad se utilizará la siguiente matriz. 6.5. BENEFICIOS ESTIMADOS De acuerdo con el artículo 4° Estimación de beneficios para el cálculo de la Relación Costo - Beneficio de la Resolución de la que hace parte el presente anexo, los beneficios corresponden al valor estimado del recaudo esperado producto de la implementación de las distintas etapas de cobro que desarrolla la entidad y se estimará de acuerdo con lo dispuesto en el mencionado artículo 4°. Ecuación 7. Estimación del beneficio Beneficio=Valor de la obligación+intereses causados 6.6. CÁLCULO DE LA RELACIÓN COSTO-BENEFICIO De conformidad con el literal a del artículo 2° de la resolución, la relación costo-beneficio se calcula como la resta entre beneficios estimados y costos acumulados de acuerdo con la siguiente fórmula:

Ecuación 8. Determinación de la relación costo - beneficio Relación costo beneficio=Beneficios estimados-Costos acumulados 6.7. DEPURACIÓN DE CARTERA POR COSTO-BENEFICIO DURANTE EL PROCESO ADMINISTRATIVO DE COSTO-BENEFICIO Para adelantar la depuración de cartera se deberá proceder cuando se cumplan las condiciones establecidas en los artículos 5° y 6° de la resolución. 7. REFERENCIAS Chávez Silva, A., Coyago , L. W., Peña, S. D., & Navas, E. R. (01 de 12 de 2018). El porqué de la cartera vencida en los gobiernos seccionales y estrategías para su recuperación. Recuperado el 08 de 27 de 2022, de Dialnet: https://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=8297953 Consejo de Estado - Sentencia 00408 de 2016. (s.f.). Corte Constitucional - Sentencia C-574/98. (s.f.). Corte Constitucional - Sentencia T-164/10. (30 de 08 de 2022). Obtenido de https://www.corteconstitucional.gov.co/relatoria/2010/T-164-10.htm Departamento Administrativo de la Función Pública . (s.f.). Duque, M. V. (s.f). Régimen de Insolvencia. Recuperado el 24 de 08 de 2022, de https://www.ucatolica.edu.co/portal/wp-content/uploads/2021/05/Re%CC%81gimen-deInsolvencia-en-Colombia.pdf Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. (s.f.). Pinzón A.M., Rodríguez M.T., Bustos R.A., Vargas C., Castro R., Portilla N. A., Zabaleta A. A., Ramírez O. H. y Vaca G.A. (2015). Lineamientos para Administración y Gestión de Cartera en las Entidades del Distrito Capital. Secretaría Distrital de Hacienda - Dirección Distrital de Contabilidad. V. Lineamientos generales para elaborar la metodología de costo - beneficio (pp. 63 - 73). Recuperado de https://www.shd.gov.co/shd/sites/default/files/files/contabilidad/Proyecto%20704/Libro_lineamientos_cartera_1.pdf Pública - COPIA CONTROLADAClasificación de la Información:Pública

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FECHA

DESCRIPCIÓN

1 19/Sep/2022 Creación del documento

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

Nombre: Sandra Sierra Segura

Cargo: Profesional Especializado

Fecha: 11/Oct/2022

Nombre: Dario Andres Portilla Galindo

Cargo: Contratista

Fecha: 11/Oct/2022

Nombre: Consuelo Bernal Paredes

Cargo: Profesional Especializado

Fecha: 12/Oct/2022

Nombre: Enrique Camilo Urbina Pugliese

Cargo: Coordinador

Fecha: 12/Oct/2022

Nombre: Juan David Grillo Rios

Cargo: Jefe de Oficina

Fecha: 12/Oct/2022

Nombre: Carolina Castañeda de Avila

Cargo: Coordinador

Fecha: 13/Oct/2022

Nombre: Juddy Alexandra Amado Sierra

Cargo: Jefe de Oficina

Fecha: 13/Oct/2022

Clasificación de la Información: Pública

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