MINTIC - Resolución 0003 de 2022

RESOLUCIÓN 3 DE 2022

(enero 2) Diario Oficial No. 51.935 de 1 de febrero de 2022 MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES Por la cual se modifican los artículos 3o , 6o , 9o y 10 de la Resolución número 1292 del 31 de mayo de 2021. LA MINISTRA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES, en ejercicio de sus facultades legales y reglamentarias, en especial, las que le confieren el artículo 10 de la Ley 526 de 1999, el parágrafo 2 del artículo 4o y el artículo 18 de la Ley 1369 de 2009, y

CONSIDERANDO QUE: La Ley 1369 de 2009, por medio de la cual se establece el régimen de los servicios postales y se dictan otras disposiciones, otorga a estos servicios la connotación de servicio público, en los términos del artículo 365 de la Constitución Política, e indica que su prestación estará sometida a la regulación, vigilancia y control del Estado, con sujeción a los principios de calidad, eficiencia y universalidad.

El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en virtud de sus competencias legales, expidió la Resolución número 1292 de 31 de mayo de 2021, la cual contempla las reglas relativas al Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (LA/FT) para los Operadores Postales de Pago y deroga la Resolución número 2564 de 2016. En el proceso para la implementación de la citada Resolución número 1292 de 2021, se

Masiva (LA/FT) para los Operadores Postales de Pago y deroga la Resolución número 2564 de 2016. En el proceso para la implementación de la citada Resolución número 1292 de 2021, se realizaron mesas de trabajo con integrantes del sector postal de pago y como resultado de estas se concluyó la necesidad de realizar ajustes a la misma, con el propósito de precisar el alcance de algunas de las definiciones contenidas en el artículo tercero de la Resolución número 1292 de 2021. Así mismo, como consecuencia de la modificación de algunas de las definiciones, se hace necesario realizar ajustes a los elementos del SARLAFT contenidos en el artículo 6o de la Resolución número 1292 de 2021, especialmente, a las políticas, procedimientos y mecanismos aplicables para la adecuada implementación y funcionamiento de este sistema y la metodología de conocimiento de cliente y usuario. Adicionalmente, el artículo 9o de la Resolución número 1292 de 2021 establece que los montos de operación del servicio postal de pago se aplicarán a partir del primer día hábil del año; no obstante, atendiendo a la necesidad de implementación que deben realizar los operadores postales de pago, es preciso modificar la fecha a partir de la cual será aplicable el citado monto de operación. En igual sentido, el artículo 10 de la Resolución número 1292 de 2021 establece que esta entrará en vigencia a partir del 3 de enero de 2022, en razón de las modificaciones técnicas y ajustes que deben implementar los operadores postales de pago; no obstante, teniendo en cuenta lamodificación que se efectuará a través de la presente resolución, se hace necesario ampliar la

fecha de su entrada en vigencia, con el objetivo de que los operadores cuenten con el tiempo necesario para desarrollar las adecuaciones pertinentes, y de este modo, puedan dar cumplimiento a las disposiciones en materia de riegos asociados al lavado de activos, financiamiento del terrorismo y la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva. De conformidad con lo previsto en la Sección 3 del Capítulo 1 de la Resolución número 2112 de 2020 del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, las disposiciones de que trata la presente resolución fueron publicadas en el sitio web del Ministerio, durante el período comprendido entre el 28 de diciembre de 2021 y el 1 de enero de 2022, con el fin de recibir opiniones, sugerencias o propuestas alternativas por parte de los ciudadanos y grupos de interés.

En mérito de lo expuesto, RESUELVE: ARTÍCULO 1o. MODIFICACIÓN DEL ARTÍCULO 3 DE LA RESOLUCIÓN NÚMERO 1292

DE 2021. Modificar el artículo 3o de la Resolución número 1292 de 2021, el cual quedará así: “ Artículo 3o . Definiciones y acrónimos. Para efectos de la interpretación y aplicación de la presente resolución se tendrán en cuenta las siguientes definiciones: Análisis de riesgo: Es la identificación y valoración de los eventos de riesgo que se pueden generar en el desarrollo de las actividades propias de los Operadores de Servicios Postales de Pago, y la definición de las causas que podrían dar origen o generar dichos eventos de riesgo.

