MINTRABAJO - Circular 2 de 2023

SS y S MINISTERIO DEL TRABAJO

Bogotá D.C., 0.4 ENE 2023

CIRCULAR No, 00 02

PARA: DESPACHO, VICEMINISTROS, SECRETARIA GENERAL, DIRECTORES DE NIVEL

CENTRAL Y TERRITORIALES, SUBDIRECTORES, JEFES DE OFICINA,

COORDINADORES DE GRUPO, SUPERVISORES E INTERVENTORES DE CONTRATOS

Y CONTRATISTAS.

ASUNTO: Cronograma y trámite para los pagos a través del aplicativo SIIF Nación Il año 2023.

Con el fin de garantizar un adecuado flujo de pagos durante la vigencia 2023, se imparten las siguientes instrucciones:

!) PAGO CONTRATOS PERSONAS NATURALES

1. El contratista deberá presentar los soportes de pago de la seguridad social del mes inmediatamente anterior o el mes que se está causando (anticipada), donde se especifiquen los valores de salud, pensión, ARL e Ingreso Base de Cotización (IBC). Si es primer pago del año para contratista nuevo, deberá presentar los certificados de Afiliación a Seguridad Social (Pensión, EPS y ARL); si prestó servicios mediante la modalidad de contrato por prestación de servicios en el año 2022, deberá presentar el pago de seguridad social del último mes que tuvo contrato ajustado al Ingreso Base de Cotización (IBC) de dicho mes.

2. Los documentos soporte para pago deberán ser cargados en la plataforma SECOP ll de acuerdo con las instrucciones de la sección IV) de la presente circular, una vez aprobado por el supervisor éste debe remitir copia de los documentos al Grupo de Contabilidad mediante correo electrónico a cprietoa(omintrabajo.gov.co informando que autoriza el pago de lo enviado.

3. Se establece el siguiente cronograma para radicación y pago de cuentas de personas naturales en la vigencia 2023: MES PERIODO FECHA DE RADICACIÓN EN PAGOS A PARTIR DEL TERCER CONTABILIDAD (UNICA FECHA) DÍA HÁBIL DEL MES SIGUIENTE ENERO Inicio contrato a 31 de Enero viernes, 27 de enero de 2023 viernes, 3 de febrero de 2023

FEBRERO 1-28 Febrero viernes, 24 de febrero de 2023 viernes, 3 de marzo de 2023 MARZO 1 —31 de Marzo miércoles, 29 de marzo de 2023 martes, 4 de abril de 2023 Sede Administrativa Atención Presencial Línea nacional gratuita,

Dirección: Carrera 14 No. 99-33 Con cita previa en cada desde teléfono fijo: Pisos: 3, 4, 6,7, 10, 11, 12 y 13 Dirección Territorial o 018000 112518 ) Ñ Teléfono PBX: Inspección Municipal del Celular desde Bogotá: 120 (601) 3779999 Trabajo. www.mintrabajo.gov.co

Bogotá (Cmintrabajoco! f GMintrabajoColombia Y (OMintrabajoCol

ES MINISTERIO DEL TRABAJO 0002

£ PERIODO FECHA DE RADICACIÓN EN PAGOS A PARTIR DEL TERCER MES CONTABILIDAD (ÚNICA FECHA) DÍA HABIL DEL MES SIGUIENTE ABRIL 1 —30 de Abril miércoles, 26 de abril de 2023 jueves, 4 de mayo de 2023 MAYO 1 —31 de Mayo lunes, 29 de mayo de 2023 lunes, 5 de junio de 2023

JUNIO 1 - 30 de Junio miércoles, 28 de junio de 2023 jueves, 6 de julio de 2023 JULIO 1 -31 de Julio jueves, 27 de julio de 2023 jueves, 3 de agosto de 2023 AGOSTO 1 —31 de Agosto martes, 29 de agosto de 2023| martes, 5 de septiembre de 2023 SEPTIEMBRE | 1 — 30 de Septiembre HCl, 27 de a miércoles, 4 de octubre de 2023 OCTUBRE 1 —31 de Octubre viernes, 27 de octubre de 2023 | viernes, 3 de noviembre de 2023 NOVIEMBRE |1— 30 de Noviembre martes, 28 de noviembre de 2023| martes, 5 de diciembre de 2023 Fecha sujeta a Circular del|Fecha sujeta a Circular del DICIEMBRE | 1 —31 de Diciembre Ministerio de Hacienda y|Ministerio de Hacienda y Crédito Público Crédito Público La fecha de pago puede variar conforme a la disponibilidad de PAC asignada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, para cada rubro.

