MINTRABAJO - Circular No.0069

COLOMBIA fi fifi•ViDA 2 O SEP 2023 6 9

CIRCULAR No. Q Ü

PARA: EMPLEADORES, ORGANIZACIONES SINDICALES,

TRABAJADORES/ AS, DIRECCIONES TERRITORIALES DEL

TRABAJO, OFICINAS ESPECIALES, COORDINADORES DE

GfiUPO E INSPECTORES/AS DE TRABAJO Y SEGURIDAD

SOCIAL

DE: VICEM INISTRO DE RELACIONES LABORALES E

INSPECCIÓN ENCARGADO DE LAS FUNCIONES DEL

DESPACHO DE LA MINISTRA DEL TRABAJO

ASUNTO: CRITERIOS PARA AUTORIZAR O NEGAR SOLICITUDES PARA LABORAR HORAS EXTRAS Ene lG obierdneolC ambieos tamcoosm prometciodnlo asp rotecdceil óons derecfhuonsd amendteal loess/ tlraasb ajadodreeplsa /íeasns e lm arcdoe l os TrataIdnotse rnaciloanC aolnesst,i tyu lcaiL óenye ,n v irtduedl oa ntereiso r precfiisjoca rri teprairaoaus t orr_oi n zeagasro liciptaurdlaea sb ohroarrae sx tras enl ossi guietnétremsi nos: Dea cuercdoone la rtíc1u5l9do e lC STe,s t rabasjuop lemenot daerh ioor as extr"aesql u ee xceddeel jao rnadoar dinyae rnit ao dcoa sdoe l am áximlae gal".

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DireccCiaórrner: a 14 No. 99-33 Territorial o Inspección Municipal 01800101 2518

Pisos: 3, 4,6 ,7 ,1 01,1 1, 2y 13 del Trabajo. www.mintrabajo.gov.co Conmutad(o6r0:13 7)7 9999

Bogotá 0069 COLOMBIA . fi _..,-::_ , LfiVióA lf) Trabajo periódicamente, se sometan al procedimiento previsto en las normas vigentes, esto fion el fin de permitir que los trabajadores/as puedan disfrutar del descanso como un derecho fundamental Por regla general, el trabajo suplementario no puede exceder los límites establecidos en la ley; su garantía, por tanto, ha sido encomendada a este Ministerio, quien previa verificación de los requisitos legales podrá conceder la autorización solicitada para realizar trabajo suplementario. Concordantemente, el Decreto Único Reglamentario 1072 de 2015 expresa que la vulneración a este postulado, al no mediar autorización expresa del Ministerio, será sancionada de conformidad con las disposiciones legales. La revisión de las solicitudes tendientes a autorizar el trabajo en horas extras no es un asunto que debe abordarse con simpleza pues la exposición a excesivas horas de trabajo puede afectar la salud e integridad de los trabajadores y las trabajadoras, por tanto, la voz de ellos, organizados o no, debe ser de fundamental importancia a la hora de expedir el respectivo acto administrativo de decisión máxime si se tiene en cuenta que conforme a datos oficiales, a cerca del 90% de los trabajadores que laboran en tiempo suplementario no se les

remunera ese esfuerzo y somos el segundo país de OCDE que más tiempo de trabajo ejecuta. En virtud de ello, este Ministerio orienta que respecto del trámite asociado frente a las solicitudes para laborar horas extras se debe tener en cuenta:

A. Respecto de la solicitud

l. La vigencia de la autorización para trabajar tiempo suplementario dependerá de las necesidades del empleador, las cuales deberán estar debidamente motivadas en la solicitud realizada, vigencia que en todo caso no podrá superar dos (2) años.

2. El empleador deberá presentar la solicitud de autorización ante la Dirección Territorial de este Ministerio de su domicilio principal, indistintamente de que la autorización requerida sea para uno o varios centros de trabajo ubicados en zonas geográficas diferentes al domicilio principal, para esto último, la Dirección Territorial que autorice o niegue, informará a la(s) Dirección(es) Territorial(es) de los demás centros de trabajo la decisión adoptada. Se presume como una conducta de mala fe que el empleador no manifieste que la Página 1 2

Ministerio del Trabajo Atención presencial Línea nacional gratuita, Sede administrativa Con cita previa en cada Dirección desde teléfono fijo:

Dirección: Carrera 14 No. 99-33 Territorial o Inspección Municipal O 18000 112518

Pisos: 3, 4, 6, 7, 10, 11, 12 y 13 del Trabajo.

www.mintrabajo.gov.co Conmutador: (601) 3779999 Bogotá 00 6 9 COLOMBIA fi LfiViDA fi tfi)' Trabajo l, , autorización que se requiere es para ser usada en otros lugares

distintos a su domicilio principal y dará lugar a la negación de la autorización.