Beneficiario final: Es toda persona natural que, sin ser necesariamente cliente, cumple con

cualquiera de las siguientes características: - Es propietaria, individual o conjuntamente, directa o indirectamente, de una participación superior al 5% del capital social, aporte o participación en una persona jurídica. - Ejerce algún tipo de control en una persona jurídica, de acuerdo con las disposiciones descritas en el artículo 261 del Código de Comercio. - Es por cuenta de quien se lleva a cabo una transacción. Se entiende que esta persona es aquella sobre quien recaen los efectos económicos de dicha transacción. Cliente del Servicio Postal de Pago: Es el remitente del giro con el cual el Operador de Servicios Postales de Pago establece y mantiene una relación contractual para la prestación del servicio postal de pago, quien a su vez realiza una o varias operaciones durante un mismo mes, teniendo en cuenta los montos de operación fijados por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones mediante resolución. Para todos los efectos, cuando en esta resolución se haga referencia al cliente este se entenderá como el cliente del Servicio Postal de Pago aquí definido.

Colaborador empresarial: Personas naturales o jurídicas que disponen de puntos de atención al público, con las cuales el Operador de Servicios Postales de Pago realiza un contrato, para ofrecer sus servicios a través de una red o grupo de redes.Contrapartes: Personas naturales o jurídicas con las cuales el Operador Postal de Pago establece y mantiene una relación contractual o algún tipo de vínculo jurídico. Son contrapartes: los accionistas, proveedores, colaboradores empresariales y empleados del Operador de Servicio

Postal de Pago.

Control de riesgos: Es la parte de administración de riesgos que involucra la implementación de políticas, estándares, procedimientos y actividades implementadas o no, que proporcionan reducción de la probabilidad y el impacto de los riesgos.

Evaluación de riesgos: Consiste en medir la probabilidad de ocurrencia del riesgo de LA/FT identificado en las actividades propias como Operador de Servicios Postales de Pago, así como el impacto para la empresa en caso de materializarse.

Evento de riesgo LA/FT: Es un incidente, situación o suceso, asociado a LA/FT que podría generarse dentro de la operación normal del Operador de Servicios Postales de Pago y que podría constituirse en un delito conexo al lavado de activos y financiación del terrorismo.

Factores de riesgo: Son los agentes generadores del riesgo de LA/FT. Para efectos de la presente resolución el Operador de Servicios Postales de Pago debe tener en cuenta como mínimo los siguientes: a) Clientes/usuarios b) Productos, c) Canales de distribución y d) Jurisdicciones.

Financiación del Terrorismo: Es la conducta penal descrita en el artículo 345 de la Ley 599 de 2000, modificado por el artículo 16 de la Ley 1453 de 2011.

GAFI: Grupo de Acción Financiera: Organismo intergubernamental constituido en 1989, que tiene como propósito desarrollar y promover políticas y medidas a nivel nacional e internacional para combatir el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo.

Gestión del riesgo: Conjunto de políticas, metodologías y procedimientos que define un Operador de Servicios Postales de Pago, para llevar a cabo una adecuada identificación, medición, control y monitoreo del Riesgo de LA/FT. Asimismo, incorpora el trazar estrategias para disminuir la vulnerabilidad y promover acciones para mitigar y prevenir el riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo en las actividades propias de los Operadores de Servicios

Postales de Pago. Interesados (partes interesadas): Personas u organizaciones que pueden afectar o ser afectadas por las actividades de una empresa. LA/FT: Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

Lavado de activos: Conjunto de operaciones tendientes a ocultar o disfrazar el origen ilícito de unos bienes o recursos mal habidos. En Colombia esta conducta está penalizada en el artículo 323 del Código Penal, modificado por el artículo 11 de la Ley 1762 de 2015.Listas vinculantes: Son las listas emitidas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, dentro del Capítulo VII de la Carta de las Naciones Unidas.