4. Teniendo en cuenta la Directiva Presidencial 009 del 9 de noviembre de 2018 (Directrices de Austeridad) y la Circular 022 de 2019 de Secretaría General del Ministerio del Trabajo (Plan de austeridad del gasto), los documentos cargados en SECOP ll, deben remitirse electrónicamente y son los que se relacionan a continuación: Informe para pago debidamente diligenciado y radicado. (Formato Único).

Matriz de concepto de ejecución.

Planilla de pago de seguridad social del mes inmediatamente anterior o del mes actual. Declaración juramentada firmada, únicamente en el primer pago y en el correspondiente al mes de abril (con los documentos soporte actualizados). En caso de presentar novedades en el transcurso del contrato, debe ser informado en la casilla de observaciones del informe para pago y remitir nuevamentela declaración. Documentos para disminución de la base de retención, únicamente en el primer pago: registro civil hijos hasta los 18 años o hasta los 23 años (en este segundo caso siempre y cuando estén estudiando para lo cual se debe anexar certificado actualizado de estudios de Institución de Educación Superior que se encuentre avalada por el Ministerio de Educación), certificación tributaria crédito hipotecario año 2021, certificación tributaria medicina prepagada año 2021, certificación aporte cuentas AFC y/o aportes voluntarios a pensión, certificación suscrita por Contador Público en caso de tener dependientes diferentes a los Sede Administrativa Atención Presencial Línea nacional gratuita,

Dirección: Carrera 14 No. 99-33 Con cita previa en cada desde teléfono fijo: Pisos: 3, 4, 6, 7, 10, 11, 12 y 13 Dirección Territorial o 018000 112518

Teléfono PBX: Inspección Municipal del Celular desde Bogotá: 120 (601) 3779999 Trabajo. www.mintrabajo.gov.co

Bogotá Gfmintrabajoco! E E MintrabajoColombia Y GMintrabajoCol MINISTERIO DEL TRABAJO 14) 00 2 4 hijos (certificación de forma mensual), anexando fotocopia de la cédula del contador y tarjeta

profesional. En el caso de presentar novedades en el transcurso del contrato favor informar y anexar copia del soporte respectivo. En el mes de abril debe remitir actualizadas las certificaciones tributarias de medicina prepagada y crédito hipotecario del año 2022. e Factura electrónica debidamente diligenciada y aprobada acorde a la Circular 025 de 2021, cuando el contratista tiene la responsabilidad 052 en su RUT. o Esrequisito para realizar el pago final, remitir el formato de entrega de bienes (paz y salvo) con todos los vistos buenos de las áreas que correspondan a los contratistas, sin este documento no se tramitará el giro. e Constancia de publicación del informe, soportes y evidencias, en la sección “Ejecución del Contrato” de la plataforma SECOP ll.

5. Los pagos correspondientes al mes de diciembre 2023 que no se giren en dicho periodo, se tramitarán en el año siguiente como rezago año anterior.

6. Para cumplir con los tiempos de pago, es indispensable que los informes se carguen de manera correcta en las fechas establecidas en el cronograma de la presente circular. En caso de devolución por inconsistencias, el plazo máximo para volver a subir la cuenta en el SECOP Il y Grupo de Contabilidad debe ser máximo dos días después de recibida la solicitud de ajuste; Los contratos que no se radiquen el día determinado en el cronograma, deberán radicarse en la fecha establecida para el mes siguiente. Cabe recordar, que si se acumulan dos (2) o más pagos en un mismo mes, se incrementarán los descuentos por retenciones.

7. Se solicita a los supervisores remitir las cuentas, así como cargar los soportes en los formatos y

documentos requeridos en esta circular, de lo contrario pueden acarrear las consecuencias que surjan por el no cumplimiento de las obligaciones contraídas que se establecen en el Manual del Supervisor, y a su vez, serán responsables de verificar que el contratista realice el pago de seguridad social conforme al IBC de los honorarios cobrados y de acuerdo con las fechas estipuladas en el Decreto 1990 de 2016.

