MINTIC - Resolución 1957 de 2023

RESOLUCIÓN 1957 DE 2023

(mayo 23) <Fuente: Archivo interno entidad emisora> MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES Por la cual se implementan las Tablas de Retención Documental - TRD del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, y se dictan otras disposiciones LA SECRETARIA GENERAL DEL MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES En el ejercicio de sus facultades legales y en especial las que le confieren el numeral 10 del artículo 33 del Decreto 1064 de 2020, el artículo 16 de la Ley 594 de 2000, y CONSIDERANDO QUE: El artículo 209 constitucional establece que “ la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones ”. La Constitución Política de Colombia en el artículo 72 establece “El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos especiales que pudieran tener los grupos étnicos asentados en territorios de riqueza arqueológica” . La Ley 594 de 2000 “ Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones ”, según el artículo 1 “ tiene por objeto establecer las reglas y principios generales

La Ley 594 de 2000 “ Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones ”, según el artículo 1 “ tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado ”; e igualmente señala en el artículo 2 que dicho objeto “ comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley ” y define en el artículo 3 que la “ Gestión documental el Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación ”, además que dicha gestión documental se materializa con la Función archivística comprendida como las “ Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente ”. La Gestión Documental y Función Archivística de la administración debe regirse y ejecutarse con arreglo a los principios contemplados en el artículo 4 de la ley 594 de 2000, esto es los fines de los archivos, la importancia de los archivos, la institucionalidad e instrumentalidad, la responsabilidad, la dirección y coordinación de la función archivística, la administración y acceso, la racionalidad, la modernización, las funciones probatorias, garantizadoras yperpetuadoras de la información, el manejo y aprovechamiento de los archivos, la interpretación legal del sistema de gestión documental y archivística. Aunado a ello estos principios integrativamente se deben interpretar y asociar a los principios de las actuaciones y procedimientos administrativos de que trata el artículo 3 de la ley 1437 de 2011, en relación y

legal del sistema de gestión documental y archivística. Aunado a ello estos principios integrativamente se deben interpretar y asociar a los principios de las actuaciones y procedimientos administrativos de que trata el artículo 3 de la ley 1437 de 2011, en relación y “ arreglo a los principios del debido proceso, igualdad, imparcialidad, buena fe, moralidad, participación, responsabilidad, transparencia, publicidad, coordinación, eficacia, economía y celeridad ” La Ley 594 de 2000 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos, en el artículo 11 señala la “Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística” . El artículo 16 de la Ley ibidem establece las “Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas. Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos” . El Acuerdo 042 del año 2022 del Archivo General de la Nación “Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21 , 22 , 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000” , establece en el artículo 3

que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21 , 22 , 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000” , establece en el artículo 3 la “Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas. Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la Tabla de Retención Documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. El respectivo jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la Ley 734 de 2002 para todo servidor público” . El Acuerdo 004 de 2019 del Archivo General de la Nación “Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro Único de Series Documentales - RUSD de las Tablas de Retención Documental - TRD y Tablas de Valoración Documental - TVD” establece en su artículo 1 "Objeto y Ámbito de aplicación. Las entidades del Estado del orden nacional, departamental, distrital y municipal, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los órganos autónomos e independientes, deben elaborar, aprobar, evaluar y convalidar,

implementar, publicar e inscribir en el Registro Único de Series Documentales - RUSD sus Tablas de Retención Documental - TRD y sus Tablas de Valoración Documental - TVD de conformidad con lo establecido en el presente Acuerdo y demás normas que expida el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado” . El Decreto 1064 de 2020 modificó la estructura del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y estableció las funciones para cada una de sus dependencias entre ellas la establecida en el numeral 10 del artículo 33 relacionada con la facultad de la Secretaría General de “ 10. Dirigir y evaluar la gestión documental del Ministerio y del Fondo Único de Tecnologíasde la Información y las Comunicaciones ”. A su vez, la estructura orgánica se complementó con los Grupos Internos de Trabajo creados mediante la Resolución 3066 de 2022. El artículo 18 de la Resolución 2175 de 2022 "Por la cual se establecen el Modelo Integrado de Gestión (MIG) y el Sistema Integrado de Gestión (SIG) del Ministerio/Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y se deroga la Resolución 1092 de 2021 y sus modificatorias” en su numeral 11 establece que el Comité MIG debe “Cumplir las funciones en materia de archivo de que trata el capítulo 1 del título 2 de la parte 8 del libro 2 del Decreto 1080 de 2015 o las normas que lo modifique u en, subroguen o deroguen”. El Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación, en la sesión del 29 de

noviembre de 2022, según el acta de la sesión y fecha citada, convalidó por unanimidad las Tablas de Retención Documental - TRD del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Una vez obtenida la convalidación de parte del ente rector en materia archivística, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones solicitó al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado la convalidación de la actualización de sus Tablas de Retención Documental, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 2.8.2.2.1 del Decreto No. 1080 de 2015 y artículo 10 del Acuerdo No. 004 de 2019. El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones radicó la versión definitiva de la actualización de las Tablas de Retención Documental con los soportes de elaboración y aprobación mediante números de radicados 1-2023-02041 y 1-2023-02045. Por lo tanto, el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado procedió a expedir el certificado de convalidación de la actualización de las Tablas de Retención Documental del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, con fecha 15 de marzo de 2023 y el Certificado de inscripción al Registro Único de Series Documentales, bajo el número TRD-634. De conformidad con el artículo 18 del Acuerdo 004 de 2019 del Archivo General de la Nación, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones comunicó sus Tablas de Retención Documental - TRD definitivas, en el enlace de Transparencia y Acceso a la