Oficial de Cumplimiento: Gestor del riesgo de LA/FT designado por la junta directiva del Operador de Servicios Postales de Pago y que cumple las funciones designadas en el numeral 6.5.3. del artículo 6°, de la presente norma.

Operador de servicios postales: Persona jurídica habilitada por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones que ofrece al público en general servicios postales, a través de una red postal, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 4 del artículo 3o

de la Ley 1369 de 2009. Operador de Servicios Postales de Pago. Persona jurídica, habilitada por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para prestar servicios postales de pago, y que está sometida a la reglamentación que en materia de lavado de activos disponga la ley y sus decretos reglamentarios, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 4.2 del artículo 3o de la Ley 1369 de 2009.

Operación inusual: Es aquella cuya cuantía o características no guardan relación con la actividad económica ordinaria o normal de una persona natural o jurídica o, que por su número, cantidad o características no se ajusta a las pautas de normalidad establecidas por el Operador de Servicios Postales de Pago, para un sector, una industria o una clase de contraparte.

Operación sospechosa: Es aquella que por su número, cantidad o características no se enmarca en los sistemas y prácticas normales de los negocios, de una industria o de un sector determinado y, además, que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate, no ha podido ser razonablemente justificada. Cuando se detecten esta clase de operaciones, deben ser reportadas de manera inmediata a la UIAF.

Personas Expuestas Políticamente (PEP) Nacionales y Extranjeras: Son las enunciadas en el Decreto número 830 de 2021 o en la norma que lo modifique, adicione o sustituya.

Proveedor: Persona natural o jurídica que abastece con artículos o servicios que apoyan al

Operador de Servicios Postales de Pago o a la empresa. Riesgos asociados al LA/FT: Son los riesgos que se generan como consecuencia de la materialización de un evento de LA/FT, estos son: reputacional, legal, operativo y contagio.

Riesgo de contagio: Es la posibilidad de pérdida que un Operador de Servicios Postales de Pago puede sufrir, directa o indirectamente, por una acción u omisión de alguna de las partes vinculadas con este.

Riesgo inherente: Es el nivel de riesgo propio de la actividad, sin tener en cuenta el efecto de los controles.

Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir el Operador de Servicios Postales de Pago por su propensión a ser utilizada directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades.

Riesgo legal: Es la posibilidad de pérdida en que incurre el Operador de Servicios Postales dePago al ser sancionado u obligado a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales. También como consecuencia de fallas en los contratos con los Colaboradores empresariales y Proveedores que impidan las transacciones de los giros postales, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o su ejecución.

Riesgo operativo: Es la posibilidad de que un Operador de Servicios Postales de Pago incurra en

pérdidas o eventual incumplimiento de sus obligaciones por deficiencias, fallas o inadecuaciones en el recurso humano, los procesos, la tecnología informática, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos. Esta definición incluye el riesgo legal.

Riesgo reputacional: Es la posibilidad de pérdida en que incurre un Operador de Servicios Postales de Pago por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que cause pérdida de clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales.

Riesgo residual o neto: Es el nivel resultante del riesgo después de aplicar los controles.

Segmentación: Es el proceso por medio del cual se lleva a cabo la separación de elementos en grupos homogéneos al interior de ellos y heterogéneos entre ellos. La separación se fundamenta en el reconocimiento de diferencias significativas en sus características (variables de segmentación).

Señales de alerta o alertas tempranas: Conjunto de indicadores cualitativos y cuantitativos que permiten identificar oportuna y/o prospectivamente comportamientos atípicos de las variables relevantes, previamente determinadas por el Operador de Servicios Postales de Pago.