8. Se recomienda a los supervisores cambiar el estado de pago en SECOP ll según el estado del trámite a “aprobado” y posteriormente a “pagado”, una vez verifique que el contratista subió los documentos de pago con las correcciones finales y cuando haya recibido por parte del grupo de tesorería, la orden de pago del contratista en estado “Pagada”.

11) PAGO CONTRATOS PERSONAS JURÍDICAS

1. Las personas jurídicas deben presentar certificación actualizada de aportes de seguridad social firmada por revisor fiscal o representante legal según aplique.

Sede Administrativa Atención Presencial Línea nacional gratuita,

Dirección: Carrera 14 No. 99-33 Con cita previa en cada desde teléfono fijo: Pisos: 3, 4, 6, 7, 10, 11, 12 y 13 Dirección Territorial o 018000 112518 » Teléfono PBX: Inspección Municipal del Celular desde Bogotá: 120 (601) 3779999 Trabajo. www.mintrabajo.gov.co

Bogotá (fomintrabajoco! F (MintrabajoColombia Y COMintrabajoCo!

MINISTERIO DEL TRABAJO | 0 0 0 2

2. Los documentos soporte para pago deberán ser cargados en la plataforma SECOP Il de acuerdo

con las instrucciones de la sección IV) de la presente circular; el supervisor debe remitir mediante correo electrónico copia de estos documentos al Grupo de Contabilidad del 1 al 20 de cada mes para giro dentro del mismo mes, en dicho correo debe informar de la autorización del pago de lo enviado, el correo electrónico para el envío es radicaciondecuentasOmintrabajo.gov.co. Por favor ir remitiendo los documentos soporte de pago durante el intervalo, no dejar todo para el último día para evitar congestión con los pagos de personas naturales.

3. Los pagos superiores a CUATROCIENTOS MILLONES DE PESOS ($400.000.000,00) deberán ser cargados en el SECOP ll con copia al Grupo de Contabilidad, en la última semana del mes previo al pago, a fin de garantizar que si se va a ejecutar el PAC solicitado.

4. Para efecto del pago mensual, los documentos se deben cargar en la plataforma SECOP ll, teniendo en cuenta la Directiva Presidencial 009 del 9 de noviembre de 2018 (Directrices de Austeridad), los documentos deben remitirse electrónicamente y son los que se relacionan a continuación: e — Informe para pago debidamente diligenciado y radicado. (Formato Único). o Matriz de concepto de ejecución. e Certificado de pago de seguridad social suscrito por revisor fiscal o representante legal según aplique. o Factura electrónica debidamente diligenciada y aprobada acorde a la circular 025 de 2021, cuando el contratista tiene la responsabilidad 052 en su RUT. e Certificación de ingreso al almacén en el caso de compraventa de bienes cuando aplique. e Los demás documentos requeridos para pago de acuerdo con lo establecido en el contrato

o convenio suscrito. e Constancia de publicación del informe, soportes y evidencias, en la sección “Ejecución del Contrato” de la plataforma SECOP ll.

5. Para cumplir con los tiempos de pago, es indispensable que los informes se carguen de manera correcta en las fechas establecidas en el cronograma de la presente circular. En caso de devolución por inconsistencias, el plazo máximo para volver a subir la cuenta en el SECOP ll y envío al Grupo de Contabilidad son dos días hábiles desde que se encontró el error; después de esa fecha no se recibirán más correcciones y deberán cargarse hasta el mes siguiente. 111) FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Sede Administrativa Atención Presencial Línea nacional gratuita,

Dirección: Carrera 14 No. 99-33 Con cita previa en cada desde teléfono fijo: Pisos: 3, 4, 6,7, 10, 11, 12 y 13 Dirección Territorial o 018000 112518

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Bogotá (mintrabajocol 5d EMintrabajoColombia Y EMintrabajoCol

MINISTERIO DEL TRABAJO 0002

A continuación, se presenta la información más importante para la recepción exitosa de la factura electrónica en el Ministerio, conforme a la circular 025 de 2021 “Proceso de Recepción en el Ministerio del Trabajo de Facturas Electrónicas de Ventas, Notas Débito y Notas Crédito”:

1. El supervisor debe estar creado, activo y con la subunidad vinculada en la plataforma Olimpia; si requiere solicitar la creación de usuario remitir correo a facturaelectronicaQmintrabajo.gov.co.