Información Pública dispuesto en su sitio web. Conforme con lo expuesto, las actuaciones realizadas por parte de la Entidad, y el acatamiento de los principios y disposiciones relacionadas, mediante el presente acto se resolverá sobre la implementación y aplicación las Tablas de Retención Documental - TRD del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones convalidadas el 29 de noviembre de 2022 por el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, asignando la codificación a todas las dependencias y Grupos Internos de Trabajo que se concretan en la parte resolutiva del presente acto para ser empleados en la producción y ciclo de vida de los expedientes físicos y electrónicos. En mérito de lo expuesto, RESUELVE: ARTÍCULO 1. IMPLEMENTACIÓN . Implementar las Tablas de Retención DocumentalTRD del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones convalidadas el 29 de noviembre de 2022 por el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.ARTÍCULO 2. APLICACIÓN . Aplicar las Tablas de Retención Documental - TRD de forma inmediata en todas las dependencias del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, así como en sus grupos internos de trabajo, para la producción documental y tratamiento de sus expedientes físicos y electrónicos, hasta que la Entidad sufra una nueva modificación en su estructura orgánico - funcional. PARÁGRAFO 1. Conforme a lo dispuesto en la normativa archivística, específicamente en

Artículo 4 del Acuerdo 004 d e 20 19 d el AGN, las TRD objeto de e s ta resolución será n a p lica d as a los documentos producidos desde el 23 de julio de 2020, fecha en la que la entidad sufrió su última modificación orgánico - funcional. Por consiguiente, el proceso de gestión documental deberá garantizar que se realicen los ajustes a que haya lugar de la documentación física y electrónica producida durante el proceso de evaluación y convalidación, conforme lo establece el artículo 16 del acuerdo ibidem. ARTÍCULO 3. CODIFICACIÓN DE LAS DEPENDENCIAS Y GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO . La codificación de las dependencias y grupos internos de trabajo del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones que debe ser dispuesta en los documentos oficiales de la entidad es la siguiente:

CÓDIGO

NOMBRE DE DEPENDENCIA

NIVEL 1000

DESPACHO DEL MINISTRO

DESPACHO

1001 Grupo Interno de Trabajo Seguridad y Privacidad de la Información GRUPO 1100

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y ESTUDIOS

SECTORIALES

OFICINA

1101 Grupo Interno de Trabajo de Planeación y Seguimiento GRUPO 1102 Grupo Interno de Trabajo de Estadística y Estudios Sectoriales GRUPO 1103 Grupo Interno de Trabajo de Transformación Organizacional GRUPO 1200

OFICINA ASESORA DE PRENSA

OFICINA

1300

OFICINA INTERNACIONAL

OFICINA

1400

OFICINA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

OFICINA

1401 Grupo Interno de Trabajo de Servicios Tecnológicos GRUPO 1402 Grupo Interno de Trabajo de Gestión y Sistemas de Información GRUPO 1500

OFICINA DE FOMENTO REGIONAL DE TECNOLOGÍAS

DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES

OFICINA

1501 Grupo Interno de Trabajo de Consenso Social GRUPO 1502 Grupo Interno de Trabajo de Enfoque Regional GRUPO 1600

OFICINA DE CONTROL INTERNO

OFICINA

1700

DIRECCIÓN JURÍDICA

DIRECCIÓN

1701 Grupo Interno de Trabajo de Doctrina y Seguridad Jurídica GRUPO 1702 Grupo Interno de Trabajo de Procesos Judiciales y Extrajudiciales GRUPO 1703 Grupo Interno de Trabajo de Cobro Coactivo GRUPO 2000

DESPACHO DEL VICEMINISTRO DE CONECTIVIDAD

VICEMINISTERIO

2001 Grupo Interno de Trabajo Especializado de Apelaciones

GRUPO2002

Grupo Interno de Trabajo de Fortalecimiento al Sistema de Medios Públicos GRUPO 2100

DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA

DIRECCIÓN

2101 Grupo Interno de Trabajo de Relaciones Institucionales GRUPO 2110

SUBDIRECCIÓN DE ESTRUCTURACIÓN DE

PROYECTOS

SUBDIRECCIÓN

2120

SUBDIRECCIÓN DE OPERACIONES

SUBDIRECCIÓN

2200

DIRECCIÓN DE INDUSTRIA DE COMUNICACIONES

DIRECCIÓN

2201 Grupo Interno de Trabajo de Gestión de Garantías

GRUPO 2210

SUBDIRECCIÓN PARA LA INDUSTRIA DE

COMUNICACIONES

SUBDIRECCIÓN

2211 Grupo Interno de Trabajo de Gestión de Espectro Radioeléctrico GRUPO

CÓDIGO

NOMBRE DE DEPENDENCIA

NIVEL 2220

SUBDIRECCIÓN DE RADIODIFUSIÓN SONORA

SUBDIRECCIÓN

2230

SUBDIRECCIÓN DE ASUNTOS POSTALES

SUBDIRECCIÓN

2300

DIRECCION DE VIGILA NCI A, INSP ECCIÓN Y CO NTR

O L

DIRECCIÓN

2310

SUBDIRECCIÓN DE VIGILANCIA E INSPECCIÓN

SUBDIRECCIÓN

2311 Grupo Interno de Trabajo de Promoción y Prevención GRUPO 2312 Grupo Interno de Trabajo de Administración de Recolección y Análisis de Información GRUPO 2320

SUBDIRECCIÓN DE INVESTIGACIONES

ADMINISTRATIVAS

SUBDIRECCIÓN

2321 Grupo Interno de Trabajo de Procesos Administrativos Sancionatorios GRUPO 3000

DESPACHO DEL VICEMINISTRO DE

TRANSFORMACIÓN DIGITAL

VICEMINISTERIO

3001 Grupo Interno de Trabajo de Dominio.co y Gobernanza de Internet GRUPO 3002 Grupo Interno de Trabajo de Respuesta a Emergencias Cibernéticas de Colombia - ColCERT GRUPO 3100

DIRECCIÓN DE APROPIACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE

LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES

DIRECCIÓN

3101 Grupo Interno de Trabajo de Inclusión TIC para Personas con Condición de Discapacidad

GRUPO 3102 Grupo Interno de Trabajo de Educación y Cultura Digital GRUPO 3103 Grupo Interno de Trabajo de Fomento de Habilidades Digitales para la Productividad GRUPO 3200

DIRECCIÓN DE GOBIERNO DIGITAL

DIRECCIÓN

3201 Grupo Interno de Trabajo de Servicios Ciudadanos Digitales GRUPO 3210

SUBDIRECCIÓN DE ESTÁNDARES Y ARQUITECTURA

DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

SUBDIRECCIÓN

3220

SUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO DE

CAPACIDADES PÚBLICAS DIGITALES

SUBDIRECCIÓN

3300

DIRECCIÓN DE ECONOMÍA DIGITAL

DIRECCIÓN

3310

SUBDIRECCIÓN PARA LAS COMPETENCIAS

DIGITALES

SUBDIRECCIÓN3320

SUBDIRECCIÓN DE INDUSTRIA DE TECNOLOGÍAS DE

LA INFORMACIÓN

SUBDIRECCIÓN

3330

SUBDIRECCIÓN PARA LA TRANSFORMACIÓN

SECTORIAL

SUBDIRECCIÓN

4000

SECRETARÍA GENERAL

SECRETARÍA

4001 Grupo Interno de Trabajo de Control Interno Disciplinario GRUPO 4010

SUBDIRECCIÓN FINANCIERA

SUBDIRECCIÓN

4011 Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad GRUPO 4012 Grupo Interno de Trabajo de Tesorería GRUPO 4013 Grupo Interno de Trabajo de Presupuesto GRUPO 4014 Grupo Interno de Trabajo de Cartera GRUPO 4020

SUBDIRECCIÓN PARA LA GESTIÓN DEL TALENTO

HUMANO

SUBDIRECCIÓN

4021 Grupo Interno de Trabajo de Gestión del Talento Humano GRUPO 4022 Grupo Interno de Trabajo de Gestión Pensional GRUPO 4030

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

SUBDIRECCIÓN

4031 Grupo Interno de Trabajo de Administración de Bienes GRUPO 4032 Grupo Interno de Trabajo de Notificaciones GRUPO

CÓDIGO

NOMBRE DE DEPENDENCIA

NIVEL 4033 Grupo Interno de Trabajo de Grupos de Interés y Gestión Documental GRUPO 4034 Grupo interno o de Trabajo de Gestión de Servicios Administrativos GRUPO 4040

SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN CONTRACTUAL

SUBDIRECCIÓN

4041 Grupo Interno de Trabajo de Actuaciones Administrativas Contractuales GRUPO 4100

OFICINA PARA LA GESTIÓN DE INGRESOS DEL

FONDO

OFICINA

4101 Grupo Interno de Trabajo de Seguimiento a los Ingresos del Fondo GRUPO 4102 Grupo Interno de Trabajo de Seguimiento a la Ejecución de Recursos del Fondo GRUPO ARTÍCULO 4. VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su firmeza y deberá ser comunicada en la página web de la Entidad, en el enlace de Transparencia y Acceso a la Información Pública, acompañando las Tablas de Retención Documental. Igualmente se comunicará a las unidades, grupos internos de trabajo de forma masiva mediante correo electrónico institucional.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D.C., a los veintitrés (23) días del mes de mayo de 2023. LUZ AIDA BARRETO BARRETO Secretaria GeneralDisposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. Compilación Juridica MINTIC n.d.

Última actualización: 24 de junio de 2024