UIAF: Unidad de Información y Análisis Financiero.

Usuario del Servicio Postal de Pago: Es tanto el remitente del giro que no se encuentra clasificado como cliente del servicio postal de pago, así como el destinatario del giro, que utilizan los servicios de un Operador de Servicio Postal de Pago. Para todos los efectos, se haga referencia en la presente resolución al usuario, este se entenderá como el usuario del Servicio Postal de Pago aquí definido.

ARTÍCULO 2o. MODIFICACIÓN DEL ARTÍCULO 6 DE LA RESOLUCIÓN NÚMERO 1292 DE 2021. Modificar el artículo 6o

como el usuario del Servicio Postal de Pago aquí definido. ARTÍCULO 2o. MODIFICACIÓN DEL ARTÍCULO 6 DE LA RESOLUCIÓN NÚMERO 1292 DE 2021. Modificar el artículo 6o de la Resolución número 1292 de 2021, el cual quedará así: “ Artículo 6o . Elementos del SARLAFT. El SARLAFT para el Operador de Servicios Postales de Pago deberá contemplar los siguientes elementos: 6.1 Políticas. Son los lineamientos generales que debe adoptar el Operador de Servicios Postales de Pago que permitan el efectivo y oportuno funcionamiento del SARLAFT. Las políticas deben desarrollar al menos los siguientes aspectos: a) Objetivos conforme a la administración del riesgo de LA/FT. El cumplimiento de la Ley, la cooperación con las autoridades, la responsabilidad social empresarial, el gobierno corporativo, son algunos de los objetivos de la política de prevención de LA/FT.b) Cumplimiento del sistema de administración del riesgo de LA/FT. c) Promoción de la cultura del sistema de administración del riesgo de LA/FT. d) Reserva de información del SARLAFT (propia, de los clientes, usuarios, colaboradores empresariales, proveedores y reportes). e) Prevalencia del cumplimiento del SARLAFT al logro de las metas comerciales. f) Establecer lineamientos para la prevención y resolución de conflictos de interés. g) Consagrar lineamientos para la aceptación y vinculación de clientes, usuarios y de monitoreo frente a las cuales, por su perfil, estos pueden exponer en mayor grado al Operador de Servicios

Postales de Pago al riesgo de LA/FT. h) Consagrar lineamientos para el conocimiento y la aceptación de las contrapartes al momento de su vinculación, así como lineamientos y mecanismos de monitoreo con los cuales, de acuerdo con su perfil de riesgo, puedan exponer en mayor grado al Operador de Servicios Postales de Pago. i) Establecer las políticas y lineamientos frente a la identificación, medición, monitoreo y control del riesgo de LA/FT. j) Establecer lineamientos para el control de operaciones de clientes, usuarios y detección de operaciones inusuales. k) Establecer lineamientos para el control y monitoreo del cumplimiento del SARLAFT establecido por el Operador de Servicios Postales de Pago, para los colaboradores empresariales. l) Cumplimiento de obligaciones sobre el SARLAFT, con respecto a los colaboradores empresariales. m) Establecer métodos suficientes de divulgación y entendimiento de las políticas. n) Establecer las consecuencias que genera el incumplimiento de las disposiciones y procedimientos del SARLAFT, por parte de los colaboradores o empleados del Operador de Servicios Postales de Pago. 6.2. Procedimientos y mecanismos. El Operador de Servicios Postales de Pago debe establecer los procedimientos y mecanismos aplicables para la adecuada implementación y funcionamiento del SARLAFT, para lo cual debe adoptar, por lo menos, los siguientes: a) Procedimientos donde se instrumenten las diferentes etapas del SARLAFT. b) Procedimiento para el conocimiento de clientes, y contrapartes atendiendo la naturaleza de la