2. El contratista debe emitir su factura mediante operador tecnológico autorizado, software propio o solución gratuita de la DIAN, previa habilitación ante la DIAN.

3. En la sección datos del emisor, el contratista debe registrar un correo electrónico de consulta permanente, porque allí le llegarán las notificaciones sobre su factura.

4. En la identificación del emisor, debe tener separado el número del NIT del campo de dígito de verificación.

5. En la sección datos del adquiriente, el correo de recepción de facturas que se debe registrar es: siifnacion.facturaelectronicaQOminhacienda.gov.co, este correo es único y exclusivo para recepción de facturas de las entidades del orden nacional.

6. En la sección de notas recuerde registrar entre (numeral pesos) H$código PCI del Ministerio según corresponda (tabla circular 025 de 2021); datos del contrato; correo del supervisortt$, a manera de ejemplo, para el contrato 888 de 2023, del nivel central, cuyo interventor es Pepito Pérez, en notas irá: 4$36-01-01-000;888de2023;pperezQmintrabajo.gov.cott$, preferiblemente no deje espacios en la información dentro del numeral - pesos.

7. Si emitió la factura correctamente tanto al contratista como al supervisor, les llegará un correo electrónico informando del envío de la factura y que tiene documentos pendientes por aprobar, respectivamente.

8. Si remitió la factura y no registró la información anterior puede enviar un correo electrónico a siifnacion.facturaelectronicaQOminhacienda.gov.co, en el asunto debe escribir sin numeral pesos y separado por punto y coma: el código del Ministerio; número de contrato y correo del supervisor, ejemplo: 36-01-01-000;888de2022;pperezQOmintrabajo.gov.co. Adjuntar en una

carpeta .zip dos archivos: factura en formatos pdf y XML, ambos documentos deben contener la misma información; Recuerden que el código PCI del Ministerio del Trabajo cambia de acuerdo con la subunidad por la cual se debe girar el pago, por consiguiente, antes de diligenciar el código PCI, el contratista o proveedor debe corroborar con su supervisor cual es el código PCI para diligenciar en la factura.

9. De acuerdo con la normatividad vigente, el supervisor tiene hasta tres (3) días para aprobar la factura desde la fecha de su emisión, sin la aprobación en la plataforma Olimpia no se puede tramitar el pago.

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Dirección: Carrera 14 No. 99-33 Con cita previa en cada desde teléfono fijo: Pisos: 3, 4, 6, 7, 10, 11, 12 y 13 Dirección Territorial o 018000 112518 y Teléfono PBX: Inspección Municipal del Celular desde Bogotá: 120 (601) 3779999 Trabajo. www.mintrabajo.gov.co

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(€5)f MINISTERIO DEL TRABAJO

0002 $

10. La factura electrónica debe ser aprobada por el supervisor en la plataforma Olimpia previo al cargue de los documentos en el SECOP ll, para que aparezca en el SIIF al momento de generar la obligación, sino aparece en el sistema no se puede tramitar el pago. 11, Conforme a lo dispuesto en la circular 167 de 2021 de la Dian “Por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte en adquisiciones

efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, para su transmisión electrónica y se expide el anexo técnico para este documento”, se está a la espera de las instrucciones que imparta el Ministerio de Hacienda, para aquellos contratistas que no son facturadores electrónicos, que requieran la expedición del documentos electrónico equivalente.

12. Las dudas o inquietudes relacionadas con la facturación electrónica y las eventuales dificultades que se presenten entre el aplicativo Olimpia y el SIIF Nación, pueden ser dirigidas al correo facturaelectronica(OGmintrabajo.gov.co, para brindar el apoyo en la gestión correspondiente.

1. CARGUE DE CUENTAS DE COBRO EN PLATAFORMA SECOP ll Para los pagos de los contratos se deberán realizar de forma obligatoria las siguientes actividades en la

plataforma SECOP ll:

1. El contratista persona natural o jurídica deberá crear una carpeta con los documentos soporte para pago, en formato PDF y los cuales son necesarios para el giro, en el orden en que se citaron en la presente circular,

2. Los documentos deben ser auténticos, legibles y completos, tenga en cuenta que se entiende la titularidad del contratista una vez suba el documento a la plataforma SECOP ll.