3. La solicitud deberá detallar la relación de actividades (cargos) para los cuales se solicita la autorización con su justificación.

4. De manera concomitante, con la presentación de la solicitud de autorización para trabajar horas extras, el empleador debe fijar, en todos los lugares o establecimientos de trabajo y por lo menos hasta que sea decidido lo pertinente por el Ministerio del Trabajo, copia de la respectiva solicitud para que sea conocida por todos los trabajadores y de ser el caso éstos tengan la oportunidad de pronunciarse sobre ella. Si en el marco del proceso de revisión del trámite adelantado se encuentra que el empleador omitió esta obligación, no se autorizará su solicitud.

5. El empleador al momento de radicar su solicitud realizará manifestación expresa sobre la existencia o no de organización sindical en la empresa.

De ser afirmativo, indicará el/los nombre(s) dé la(s) organización(e s), dirección y correo electrónico. Cuando una empresa niegue la existencia de una organización sindical en su interior, aun existiendo, (algo fácil de probar, por ejemplo, por la retención de cuotas sindicales), se considerará como conducta de mala fe y por lo tanto no se concederá la respectiva autorización.

6. De igual manera, el empleador entregará certificación expedida por parte de la Administradora de Riesgos Laborales ARL a la cual se encuentre afiliado, la cual dará cuenta que, las exigencias de carga física, psicosocial y demás riesgos para los cargos que requieren trabajar horas extras no afectaran la seguridad y salud de los trabajadores que los desempeñaran a partir de una evaluación conjunta·realizada entre el empleador y su ARL.

Así mismo informará la existencia de los programas de vigilancia epidemiológica de factores de riesgo, relacionados con las actividades laborales, para las que está solicitando autorización de horas extras. El empleador presentará el último Reglamento de Interno de Trabajo adoptado en los casos que sea obligatorio contar con éste, y realizará de igual forma manifestación expresa sobre la existencia o no de pactos o convenciones colectivas, en caso de contar con alguno, se debe anexar la Ministerio del Trabajo Atención presencial Línea nacional gratuita, Página 1 3 Sede administrativa Conc itpar eveinac a dDai rección d esde teléfono fijo: Dirección: Carre1r4Na o .9 9-33 TerritooI rnisaple cMcuinóinc ipal0 1800101 2518 Piso3s,4: , 6 ,7 ,1 0,1 1,1 2y 1 3 deTlr abajo. www.mintrabajo.gov.co Conmutador: (6013)7 79999 Bogotá 0069

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LfiViDA Trabajo 1 parte pertinente del mismo donde se_ estableció la jornada laboral, el horario de trabajo y las condiciones del trabajo en horas extras.

B. Respecto del Trámiet

l. En caso de existir organización sindical en el empleador solicitante, se dará traslado por parte del Ministerio del Trabajo para que emitan concepto sobre los motivos expuestos por el empleador en su solicitud. De igual forma, se le deberá informar en tiempo real, a la organización sindical todas las actuaciones administrativas adelantadas. Tanto el empleador como el inspector podrán usar todos los medios tecnológicos a

su alcance para que el trámite como las decisiones sean ampliamente conocidas por los interesados.

2. Si el funcionario del Ministerio del Trabajo a cargo de expedir la autorización recibiese en el marco del trámite manifestaciones por parte de los trabajadores y trabajadoras del empleador respecto de los motivos expuestos en la solicitud realizada igual las tendrá en cuenta dentro de su análisis.

3. Recibida la solicitud y demás manifestaciones que sean del caso, el análisis a realizar por parte del funcionario designado, tendrá en cuenta:

(i) Lo solicitado por el empleador; (ii) Lo manifestado por los trabajadores/as y las organizaciones sindicales en caso de existir; (ii) La verificación de las manifestaciones y los documentos presentados en la solicitud, respecto de las actividades que se pretenden desarrollar en trabajo suplementario no generen una exposición del trabajador a condiciones que atenten contra su salud y seguridad en el trabajo, esto conforme, a la normatividad relacionada que establezca la exposición a cualquier factor de riesgo (físico, químico, biológico, ergonómico, psicosocial), por encima de los límites permisibles, que pueda generar daño en la salud y seguridad de los trabajadores, y (iv) que la jornada suplementaria solicitada por el empleador se encuentre conforme a lo permitido por la Ley.