operación. c) Mecanismos para el conocimiento del mercado. d) Mecanismos para el conocimiento de los accionistas y/o socios del Operador de Servicios Postales de Pago. e) Procedimientos y mecanismos para la detección y análisis de operaciones inusuales.f) Procedimientos y mecanismos para la detección y análisis de operaciones sospechosas. g) Procedimiento para el reporte de operaciones sospechosas a la UIAF. h) Procedimiento de atención de requerimientos de información por parte de autoridades competentes. i) Procedimiento para dar cumplimiento a las obligaciones relacionadas con listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con el derecho internacional y disponer lo necesario para que puedan consultar dichas listas de manera previa y obligatoria a la vinculación de clientes, usuarios y contrapartes. j) Procedimientos más estrictos para la iniciación y seguimiento a las relaciones comerciales y operaciones con clientes y usuarios de países donde no se aplican las Recomendaciones del GAFI. k) Procedimiento para dar cumplimiento a las obligaciones relacionadas con las consultas en listas vinculantes para Colombia de carácter obligatorio y listas no vinculantes que designe la entidad para complementar el conocimiento del cliente y los usuarios. l) Procedimiento para establecer al interior del grupo responsable del SARLAFT, en el Operador Postal de Pago, un punto de contacto con la Policía Nacional. m) Consagrar las sanciones por incumplimiento a las normas relacionadas con el SARLAFT, así como los procesos para su imposición.

6.2.1 Conocimiento del cliente. El conocimiento del cliente con el que realiza algunas de sus actividades, constituye una herramienta importante y efectiva para no ser utilizados para el lavado de activos y la financiación del terrorismo, es por esto que dicho mecanismo debe permitir: a) Conocer la identidad del cliente: Supone el conocimiento y verificación de los datos solicitados que permitan individualizar plenamente la persona natural o jurídica que se pretende vincular. b) El conocimiento de la actividad económica del cliente. c) Dar cumplimiento a lo contemplado en la Ley 1581 de 2012, sobre tratamiento de datos personales y demás normas que las modifiquen, complementen, o sustituyan. 6.2.2 Metodologías para el conocimiento del cliente que deben implementar los Operadores de Servicios Postales de Pago. Las metodologías para conocer al cliente deben permitir a los Operadores de Servicios Postales de Pago cuando menos: a) Monitorear mensualmente, las operaciones de los clientes. b) Contar con elementos de juicio que permitan analizar las transacciones inusuales de esos clientes y determinar la existencia de operaciones sospechosas. c) Para estos efectos, el Operador de Servicios Postales de Pago debe diseñar y adoptar formularios de vinculación que contengan cuando menos la información que más adelante se indica. Para las vinculaciones presenciales se debe capturar la firma y la huella del cliente. Para vinculaciones en mecanismos digitales los operadores deberán adoptar mecanismos efectivos deidentificación de la identidad del tercero.

d) Para la vinculación de los clientes según la naturaleza de la operación, el Operador de Servicios Postales de Pago en nombre propio o a través de sus Colaboradores Empresariales exigirá los requisitos para su identificación, para el caso de la imposición del giro, los cuales deben quedar registrados en el formulario respectivo, cuando menos serán los siguientes: PN: Vinculación de persona natural PJ: Vinculación de persona jurídica El Operador de Servicios Postales de Pago podrá solicitar los documentos soporte adicionales que estime pertinente para el idóneo conocimiento del Cliente. Los formularios de admisión de giros podrán ser capturados y diligenciados de forma física y/o electrónica. Verificación. En el desarrollo de los procedimientos de conocimiento del cliente, el Operador de Servicios Postales de Pago debe contemplar la verificación efectiva de la identidad del cliente al momento de su vinculación y la prestación del servicio, utilizando datos e información de fuentes confiables e independientes. Cuando se realice operaciones de giro a través de canales físicos o electrónicos, se debe verificar como mínimo: el tipo de documento de identificación, el nombre, el número y la fecha de expedición del documento de identificación. El Operador de Servicios Postales de Pago deberá adoptar mecanismos efectivos de verificación de la identidad tanto del remitente como del destinatario, para lo cual podrán utilizar: (i) certificados de firma digital, de acuerdo con lo establecido en la Ley 527 de 1999 y sus decretos reglamentarios, o en las normas que la