3. Cuando tenga todos los soportes (los documentos para firma del supervisor se cargan ya suscritos en formato pdf), cada contratista con su usuario y contraseña deberá ingresar a la página web de SECOP Il: https://community.secop.gov.co/STS/Users/Login/Index?SkinName=CCE SD Sede Administrativa Atención Presencial Línea nacional gratuita,

Dirección: Carrera 14 No. 99-33 Con cita previa en cada desde teléfono fijo: Pisos: 3, 4, 6, 7, 10, 11, 12 y 13 Dirección Territorial o 018000 112518 )

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CENTER N MINISTERIO DEL TRABAJO 1) 0 0 2

ENTRAR Olvidé el usuario Owidé la contraseña Ey Registro una vez ingrese su usuario y contraseña seguir la ruta Mis Procesos / Mis contratos PLA e Colonmbio Compra Eliciente Búsqueda Mis procesos + Escritorio Mis ofertas Mis contratos OPORTUNIDA RECIENTES Mis procesos Ho se han encontrado Selecciona el contrato en el cual va a cargar la documentación y se da clic en detalle TBlimas rrodit ones ld. del contrato Número del Contrato Enticasl Estatal Tipo de entidad Fecdeh fairm a foca de F laentidad — Vatortotalds la oferta Estado Pera RS Aaa MISTERIDOE Ena Estl ld dads sLem po IHE2O2E 41:50:0P0U ME ED A ARI] Ú y FRASCO NIVEL $ transito. NUNES OR PGA e Y ejecución

LAOS ' AL: sd NO Pe

Cuando ingrese al contrato, en la parte izquierda se ubican en el punto No 7 Ejecución del contrato y le dan clic para ingresar. Sede Administrativa Atención Presencial Línea nacional gratuita,

Dirección: Carrera 14 No. 99-33 Con cita previa er cada desde teléfono fijo: Pisos: 3, 4,6, 7, 10, 11, 12 y 13 Dirección Territorial o 018000 112518 )

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(601) 3779999 Trabajo. www.mintrabajo.gov.co Bogotá f (GMintrabajoColombia Y (MintrabajoCo! MINISTERIO DEL TRABAJO 00072 iS imonmación general 5) Volver Ejecución del Contrato Eg) Pines y servicios “5 Porcentaje“5 Recepción de artículos go Documentos del Froveoter Pian de Pagos $ Documentos del contrato ld de pago Número de factura Fecha No existen resuitados que cumplan con los critenos de Balance de pagos y Balance de entregas O NCra mos Valor total contrato; Valor anticipo: Vaior de las entregas

Valor facturado: Valor facturado pendiente de pago:

• (355900W0alor pa1gado: RE )oh Luego de ingresar a este punto se ubican en plan de pagos y le dan clic en crear Plan de P2005 ¿Se requieren emisiones de códigos de autorización? Mo id de pago Número de factura Fecha de emisión Fecha de recepción Vator total de la factura Estado No erisien que cumplan con ios citar búsquado especits dy Al dar clic en crear se abre una nueva ventana Sede Administrativa Atención Presencial Línea nacional gratuita,

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3Í MINISTERIO DEL TRABAJO

0002 REGISTRO DE FACTURA id depago Pago00 Obligado a facturar Os Ono electrónicamente UN Número de factura Fecha de emisión 12/01/2022 4:55 PX Fecha de vencimiento 12/01/2022 4:85 PM Valor neto Valor total Notas Fecha de recepción original 12/01/2022 4:55 234 E Número de radicación Descripción Nombre del documento No existen resullados que cumplían con los enteros de búsqueda especifosaos Tener en cuenta el siguiente cuadro para el diligenciamiento del registro de factura o cuenta de cobro: Campo Facturador No facturador ld de Pago Consecutivo que da el Secop Il | Consecutivo que da el Secop Il Obligado a facturar electrónicamente | Si No Diligenciar el código CUFE y CUFE validarlo No aplica Número de pago y mes (Pago 01 Número de factura Número de factura enero) Fecha de emisión Fecha emisión factura Fecha que trae la plataforma Fecha de vencimiento Fecha vencimiento factura No se selecciona fecha Valor bruto o total del mes o Valor neto Valor total factura periodo a pagar Valor bruto o total del mes o Valor total Valor total factura periodo a pagar Notas No es obligatorio No es obligatorio Fecha de recepción original Fecha que trae la plataforma ___ | Fecha que trae la plataforma Sede Administrativa Atención Presencial Línea nacional gratuita,