C. Respecto de la decisión

l. Si no se dieran las condiciones para el trabajo en horas extras, o no se cumplieron con las condiciones y obligaciones señaladas al empleador solicitante se negará la autorización, lo cual no impide a que a futuro este pueda realizar nuevamente su solicitud. Página 1 4

Ministerio del Trabajo Atención presenciai Línea nacional gratuita, Sede administrativa Cocni ptrae evnic aa dDai recci dó en sd e teléfono fijo: Dirección: Carr1e4Nr oa9. 9 -33 TerriotI onrsipaeMlcu cniiócni pa0l1 8010102 518 Pis3o,4s ,6: ,7 ,1 01,1 1,2y 1 3 deTlr abajo. www.mintrabajo.gov.co (60317)7 9999

Conmutador: Bogotá

0069 COLOMBIA fi Lfi•ViDA l7)T rabajo •!

2. De ser autorizado, el acto administrativo que lo ordena dará cuenta del número de horas extraordinarias que puedan ser trabajadas.

3. En el acto administrativo de autorización se establecerá la obligatoriedad de dar cumplimiento a lo preceptuado, en el Artículo 2.2.1.2.1.2 del Decreto 1072 de 2015, como lo es, (i) Llevar por parte del empleador diariamente un registro diario de trabajo suplementario, por trabajador, en el cual se especifique su nombre, edad, sexo, actividad desarrollada, número de horas laboradas) indicando su naturaleza diurna o nocturna y la liquidación de la remuneración correspondiente la cual deberá entregarse al trabajador y (ii) La inclusión de lo autorizado en el capítulo respectivo del Reglamento de Trabajo.

4. Concedida la autorización, o denegada, el empleador debe fijar copia de la providencia emitida por este Ministerio en todos los centros de trabajo o establecimientos, y el sindicato o sindicatos que hubiere tendrán

derecho, al igual que el empleador a hacer uso de los recursos legales contra ella.

D. Respecto de las acciones de inspección, vigilancia y control

l. Los/as Inspectores/as de Trabajo y Seguridad Social en el marco de sus actuaciones deben encargarse de verificar el cumplimiento de lo autorizado, la existencia del registro de horas extras y su traslado al trabajador, pero, sobre todo, garantizar que dicho trabajo suplementario se esté pagando conforme· a la ley. Si se llegase a encontrar que hay incumplimientos frente al pago de dicho trabajo suplementario o frente al registro de estas, impondrá las sanciones correspondientes en el marco de lo establecido en el artículo 486 del Código Sustantivo del Trabajo y se informará al funcionario competente para proceder a la revocatoria de la autorización conforme a lo prescrito en el artículo 2 del decreto 995 de 1968

2. Del mismo modo, si se encontrase que en dicho pago de horas extras o sus registros está probado que se ha superado el límite autorizado, se efectuará la apertura de un procedimiento administrativo sancionatorio, aunque exista consentimiento del trabajador para laborar más allá de lo permitido por la ley.

Pági15n a Ministerio del Trabajo Atención presencial Línea nacional gratuita, Sede administrativa Conc itpare veinca a dDai recciódne sde teléfono fijo: Dirección: Carr1e4rN ao 9.9 ·33 TerriotI onrsipaelcM cuinóinc ipal0 18010102 518 Piso3s,4: ,6 ,7 ,1 01,1 1,2 y 1 3 deTlr abajo. www.mintrabajo.gov.co Conmutador: (60317)7 9999

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3. Finalmente, el trabajar horas extras sin la debida autorización de esta cartera ministerial, así se paguen debidamente, es una infracción a la normatividad y será sancionado con las multas previstas en el artículo 486

del Código Sustantivo del Trabajo.

4. La imposición de sanciones a un empleador por la vulneración de las normas en materia de horas extras será un aspecto a considerar dentro del proceso de autorización de una nueva solicitud de horas extras.

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VICEMINISTRO DE RELACION NSPECCIÓN ENCARGADO DE

LAS FUNCIONES DEL O DE LA MINISTRA DEL TRABAJO

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Viceminlsterio Wilmer Andrés pachón González Edwln Palma Egea fielaciones Laborales e Inspección Jefe Vlcemlnistro Oficina Asesora Jurídica Relaciones Laborales e Inspección Ministerio del Trabajo Atención presencial Línea nacional gratuita, Página 1 6 Sede administrativa Con cita previa en cada Dirección desde teléfono fijo:

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