modifiquen, deroguen o subroguen; (ii) biometría, (iii) cruce de información con la Registraduría Nacional del Estado Civil, u otro mecanismo que consideren idóneo para asegurar la adecuada verificación de la identidad del cliente. 6.2.2.1 Pruebas de admisión. Adicional a la información solicitada en el numeral 6.2.2., se debe registrar la información que sea requerida por las demás normas aplicables para los operadorespostales de pago. Los formularios de admisión de giros podrán ser capturados y diligenciados de forma física y/o electrónica, siempre y cuando se garantice como mínimo la custodia y disponibilidad de estos ante la solicitud de una autoridad competente, como mínimo por un término de tres (3) años, contados a partir de la imposición o pago del giro. Vencido el plazo anterior los formularios físicos de admisión de giros podrán ser destruidos, siempre que por cualquier medio digital adecuado se garantice su reproducción exacta. 6.2.2.2 Identificación de los niveles de riesgo. Una vez llevada a cabo la segmentación de los factores de riesgo, el Operador de Servicios Postales de Pago estará en la facultad de establecer el nivel de riesgo, el cual permitirá: a) Conocer el potencial cliente y poder definir su nivel de riesgo de LA/FT. b) Detectar las apariencias engañosas de un cliente. c) Recolectar la información suficiente para elaborar un perfil del cliente y de sus transacciones, de tal forma que el funcionario responsable designado por el Operador de Servicios Postales de Pago pueda identificar su comportamiento transaccional habitual.

6.2.3 Medidas intensificadas para las personas expuestas políticamente (PEP). El Operador de Servicios Postales de Pago deberá incluir procedimientos especiales frente a los clientes de alto riesgo, los cuales deben contemplar estándares de control más exigente: a) Incluir procedimientos más exigentes de vinculación de clientes y usuarios de alto riesgo que por su perfil o por las funciones que desempeñan pueden exponer en mayor grado al Operador de Servicios Postales de Pago al riesgo de LA/FT, tales como personas que por razón de su cargo manejan recursos públicos, detentan algún grado de poder público. b) En el caso de PEP, por ser considerado como un elemento de alto riesgo, el Operador de Servicios Postales de Pago debe incluir un procedimiento, en el cual deberá contar con la aprobación de una instancia o empleado de jerarquía superior, encargado de tales vinculaciones antes de establecer (o continuar, en el caso de los clientes existentes) esas relaciones comerciales y realizar permanentes monitoreos intensificados sobre esa relación. c) Igualmente, el operador de giros postales deberá identificar si el beneficiario final de una transacción es un PEP. Lo anterior, sin perjuicio de la reglamentación que expida el Gobierno nacional sobre la materia. 6.2.4 Conocimiento del usuario. El conocimiento del Usuario es un mecanismo de identificación de la persona que hace uso de los servicios del Operador de Servicios Postales de Pago, lo cual constituye una herramienta importante y efectiva para no ser utilizado para el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo. Es por esto que dicho mecanismo debe permitir conocer la