Dirección: Carrera 14 No. 99-33 Con cita previa en cada desde teléfono fijo: Pisos: 3, 4, 6, 7, 10, 11, 12 y 13 Dirección Territorial o 018000 112518

y Teléfono PBX: Inspección Municipal del Celular desde Bogotá: 120

(601) 3779999 Trabajo. www.mintrabajo.gov.co Bogotá fmintrabajocol E GMintrabajoColombia Y (CMintrabajoCo! y “ar

MINISTERIO DEL TRABAJO 0002

Campo Facturador No facturador Número de radicado Gestor Número de radicado Gestor Número de radicación Documental Documental Anexar Documentación de la cuenta con sus debidos soportes y factura aprobada en | Anexar Documentación de la cuenta Olimpia en carpeta comprimida | con sus debidos soportes en Anexar y formato PDF carpeta comprimida y formato PDF Al dar en anexar aparece el siguiente cuadro https: Ferwisecop.gow,c1 ofCO ContractsiMianag: ¡Do ts/Doct 4 Uplozd/SingleFileUploadaristorageType=PublicBiasPoVpiuepr — [m) Xx $ secop.gov.co/CO iContractsManagement/Documents/DocumentAltemateUpioad/SingleñieUpioader?storageType=PublicahiasPopupViev=true... Q 2 tee 342 VERÍNA PAE 3NaXarO, Ansa3r Camar 3 en su cOMpuiacor. en eso contara el tenio de carga puede Jar suseror si ronsal es a9gnaneo una convaseña. Se da clic en buscar documento y se ubica en el computador en la carpeta donde se guardó el archivo comprimido con la documentación en PDF Abrir X mr < cuenta cobro > 2022 + enera 1 Es7 o Buecir en emnero Geganizar Y Nuesa carpeta sl E Este equipo PE Mombre Fecha de mor Descargas 14) ComprobanteDePago.7215303842 EN) ComprobanteDePago.7222110632

Documentos Escritorio 3) Declaracion Juramentada SUN Enero 2022 e. Imágenes Al informe de pago 4 Música 14) informe de actividades 3% Objetos 3D ly Matriz de Cumplimiento Edi Vídeos Tu Disco local (C:) a Unidad de CD (0 a Unidad de CD (E Y HlmidtAso b des NM ma Y $ + Nornbre: ¡Enero 2022 ¿Modos los archivos sw Sede Administrativa Atención Presencial Línea nacional gratuita,

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ES$ MINISTERIO DEL TRABAJO ; 0002 ll Luego se da clic en abrir y se genere nuevamente esta ventana de diálogo ETA Archivo nido sentar Dángar Diseño teencl cor Revisor vs Asue 1% comparte 52 Comentarios CoN : ' A 7 Ar jI L A ALAIAOS S aBar ca + 0 Prc? ol 0 LES ACATIAs> hn [Ecler + 22235 2d ansocco AsBbccD AabCi AaBiael ña Y SE E PaAga Nk a MN Le NE 7 ae o 9 ario A E pe izar

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A continuación, sale:la siguiente ventana donde se evidencia que la carpeta comprimida fue cargada Sede Administrativa Atención Presencial Línea nacional gratuita,

Dirección: Carrera 14 No. 99-33 Con cita previa en cada desde teléfono fijo: y Pisos: 3, 4,/6,7, 10,11, 12 y 13 Dirección Territorial o 018000 112518 )

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(o) (fmintrabajoco! f fMintrabajoColombia Y COMintrabajoCo! x Y secopgovco Li 2 AE Coins De nmpsimernaao REGISTRO DE FACTURA Notas Fecha de recepción orgias E Numero de sagicanión ESCICOIOCIOS. Descripción Hombre del documento Eners 202220 Eno coto 200 a Boerar | Arexar | Estaso FPartacie Derepevo Fecna de secepeión cciginal > Fuctis estiemada Ue pago Voia cpaega r Compromiso presupuesta Plan ce sacapción Descripción Al confirmar que la carpeta fue cargada nos dirigimos al final de esta misma ventana y le damos clic en confirmar REGISTRO DE FACTURA Fecha de recepción original 12/01/2022 4.55 EN Número de des DBSIZ0224 1020009000005 Descripción Nombre del documento Enero 2022.zip Enero 2022.2p Delle Borrar : Anexar Estado Penciante ce tegistro Fecha de recepción original Fecha estimada de pago Valor a pagar Compromiso presupuestal

Plan de recepción Descripción Nombre del documento No exisien resuliados que cumplan can los eríeños de búsqueda especificados Sede Administrativa Atención Presencial Línea nacional gratuita,

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Bogotá Gmintrabajoco! E (EMintrabajoColombia Y (OMintrabajoCol

MINISTERIO DEL TRABAJO

0002 $. Una vez se le da clic en confirmar, la plataforma lo redirige a la siguiente ventana, en la cual solo debe dar clic en Enviar Plan de Pagos ¿Serequieren emisiones de códigos de , Si Ko autorización? 1d de pago Númerode factura Fecha de emisión Fecha de recepción Valor total de la factura — Estado Pago 001 Pago 01 ENE 12 hor scudo. 5354207 COR Pendiente de registro Borrar sue) ad 010400) Crear Una vez enviada, el supervisor puede ingresar al Secop ll con su usuario y verificar la información allí cargada por el contratista. pago. nímero de factura Fecha de emisión Fecha de recepción valor neto de la factura watoriotal de la factura Valor á pagar Estado Pago 01 ENE 01/12/2922 4:55 - coP cop GOP Enviado sako moro) AMIITESE dótas por praveedor

4. Una vez cargada la factura el contratista anexará los demás documentos soporte de pago en la

carpeta que acabó de crear en SECOP ll. El contratista debe verificar que todos los documentos se encuentren correctamente precargados, antes de elegir la opción de Enviar.

5. Identificación de los documentos soporte de pago, con el fin de estandarizar la información cargada en SECOP ll, los archivos deben nombrarse como se presenta a continuación (Nombre del documento; número - año de contrato; número de pago y mes que está cargando), para mayor claridad se presenta como ejemplo contrato 01 de 2023 que inicia ejecución en enero, primer pago: eo Carpeta que contiene los archivos: Se denominará Cuenta cobro contrato 01 - 2023 pago 1 enero.

Informe para pago: Se denominará: Informe contrato 01 - 2023 pago 1 enero.

Matriz de Ejecución: Se denominará Matriz contrato 01 - 2023 pago 1 enero.

Certificación o Pago de seguridad social según corresponda: Se denominará (Pago SGSS; número y año de contrato; mes que está certificando o pagando), ejemplo: Soporte SGSS contrato 01 - 2023 pago 1 enero; si es contratista persona natural nuevo y no tuvo contrato anteriormente, para el primer pago reemplaza el nombre del mes por la palabra afiliación, así: Soporte SGSS contrato 01 - 2023 pago 1 afiliación.

Factura electrónica: Se denominará Factura contrato 01 - 2023 pago 1 enero. e Declaración Juramentada (para personas naturales), recuerde que está solo se presenta en el mes de enero y en el mes de abril si tiene actualización de la información tributaria, se denominará Declaración contrato 01 - 2023 pago 1 enero. e Los demás documentos soporte deben registrarse atendiendo las indicaciones dadas.

Sede Administrativa Atención Presencial Línea nacional gratuita,

Dirección: Carrera 14 No. 99-33 Con cita previa en cada desde teléfono fijo: | Pisos: 3, 4,6, 7, 10, 11, 12 y 13 Dirección Territorial o 018000 112518 )

Teléfono PBX: Inspección Municipal del Celular desde Bogotá: 120 (601) 3779999 Trabajo. www.mintrabajo.gov.co

Bogotá (mintrabajoco! F (MintrabajoColombia Y (fMintrabajoCol

5] MINISTERIO DEL TRABAJO 00072

6. Es necesario que cada contratista realice con cuidado la actividad de cargue y envío de los documentos soporte de su contrato.

7. El supervisor es el responsable de revisar en SECOP ll, los documentos enviados por los contratistas, para lo cual puede descargar en formato pdf la “Guía para hacer la gestión contractual en el SECOP” que se encuentra en el siguiente link:

https://www.colombiacompra.gov.co/secopii/3235/22987/Sequimiento%2200ejae%c2u0cliaC%3 %B3n%20contractual.

8. El supervisor con su usuario y contraseña entra a SECOP ll busca el contrato, ejecución del contrato, da clic en el renglón del pago que aparece e ingresa al detalle, para revisar los documentos soporte carg