identidad del usuario, lo cual supone el conocimiento de los datos solicitados que permitan individualizar plenamente la persona natural que pretende hacer uso de los servicios. 6.2.4.1 Metodología para conocimiento de los usuarios. Las metodologías para conocer al usuario deben permitir al Operador de Servicios Postales de Pago como mínimo: a) Monitorear continuamente las operaciones de los usuarios.b) Contar con elementos de juicio que permitan analizar las transacciones inusuales de esos usuarios y determinar la existencia de operaciones sospechosas. c) Para operaciones internacionales, la información requerida debe ser completamente rastreable en el país del beneficiario. 6.2.4.2 Formulario de conocimiento del usuario. El Operador de Servicios Postales de Pago y sus Colaboradores Empresariales deben diseñar y adoptar formularios de conocimiento, que contengan como mínimo la siguiente información: a) Nombre y número del documento de identificación del usuario. b) Nombre, número y fecha de expedición del documento de identificación del usuario. c) Dirección y Código Postal. d) Monto del giro postal. e) Ciudad de origen y ciudad de destino f) Teléfono fijo y/o Móvil. g) Actividad económica del usuario h) Mecanismo físico o digital de verificación de identidad (firma, huella, autenticación digital, biometría del usuario, entre otros) i) Fecha de la operación. Verificación. En el desarrollo de los procedimientos de conocimiento del usuario, el Operador de Servicios Postales de Pago debe contemplar la verificación efectiva de la identidad del usuario al momento de su vinculación y la prestación del servicio, utilizando datos e información de fuentes

confiables e independientes. Cuando se realice operaciones de giro a través de canales físicos o electrónicos, se debe verificar como mínimo: el tipo de documento de identificación, el nombre, el número y la fecha de expedición del documento de identificación. El Operador de Servicios Postales de Pago deberá adoptar mecanismos efectivos de verificación de la identidad del usuario, para lo cual podrán utilizar: (i) certificados de firma digital, de acuerdo con lo establecido en la Ley 527 de 1999 y sus decretos reglamentarios, o en las normas que la modifiquen, deroguen o subroguen; (ii) biometría, (iii) cruce de información con la Registraduría Nacional del Estado Civil, u otro mecanismo que consideren idóneo para asegurar la adecuada verificación de la identidad del usuario. Los formularios de entrega de giros postales podrán ser capturados y diligenciados de forma física y/o electrónica, siempre y cuando se garantice como mínimo la custodia y disponibilidad de estos, ante la solicitud de una autoridad competente, por un término mínimo de tres (3) años. Vencido el plazo anterior, estos documentos podrán ser destruidos, siempre que por cualquier medio digital adecuado se garantice su reproducción exacta. Si producto del monitoreo de operaciones de los usuarios, el Operador de Servicios Postales de Pago identifica un patrón de inhabitualidad en alguno de ellos, estará en la facultad de solicitar lainformación adicional que estime pertinente, para el análisis de vulnerabilidad frente al riesgo de LA/FT. 6.2.5 Conocimiento del Colaborador Empresarial. El conocimiento del Colaborador Empresarial

constituye una herramienta importante y efectiva para que el Operador de Servicios Postales de Pago no sea utilizado para el lavado de activos y la financiación del terrorismo. Es por esto que dicho mecanismo debe permitir: a) Conocer al Colaborador Empresarial en el que se apoye el Operador de Servicios Postales de Pago, para llevar a cabo la operación de giros postales. b) Garantizar el cumplimiento de las responsabilidades asignadas por el Operador de Servicios Postales de Pago en materia de SARLAFT. c) Se deberán aplicar los mismos mecanismos de conocimiento de clientes. 6.2.5.1 Metodologías para el conocimiento de los colaboradores empresariales. Las metodologías para conocer a los colaboradores empresariales deben permitir al Operador de Servicios Postales de Pago como mínimo: a) Monitorear continuamente el cumplimiento de las obligaciones de los colaboradores empresariales, como responsabilidad propia del Operador de Servicios Postales de Pago. b) Para estos efectos, el Operador de Servicios Postales de Pago debe diseñar y adoptar formularios de vinculación de Colaboradores Empresariales, con al menos la información que más adelante se indica. La firma y la huella dactilar del representante del Colaborador Empresarial deben quedar plasmadas en el formulario. c) Para la vinculación de los colaboradores empresariales, según la naturaleza de la operación, el Operador de Servicios Postales de Pago exigirá los requisitos para s